Статья 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Статья 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

1. Описание состава и последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запроса пользователя;

- рассмотрение запроса, анализ тематики исследования, принятие решения о предоставлении муниципальной услуги, отсрочке в предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в ее предоставлении;

- подготовка и выдача пользователю справочно-поисковых средств и архивных дел, документов;

- подготовка и выдача архивных копий.

1) Прием и регистрацию запроса пользователя осуществляет специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги.

Запрос регистрируется в день поступления в журнале учета посещений читального зала.

Срок выполнения административной процедуры - в день обращения.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Покачи от 29 апреля 2015 г. N 515 в пункт 2 части 1 статьи 3 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2) Рассмотрение запроса, анализ тематики исследования, принятие решения о предоставлении муниципальной услуги, отсрочке в предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в ее предоставлении.

Рассмотрение запроса, анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в Отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в муниципальном архиве документах.

На основе анализа тематики исследования специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, принимает решение о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в ее предоставлении, консультирует пользователей о составе и содержании архивных документов, находящихся на хранении в Отделе, в соответствии с целью работы, темой исследования.

В случае если в ходе рассмотрения запроса выявлены основания для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пунктах 8, 9 административного регламента, специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, сообщает пользователю об отказе в предоставлении муниципальной услуги или о ее отсрочке.

Срок выполнения административной процедуры - в день обращения.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Покачи от 18 августа 2014 г. N 986 в пункт 3 части 1 статьи 3 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

3) Подготовка и выдача пользователю справочно-поисковых средств и архивных дел, документов.

Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, справочники, каталоги и др.) предоставляется на бумажном носителе и в электронном виде.

При выдаче научно-справочного аппарата на бумажном носителе специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет его состояние и сохранность в присутствии пользователя. После каждого посещения пользователь сдает специалисту Отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, весь научно-справочный аппарат.

На основании научно-справочного аппарата пользователь заполняет бланк заказа (требования) на выдачу документов по форме, согласно приложению 5 к административному регламенту, и передает его специалисту Отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги. Бланк заказа (требования) должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества (последнее - при наличии) пользователя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись пользователя.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет правильность оформления бланка заказа (требования).

В случае если в процессе рассмотрения заказа не выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.8 административного регламента, специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги:

- осуществляет подготовку и выемку архивных документов (но не более 20 единиц хранения одновременно);

- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью дел, документов;

- проводит полистную проверку архивных дел;

- регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книге выдачи архивных документов из хранилища;

- выдает пользователю исполненный заказ вместе с архивными документами;

- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Срок выдачи архивных документов не должен превышать 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа за единицу предоставленного материала.

В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).

После каждого посещения специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, принимает от пользователя все дела, проверяя фактическое наличие дел и проводя полистную проверку их физического состояния; при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе заказа за возврат каждой единицы хранения.

При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет акт.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей выдаются пользователям в день оформления заказа.

Административная процедура выполняется в течение 2 рабочих дней со дня оформления заказа.

4) Подготовка и выдача архивных копий.

Основанием для начала административной процедуры является заполненный пользователем бланк заказа на копирование и выдачу копий документов по форме согласно приложению 6 к административному регламенту.

На основании заказа производится копирование архивных документов.

Копирование архивных документов осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением обязанностей.

Пользователь имеет право самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из представленных дел, документов, архивных справочников. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами, производится только с разрешения начальника Отдела в его помещениях и под контролем специалиста Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

Отдел не несет ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователей.

Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, не заверяются.

Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.

При отсутствии ограничений, установленных собственником при передаче документов, копирование осуществляется на общих основаниях.

После копирования специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям.

Заверенные архивные копии выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку. Архивные копии заверяются специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги.

Срок выполнения административной процедуры составляет не более 15 рабочих дней.

2. Муниципальная услуга считается завершенной после сдачи пользователем архивных документов и выдачи пользователям архивных копий в случае поступления запроса.