Раздел 6. Порядок прохождения и оформления документов

Раздел 6. Порядок прохождения и оформления документов

6.1. При составлении и оформлении документов работники органов администрации района руководствуются следующими основными требованиями:

- документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между органами администрации района бланк может не использоваться;

- для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

- к документам объёмом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нём информации.

Отправляемому документу присваивается исходящий номер и указывается дата.

6.2. В документах-ответах указываются номер и дата документа, на который даётся ответ.

6.3. Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с полномочиями. При подписании документов указываются должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путём проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего органа администрации района, комиссии с обязательной визой должностного лица.

6.4. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа.

6.5. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учётных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

6.6. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

Главам городских и сельских поселений Сургутского района

6.7. При направлении документа в орган администрации района, подразделение Администрации автономного округа или организацию их наименование пишут в именительном падеже, например:

Департамент государственной собственности Администрации Ханты-Мансийского автономного округа

6.8. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:

Петровой А.А. ул. Мира, д. 7, кв. 4, д. Лямина, с.п. Лямина, Сургутский район, 628520

6.9. Документ, как правило, не должен содержать более четырёх адресатов. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.

6.10. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз. (при этом на первом листе прилагаемого текста указывается: приложение к письму от ____ _________ 2012 N ____).

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

6.11. Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

6.12. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЁН (Утверждено, Утверждена, Утверждены), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации Сургутского района от 08.03.2009 N 154р

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы

Сургутского района

Личная подпись      И.И. Петров

Дата.

Гриф согласования документа располагается в левом нижнем углу документа.

6.13. Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо администрации

Сургутского района

от 28.03.2009 N 454.

6.14. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник правового управления

Личная подпись       И.И. Петров

Дата

6.15. При наличии замечаний (предложений, заключений) к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л.

Начальник правового управления

Личная подпись       И.И. Петров

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

6.16. Служебная корреспонденция, подписанная главой района или лицом, исполняющим его обязанности, заместителями главы администрации района, управляющим делами, регистрируется в управлении по организации деятельности администрации района. Органы администрации района ведут самостоятельное делопроизводство по своей переписке и статусу, исходя из требований настоящей Инструкции. В случае, если заместитель главы администрации района совмещает должность руководителя органа администрации района, делопроизводство ведётся этим органом самостоятельно в соответствии с настоящей Инструкцией.