Приложение. Порядок организации электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Горзакупки Сургут"

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 18 апреля 2014 г. N 980

Порядок
организации электронного документооборота в автоматизированной
информационной системе "Горзакупки Сургут"

С изменениями и дополнениями от:

4 июня 2014 г., 3 апреля 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок организации электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Горзакупки Сургут" (далее - порядок) определяет общие принципы организации информационного обмена электронными документами при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для муниципальных нужд с использованием автоматизированной информационной системы "Горзакупки Сургут" (далее - АИС "Горзакупки Сургут" или Система), интегрированной с единой информационной системой в сфере закупок.

1.2. Понятия, используемые в настоящем порядке, употребляются в значениях, определенных Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - закон о контрактной системе) и регламентом организации муниципальных закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд в муниципальном образовании городской округ город Сургут, утвержденным постановлением Администрации города от 19.02.2014 N 1131 (далее - регламент организации закупок).

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 4 июня 2014 г. N 1558 пункт 1.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Электронные документы, участвующие в документообороте в АИС "Горзакупки Сургут", должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с настоящим порядком. Руководители структурных подразделений Администрации города без образования юридического лица осуществляют подписание документации о закупках самостоятельно. Перечень документов, подписываемых электронной подписью, приведен в разделе 2 настоящего порядка.

1.4. На рабочие места пользователей, участвующих в электронном документообороте, должны быть установлены средства электронной подписи, используемые для реализации функций создания электронной подписи и проверки электронной подписи.

1.5. Все пользователи, имеющие право подписи в процессе создания и обмена электронными документами, должны быть обеспечены ключами и сертификатами электронной подписи, позволяющими идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить авторство, подлинность и целостность электронного документа, подписанного электронной подписью.

1.6. Ответственность за содержание и правильность оформления электронного документа несет заказчик.

1.7. При работе в АИС "Горзакупки Сургут" передается, хранится и обрабатывается общедоступная информация, которая подлежит защите в соответствии с требованиями федерального законодательства и иными нормативными актами, устанавливающими режим защиты, хранения и использования информации.

Для обеспечения целостности, достоверности и юридической значимости информации в Системе используются средства электронной подписи.

Требования настоящего порядка не распространяются на сведения, составляющие государственную тайну.

1.8. До ввода в эксплуатацию единой информационной системы в сфере закупок (далее - ЕИС) информация, подлежащая размещению в ЕИС, размещается на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг www.zakupki.gov.ru.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 раздел 2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Документы, подписываемые электронной подписью

Подписанию электронной подписью подлежат:

- плановая заявка (для включения в план-график);

- пакет электронных документов (заявка на осуществление закупки, в том числе документация о закупке, проект контракта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта);

- изменения, вносимые в документацию о закупке;

- заявка об отмене закупки;

- заявка о проведении предварительного отбора участников закупки в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера;

- заявка на осуществление закупки в соответствии со статьей 93 Закона о контрактной системе, в том числе проект контракта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта, отчет о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- заключение заказчика и муниципального казённого учреждения "Управление информационных технологий и связи города Сургута" (далее - МКУ "УИТС г. Сургута") о соответствии заявки участника закупки установленным требованиям в соответствии с абзацами вторым, третьим пункта 5.12 регламента организации закупок;

- итоговое заключение уполномоченного органа в соответствии с абзацем четвертым пункта 5.12 регламента организации закупок.

3. Участники, задействованные в электронном документообороте

3.1. При взаимодействии в электронном документообороте задействованы участники согласования и участники процесса осуществления закупок.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 в пункт 3.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Участники согласования - структурные подразделения Администрации города, осуществляющие согласование пакета документов для осуществления закупки. К участникам согласования относятся:

- департамент по экономической политике;

- департамент финансов;

- правовое управление;

- МКУ "УИТС г. Сургута";

- управления бюджетного учёта и отчётности.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 пункт 3.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Участники процесса осуществления закупок - структурные подразделения Администрации города и муниципальные учреждения (муниципальные бюджетные учреждения, муниципальные казенные учреждения), участвующие в электронном документообороте. К участникам процесса осуществления закупок относятся:

- заказчики (муниципальные заказчики и муниципальные бюджетные учреждения);

- кураторы (департамент образования, департамент культуры, молодёжной политики и спорта) - в части совместных конкурсов и аукционов для подведомственных учреждений;

- уполномоченный орган (департамент по экономической политике) - в части совместных конкурсов и аукционов для заказчиков, не подведомственных кураторам;

- муниципальное казенное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Сургута" (далее - МКУ "МФЦ") - в части подготовки проектов контрактов для муниципальных учреждений, с которыми заключен договор (соглашение);

- муниципальное казенное учреждение "Управление дошкольными образовательными учреждениями" (далее - МКУ "УДОУ"), муниципальное казенное учреждение "Управление учёта и отчётности образовательных учреждений" (далее - МКУ "УУиООУ") - в части подготовки проектов контрактов для учреждений, подведомственных департаменту образования.

4. Организация электронного документооборота при формировании
план-графиков закупок

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 в пункт 4.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Заказчики осуществляют формирование план-графиков закупок самостоятельно в АИС "Горзакупки Сургут" в соответствии с руководством пользователя для заказчиков в виде плановых заявок строк план-графика закупок.

4.2. Заказчики, подведомственные куратору, формирование и утверждение план-графиков осуществляют в следующем порядке:

4.2.1. Заказчик разрабатывает план-график закупок, вносит плановые заявки в АИС "Горзакупки Сургут" и направляет его на согласование куратору.

4.2.2. Куратор рассматривает план-график на предмет соответствия действующему законодательству в течение пяти рабочих дней и в случае соответствия согласовывает (в случае несоответствия - возвращает на доработку).

4.2.3. Заказчик утверждает план-график закупок при положительном согласовании куратором.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 пункт 4.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Для муниципального заказчика Администрации города формирование и утверждение план-графика закупок осуществляется в следующем порядке:

4.3.1. Структурные подразделения Администрации города разрабатывают план-график закупок самостоятельно, вносят плановые заявки в АИС "Горзакупки Сургут" и направляют на согласование в департамент по экономической политике и управление бюджетного учёта и отчётности.

4.3.2. В течение трех рабочих дней осуществляется рассмотрение плана-графика закупок департаментом по экономической политике - на соответствие действующему законодательству, управлением бюджетного учёта и отчётности - на соответствие кодам бюджетной классификации и утвержденным лимитам бюджетных обязательств. В случае соответствия план-график согласовывается, в случае несоответствия - возвращается на доработку.

4.3.3. План-график утверждается муниципальным правовым актом Администрации города, подготовку проекта которого осуществляет департамент по экономической политике.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 раздел 4 настоящего приложения дополнен пунктом 4.4

4.4. После утверждения плана-графика закупок заказчики через систему АИС "Горзакупки Сургут" размещают план-график закупок на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг www.zakupki.gov.ru.

Размещение план-графика закупок для муниципального заказчика Администрация города осуществляет департамент по экономической политике.

5. Подача заявок на осуществление закупок

5.1. Порядок подачи заявок на осуществление закупок заказчиками:

5.1.1. Своевременное формирование муниципальных закупок обеспечивают заказчики в соответствии с план-графиком закупок.

5.1.2. Заказчики в АИС "Горзакупки Сургут" формируют заявку и прикрепляют к ней файлы, которые составляют пакет электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего порядка.

5.1.3. Состав пакета электронных документов, формируемых заказчиками, и количество участников его согласования зависит от вида закупки и заказчика (при этом учитывается организационно-правовая форма заказчика, наличие договора (соглашения) с МКУ "МФЦ", схема подготовки проекта контракта для учреждений, подведомственных департаменту образования).

5.1.4. Пакет электронных документов подписывается заказчиком электронной подписью и направляется на согласование.

После подписания документов отправленная заявка отображается в Системе в папке "отправленные".

5.2. Особенности подачи заявок на осуществление закупок заказчиками - муниципальными учреждениями, которыми заключен договор (соглашение) с МКУ "МФЦ", и учреждениями, подведомственными департаменту образования:

5.2.1. Заказчики формируют заявку и пакет электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего порядка (за исключением проекта контракта) и направляют в МКУ "МФЦ", МКУ "УДОУ" либо МКУ "УУиООУ" соответственно для подготовки проекта контракта.

5.2.2. МКУ "МФЦ", МКУ "УДОУ" либо МКУ "УУиООУ" осуществляют подготовку проекта контракта и направляют его заказчику. Срок подготовки проекта контракта - пять рабочих дней.

5.2.3. После получения проекта контракта заказчик подписывает пакет электронных документов электронной подписью и направляет на согласование.

5.3. Особенности подачи заявок на осуществление закупок заказчиками, подведомственными куратору:

5.3.1. Заказчики формируют заявку с приложением пакета электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего порядка, подписывают электронной подписью и через АИС "Горзакупки Сургут" направляют куратору.

5.3.2. Куратор проверяет электронные документы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства и согласовывает, после чего пакет регистрируется в Системе в папке "отправленные". Срок согласования куратором - пять рабочих дней.

6. Согласование пакета документов

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 пункт 6.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. После регистрации в АИС "Горзакупки Сургут" пакета документов каждому из участников процесса согласования предоставляется доступ к документам пакета в режиме "только чтение", вносить изменения в структуру и содержание согласуемых документов запрещается.

6.2. Согласование пакета электронных документов в АИС "Горзакупки Сургут" происходит одновременно всеми участниками согласования (за исключением кураторов).

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 в пункт 6.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.3. Согласование пакета документов осуществляет:

- департамент финансов (в отношении муниципальных заказчиков: Администрация города, структурные подразделения Администрации города, муниципальные казенные учреждения) - на наличие лимитов бюджетных обязательств в разрезе кодов бюджетной классификации и кодов внутреннего бюджетного классификатора в размере, требуемом для осуществления закупки в соответствии с заявкой;

- департамент по экономической политике (в отношении всех заказчиков) - подтверждает согласование пакета документов в случае соответствия технического задания, проекта контракта, обоснования начальной (максимальной) цены контракта (цены лота) законодательству, наличие согласований всех согласующих сторон;

- правовое управление (в отношении муниципальных заказчиков: Администрация города, структурные подразделения Администрации города) - на соответствие проекта контракта техническому заданию и законодательству о контрактной системе;

- МКУ "УИТС г. Сургута" (в отношении всех заказчиков) - на соответствие пункту 5.5 регламента организации закупок;

- управление бюджетного учёта и отчётности (в отношении муниципального заказчика Администрация города) - на соответствие закупки законодательству Российской Федерации, муниципальным правовым актам, соблюдение требований к первичным документам, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", срокам представления документов и оплаты, соответствие утвержденной бюджетной росписи, целесообразности закупки, расчеты и условия, из которых будет складываться сумма обязательства.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 пункт 6.4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.4. Срок проведения согласования составляет пять рабочих дней со дня поступления заявки. Предельное количество заявок для согласования на один рабочий день - тридцать. В случае превышения предельного количества заявок сроком начала согласования будет являться следующий рабочий день.

6.5. В процессе согласования каждый из участников согласования рассматривает соответствующие ему документы согласно пункту 6.2. Результатом рассмотрения документов является либо отметка о согласовании, либо замечания к составу, структуре или содержимому документов.

6.6. Система фиксирует дату и время создания замечаний, наименование участника, сделавшего замечание, описание замечания. Внесенное замечание сохраняется в Системе в виде отдельного объекта, связанного с соответствующим документом (в виде файла формата MicrosoftWord или в виде поля ввода экранной формы Системы).

6.7. При наличии замечаний Система возвращает заявку заказчику. Срок устранения замечаний заказчиком ограничен и составляет пять рабочих дней с момента поступления пакета документов заказчику на устранение замечаний (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки, иначе - со следующего рабочего дня). После устранения замечаний пакет документов передается на согласование повторно.

6.8. Срок повторного согласования составляет три рабочих дня, а для куратора - пять рабочих дней (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня). В случае нарушения срока устранения замечаний, предусмотренного пунктом 6.7 настоящего порядка, срок для повторного согласования составляет пять рабочих дней.

6.9. При возникновении у заказчика необходимости внесения изменений в пакет документов заказчик формирует изменения в документацию и направляет его на согласование. Срок согласования составляет один рабочий день (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня). Изменения в документацию о закупке размещаются уполномоченным органом в ЕИС в течение одного дня.

6.10. Закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных пунктами 1 - 3, 6 - 8, 11 - 14, 16 - 19 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе, осуществляются на основании план-графика закупок, размещенного в единой информационной системе, в следующем порядке:

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 в подпункт 6.10.1 пункта 6.10 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

6.10.1 Заказчик не позднее чем за 15 дней до даты заключения контракта направляет в уполномоченный орган:

- заявку на осуществление закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);

- расчет и обоснование начальной (максимальной) цены контракта;

- проект контракта;

- отчет о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

Требование о подготовке отчета о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также расчета и обоснования начальной (максимальной) цены контракта не распространяется на случаи осуществления закупок, предусмотренные частью 3 статьи 93 закона о контрактной системе. Проект контракта в указанных случаях в уполномоченный орган не направляется.

6.10.2 Уполномоченный орган рассматривает документы на предмет их соответствия сведениям, указанным в план-графике закупок, по результатам рассмотрения осуществляет подготовку извещения об осуществлении закупки и размещает его в единой информационной системе не позднее чем за пять дней до даты заключения контракта.

6.10.3. Для заказчиков, подведомственных куратору, осуществляется дополнительное согласование куратором. Куратор в срок не более пяти рабочих дней рассматривает документы на предмет их соответствия требованиям законодательства. В случае согласования куратором пакет документов направляется в уполномоченный орган.

6.11. Согласованный всеми участниками согласования пакет документов поступает в уполномоченный орган, после чего Система автоматически формирует извещение об осуществлении закупки. Уполномоченный орган утверждает извещение об осуществлении закупки и размещает его в ЕИС.

7. Формирование протоколов, отчетов, реестра контрактов

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 пункт 7.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.1. Все протоколы комиссии по осуществлению закупок формируются Системой в следующем порядке:

7.1.1. Заказчики, МКУ "УИТС г. Сургута" в соответствии с абзацами вторым, третьим пункта 5.12 регламента организации закупок посредством АИС "Горзакупки Сургут" направляют в уполномоченный орган заключение о соответствии заявок участников закупки. При наличии замечаний к представленному заключению уполномоченный орган вправе вернуть его исполнителю на доработку.

7.1.2. Итоговое заключение уполномоченного органа в соответствии с абзацем четвертым пункта 5.12 регламента организации закупок формируется Системой с учетом заключений, указанных в пункте 7.1.1 настоящего порядка, и представляется для сведения членам комиссии.

7.1.3. Протокол комиссии по осуществлению закупок формируется Системой с учетом данных, содержащихся в заключении уполномоченного органа, и после проверки и корректировки подписывается членами комиссии.

7.2. Реестр контрактов заказчиков формируется ежедневно в 06.30 посредством импорта данных с ЕИС. Контракты отображаются в Системе с учетом статуса исполнения: "на исполнении", "без этапов", "неисполненные этапы", "неисполненные контракты", "исполненные контракты". В случае нарушения сроков исполнения контракта АИС "Горзакупки Сургут" автоматически оповещает заказчика о просрочке для осуществления претензионной работы.

7.3. Системой предусмотрено формирование отчетов в разрезе информации, внесенной в Систему.

В целях обеспечения контроля за закупками товаров, работ, услуг, осуществленными на основании пунктов 4, 5 части 1 статьи 93 Закона о контрактной системе, а также формирования отчетов об осуществлении таких закупок заказчики вносят в Систему сведения о таких контрактах в течение пяти рабочих дней с даты их заключения.

8. Порядок хранения и уничтожения пакетов электронных документов,
подписанных электронной подписью

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 в пункт 8.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.1. Документы, подписываемые электронной подписью в соответствии с разделом 2 настоящего порядка, хранятся в АИС "Горзакупки Сургут" в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях (три года).

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 пункт 8.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.2. Документы, указанные в пункте 8.1 настоящего порядка, установленные сроки хранения которых истекли, могут быть уничтожены МКУ "УИТС г. Сургута" по согласованию с уполномоченным органом.

8.3. Перечень документов, подлежащих уничтожению, формируется АИС "Горзакупки Сургут". Перечень формируется в виде таблицы, в которой отражаются следующие параметры: наименование закупки, наименование заказчика, вид закупки, дата закупки, срок хранения, объем (количество листов).

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 в пункт 8.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.4. Ответственность за хранение и создание резервных копий электронных документов (создание резервных копий файлов и баз данных) несет МКУ "УИТС г. Сургута". Резервное копирование осуществляется ежедневно.

9. Системный администратор и администратор Системы

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 3 апреля 2015 г. N 1155 в пункт 9.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9.1. Функции системного администрирования АИС "Горзакупки Сургут", в том числе функции по организации эксплуатации Системы, осуществляет МКУ "УИТС г. Сургута":

- обеспечение работоспособности, предупреждение сбоев в работе серверного оборудования и системного программного обеспечения;

- установка обновлений АИС "Горзакупки Сургут", предоставленных разработчиками Системы;

- обновление общероссийских справочников по согласованию с уполномоченным органом;

- настройка и обеспечение работоспособности рабочего места пользователя для обеспечения работы в Системе в соответствии с инструкциями разработчиков Системы;

- предотвращение несанкционированного доступа к обрабатываемой в АИС "Горзакупки Сургут" информации;

- предотвращение утери и восстановление информации при возникновении аварийных ситуаций;

- уничтожение пакетов электронных документов, установленные сроки хранения которых истекли, по согласованию с уполномоченным органом.

9.2. Администратором Системы является уполномоченный орган. Администратор Системы осуществляет:

- внесение сведений об организациях, участвующих в процессе осуществления закупки;

- аккредитацию организаций Системы;

- назначение прав пользователей в соответствии с их функциональными обязанностями и уровнем доступа к защищаемым данным;

- консультация пользователей по работе в Системе;

- управление Системой, настройка параметров функционирования Системы;

- регистрация пользователей Системы, внесение сведений о пользователях, редактирование, удаление, блокирование;

- управление журналом событий и журналом ошибок;

- управление разделом нормативных правовых, регламентирующих документов и новостной ленты.

9.3. Взаимодействие системного администратора и администратора Системы осуществляется посредством ЕДС-ИТ. Заявки ЕДС-ИТ по системному администрированию АИС "Горзакупки Сургут" имеют статус "VIP".