Раздел 9. Формирование дел

Раздел 9. Формирование дел

9.1. Документы формируются в дела в строгом соответствии с утверждённой номенклатурой.

9.2. При формировании дел необходимо выполнять следующие правила:

- в деле размещаются только подлинные документы;

- в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублирующих экземпляров и документов, подлежащих возврату;

- документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются;

- документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х см;

- дела документов с постоянным сроком хранения формируются только из первых экземпляров документа;

- документы администрации района группируются в дела за один календарный год. Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки работников, книги учёта движения трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.

9.3. Расположение документов внутри дел производится в логической последовательности решения того, или иного вопроса, по хронологии того или иного вопроса, по хронологии (даты поступления или подписания).

9.4. В администрации района создаются и отдельно формируются следующие виды постановлений, распоряжений:

9.4.1. Постановления, распоряжения по основной деятельности постоянного хранения.

9.4.2. Распоряжения по личному составу (о приёме, увольнении и перемещении, аттестации, доплатам, изменении фамилии) срок хранения 75 лет.

9.4.3. Распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, поощрениях, взысканиях) - срок хранения 5 лет.

9.5. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

9.6. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела. Заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению - срок хранения 5 лет.

9.7. Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Документ - ответ помещается за документом - запросом.

9.8. Справки, информации, отчёты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность администрации района, формируются в самостоятельное дело со сроком хранения "Постоянно".

9.9. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов администрации района, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов и передачу дел в архив.

9.10. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией администрации района (ЭК). Она назначается распоряжением администрации района, в состав комиссии входит управляющий делами - председатель комиссии, секретарь комиссии и три члена комиссии. Комиссия руководствуется в работе методическими указаниями архивных учреждений. Основанием при отборе дел на постоянное хранение и уничтожение является перечень типовых документов, образующихся в деятельности администрации района, с указанием сроков хранения и сводная номенклатура дел администрации района.

9.11. Отбор документов к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 5 к Инструкции. Акты рассматриваются ЭК администрации района, подписываются председателем ЭК и утверждаются главой района. Уничтожение включённых в акт документов производится администрацией района после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

9.12. Оформление дел включает в себя оформление реквизитов обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление листа - заверителя дела. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются или переплетаются в твёрдую обложку, листы нумеруются чёрным графитным карандашом в правом верхнем углу.

В конце дела на отдельном листе составляется заверительная подпись, на обложке указывается количество листов в деле.

9.13. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощённо: они не подшиваются, листы не нумеруются, но на обложках должен быть чёткий заголовок, срок хранения и индекс по номенклатуре.

9.14. По окончании делопроизводственного года в органах администрации района на обложки дел постоянного и временного хранения вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности документов в деле, а также производится отбор дел постоянного хранения, подлежащих включению в опись.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенный для передачи в архив, утверждается ЭК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства.

9.15. Опись ведётся единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заполняется по согласованию с архивным отделом.

9.16. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырёх экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, одобряется ЭК администрации района, после утверждения ЭК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры утверждается главой района (форма описи согласно приложению 6 к Инструкции).

9.17. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист. На титульном листе пишется официальное название организации фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчинённости с указанием дат и сокращёнными названиями (в круглых скобках), относящимся к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в администрации района по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за подписью главы района.

9.18. Описи по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с экспертной комиссией администрации района.

9.19. В администрации района ответственность за обеспечением сохранности документов возлагается на руководителей органов администрации района.

9.20. При смене работника, ответственного за архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приёма-передачи документов утверждается руководителем органа администрации района.

9.21. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения управляющего делами администрации района.

9.22. Дела постоянного хранения в течение 5 лет хранятся в администрации района, а затем сдаются на хранение в архивный отдел. Дела по личному составу хранятся в администрации района в течение сроков, установленных федеральным законом.