Приложение 2. Положение о рабочей группе по приему документов организаций, прекративших свою деятельность и не передавших документы в муниципальный архив

Приложение 2
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 4 октября 2013 г. N 3463

Положение
о рабочей группе по приему документов организаций, прекративших свою деятельность и не передавших документы в муниципальный архив

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет порядок деятельности рабочей группы по приему документов организаций, прекративших свою деятельность и не передавших документы в муниципальный архив (далее - рабочая группа) в соответствии с п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", для проведения практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке документов к передаче на хранение в архивный отдел Администрации города (далее - архивный отдел), описанию документов с истекшими сроками хранения.

Объектом деятельности рабочей группы являются документы по личному составу негосударственных организаций, прекративших свою деятельность и не являющихся источником комплектования архивного отдела.

1.2. Рабочая группа в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, а также настоящим положением.

1.3. В состав рабочей группы входят руководитель рабочей группы, заместитель рабочей группы, секретарь рабочей группы и члены рабочей группы. При условии отсутствия одного из членов рабочей группы его обязанности исполняет представитель, включенный в резервный состав рабочей группы. В качестве консультантов на заседания рабочей группы могут приглашаться специалисты в области документоведения, а также бывшие работники организаций, чьи документы подлежат передаче на муниципальное хранение.

1.4. Рабочая группа является совещательным органом. Решения рабочей группы по вопросам, отнесенным к ее ведению, оформляются протоколом, который подписывается руководителем рабочей группы.

2. Основные задачи

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке документов к передаче на муниципальное хранение.

2.2. Организация и проведение подготовки документов к передаче на архивное хранение.

2.3. Составление, рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек, актов приема-передачи документов в архивный отдел, утверждение описей документов по личному составу после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - ЭПМК Службы по делам архивов автономного округа).

3. Основные функции

В соответствии с возложенными на нее задачами рабочая группа выполняет следующие функции:

3.1. Проводит отбор документов по личному составу в соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, обязательным просмотром дел.

3.2. Рассматривает и принимает решения об одобрении, а также представляет на утверждение ЭПМК Службы по делам архивов автономного округа:

- описи дел по личному составу,

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- акты о неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.3. Рассматривает вопрос о формировании и оформлении документов, принимаемых в архивный отдел.

4. Права

Рабочая группа имеет право:

4.1. Запрашивать и получать письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов по личному составу у бывших руководителей организаций.

4.2. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов представителей организаций, чьи документы подлежат передаче на муниципальное хранение.

4.3. Информировать вышестоящее руководство по вопросам, относящимся к компетенции рабочей группы.

5. Организация работы

5.1. Деятельность рабочей группы организует руководитель рабочей группы, а в случае его отсутствия - заместитель руководителя рабочей группы. В случае отсутствия руководителя и заместителя рабочей группы функции руководителя выполняет член рабочей группы, избранный простым большинством голосов присутствующих на заседании членов рабочей группы.

5.2. Руководитель рабочей группы:

- возглавляет рабочую группу;

- ведет заседания рабочей группы;

- подписывает протоколы заседаний рабочей группы.

5.3. Секретарь рабочей группы осуществляет текущую организационную работу, ведет документацию, извещает о повестке дня членов рабочей группы и приглашенных на заседание лиц, рассылает проекты документов, подлежащих обсуждению, организует подготовку заседаний рабочей группы.

5.4. Основной формой деятельности рабочей группы являются заседания, проводимые по мере необходимости.

5.5. Повестка дня заседания формируется секретарем рабочей группы и утверждается членами рабочей группы.

5.6. Заседание рабочей группы считается правомочным, если на нем присутствовало не менее половины от списочного состава членов рабочей группы.

5.7. Решения рабочей группы принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов рабочей группы путем открытого голосования. В случае равенства голосов решающим является голос руководителя рабочей группы.

5.8. Решения рабочей группы оформляются протоколом, который подписывается руководителем и секретарем рабочей группы, присутствующими на заседании, и рассылается членам рабочей группы и заинтересованным лицам в течение трех рабочих дней со дня заседания рабочей группы.

Члены рабочей группы имеют право выражать особое мнение по рассматриваемым вопросам, которое заносится в протокол или приобщается к протоколу в письменной форме.

5.9. При необходимости решения рабочей группы могут быть приняты путем проведения письменного опроса их членов с оформлением соответствующего протокола.

5.10. На заседаниях рабочей группы могут присутствовать приглашенные представители предприятий, организаций, чьи документы подлежат передаче на муниципальное хранение.

5.11. Члены рабочей группы имеют право выносить на заседания отдельные вопросы и обращения, требующие принятия коллегиального решения по рассматриваемым вопросам.

5.12. Материалы, подготовленные к заседанию рабочей группы, представляются членам рабочей группы не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения заседания.

5.13. Оригиналы протоколов заседаний хранятся секретарем рабочей группы.

5.14. Рабочая группа прекращает свою деятельность на основании распоряжения Администрации города.