Приложение 1. Порядок работы с сообщениями, поступившими посредством телефонной связи и информационно-телекоммуникационной сети Интернет в Администрации города

Приложение 1
к Инструкции по организации
работы с обращениями граждан
в Администрации города

Порядок
работы с сообщениями, поступившими посредством телефонной связи и информационно-телекоммуникационной сети Интернет в Администрации города

1. Общие положения

1.1 Порядок работы с сообщениями, поступившими посредством телефонной связи и информационно-телекоммуникационной сети Интернет в Администрации города (далее - Порядок) разработан в целях:

1.1.1. Обеспечения заявителям вне зависимости от их места жительства, пребывания или нахождения возможности оперативно обращаться в Администрацию города по вопросам касающимся обеспечения жизнедеятельности города Сургута;

1.1.2. Определения порядка и последовательности действий специалистов отделов, в чьи функции входит прием сообщений, поступивших на телефоны справочных служб и адреса электронной почты Администрации города и ее структурных подразделений.

1.2. Основные термины, используемые в Порядке:

1.2.1. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям и обработки в информационных системах.

1.2.2. Электронное сообщение - информация, переданная или полученная через информационно-телекоммуникационную сеть Интернет, в том числе информация, переданная в форме аудио-сообщения на телефоны справочных служб органов местного самоуправления.

2. Организация работы с сообщениями, поступившими
посредством телефонной связи

2.1. Информационные сообщения, поступившие посредством телефонной связи подлежат обязательному рассмотрению и проверке фактов и обстоятельств изложенных в сообщениях, принятию мер. Данные сообщения следует учитывать, как электронные сообщения, поступившие в форме аудиосообщения.

2.2. Регистрация электронных сообщений, поступивших в форме аудиосообщения осуществляется специалистами Отдела, Ответственными лицами посредством электронной информационной системы с корректным заполнением в базе данных всех необходимых разделов и позиций.

2.3. Специалисты Отдела, Ответственные лица при регистрации вышеуказанного сообщения отображают в регистрационной карточке следующие позиции: дату и время поступления сообщения; Ф.И.О., иные данные заявителя (при наличии), в том числе номер телефона, с которого поступило сообщение, адрес (почтовый или электронной почты (при наличии)); содержание сообщения; ответственного исполнителя.

2.4. В случае если на аудиосообщение заявителю требуется письменный ответ, необходимо предложить ему направить обращение в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2.5. В соответствии с резолюцией должностного лица регистрационная карточка направляется посредством электронной информационной системы ответственным исполнителям для проверки фактов и обстоятельств, изложенных в сообщении, принятию мер, по устранению выявленных нарушений.

2.6. Результаты проверки фактов и обстоятельств, изложенных в сообщении; принятые меры вносятся исполнителем в регистрационную карточку и передаются специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан в структурном подразделении.

2.7. Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан в структурном подразделении Администрации города, вносит данные о результатах проверки фактов и обстоятельств, изложенных в обращении и принятые меры посредством электронной информационной системы.

2.8. Специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан в структурном подразделении Администрации города, результаты рассмотрения сообщения доводятся до заявителя в той же форме сообщения (по телефону).

2.9. Сведения о количестве поступивших электронных сообщений, поступивших в форме аудиосообщений в ежеквартальном отчете о количестве и характере обращений граждан, поступивших в Администрацию города Сургута, не учитываются.

3. Организация работы с электронными сообщения,
поступившими посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет

3.1. Электронные документы и электронные сообщения (далее - электронные документы), поступившие на адрес электронной почты Администрации города, ее структурных подразделений, в том числе на служебные адреса электронной почты должностных лиц, а также специалистов Администрации города и ее структурных подразделений, подлежат обязательному рассмотрению, проверке фактов и обстоятельств, изложенных в сообщениях, принятию по ним мер.

3.2. Ответственным за прием сообщений и электронных документов по электронной почте на адрес Администрации города (gorod@admsurgut.ru) и организацию дальнейшей рассылки этих документов по структурным подразделениям Администрации, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в сообщении, является специалист отдела обеспечения деятельности Администрации города муниципального казенного учреждения "Хозяйственно-эксплуатационное управление" (далее - Ответственное лицо).

В структурных подразделениях Администрации города - специалисты приемных, ответственные за прием сообщений и электронных документов по электронной почте в данном структурном подразделении;

3.2. Электронные сообщения, не соответствующие требованиям Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ, перенаправляются Ответственным лицом на адрес электронной почты непосредственно в структурное подразделение Администрации города по компетенции, исходя из оценки содержания вопроса, для проверки фактов и обстоятельств, изложенных в сообщении и принятию по нему соответствующих мер.

3.3. В структурных подразделениях Администрации города специалисты, ответственные за прием сообщений и электронных документов по электронной почте, распечатывают электронное сообщение на бумажном носителе и передают специалистам отделов, ответственным за работу с обращениями граждан.

3.4. Специалисты отделов, ответственные за работу с обращениями граждан осуществляют регистрацию данного сообщения в электронной информационной системе и направляют посредством этой же системы руководителю структурного подразделения для ознакомления и определения ответственного исполнителя.

3.5. Руководитель структурного подразделения, посредством электронной информационной системы направляет данное сообщение ответственному исполнителю для решения поставленного вопроса в запросе, проверки фактов и обстоятельств, принятию мер.

3.6. По результатам проверки фактов и обстоятельств, изложенных в сообщении, принятым по нему мерам исполнителем подготавливается ответ в адрес заявителя.

3.7. Ответ на сообщение в адрес заявителя подписывается руководителем структурного подразделения Администрации города, давшим поручение по рассмотрению данного сообщения. Далее направляется специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан для внесения его в электронную информационную систему, с созданием электронного образа ответа на сообщение.

3.8. Заявителю на адрес электронной почты направляется сканированная копия ответа, оригинал ответа хранится у исполнителя.

При наличии в электронном сообщении почтового адреса, ответ заявителю направляется простым письмом по почте.

3.9. Ежемесячно в срок до 5 числа месяца следующего за отчетным в управление обеспечения деятельности Администрации города и структурных подразделений Администрации города муниципального казенного учреждения "Хозяйственно-эксплуатационное управление" направляется отчет о количестве поступивших информационных сообщениях согласно приложению.