Приложение 4. Руководство по составлению программного отчета

Приложение 4
к соглашению
о предоставлении субсидии

Руководство
по составлению программного отчета

Настоящее руководство содержит основные требования, предъявляемые Администрацией города к программным (содержательным) отчетам получателей субсидии. Содержащаяся в программных отчетах информация необходима МКУ "Наш город" для мониторинга выполнения условий соглашения, а также для оценки степени успешности проекта и его воздействия на местное сообщество. Руководство содержит рекомендации по составлению текущих (промежуточных) и итоговых аналитических программных отчетов.

Сроки предоставления текущих (промежуточных) и итоговых аналитических отчетов:

За I, II и III кварталы текущий (промежуточный) отчет предоставляется не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Отчет о расходовании субсидии за IV квартал представляется в рамках итогового аналитического отчета. Итоговый аналитический отчет по итогам реализации проекта ТОС за текущий финансовый год предоставляется не позднее 15 января очередного года.

Отчеты должны быть представлены в печатном и электронном виде. Сдает отчет руководитель проекта в МКУ "Наш город".

Текущий (промежуточный) отчет:

1. Текущий (промежуточный) отчет должен быть структурирован в соответствии с планом-графиком выполнения проекта.

2. Текущий (промежуточный) отчет должен содержать аналитическую оценку каждого пункта ожидаемых результатов. По мере реализации проекта надо сообщать не только о ходе выполнения мероприятий и их непосредственных результатах, но и о постепенных результатах проекта. Необходимо показать, что реально изменилось после каждого из проведенных мероприятий, вплоть до завершения проекта в целом.

3. Текущий (промежуточный) отчет должен содержать приложения с документами, подтверждающими фактическое выполнение мероприятий проекта:

- для курсов, семинаров - это программа семинара, экземпляр материалов, которые получили участники, резюме ведущих с контактной информацией, список участников семинара с контактной информацией;

- для брошюр, буклетов, бюллетеней и других изданий - экземпляр каждого издания, список рассылки, отзывы читателей и рецензии экспертов;

- для всех публикаций в СМИ о проекте - ксерокопии статей, аудио- или видеоматериалы;

- для пунктов публичного доступа к сети Интернет - списки пользователей, адреса WWW-страниц;

- фотоотчет по каждому проведенному мероприятию представляется в электронном виде;

- для обоснования расходов на организацию деятельности творческих коллективов - утвержденный музыкальным руководителем график репетиций, журнал учета посещаемости;

- другая информация в рамках содержания проекта.

4. Текущий (промежуточный) отчет должен содержать информацию о коррективах, внесенных в проект за отчетный период, их обоснование (изменение команды исполнителей, изменение тематики, изменение целевой группы и географии проекта, изменение сумм расходов по утвержденным статьям бюджета и так далее).

Примечание: существенное изменение конкретных мероприятий, запланированных по проекту, должно быть сначала одобрено уполномоченным органом Администрации города. Такие изменения согласовываются отдельным запросом.

5. Отчет должен отражать только ту деятельность, которая происходит в рамках проекта.

6. Если в рамках проекта Вы сотрудничаете с другими организациями (например, проводите совместные семинары, массовые мероприятия и так далее), необходимо объяснить, что делала каждая организация и что оплачивала каждая из организаций.

7. Отчет должен содержать информацию о том, каким образом использовались материалы, приобретенные для реализации конкретного мероприятия.

8. Текущие (промежуточные) отчеты должны представляться в соответствии с утвержденным графиком.

Итоговый аналитический отчет

1. Итоговый аналитический отчет о реализации проекта должен содержать отчет о деятельности ТОС за отчетный период по реализации проекта и отражать следующие позиции:

- обобщающую информацию по всем мероприятиям проекта с приведением количественных показателей (например, охват детей школьного и дошкольного возрастов, а также пенсионеров) - n чел., количественный охват педагогического состава - n чел.; обслуживающего персонала - n чел. и так далее). По основным мероприятиям проекта: обучено - n чел. по теме "__________________", издано буклетов, пособий - n экз., проведено - n часов тренингов, консультаций, занятий на тему "________________", было организованно - n соревнований, походов, иных мероприятий на тему "__________________", проведено - n оздоровительных мероприятий (при наличии таковых и так далее);

- основной текст информационно-аналитического материала о проведенных мероприятиях с указанием путей развития (сопровождается приложениями графиков и диаграмм, фотографий), а также краткую аналитическую оценку результатов достигнутых по каждому направлению плана реализации проекта ТОС.

2. В отчет необходимо включить отзывы участников проекта, местных средств массовой информации о проекте в целом и о конкретных мероприятиях; анализ результатов анкетирования участников проекта - получателей услуг о качестве проведенных мероприятий в рамках проекта в целом.

3. Кроме того, итоговый аналитический отчет, в качестве итога, должен содержать обобщенную информацию о реализации проекта и перспектив его дальнейшего развития с приведением ключевых количественных показателей реализации проекта (общее количество проведенных мероприятий; количество проведенных выставок, конкурсов, выступлений, репетиций и так далее; общее количество участников мероприятий; количество участников из основных целевых групп и так далее), выводы относительно реализации цели и задач проекта, а также определение путей и оценка перспектив дальнейшего развития проекта.

4. Учитывается:

- содержательная проработанность отчета;

- аналитическая содержательность отчета;

- результативность и эффективность деятельности по основным направлениям проекта.

5. Итоговый аналитический отчет предоставляется в МКУ "Наш город" в печатном и электроном виде. Электронный вариант документа размещается на официальном интернет-сайте Администрации города не позднее трех рабочих дней с момента его приема.

Образец текущего (промежуточного) отчета

Текущий (промежуточный) отчет по проекту

Соглашение о предоставлении субсидии N __________ от ______ года

Период отчетности _______________ квартал __________________ года

Название проекта "____________________________________________________"

Название организации: территориальное общественное самоуправление N ___

Руководитель проекта __________________________________________________,

                                     (Ф.И.О. полностью, должность)

Подпись руководителя проекта _________________________

Дата _________________

Контактный номер телефона ___________________________

Форма заполнения текущего (промежуточного) отчета

Наименование мероприятия (расшифровка)	Результаты		Примечание
	ожидаемые результаты	фактическое выполнение мероприятий
1	2	3	4
1. Направление "__________________"
1.1.
1.2.
2. Направление "_____________"
2.1.
2.2.

Образец итогового аналитического отчета

Итоговый
аналитический отчет территориального общественного
самоуправления N __ за ____ год.

Проект: "_____________________"

Председатель ТОС N _____ Ф. И. О. подпись

Форма
заполнения итогового
аналитического отчета

Итоговая аналитическая информация по мероприятиям

1. Направление "_____________________".

1.1. Тип мероприятия "Название мероприятия"
Информация по мероприятию	показатели, характеризующие объем мероприятия (количественные показатели)
1.2. Тип мероприятия "Название мероприятия"
Информация по мероприятию	показатели, характеризующие объем мероприятия (количественные показатели)

1.3. Аналитическая оценка результатов достигнутых по направлению проекта ТОС:

2. Направление "_______________________".

2.1. Тип мероприятия "Название мероприятия"
Информация по мероприятию	показатели, характеризующие объем мероприятия (количественные показатели)
2.2. Тип мероприятия "Название мероприятия"
Информация по мероприятию	показатели, характеризующие объем мероприятия (количественные показатели)

2.3. Аналитическая оценка результатов достигнутых по направлению проекта ТОС:

Обобщенная информация о реализации проекта и перспектив его дальнейшего развития

Приложение (графики, диаграммы, фотографии)

Сдал:		Принял:
Председатель совета ТОС N __		Директор МКУ "Наш город"
Ф.И.О. ________________               (подпись)		Ф.И.О. ________________               (подпись)
"___" ____________ 20__ г. М.П. Телефон: Исполнитель: Ф.И.О. ________________             (подпись) Телефон:		"__" _________ 20__г. М.П.