Приложение. Порядок рассмотрения обращений граждан в администрацию МО МР "Боровский район"

Приложение
к постановлению
Администрации Боровского района
Калужской области
от 23 марта 2006 г. N 134

Порядок
рассмотрения обращений граждан в администрацию
МО МР "Боровский район"

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан в администрацию муниципального образования муниципального района "Боровский район" (далее - Порядок) в соответствии с Законом Калужской области "Об обращениях граждан" устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район".

1.2. Действие настоящего Порядка распространяется на все обращения граждан, за исключением:

- обращений, которые рассматриваются в порядке конституционного, гражданского, административного, уголовного судопроизводства или арбитражными судами;

- обращений, для которых предусмотрен иной порядок рассмотрения, установленный федеральными конституционными законами, федеральными законами и законами Калужской области,

- обращений в коммерческие организации, общественные организации, порядок рассмотрения которых определяется законодательством Российской Федерации;

- запросов в архивы, библиотеки, в органы статистики.

1.3. В администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район" рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении администрации муниципального района, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Калужской области.

1.4. Рассмотрение обращений граждан производится главой администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район", первым заместителем и заместителями главы администрации, руководителями и специалистами структурных подразделений администрации. Централизованное делопроизводство по обращениям граждан осуществляет комитет организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями администрации (далее - комитет организационно-контрольной работы).

1.5. Справочную работу по устным и письменным обращениям граждан ведет комитет организационно-контрольной работы. График приема и номера справочных телефонов вывешиваются в фойе здания администрации.

1.6. Комитет организационно-контрольной работы регулярно готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и представляет ее главе администрации.

1.7. Все работники администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район", работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.8. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район".

1.9. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

1.10. Периодически проводится учеба работников, занимающихся рассмотрением обращений граждан.

2. Прием и первичная обработка письменных
обращений граждан

2.1. Все присланные в администрацию по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в комитет организационно-контрольной работы.

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.

2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т. д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в комитете организационно-контрольной работы, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие удостоверения подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма специалистом комитета организационно-контрольной работы, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес администрации муниципального района "Боровский район" нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемной главы администрации. Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.6. Обращения, поступившие на имя руководителей или работников структурных подразделений с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.7. Обращения и ответы о результатах обращений, поступившие по факсу или электронной почте, принимаются и учитываются в журналах сотрудниками комитета организационно-контрольной работы. После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются под роспись в комитет организационно-контрольной работы.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. На поступившие в комитет организационно-контрольной работы обращения в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Администрация муниципального района "Боровский район". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Поступившие обращения передаются специалисту, осуществляющему рассмотрение, аннотацию и регистрацию обращения. Поступившие ответы на контрольные письма передаются исполнителям. В карточках делаются отметки.

3.3. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными считаются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Губернатора Калужской области, Правительств Российской Федерации, Калужской области, Законодательного Собрания Калужской области и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На письмах, в поручении к которым содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль";

- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);

- обращения проверяются на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель неудовлетворен полученным ответом;

- составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- проставляется шифр темы согласно действующей номенклатуре. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4. Направление обращения на рассмотрение

4.1. После составления аннотации специалист комитета организационно-контрольной работы принимает решение о передаче обращения на рассмотрение главе администрации муниципального района или заместителям главы администрации муниципального района.

4.2. Обращения, по которым имеются поручения Губернатора Калужской области или его заместителей, Правительства Калужской области, депутатские запросы членов Законодательного Собрания Калужской области, направляются главе администрации муниципального района.

4.3. Резолюция рассмотрения обращения должна содержать фамилию, имя, отчество исполнителя, поручение, сроки исполнения, подпись и дату.

4.4. На обращения граждан заполняются регистрационно-контрольные карточки по утвержденной форме. Если письмо находится на особом контроле, на карточке проставляется соответствующая отметка. Карточки помещаются в картотеку комитета организационно-контрольной работы, обращения с резолюцией передаются в структурные подразделения администрации муниципального района.

4.5. В структурные подразделения администрации, зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.

4.6. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции органов местного самоуправления муниципального района "Боровский район", обращение списывается в дело с уведомлением об этом обратившегося гражданина или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос. Обращения, присланные не по принадлежности, из других органов исполнительной власти, возвращаются в направившую организацию.

Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в организации и предприятия, подписываются заместителем главы администрации муниципального района, осуществлявшим рассмотрение Одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на бланках администрации.

4.7. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется комитетом организационно-контрольной работы. В необходимых случаях комитет организационно-контрольной работы направляет такие письма в правоохранительные органы. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело работниками комитета организационно-контрольной работы. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

4.8. Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц администрации муниципального района "Боровский район" передаются в структурные подразделения или комитет организационно-контрольной работы.

4.9. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений подписываются управляющим делами администрации.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сверхнормативного финансирования, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится главой администрации муниципального района по служебной записке руководителя структурного подразделения Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают глава администрации муниципального района, заместители главы администрации муниципального района и должностные лица е пределах своей компетенции. Ответы в вышестоящие организации об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает глава администрации МО муниципального района "Боровский район".

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно. Давать ответы, на все поставленные в письме вопросы следует кратко и исчерпывающе. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание Районного Собрания МО муниципального района "Боровский район" в установленном порядке.

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального района "Боровский район".

7.8. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя, и номер его служебного телефона.

7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в комитет организационно-контрольной работы, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в регистрационно-контрольной карточке. Руководство комитета организационно-контрольной работы вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, и предложить переоформить ответ.

7.12. Отправление ответов без регистрации в комитете организационно-контрольной работы не допускается.

7.13. В правом нижнем углу на копии ответа делается надпись "В дело". Результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т. д.) проставляется в карточке. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет председатель комитета организационно-контрольной работы.

7.14. Аналогичный порядок применяется к направляемым в дело справкам о рассмотрении обращений, полученных из организаций, предприятий и структурных подразделений администрации.

7.15. Необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.16. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования муниципального района "Боровский район".

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

8.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Губернатора Калужской области, Правительства Калужской обла