Приложение. Правила использования программного и технического обеспечения, внешних и локальных ресурсов сети структурными подразделениями Администрации города

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 1 июля 2015 г. N 1699

Правила
использования программного и технического обеспечения, внешних и локальных ресурсов сети структурными подразделениями Администрации города

1. Общие положения

1.1. Настоящие правила упорядочивают использование программного и технического обеспечения внешних и локальных ресурсов сети с целью повышения эффективности исполнения должностных обязанностей сотрудниками структурных подразделений Администрации города (далее - СП), а также определяет ответственность сотрудников СП и их руководителей за исполнение правил.

1.2. Действие настоящих правил распространяется на всех сотрудников СП независимо от их местонахождения.

1.3. В правилах используются следующие сокращения и основные понятия:

- пользователи - сотрудники СП, использующие техническое и программное обеспечение, внешние и локальные ресурсы;

- уполномоченное учреждение - МКУ "УИТС г. Сургута";

- техническое обеспечение (далее - ТО) - совокупность технических средств, эксплуатируемых в СП;

- ТО общего пользования - технические средства, предназначенные для организации деятельности нескольких сотрудников СП (сетевые принтеры, копировальные аппараты и так далее);

- портативные устройства - переносные технические средства разной степени мобильности и автономности, существенно различающиеся по размерам (ноутбуки, ультрабуки, нетбуки, планшеты);

- программное обеспечение (далее - ПО) - совокупность программ, необходимых для реализации функций и заданного режима функционирования ТО, подразделяющаяся в зависимости от выполняемых функций на системное, прикладное, инструментальное;

- информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации;

- локальные ресурсы - система взаимосвязанных вычислительных ресурсов (компьютеры, серверы, маршрутизаторы, программное обеспечение и так далее), распределенных по сравнительно небольшой территории, служащая для приема-передачи, хранения и обработки информации различного рода;

- внешние ресурсы - интернет-ресурсы.

2. Правила эксплуатации ТО

2.1. За каждым пользователем, уполномоченным учреждением, закрепляется ТО.

2.2. Для документального подтверждения факта закрепления за работником имущества на каждое рабочее место специалистами уполномоченного учреждения представляется паспорт рабочего места в двух экземплярах согласно приложению к правилам.

2.3. Паспорт рабочего места содержит следующие сведения:

2.3.1. Данные по размещению ТО (наименование СП, адрес административного здания, номер кабинета).

2.3.2. Данные о Пользователе ТО (Ф.И.О., должность).

2.3.3. Данные о ТО (перечень, производитель и модель, конфигурация, серийные и инвентарные номера).

2.4. При получении паспорта пользователь обязан сверить соответствие инвентарных номеров на каждой единице ТО с инвентарными номерами, указанными в выданном ему документе.

2.5. Один экземпляр паспорта рабочего места ТО хранится на рабочих местах пользователей, эксплуатирующих данное ТО, второй экземпляр хранится у специалиста уполномоченного учреждения.

Оборудование общего пользования включается в паспорт рабочего места ответственного сотрудника СП, за которым данное ТО закреплено.

2.6. Паспорт рабочего места предъявляется пользователем специалистам уполномоченного учреждения при проведении технического обслуживания, ремонта или инвентаризации, увольнении пользователя или перевода при сдаче ТО.

2.7. В случае изменения перечня или комплектации ТО пользователю предоставляется новый паспорт.

В случае изъятия ТО с рабочего места пользователя для его последующего ремонта и установке другого ТО в паспорт рабочего места включаются обе позиции с указанием даты изъятия (для ремонтируемого) и даты установки (для вновь установленного).

2.8. Перемещение ТО внутри СП или между СП производится специалистами уполномоченного учреждения исключительно по заявкам, поданным в единую диспетчерскую службу по информатизации.

Наличие эксплуатационной документации к перемещаемым ТО является обязательным условием (в случае ее передачи пользователю). Отметка о наличии эксплуатационной документации проставляется в паспорте рабочего места.

2.9. При проведении инвентаризации пользователь обязан предъявить все ТО, закрепленное за ним, в том числе портативное (USB-накопители, внешние жесткие диски).

2.10. При эксплуатации ТО Пользователь обязан:

2.10.1. Ознакомиться с настоящими правилами и инструкцией по эксплуатации ТО до начала эксплуатации ТО.

2.10.2. Соблюдать правила техники безопасности и пожарной безопасности при работе с ТО.

2.10.3. Использовать ТО исключительно для деятельности, предусмотренной производственной необходимостью и должностной инструкцией.

2.10.4. Знать наименование и модель ТО, основные характеристики ТО (формат, цветность, наличие автоподатчика и дуплекса, диагональ, объем памяти и жесткого диска и так далее), установленного на его рабочем месте, для подачи заявок в единую диспетчерскую службу по информатизации.

2.10.5. Хранить выданные паспорт рабочего места, документацию к эксплуатируемому ТО (в случае ее наличия у пользователя) на своем рабочем месте.

2.10.6. Представлять закрепленное оборудование, в том числе портативные устройства, паспорт рабочего места, документацию к эксплуатируемому ТО (в случае ее наличия у пользователя) специалистам уполномоченного учреждения по их требованию, в том числе при проведении внеплановой инвентаризации.

2.10.7. Содействовать сотрудникам уполномоченного учреждения в выполнении ими своих служебных обязанностей удаленно или непосредственно на рабочем месте пользователя.

2.10.8. Присутствовать на своем рабочем месте или делегировать свои права другому сотруднику подразделения при проведении технического обслуживания, ремонта и инвентаризации ТО (в случае, если за пользователем закреплено ТО общего пользования - присутствовать в месте его размещения).

2.10.9. Своевременно делать отметки о выполненных работах в актах или других документах (планы-графики, отчеты, протоколы), представляемых сотрудниками уполномоченного учреждения.

2.10.10. Своевременно сообщать в единую диспетчерскую службу по информатизации обо всех возникающих неисправностях и сбоях в работе ТО.

2.10.11. Не допускать умышленного попадания в ТО через отверстия в корпусе каких-либо предметов, в том числе органического происхождения (шерсть, волосы, насекомые и так далее), каких-либо жидкостей (в том числе проливания на клавиатуру различных напитков).

2.10.12. Передавать специалистам уполномоченного учреждения замененное ТО, за исключением случаев, если эксплуатация замененного ТО требуется для исполнения должностных обязанностей.

2.10.13. Экономно и разумно использовать печатающие устройства, проверяя перед печатью вид документа, количество печатаемых листов и количество копий документа.

2.10.14. Регулярно делать резервные копии рабочей информации с жесткого диска используемой вычислительной техники и сохранять ее в выделенном каталоге на сервере или внешнем устройстве хранения данных, в том числе при подготовке ТО к изъятию.

Пользователь несет личную ответственность за сохранность информации на используемой вычислительной технике, ее актуальности на внешних носителях или в выделенном каталоге на сервере, кроме случаев выхода ТО из строя (неисправности) не по вине пользователя.

2.10.15. Обращаться за консультацией к специалистам уполномоченного учреждения при возникновении вопросов по эксплуатации ТО.

2.10.16. В случае замены ТО на рабочем месте незамедлительно передавать высвободившееся ТО специалистам уполномоченного учреждения.

2.10.17. Передавать специалистам уполномоченного учреждения использованные расходные материалы.

2.10.18. Сохранять упаковку от установленных оригинальных расходных материалов (для возможности обратиться к поставщику расходных материалов в случае выявления фактов поставки некачественного товара) уполномоченному учреждению (том числе в случае самостоятельной замены).

2.10.19. Незамедлительно сообщать специалистам уполномоченного учреждения о фактах некачественной печати после замены расходных материалов.

2.11. Пользователю запрещается:

2.11.1. Представлять доступ к ТО третьим лицам, не являющимися сотрудникам данного СП.

2.11.2. Удалять наклейки или стирать инвентарные номера с эксплуатируемого ТО.

2.11.3. В случае повреждения наклейки или стирания инвентарного номера, уведомлять об этом сотрудников уполномоченного учреждения.

2.11.4. Самостоятельно вскрывать ТО, изменять конфигурацию, производить ремонт, замену комплектующих и запасных частей.

2.11.5. Перемещать ТО за пределы установленного помещения (за исключением портативных устройств), подключать ТО на рабочем месте.

2.11.6. Использовать сетевые фильтры как удлинители для подключения нагревательных приборов и электроинструментов, совместно с ТО.

2.11.7. Использовать в печатающих устройствах бумагу по своим характеристикам не предназначенную для использования в данном оборудовании.

2.11.8. Производить печать, тиражирование документов, не относящихся к должностным обязанностям (распечатка электронных книг, курсовых работ, фотографий и так далее).

2.11.9. Осуществлять сканирование документов, книг на сканирующем устройстве без предварительного их расшития.

2.11.10. Использовать внешние носители информации без предварительной проверки на наличие компьютерных вирусов.

2.11.11. Требовать от специалистов уполномоченного учреждения ремонта личного ТО или ТО сторонних организаций.

2.11.12. Размещать ТО на подвижных объектах и неустойчивых поверхностях, или подвергать его ударам и вибрации, располагать рядом с ТО источники тепла.

2.11.13. Заслонять и закрывать щели и отверстия в корпусе ТО, предназначенные для циркуляции воздуха.

2.11.14. Принимать пищу и напитки на рабочем месте, класть на корпуса ТО различные предметы.

2.11.15. Производить иные действия, не предусмотренные данными Правилами, способные привести сбоям в работе ТО, потере информации, нарушению информационной безопасности.

3. Правила эксплуатации портативных устройств

3.1. Пользователь обязан:

3.1.1. Использовать портативные устройства только для исполнения должностных обязанностей.

3.1.2. Раз в полугодие предоставлять портативные устройства (ноутбук, ультрабук, нетбук, планшет) сотрудникам уполномоченного учреждения для проведения планового технического обслуживания.

3.1.3. Оставлять портативное устройство в конце рабочего дня на рабочем месте за исключением следующих случаев:

- нахождения пользователя в командировке;

- исполнения должностных обязанностей пользователем вне рабочего места.

Ответственность за сохранность портативных устройств вне рабочего места и их работоспособность возлагается на пользователя.

3.2. В случае изменения должностных обязанностей, если новые обязанности не связаны с использованием портативных устройств, пользователь обязан известить об этом уполномоченное учреждение и сдать устройство его сотрудникам.

3.3. Возврат портативных устройств сотрудникам уполномоченного учреждения осуществляется в полной комплектации.

4. Правила работы с ПО, ИС

4.1. Установка, настройка и обновление ПО, ИС осуществляется специалистами уполномоченного учреждения.

4.2. Пользователю запрещается:

- осуществлять несанкционированную установку ПО, ИС;

- использовать ПО для создания документов и иных информационных материалов, не предназначенных для исполнения прямых служебных обязанностей;

- предпринимать какие бы то ни было действия, имеющие целью изменение состава ПО, определенных задачами подразделения;

- требовать от сотрудников уполномоченного учреждения установки лицензионного ПО и ИС на личное ТО, ТО сторонних организаций, нарушая тем самым условия лицензионных соглашений уполномоченного учреждения, авторское право и иные федеральные нормативные правовые акты, касающиеся интеллектуальной собственности.

5. Правила антивирусной защиты

5.1. Пользователь обязан уметь пользоваться тем антивирусным ПО, которое установлено на его рабочем месте, инструктаж проводиться сотрудниками уполномоченного учреждения при необходимости.

5.2. Установку и обновление антивирусного ПО производят сотрудники уполномоченного учреждения.

5.3. Обязательному антивирусному контролю подлежит любая информация (исполняемые файлы, файлы данных, сообщения электронной почты и так далее), получаемая и передаваемая по локальной сети, а также данные на съемных носителях информации.

5.4. Пользователь обязан:

5.4.1. Принимать меры по предохранению от заражения файлов компьютерными вирусами:

- производить антивирусную проверку внешнего носителя информации (не останавливать и не прекращать работу антивирусного ПО при его автоматическом запуске в момент установки внешнего носителя), а в случае невключения автоматически - инициировать проверку самостоятельно, перед проведением любых операций с внешним носителем информации (флэш-накопитель, лазерный диск и так далее);

- контролировать работу антивирусного ПО и актуальность вирусных баз.

5.4.2. При возникновении подозрения на наличие компьютерного вируса (почтовые сообщения с неизвестных адресов, нетипичная работа программ, появление графических и звуковых эффектов, искажений данных, пропадание файлов и т.п.), самостоятельно провести внеочередной антивирусный контроль своей рабочей станции для определения факта наличия или отсутствия компьютерного вируса.

5.4.3. В случае обнаружения зараженных компьютерными вирусами файлов при проведении антивирусной проверки:

- приостановить работу;

- провести лечение или удаление зараженных файлов с помощью антивирусного ПО (при необходимости привлечь сотрудников уполномоченного учреждения).

5.5. Пользователю категорически запрещается производить какие-либо действия с зараженной вирусами информацией.

6. Правила парольной защиты

6.1. Пользователь несет ответственность за сохранность своих паролей.

6.2. Пользователь обязан:

6.2.1. Пройти регистрацию, инструктаж и получить личные атрибуты доступа (имя, пароль) для работы в соответствии с установленными полномочиями.

6.2.2. Устанавливать личный пароль доступа (если пользователю предоставлена возможность изменять пароль) самостоятельно с учетом следующих требований:

- длина пароля должна быть не менее 8 символов;

- в числе символов пароля должны присутствовать буквы в верхнем или нижнем регистрах, цифры и/или специальные символы (@, #, $, ^, *, % и так далее);

- пароль не должен включать в себя легко вычисляемые сочетания символов (имена, фамилии, наименования АРМ и так далее), а также общепринятые сокращения (ЭВМ, ЛВС, USER, ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ и так далее).

6.2.3. Проводить смену своих паролей не реже одного раза в год.

6.2.4. Незамедлительно сообщать сотрудникам уполномоченного учреждения о выявленных фактах утери, компрометации, несанкционированного изменения паролей и несанкционированного изменения сроков действия паролей.

6.3. Пользователю запрещается:

6.3.1. Передавать другим лицам свои личные атрибуты доступа (регистрационное имя и пароль).

6.3.2. Осуществлять доступ к ресурсам сети с использованием чужих личных атрибутов доступа или с использованием чужого сеанса работы.

6.3.3. Распечатывать, хранить в сети личные атрибуты доступа.

7. Правила использования внешних и локальных ресурсов сети

7.1. Разрешение, прекращение или изменение вида доступа к ресурсам сети осуществляется специалистами уполномоченного учреждения.

7.2. Установка и настройка ПО для работы с электронной почтой и/или ресурсами сети Интернет осуществляется специалистами уполномоченного учреждения.

7.3. Пользователь обязан:

7.3.1. Осуществлять по мере необходимости чистку входящих и исходящих почтовых сообщений почтовых клиентов, в том числе папку "Удаленные".

7.3.2. Информировать специалистов уполномоченного учреждения о любых нарушениях сохранности информации и (или) о возможности появления таких нарушений, которые могут привести к потере информации или сбоям в работе ТО и (или) сети в целом.

7.3.3. Хранить копии важной информации в сетевых личных папках или на съемных носителях. Информацию, необходимую для групповой работы, хранить в сетевых каталогах.

7.4. Пользователю запрещается:

7.4.1. Удалять файлы других пользователей на серверах общего пользования.

7.4.2. Пересылать документы для служебного пользования, содержащие конфиденциальную информацию или персональные данные по электронной почте и/или с использованием открытых для всех внешних ресурсов.

7.4.3. Хранить на серверах информационные материалы, не связанные с должностными обязанностями, в том числе: художественную литературу, живопись, графику, личные фотографии, рекламу, юмор, видео, аудио файлы, игры и так далее.

7.4.4. Использовать внешние и локальные ресурсы сети для передачи или хранения коммерческих, личных объявлений, рекламных материалов, политических материалов или любой другой информации, на работу с которой у пользователя нет полномочий.

7.4.5. Использовать внешние ресурсы для развлечения и получения информации, не относящейся к должностным обязанностям пользователя.

7.4.6. Публиковать, передавать, запрашивать и использовать любую информацию или ПО, заведомо содержащее в себе вирусы или другие вредные программные компоненты, в том числе программы, позволяющие получать чужие пароли, препятствующие работе пользователей или приводящие к сбоям в работе ТО.

7.4.7. Осуществлять публикацию рабочего адреса электронной почты в электронных каталогах и других внешних ресурсах, не связанных с должностными обязанностями.

7.4.8. Осуществлять подписку по электронной почте на различные рекламные материалы, листы рассылки, электронные журналы и так далее, не связанные с выполнением пользователем должностных обязанностей.

7.4.9. Представлять доступ к электронной почте и/или к внешним ресурсам с использованием данных своей учетной записи третьим лицам, не являющимися сотрудниками СП.

7.4.10. Работать от имени другого пользователя (если это не предусмотрено должностными обязанностями), осуществлять несанкционированный доступ к информации, ему не предназначенным, предпринимать другие действия, приводящие к незаконному просмотру, копированию, модификации или удалению информации.

7.5. При нарушении пункта 7.4 настоящих правил пользователь без предупреждения может быть отключен от электронной почты и/или сети Интернет, о чем информируется его непосредственный руководитель.

8. Взаимодействие руководителей СП с уполномоченным учреждением

8.1. Руководителю СП в начале года уполномоченным учреждением направляется перечень ТО, эксплуатируемого в данном СП.

8.2. По результатам проведения ежегодной инвентаризации уполномоченное учреждение направляет руководителю СП информацию о предъявленном пользователями ТО и перечень ТО, закрепленного за СП, но не предъявленного пользователями.

8.3. Руководитель СП обязан предпринять меры для установления место положения непредъявленного ТО.

8.4. При приеме на работу, увольнении или переводе сотрудника СП руководитель не позднее, чем за 3 рабочих дня направляет в уполномоченное учреждение по электронной почте на адрес: secret@admsurgut.ru следующую информацию:

- данные по пользователю (Ф.И.О., должность, отдел. N кабинета);

- прием на работу/увольнение (перевод);

- дата выхода на работу/дата последнего рабочего дня.

8.5. На основании полученных данных сотрудниками уполномоченного учреждения инициируются работы по подготовке к выдаче или изъятию ТО, созданию или закрытию электронной почты, подключению или закрытию доступа к системам и сервисам, аннулирования сертификата электронной подписи.

8.6. Информация о несданном ТО сотрудником СП при увольнении доводится до руководителя СП.

8.7. В случае не сдачи ТО сотрудником СП при увольнении или не установлении места нахождения непредъявленного при инвентаризации ТО, уполномоченное учреждение информирует о данном факте представителя нанимателя (работодателя) для принятия им решения о возмещении ущерба работником в соответствии со статьями 247, 248 Трудового кодекса Российской Федерации.

8.8. Размер ущерба, причиненного уполномоченному учреждению при утрате ТО, для определения ущерба за счет виновного лица, определяется по рыночной стоимости ТО.

9. Ответственность

9.1. За нарушение настоящих правил лица, допустившие нарушения, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

9.2. Пользователь, эксплуатирующий ТО, несет ответственность за соблюдение режимов эксплуатации и работоспособность закрепленного за ним ТО, его сохранностью.

9.3. В случае порчи или выхода из строя ТО по вине пользователя и установления его вины в причинении вреда муниципальному имуществу, ремонт и/или замена ТО производится за счет пользователя.

9.4. Для установления вины пользователя по фактам порчи или выхода из строя ТО, определения размеров причиненного ущерба и причин его возникновения представителем нанимателя (работодателем) проводится проверка.

Для проведения проверки представитель нанимателя (работодатель) имеет право создать комиссию с включением в ее состав представителей СП, в котором эксплуатировалось данное ТО, управления бюджетного учёта и отчётности, управление кадров и муниципальной службы, уполномоченное учреждение.

9.5. Комиссия на основе имеющихся доказательств устанавливает наличие или отсутствие вины работника в причинении ущерба имуществу уполномоченного учреждения.

Размер причиненного ущерба устанавливается в соответствии с пунктом 8.8 настоящих правил.

9.6. Результаты работы комиссии и размер причиненного вреда доводятся до сведения представителя нанимателя (работодателя) для принятия им решения о возмещении ущерба конкретного работника по каждому установленному факту порчи или выхода из строя ТО по вине пользователя.

9.7. Ежеквартально информация об установленных фактах порчи или выхода из строя ТО по вине пользователя и выводы комиссии доводятся до заместителя главы Администрации города, курирующего уполномоченное учреждение и заместителей главы Администрации города, курирующих подразделения, в которых были установлены факты порчи или выхода из строя ТО по вине пользователя.

9.8. Контроль за исполнением настоящих правил пользователями СП возлагается на руководителей СП и сотрудников уполномоченного учреждения.