Распоряжение Заместителя Губернатора Калужской области - Руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10 декабря 2007 г. N 782-ра "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области"

Распоряжение Заместителя Губернатора Калужской области - Руководителя администрации Губернатора Калужской области
от 10 декабря 2007 г. N 782-ра
"Об утверждении Правил ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области"

С изменениями и дополнениями от:

26 июня, 21 июля 2008 г., 8 апреля 2009 г., 20 апреля 2010 г.

В целях совершенствования организации делопроизводства в администрации Губернатора области:

1. Утвердить прилагаемые Правила ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области (далее - Правила).

2. Руководителям подразделений администрации Губернатора области обеспечить строгое соблюдение требований Правил.

3. Признать утратившими силу распоряжения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области от 13 июля 2004 года N 670-ра "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области" и от 8 февраля 2006 года N 83-ра "О внесении дополнений в распоряжение заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области от 13 июля 2004 года N 670-ра "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области"

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Заместитель Губернатора области - Руководитель администрации Губернатора области

В.Х. Квасов

Информация об изменениях:

Распоряжением Заместителя Губернатора Калужской области - Руководителя администрации Губернатора Калужской области от 8 апреля 2009 г. N 152-ра в настоящие Правила внесены изменения

См. текст Правил в предыдущей редакции

Правила
ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области
(утв. распоряжением Заместителя Губернатора Калужской области - Руководителя администрации Губернатора Калужской области от 10 декабря 2007 г. N 782-ра)

С изменениями и дополнениями от:

26 июня, 21 июля 2008 г., 8 апреля 2009 г., 20 апреля 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Правила ведения делопроизводства в администрации Губернатора Калужской области (далее - Правила) регламентируют организацию делопроизводства, создание и печатание документов, порядок работы с документами и обращениями граждан в администрации Губернатора области, а также порядок контроля за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатуры и формирования дел, подготовки документов, обращений граждан к их дальнейшему хранению и использованию.

Работа с секретными документами регламентируется специальной инструкцией.

1.2. Правила разработаны в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России 27.02.1998 N 28; ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст; Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536; Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Калужской области "О нормативных правовых актах органов государственной власти и местного самоуправления Калужской области" (в редакции закона от 27.04.2007 N 306-ОЗ) (далее - областной закон N 12), Положением об администрации Губернатора Калужской области, утвержденным постановлением Губернатора Калужской области от 12 апреля 2004 года N 264 (в редакции постановлений Губернатора Калужской области от 24.10.2005 N 395, от 02.10.2006 N 374, от 30.12.2008 N 393) (далее - Положение об администрации).

1.3. Правила распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) систем.

Программное и техническое обеспечение автоматизированных систем осуществляется управлением информационных технологий администрации Губернатора области.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях администрации Губернатора области (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.

Ведение делопроизводства осуществляется сотрудниками подразделений, на которых возложена эта обязанность.

1.5. На работников, осуществляющих ведение делопроизводства в подразделениях, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

- прием, учет и распределение входящих документов;

- учет внутренних документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения указаний (резолюций) - непосредственно исполнителю;

- учет исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, обращений граждан;

- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, согласование ее с руководителем подразделения и далее окончательная отработка с управлением делопроизводства и контроля администрации Губернатора области;

- выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;

- анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений;

- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатной продукции;

- учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении;

- получение средств организационной техники и канцелярских товаров.

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением Правил в подразделениях осуществляется управлением делопроизводства и контроля администрации Губернатора области.

1.7. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений Правительства Калужской области, постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях.

1.8. При работе с документами, поступившими в администрацию Губернатора области, не разрешается вносить в них исправления.

1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководителя подразделения, а при увольнении или при переходе на работу в другие подразделения - сдать все числящиеся за ними документы руководителю подразделения.

1.10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения, сообщается в управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора области (далее - управление делопроизводства и контроля) и заместителю Губернатора области - руководителю администрации Губернатора области, который принимает решение о назначении служебной проверки в порядке, установленном законодательством.

1.11. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не требует регистрации в управлении делопроизводства и контроля.

1.12. Передача документов или их копий другим организациям допускается только с разрешения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области.

1.13. Организация взаимодействия Губернатора области со средствами массовой информации, подготовка и распространение в средствах массовой информации официальных материалов о деятельности Губернатора области и Правительства области осуществляется управлением по работе со средствами массовой информации администрации Губернатора области.

1.14. Работники администрации Губернатора области несут ответственность за соблюдение настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Документация администрации Губернатора области

2.1. В соответствии с Уставом Калужской области, областным законом N 12, Положением об администрации производится подготовка и оформление проектов:

- постановлений Губернатора области;

- распоряжений Губернатора области;

- постановлений Правительства области;

- распоряжений заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области по вопросам деятельности администрации Губернатора области.

2.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Суг размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13, N 14, N 15 через 1 - 2 интервала.

3. Рассмотрение и оформление законов области, поступивших Губернатору области для подписания

3.1. Закон Калужской области (далее - закон), направленный для обнародования путем подписания Губернатору области, проходит юридическую экспертизу в правовом управлении администрации Губернатора области на соответствие действующему законодательству с подготовкой предложений Губернатору области о подписании закона либо его отклонении в сроки, установленные законодательством.

Если правовое управление администрации Губернатора области рекомендует Губернатору области отклонить закон, оно представляет соответствующее заключение и проект письма Губернатора области в Законодательное Собрание области.

3.2. Подписанные Губернатором области законы передаются в управление делопроизводства и контроля для их оформления и последующего направления на официальное опубликование.

Законам присваиваются порядковые номера. Нумерация ведется с начала и до конца срока созыва Законодательного Собрания области с записью в соответствующем журнале. После порядкового номера закона добавляются (через дефис) буквы "ОЗ".

Копии законов направляются управлением делопроизводства и контроля адресатам в соответствии с указателем рассылки, составляемой правовым управлением администрации Губернатора области, в том числе в управление по работе со средствами массовой информации администрации Губернатора области.

Электронные версии подписанных Губернатором Калужской области законов направляются разработчиком в двухдневный срок по электронной почте в управление информационных технологий администрации Губернатора Калужской области для последующего направления путем электронной рассылки в двухдневный срок в адрес государственного учреждения Калужской области "Редакция газеты Калужской области "Весть".

3.3. Подлинники экземпляров законов вместе с другими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, и указателями рассылки хранятся в управлении делопроизводства и контроля.

4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений

4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, распоряжений заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области (далее - решения) производится в соответствии с настоящими Правилами, а постановлений Правительства области - регламентом Правительства области.

Проекты решений подготавливаются и вносятся исполнительными органами государственной власти (далее - органы исполнительной власти), органами и организациями (далее - организации) на основании поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту решения.

Проекты решений по кадровым вопросам и государственной службы подготавливаются управлением кадровой политики и государственной службы администрации Губернатора области на основании соответствующих представлений или поручений.

4.2. Ответственность за качество подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители органов исполнительной власти и организаций, которые готовят и вносят эти проекты.

4.3. Проекты решений печатаются на бланках установленной формы.

4.4. Текст проекта решения, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение, как правило, преамбулы не имеет).

В констатирующей части (преамбуле) даются разъяснения целей и мотивов принятия решения, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.

В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положения нормативного характера.

Постановляющая часть проектов решений, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему проекты решений могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в проекте решения приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты решения должны иметь ссылки на эти приложения.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом "Постановляю", которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

4.5. Одновременно с разработкой проекта решения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных решений или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных решений или их частей включаются в текст проекта решения.

4.6. В проектах решений употребляются только официальные наименования органов и организаций.

4.7. Проекты решений должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

4.8. Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты решений должны быть проверены старшим инспектором управления делопроизводства и контроля администрации Губернатора области (корректором) на соответствие правилам русского языка и подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения.

4.9. Проекты решений в обязательном порядке визируются:

- исполнителем;

- руководителями органов исполнительной власти;

- руководителем подразделения организации и руководителем самой организации, который представил проект;

- руководителями организаций, которым в решении предусматриваются задания или поручения;

- начальником управления делопроизводства и контроля;

- начальником правового управления администрации. Губернатора области;

- заместителем Губернатора области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области.

4.10. Проекты решений, содержащие вопросы управления и распоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министром экономического развития области или его заместителем, а также с начальником административно-хозяйственного управления администрации Губернатора области в отношении имущества, находящегося на балансе администрации Губернатора области.

Проекты решений, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, визируются министром финансов области или его заместителем.

К проектам решений, предусматривающим поощрение работников, прилагаются соответствующие ходатайства, а предусматривающим дисциплинарное взыскание - объяснительные записки работников, допустивших нарушения.

Проекты решений Губернатора Калужской области о награждениях медалями Калужской области, о присвоении почетных званий Калужской области, о награждении Почетной грамотой Губернатора Калужской области, об объявлении Благодарности Губернатора Калужской области, о назначении граждан на государственные должности Калужской области и должности государственной службы Калужской области категории "руководители", а также иные должности, исполнение которых законодательством отнесено к понятию "исполнение функций должностного лица", подлежат согласованию с:

- консультантом Губернатора Калужской области, обеспечивающим организацию защиты органов исполнительной власти области от преступных посягательств, проникновения и влияния организованной преступности;

- консультантом Губернатора Калужской области, обеспечивающим деятельность Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области в сфере международных связей, внешнеэкономического сотрудничества и организации мероприятий протокольного характера.

В органах исполнительной власти и организациях проекты решений согласовываются (рассматриваются) не более чем в 2-дневный срок.

Визирование проектов постановлений Правительства области осуществляется в соответствии с регламентом Правительства области.

Приложения и пояснительные записки к проектам решений визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.

4.11. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

При наличии у лица, визирующего проект решения особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту решения, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту решения.

При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает руководитель, подписывающий этот документ.

4.12. Проекты решений, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим проекты решений.

4.13. Подготовленные для подписания постановления и распоряжения Губернатора области, распоряжения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области передаются управлением делопроизводства и контроля через консультанта (помощника) Губернатора области и консультанта заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области на подпись.

4.14. Постановления и распоряжения, подписанные Губернатором области, а также распоряжения, подписанные заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области, передаются в управление делопроизводства и контроля для оформления и выпуска.

Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно, причем постановления Правительства области отдельно от постановлений Губернатора области, а распоряжения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области отдельно от распоряжений Губернатора области.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора области через дефис добавляется буква "р", а распоряжений заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области - буквы "Ра", по личному составу - "лс".

4.15. Копии решений, заверенные печатью управления делопроизводства и контроля, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.

Копии решений, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, направляются в управление по работе со средствами массовой информации администрации Губернатора области.

4.16. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, распоряжений заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области вместе с документами, на основании которых принято решение, и указателями рассылки остаются в управлении делопроизводства и контроля для последующей передачи в ведомственный архив администрации Губернатора области (далее - ведомственный архив).

4.17. Копии решений независимо от указателя рассылки направляются для контроля в управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора области и в управление информационных технологий администрации Губернатора области для ввода их в систему автоматизированного документооборота.

4.18. Электронные версии нормативных правовых актов Калужской области (постановления, распоряжения Губернатора Калужской области, постановления Правительства Калужской области, распоряжения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области) в двухдневный срок после их подписания направляются разработчиком по электронной почте в управление информационных технологий администрации Губернатора Калужской области для последующего направления путем электронной рассылки в двухдневный срок в адрес государственного учреждения Калужской области "Редакция газеты Калужской области "Весть".

5. Подготовка и оформление проектов поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области

5.1. Проекты поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области - далее (поручение) готовятся консультантом или помощником Губернатора области, консультантами заместителей Губернатора области, консультантом заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области на бланках установленной формы.

5.2. В проекте поручений указываются исполнители, содержание поручения, в необходимых случаях - сроки его выполнения подпись, дата и номер документа.

Если в проекте поручения предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым, или против фамилии которого пишется слово "созыв".

Поручение подписывается в течение 2 дней со дня поступления документа.

5.3. Подписанное поручение с документом, по которому дано поручение, передается в управление делопроизводства и контроля для регистрации, оформления и рассылки исполнителям.

Копии поручения и документа направляются в управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора области.

5.4. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует ответственный исполнитель.

5.5. Исполнители докладывают руководителю, давшему поручение, о ходе и результатах его исполнения, как правило, в письменном виде через управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора области.

Соисполнители поручения (если оно дано нескольким исполнителям) направляют свой вариант ответа ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

Ответственный исполнитель готовит обобщенную информацию (ответ) об исполнении поручения, которая визируется всеми соисполнителями либо содержит ссылку на согласование с ними ответа (указываются фамилия, имя, отчество и должность лица, с которым согласован вопрос, и дата согласования).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации использованной при подготовке документа.

В информации (ответе) о результатах исполнения поручения указывается, когда и кем о них сообщено автору документа.

Исполнитель, имеющий по вопросу особое мнение, прикладывает свою справку (служебную записку) к обобщенной информации остальных соисполнителей либо представляет давшему поручение руководителю самостоятельную информацию.

Информация (ответ), не отвечающая указанным требованиям, может быть возвращена для доработки исполнителю должностным лицом, давшим поручение, а также консультантом или помощником Губернатора области, консультантами заместителей Губернатора области, консультантом заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области и начальником управления делопроизводства и контроля администрации Губернатора области.

В случае, если данное поручение не находится в компетенции органа исполнительной власти или организации (главного исполнителя), руководитель в пятидневный срок с момента поступления поручения представляет информацию-просьбу о передаче (переадресовке) другому исполнителю. Решение о порядке дальнейшего исполнения поручения принимается руководителем, дававшим поручение.

6. Подготовка и оформление отдельных видов документов

6.1. Протокол

6.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

6.1.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются.

Председатель или председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного лица и строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

6.1.3. Допускается краткая форма составления протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

6.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы советов и др., которые регистрируются в подразделениях администрации Губернатора области. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

6.1.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

6.2. Служебные письма

6.2.1. Служебные письма - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, рекомендуется готовить отдельные письма по каждому из них.

Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

6.2.2. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

- письмо оформляется на бланке должностного лица;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.2.3. Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, использующихся в администрации Губернатора области. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

К проектам писем прилагаются их копии, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

6.2.4. Проекты писем визируются:

- исполнителем;

- руководителем органа исполнительной власти, организации, который представил проект;

- старшим инспектором управления делопроизводства и контроля администрации Губернатора области (корректором);

- начальником правового управления администрации Губернатора области;

- начальником управления делопроизводства и контроля;

- заместителем Губернатора области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области.

Письма в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, зарубежным адресатам направляются за подписью Губернатора области.

6.2.5. Подписанные письма передаются исполнителем в управление делопроизводства и контроля для регистрации и отправки.

Письма, оформленные в нарушение настоящих Правил, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Копия подписанного письма и указатель рассылки остаются в управлении делопроизводства и контроля.

6.3. Телеграмма

6.3.1. Телеграмма - краткое текстовое сообщение, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму, должны быть заверены подписью отправителя.

6.3.2. Телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя, отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.

6.3.3. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами.

6.3.4. Знаки "точка", "запятая", "кавычки", а также знак "скобка" могут указываться в телеграмме полными, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" могут указываться полными словами либо соответствующими символьными знаками.

Знак "номер" может указываться полным словом либо сокращенным словом "нр".

Другие знаки могут указываться только полными словами.

6.3.5. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака "-", должны писаться в телеграммах после предыдущею слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.

Символьные знаки "+" (плюс) и "/" (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами - без интервалов и отдельными словами не считаются.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами, знаками.

6.3.6. Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:

- отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

- отметка о виде телеграммы;

- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

- текст телеграммы;

- подпись отправителя.

6.3.7. Телеграмма может направляться в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом подается столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

6.3.8. Подписанная телеграмма (и завизированная исполнителем копия телеграммы) передается в управление делопроизводства и контроля для регистрации и отправки.

6.3.9. Телефонограммы в адрес Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области принимаются, записываются в журнале и передаются руководителям работниками соответствующих приемных.

6.4. Договоры и соглашения

6.4.1. При оформлении проектов договора и соглашения необходимо:

- наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения;

- если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках, в зависимости от числа сторон.

6.4.2. Визирование проектов договоров и соглашений аналогично визированию постановлений Губернатора области и Правительства области.

6.4.3. Подписанные и удостоверенные печатями двумя (или несколькими) сторонами договоры и соглашения передаются в управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора области для регистрации и контроля за их исполнением.

Подлинники договоров и соглашений хранятся в управлении делопроизводства и контроля администрации Губернатора области до сдачи их в ведомственный архив.

7. Правила оформления документов

7.1. Бланки документов

7.1.1. Постановления, распоряжения, поручения, письма Губернатора области, постановления Правительства области, письма заместителей Губернатора области, распоряжения, письма заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области (далее - документы) должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленные состав реквизитов и порядок их расположения.

На бланках изготавливают только первую страницу документа. Для всех следующих страниц используют стандартные листы чистой бумаги.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4(210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

7.1.2. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной печати или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки с изображением герба Калужской области, которые изготавливаются только полиграфическим способом.

7.1.3. В соответствии с распоряжением заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области в администрации Губернатора области применяются следующие бланки:

- бланк постановления Губернатора области;

- бланк распоряжения Губернатора области;

- бланк поручения Губернатора области;

- бланк постановления Правительства области;

- бланк распоряжения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области;

- бланк письма Губернатора области;

- бланк письма Правительства области;

- бланк письма заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области;

- бланки писем заместителей Губернатора области;

- бланк письма администрации Губернатора области.

7.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

7.2.1. Дата документа.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова "год" не ставятся. Например, дату 8 июля 2007 г. следует оформить так: 08.07.2007.

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово год или его сокращение - г., например: 08 июля 2007 г.

Способ написания даты зависит от характера документа. В нормативных документах, определяющих права и обязанности граждан и организаций или содержащих сведения финансового характера, а также в переписке с зарубежными корреспондентами используют словесно - цифровой способ датирования: 24 июля 2007 г.; 02 августа 2007 года. В остальных случаях используется цифровой способ оформления даты (24.07.2007).

7.2.2. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

7.2.3. Адресат.

Документ адресуют органам исполнительной власти, организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам.

Каждая составная часть реквизита (наименование органа исполнительной власти, организации, наименование подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают один под другим от одной вертикальной линии.

При адресовании документа органу исполнительной власти, организации, ее подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:                           Министерство     финансов     области

                                    Управление по бюджетной политике

Допускается центрировать каждую строку относительно самой длинной строки реквизита.

Например:                           Министерство  здравоохранения  и

                                    и   социальной    политики    области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Наименование должности пишется полностью, без сокращений.

При адресовании документа руководителю органа исполнительной власти, организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата в дательном падеже.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько подразделений одной организации, то их названия указываются обобщенно. Названия организаций указываются в именительном падеже, а наименование должностей - в дательном.

Например:                           Органы   исполнительной        власти

                                    Главам    муниципальных   образований

                                    области

Если документ направляется нескольким организациям или нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнитель составляет список рассылки документа и почтовых адресов. При этом исполнитель прилагает к письму необходимое количество копий.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее наименование, зачем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

7.2.4. Утверждение документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова Утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне. В этом случае рекомендуется оформлять их не на бланке, а на чистых листах бумаги.

При утверждении документа постановлением, распоряжением реквизит состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено, Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово, производное от глагола "утверждать", согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например: Утвержден (акт, устав, регламент), Утверждена (программа), Утверждено (положение, соглашение), Утверждены (правила, списки).

При оформлении грифа утверждения наименование должности или наименование утверждающих документов печатается с прописной буквы.

Слово Утверждаю (Утвержден, Утверждено, Утверждена, Утверждены) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после него. Дата в грифе утверждения проставляется цифровым способом.

7.2.5. Резолюция.

Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав реквизита входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если исполнителей указывается несколько, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, или против его фамилии пишется слово "созыв".

Резолюция проставляется обычно от руки в правом верхнем углу (или на свободном от текста месте) на первом листе подлинника входящего или внутреннего документа. Резолюция может быть оформлена на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

7.2.6. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").

Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится, внутри заголовка знаки препинания сохраняются. В заголовке не допускается подчеркивание.

Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

7.2.7. Отметка о наличии приложения.

В документе, имеющем приложение, оформляется отметка о его наличии. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом "Подпись".

Слово Приложение печатается с прописной буквы. После слова Приложение (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие.

Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N):

     Приложение: 1. Положение о ______________ на 4 л. 3 экз.

     2. Структура ________________ на 1 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:                         Договор     от 21 марта 2002 г. N  11

                                    и приложение к нему, всего на 17 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров. Например:

Приложение: книга в 4 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение N 1
к постановлению
Губернатора области
от 12 марта 2007 г. N 127

Допускается выражение Приложение N... печатать прописными буквами, а также центрировать составные части отметки относительно самой длинной строки:

Приложение N 2
к постановлению
Губернатора области
от 12 марта 2007 г. N 127

7.2.8. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются Губернатором области или, по его поручению, одним из заместителей Губернатора области.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Губернатором области, его заместителями или руководителями подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица должность этого лица не указывается), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности. При этом машинописным способом или от руки проставляются обозначение И.О. (если документ подписывается лицом, исполняющим обязанности) или фактическое наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих их, а распределение между членами комиссии обязанностей. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

7.2.9. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа и копии отправляемого документа.

При наличии замечаний, особых мнений и дополнений к проекту документа визирующий излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку "Замечания прилагаются".

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Гриф согласования включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На месте расположения грифа согласования в согласуемом документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Отметку о наличии листа согласования подписывает лицо, подготовившее проект документа.

7.2.10. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона исполнителя документа.

В письмах, отправляемых иногородним адресатам, указывается код города.

7.2.11. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В отметку об исполнении включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также слова "В дело" с указанием номера дела, в котором будет храниться документ: подпись и дата проставления отметки.

8. Организация документооборота и исполнения документов

Движение документов в администрации Губернатора области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Документооборот состоит из трех документопотоков: входящие, исходящие и внутренние.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации Губернатора области, регламентируются настоящими Правилами ведения делопроизводства, положениями о подразделениях и должностными регламентами.

8.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов

8.1.1. Документы, поступающие в администрацию Губернатора области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Губернатором области, заместителями Губернатора области, заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области, руководителями подразделений администрации Губернатора области и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела прохождения документов и контроля управления делопроизводства и контроля (далее - отдел прохождения документов и контроля).

В нерабочее время документы принимаются работниками приемной Губернатора области с последующей передачей их в отдел прохождения документов и контроля.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При вскрытии проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы пересылаются по назначению, если известен адресат, возвращаются отправителю или в отделение связи.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа составляется акт (приложение N 1) в 2 экземплярах: первый остается в отделе прохождения документов и контроля, второй вместе с документом направляется отправителю документа.

Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первого его варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа (отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов) уничтожается. При этом составляется акт (приложение N 2), который вместе с вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой об уничтожении остается в отделе прохождения документов и контроля.

Конверт, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Конверты с грифом "Лично" не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и на регистрацию.

8.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

- требующие обязательного рассмотрения Губернатором области, заместителями Губернатора области и заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области;

- направляемые непосредственно в подразделения администрации Губернатора области, органы исполнительной власти, организации.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей между заместителями Губернатора области.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно подразделениям администрации Губернатора области.

8.1.3. Регистрация поступивших документов производится в отделе прохождения документов и контроля управления делопроизводства и контроля с вводом информации в систему автоматизированного документооборота путем заполнения электронной регистрационной карточки и создания электронного образа документа, полученного путем обязательного его сканирования.

Сканированию не подлежат документы с грифом "ДСП", "Конфиденциально", с пометкой "Снятие копий запрещается" и объемом свыше 20 листов.

При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, территория, а также краткое содержание документа, количество листов документа и листов приложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляется документ.

Сотрудник управления делопроизводства и контроля, осуществляющий регистрацию документов, гарантирует однозначную принадлежность сканированного электронного образа документа его электронной регистрационной карточке и полное соответствие электронного образа поступившего документа его оригиналу на бумажном носителе.

Информация о сотруднике управления делопроизводства и контроля, осуществившем заполнение карточки и сканирование документа на бумажном носителе, вносится в электронную регистрационную карточку автоматически.

На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности.

Документы регистрируются и передаются для рассмотрения Губернатору области, заместителям Губернатора области, заместителю Губернатора области - руководителю администрации Губернатора области (в соответствии с распределением обязанностей) или непосредственным исполнителям в день поступления, а при их поступлении после 18 часов (в пятницу - после 17 часов) или в нерабочее время - в первый рабочий день.

8.1.4. Рассмотренные Губернатором области, заместителями Губернатора области, заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области документы возвращаются в управление делопроизводства и контроля для внесения резолюции в электронную регистрационную карточку и ее сканирования.

Исполнителю и управлению делопроизводства и контроля администрации Губернатора области по системе автоматизированного документооборота передается сканированная резолюция со сканированным образом документа.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым.

8.1.5. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются Губернатору области, заместителям Губернатора области или заместителю Губернатора области - руководителю администрации Губернатора области на рассмотрение и исполнение.

Сканирование поступивших телеграмм осуществляется в соответствии с пунктами 8.1.2 и 8.1.4 настоящих Правил.

8.2. Обработка и отправка исходящих документов

8.2.1. Исходящими документами являются документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

8.2.2. Документы для отправки передаются в управление делопроизводства и контроля полностью оформленными с указанием почтового адреса.

Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе и его служебном телефоне.

На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более четырем адресатам). При этом исполнителем передается в управление делопроизводства и контроля необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с указателем рассылки.

Для отправки телеграммы представляются оформленный ее подлинник и копия, два экземпляра указателя рассылки, составленной исполнителем.

8.2.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего дня.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

8.3. Организация работы с документами в подразделениях

8.3.1. Все документы направляются для исполнения в подразделения только через управление делопроизводства и контроля в электронном виде через систему автоматизированного документооборота.

Поступление документов исполнителям осуществляется автоматически после внесения сотрудником управления делопроизводства и контроля в электронную регистрационную карточку фамилии исполнителя и соответствующей резолюции Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области.

Документы, поступившие непосредственно в подразделения (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в управление делопроизводства и контроля.

Передача зарегистрированного документа для исполнения из одного подразделения в другое производится через управление делопроизводства и контроля по договоренности между руководителями подразделений с согласия руководителя, поручившего исполнение документа. При этом управлением делопроизводства и контроля производится переадресация документа.

8.3.2. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в 2-дневный срок.

8.3.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Губернатору области, заместителям Губернатора области, заместителю Губернатора области - руководителю администрации Губернатора области или руководителям подразделений, подготовку к пересылке адресату.

При работе с документами на бумажных носителях исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает оригинал документа на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

8.3.4. Ответы на поручения Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области представляются исполнителями в управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора области для проверки:

- на соответствие представленной информации требованиям резолюции, данной руководителем;

- содержит ли информация ссылку на согласование ответа с соисполнителями (приложены ли ответы всех соисполнителей - или, есть ли их подписи при необходимости процедуры согласования):

- наличия в тексте ссылки, что ответ заявителю дан (или копии ответа).

8.3.6. Полученные ответы от исполнителей на поручения Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области передаются исполнителями в управление делопроизводства и контроля.

При принятии решения руководителем, дававшим поручение, о направлении документа в дело, документ передается в управление делопроизводства и контроля для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и сканированный образ резолюции "в дело" передается в управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора по системе автоматизированного документооборота.

9. Работа с обращениями граждан

9.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

Информация об изменениях:

Распоряжением Заместителя Губернатора Калужской области - Руководителя администрации Губернатора Калужской области от 20 апреля 2010 г. N 80-ра в раздел 10 настоящих Правил внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

10. Контроль исполнения документов

10.1. Контроль исполнения документов включает в себя "систему упреждающего контроля, постановку документа на контроль, обеспечение хода исполнения документа, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

10.2. Упреждающий контроль - составляющая часть существующей системы контроля. Представляет собой совокупность мер по осуществлению управлением делопроизводства и контроля администрации Губернатора области (далее - управление делопроизводства и контроля) в пределах его компетенции поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного исполнения документов, поручений и предполагает:

- ежедневную координацию, уточнение готовности главного исполнителя и соисполнителей к решению данного поручения, своевременному представлению требуемой информации;

- еженедельное представление соответствующей информации Губернатору области, заместителям Губернатора области, заместителю Губернатора области - руководителю администрации Губернатора области о ходе исполнения документов;

- ежемесячный, ежеквартальный, полугодовой, годовой анализ состояния исполнительской дисциплины в органах исполнительной власти области, подразделениях администрации Губернатора области.

Упреждающему контролю исполнения подлежат:

- постановления Правительства Калужской области;

- поручения, записанные в протоколах заседаний Правительства области, рабочих совещаний членов Правительства области и координационных совещаний руководителей территориальных органов федеральных органов государственной власти;

- постановления, распоряжения и поручения Губернатора области;

- поручения Губернатора области, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, решений Правительства Российской Федерации, федеральных законов и актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- договора и соглашения, заключенные от имени Правительства области с субъектами Российской Федерации и организациями;

- поручения заместителей Губернатора области, распоряжения и поручения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области;

- обращения Губернатора области, направленные в адрес Председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в ЦФО, министерств и ведомств Российской Федерации.

На документах, взятых на контроль, ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

10.3. Работу по контролю за исполнением постановлений Правительства Калужской области и поручений, записанных в протоколах заседаний Правительства Калужской области, организует заместитель Губернатора Калужской области - руководитель администрации Губернатора Калужской области.

Постановления Правительства Калужской области, в которых устанавливаются ответственные исполнители и сроки исполнения, а также поручения, записанные в протоколах заседаний Правительства Калужской области, подлежат постановке на документальный контроль. Документальный контроль включает в себя проверку сроков и качества исполнения поручений, содержащихся в постановлениях

Правительства Калужской области и протоколах заседаний Правительства Калужской области (далее - поручения).

Управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора Калужской области вправе запрашивать и получать необходимую информацию от соответствующих должностных лиц о ходе и результатах исполнения поручений.

В случае нарушения сроков исполнения поручения или его ненадлежащего исполнения управление делопроизводства и контроля администрации Губернатора Калужской области устанавливает причину такого нарушения и информирует о ней заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области.

В зависимости от причин, повлекших неисполнение или ненадлежащее исполнение поручения, заместитель Губернатора Калужской области - руководитель администрации Губернатора Калужской области вносит в Правительство Калужской области предложение об изменении сроков исполнения данного поручения либо ставит перед Губернатором Калужской области вопрос об ответственности должностных лиц за допущенное нарушение.

Постановления Правительства Калужской области (поручения), выполненные в полном объеме, подлежат снятию с контроля.

Постановления Правительства Калужской области (поручения) снимаются с контроля Губернатором Калужской области, заместителями Губернатора Калужской области и заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Снятие постановления Правительства Калужской области с контроля не влечет прекращения действия установленных им норм.

10.4. Исполнение постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области контролируется подразделениями, подготовившими их проекты, а также помощниками (консультантами) Губернатора области, консультантами заместителей Губернатора области и заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области совместно с управлением делопроизводства и контроля; исполнение распоряжений заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области контролируется его консультантом и подразделением, к ведению которого относятся поручения, данные в распоряжении.

Контроль исполнения поручений Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области (или лиц их замещающих) осуществляется управлением делопроизводства и контроля.

Контроль за исполнением поручений заместителей Губернатора области осуществляется их консультантами (помощниками).

Контроль за ходом исполнения договоров и соглашений осуществляет управление делопроизводства и контроля.

10.5. Руководители подразделений администрации Губернатора области определяют из числа работников исполнителей документов, которые обеспечивают контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации, подготовку необходимых материалов, докладов о ходе и результатах выполнения контролируемых документов, а также осуществляют взаимодействие по этим вопросам с управлением делопроизводства и контроля.

Руководители подразделений администрации Губернатора области, министерств области, других исполнительных органов государственной власти области несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

10.6. Сроки исполнения поручений определяются должностными лицами, подписавшими данные поручения, или сроками, установленными законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- имеющие пометку "срочно" ("незамедлительно", "безотлагательно", "прошу переговорить" - исполняются в 3-дневный срок;

- "оперативно", "прошу ускорить решение" - в 10-дневный срок;

- по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - 30 дней, депутатов Законодательного Собрания области (депутатскому запросу) - не позднее чем через 15 дней со дня получения.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в контрольной карточке.

10.7. При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель через управление делопроизводства и контроля представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 5 дней до истечения этого срока с приложением информации, направленной заявителю.

Изменение сроков предоставления информации, необходимой для исполнения поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний и совещаний, проводимых в Правительстве Российской Федерации, а также поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации не допускается.

Решение о продлении срока исполнения документа принимается руководителем, установившим срок. Управление делопроизводства и контроля сообщает о принятом решении исполнителю и вносит коррективы в электронную регистрационную карточку.

Если документ не может быть исполнен в установленный срок, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным и он остается на контроле.

10.8. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, давший поручение по исполнению документа.

Основанием для снятия с контроля может служить:

- подписанный и зарегистрированный ответ;

- информация (справка) исполнителя о результатах исполнения документа.

В информации о результатах исполнения документа должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению документа. Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов.

Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

10.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

10.10. Постановления и распоряжения Губернатора области снимаются с контроля Губернатором области, заместителями Губернатора области и заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора области.

10.11. Информация об исполнении документа вместе с подлинником документа и поручением по его исполнению направляется в управление делопроизводства и контроля для помещения в дело.

11. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения

11.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящими Правилами.

11.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с действующим законодательством.

11.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Пометка "Для служебного пользования" ("ДСП") и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа и сопроводительного письма к этому документу.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

11.4. Прием, учет и регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет управление делопроизводства и контроля.

11.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- печатаются с указанием на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;

- отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации в управление делопроизводства и контроля;

- учитываются в специальных журналах или учетных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП":

- передаются работникам подразделений под расписку:

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой;

- хранятся в сейфах или металлических шкафах.

11.6. При необходимости направления служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

11.7. Исполненные служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

11.8. Уничтожение дел, служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение N 3). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

11.9. Тиражирование (размножение) документов с пометкой "Для служебного пользования" ("ДСП") осуществляется только с письменного разрешения начальника управления делопроизводства и контроля, а в его отсутствие (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое подразделение, увольнение) - лица, на которое в соответствии с действующим законодательством возложено исполнение обязанностей начальника управления делопроизводства и контроля.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

11.10. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел, содержащих служебную информацию, либо на период его юридического отсутствия (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое подразделение, увольнение), передача документов и дел с пометкой ("ДСП") другому работнику осуществляется с разрешения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области. Передача дел оформляется актом, согласованным с начальником управления делопроизводства и контроля, руководителем подразделения по защите информации управления информационных технологий администрации Губернатора области, и утвержденным заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области.

11.11. Проверка наличия документов и дел с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области. Результаты проверки оформляются актом, который в случаях выявления нарушений доводится до сведения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области.

12. Изготовление и использование печатей и штампов

12.1. Использование, хранение, учет и изготовление печатей и штампов в администрации Губернатора области определяется распоряжением заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области.

13. Машинописные и копировально-множительные работы

13.1. Машинописные работы

Печатание документов в администрации Губернатора области производится в приемных Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области, управлении делопроизводства и контроля, а также непосредственно в подразделениях администрации Губернатора области с использованием компьютерной и машинописной техники.

Порядок
выполнения машинописных работ в управлении делопроизводства и контроля

13.1.1. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

13.1.2. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди.

13.1.3. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименование ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий.

Применяются только общепринятые сокращения слов.

13.1.4. Принятые для печатания материалы записываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются порядковый номер, название документа или краткое содержание, а после исполнения работы - наименование файла и количество листов.

13.1.5. При печатании с использованием компьютерной техники на лицевой стороне последнего листа документа или приложения к нему в левом нижнем углу проставляется наименование файла, в котором записан текст документа.

13.2. Копировально-множительные работы

13.2.1. Выполнение копировально-множительных работ производится в управлении делопроизводства и контроля.

13.2.2. Разрешается тиражирование материалов только служебного характера.

Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы и подписанный заказчиком, с разрешения начальника управления делопроизводства и контроля или его заместителей.

Учет выполненных работ ведется на основании заказов, которые хранятся в течение года.

13.2.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде (без скрепок), четко напечатанными.

Копирование материалов осуществляется в порядке их поступления. Срочные работы выполняются вне очереди.

13.2.4. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником материала.

14. Звукозапись мероприятий

14.1. За звукозапись мероприятий с участием Губернатора области, заместителей Губернатора области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области несет ответственность подразделение, отвечающее за проведение мероприятия.

Звукозапись заседаний Правительства области производится управлением делопроизводства и контроля администрации Губернатора области.

14.2. Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитных носителях (аудиокассетах).

Распечатка звукозаписи мероприятия ведется подразделением, ответственным за проведение мероприятия.

Распечатка звукозаписи заседания Правительства области ведется управлением делопроизводства и контроля.

14.3. При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Звукозаписи закрытых мероприятий после окончания записи передаются на хранение в управление по защите государственной тайны и мобилизационной подготовке администрации Губернатора области.

15. Организация приема и передачи документов с использованием каналов факсимильной связи

15.1. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера администрации Губернатора области, установлены в приемной Губернатора области и в управлении по защите государственной тайны и мобилизационной подготовке администрации Губернатора области.

15.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

16. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию работы с документами в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

16.1. Составление номенклатуры дел

16.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации Губернатора области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

16.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об администрации Губернатора области и ее подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

16.1.3. В администрации Губернатора области составляются номенклатуры дел подразделений (приложение N 4) и сводная номенклатура дел администрации Губернатора области (приложение N 5).

Номенклатура дел подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ведомственным архивом и управлением делопроизводства и контроля, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делопроизводства и контроля.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делопроизводства и контроля.

Сводная номенклатура дел составляется управлением делопроизводства и контроля на основе номенклатур дел подразделений при методической помощи ведомственного архива.

Сводная номенклатура дел администрации Губернатора области подписывается начальником управления делопроизводства и контроля, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией администрации Губернатора области, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов области и утверждается заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области.

16.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

16.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делопроизводства и контроля, второй - используется в управлении делопроизводства и контроля в качестве рабочего, третий - применяется в ведомственном архиве, четвертый - в управлении по делам архивов области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

16.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Не реже одного раза в 5 лет согласовывается с ЭПК управления по делам архивов области.

16.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел администрации Губернатора области являются названия подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации Губернатора области. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

16.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации Губернатора области цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, приказы и т.д.);

- название подразделения или управления (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которой относятся документы дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

16.1.9. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

16.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

16.2. Формирование и оформление дел

16.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

16.2.2. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи ведомственного архива.

16.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

16.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

16.2.5. Дела администрации Губернатора области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

16.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 6);

- нумерацию листов в деле;

- составление листа - заверителя дела (приложение N 7);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 8);

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

16.2.7. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты: название фондообразователя (администрация Губернатора области), наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: название фондообразователя указывается полностью, в именительном падеже; наименование подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

16.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

16.2.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

16.3. Организация оперативного хранения документов

16.3.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 2-х лет, а затем сдаются в ведомственный архив.

16.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование на срок не более "одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области по актам (приложение N 9).

Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

17. Порядок передачи документов на хранение в архив

Для хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации Губернатора области создан ведомственный архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный архив включает работу лиц, ответственных в подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

17.1. Экспертиза ценности документов

17.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

17.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации Губернатора области проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации Губернатора области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права экспертной комиссии администрации Губернатора области, а также организация ее работы определяются положением, согласованным с управлением по делам архивов области и утвержденным заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области.

17.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

17.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации Губернатора области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

17.1.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 10), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 11).

Описи составляются отдельно на дела постоянного храпения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

17.1.6. В каждом подразделении администрации Губернатора области описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при непосредственной помощи ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.

Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив через два года после завершения дел в делопроизводстве, а второй - остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи администрации Губернатора области, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на хранение в Государственный архив Калужской области.

17.1.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

17.1.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются ЭК администрации Губернатора области и утверждаются заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области.

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится в подразделениях после утверждения ЭПК управления по делам архивов области описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются подразделениями в административно-хозяйственное управление администрации Губернатора области для утилизации.

Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

17.2. Подготовка и передача документов в ведомственный архив

17.2.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел и не позднее двух лет после окончания их делопроизводства.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом и утвержденному заместителем Губернатора области - руководителем администрации Губернатора области.

17.2.2. В период подготовки дел подразделением к передаче в ведомственный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудник подразделения обязан устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

17.2.3. Прием каждого дела производится сотрудником ведомственного архива в присутствии сотрудника подразделения, сдающего дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.