Приложение. Положение об управлении общего обеспечения деятельности Администрации города

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 16 мая 2006 г. N 1006

Положение
об управлении общего обеспечения деятельности
Администрации города

С изменениями и дополнениями от:

11 июня 2008 г.

1. Общие положения

1.1. Управление общего обеспечения деятельности Администрации города (далее - управление) является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городского округа город Сургут - Администрации города Сургута (далее - Администрация).

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательствами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом города Сургута, иными муниципальными правовыми актами города Сургута, а также настоящим Положением.

1.3. Управление не является юридическим лицом, имеет печать с собственным наименованием, соответствующие штампы и бланки, необходимые для его деятельности.

1.4. Местонахождение управления: Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Сургут, улица Энгельса, 8.

1.5. Финансирование расходов на содержание управления осуществляется за счет средств бюджета города в пределах утвержденных ассигнований.

2. Цели управления

Управление создано в целях реализации организационного и документационного обеспечения деятельности Администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Сургута от 11 июня 2008 г. N 1600 раздел 3 настоящего положения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Функции управления

3.1. Готовит проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию управления.

3.2. Ежеквартально готовит проект плана работы Администрации города на основании предложений, представленных структурными подразделениями, проект распоряжения об утверждении плана работы Администрации города и осуществляет контроль за его выполнением.

3.3. Готовит проект повестки дня аппаратного совещания Администрации города и передает его на подпись высшему должностному лицу, курирующему деятельность управления.

3.4. Уведомляет участников аппаратного совещания Администрации города о месте, времени его проведения в письменной форме или телефонограммой.

3.5. Ведет протокол аппаратного совещания Администрации города.

3.6. Осуществляет контроль за выполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах совещаний при высших должностных лицах Администрации, в случае, если участниками совещания являются представители структурных подразделений Администрации, общее руководство которыми осуществляется двумя и более высшими должностными лицами Администрации города.

3.7. Осуществляет посредством автоматизированной программы Lotus Notes общий контроль

3.7.1. За выполнением:

- муниципальных правовых актов;

- документов органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, поступающих в Администрацию города с контрольными сроками исполнения;

- постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города;

- поручений Главы города;

- поручений высших должностных лиц Администрации города;

- обращений депутатов Думы города;

- писем государственных органов;

- других писем и обращений.

3.7.2. За своевременным и полным рассмотрением обращений граждан. При необходимости разрабатывает и представляет предложения о принятии дополнительных мер по обеспечению их рассмотрения.

3.8. Вносит Главе города предложения о снятии с контроля и продлении сроков выполнения постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города.

3.9. Осуществляет подготовку ежемесячной информации о ходе выполнения распорядительных документов.

3.10. Готовит аналитический отчет Главе города по состоянию исполнения документов на 01 января и 01 июля текущего года.

3.11. Ежемесячно готовит информацию об исполнительской дисциплине.

3.12. Корректирует проекты постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города в соответствии с правилами и нормами русского языка, требованиями муниципальных правовых актов к оформлению служебной документации и своевременно представляет их на подпись Главе города и заместителям главы Администрации города.

3.13. Ведет запись граждан на прием к Главе города, высшим должностным лицам Администрации города.

3.14. Осуществляет учет и регистрацию писем и обращений граждан по учетно-контрольным карточкам с использованием электронного носителя.

3.15. Организует совместно с помощниками прием граждан по личным вопросам Главой города, первым заместителем главы Администрации города, заместителями главы Администрации города.

3.16. Организует в течение рабочего дня внутренний прием граждан по личным вопросам с привлечением специалистов структурных подразделений Администрации города и организаций города.

3.17. Анализирует обращения граждан, ежеквартально готовит информацию о количестве и характере обращений граждан Главе города, при необходимости готовит материал на их продление или снятие с контроля.

3.18. Осуществляет подготовку и проведение "прямой телефонной линии":

3.18.1. Ежемесячно составляет и представляет на утверждение высшему должностному лицу, курирующему деятельность соответствующего структурного подразделения Администрации города, график работы "прямой телефонной линии".

3.18.2. Ежемесячно передает утвержденный график для опубликования в информационно-аналитическое управление.

3.18.3. Ежемесячно рассылает утвержденный график должностным лицам, принимающим участие в работе "прямой телефонной линии".

3.19. Регистрирует обращения, поступившие в Администрацию города через стационарные ящики "Ваше мнение", контролирует их исполнение.

3.20. Изучает наградные материалы и представляет их для рассмотрения на заседании комиссии по наградам при Главе города.

3.21. Оформляет необходимые документы о представлении к награждению наградами и почетными званиями Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Тюменской области, наградами полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе.

3.22. Оформляет городские награды: звание "Почетный гражданин города Сургута", знак "За заслуги перед городом Сургутом", Почетную грамоту Главы города, Благодарственное письмо Администрации города.

3.23. Организует оформление и вручение благодарственных писем высших должностных лиц Администрации города.

3.24. Осуществляет организационное обеспечение деятельности комиссии по наградам при Главе города.

3.25. Осуществляет учет и контроль за вручением государственных наград Российской Федерации, своевременно отчитывается за вручение этих наград в соответствующий уполномоченный орган.

3.26. Осуществляет учет награжденных, формирует базу данных о награждении граждан города.

3.27. Обрабатывает поступающие, отправляемые и внутренние документы, ведет их регистрацию, информационно-справочную работу по документам посредством автоматизированной системы делопроизводства Lotus Notes.

3.28. Организует своевременное рассмотрение и подготовку поступающих документов на рассмотрение Главе города и высшим должностным лицам Администрации города.

3.29. Разрабатывает номенклатуру дел Администрации города, согласовывает ее с городским архивом, передает на утверждение Главе города.

3.30. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, организует оперативное хранение документов и сдает их в архив в соответствии с установленным порядком.

3.31. Организует обеспечение Администрации города и ее структурных подразделений необходимыми бланками, визитными и другими карточками, телефонными справочниками, иной печатной типографской продукцией. Организует изготовление вывесок на кабинеты.

3.32. Организовывает компьютерное изготовление, копирование, оперативное размножение документов, разработку и изготовление бланков документов.

3.33. Организует изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Администрации города.

3.34. Оформляет направления в гостиницу для командированных в Администрацию города.

3.35. Организует подписку на газеты и журналы для Администрации города и ее структурных подразделений.

3.36. Разрабатывает мероприятия (методические рекомендации, правила, положения и т.д.) по совершенствованию форм и методов работы с документами.

3.37. Вносит предложения о необходимости проведения обучающих семинаров в отношении специалистов приемных высших должностных лиц и руководителей структурных подразделений Администрации города, ответственных лиц за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

3.38. Проводит проверку состояния дел в структурных подразделениях Администрации города по вопросам, входящим в компетенцию управления, согласно графику, утвержденному высшим должностным лицом, курирующем деятельность управления.

3.39. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Главы города и высших должностных лиц Администрации города.

3.40. Координирует деятельность приемных руководителей структурных подразделений Администрации города, разрабатывает методические рекомендации по организации их деятельности.

3.41. Организует переписку Администрации города и ее структурных подразделений с Думой города.

3.42. Организует работу по составлению, изменению и дополнению списков кандидатов в присяжные заседатели Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.43. Осуществляет организационное и техническое обеспечение подготовки и проведения муниципальных выборов, местного референдума, выборов депутатов различного уровня.

3.44. Для реализации целей своего создания управление осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа город Сургут.

4. Структура управления

4.1. В состав управления входят следующие структурные подразделения:

- отдел наград;

- отдел по работе с обращениями граждан;

- отдел делопроизводства и контроля;

- отдел по обеспечению работы руководства.

4.2. Деятельность структурных подразделений управления осуществляется в соответствии с положениями о них, утверждаемыми приказами начальника управления.

5. Статус начальника управления

5.1. Управление возглавляет начальник управления, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города по представлению высшего должностного лица Администрации города, курирующего деятельность управления, если иное не установлено действующим законодательством или муниципальными правовыми актами.

5.2. Начальник управления осуществляет непосредственное руководство деятельностью управления на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление функций, за несоблюдение действующего законодательства, сохранность документов, находящихся в ведении управления, за разглашение служебной информации, состояние трудовой и исполнительной дисциплины.

5.3. Начальник управления:

5.3.1. Представляет на утверждение Главе города положение об управлении.

5.3.2. Утверждает положения об отделах управления.

5.3.3. Готовит проект штатного расписания и представляет его на утверждение Главе города.

5.3.4. Представляет Главе города предложения о замещении вакантных должностей работников управления, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

5.3.5. Дает работникам управления обязательные для них письменные или устные указания по вопросам, отнесенным к компетенции управления, контролирует их исполнение.

5.3.6. Проводит совещания по вопросам деятельности управления.

5.3.7. Направляет Главе города представления о поощрении или дисциплинарном взыскании работников управления.

5.3.8. Отвечает в установленном порядке на письма граждан и организаций;

5.3.9. Ведет в пределах функций, возложенных на управление, прием граждан и представителей организаций.

5.3.10. Направляет Главе города предложения о необходимости повышение квалификации работников управления.

5.3.11. Вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы города проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию управления.

5.3.12. Организует исполнение муниципальных правовых актов, касающихся деятельности управления.

5.3.13. Издает в пределах своей компетенции приказы, обязательные для исполнения работниками управления.

5.3.14. Осуществляет иные полномочия, возложенные на него в установленном порядке.

5.4. Начальник управления вправе в установленном порядке делегировать отдельные предоставленные ему полномочия своему заместителю.

5.5. Заместитель начальника управления назначается и освобождается от должности Главой города по представлению начальника управления и согласованию высшего должностного лица Администрации города, курирующего деятельность комитета.

5.6. В случае отсутствия начальника управления его обязанности исполняет заместитель.

5.7. В случае отсутствия начальника управления и его заместителя руководство управлением осуществляет один из начальников отделов в установленном порядке.

6. Заключительные положения

6.1. Персональная ответственность начальника и работников управления устанавливается в их трудовых договорах.

6.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся распоряжением Администрации города.