Приложение N 1. Положение о порядке рассмотрения обращений граждан Администрацией городского поселения "г. Медынь"

Приложение N 1
к постановлению
Главы администрации г. Медынь
Калужской области
от 28 февраля 2007 г. N 6

Положение
о порядке рассмотрения обращений граждан Администрацией
городского поселения "г. Медынь"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение призвано обеспечить соблюдение конституционного права граждан на обращения в администрацию городского поселения "Город Медынь" (далее - администрация).

Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом городского поселения "Город Медынь".

1.2. Рассмотрение обращений граждан производится Главой администрации, в его отсутствие - заместителем Главы администрации.

1.3. Специалист по организационным вопросам администрации готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и ежемесячно представляет ее Главе администрации.

1.4. Все работники администрации, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями.

1.5. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан специалисту по организационным вопросам, ответственному за делопроизводство в администрации.

2. Основные термины, используемые в Положении

В соответствии с Федеральным законом N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в настоящем Положении используются следующие термины и понятия:

администрация муниципального образования городское поселение "Город Медынь" - орган местного самоуправления, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции;

обращение гражданина (далее - обращение) - направленное в администрацию письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в администрацию;

предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию организации деятельности администрации на решение вопросов экономической, культурной, политической, социально-экономической и других сфер деятельности городского поселения;

заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе администрации, либо критика ее деятельности;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное уполномоченными лицами.

3. Устная форма обращений граждан

3.1. Устные обращения граждан поступают к Главе администрации во время личного приема граждан. Личный прием граждан проводится Главой администрации или заместителем Главы администрации. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан через местные СМИ (газету "Заря"), а также путем вывешивания графика приема в специально отведенном месте в здании администрации.

Прием граждан Главой администрации осуществляется по предварительной записи.

3.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.3. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке, определенном настоящим Положением для письменных обращений.

3.4. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.5. Запись на личный прием граждан к Главе администрации может осуществляться по тел. 21-789 либо у специалиста администрации по организационным вопросам.

4. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

4.1. Все присланные в администрацию по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают специалисту администрации по организационным вопросам.

4.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности доставки по указанному адресу на конверте либо на заявлении оформления, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.

4.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится у специалиста по организационным вопросам, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.

4.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие удостоверения подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма специалистом по организационным вопросам, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес администрации городского поселения "Город Медынь" нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

4.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемной Главы администрации (при ее наличии) либо в кабинете специалиста по организационной работе. Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан либо ставится отметка на копии принятого обращения.

4.6. Обращения, поступившие на имя Главы администрации или работника администрации с пометкой "лично", вскрываются, регистрируются в общем порядке и передаются адресату.

4.7. Обращения и ответы о результатах обращений, поступившие по факсу или электронной почте, принимаются и регистрируются в общем порядке.

5. Регистрация поступивших обращений

5.1. На поступившие в администрацию обращения в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Администрация городского поселения "Город Медынь", дата и входящий номер. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

5.2. Поступившие обращения передаются специалисту по организационным вопросам, осуществляющему регистрацию обращения. Поступившие ответы на контрольные письма передаются исполнителям. В карточках делаются отметки.

5.3. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными считаются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из администрации Губернатора Калужской области, Правительств Российской Федерации, Калужской области, Законодательного Собрания Калужской области и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На письмах, в поручении к которым содержится просьба проинформировать о результатах, ставится надпись "Контроль";

- обращения проверяются на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;

- проставляется шифр темы согласно действующей номенклатуре. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

6. Направление обращения на рассмотрение

6.1. После составления аннотации специалист по организационным вопросам принимает решение о передаче обращения на рассмотрение Главе администрации, в случае его отсутствия или при необходимости срочного ответа на обращение - заместителю Главы администрации городского поселения.

6.2. Резолюция Главы администрации или заместителя Главы администрации рассмотрения обращения должна содержать фамилию, имя, отчество исполнителя, поручение, сроки исполнения, подпись и дату.

6.3. На обращения граждан заполняются регистрационно-контрольные карточки по утвержденной форме. Если письмо находится на особом контроле, на карточке проставляется соответствующая отметка. Картотека и обращение находятся у специалиста по организационным вопросам, копия обращения с резолюцией передаются исполнителям.

6.4. Исполнителям зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.

6.5. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в организации и предприятия, подписываются Главой администрации. Одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на бланках администрации.

6.6. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется. В необходимых случаях такие письма направляются в правоохранительные органы. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

8. Продление срока рассмотрения обращений граждан

8.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сверхнормативного финансирования, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

8.2. Продление сроков производится Главой администрации. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения заблаговременно направляется заявителю.

9. Требования к оформлению ответа

9.1. Ответы на обращения граждан подписывают Глава администрации или по необходимости - заместитель Главы администрации.

9.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно. Давать ответы на все поставленные в письме вопросы следует кратко и исчерпывающе. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты для устранения нарушений.

9.3. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

9.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае, если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

9.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание городской Думы городского поселения "Город Медынь" в установленном порядке.

9.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

9.7. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству администрации городского поселения "Город Медынь".

9.8. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

9.9. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по организационным вопросам, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в регистрационно-контрольной карточке. Специалист по организационным вопросам вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящими Правилами, и предложить переоформить ответ.

9.10. Отправление ответов без регистрации не допускается.

9.11. Результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.) проставляется в карточке.

9.12. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

9.13. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству администрации городского поселения "Город Медынь".

10. Контроль

Контроль за исполнением требований настоящего Положения о порядке рассмотрения обращений граждан возложить на специалиста по организационным вопросам администрации городского поселения "Город Медынь".