Приложение 2. Руководство по составлению программного отчета

Приложение 2
к соглашению
о предоставлении субсидии

Руководство по составлению программного отчета

Настоящее руководство содержит основные требования, предъявляемые Администрацией города к программным (содержательным) отчетам получателей субсидии. Содержащаяся в программных отчетах информация необходима МКУ "Наш город" для мониторинга выполнения условий соглашения, а также для оценки степени успешности проекта и его воздействие на местное сообщество. Руководство содержит подробные рекомендации по составлению промежуточных и итоговых программных отчетов.

Представление отчетов должно осуществляться в сроки, указанные в соглашении. Небольшое отклонение от указанных сроков возможно, однако получатель субсидии обязан уведомить о любых предполагаемых задержках по представлению отчета. Отчеты должны быть представлены в печатном виде. Сдает отчет руководитель проекта в МКУ "Наш город".

Текущий (промежуточный) отчет:

1. Текущий (промежуточный) отчет направлен на представление МКУ "Наш город" о ходе выполнения проекта.

2. Текущий (промежуточный) отчет должен быть структурирован в соответствии с планом-графиком выполнения проекта.

3. Текущий (промежуточный) отчет содержит аналитическую оценку каждого пункта ожидаемых результатов. По мере реализации проекта, надо сообщать не только о ходе выполнения мероприятий и их непосредственных результатах, но и о постепенных результатах проекта. Необходимо показать, что реально изменилось после каждого из проведенных мероприятий, вплоть до завершения проекта в целом.

4. Текущий (промежуточный) отчет должен содержать приложения с документами, подтверждающими фактическое выполнение мероприятий проекта:

- для курсов, семинаров - это программа семинара, экземпляр материалов, которые получили участники, резюме ведущих с контактной информацией, список ведущих семинара с контактной информацией, анализ оценочных анкет и 2-3 заполненных анкеты;

- для брошюр, буклетов, бюллетеней и других изданий - экземпляр каждого издания, список рассылки, отзывы читателей и рецензии экспертов;

- для всех публикаций в СМИ о проекте - ксерокопии статей, аудио- или видеокассеты;

- для пунктов публичного доступа к сети Интернет - списки пользователей, адреса WWW - страниц;

- при приобретении оборудования, экипировки, формы, атрибутики - ксерокопии платежных документов на приобретение или изготовление;

- другая информация в рамках содержания проекта.

5. Текущий (промежуточный) отчет должен содержать информацию о коррективах, внесенных в проект за отчетный период, их обоснование (изменение команды исполнителей, изменение тематики, изменение целевой группы и географии проекта, изменение сумм расходов по утвержденным статьям бюджета и т.д.)

Примечание: существенное изменение конкретных мероприятий, запланированных по проекту должно быть сначала одобрено уполномоченным органом Администрации города. Такие изменения согласовываются отдельным запросом.

6. Отчет должен отражать только ту деятельность, которая происходит в рамках проекта.

7. Если в рамках проекта Вы сотрудничаете с другими организациями (например, проводите совместные семинары, массовые мероприятия и т.п.) необходимо объяснить, что делала каждая организация и что оплачивала каждая из организаций.

8. Текущие (промежуточные) отчеты должны представляться в соответствии с утвержденным графиком.

9. Последний промежуточный отчет и итоговый отчет по проекту в целом это разные документы, хотя представляться могут одновременно.

Итоговый аналитический отчет

1. В заключительном отчете по проекту необходимо представить краткую обобщающую информацию по всем мероприятиям проекта с приведением количественных показателей (например, охват детей, подростков, молодежи - n чел., количественный охват педагогического состава - n чел.; обслуживающего персонала - n чел.) По основным мероприятиям проекта: обучено - n чел. по теме "_______", издано буклетов, пособий - n экз., проведено - n часов тренингов, консультаций, занятий на тему "__________", было организованно - n соревнований, походов, иных мероприятий на тему "_____________", проведено - n оздоровительных мероприятий, процедур (при наличии таковых и т. д.).

2. В отчет необходимо включить отзывы участников проекта, местных СМИ о проекте в целом и о конкретных мероприятиях; анализ результатов анкетирования участников проекта - получателей услуг о качестве проведенных мероприятий в рамках проекта в целом.

3. Итоговый отчет о реализации проекта должен также содержать отчет о деятельности ТОС за прошедший год по реализации проекта, заявленной на конкурс и отражать следующие позиции:

- информация о контингенте участников по категориям;

- количественный охват участников, в том числе детей, подростков и молодежи;

- основной текст информационно-аналитического материала о проведенных мероприятиях с указанием путей развития (может сопровождаться приложениями графиков и диаграмм, фотографий).

4. Основное внимание при составлении итогового отчета необходимо уделить следующим вопросам:

- влиянию средств субсидии на развитие данного направления деятельности организации (в том числе как следствие, необходим анализ изменений в спектре объема предоставляемых услуг, профессионализме, уровне работы организации по данному направлению). Оцените потенциал ТОС (в сравнении до и после получения субсидии);

- проведению анализа изменений в целевой группе проекта (до и после получения субсидии);

- выяснению, какие именно услуги пользовались наибольшим спросом, какие качественные изменения произошли в деятельности участников проекта (программы) в результате ее реализации (необходимо привести количественные данные о получателях услуг, например какое количество детей, подростков, молодежи в результате реализации проекта смогли решить свои проблемы). Представьте информацию, подтверждающую выводы;

- приведению конкретных примеров, произошедших в результате реализации проекта сдвигов в работе (деятельности) целевой группы проекта. Очень важно показать, что изменилось в жизни конкретных детей, подростков или молодежи, в результате деятельности по проекту. Это может быть изложенная "история успеха", как наглядное свидетельство достигнутого положительного эффекта в результате выполненной проекта;

- оценки перспектив дальнейшего развития или продолжения проекта, жизнеспособности проекта, перспективам выхода ее на самофинансирование. Укажите, какова финансовая стратегия ТОС по развитию проекта

5. Учитывается:

- содержательная проработанность отчета;

- аналитичность отчета (показ динамики развития основных направлений деятельности);

- результативность и эффективность деятельности по основным направлениям проекта.

Образец титульного листа программного
(содержательного отчета)

Программный отчет по проекту

Соглашение о предоставлении субсидии N _____________________________________

Период отчетности __________________________________________________________

Название проекта ___________________________________________________________

Название организации _______________________________________________________

Руководитель проекта _______________________________________________________

(Ф.И.О. полностью, должность)

Подпись руководителя проекта _______________________________________________

Подпись руководителя организации ___________________________________________

Дата _____________________

Тел. _____________________