Приложение. Регламент взаимодействия муниципального казенного учреждения "Хозяйственно-эксплуатационное управление" с Администрацией города и ее структурными подразделениями по осуществлению функций по организационному и документационному обеспечению

Приложение
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 18 февраля 2013 г. N 538

Регламент
взаимодействия муниципального казенного учреждения "Хозяйственно-эксплуатационное управление" с Администрацией города и ее структурными подразделениями по осуществлению функций по организационному и документационному обеспечению

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент устанавливает общие принципы и порядок взаимодействия управления по обеспечению деятельности Администрации города и ее структурных подразделений муниципального казенного учреждения "Хозяйственно-эксплуатационное управление" (далее - управление) и структурных подразделений Администрации города - (далее - СПА) в части организации обеспечения деятельности и ведению делопроизводства СПА, в соответствии с Правилами делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 (с изменениями от 07.09.2011), распоряжениями Администрации города от 30.12.2005 N 3686 "Об утверждении Регламента Администрации города" (с изменениями от 23.08.2012 N 2407), от 29.12.2006 N 2574 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Сургута", от 17.09.2007 N 1952 (с изменениями от 06.12.2012 N 3814 "Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города Сургута", иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и муниципальными правовыми актами Администрации города Сургута.

1.2. Управление осуществляет администрирование деятельности отделов, находящихся в его составе (далее - отделы), а также методическое и материально-техническое обеспечение их деятельности.

1.2.1. Руководство управлением осуществляет начальник управления, который непосредственно подчиняется руководителю муниципального казенного учреждения "Хозяйственно-эксплуатационное управление".

1.2.2. Начальник управления осуществляет:

- подбор и прием кадров по представлению начальника отдела и по письменному согласованию с руководителем СПА;

- разработку проектов должностных инструкций работников отдела, представляет их на согласование руководителю СПА.

1.3. Отделы организуют и осуществляют деятельность по направлениям, установленным разделом 2 настоящего регламента.

1.3.1. Руководство отделами осуществляют начальники отделов, которые непосредственно подчиняются начальнику управления.

1.4. Организацию и осуществление деятельности по документационному обеспечению управления, своевременное рассмотрение и подготовку входящих и исходящих документов на рассмотрение в СПА осуществляют специалисты отделов (далее - специалисты), рабочее место которых расположено в СПА. Специалисты отделов непосредственно подчиняются начальникам отделов.

1.5. Основные задачи, функции, полномочия, внутреннее взаимодействие специалистов отделов установлены настоящим регламентом, положениями об отделах, иными локальными актами отделов и должностными инструкциями.

2. Функции отделов

2.1. Отделы в процессе осуществления деятельности по обеспечению деятельности и ведению делопроизводства в СПА выполняют следующие основные функции:

2.1.1. Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, поступающей на бумажном, электронном, факсимильном носителе и ведение учетно-справочной работы с использованием автоматизированной информационной системы.

2.1.2. Организация своевременного рассмотрения документов, поступающих в адрес Главы города, высших должностных лиц Администрации города, СПА и подготовку документов, представляемых на подпись руководителям СПА.

2.1.3. Проверка качества оформления документов, представляемых на подпись Главе города, высшим должностными лицам Администрации города, руководителям СПА и их заместителям на предмет их соответствия правилам и нормам делопроизводства.

2.1.4. Регулирование прохождения и исполнения документов СПА в установленные сроки.

2.1.5. Осуществление контроля:

- за своевременной передачей документов исполнителям СПА;

- за соблюдением сроков рассмотрения входящей корреспонденции сотрудниками СПА;

- за исполнением сотрудниками СПА постановлений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думы города, постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города, поставленных на контроль, а также приказов и распоряжений руководителя СПА.

2.1.6. Представление руководителям СПА информации о состоянии документооборота в СПА.

2.1.7. Организация документационного обеспечения управления по работе с обращениями граждан.

2.1.8. Организация подписки на периодические издания.

2.1.9. Организация подготовки, согласования, регистрации и хранения приказов по основной деятельности СПА.

2.1.10. Осуществление корректировки, сбора и обновления информации по СПА для размещения на сайте Администрации города.

2.1.11. Предоставление соответствующего режима доступа специалистов СПА к документам и использование информации, содержащейся в них.

2.1.12. Подготовка, копирование документов, оперативное тиражирование на множительной технике.

2.1.13. Своевременное доведение до сведения заинтересованных в СПА лиц постановлений и распоряжений Главы города, решений Думы города, приказов и распоряжений руководителей СПА в соответствии с резолюцией.

2.1.14. Организация работы с документами временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения в части:

- составления описей дел постоянного и долговременного (75 лет) срока хранения, а также актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- передачи документов с постоянным сроком хранения на архивное хранение в архивный отдел Администрации города;

- осуществления архивного хранения документов с временным сроком хранения.

2.1.15. Обеспечение отбора, учета и сохранности служебных документов.

2.1.16. Организация работы с документами с грифом "Для служебного пользования".

2.1.17. Разработка номенклатуры дел СПА.

2.1.18. Контроль за формированием дел в СПА в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.1.19. Организация экспертизы научной и практической ценности документов при их отборе на хранение, работы архива и экспертной комиссии СПА.

2.1.20. Подготовка документов СПА к передаче на архивное хранение.

2.1.21. Обеспечение работников СПА необходимыми инструктивными и справочными материалами по документационному обеспечению управления.

2.1.22. Осуществление методического руководства по организации делопроизводства в СПА.

2.1.23. Участие в разработке и внедрение новых технологических процессов работы с документами в целях повышения культуры работы с ними, сокращения сроков прохождения и исполнения документов.

2.1.24. Принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.1.25. Сбор предложений для награждения работников СПА и подведомственных ему муниципальных учреждений, их учет.

2.1.26. Сбор, заполнение и передача информации руководителю СПА:

- об исполнительской дисциплине муниципальных служащих;

- о ежеквартальных, годовых планах работы СПА;

- о приобретении канцелярских товаров, техники, мебели и другого материально-технического обеспечения деятельности сотрудников СПА.

2.1.27. Контроль за соблюдением правил противопожарной защиты в архивных помещениях СПА.

2.1.28. Оформление заявок на изготовление и замену удостоверений сотрудников СПА.

2.1.29. Подготовка справок для пенсионного фонда Российской Федерации о подтверждении трудового стажа сотрудникам СПА и подведомственных муниципальных учреждений.

2.1.30. Деятельность, связанная с приказами СПА по личному составу (согласование, ознакомление, ксерокопирование, выдача копий приказов под роспись подведомственным учреждениям).

2.1.31. Подготовка сводной заявки по изготовлению штампов и печатей СПА, структурных подразделений СПА.

2.1.32. Организация взаимодействия СПА и подведомственных учреждений СПА с управлением кадров и муниципальной службы Администрации города в части:

- организации работы по участию в кадровом резерве;

- организации обучения на курсах повышения квалификации;

- сбора и предоставления планов и отчетов участников кадрового резерва;

- участия в работе комиссий СПА по проверке деятельности подведомственных учреждений.

2.2. Иные функции, обеспечивающие деятельность конкретных СПА:

2.2.1. В сфере делопроизводства (управление общего обеспечения деятельности Администрации города):

- прием документов, поступающих на адрес электронной почты, Администрации города и организация дальнейшей рассылки этих документов по структурным подразделениям;

- организация документооборота между Главой города, Думой города, Контрольно-счетной палатой города, Администрацией города;

- осуществление ежедневного формирования служебной корреспонденции, поступившей в адрес Главы города и высших должностных лиц Администрации города, ее предварительный просмотр и передача в управление общего обеспечения деятельности Администрации города;

- выделение из поступающих в адрес Главы города и высших должностных лиц Администрации города документов, включая постановления Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, решения Думы города, документов с контрольными сроками исполнения и передача их в УООДАГ для постановки на контроль и осуществления контроля их исполнения;

- осуществление рассылки принятых муниципальных правовых актов согласно перечню рассылки, а также, дополнительно, двух экземпляров в управление информационной политики для направления в информационные справочные системы согласно перечню, определенному правовым управлением. Ведение реестра рассылки муниципальных правовых актов;

- по запросам граждан, организаций города, представителей органов местного самоуправления предоставление в установленном порядке копии принятых муниципальных правовых актов. Ведение учета выдаваемых копий принятых муниципальных правовых актов;

- обеспечение отправки копий принятых муниципальных правовых актов в Администрацию Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, прокуратуру города в установленном порядке;

- обеспечение своевременной доставки документов в структурные подразделения Администрации города, прокуратуру, органы власти и организации города.

2.2.2. В бюджетной сфере (управление бюджетного учёта и отчётности):

- регистрация обращений работников структурных подразделений Администрации города, не имеющих статуса юридического лица, о предоставление справок о доходах (заработной плате);

- прием заявлений с приложением необходимых документов на выплату материальной помощи, пособий;

- регистрация и выдача справок о доходах (заработной плате) работникам структурных подразделений Администрации города, не имеющих статуса юридического лица.

2.2.3. В сфере кадрового обеспечения (управление кадров и муниципальной службы):

- регистрация проектов распоряжений Администрации города и приказов структурных подразделений Администрации города в журналах регистрации распорядительных документов по личному составу и административно-хозяйственной деятельности с присвоением им порядковых номеров;

- регистрация распоряжений Главы города и распоряжений заместителя главы Администрации города по кадровому делопроизводству в журналах регистрации распорядительных документов по личному составу и административно-хозяйственной деятельности;

- регистрация трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам руководителей муниципальных предприятий и учреждений, акционерных обществ, 100% пакет акций которых находится в муниципальной собственности, работников Администрации города, структурных подразделений Администрации города с присвоением им порядковых номеров;

- регистрация листков нетрудоспособности работников Администрации города, структурных подразделений Администрации города;

- регистрация и обеспечение надлежащего хранения документов с грифом "Для служебного пользования";

- регистрация командировочных удостоверений сотрудников Администрации города и структурных подразделений;

- регистрация командировочных удостоверений, лиц прибывающих в Администрацию города, структурные подразделения;

- регистрация справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности руководителей муниципальных предприятий и учреждений, работников Администрации города, структурных подразделений Администрации города;

- учет и хранение документов ограниченного пользования;

- участие в освоении, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем подразделения СПА в сфере документационного обеспечения управления;

2.2.4. В сфере здравоохранения (комитет по здравоохранению):

- составление и направление информации о деятельности СПА и подведомственных ему муниципальных учреждений в Департамент здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, в том числе с использованием системы электронного документооборота "Дело-Web";

- осуществление мониторинга работы "Горячей линии" в муниципальных бюджетных учреждениях здравоохранения;

2.2.5. В сфере архивного дела (архивный отдел):

- деятельность по переводу в электронный вид архивных документов посредством книжного сканера и обработку отсканированных изображений;

- создание научно-справочного аппарата к фонду пользования в электронном виде;

- составление тематической картотеки в электронном виде;

- представление на официальные сайты Администрации города Сургута и в Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры информации по информатизации архивного отдела, по согласованию с руководителем СПА.

2.2.6. В сфере культуры, молодёжной политики, спорта (департамент культуры, молодёжной политики и спорта) - ведение протоколов аппаратных и иных совещаний руководителя СПА.

2.2.7. В сфере образования (департамент образования):

- организация работы, связанной с повышением квалификации работников служб делопроизводства и подведомственных муниципальных учреждений;

- организация работы по предоставлению сведений по военнообязанным образовательных учреждений в департамент образования молодёжной поли-тики Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

2.2.8. В сфере коммунального хозяйства (департамент городского хозяйства):

- справочно-информационная работа с населением по вопросам городского хозяйства при обращении в СПА;

- осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан; подготовка и направление заявителям ответов в установленные законодательством Российской Федерации сроки.

2.2.9. В сфере архитектуры и градостроительства (департамент архитектуры и градостроительства) - организация работы по сбору информации по муниципальным услугам, предоставляемым департаментом в официальных источниках СМИ.

2.3. Управление общего обеспечения деятельности Администрации города осуществляет контрольно-методическое обеспечение деятельности отделов.

3. Права и обязанности

3.1. Права и обязанности специалистов, начальников отделов, начальника управления в ходе осуществления текущей деятельности устанавливаются настоящим регламентом, Положением об управлении, Положениями об отделах, должностными инструкциями.

3.2. Права и обязанности в области взаимодействия:

3.2.1. Начальник отдела имеет право подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.2.2. Начальник отдела, специалист отдела имеют право:

- запрашивать и получать от СПА информацию, необходимую для выполнения своих функций. В случае не предоставления, либо предоставления информации не в полном объеме, специалист имеет право приостановить исполнение до предоставления необходимой информации;

- привлекать сотрудников СПА для подготовки локальных документов по вопросам документационного обеспечения управления СПА;

- контролировать и требовать выполнения установленных правил организации работы с документами от руководителей отделов и служб СПА;

- возвращать специалистам СПА на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил работы с документами;

- вносить предложения руководителю СПА о применении дисциплинарных мер в случае неоднократных нарушений специалистами СПА и (или) руководителями подведомственных учреждений СПА установленных правил работы с документами;

- вносить предложения руководителю СПА по совершенствованию делопроизводства, в том числе по оптимизации документооборота в СПА.

3.2.3. Обязанности специалистов:

- в случае возникновения нестандартных ситуаций, связанных с исполнением служебных обязанностей, специалист обязан незамедлительно поставить в известность в устной или письменной форме своего непосредственного руководителя (начальника отдела) и руководителя СПА;

- соблюдать порядок и форму взаимодействия, установленные настоящим регламентом;

- выполнять иные поручения руководителя СПА, начальника отдела, не предусмотренные настоящим регламентом, в пределах своих должностных обязанностей.

3.2.4. СПА имеет право:

- контролировать выполнение специалистами отдела функциональных обязанностей, определенных разделом 2 настоящего регламента;

- организовать по согласованию с начальником управления прохождение практики студентов в отделе с предварительного уведомления начальника отдела (потребность, распределение, кураторство, отчетность);

- вносить, в пределах своей компетенции, предложения начальнику управления, начальнику отдела в письменной форме и указывать обоснованные замечания, возникшие в процессе осуществления функций специалистами;

- контролировать организацию документационного обеспечения управления в отделе по установленным в СПА инструкциям и регламентам работы с отдельными видами документов;

- вводить в существующее делопроизводство новые формы и методы работы по согласованию с управлением.

3.2.5. СПА обязано:

- предоставить помещение для размещения специалистов.

- соблюдать порядок и форму взаимодействия, установленные настоящим регламентом.

- предоставлять отделам всю имеющуюся в СПА объективную информацию и документы для исполнения его функций. В противном случае СПА несет риск неблагоприятных последствий от неисполнения или ненадлежащего выполнения отделом его функций.

3.3. Иные права и обязанности.

3.3.1. СПА вправе по согласованию с начальником отдела давать специалистам иные поручения, в рамках их должностных обязанностей, не предусмотренные настоящим регламентом.

4. Порядок взаимодействия

4.1. Начальник управления осуществляет взаимодействие:

4.1.1. С начальником отдела по вопросам:

- организации деятельности отдела;

- материально-технического обеспечения деятельности отдела;

- курьерской доставки входящей и исходящей документации.

4.1.2. С руководителями СПА по вопросам кадрового обеспечения, предоставления (получения) информации, контроля делопроизводства отдела;

4.2. СПА осуществляет взаимодействие:

4.2.1. С начальником управления в части:

- согласования вопросов, касающихся подбора и расстановки кадров в отделе;

- внесения предложений (в письменной форме) по улучшению организации деятельности по документационному обеспечению СПА, с учетом обоснованных замечаний, возникших в процессе деятельности специалистов.

4.2.2. С начальником отдела по вопросам предоставления информации, содержащейся во внутренних документах СПА (протоколы рабочих совещаний и групп, информационные и другие письма, рекомендации, приказы и т.п.), необходимой для своевременного и качественного документационного обеспечения деятельности СПА специалистами отдела;

4.3. Начальник отдела осуществляет взаимодействие:

4.3.1. С начальником управления в части:

- организационного и материально-технического обеспечения деятельности отдела;

- представления к поощрению и (или) дополнительному материальному стимулированию или повышению в должности специалистов;

- привлечения к материальной и (или) дисциплинарной ответственности специалистов;

- предоставления объяснительных записок от специалистов по фактам совершенных дисциплинарных проступков;

- предоставления предложений по составлению графика отпусков, информации об утвержденном графике отпусков специалистов;

- разъяснений специалистам установленных Правил внутреннего трудового распорядка;

- предоставления табелей учета рабочего времени специалистов;

- информирования о временной нетрудоспособности специалистов.

4.3.2. С руководителями СПА в части:

- общего документационного обеспечения управления, в том числе организации документооборота, ведению делопроизводства по существующим нормам и правилам;

- участия в оперативных (и иных) совещаниях СПА при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела;

- обеспечения соответствующего режима доступа к документам ограниченного доступа и использованию информации, содержащейся в них.

4.3.3. Со специалистами в части осуществления непосредственного руководства отделом и контроля за выполнением функций, возложенных настоящим регламентом, должностными инструкциями и иными локальными актами.

4.4. Специалисты осуществляют взаимодействие:

4.4.1. С начальником отдела в пределах должностной инструкции.

4.4.2. С другими специалистами управления по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов.

4.4.3. С руководителем СПА по вопросам текущей деятельности в рамках выполнения функций, установленных должностными инструкциями.