Приложение. Положение об архивном отделе Администрации города

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 30 марта 2012 г. N 773

Положение
об архивном отделе Администрации города

С изменениями и дополнениями от:

14 ноября 2012 г., 29 марта 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел (далее - отдел) является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городской округ город Сургут - Администрации города Сургута и уполномоченным органом по осуществлению отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

1.2. Отдел не является юридическим лицом, имеет печать с собственным наименованием, соответствующие штампы и бланки, необходимые для его деятельности.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Администрации города, органами государственной власти и местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции.

Отдел взаимодействует со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - Служба по делам архивов автономного округа) в целях соблюдения на территории города федерального и окружного законодательства об архивном деле, единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом города Сургута, решениями Думы города, постановлениями и распоряжениями Главы города, нормативно-методическими документами Федеральной архивной Службы России, Службы по делам архивов автономного округа и настоящим положением.

1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета города в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры при реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела Администрации города.

1.6. Местонахождение отдела: улица Магистральная, дом 28, город Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, 628416.

2. Цели отдела

Отдел создан в целях:

- реализации вопроса местного значения по формированию и содержанию муниципального архива;

- реализации отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

- информационного обеспечения органов местного самоуправления городского округа город Сургут, удовлетворения прав граждан и организаций на получение архивной информации.

3. Задачи и функции

Основными задачами и функциями отдела являются:

3.1. В области обеспечения сохранности и учета архивных фондов и архивных документов:

3.1.1. Обеспечение постоянного хранения архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации:

- архивных фондов и архивных документов действующих органов местного самоуправления, муниципальных организаций города;

- архивных фондов и архивных документов, отнесенных к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и расположенных на территории города;

- архивных документов других юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документы личного происхождения, фото- и видеодокументы, отображающие их прошлое и настоящее, документы общественных организаций.

3.1.2. Обеспечение временного хранения:

- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций;

- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, переданных ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и Администрацией города;

3.1.3. Обеспечение хранения архивных документов, дополняющих архивные фонды отдела:

- печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, методических рекомендаций, архивных справочников и других материалов, необходимых отделу в практической деятельности.

3.1.4. Осуществление учета документов постоянного и временного срока хранения, принятых в отдел, в том числе архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города; представление в установленном порядке учетных данных в Службу по делам архивов автономного округа. Ведение учетной базы данных "Архивный фонд".

3.1.5. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.1.6. Подготовка, представление Главе города по согласованию с заместителем главы Администрации города, курирующим отдел, и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иных муниципальных образований в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами.

3.2. В области комплектования отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города:

3.2.1. Составление списков организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых Администрацией города и согласуемых со Службой по делам архивов автономного округа, передающих документы, относящиеся к муниципальной собственности, государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и другие документы в архив. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан, осуществляется на основе договора. Ведение программного комплекса "Источники комплектования архивов".

3.2.2. Проведение в установленном порядке отбора и приема в отдел:

- документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации, организаций - источников комплектования отдела;

- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, переданных ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и Администрацией города;

- фото-, фоно-, видеодокументов, отражающих историю города;

- осуществление проверки правильности формирования дел, их научно-технической обработки.

3.3. В области организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве муниципальных организаций в реализации их полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов:

3.3.1. Проведение комплексных и тематических проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования отдела.

3.3.2. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела.

3.3.3. Оказание методической помощи организациям - источникам комплектования отдела в проведении экспертизы ценности документов, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, ведомственных архивах, составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу.

3.3.4. Рассмотрение и представление в Службу по делам архивов автономного округа номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования, документы которых подлежат приему на муниципальное хранение, в установленном порядке.

3.3.5. Рассмотрение и представление в Службу по делам архивов автономного округа описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему на муниципальное хранение, в установленном порядке.

3.3.6. Оказание методической помощи ликвидируемым организациям по вопросам передачи документов по личному составу в отдел.

3.3.7. Проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

3.4. В области организации использования архивных документов:

3.4.1. Информирование граждан, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, общественных объединений, иных организаций о составе и содержании архивных документов отдела по актуальной тематике в соответствии с законодательством.

3.4.2. Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, организаций.

3.4.3. Оказание муниципальных услуг согласно административным регламентам.

3.4.4. Информирование организаций, граждан о местонахождении документов по личному составу, не принятых в отдел.

3.4.5. Создание, совершенствование научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в отделе, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.4.6. Ведение тематической базы "Учет обращений граждан и организаций", других тематических баз, содержащих сведения об организациях, предприятиях города.

3.4.7. Использование архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и находящихся на территории города.

3.4.8. Организация:

- работы пользователей с документами;

- подготовки материалов для средств массовой информации;

- документальных выставок, проведения экскурсий по архивохранилищу, лекций, встреч с общественностью, информирования о документах отдела через средства массовой информации.

3.5. Организация приема и рассмотрения запросов юридических и физических лиц:

3.5.1. Проведение приема и рассмотрение запросов юридических и физических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.5.2. Выдача архивных копий, выписок, справок социально-правового и тематического характера в установленный законодательством срок.

3.5.3. Осуществление контроля за исполнением запросов социально-правового характера, направленных по принадлежности.

3.6. Разработка и представление в установленном порядке предложений к проекту бюджета города о расходах на содержание отдела.

3.7. Составление планов работы и отчетов отдела о проделанной работе.

3.8. Предоставление в Службу по делам архивов автономного округа отчета об осуществлении переданных государственных полномочий в сфере архивного дела и использовании предоставленных субвенций по форме и в сроки, установленные Службой по делам архивов автономного округа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 14 ноября 2012 г. N 3542 раздел 3 настоящего приложения дополнен пунктом 3.9

3.9. Участие в профилактике терроризма и экстремизма, а также в минимизации и (или) ликвидации последствий проявлений терроризма и экстремизма в пределах функций, возложенных на отдел настоящим положением.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 29 марта 2013 г. N 1113 раздел 3 настоящего приложения дополнен пунктом 3.10

3.10. Обеспечение исполнения федеральных законов, а также иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов по вопросам мобилизационной подготовки.

4. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации города и Службы по делам архивов автономного округа предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве муниципальных учреждений и организаций.

4.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.4. Вносить на рассмотрение Службы по делам архивов автономного округа предложения, направленные на улучшение работы отдела.

4.5. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования отдела необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.6. Проверять исполнение муниципальными учреждениями и предприятиями требований федерального и регионального архивного законодательства.

4.7. Информировать органы государственной власти и местного самоуправления о нарушениях архивного законодательства должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях.

4.8. Давать в пределах своей компетенции муниципальным предприятиям и учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.9. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными подразделениями по вопросам архивного дела и делопроизводства; участвовать по согласованию с организациями - источниками комплектования отдела в работе их экспертных комиссий.

4.10. Запрашивать и получать от организаций города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела в области работы с документами по личному составу.

4.11. Запрашивать и получать от организаций города - источников комплектования отдела документы, сведения, иную информацию, необходимые для принятия решений по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.12. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями города, Службой по делам архивов автономного округа, общественными организациями для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

5. Организация работы

5.1. Структура, штатное расписание, положение об отделе утверждаются Главой города.

5.2. Статус начальника отдела

5.2.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по представлению курирующего заместителя главы Администрации города, если иной порядок не предусмотрен законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами.

При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации города, а также Службы по делам архивов автономного округа. Акт приема-передачи утверждается Администрацией города и представляется в Службу по делам архивов автономного округа.

5.2.2. Начальник отдела осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций, за несоблюдение действующего законодательства, сохранность документов, находящихся в ведении отдела, за разглашение служебной информации, состояние трудовой и исполнительной дисциплины.

5.2.3. Начальник отдела:

- представляет на утверждение Главе города положение об отделе;

- представляет Главе города предложения о замещении вакантных должностей работников отдела, если иной порядок не предусмотрен законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами;

- дает работникам отдела обязательные для них письменные или устные указания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, контролирует их исполнение;

- проводит совещания по вопросам деятельности отдела;

- направляет Главе города представления о поощрении или дисциплинарном взыскании работников отдела;

- отвечает в установленном порядке на письма граждан и организаций;

- ведет в пределах функций, возложенных на отдел, прием граждан и представителей организаций;

- направляет в управление кадров и муниципальной службы заявки для включения в план повышения квалификации и переподготовки (переквалификации) сотрудников;

- вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы города проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- организует исполнение муниципальных правовых актов, касающихся деятельности отдела;

- осуществляет в пределах компетенции отдела контроль и проверку исполнения муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;

- издает в пределах своей компетенции приказы, обязательные для исполнения работниками отдела;

- разрабатывает годовые и перспективные планы работы отдела, согласовывает их со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и направляет их на утверждение курирующему заместителю главы Администрации города;

- разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту городского бюджета о расходах на содержание отдела;

- решает вопросы улучшения условий и охраны труда работников архива, осуществляет мероприятия по технике безопасности работников архива;

- готовит заявки на техническое оборудование и сопутствующие материалы, обеспечивающие деятельность архива, организует их распределение;

- организует дежурство сотрудников отдела по сдаче охранно-пожарной сигнализации помещений архива на пульт вневедомственной охраны;

- осуществляет иные полномочия, возложенные на него в установленном порядке.

5.2.4. Начальник отдела вправе в установленном порядке делегировать отдельные предоставленные ему полномочия своему заместителю.

5.2.5. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет заместитель начальника отдела.

5.2.6. Заместитель начальника отдела назначается и освобождается от должности Главой города по представлению начальника отдела и согласованию курирующего заместителя главы Администрации города, если иной порядок не предусмотрен законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами.

5.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации города, органами государственной власти и местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции, Службой по делам архивов автономного округа.

5.4. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной Службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией города с учетом рекомендаций Службы по делам архивов автономного округа.

5.5. Ликвидация или реорганизация отдела осуществляется Главой города в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" в установленном порядке.

6. Ответственность отдела

6.1. Отдел несет ответственность:

- за неправильное применение действующего законодательства по вопросам архивного дела;

- за некачественное и несвоевременное исполнение запросов социально-правового и тематического характера, несвоевременное предоставление пользователям информации, ее неполноту и недостоверность;

- за не сохранение в тайне конфиденциальной информации;

- за состояние трудовой и производственной дисциплины.

6.2. Порядок привлечения к ответственности работников отдела определяется действующим законодательством.