Приложение 1. Инструкция по организации работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в администрации Сургутского района

Приложение 1
к постановлению администрации Сургутского района
от 2 октября 2013 г. N 4293

Инструкция
по организации работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в администрации Сургутского района

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в администрации Сургутского района (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов и определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан.

1.2. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в администрации Сургутского района (далее - администрация района) осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом Сургутского района.

1.3. В администрации района рассматриваются обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц по вопросам, находящимся в ведении администрации района в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Уставом Сургутского района.

1.4. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется главой Сургутского района (далее - глава района), заместителями главы района, руководителями и специалистами отраслевых (функциональных) органов администрации района (далее - должностные лица администрации района).

1.5. Рассматриваются письменные и устные обращения, поступившие лично от заявителя, с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования, а также в ходе личного приёма.

2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан,
объединений граждан, в том числе юридических лиц

2.1. Информирование о работе по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц:

2.1.1. Информирование о работе по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется:

- непосредственно в администрации района;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет, публикаций в электронных и печатных средствах массовой информации, на информационных стендах.

2.1.2. Информация о месте, порядке и времени проведения личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, порядок рассмотрения их обращений, с указанием актов, регулирующих эту деятельность, контактные телефоны, фамилия, имя, отчество должностного лица, проводящего личный приём граждан, размещаются:

- на официальном сайте муниципального образования Сургутский район в сети Интернет;

- в средствах массовой информации;

- на информационных стендах администрации района и местах приёма письменных и устных обращений.

2.1.3. При ответах на устные обращения (по телефону или лично) должностные лица администрации района подробно и корректно информируют обратившихся о порядке и сроках рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, основаниях для отказа, а также предоставляют иную интересующую граждан информацию, при этом ответ следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста.

При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося к другому должностному лицу администрации района или сообщить телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо предложить обратиться письменно или назначить другое удобное для гражданина время консультации.

2.2. Срок рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц:

2.2.1. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращений.

В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других органов государственной власти, органов местного самоуправления, срок рассмотрения обращения может быть продлён, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется письменно.

2.2.2. Глава Сургутского района, в его отсутствие уполномоченное лицо, заместители главы района, должностные лица вправе устанавливать сокращённые сроки рассмотрения обращений.

2.2.3. Обращения, содержащие вопросы защиты прав ребёнка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, рассматриваются безотлагательно.

2.3. Требования к письменному обращению:

2.3.1. В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления - администрация Сургутского района, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение приведённых в обращении доводов к письменному обращению прилагаются документы и материалы, либо их копии.

2.3.2. В обращении, поступившем в форме электронного документа, гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

2.4. Условия, сроки, порядок и время личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в администрации Сургутского района:

2.4.1. Личный приём граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в администрации ведут: глава района, заместители главы района, должностные лица в соответствии с графиком, утверждённым правовым актом администрации района.

2.4.2. Информация о месте проведения личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, порядке и времени проведения личного приёма, порядок рассмотрения обращений, с указанием актов, регулирующих эту деятельность, контактные телефоны, фамилия, имя, отчество должностного лица, проводящего личный приём, доводятся до сведения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц через средства массовой информации, информационные стенды, официальный сайт муниципального образования Сургутский район.

2.4.3. Запись на личный приём и организация личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц главой района осуществляется специалистами управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района ежедневно, в течение рабочего дня (кроме выходных и праздничных дней).

2.4.4. Запись на личный приём и организация личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц должностными лицами администрации района осуществляется ответственными за работу с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц специалистами отраслевых (функциональных) органов администрации района (далее - ответственные специалисты) ежедневно, в течение рабочего дня (кроме выходных и праздничных дней).

2.4.5. Глава района, заместители главы района, должностные лица администрации района, ведущие приём, могут принять решение о переносе запланированного дня приёма на другой день в случаях: болезни, командировки, отпуска, проведения внеплановых мероприятий.

2.4.6. Глава района, заместители главы района, должностные лица администрации района, ведущие приём, могут принять решение об участии в приёме специалистов для оказания гражданам, объединениям граждан, в том числе юридическим лицам информационно-консультационной помощи.

2.4.7. Личный приём граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц проводится с учётом числа записавшихся на приём, с расчётом, чтобы время ожидания в очереди на приём, как правило, не превышало 20 минут.

2.4.8. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

2.4.9. При личном приёме представители объединений граждан, юридических лиц предъявляют документ, удостоверяющий их принадлежность к представляемой организации

2.5. Требования к помещениям и местам, предназначенным для рассмотрения обращений граждан:

2.5.1. Помещения, предназначенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, установленным постановлением Главного государственного врача от 03.06.2003 N 118 (в редакции 03.09.2010) "О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2./2.4.1340-03".

2.5.2. Рабочие места специалистов, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, обеспечивается доступ в сеть Интернет, присваивается электронный адрес, выделяются расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для организации работы по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц.

2.5.3. Места для проведения личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.5.4. Места ожидания личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц оборудуются стульями, столами, информационными стендами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

2.6. Результаты рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц:

2.6.1. Результатами рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц могут являться:

- разрешение по существу всех вопросов, поставленных в обращении;

- разъяснение вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с действующим законодательством;

- направление обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- оставление обращения без ответа в соответствии с действующим законодательством;

- отказ в рассмотрении обращения в соответствии с действующим законодательством.

Процедура рассмотрения обращений граждан завершается путём получения гражданами ответов на обращения в устной либо письменной форме.

2.7. Основания для отказа в рассмотрении обращения по существу и оставление обращения без ответа:

2.7.1. Обращение не рассматривается по существу в следующих случаях:

а) в письменном обращении поставлен вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые сведения.

Глава района, заместители главы района, должностные лица администрации района вправе принять решение о безосновательности обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в один и тот же орган или одному и тому же должностному лицу. О принятом решении уведомляется гражданин, направивший обращение, а также оформляется служебная записка, которая приобщается к материалам переписки с гражданином. В соответствии с принятым решением о прекращении переписки с гражданином, обращение подлежит списанию "В дело";

б) по вопросам, поставленным в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

в) ответ на вопрос, поставленный в обращении, не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему такое обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.7.2. Обращение оставляется без ответа в случаях, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.

Данное обращение регистрируется в установленном порядке и подлежит списанию "В дело".

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершённом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение регистрируется в установленном порядке и направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией:

- в письменном обращении содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

В этом случае глава района, заместители главы района, должностные лица администрации района, в адрес которых направлено данное обращение, вправе оставить такое обращение без ответа по существу поставленных в нём вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом:

- текст письменного обращения не поддаётся прочтению.

В этом случае ответ на обращение не даётся и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению:

- от гражданина поступило письменное заявление о прекращении рассмотрения его обращения;

- в ходе личного приёма гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершённом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение регистрируется в установленном порядке и направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.8. Ответственность специалистов администрации района при рассмотрении обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц:

2.8.1. Специалисты администрации района, работающие с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

Персональная ответственность специалистов предусматривается должностными инструкциями.

2.8.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные гражданина могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, исполняющего функцию по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни гражданина без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2.8.3. В случае утраты письменного обращения к главе района начальник управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации

района письменно информирует об этом управляющего делами администрации района с указанием причин утраты. Управляющий делами администрации района принимает решение о назначении служебного расследования.

2.8.4. В случае утраты письменного обращения к заместителям главы района, должностным лицам администрации района ответственный специалист письменно информирует об этом руководителя с указанием причин утраты. Руководитель принимает решение о назначении служебного расследования.

2.8.5. По результатам служебного расследования принимается решение о применении дисциплинарного взыскания к ответственному специалисту, допустившему утрату обращения.

2.8.6. При уходе в отпуск ответственный специалист обязан передать письменные обращения, документы к ним другому специалисту по поручению должностного лица и в соответствии с должностной инструкцией. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности ответственный специалист обязан передать письменные обращения и документы к ним должностному лицу, ответственному за делопроизводство.

3. Последовательность рассмотрения обращений граждан,
объединений граждан, в том числе юридических лиц

Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц включает следующие действия:

- приём и первичная обработка письменных обращений;

- регистрация и аннотирование обращений;

- постановка обращений на контроль;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений;

- продление срока рассмотрения обращений;

- оформление ответов на обращения;

- направление ответа заявителю;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения;

- личный приём граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

- порядок и формы контроля.

4. Приём и первичная обработка письменных обращений граждан,
объединений граждан, в том числе юридических лиц

4.1. Основанием для начала работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц является обращение гражданина, объединения граждан, в том числе юридического лица в администрацию района или поступление обращения с сопроводительным письмом из других органов государственной власти и органов местного самоуправления для рассмотрения по поручению.

4.2. Граждане, объединения граждан, юридические лица направляют письменные обращения главе района, заместителям главы района, должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

4.3. Письменные обращения могут быть доставлены лично гражданином, либо его представителем, представителем объединения граждан, юридического лица почтовым отправлением, факсом, по электронной почте, телеграфу.

4.4. При приёме обращений устанавливается вид обращения, проверяется правильность адресования, оформления и доставки, целостность упаковки, наличие указанных вложений, наличие всех реквизитов обращения. При поступлении обращения почтовой связью к письму подкалывается конверт.

4.5. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, составляется акт вскрытия письма, поступившего в адрес (приложение 1 к Инструкции) и приобщается к поступившему обращению. Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счёт гражданина.

4.6. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкалываются к тексту письма. Документы возвращаются гражданину вместе с ответом на обращение по почте, либо лично. В случае отсутствия текста письма, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма нет", датой и личной подписью. Справка приобщается к поступившим документам. Документы возвращаются гражданину почтой.

4.7. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.

4.8. Обращения на имя главы района и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

4.9. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, адресованные непосредственно заместителям главы района и должностным лицам администрации района принимаются ответственными специалистами.

5. Регистрация и аннотирование обращений

5.1. Письменные обращения, поступившие на имя главы района, содержание которых соответствует формулировке терминов "заявление, предложение, жалоба", регистрируются в управлении по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

5.2. Письменные обращения, поступившие на имя заместителей главы района, содержание которых соответствует формулировке терминов "заявление, предложение, жалоба", регистрируются в приёмных заместителей главы района, должностных лиц администрации района - в приёмных отраслевых (функциональных) органов администрации района.

5.3. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трёх дней с момента поступления в администрацию района или должностному лицу.

5.4. Регистрация обращений производится путём присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Информация о зарегистрированных обращениях вносится в систему электронного документооборота.

5.5. Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации. Обращение регистрируется как коллективное с указанием фамилий, имён и отчеств двух граждан, подписавшихся в обращении первыми, а также количества обратившихся.

5.6. Ответственные специалисты, составляющие аннотацию обращения:

- прочитывают обращение, определяют его тематику, выявляют поставленные в обращении вопросы;

- проверяют обращение на повторность, при необходимости сопоставляют с находящейся в архиве перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина, объединения граждан, юридического лица по одному и тому же вопросу. Не считается повторным обращение, поступившее от одного и того же гражданина, объединения граждан, юридического лица по разным вопросам.

- заполняют рубрикатор в электронной системе документооборота (фамилию, имя, отчество заявителя (руководителя), адрес, краткую аннотацию обращения);

- осуществляют ввод необходимых данных (тему обращения, социальное положение заявителя, льготный состав, отметку о предыдущих обращениях, вид обращения, отметку о проверке с выездом на место, вид доставки, наименование дела);

- проставляют текст поручения, фамилию и инициалы автора поручения;

- сканируют текст обращения, размещают в разделе "прикреплённые файлы";

- вводят фамилию и инициалы должностного лица (адресата), в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов;

- заполняют поле "создать поручение" с установлением срока исполнения обращения;

- указывают планируемый срок исполнения обращения. С целью исключения случаев некачественного и несвоевременного рассмотрения обращений и подготовки на них ответов, дата подготовки ответа может быть установлена раньше даты рассмотрения на 2-3 дня.

- заводят карточку на поступившее обращение (далее - карточка обращения);

- формируют "Дело" на каждое обращение, в которое помещают карточку обращения, обращение гражданина, документы, приложенные к обращению (при наличии), служебную переписку и иные документы по обращению.

- по окончании рассмотрения обращения указывают срок исполнения и результат.

5.7. Обработка и учёт письменных обращений осуществляется по критерию "один гражданин - одно обращение". Данный критерий соблюдается при коллективном обращении граждан, а также в случае наличия в обращении нескольких вопросов. В таком случае аннотирование обращения осуществляется по основному вопросу письменного обращения.

6. Постановка обращений на контроль

6.1. Все поступающие обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц ставятся на контроль. Постановка обращений на контроль производится в целях обеспечения объективного, всестороннего, своевременного и качественного рассмотрения обращений граждан, недопущения недостатков в работе администрации района, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся мер в случае повторных (многократных) обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц.

6.2. На особый контроль ставятся поручения о рассмотрении обращений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, государственных органов власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, депутатов всех уровней.

6.3. Решение о постановке обращения на контроль принимает глава района, заместители главы района, должностные лица администрации района.

6.4. Обращение может быть возвращено для повторного рассмотрения, если рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям настоящего административного регламента.

6.5. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений в адрес главы района осуществляет управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района; заместителей главы района, должностных лиц - ответственные специалисты.

Еженедельно ответственные специалисты управления по работе с поселениями и связям с общественностью готовят напоминания о сроках подготовки ответов на обращения граждан в адрес ответственных исполнителей.

7. Направление обращений граждан, объединений граждан,
в том числе юридических лиц на рассмотрение

7.1. Ответственный специалист после регистрации направляет обращение вместе с подготовленной карточкой обращения на предварительное рассмотрение главе района, заместителям главы района, либо должностным лицам администрации района, в зависимости от того, кому адресовано обращение.

7.2. После предварительного рассмотрения обращения главой района, заместителями главы района либо должностными лицами администрации района и наложения ими резолюции с поручением, ответственный специалист, направляет обращение вместе с карточкой обращения должностному лицу, которому поручено рассмотрение обращения (далее - ответственный исполнитель), в соответствии с наложенной резолюцией. Если в резолюции указано несколько ответственных исполнителей, ответственный специалист делает копию обращения, материалов, приложенных к обращению, а также карточки обращения в необходимом количестве и направляет их ответственным исполнителям.

7.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, за подписью должностного лица, в адрес которого поступило данное обращение. Гражданин, объединение граждан, юридическое лицо, направившие данное обращение, уведомляются о переадресации их обращения.

Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется на рассмотрение в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

7.4. Глава района, заместители главы района, должностные лица администрации района при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в случае необходимости запрашивают документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

7.5. Если обращение содержит факты коррупционной направленности, оно регистрируется в установленном порядке, направляется на предварительное рассмотрение главе района, заместителям главы района, либо должностным лицам администрации района для наложения резолюции с поручением.

7.6. При направлении обращения, содержащего факты коррупционной направленности в отношении муниципальных служащих администрации района на рассмотрение, соблюдаются процедуры, установленные правовыми актами администрации района.

7.7. Обращение, содержащее иные факты коррупционной направленности, после соблюдения процедур, указанных в пункте 7.5. направляется должностному лицу, ответственному за работу с правоохранительными органами. В отдельных случаях копия обращения может направляться в правоохранительный орган с сопроводительным письмом за подписью должностного лица, в чей адрес поступило данное обращение.

7.8. Если вопросы, поставленные в обращении, содержащем факты коррупционной направленности, не входят в компетенцию администрации района, такое обращение регистрируется в установленном порядке и направляется в течение семи дней в тот орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в таком обращении вопросов, либо в правоохранительные органы.

7.9. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в органы государственной власти и должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным действующим законодательством, невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган государственной власти или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину, объединению граждан, юридическому лицу, с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

8. Рассмотрение обращений в отраслевых (функциональных)
органах администрации района

8.1. Обращения, поступившие в адрес главы района, заместителей главы района, должностных лиц администрации района, подлежат обязательному рассмотрению.

8.2. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения. Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, содержащих вопросы защиты прав ребёнка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

8.3. Ответственный исполнитель:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органах государственной власти, органах местного самоуправления

и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- готовит проект письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 2.7.1. настоящей Инструкции;

- уведомляет гражданина, объединение граждан, юридическое лицо о направлении обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

8.4. В случае получения направленного в установленном порядке запроса органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, администрация района обязана в течение 15 дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления.

8.5. В случае, если обращение, по мнению ответственного исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района, либо ответственному специалисту, указывая в сопроводительной служебной записке на имя главы района либо должностного лица, давшего поручение, обоснование возврата обращения и отраслевой (функциональный) орган администрации района, либо должностное лицо, которым следует направить обращение.

8.6. В случае, если решение поставленных в обращении вопросов требует принятия отдельного решения, правового акта, либо внесения дополнений (изменений) в существующий, ответственный исполнитель не позднее, чем за 5 дней до дня окончания рассмотрения обращения, готовит служебную записку на имя главы района, заместителя главы района, должностного лица, в зависимости от того, кем было дано поручение, о вариантах решения вопросов, поставленных в обращении, и предложениями для их решения.

После получения указаний (поручений) к служебной записке, ответственный исполнитель осуществляет необходимые действия и процедуры в соответствии с его компетенцией. Гражданину, объединению граждан, юридическому лицу направляется ответ о вариантах решения вопросов, поставленных в его обращении, постановке обращения на контроль и дополнительном информировании о результатах.

После принятия окончательного решения по вопросам, поставленным в таком обращении, ответственный исполнитель информирует заявителя о решении его вопроса, направляет информацию в управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района для снятия с контроля.

8.7. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), глава района, заместители главы района, должностные лица вправе не направлять ответ.

8.8. После рассмотрения обращения, поступившего на имя главы района, ответственный исполнитель готовит проект ответа на обращение и согласовывает его с должностным лицом администрации района. После согласования готовит информацию по существу обращения на бланке отраслевого (функционального) органа администрации района, за подписью должностного лица на имя главы района и ответ на обращение за подписью главы района на бланке установленной формы. Информация по обращению и ответ на обращение направляются в приёмную главы района. После подписания главой района ответ регистрируется в приёмной главы района, и направляется в управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района. Ответственный исполнитель контролирует поступление ответа в управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

8.9. После рассмотрения обращения, поступившего на имя заместителей главы района, должностных лиц администрации района, ответственный исполнитель готовит проект ответа на обращение и согласовывает его с заместителями главы района, либо должностными лицами администрации района. После согласования, готовит ответ заявителю за подписью заместителей главы района, либо должностных лиц администрации района на бланке установленной формы.

8.10. Контроль за выполнением, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет ответственный исполнитель, указанный в поручении первым.

8.11. Соисполнители, в соответствии с датой, установленной поручением, но не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения поручения представляют в управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района или ответственному специалисту информацию по сути обращения на имя главы района, заместителей главы района, должностных лиц администрации района за подписью руководителя (при необходимости - документы к ней) для передачи ответственному исполнителю, указанному в поручении первым.

8.12. Ответственный исполнитель вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

9. Продление срока рассмотрения обращений

9.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлён, но не более чем на 30 дней.

9.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения, и представляет её главе района, заместителю главы района, должностному лицу администрации района, по поручению которого рассматривается обращение.

9.3. На основании служебной записки главой района, заместителями главы района, должностными лицами администрации района принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения.

9.4. В случае принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель направляет гражданину, объединению граждан, юридическому лицу уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин.

Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом, ответственный исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения с руководителем, либо исполнителем вышестоящего органа, направившего обращение.

10. Оформление ответа на обращение

10.1. Ответ на письменное обращение в адрес главы района подписывается главой Сургутского района, в его отсутствие уполномоченным лицом.

10.2. Ответ на письменное обращение в адрес заместителей главы района подписывается заместителями главы района по компетенции, должностных лиц администрации района - должностными лицами по компетенции, в их отсутствие - уполномоченными лицами.

10.3. Ответ заявителю должен включать в себя следующие реквизиты:

- почтовый адрес заявителя (из обращения);

- обращение к заявителю по имени и отчеству (при наличии отчества);

- текст письма;

- должность, фамилию, имя, отчество, подпись главы района, заместителя главы района, должностного лица (в зависимости от того, кому было направлено обращение);

- должность, фамилию, имя, отчество, личную подпись и номер служебного телефона исполнителя.

Не допускается в ответе заявителю ссылка на реквизиты карточки обращения.

10.4. В ответе в чёткой, последовательной, краткой и исчерпывающей форме излагаются разъяснения на все, поставленные в обращении вопросы, с указанием принятых по обращению мер.

10.5. Ответ на коллективное обращение готовится в адрес гражданина, объединения граждан, юридического лица стоящего в обращении первым, либо в адрес того гражданина, объединения граждан, в том числе юридического лица, адрес которого указан в обращении.

В ответе на обращение указывается на необходимость доведения ответа до сведения остальных подписавших обращение граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц.

10.6. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные к обращению. Если в обращении не содержится просьба о возврате документов, они подлежат списанию "В дело".

10.7. Ответы гражданам, объединениям граждан, юридическим лицам и в вышестоящие органы власти печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Сургутского района. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, имя, отчество и номер его служебного телефона исполнителя, ставится личная подпись исполнителя.

10.8. Если на обращение даётся промежуточный ответ, в тексте указывается дата окончательного ответа.

10.9. После завершения рассмотрения обращения, оформления, подписания и регистрации ответа на обращение, подлинник ответа на обращение и материалы, относящиеся к рассмотрению обращения:

- в адрес главы района - передаются в управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района. Краткое содержание ответа и результат рассмотрения обращения заносится в карточку обращения, в "Дело" и в систему электронного документооборота;

- в адрес заместителей главы района, должностных лиц администрации района - передаются ответственному специалисту. Краткое содержание ответа и результат рассмотрения обращения заносится в карточку обращения, в "Дело" и в специализированную электронную систему (при наличии).

10.10. Ответы, не соответствующие требованиям настоящей Инструкции, возвращаются ответственному исполнителю для доработки.

11. Направление ответа заявителю

11.1. Ответ на обращение, поступившее в адрес главы района, передаётся специалистами управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района в отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района упакованным в почтовый конверт, вместе с заполненным уведомлением о вручении заказного письма для направления почтой по адресу, указанному заявителем в обращении.

11.2. Отдел делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района направляет почтовый конверт с обращением заказным письмом с уведомлением через ближайшее отделение связи.

11.3. Ответ на обращение, поступившее в адрес заместителей главы района, должностных лиц администрации района, направляется ответственными специалистами заказным письмом почтой по адресу, указанному заявителем в обращении.

11.4. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

11.5. Ответ на запрос по обращению, поступивший из вышестоящих органов, направляется в вышестоящий орган, если иное не указано в запросе.

11.6. Копия ответа и материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, формируются в "Дело".

12. Предоставление справочной информации о ходе
рассмотрения обращения

12.1. С момента регистрации обращения гражданин, объединение граждан, юридическое лицо имеет право на получение информации о ходе рассмотрения обращения, ознакомление с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

12.2. Карточки обращений, служебные записки, переписка ответственных исполнителей обладают статусом служебной переписки и на них действие пункта 12.1. настоящей Инструкции не распространяется.

12.3. Справочную работу по рассмотрению обращений, поступивших на имя главы района, о ходе рассмотрения обращения ведут специалисты управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

12.4. Справочную работу по рассмотрению обращений, поступивших на имя заместителей главы района, должностных лиц администрации района, ходе рассмотрения обращения ведут ответственные специалисты.

12.5. Справки предоставляются в ходе личного приёма или с использованием телефонной связи по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о ходе рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения;

- об отказе в рассмотрении обращения.

12.6. При получении устного запроса о ходе рассмотрения обращения специалисты управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района, ответственные специалисты называют наименование органа, в который обратился гражданин, объединение граждан, юридическое лицо, свою фамилию, имя, отчество, предлагают гражданину представиться, уточняют при необходимости суть поставленного вопроса, корректно и лаконично дают ответ.

При невозможности ответить на поставленный вопрос обратившемуся гражданину, объединению граждан, юридическому лицу предлагается перезвонить в конкретный день и в определённое время и к назначенному сроку подготавливают ответ.

12.7. Запросы от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц принимаются ежедневно в рабочее время, кроме выходных и праздничных дней.

12.8. Во время разговора специалисты отдела по работе с обращениями граждан управления по работе с поселениями и связям с общественностью, ответственные специалисты должны произносить слова чётко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат.

12.9. Управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района ежеквартально готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц и представляет их главе района, управляющему делами администрации района.

12.10. Информационно-аналитическая и статистическая информация размещается на официальном сайте муниципального образования Сургутский район, в средствах массовой информации.

13. Личный приём граждан, объединений граждан,
в том числе юридических лиц

13.1. Организация личного приёма:

13.1.1. Глава района, заместители главы района и должностные лица администрации района проводят личный приём граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц по вопросам, входящим в их компетенцию.

13.1.2. Глава района, заместители главы района и должностные лица администрации района ведут личный приём граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в соответствии с утверждённым графиком личного приёма граждан с 16 до 18 часов.

13.1.3. Личный приём граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц проводится главой района, заместителями главы района и должностными лицами администрации района в личных кабинетах, либо в других иных оборудованных помещениях.

13.1.4. Глава района, заместители главы района и должностные лица администрации района при рассмотрении обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в пределах своей компетенции могут приглашать на приём специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации района, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях, проверять исполнение ранее принятых решений по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц поручать рассмотрение обращения должностным лицам в порядке подчиненности.

13.1.5. Организацию личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц главой района осуществляет управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

13.1.6. Организацию личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц заместителями главы района и должностными лицами администрации района осуществляют ответственные специалисты.

13.1.7. График личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц главой района, заместителями главы района и должностными лицами администрации района с указанием даты, места и времени проведения личного приёма составляется управлением по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района и утверждается постановлением администрации района.

13.1.8. График личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц главой района, заместителями главы района и должностными лицами администрации района размещается в средствах массовой информации, на официальном сайте муниципального образования Сургутский район, информационных стендах в администрации района, администрациях городских и сельских поселений района.

13.1.9. Специалисты управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района и ответственные специалисты при подготовке и в ходе личного приёма оказывают гражданам, объединениям граждан, юридическим лицам информационно-консультативную помощь.

13.2. Запись на личный приём:

13.2.1. Запись на личный приём к главе района, заместителям главы района и должностным лицам администрации района производится специалистами управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации

района и ответственными специалистами ежедневно в рабочее время (кроме выходных и праздничных дней).

13.2.2. Запись на повторный личный приём к главе района, заместителям главы района и должностным лицам администрации района производится после получения гражданином ответа на предыдущее обращение, либо при наличии информации, в том числе письменной по теме обращения.

13.3. Проведение личного приёма:

13.3.1. Личный приём граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц осуществляется в порядке очерёдности записи на приём по предъявлению документа, удостоверяющего личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

13.3.2. Если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина, объединения граждан, юридического лица даётся устно в ходе личного приёма, о чём делается запись в карточке личного приёма гражданина, объединения граждан, юридического лица. В остальных случаях даётся письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

13.3.3. По окончании личного приёма глава района, заместители главы района и должностные лица администрации района доводят до сведения гражданина, объединения граждан, юридического лица решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.

В случае если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района или должностного лица, гражданину, объединению граждан, юридическому лицу даётся разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.

13.3.4. В ходе личного приёма гражданину, объединению граждан, юридическому лицу может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

13.3.5. На личном приёме могут не рассматриваться:

- обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям, которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений;

- обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в установленном порядке;

- обращения, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения;

- обращения лиц, которые решением суда, вступившим в законную силу, признаны недееспособными;

- обращения, поданные в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных);

- обращения, в которых содержатся материалы клеветнического характера, выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

13.3.6. Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма, подлежит регистрации в порядке, установленном действующим законодательством.

13.4. Документальное оформление личного приёма:

13.4.1. Материалы личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц главой района, заместителями главы района и должностными лицами администрации района учитываются и обрабатываются специалистами управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района и ответственными специалистами, с использованием системы электронного документооборота и журналов регистрации.

13.4.2. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приёма граждан в системе электронного документооборота.

В случае отсутствия электронной системы документооборота содержание устного обращения заносится в карточку личного приёма граждан, объединений граждан, юридических лиц (приложение 2 к Инструкции).

13.4.3. Карточка личного приёма направляется главе района, заместителям главы района и должностным лицам администрации района для наложения резолюции в случае, если в ходе личного приёма были даны поручения, либо для снятия с контроля, если в ходе личного приёма гражданину, объединению граждан, юридическому лицу даны аргументированные разъяснения.

13.4.4. Карточка личного приёма с резолюцией поручения направляется ответственному исполнителю для решения поставленных вопросов, подготовки и направления ответа гражданину, объединению граждан, юридическому лицу, при этом соблюдается порядок, предусмотренный при рассмотрении письменных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц.

13.4.5. Материалы личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, формируются в "Дело", хранятся и затем уничтожаются в установленном порядке.

13.4.6. Ответственность за организацию личного приёма граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в соответствии с действующим законодательством, информирование граждан о месте приёма, фамилии, имени и отчестве должностного лица, проводящего приём, контактных телефонах возлагается на специалистов управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района и ответственных специалистов.

13.4.7. Обработка и учёт обращений, поступивших в ходе личного приёма, осуществляется по критерию "один гражданин, объединение граждан, юридическое лицо - одно обращение". Данный критерий соблюдается при присутствии на личном приёме двух и более граждан, объединений граждан, юридических лиц, обратившихся по одному вопросу.

14. Порядок и формы контроля работы по рассмотрению обращений
граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц

14.1. Контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений, поступивших в адрес главы района, правильностью списания в "Дело", оформлением дел по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц для архивного хранения в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в администрации Сургутского района осуществляют специалисты управления по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

14.2. Контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений, поступивших в адрес заместителей главы района, должностных лиц администрации района, правильностью списания в "Дело", оформлением дел по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц для архивного хранения в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в администрации Сургутского района осуществляют ответственные специалисты.

14.3. Контроль над полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц включает в себя: проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц, а также подготовку ежеквартальных, полугодовых, годовых отчётов о рассмотрении обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в администрации района.

Проверки осуществляются уполномоченными отраслевыми (функциональными) органами администрации района по поручению главы района, управляющего делами администрации района.

14.4. Текущий контроль работы по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц и принятия соответствующих решений осуществляется заместителями главы района, управляющим делами администрации района, должностными лицами администрации района.

14.5. Текущий контроль работы по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц осуществляется путём проведения проверок соблюдения и исполнения нормативных актов Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и администрации Сургутского района о рассмотрении обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц. Текущий контроль проводится не реже одного раза в год.

14.6. Координация и обеспечение централизованного учёта и рассмотрения письменных обращений в администрацию Сургутского района осуществляется управлением по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

14.7. Отраслевые (функциональные) органы администрации района обеспечивают своевременное рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц подготовку качественной и достоверной информации по результатам рассмотрения обращений, ежеквартально направляют отчёты о рассмотрении обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц в управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.

14.8. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений, поступивших от заявителей, либо направленных в соответствии с поручением в отраслевые (функциональные) органы администрации района, осуществляют их руководители.

15. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе работы по рассмотрению обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц

Гражданин, объединение граждан, юридическое лицо вправе обжаловать действия и решения, осуществляемые (принятые) в ходе работы по рассмотрению обращений граждан, в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.