Приложение N 1. Регламент проведения основных организационных мероприятий Городской Управы города Калуги

Информация об изменениях:

Постановлением Городской Управы г. Калуги от 19 августа 2011 г. N 187-п настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного решения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению
Городского Головы г. Калуги
от 22 июня 2006 г. N 165-п

Регламент
проведения основных организационных мероприятий
Городской Управы города Калуги

С изменениями и дополнениями от:

2 ноября 2007 г., 2 марта 2009 г., 19 августа 2011 г.

Настоящий Регламент проведения основных организационных мероприятий Городской Управы города Калуги (далее по тексту - Регламент) определяет единый порядок планирования работы в Городской Управе города Калуги (далее по тексту -Городская Управа) и ее органах, порядок предоставления органами Городской Управы информации о работе, определяет систему и порядок подготовки и проведения совещаний, коллегий, встреч граждан, входящих в территориальные общественные самоуправления, с участием Городского Головы города Калуги (далее по тексту - Городской Голова), организацию приемов и рабочих встреч, а также порядок проведения общегородских мероприятий.

1. Планирование

В целях координации деятельности органов Городской Управы при проведении организационных и общегородских мероприятий осуществляется планирование работы.

1.1. Планирование на год

1.1.1. Каждый орган Городской Управы разрабатывает план работы на год.

1.1.2. Руководители органов Городской Управы на бумажном и электронном носителях представляют планы работы в отдел организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги до 15 декабря текущего года по форме:

План работы (название управления) на 20___ год

N п/п

Наименование вопроса

Необходимый объем финансирования (тыс. руб.)

Предусмотрено в бюджете муниципального образования "Город Калуга" на 20___ год (тыс. руб.)

Ожидаемый результат

Сроки исполнения

1.2. Планирование на месяц

1.2.1. Календарный месячный план мероприятий формируется отделом организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги на основании предложений органов Городской Управы.

1.2.2. Предложения от органов Городской Управы для формирования плана мероприятий направляются в отдел организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги до 8 числа месяца, предшествующего планируемому, по форме:

Мероприятия, проводимые в муниципальном образовании "Город Калуга"

в (месяц) 20___ года

N п/п

Наименование мероприятии

Дата и время проведения

Место проведения

Ответственные за проведение

1.2.3. В представленном плане мероприятий отражаются мероприятия, проводимые с участием Городского Головы, основные организационные мероприятия, культурно-массовые и спортивные мероприятия.

1.2.4. Отдел организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги ежемесячно до 20 числа обобщает представленную информацию и вносит месячный план мероприятий на утверждение первому заместителю Городского Головы -начальнику управления делами Городского Головы города Калуги.

1.2.5. После утверждения план мероприятий направляется по электронной почте в Администрацию Губернатора Калужской области, Законодательное Собрание Калужской области, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, помощникам Городского Головы, органы Городской Управы, Городскую Думу города Калуги, муниципальное учреждение "Редакция газеты "Калужская неделя".

1.3. Планирование на неделю

1.3.1. Предложения от органов Городской Управы для формирования еженедельного плана мероприятий направляются в отдел организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги еженедельно до среды по форме:

Мероприятия, проводимые органами Городской Управы города Калуги

(________20__ - ________20__)

N п/п

Наименование мероприятий

Дата и время проведения

Место проведения

Ответственные за проведение

1.3.2. Отдел организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги еженедельно до пятницы обобщает представленную информацию и делает рассылку по электронной почте организациям, указанным в подпункте 1.2.5 настоящего Регламента.

1.3.3. Руководители органов Городской Управы несут персональную ответственность за своевременное и качественное информирование отдела организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги о мероприятиях, проводимых на предстоящей неделе, и возможных изменениях (дополнениях).

1.3.4. Должностные лица, не представившие информацию о планируемых мероприятиях и не обеспечившие выполнение включенных в план мероприятий, представляют объяснительные записки первому заместителю Городского Головы - начальнику управления делами Городского Головы города Калуги.

1.3.5. Краткая информация о проведенном мероприятии направляется ответственным за проведение мероприятия лицом в муниципальное учреждение "Редакция газеты "Калужская неделя" для размещения на сайте Городской Управы и в средствах массовой информации.

2. Порядок представления органами Городской Управы информации о работе

В целях реализации намеченных планов и контроля за их выполнением руководители органов Городской Управы представляют информацию для Городского Головы ежеквартально в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным, о работе соответствующего органа Городской Управы в отдел документационно-контрольной работы управления делами Городского Головы города Калуги по форме:

Информация о работе (название управления) за квартал 20__ года

N п/п

Задачи и результаты, достигнутые в квартале 20__года

Задачи на предстоящий период

События и результаты, которые стоит особо отметить

3. Система и порядок проведения совещаний, коллегий и встреч граждан
территориального общественного самоуправления с участием
Городского Головы

В целях осуществления скоординированной работы, оперативного решения текущих задач настоящим Регламентом определяется единый порядок проведения основных организационных мероприятий с участием Городского Головы.

3.1. Совещания

С участием Городского Головы проводятся следующие совещания:

- рабочее совещание - это плановая рабочая встреча с руководителями профильных органов Городской Управы и иными заинтересованными лицами по актуальным проблемным вопросам с целью принятия решений по вопросам, обозначенным в повестке дня рабочей встречи;

- еженедельное рабочее совещание по текущим вопросам с заместителями Городского Головы, руководителями органов Городской Управы и других организаций г. Калуга;

- оперативное совещание - это рабочая встреча с руководителями профильных органов Городской Управы и иными заинтересованными лицами по наиболее актуальным проблемным вопросам, обозначенным Городским Головой, с целью принятия срочного, оперативного и безотлагательного решения;

- выездное совещание - это рабочая встреча с руководителями профильных органов Городской Управы и иными заинтересованными лицами по актуальным проблемным вопросам, для решения которых требуется выезд на объект, ставший предметом проведения рабочей встречи.

3.2. Подготовка и проведение рабочих совещаний
Городского Головы (далее - рабочее совещание)

3.2.1. Дата, время, место проведения рабочего совещания, а также ответственный руководитель органа Городской Управы за подготовку рабочего совещания определяются Городским Головой.

3.2.2. Помощник Городского Головы заносит в календарь Городского Головы (в системе электронного документооборота Lotus) информацию о дате, времени, месте проведения рабочего совещания и извещает ответственного за его подготовку.

3.2.3. Руководитель органа Городской Управы, ответственный за подготовку рабочего совещания:

- готовит порядок проведения совещания;

- готовит повестку дня рабочего совещания;

- определяет состав участников;

- отвечает за качественную подготовку материалов и документов, своевременно информирует помощника Городского Головы города Калуги и отдел организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги об изменении состава участников совещания и других изменениях, касающихся его проведения;

- формирует материалы для Городского Головы (при необходимости тиражирует документы, комплектует папки для участников рабочего совещания), а также направляет всю вышеуказанную информацию в электронном виде помощнику Городского Головы и в отдел организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги не позднее одного дня до проведения совещания.

3.2.4. Помощник Городского Головы в соответствии со списком, представленным ответственным за подготовку совещания, оповещает участников рабочего совещания (по системе электронного документооборота Lotus, а в случае невозможности электронного оповещения - передачей телефонограмм) о дате, времени и месте проведения совещания не менее чем за сутки.

3.2.5. Сформированная повестка дня подписывается руководителем органа Городской Управы, ответственным за подготовку совещания, по согласованию с Городским Головой.

3.2.6. Во время проведения рабочего совещания помощником Городского Головы осуществляется ведение и оформление протокола. Ход обсуждения не записывается, но отдельно по каждому вопросу протоколируются поручения с указанием должностного лица, которому дается поручение, а также сроков его исполнения.

3.2.7. Протокол совещания представляется на подпись Городскому Голове не позднее двух рабочих дней после проведения совещания.

3.2.8. Ответственный за ведение протокола после его подписания направляет протокол в отдел документационно-контрольной работы управления делами Городского Головы города Калуги для присвоения ему порядкового номера и внесения протокольных поручений в электронную базу данных.

3.2.9. Подлинники протоколов совещаний после подписания хранятся в отделе документационно-контрольной работы управления делами Городского Головы города Калуги.

3.2.10. Рассылка протокола в двухдневный срок после подписания (если не оговорен иной срок) и контроль за выполнением поручений исполнителем (исполнителями) осуществляется отделом документационно-контрольной работы управления делами Городского Головы города Калуги.

3.2.11. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение протокольных поручений возлагается на руководителя органа Городской Управы, которому направлено поручение на исполнение.

3.2.12. Если исполнение поручено нескольким лицам, ответственность за своевременное исполнение документов и представление сводной информации несет исполнитель, указанный первым.

3.2.13. В случае несогласия руководителя органа Городской Управы, являющегося ответственным исполнителем, с поручением, зафиксированным в протоколе, он направляет в течение двух рабочих дней с даты получения протокола, подписанного Городским Головой, на имя Городского Головы служебную записку с просьбой изменить исполнителя данного поручения. Городской Голова может согласовать замену исполнителя поручения либо не согласовать. В первом случае новый исполнитель протокольного поручения назначается Городским Головой. В случае несоблюдения 2-дневного срока обращения в адрес Городского Головы по вопросу замены исполнителя поручения ответственным лицом считается лицо, обозначенное в протоколе.

3.2.14. Отчет об исполнении протокольного поручения направляется исполнителем в виде служебной записки в управление делами Городского Головы города Калуги.

3.2.15. Исчисление срока исполнения протокольного поручения начинается с даты совещания. При необходимости продление срока исполнения протокольного поручения должно быть оформлено своевременно, но не позднее чем за три дня до истечения срока его исполнения. В противном случае протокольное поручение считается неисполненным в срок.

3.2.16. Городской Голова после рассмотрения отчета об исполнении протокольного поручения принимает решение о снятии с контроля поручения либо продлении сроков исполнения поручения или принимает другое решение.

3.2.17. Городской Голова (в его отсутствие - первый заместитель Городского Головы либо заместитель, на которого возложено исполнение обязанностей Городского Головы) каждый понедельник проводит рабочее совещание по текущим вопросам с заместителями Городского Головы, руководителями органов Городской Управы и других организаций (далее - еженедельное рабочее совещание).

3.2.18. Заместители Городского Головы, руководители органов Городской Управы, руководители других организаций на еженедельном рабочем совещании представляют информацию, содержащую краткий анализ положения дел по курируемому направлению, конкретные предложения по разрешению возникших проблем.

3.2.19. Отдел организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги готовит порядок проведения еженедельного рабочего совещания и направляет его помощнику Городского Головы не позднее чем за два дня до проведения совещания.

3.2.20. Помощник Городского Головы оповещает участников рабочего совещания (по системе электронного документооборота Lotus, а в случае невозможности электронного оповещения - передачей телефонограмм) о дате, времени и месте проведения совещания не менее чем за сутки.

3.2.21. Во время проведения еженедельного рабочего совещания специалистом отдела организационной работы управления делами Городского Головы города Калуги осуществляется ведение и оформление протокола. На порядок оформления протокола еженедельного рабочего совещания и выполнения поручений распространяются требования, указанные в пп. 3.2.6-3.2.16 настоящего Регламента.

3.3. Подготовка и проведение оперативных совещаний

3.3.1. Дата, время, место проведения оперативного совещания, состав участников и ответственный за подготовку совещания определяется Городским Головой.

3.3.2. Помощник Городского Головы информирует участников о проведении оперативного совещания (по системе электронного документооборота Lotus и передачей телефонограмм) в день его назначения.

3.3.3. Участники оперативного совещания готовят материалы, необходимые для проведения совещания, и знакомят присутствующих с их содержанием непосредственно перед совещанием либо на самом совещании.

3.3.4. На порядок оформления протокола оперативного совещания и выполнения поручений распространяются требования, указанные в пп. 3.2.6-3.2.16 настоящего Регламента.

3.4. Подготовка и проведение выездных совещаний

3.4.1. Порядок подготовки и проведения выездных совещаний аналогичен порядку подготовки и проведения рабочих совещаний Городского Головы.

3.4.2. Необходимость ведения протокола выездного совещания определяется Городским Головой.

3.4.3. В случае ведения протокола выездного совещания на порядок оформления протокола и исполнения протокольных поручений распространяются требования, указанные в пп. 3.2.6-3.2.16 настоящего Регламента.

3.5. Подготовка и проведение встреч граждан, входящих в территориальные
общественные самоуправления с участием Городского Головы

3.5.1. Встречи граждан, входящих в территориальные общественные самоуправления (далее по тексту - ТОС) с участием Городского Головы города Калуги, проводятся согласно утвержденному графику, который формирует управление по работе с населением на территориях.

3.5.2. Управление по работе с населением на территориях:

- формирует и согласовывает с первым заместителем Городского Головы - начальником управления делами Городского Головы повестку дня встречи, которая утверждается Городским Головой за 7 дней до даты проведения встречи граждан, входящих в состав ТОС, с участием Городского Головы;

- осуществляет сбор информации по актуальным вопросам в микрорайоне для подготовки сводного материала;

- готовит сводный материал по актуальным вопросам и направляет для проработки руководителям органов Городской Управы, в компетенцию которых входит решение данных вопросов;

- отвечает за подготовку помещения для проведения встречи граждан, входящих в ТОС, с участием Городского Головы;

- оповещает о времени и месте проведения встречи с участием Городского Головы граждан, входящих в ТОС, и руководителей организаций, находящихся на его территории;

- направляет помощнику Городского Головы список участников встречи за три дня до ее проведения для оповещения руководителей органов Городской Управы (по системе электронного документооборота Lotus, а в случае невозможности электронного оповещения - передачей телефонограмм) о времени и месте проведения встречи граждан, входящих в ТОС, с участием Городского Головы.

3.5.3. Протокол встречи граждан, входящих в ТОС, с участием Городского Головы ведется и оформляется сотрудником управления по работе с населением на территориях.

3.5.4. Протокол встречи граждан, входящих в ТОС, подписывается Городским Головой, а в его отсутствие - председательствующим на встрече.

3.5.5. На порядок оформления протокола встречи граждан, входящих в ТОС, с участием Городского Головы и исполнения протокольных поручений распространяются требования, указанные в пп. 3.2.5-3.2.15 настоящей главы.

3.6. Коллегия

3.6.1. Заседание городской муниципальной коллегии при Городском Голове города Калуги проводится в соответствии с регламентом коллегии, утвержденным постановлением Городского Головы города Калуги от 15.12.2004 N 477-п.

4. Организация приемов и рабочих встреч

4.1. Обеспечение приемов и рабочих встреч в Городской Управе с зарубежными партнерами, иностранными делегациями определено регламентом о порядке организации и проведения мероприятий в сфере международного сотрудничества в Городской Управе города Калуги, утвержденным распоряжением Городского Головы городского округа "Город Калуга" от 18.11.2008 N 12796-р.

4.2. Обеспечение приемов и рабочих встреч в Городской Управе с делегациями органов местного самоуправления муниципальных образований РФ организует первый заместитель Городского Головы - начальник управления делами Городского Головы города Калуги и (или) по поручению Городского Головы - иное должностное лицо.

4.3. Подготовка программ пребывания делегаций, проектов соглашений, договоров о сотрудничестве осуществляется соответствующими службами органов Городской Управы согласно поручению Городского Головы. Порядок проведения деловых встреч, определение круга присутствующих лиц и места проведения возлагается на управление делами Городского Головы города Калуги и (или) один из органов Городской Управы в соответствии с направлением деятельности.

4.4. Подготовка помещений для встреч и приемов делегаций в Городской Управе, размещение делегаций, их питание, транспортное и иное обслуживание возлагаются Городским Головой на управление делами Городского Головы города Калуги и (или) один из органов Городской Управы в соответствии с направлением деятельности.

4.5. Контроль за исполнением поручений Городского Головы, принятых совместных документов по вопросам партнерских отношений осуществляет помощник Городского Головы, ответственный за данное направление работы.

4.6. Прием граждан по личным вопросам осуществляется Городским Головой и его заместителями в соответствии с постановлением Городской Управы города Калуги от 15.12.2009 N 301-п "Об утверждении административного регламента исполнения муниципальной функции по организации рассмотрения обращений граждан в Городской Управе города Калуги".

5. Порядок проведения общегородских мероприятий

5.1. При проведении общегородского мероприятия с участием Городского Головы составляется план его подготовки и проведения по форме:

План подготовки и проведения (наименование мероприятия)

Место проведения:

Дата и время проведения:

N п/п

Мероприятие

Срок исполнения

Ответственный

Контроль

5.2. План составляется рабочей группой под руководством заместителя Городского Головы или руководителя органа Городской Управы, ответственного за проведение данного мероприятия, и утверждается первым заместителем Городского Головы - начальником управления делами Городского Головы города Калуги.