Приложение 1. Положение о печатях и штампах в Администрации города ее структурных подразделениях

Приложение 1
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 8 апреля 2013 г. N 1216

Положение
о печатях и штампах в Администрации города ее
структурных подразделениях

С изменениями и дополнениями от:

27 июня 2013 г., 28 февраля 2014 г., 6 мая 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет порядок использования печатей и штампов в Администрации города и ее структурных подразделениях, а также порядок их изготовления, учета и хранения.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 6 мая 2016 г. N 733 в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. В Администрации города и ее структурных подразделениях используются:

- круглые гербовые печати с изображением герба Российской Федерации;

- круглые гербовые печати с изображением герба города Сургута;

- круглая печать Администрации города;

- круглая печать Администрации города "Для командировочных удостоверений";

- круглая печать управления кадров и муниципальной службы Администрации города с отметкой "Для документов";

- круглые печати с наименованием структурных подразделений Администрации города;

- угловые и простые штампы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 в наименование раздела 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст наименования в предыдущей редакции

2. Использование круглой гербовой печати с изображением Государственного
герба Российской Федерации

2.1. Для исполнения государственных полномочий Российской Федерации, возложенных законодательством на органы местного самоуправления, при оформлении документов общегосударственного образца используется круглая гербовая печать с изображением Государственного герба Российского Федерации:

- в управлении записи актов гражданского состояния Администрации города - для совершения актов гражданского состояния;

- в департаменте образования Администрации города - для выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании в случае ликвидации образовательного учреждения.

2.2. Изготовление гербовых печатей осуществляется только штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции.

2.3. Гербовая печать должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 "Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

2.4. На печати с изображением Государственного герба Российской Федерации должно значиться полное наименование структурного подразделения Администрации города.

2.5. Ответственность за соблюдением порядка использования и хранения печати возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации города, указанных в пункте 2.1 настоящего положения.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 наименование раздела 3 настоящего приложения изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

3. Использование круглой гербовой печати с изображением
герба города Сургута

3.1. Печать с гербом города Сургута используется в Администрации города Сургута при оформлении документов, действующих на территории муниципального образования, для заверения подписей должностных лиц, а также для заверения финансовых документов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 6 мая 2016 г. N 733 пункт 3.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Ответственность за соблюдением порядка использования и хранения первого экземпляра круглой гербовой печати с изображением герба города Сургута возлагается на заместителя главы Администрации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города, в его отсутствие - на начальника управления общего обеспечения деятельности Администрации города.

Ответственность за соблюдением порядка использования и хранения второго экземпляра круглой гербовой печати с изображением герба города Сургута возлагается на начальника отдела по обеспечению работы руководства управления общего обеспечения деятельности Администрации города, в его отсутствие - секретаря руководителя отдела по обеспечению работы руководства управления общего обеспечения деятельности Администрации города.

5. Использование углового штампа и других штампов

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 в пункт 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Все структурные подразделения Администрации города вправе использовать угловой штамп на документах нестандартного образца (справка о заработной плате и др.).

На угловом штампе должно значиться:

- полное наименование структурного подразделения;

- адрес;

- номер телефона;

- адрес электронной почты;

- факс;

- дата;

- регистрационный номер.

5.2. Структурные подразделения Администрации города могут использовать простые штампы с названием подразделения, отдела, штампы входящей и исходящей корреспонденции, пломбиры и т.д.

5.3. Ответственность за пользование и хранение штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 наименование раздела 6 настоящего приложения изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

6. Изготовление печатей и штампов

6.1. Решение об изготовлении круглой гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации принимает Глава города на основании заявки управления записи актов гражданского состояния Администрации города или департамента образования Администрации города, согласованной с заместителем главы Администрации, курирующим управление общего обеспечения деятельности Администрации города.

6.2. Решение об изготовлении круглой гербовой печати с изображением герба города Сургута принимает Глава города на основании заявки управления общего обеспечения деятельности Администрации города, согласованной с курирующим заместителем главы Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 пункт 6.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.3. Решение об изготовлении прочих печатей и штампов, указанных в пункте 1.2 настоящего Положения, принимает заместитель главы Администрации города, курирующий управление общего обеспечения деятельности Администрации города, на основании заявки соответствующего структурного подразделения Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 в пункт 6.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.4. Заявка об изготовлении печати, штампа должна содержать:

- обоснование, в связи с чем необходима печать или штамп (подлежат изготовлению впервые, переименование подразделения, в связи с износом и т.д.);

- необходимое количество экземпляров печатей, штампов (с обоснованием);

- сведения о лицах, ответственных за получение и хранение данных печатей, штампов;

- приложение эскизов печатей, штампов.

6.5. В случае, если соответствующая печать изготавливается не в единственном экземпляре, на ней указывается номер печати, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры "2" для второй печати.

6.6. Решение об изготовлении соответствующих печатей и штампов в течение двух рабочих дней со дня его принятия направляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города в муниципальное казенное учреждение "Хозяйственно-эксплуатационное управление" для исполнения в установленном порядке.

7. Учет и выдача печатей и штампов

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 в пункт 7.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.1. После изготовления печати и штампы в обязательном порядке передаются в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.

Передавать печати и штампы в структурные подразделения Администрации города, минуя управление общего обеспечения деятельности Администрации города, запрещается.

7.2. Учет и выдача печатей и штампов осуществляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города по журналу учета и выдачи печатей и штампов согласно приложению 1 к настоящему положению. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 пункт 7.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.3. Выдача печатей и штампов структурным подразделениям Администрации города производится под роспись в журнале учета и выдачи печатей и штампов по акту приема-передачи печатей (штампов) согласно приложению 2 к положению.

8. Порядок хранения печатей и штампов

8.1. Руководители структурных подразделений Администрации города своим приказом назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей и штампов, устанавливая персональную ответственность этих работников за получение печатей и штампов, а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании. Копии приказов предоставляются в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.

8.2. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения Администрации города (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск и т.п.) осуществляется по акту согласно приложению 2 к настоящему положению, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов. Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 28 февраля 2014 г. N 454 пункт 8.3 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.3. При увольнении ответственного лица или переводе его на другую должность числящиеся за ним печати и штампы передаются другому лицу на основании приказа руководителя структурного подразделения Администрации города.

Копия приказа в течение 2 рабочих дней представляется в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.

8.4. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей и штампов за пределы зданий Администрации города и ее структурных подразделений (если это не связано с исполнением должностных обязанностей), не допускается.

8.5. В структурных подразделениях Администрации города печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах, доступ к которым имеет ответственное лицо.

8.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией по проверке учета и хранения, уничтожения печатей и штампов в Администрации города (далее - комиссия). Результат проверки отражается в акте произвольной формы.

9. Ответственность за утрату печатей и штампов или нарушение
порядка их учета, хранения и использования

9.1. В случае утери печати, штампа или нарушения порядка их учета, хранения и использования руководитель структурного подразделения Администрации города незамедлительно ставит в известность управление общего обеспечения деятельности Администрации города, заместителя главы Администрации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города.

9.2. По фактам утраты печатей и штампов или нарушения порядка их учета, хранения и использования комиссией проводится служебное расследование.

По результатам служебного расследования составляется акт согласно приложению 3 к настоящему положению.

Материалы расследования вместе с выводами и предложениями направляются заместителю главы Администрации города, курирующему управление общего обеспечения деятельности Администрации города, для принятия решения.

10. Порядок уничтожения печатей и штампов

10.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в комиссию.

10.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией.

10.3. Комиссией на все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт в двух экземплярах согласно приложению 4 к настоящему положению.

10.4. Комиссия проверяет наличие всех печатей и штампов, включенных в акт.

По окончании проверки все члены комиссии подписывают акт, который утверждается заместителем главы Администрации города, курирующим управление общего обеспечения деятельности Администрации города.

10.5. Печати и штампы, подлежащие уничтожению и включенные в акт, складываются в конверт (папку, коробку) и опечатываются. Конверт (папка, коробка) с одним экземпляром акта передается в муниципальное казенное учреждение "Хозяйственно-эксплуатационное управление" для последующего уничтожения.

10.6. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями или путем спиливания всего текста.

10.7. Муниципальное казенное учреждение "Хозяйственно-эксплуатационное управление" после уничтожения печатей и штампов делает отметку об уничтожении в акте о выделении к уничтожению печатей (приложение 4) и возвращает в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.

10.8. Управление общего обеспечения деятельности Администрации города на основании отметки муниципального казенного учреждения "Хозяйственно-эксплуатационное управление" делает соответствующие записи в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

10.9. Документация по вопросам изготовления и уничтожения печатей и штампов подшивается в отдельное номенклатурное дело управления общего обеспечения деятельности Администрации города.