Приложение. Временный регламент по определению порядка подготовки, согласования, подписания и регистрации проектов правовых актов Городской Управы города Калуги с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства

Приложение
к постановлению
Городской Управы г. Калуги
от 4 февраля 2011 г. N 38-п

Временный регламент
по определению порядка подготовки,
согласования, подписания и регистрации проектов
правовых актов Городской Управы города Калуги
с использованием системы электронного
документооборота и делопроизводства

Настоящий регламент определяет порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений Городской Управы города Калуги, их согласование, подписание и регистрацию с использованием средств системы электронного документооборота и делопроизводства программы CompanyMedia.

1. Основные термины и понятия,
используемые в регламенте

В тексте настоящего регламента используются следующие термины и понятия:

1) система электронного документооборота (далее по тексту - СЭД) - автоматизированная многопользовательская система "CompanyMedia", сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения организацией своих функций;

2) база данных "Организационно-распорядительные документы" (далее по тексту - БД ОРД) - программный модуль подсистемы "СМ-Делопроизводство" СЭД "CompanyMedia", отвечающий за автоматизацию жизненного цикла организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений);

3) регистрационно-контрольная карточка правового акта - заполнение определенных полей в электронной форме в СЭД путем внесения в них необходимых реквизитов проекта правового акта;

4) сценарий согласования - вариант процесса согласования, в котором определен порядок действий, условия и сроки согласования;

5) шаблон листа согласования - заготовка для листа согласования, в которой уже заполнена часть полей. Каждый шаблон имеет уникальное имя и хранится в базе данных "Согласование" (далее по тексту - БД "Согласование").

2. Документооборот правовых актов

Автоматизированный учет правовых актов производится с помощью БД ОРД СЭД.

БД ОРД предназначена для подготовки, согласования и регистрации проектов правовых актов.

БД ОРД обеспечивает создание регистрационно-контрольной карточки (далее по тексту - РКК) правового акта, присвоение ему соответствующего номера. Для каждого вида правового акта ведется собственная нумерация.

Координацию и работу по внедрению и использованию СЭД при подготовке, согласовании и регистрации правовых актов осуществляет управление делами Городского Головы города Калуги.

3. Основные функции

Основными функциями БД ОРД являются:

- создание проекта правового акта в виде РКК;

- прикрепление содержания проекта правового акта в виде файла или файлов с текстом;

- отметка о связях между документами ("в исполнение", "отменяет" и т.д.) с возможностью графического отображения дерева установленных связей;

- передача проекта правового акта на согласование с необходимым списком участников и визирование участниками проекта правового акта;

- отправка на подпись и подписание проекта правового акта;

- передача на регистрацию;

- регистрация правового акта;

- передача правового акта на ознакомление необходимому списку участников и фиксация ознакомления участниками;

- отношение к делу по месту регистрации;

- отношение к делу по месту получения или исполнения;

- отметка о хранении в архивных делах.

БД ОРД имеет режим жесткого разграничения доступа к документам на право создания, чтения, редактирования.

Проект правового акта создается сотрудником структурного подразделения органа Городской Управы города Калуги, ответственным за разработку и согласование проекта правового акта (далее по тексту - исполнитель). Создание проекта правового акта производится в инициативном порядке или по поручению руководителя, или как документ, связанный с другим документом.

В РКК БД ОРД исполнитель указывает:

- подписывающего, т.е. руководителя, которому проект правового акта направляется на подпись;

- заголовок проекта правового акта;

- тип проекта правового акта;

- если правовой акт должен быть исполнен в конкретный срок, в РКК указывается информация о контроле со стороны подписывающего и срок обязательного исполнения;

- необходимые связи с другими документами.

В РКК прикрепляется файл с текстом проекта правового акта с необходимыми к нему приложениями.

Далее проект правового акта направляется на согласование с руководителями подразделений, связанных с принятием правового акта, или с другими ответственными лицами.

В случае если проект правового акта должен быть согласован лицами, не являющимися пользователями СЭД, в РКК прикрепляется файл листа согласования с указанием данных лиц, на котором собраны их подписи. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность указанного листа согласования.

4. Согласование проекта правового акта

Проекты правовых актов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам (далее по тексту - участники согласования). На согласование может быть направлен только неподписанный проект правового акта.

Инициатором отправки проекта правового акта на согласование является исполнитель документа.

Чтобы начать процесс согласования, инициатор создает карточку листа согласования путем нажатия кнопки "Согласование" в РКК и указывает в нем:

Список участников согласования.

Вид согласования.

- Сценарий согласования.

Процесс согласования запускается путем нажатия кнопки "Начать процесс согласования".

Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов:

- Согласен

- Не согласен

- Согласен с замечаниями

Также участник согласования может ввести комментарий к проекту правового акта в поле "Комментарии".

Согласование может быть параллельным, последовательным или комбинированным.

При параллельном согласовании проект правового акта направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом в СЭД. Инициатор согласования устанавливает срок согласования, который является единым для всех участников согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание в СЭД. Если одним из участников согласования ставится виза "Не согласен", то инициатору процесса согласования направляется об этом уведомление и процесс согласования продолжается. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят свою визу, либо досрочно инициатором процесса путем нажатия кнопки "Прекратить процесс".

При последовательном согласовании проект правового акта направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). В СЭД допускаются различные сценарии последовательного согласования, которыми определяется порядок действий в следующих случаях:

- время согласования превышено данным участником согласования (послать уведомление инициатору; послать уведомление участнику; передать следующему участнику согласования или не передавать);

- поставлена отрицательная виза (послать уведомление инициатору; остановить процесс согласования).

Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят свою визу, либо досрочно инициатором процесса, либо досрочно по отрицательной визе одного из участников (если сценарием согласования это предусмотрено).

Комбинированное согласование - это последовательное согласование, когда на каждой стадии процесса может быть или один участник или группа участников. При комбинированном согласовании имеет значение порядок участников. Процесс согласования разбивается на стадии, внутри которых участники проставляют визы в параллельном режиме, тогда как взаимодействие между стадиями осуществляется последовательно, т.е. сотрудники следующей стадии не могут начать согласование до завершения предыдущей.

Если в ходе процесса согласования возникает необходимость внесения изменений в проект правового акта, то все необходимые замечания и изменения вносятся исполнителем непосредственно в текст проекта правового акта, файл которого прикреплен в РКК БД ОРД. При внесении изменений в текст документа необходимо пользоваться кнопкой "Изменить".

Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному согласованию. Список участников повторного согласования проекта правового акта определяет исполнитель, который несет персональную ответственность за качественную и своевременную подготовку и разработку проекта правового акта.

Если в структурном подразделении принят определенный порядок согласования, целесообразно сохранить его в виде электронной карточки шаблона согласования. Шаблоны позволяют создавать листы согласования, в которых тип согласования, или список участников, или сценарии поведения системы уже заданы. При выборе шаблона согласования параметры согласования задаются автоматически.

В ходе процесса согласования невозможна регистрация документа. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования; по завершении процесса может быть инициирован новый.

При необходимости участник согласования может отложить визирование проекта правового акта и инициировать новый цикл согласования, направив проект правового акта, в свою очередь, одному или нескольким лицам. Таким образом, будет инициирован процесс согласования 2-го порядка. Его участники, в свою очередь, могут инициировать процессы 3-го порядка и т. д. В этом случае участники согласования создают новый лист согласования и направляют документ на дополнительное согласование другим лицам путем нажатия кнопки "Согласование до визы". Подобное создание циклов согласования проекта правового акта второго, третьего и т.д. порядка называется петлевым согласованием. Участники согласования несут персональную ответственность за согласование документа в пределах своих должностных обязанностей.

В случае если у участников согласования возникла необходимость ознакомиться с документами, на основании которых принято решение о создании проекта правового акта, исполнитель обязан представить все необходимые материалы с учетом сроков согласования проекта правового акта.

При отсутствии, по каким-либо причинам, одного из участников согласования инициатор согласования приостанавливает процесс согласования путем нажатия кнопки "Приостановить процесс" в карточке листа согласования и корректирует список участников согласования, после чего запускает процесс согласования нажатием кнопки "Продолжить процесс".

Требования к срокам и участникам согласования проектов правовых актов установлены постановлением Городской Управы города Калуги от 11.02.2005 N 32-п "О правилах подготовки проектов правовых актов Городской Управы, проектов правовых актов Городской Думы".

5. Отправка проекта правового акта на подпись

После завершения процесса согласования проект правового акта направляется исполнителем на подпись руководителю путем нажатия кнопки "На подпись" в РКК данного правового акта.

Руководителю посылается уведомление о направлении документа на подпись.

Руководители назначают лиц (далее по тексту - помощник руководителя), уполномоченных на удостоверение листа согласования, которые несут ответственность за данное удостоверение в соответствии с действующим законодательством.

Помощник руководителя, которому направлен проект правового акта на подпись, распечатывает проект правового акта и лист согласования на бумажный носитель и передает его руководителю на подпись. Лист согласования, распечатанный на бумажном носителе, заверяется печатью установленного образца, что свидетельствует о подлинности виз, проставленных участниками согласования в СЭД. Печать для листов согласования изготавливается в каждом органе Городской Управы города Калуги и должна соответствовать описанию, указанному в приложении к настоящему регламенту.

Если объем проекта правового акта и приложений к нему превышает 10 страниц, то исполнитель обеспечивает помощника руководителя, которому проект правового акта направлен на подпись, распечатанными на бумажном носителе проектом правового акта и необходимыми приложениями к нему. В данном случае исполнитель несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за соответствие проекта правового акта на бумажном носителе файлу, прикрепленному в РКК БД ОРД в СЭД.

После того, как правовой акт подписан руководителем на бумажном носителе, его помощник нажимает кнопку "Подписать" в РКК данного правового акта.

Руководитель, которому проект правового акта направлен на подпись, может также отказать в подписи (с обязательным объяснением причины отказа в карточке листа согласования). Если руководитель ставит отметку "Отказать в подписи", то исполнитель вносит необходимые изменения в проект правового акта и начинает процесс согласования повторно.

6. Отправка правового акта на регистрацию

После завершения процедуры подписания правового акта помощник руководителя, который подписал правовой акт, нажимает кнопку "На регистрацию" в РКК данного правового акта и передает подписанный правовой акт, лист согласования и все необходимые к нему приложения (на бумажном носителе) в отдел документационно-контрольной работы управления делами Городского Головы города Калуги для регистрации и выпуска.

Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера по сквозной нумерации, которая ведется с начала и до конца года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно.

К порядковому номеру распоряжений Городского Головы через дефис добавляется буква "р", а постановлений - буква "п".

Правовым актам присваиваются номера путем нажатия кнопки "Получить рег. N".

7. Отправка правового акта на ознакомление

Зарегистрированные правовые акты направляются на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть исполнитель документа или руководитель, который подписал правовой акт. На ознакомление может быть направлен только подписанный правовой акт.

Чтобы начать процесс ознакомления, инициатор создает карточку листа ознакомления путем нажатия кнопки "Ознакомление" в РКК БД ОРД и указывает в нем список лиц (далее по тексту - участники ознакомления), которым предлагается ознакомиться с правовым актом, и срок ознакомления и запускает процесс путем нажатия кнопки "Начать процесс ознакомления". Участники ознакомления получают уведомление о направлении правового акта на ознакомление и, открыв документ, знакомятся с ним путем проставления отметки "Ознакомиться", при необходимости вводят комментарии. Данные об ознакомлении хранятся в базе данных "Ознакомление". Также с результатами ознакомления можно ознакомиться в РКК правового акта в закладке "Ход исполнения".

Одновременно может быть запущено не более одного процесса ознакомления; по завершении процесса может быть инициирован новый.

В случае необходимости добавления участников ознакомления до завершения процесса ознакомления, инициатор ознакомления приостанавливает процесс путем нажатия кнопки "Приостановить процесс" в карточке листа ознакомления, корректирует список участников ознакомления, после чего запускает процесс ознакомления нажатием кнопки "Продолжить процесс".

Процесс ознакомления завершается автоматически после того как все участники ознакомятся с правовым актом, либо досрочно инициатором.