Раздел 1. Общие положения

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах (далее - Инструкция) определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера, в том числе конфиденциального характера, порядок подготовки, согласования и принятия муниципальных правовых актов главы Сургутского района, администрации Сургутского района (далее - муниципальные правовые акты, правовые акты). Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт.

1.2. Порядок работы с секретными документами в администрации Сургутского района (далее - администрация района) устанавливается правовым актом администрации района.

1.3. Настоящая Инструкция обязательна для всех работников администрации района, отраслевых (функциональных) органов администрации района (далее - органы администрации района), муниципальных предприятий и учреждений Сургутского района.

Дисциплинарную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в органах администрации района и соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут их руководители.

1.4. Руководитель органа администрации района осуществляет непосредственное руководство деятельностью возглавляемым органом администрации района на основе единоначалия и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на орган администрации района задач и функций, за несоблюдение действующего законодательства, сохранность документов, находящихся в ведении возглавляемого органа администрации, за разглашение служебной информации, состояние трудовой и исполнительной дисциплины. Персональная ответственность руководителя органа администрации района устанавливается в его должностной инструкции.

1.5. Сведения, содержащиеся в проектах муниципальных правовых актов, иных документах на стадии их подготовки являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего с документами.

1.6. Об утрате документа работники немедленно сообщают об этом руководителю органа администрации района, управляющему делами администрации района (далее - управляющий делами). В этом случае руководителем органа администрации района назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами.

1.7. Выдача работниками администрации района, органов администрации района документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с письменного разрешения руководителей этих органов.

1.8. При обращении с документами, поступившими в администрацию района, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением служебных целей и перемещений.

1.9. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляется управлением по работе с поселениями и связям с общественностью по письменному разрешению (поручению) главы района, заместителей главы администрации района.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию непосредственного руководителя передаёт находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдаёт имеющиеся у него документы.

1.11. Делопроизводство в администрации района осуществляется управлением по организации деятельности администрации района, в органах администрации района - службами делопроизводства, а при их отсутствии - должностным лицом, определяемым руководителем органа администрации района.

1.12. На указанных работников возлагаются следующие основные функции:

- приём, учёт, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;

- передача корреспонденции на рассмотрение руководителю органа администрации района, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;

- контроль прохождения и сроков исполнения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства информации об исполнении и находящихся на исполнении документах;

- ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;

- оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

- выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников органа администрации района;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел на очередной год;

- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта об уничтожении документов временного хранения;

- составление номенклатуры дел;

- проведение инструктажа принятых в администрацию района, в органы администрации района работников по вопросам организации работы с документами.

1.13. Управление по организации деятельности администрации района осуществляет:

- организацию единой системы делопроизводства, документационного обслуживания деятельности администрации района, органов администрации района;

- проведение учёбы работников, подготовку рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства;

- контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в администрации района, органах администрации района.

1.14. Органы администрации района могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем органе.

1.15. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

- "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации района;

- "документ" - официальный документ, созданный администрацией района, её отраслевыми (функциональными) органами, муниципальными учреждениями или предприятиями Сургутского района, оформленный в установленном порядке и включённый в документооборот администрации района;

- "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

- "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации района, её отраслевых (функциональных) органах, с указанием сроков их хранения;

- "дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации района, её отраслевых (функциональных) органах;

- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе;

- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;

- "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- "электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определённым в законодательстве Российской Федерации, муниципальных правовых актах.