Приложение. Порядок организации электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Горзакупки Сургут"

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 18 апреля 2014 г. N 980

Порядок
организации электронного документооборота в автоматизированной
информационной системе "Горзакупки Сургут"

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок организации электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Горзакупки Сургут" (далее - порядок) определяет общие принципы организации информационного обмена электронными документами при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для муниципальных нужд с использованием автоматизированной информационной системы "Горзакупки Сургут" (далее - АИС "Горзакупки Сургут" или Система), интегрированной с единой информационной системой в сфере закупок.

1.2. Понятия, используемые в настоящем порядке, употребляются в значениях, определенных Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - закон о контрактной системе) и регламентом организации муниципальных закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд в муниципальном образовании городской округ город Сургут, утвержденным постановлением Администрации города от 19.02.2014 N 1131 (далее - регламент организации закупок).

1.3. Электронные документы, участвующие в документообороте в АИС "Горзакупки Сургут", должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с настоящим порядком. Перечень документов, подписываемых электронной подписью, приведен в разделе 2 настоящего порядка.

1.4. На рабочие места пользователей, участвующих в электронном документообороте, должны быть установлены средства электронной подписи, используемые для реализации функций создания электронной подписи и проверки электронной подписи.

1.5. Все пользователи, имеющие право подписи в процессе создания и обмена электронными документами, должны быть обеспечены ключами и сертификатами электронной подписи, позволяющими идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить авторство, подлинность и целостность электронного документа, подписанного электронной подписью.

1.6. Ответственность за содержание и правильность оформления электронного документа несет заказчик.

1.7. При работе в АИС "Горзакупки Сургут" передается, хранится и обрабатывается общедоступная информация, которая подлежит защите в соответствии с требованиями федерального законодательства и иными нормативными актами, устанавливающими режим защиты, хранения и использования информации.

Для обеспечения целостности, достоверности и юридической значимости информации в Системе используются средства электронной подписи.

Требования настоящего порядка не распространяются на сведения, составляющие государственную тайну.

1.8. До ввода в эксплуатацию единой информационной системы в сфере закупок (далее - ЕИС) информация, подлежащая размещению в ЕИС, размещается на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг www.zakupki.gov.ru.

2. Документы, подписываемые электронной подписью
(пакет электронных документов)

Подписанию электронной подписью подлежат:

- заявка на осуществление закупки, в том числе документация о закупке, проект контракта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта;

- изменения, вносимые в документацию о закупке;

- заявка об отмене закупки;

- заявка о проведении предварительного отбора участников закупки в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера;

- заявка на осуществление закупки в соответствии со статьей 93 Закона о контрактной системе, в том числе проект контракта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта), отчет о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

3. Участники, задействованные в электронном документообороте

3.1. При взаимодействии в электронном документообороте задействованы участники согласования и участники процесса осуществления закупок.

3.2. Участники согласования - структурные подразделения Администрации города, осуществляющие согласование пакета документов для осуществления закупки. К участникам согласования относятся:

- департамент по экономической политике;

- департамент финансов;

- правовое управление;

- управление связи и информатизации;

- управления бюджетного учёта и отчётности.

3.3. Участники процесса осуществления закупок - структурные подразделения Администрации города и муниципальные учреждения (муниципальные бюджетные учреждения, муниципальные казенные учреждения), участвующие в электронном документообороте. К участникам процесса осуществления закупок относятся:

- заказчики (муниципальные заказчики и муниципальные бюджетные учреждения);

- кураторы (департамент образования, департамент культуры, молодёжной политики и спорта) - в части совместных конкурсов и аукционов для подведомственных учреждений;

- муниципальное казенное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Сургута" (далее - МКУ "МФЦ") - в части подготовки проектов контрактов для муниципальных учреждений с которыми заключен договор (соглашение);

- муниципальное казенное учреждение "Управление дошкольными образовательными учреждениями" (далее - МКУ "УДОУ"), муниципальное казенное учреждение "Управление учёта и отчётности образовательных учреждений" (далее - МКУ "УУиООУ") - в части подготовки проектов контрактов для учреждений, подведомственных департаменту образования.

4. Организация электронного документооборота при формировании
план-графиков закупок

4.1. Заказчики осуществляют формирование план-графиков закупок самостоятельно в АИС "Горзакупки Сургут" в соответствии с руководством пользователя для заказчиков "Подсистема "Электронный реестр заявок" раздел 5 "Работа с плановыми заявками и планом-графиком размещения заказа" в виде плановых заявок строк план-графика закупок.

4.2. Заказчики, подведомственные куратору, формирование и утверждение план-графиков осуществляют в следующем порядке:

4.2.1. Заказчик разрабатывает план-график закупок, вносит плановые заявки в АИС "Горзакупки Сургут" и направляет его на согласование куратору.

4.2.2. Куратор рассматривает план-график на предмет соответствия действующему законодательству в течение пяти рабочих дней и в случае соответствия согласовывает (в случае несоответствия - возвращает на доработку).

4.2.3. Заказчик утверждает план-график закупок при положительном согласовании куратором.

4.3. Для муниципального заказчика Администрации города формирование и утверждение план-графика закупок осуществляется в следующем порядке:

4.3.1. Структурные подразделения Администрации города разрабатывают план-график закупок самостоятельно, вносят плановые заявки в АИС "Горзакупки Сургут" и направляют на согласование в департамент по экономической политике.

4.3.2. Департамент по экономической политике рассматривает план-график закупок на предмет соответствия действующему законодательству в течение пяти рабочих дней и в случае соответствия согласовывает (в случае несоответствия - возвращает на доработку).

4.3.3. Департамент по экономической политике включает плановые заявки структурного подразделения в консолидированный план-график закупок муниципального заказчика Администрации города, готовит проект муниципального правового акта при положительном согласовании.

4.3.4. Заказчики через систему АИС "Горзакупки Сургут" размещают план-график закупок на официальном сайте Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг www.zakupki.gov.ru после утверждения плана-графика закупок заказчиком.

4.3.5. Размещение план-графика закупок осуществляет департамент по экономической политике для муниципального заказчика Администрация города.

5. Подача заявок на осуществление закупок

5.1. Порядок подачи заявок на осуществление закупок заказчиками:

5.1.1. Своевременное формирование муниципальных закупок обеспечивают заказчики в соответствии с план-графиком закупок.

5.1.2. Заказчики в АИС "Горзакупки Сургут" формируют заявку и прикрепляют к ней файлы, которые составляют пакет электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего порядка.

5.1.3. Состав пакета электронных документов, формируемых заказчиками, и количество участников его согласования зависит от вида закупки и заказчика (при этом учитывается организационно-правовая форма заказчика, наличие договора (соглашения) с МКУ "МФЦ", схема подготовки проекта контракта для учреждений, подведомственных департаменту образования).

5.1.4. Пакет электронных документов подписывается заказчиком электронной подписью и направляется на согласование.

После подписания документов отправленная заявка отображается в Системе в папке "отправленные".

5.2. Особенности подачи заявок на осуществление закупок заказчиками - муниципальными учреждениями, которыми заключен договор (соглашение) с МКУ "МФЦ", и учреждениями, подведомственными департаменту образования:

5.2.1. Заказчики формируют заявку и пакет электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего порядка (за исключением проекта контракта) и направляют в МКУ "МФЦ", МКУ "УДОУ" либо МКУ "УУиООУ" соответственно для подготовки проекта контракта.

5.2.2. МКУ "МФЦ", МКУ "УДОУ" либо МКУ "УУиООУ" осуществляют подготовку проекта контракта и направляют его заказчику. Срок подготовки проекта контракта - пять рабочих дней.

5.2.3. После получения проекта контракта заказчик подписывает пакет электронных документов электронной подписью и направляет на согласование.

5.3. Особенности подачи заявок на осуществление закупок заказчиками, подведомственными куратору:

5.3.1. Заказчики формируют заявку с приложением пакета электронных документов в соответствии с разделом 2 настоящего порядка, подписывают электронной подписью и через АИС "Горзакупки Сургут" направляют куратору.

5.3.2. Куратор проверяет электронные документы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства и согласовывает, после чего пакет регистрируется в Системе в папке "отправленные". Срок согласования куратором - пять рабочих дней.

6. Согласование пакета документов

6.1. После регистрации в АИС "Горзакупки Сургут" пакета документов Система автоматически оповещает посредством электронной почты всех участников процесса согласования о начале согласования. Каждому из участников предоставляется доступ к документам пакета в режиме "только чтение", вносить изменения в структуру и содержание согласуемых документов запрещается.

6.2. Согласование пакета электронных документов в АИС "Горзакупки Сургут" происходит одновременно всеми участниками согласования (за исключением кураторов).

6.3. Согласование пакета документов осуществляет:

- департамент финансов (в отношении муниципальных заказчиков: Администрация города, структурные подразделения Администрации города, муниципальные казенные учреждения) - на наличие лимитов бюджетных обязательств в разрезе кодов бюджетной классификации и кодов внутреннего бюджетного классификатора в размере, требуемом для осуществления закупки в соответствии с заявкой;

- департамент по экономической политике (в отношении всех заказчиков) - подтверждает согласование пакета документов в случае соответствия технического задания, проекта контракта, обоснования начальной (максимальной) цены контракта (цены лота) законодательству, наличие согласований всех согласующих сторон;

- правовое управление (в отношении муниципальных заказчиков: Администрация города, структурные подразделения Администрации города) - на соответствие проекта контракта техническому заданию и законодательству о контрактной системе;

- управление связи и информатизации (в отношении всех заказчиков) - на соответствие пункту 5.5 регламента организации закупок;

- управление бюджетного учёта и отчётности (в отношении муниципального заказчика Администрация города) - на соответствие закупки законодательству Российской Федерации, муниципальным правовым актам, соблюдение требований к первичным документам, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", срокам представления документов и оплаты, соответствие утвержденной бюджетной росписи, целесообразности закупки, расчеты и условия, из которых будет складываться сумма обязательства.

6.4. Срок проведения согласования ограничен и составляет пять рабочих дней (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки, иначе - со следующего рабочего дня).

6.5. В процессе согласования каждый из участников согласования рассматривает соответствующие ему документы согласно пункту 6.2. Результатом рассмотрения документов является либо отметка о согласовании, либо замечания к составу, структуре или содержимому документов.

6.6. Система фиксирует дату и время создания замечаний, наименование участника, сделавшего замечание, описание замечания. Внесенное замечание сохраняется в Системе в виде отдельного объекта, связанного с соответствующим документом (в виде файла формата MicrosoftWord или в виде поля ввода экранной формы Системы).

6.7. При наличии замечаний Система возвращает заявку заказчику. Срок устранения замечаний заказчиком ограничен и составляет пять рабочих дней с момента поступления пакета документов заказчику на устранение замечаний (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки, иначе - со следующего рабочего дня). После устранения замечаний пакет документов передается на согласование повторно.

6.8. Срок повторного согласования составляет три рабочих дня, а для куратора - пять рабочих дней (в случае если заявка поступила не позднее 12.00 местного времени, отсчет дней начинается со дня поступления заявки; иначе - со следующего рабочего дня). В случае нарушения срока устранения замечаний, предусмотренного пунктом 6.7 настоящего порядка, срок для повторного согласования составляет пять рабочих дней.

6.9. При возникновении у заказчика необходимости вне