Приложение 1. Положение о системе управления проектной деятельностью

Приложение 1
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 9 августа 2016 г. N 1477

Положение
о системе управления проектной деятельностью

1. Общие положения

1.1. Положение о системе управления проектной деятельностью в Администрации города (далее - положение) определяет условия и порядок организации проектного управления в Администрации города, исполнительно-распорядительном органе муниципального образования городской округ город Сургут.

1.2. Система управления проектной деятельностью внедряется с целью обеспечения:

- достижения результатов, запланированных Администрацией города;

- сокращения сроков достижения результатов;

- эффективного использования временных, человеческих и финансовых ресурсов, выделяемых для реализации проектов;

- прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений;

- повышения эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия органов местного самоуправления, а также взаимодействия органов местного самоуправления с гражданами и организациями.

2. Основные понятия и термины

2.1. Администратор проекта - должностное лицо, отвечающее за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение управленческих документов по проекту, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проекта.

2.2. Должностное лицо - работник Администрации города, представитель муниципальной организации, учредителем которой является Администрация города.

2.3. Жизненный цикл проекта - последовательность логически взаимосвязанных и выделяемых для унификации методов планирования и контроля стадий проекта (инициация, планирование, реализация, закрытие проекта, постпроект), в результате завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

2.4. Заказчик проекта - структурное подразделение Администрации города, муниципальная организация, учредителем которой является Администрация города, к установленной сфере деятельности которых относится реализация проекта, заинтересованные в выполнении проекта и получении его продукта.

2.5. Инициатор проекта - Глава города, заместители главы Администрации города, структурное подразделение Администрации города, муниципальная организация, учредителем которой является Администрация города, направляющие предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта.

2.6. Исполнитель - лицо, ответственное за непосредственное выполнение работ проекта.

2.7. Итоговый отчет - документ, содержащий оценку успешности проекта (в том числе степень достижения цели проекта, соблюдение сроков выполнения и бюджета проекта), обобщенный опыт, рекомендации по итогам реализации проекта, оценку качества работы и взаимодействия представителей команды проекта.

2.8. Календарный план - документ, содержащий перечень необходимых для реализации проекта работ и контрольных точек, их плановые даты, сведения об исполнителях.

2.9. Ключевые параметры проекта - сведения о проекте, которые должны быть указаны в паспорте проекта, включая наименование проекта, основание для инициации, цель (цели), задачи, результаты, состав команды проекта, с указанием ответственности и обязанностей, план контрольных точек проекта, бюджет проекта и источники финансирования расходов, риски проекта.

2.10. Команда проекта - совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для планирования и выполнения работ, включая формирование отчетности по проекту. Состав команды проекта указывается в паспорте проекта.

2.11. Контрольная точка (веха) - событие проекта, отражающее достижение заданного в календарном плане результата проекта (промежуточного или конечного) и(или) начало или завершение определенного объема работы, характеризующееся датой и критериями достижения и используемое для контроля выполнения проекта.

2.12. Куратор проекта - должностное лицо, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и решение вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя проекта.

2.13. Ответственный за мониторинг - лицо, которое отслеживает общественно значимый эффект от реализации проекта. Функции ответственного за мониторинг возлагаются на заказчика проекта.

2.14. Паспорт проекта - документ, содержащий информацию о проекте, в том числе о ключевых параметрах проекта, утверждаемый правовым актом Администрации города.

2.15. Портфель проектов - совокупность проектов, объединенных для эффективного достижения целей в условиях ресурсных ограничений.

2.16. Продукт проекта - измеримый уникальный результат, получаемый по итогам реализации проекта, который должен соответствовать требованиям заказчика проекта.

2.17. Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, реализуемых в условиях временных и ресурсных ограничений, направленный на создание уникального результата.

2.18. Проектная деятельность - деятельность, осуществляемая в виде проектов, которые могут объединяться в портфели проектов, и включающая связанные мероприятия.

2.19. Проектный комитет - орган, координирующий проектную деятельность в Администрации города, принимающий решения и дающий поручения в части планирования и контроля проектной деятельности.

2.20. Проектный офис - координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью, организующий планирование, реализацию и контроль проектной деятельности в Администрации города.

2.21. Процесс - структурированная последовательность работ, характеризующаяся повторяемостью и направленная на реализацию определенных функций и достижение целей.

2.22. Рабочая группа - исполнители, объединенные во временную организационную структуру для выполнения работ по определенному направлению деятельности.

2.23. Результат проекта - измеримый эффект, получаемый при реализации проекта.

2.24. Риск проекта - вероятностное событие, которое может оказать позитивное или негативное воздействие на стоимость, сроки, качество и (или) иные параметры проекта.

2.25. Руководитель портфеля проектов - должностное лицо, отвечающее за достижение целей портфеля проекта и осуществляющее непосредственное управление портфелем проектов.

2.26. Руководитель проекта - должностное лицо, отвечающее за достижение целей проекта и осуществляющее непосредственное управление проектом.

2.27. Руководитель рабочей группы - должностное лицо, которое организует работу группы специалистов по одному из направлений.

2.28. Система управления проектной деятельностью - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для определения целей проектной деятельности и обеспечения эффективной реализации процессов управления, необходимых для достижения поставленных целей.

2.29. Статус-отчет - документ, содержащий информацию о текущем состоянии проекта, в том числе о достижении промежуточных результатов и контрольных точек проекта, рисках проекта и способах их минимизации.

2.30. Управление портфелем проектов - деятельность по формированию, оптимизации, мониторингу, контролю, а также управлению изменениями портфеля проектов.

2.31. Управление проектом - планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на всех стадиях жизненного цикла проекта, направленные на достижение цели проекта.

2.32. Управление проектной деятельностью (проектное управление) - планирование, организация и контроль деятельности, осуществляемой в виде проектов (портфелей проектов), в том числе установление основополагающих принципов и правил проектной деятельности.

2.33. Управленческие документы по проекту - документы, сопровождающие управление проектной деятельностью. К управленческим документам относятся в том числе паспорт проекта, календарный план проекта, итоговый отчет по проекту, статус-отчет, запрос на изменения по проекту.

2.34. Управляющий комитет - совокупность лиц, входящих в состав команды проекта (включающая в том числе куратора проекта, представителя заказчика проекта и руководителя проекта), осуществляющих контроль реализации проекта и принимающих решения по вопросам, выходящим за пределы полномочий руководителя проекта.

2.35. Цель проекта - запланированное событие, для достижения которого в выбранном интервале времени осуществляется проект.

3. Участники проектно-ориентированной деятельности

3.1. Участниками проектно-ориентированной системы управления являются структурные подразделения Администрации города, должностные лица, иные физические и юридические лица, которые участвуют в управлении проектно-ориентированной деятельностью и ее реализации.

3.2. Участники проектно-ориентированной деятельности выполняют функции:

3.2.1. Исполнителя (своевременное и качественное выполнение работ проекта, предусмотренных календарным планом, поручений; предоставление информации о статусе (ходе) выполнения работ и о достигнутых результатах).

3.2.2. Администратора проекта (содействие руководителю проекта в подготовке управленческих документов по проекту, в организации и контроле выполнения командой проекта запланированных работ и исполнении поручений, включая формирование отчетности по проекту (в том числе сбор фактических данных о статусе (ходе) выполнения работ); организация совещаний по проекту; ведение архива управленческих документов по проекту).

3.2.3. Руководителя рабочей группы (организация и контроль выполнения рабочей группой работ проекта, включая подготовку отчетности).

3.2.4. Руководителя проекта (планирование реализации проекта, в том числе подготовка паспорта проекта, организация подготовки командой проекта календарного плана; организация и контроль выполнения командой проекта работ проекта, включая подготовку промежуточной и итоговой отчетности, планирование постпректного мониторинга).

3.2.5. Руководителя портфеля проектов (организация работ в рамках портфеля проектов для достижения целей, определенных для портфеля проектов; контроль достижения целей портфеля).

3.2.6. Заказчика проекта (определение требований к продукту проекта; согласование паспорта, календарного плана, итогового отчета по проекту).

3.2.7. Куратора проекта (обеспечение проекта ресурсами; утверждение паспорта, календарного плана, итогового отчета по проекту).

3.2.8. Управляющего комитета (согласование управленческих документов по проекту; контроль реализации проекта; приемка продукта проекта).

3.2.9. Проектного офиса.

3.2.10. Проектного комитета.

3.3. Совокупность участников проектно-ориентированной деятельности, а также взаимосвязей между ними и иными лицами составляет организационную структуру системы управления проектно-ориентированной деятельностью. Организационная структура системы управления проектно-ориентированной деятельностью представлена в схеме 1 настоящего положения.

4. Объекты управления проектно-ориентированной деятельностью

4.1. Выделяются следующие объекты управления проектно-ориентированной деятельностью:

4.1.1. Проект.

4.1.2. Портфель проектов.

4.2. Цикл управления проектом состоит из пяти стадий: инициация проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта, постпроект, три из которых (планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта) относятся к жизненному циклу проекта. Описание стадий управления проектом приведено в разделах 5 - 9 настоящего положения. Последовательность жизненного цикла проекта представлена в схеме 2 настоящего положения.

4.3. Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта формирует инициатор проекта.

4.4. Решение о реализации комплекса мероприятий как проекта принимается в порядке, установленном настоящим положением, при наличии одного и(или) нескольких факторов:

4.4.1. Комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности органа местного самоуправления, такие как изменение организационной структуры, процессов управления и так далее.

4.4.2. Комплекс мероприятий ограничен во времени и установлена четкая дата их окончания.

4.4.3. Комплекс мероприятий относится к полномочиям нескольких структурных подразделений Администрации города.

4.4.4. Комплекс мероприятий связан с уникальными условиями, например: временный состав команды проекта, члены которой в регулярных условиях не работают вместе; специфический, отличающийся особой сложностью, набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ.

4.4.5. Комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределенности, требующей повышенного внимания к работе с рисками.

4.5. Проектный комитет определяет возможность реализации комплекса мероприятий в качестве проекта с учетом требований подпунктов 4.4.1. - 4.4.5. раздела 4 настоящего положения.

4.6. Предложения о формировании портфеля проектов готовят: проектный комитет, проектный офис, инициатор проекта. Утверждает состав портфеля проектов проектный комитет. Описание управления портфелем проектов приведено в разделе 10 настоящего положения.

4.7. Один и тот же проект не может быть включен в несколько портфелей проектов.

5. Инициация проекта

5.1. Задачей инициации является принятие решения о запуске проекта, то есть решения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, назначение куратора и руководителя проекта.

Контрольной точкой, определяющей завершение инициации проекта, является решение о результатах рассмотрения проектной инициативы, принятое в порядке, установленном приложением 2 к настоящему распоряжению.

5.2. Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться правовые акты, поручения, служебные письма содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий и(или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта.

Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде проектной инициативы, подготовленной в соответствии с требованиями, установленными в приложении 2 к настоящему распоряжению, и направляется инициатором проекта в проектный офис.

Проектный офис в зависимости от отраслевой принадлежности проекта может устанавливать требования к предоставлению инициатором проекта одновременно с проектной инициативой иных документов, необходимых для ее рассмотрения.

5.3. Инициатор проекта в случае принятия решения о запуске проекта, как правило выступает в роли его заказчика.

5.4. Поступившие проектные инициативы регистрирует проектный офис в реестре проектных инициатив.

5.5. Проектный офис рассматривает проектную инициативу, определяя ее соответствие документам стратегического планирования муниципального образования городской округ Сургут, действующей методологии управления проектной деятельностью.

5.6. Проектный офис направляет проектную инициативу для оценки целесообразности, экономической эффективности реализации проекта в структурное подразделение Администрации города, к установленной сфере деятельности которого относится проектная инициатива, иные органы, организации.

5.7. По результатам рассмотрения проектной инициативы проектный офис согласовывает или не согласовывает проектную инициативу.

5.8. В случае согласования проектной инициативы проектный офис направляет проектную инициативу на рассмотрение проектному комитету.

5.9. Если проектная инициатива не согласована, проектный офис возвращает проектную инициативу инициатору проекта для доработки или отклоняет проектную инициативу с указанием причин отклонения. В отдельных случаях по решению руководителя проектного офиса проектная инициатива передается в проектный комитет.

5.10. По результатам рассмотрения проектной инициативы проектный комитет принимает одно из следующих решений:

- принять проектную инициативу, принять решение о запуске проекта;

- возвратить проектную инициативу инициатору проекта для доработки;

- отклонить проектную инициативу.

5.1. Проектный офис уведомляет инициатора проекта о принятом проектным комитетом решении.

6. Стадия планирования проекта

6.1. Задачей стадии планирования проекта является определение набора работ, выполнение которого позволит получить продукт проекта и обеспечит достижение цели проекта, а также распределение выделенных ресурсов между работами проекта.

6.2. Стадия планирования завершается утверждением паспорта проекта и календарного плана проекта.

6.3. Руководитель проекта после утверждения запуска проекта обеспечивает оформление паспорта проекта, согласовывает с заказчиком проекта и заинтересованными лицами и направляет на рассмотрение в проектный офис. Паспорт проекта утверждается распоряжением Администрации города.

6.4. Согласованный заинтересованными лицами, куратором проекта и утвержденный распоряжением Администрации города паспорт проекта является основанием для включения указанных в нем физических и юридических лиц в состав команды проекта. На основании утвержденного паспорта проекта руководитель проекта имеет право привлекать к выполнению работ по проекту указанных в нем участников команды проекта, запрашивать информацию, документы, непосредственно связанные с осуществляемой деятельностью. Лица, включенные в команду проекта, в рамках деятельности по реализации проекта подчиняются руководителю проекта.

6.5. На основании утвержденного паспорта руководитель проекта совместно с командой проекта готовит календарный план проекта, осуществляет его согласование с заказчиком проекта, проектным офисом и иными лицами, а также обеспечивает его утверждение куратором проекта.

6.6. Проектный офис рассматривает календарный план проекта на соответствие требованиям методологии проектного управления.

6.7. Утверждение основных управленческих документов по проекту (паспорта проекта и календарного плана проекта) означает переход к стадии реализации проекта.

7. Стадия реализации проекта

7.1. Задачей стадии реализации проекта является выполнение предусмотренных календарным планом работ проекта. Контрольной точкой стадии реализации проекта является принятие проектным комитетом продукта проекта (итоговых результатов проекта).

7.2. На стадии реализации проекта руководитель проекта организует выполнение работ по проекту, в том числе осуществляет постановку задач исполнителям в соответствии с календарным планом проекта, проводит регулярные совещания команды проекта, осуществляет контроль соблюдения сроков и качества выполнения работ.

7.3. Исполнители представляют руководителю проекта сведения о статусе (ходе) выполнения работ, в том числе информацию о степени завершения работ, фактических темпах выполнения, возникших проблемах, отклонениях от календарного плана.

7.4. Руководитель проекта осуществляет анализ полученных сведений, выявляет причины и определяет значимость отклонений фактических показателей от запланированных, принимает решение о методах воздействия на отклонения, вносит данные об исполнении в статус-отчет по проекту. Периодичность подготовки статус-отчета определяет проектный офис и указывает в паспорте проекта.

7.5. По завершении отдельных этапов проекта руководитель организует приемку результатов работ над проектом, по итогам приемки готовит отчет о завершении этапа проекта. Утверждение отчета о завершении этапа проекта куратором проекта означает, что результаты этапа приняты.

7.6. В ходе реализации проекта куратором проекта осуществляется оценка участников проектной деятельности в целях принятия в отношении указанных лиц кадровых решений, решений о применении мер стимулирующего характера.

7.7. Проектный комитет осуществляет контроль достижения промежуточных результатов, указанных в паспорте проекта. При необходимости принимает решения по вопросам, выходящим за пределы полномочий отдельных членов проектного комитета, в том числе вносит изменения в управленческие документы по проекту.

7.8. Проектный офис осуществляет контроль соблюдения показателей проекта, утвержденных в паспорте проекта и календарном плане проекта. Проектный офис вправе рекомендовать руководителю проекта внести изменения в управленческие документы по проекту.

7.9. В случае несоответствия фактических результатов и показателей запланированным, которое приводит к сдвигу контрольных точек, изменению бюджета проекта, ухудшению качества продукта проекта, решение о продолжении работ выносится на рассмотрение проектного комитета.

7.10. Проектный комитет рассматривает результаты анализа промежуточных результатов и показателей проекта, оценивает целесообразность дальнейшей реализации проекта, принимает решение о продолжении, приостановлении проекта или досрочном закрытии проекта.

Прекращение проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

Приостановление проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

7.11. В случае выполнения всех работ проекта и достижения его цели проектный комитет принимает решение о переходе к приемке продукта проекта.

7.12. Для перехода на стадию закрытия проекта проектный комитет осуществляет приемку продукта проекта, подписывает соответствующие документы. При этом участие заказчика в приемке продукта проекта является обязательным.

8. Стадия закрытия проекта

8.1. Задачей стадии закрытия проекта является подведение итогов реализации проекта, официальное закрытие проекта.

8.2. После осуществления приемки продукта проекта, руководитель проекта приступает к закрытию проекта.

8.3. Команда проекта подводит итоги проекта: разрабатывает итоговый отчет по проекту, а также готовит план постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта.

8.4. План постпроектного мониторинга должен содержать:

- перечень мероприятий, которые необходимо осуществить для определения эффекта от реализации проекта;

- сроки выполнения мероприятий;

- ответственного за проведение мониторинга.

8.5. Итоговый отчет по проекту и план постпроектного мониторинга согласовываются заказчиком проекта. Итоговый отчет по проекту утверждается куратором проекта.

8.6. Принятие решения о закрытии проекта означает освобождение участников команды проекта от выполнения проектных ролей.

8.7. Завершением стадии закрытия является принятие решения о закрытии проекта и передача архива проекта на хранение в проектный офис.

8.8. Подготовка и передача архива проекта, в том числе итогового отчета, на хранение в проектный офис осуществляются администратором проекта в течение десяти рабочих дней с момента принятия решения о закрытии проекта.

9. Постпроект

9.1. В течение указанного в плане постпроектного мониторинга периода ответственный за мониторинг выполняет мероприятия, запланированные в плане постпроектного мониторинга.

9.2. По итогам завершения стадии постпроектного мониторинга ответственный за мониторинг готовит и направляет в проектный офис отчет по постпроектному мониторингу общественно значимого эффекта от реализации проекта.

9.3. Проектный офис рассматривает результаты постпроектного мониторинга, изложенные в отчете, и передает на рассмотрение проектному комитету.

10. Процессы управления портфелем проектов

10.1. Процессы управления портфелем проектов осуществляются в виде последовательного выполнения стадий портфеля проектов: обеспечение, формирование, а также мониторинг и контроль.

10.2. Обеспечение - это стадия управления портфелем проектов, задачей которой является определение уникальных для каждого портфеля проектов требований к результатам портфеля проектов, включая целевые показатели, а также процедур управления портфелем проектов и процедур оценки портфеля проектов.

Под целевыми показателями портфеля проектов понимаются заданные характеристики, отражающие ожидаемый уровень выполнения задач реализации стратегии социально-экономического развития города в результате управления портфелем проектов.

10.3. Формирование - стадия управления портфелем проектов, задачей которой является утверждение оптимального с точки зрения определенных на стадии обеспечения требований и ограничений состава проектов в портфеле проектов.

10.4. Мониторинг и контроль - стадия управления портфелем проектов, задачей которой является регулярный мониторинг и контроль достижения целевых показателей портфеля проектов.

Схема 1

Организационная структура системы управления проектно-ориентированной деятельностью Проектный комитет

                              /-----------------\

                              |Проектный комитет|

                              \-----------------/

   /-----------------------------------|

   |                          /-----------------\

   |                          |   Руководитель   |

   |  / - - - - - - - - -- --|портфеля проектов |

   |  |                       \------------------/

   |                                   |             /---------------\

   |  |                                |    /--------|Команда проекта|

   |                                   |    |        \---------------/

   |  |                                |    |

   |           /---------------------------------------------------------\

   |  |        |                                     /-------------------\|

 /-----\     |                              /------|Управляющий комитет||      /---------\

 |       |     |                              |      \-------------------/|      |         |

 |Проект-|     | /-------------------------------------------\            |      | Внешние |

 |  ный  |     | | /----------------\      /---------------\ |            |      |организа-|

 | офис  |     | | |Заказчик проекта|- --|Куратор проекта| |            |      |   ции   |

 |       |     | | \----------------/      \---------------/ |            |      |         |

 |       |- -| |                            |              |            | - -|         |

 |       |     | |             /-------------------\        |            |      |         |

 |       |     | |             |Руководитель проекта|        |            |      |         |

 |       |     | |             \--------------------/        |            |      |         |

 |       |     | \---------------+------+-------+------------/            |      |         |

 |       |     |                 |      |       |                         |      \---------/

 |       |     |                 |      |       |                         |

 \-------/     |                 |      |       |                         |

               |   /--------------\    |  /------------\                |

               |   |     Группа    |    |  |Администратор|                |

               |   |  планирования |    |  |   проекта   |                |

               |   |    проекта    |    |  \-----------/                |

               |   \---------------/    |              |                  |

               |            /- -- - - - | - - - -/                        |

               |            |           |              |                  |

               |                 /--------------\                         |

               |            |    |              |      |                  |

               |   /---------------\     /----------------\           |

               |   | Рабочая группа  |     |  Рабочая группа  |           |

               |   |по направлению...|     |по направлению ...|           |

               |   \-----------------/     \------------------/           |

               \----------------------------------------------------------/

    ----- прямая подчиненность

   - - - информационное взаимодействие

Схема 2

Последовательность жизненного цикла проекта

Стадии

Инициация

Планирование

Реализация

Закрытие

Постпроект

Основные шаги стадий

оформление предложения, подготовка обоснований

рассмотрение предложения

разработка управленческих документов по проекту

согласование управленческих документов по проекту

выполнение работ для получения продукта проекта

подведение итогов проекта

рассмотрение итогов проекта

мониторинг эффектов от реализации проекта

подготовка отчета о результатах мониторинга

контроль показателей проекта

Контрольные точки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1	Поступила проектная инициатива	4	Утверждены паспорт проекта и календарный план проекта	7	Проект закрыт
2	Осуществлен запуск проекта	5	Принят продукт проекта	8	Постпроектный мониторинг завершен
3	Разработаны паспорт проекта и календарный план проекта	6	Подготовлен итоговый отчет	9	Подведены итоги постпроектного мониторинга