Раздел 2. Требования к организации документооборота

Раздел 2. Требования к организации документооборота

2.1. В документообороте выделяют следующие документации:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

2.2. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Сургутского района от 3 марта 2014 г. N 87-р в пункт 2.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Документация, поступающая главе администрации района и в администрацию района принимается и регистрируется в приёмной главы администрации района или в отраслевых (функциональных) органах администрации района, в которые поступила данная корреспонденция.

Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации района, принимается и регистрируется в этих органах.

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт (приложение 5) в трёх экземплярах, один из которых остаётся в управлении по организации деятельности администрации района, другой приобщается к документу, третий направляется отправителю.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Сургутского района от 5 декабря 2013 г. N 419-р в пункт 2.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных, проставляется штамп установленного образца в нижней правой части листа входящего документа.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 3 лет.

Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресату.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.6. Зарегистрированные в управлении по организации деятельности администрации района служебные документы направляются адресатам по принадлежности.

Отправка документов производится через управление по организации деятельности администрации района, кроме особых случаев по усмотрению руководителя.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.7. Организация приёма и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.7.1. При приёме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники администрации района, органов администрации района руководствуются следующим:

- запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего органа.

2.7.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации района, осуществляется руководителями этих органов.

2.8. Органы администрации района самостоятельно ведут приём и учёт поступивших документов. Документы регистрируются в порядке, установленном в настоящем разделе. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками органов администрации, подлежат обязательной регистрации.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Сургутского района от 3 марта 2014 г. N 87-р в пункт 2.9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.9. Зарегистрированные документы передаются руководителю и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам. Подлинник документа направляется в орган администрации, ответственный за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в орган администрации, являющийся ответственным исполнителем, остальные органы администрации получают копию документа. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.

Копии актов прокурорского реагирования (протестов, представлений), заключений или информации на проекты нормативных правовых актов администрации Сургутского района органов прокуратуры и экспертных заключений органов государственной власти на нормативные правовые акты незамедлительно направляются в правовое управление администрации района.

2.10. Передача зарегистрированных документов из одного органа администрации в другой производится с уведомлением лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями органов с соответствующим оформлением переадресования.