Раздел 2. Требования к организации документооборота

Раздел 2. Требования к организации документооборота

2.1. В документообороте выделяют следующие документации:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

2.2. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.

2.3. Документация, поступающая главе района и (или) в администрацию района принимается и регистрируется в приёмной главы района и (или) в органе администрации района, в который поступила данная корреспонденция.

Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации района, принимается и регистрируется в этих органах.

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы) и иные нерегистрируемые документы.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт по форме согласно приложению 2 к Инструкции в трёх экземплярах, один из которых остаётся в управлении по организации деятельности администрации района, другой приобщается к документу, третий направляется отправителю.

Конверты от поступивших документов уничтожению не подлежат.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

2.5. Документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных, проставляется штамп установленного образца в нижней правой части листа входящего документа.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 3 лет.

Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресату.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.6. Зарегистрированные в управлении по организации деятельности администрации района служебные документы направляются адресатам по принадлежности.

Отправка документов производится через управление по организации деятельности администрации района.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.7. Организация приёма и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.7.1. При приёме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники администрации района, органов администрации района руководствуются следующим:

- запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего органа.

2.7.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации района, осуществляется руководителями этих органов.

2.8. Органы администрации района самостоятельно ведут приём и учёт поступивших документов. Документы регистрируются в порядке, установленном в настоящем разделе. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками органов администрации района, подлежат обязательной регистрации.

2.9. Зарегистрированные документы передаются руководителю органа администрации района и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам органа администрации района. Подлинник документа направляется в орган администрации района, ответственный за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в орган администрации района, являющийся ответственным исполнителем, остальные органы администрации района получают копию документа. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.

Копии актов прокурорского реагирования (протестов, представлений), заключений или информации на проекты нормативных правовых актов главы района и администрации района органов прокуратуры и экспертных заключений органов государственной власти на нормативные правовые акты незамедлительно направляются в правовое управление администрации района.

2.10. Передача зарегистрированных документов из одного органа администрации района в другой производится с уведомлением лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями органов администрации района с соответствующим оформлением переадресования.