Раздел 5. Требования к тексту документа

Раздел 5. Требования к тексту документа

5.1. Тексты документов составляют на государственном языке Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

5.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решение, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть. Документы, содержащие информацию большого объёма и по различным вопросам следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

5.3. В правовых актах, в документах, адресованных главе района, заместителям главы администрации района, управляющему делами, руководителям органов администрации района (заявление, служебная, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.

5.4. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ( "постановляет", "решила"). В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ( "постановляем", "решили", "предлагаем").

5.5. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

5.6. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов и событий (акт, заключение, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ( "отдел осуществляет функции", "комиссия установила", "в состав управления входят").

5.7. В письмах используется форма изложения текста:

- от первого лица множественного числа ( "просим представить", "направляем для сведения");

- от первого лица единственного числа ( "считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ( "администрация не возражает", "управление считает возможным").

5.8. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем? (О ком?) "О выделении_", или "на N____ от ____ __________". К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

5.9. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) и события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждённого документа (план, инструкция, положение, отчёт) - дата утверждения.

5.10. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.03.2012. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты 05 марта 2012 года.

5.11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.

5.12. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагутину

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

И.Д. Краснову ул. Серова, д. 3 г. Лянтор, г.п. Лянтор Сургутский район Ханты-Мансийский автономный округ (Тюменская область) индекс

5.13. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилию, инициалы исполнителя, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дату, например:

Морозовой Н.В.

Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой.

                                                             Подпись              Дата

5.14. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (либо фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона.

Например:

Волынцев

23-12-31