Раздел I. Общие положения

Раздел I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет единый порядок организации контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов федеральных органов государственной власти Российской Федерации, указов, распоряжений и поручений Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, мэра г. Улан-Удэ, руководителя Администрации г. Улан-Удэ, правовых актов органов государственной власти Республики Бурятия, Администрации г. Улан-Удэ (далее - документы) в Администрации г. Улан-Удэ и ее структурных подразделениях.

1.2. Контроль за исполнением документов осуществляют:

- руководитель Администрации г. Улан-Удэ, в его отсутствие - должностное лицо, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя Администрации г. Улан-Удэ;

- первый заместитель руководителя Администрации г. Улан-Удэ, заместители руководителя Администрации г. Улан-Удэ, руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ (в рамках своей компетенции);

- контрольный отдел Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ (далее - контрольный отдел).

1.3. Непосредственную работу по контролю за исполнением документов осуществляют лица, на которых руководителями структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ возложены обязанности по осуществлению контроля.

1.4. Контроль за исполнением документов включает постановку на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля и направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документа, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

При организации контроля за исполнением документов используются следующие формы контроля:

- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения промежуточной информации о принятых мерах по выполнению документов и проведения анализа (в случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документов, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного выполнения документов);

- осуществление контрольных проверок хода исполнения документов;

- представление руководителю Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ) соответствующей информации о ходе выполнения документа;

- использование автоматизированных систем контроля за своевременным исполнением документов;

- заслушивание на планерных совещаниях либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению документов;

- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения документов и внесение предложений о привлечении к ответственности виновных должностных лиц.

1.5. Контролю подлежат документы, содержащие конкретные поручения Администрации г. Улан-Удэ и ее структурным подразделениям.

При постановке документа на контроль делается отметка "К" или ставится штамп "взято на контроль", "контроль".

1.6. Сроки исполнения документов указываются непосредственно в документах, в резолюциях руководителя Администрации г. Улан-Удэ, первого заместителя руководителя Администрации г. Улан-Удэ, заместителей руководителя Администрации г. Улан-Удэ и исчисляются в календарных днях со дня подписания или определяются датой, указанной в документах (резолюциях).

В случаях, когда дата не установлена, документы подлежат исполнению в следующие сроки, считая от даты подписания поручения:

- с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;

- с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;

- с пометкой "постоянно" - информация о ходе исполнения документов представляется в промежуточные контрольные сроки, установленные ответственным за осуществление контроля (ежемесячно, ежеквартально, не реже двух раз в год, ежегодно и т.п.);

- остальные - в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если срок исполнения документов установлен более месяца и не определены контрольные сроки представления промежуточной информации, она предоставляется исполнителями по запросу контрольного отдела в первой половине установленного срока.

1.7. При необходимости продления срока исполнения документа исполнителем не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного срока представляется должностному лицу, поручившему исполнение, или начальнику Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

1.8. Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное в документе (резолюции) первым или обозначенное словом "свод", является ответственным исполнителем, координирует, направляет работу, определяет порядок согласования и подготовки итогового документа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа и представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем), в течение половины срока, отведенного на исполнение поручения, или в сроки, установленные ответственным исполнителем. Итоговый документ подписывается ответственным исполнителем.

1.9. На ответственного исполнителя поручения возлагаются следующие функции:

организация и координация деятельности по исполнению поручения, разработка с учетом предложений соисполнителей плана мероприятий по его исполнению;

определение сроков и порядка предоставления ответственному исполнителю информации (включая промежуточную) об исполнении поручения соисполнителями, а также подготовки проекта доклада (информации) об исполнении поручения и его согласования между соисполнителями;

проведение при необходимости согласительных процедур (совещаний) между соисполнителями, создание рабочих групп;

подготовка доклада (информации) об исполнении поручения;

информирование при необходимости руководителя Администрации о несвоевременности представления соисполнителями информации по исполнению Поручения или их недоработке, внесение предложений по изменению сроков, исполнителей и организации работы по исполнению поручения, а также по повышению эффективности контроля.

В пределах установленного срока исполнения ответственный исполнитель может дать дополнительные поручения иным исполнителям в части относящихся к их компетенции вопросов.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию об исполнении поручения в установленный для них срок.

1.10. При организации исполнения поручений ответственным исполнителем используются следующие меры контроля:

а) направление соисполнителям запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений.

В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, соисполнители в промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений указывают причины возникновения этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению их своевременного выполнения;

б) осуществление проверок хода исполнения поручений;

в) регулярное заслушивание на совещаниях сообщений должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений.

1.11. Документы снимаются с контроля руководителем Администрации г. Улан-Удэ, в его отсутствие - должностным лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя Администрации.

В случаях, если из представленной исполнителем (ответственным исполнителем) информации об исполнении поручения следует, что исполнение организовано, но полное его исполнение по объективным причинам переносится на неопределенный срок, или исполнение носит постоянный характер, исполнение поручений может быть передано на внутренний контроль в структурное подразделение Администрации г. Улан-Удэ руководителем Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностным лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя Администрации г. Улан-Удэ), первым заместителем руководителя Администрации, начальником Организационно-контрольного управления.

Руководитель структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ, на внутренний контроль которого передано исполнение поручения:

- несет ответственность за полное и качественное исполнение поручения;

- в случае возникновения обстоятельств, препятствующих качественному и полному исполнению поручения, информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

Контрольный отдел Организационно-контрольного управления вправе осуществить выездную проверку или запросить информацию о ходе исполнения документа, направленного на внутренний контроль.

1.12. Документ считается исполненным, если установленное в нем задание выполнено, представленная информация о его исполнении рассмотрена, и он снят с контроля. Если по представленной информации даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

1.13. В целях оперативного контроля исполнения поручений руководителем Администрации проводится совещание "Час контроля". Порядок подготовки и проведения совещания "Час контроля" утверждается распоряжением Администрации г. Улан-Удэ.

1.14. Контроль за исполнением документов осуществляется с помощью автоматизированных систем электронного документооборота: система электронного документооборота, контроль исполнения документов, система контроля исполнения и поступления документов.

1.15. В Администрации г. Улан-Удэ общий контроль за своевременным исполнением документов осуществляется следующими структурными подразделениями аппарата Администрации г. Улан-Удэ:

Контрольным отделом Организационно-контрольного управления осуществляется контроль за исполнением:

- поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов Правительства Российской Федерации, нормативных документов Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, Правительства Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия, Администрации г. Улан-Удэ;

- поручений Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, руководителя Администрации г. Улан-Удэ по протоколам еженедельных планерных совещаний;

- поручений мэра г. Улан-Удэ по протоколам рабочих совещаний органов местного самоуправления;

- входящей корреспонденции по поручениям руководителя Администрации г. Улан-Удэ.

Протокольным отделом Организационно-контрольного управления осуществляется контроль:

- за сроками рассмотрения и исполнения структурными подразделениями Администрации г. Улан-Удэ входящей корреспонденции.

Отделом по обращениям граждан Управления по работе с населением осуществляется контроль:

- за сроками рассмотрения письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, обращений, поступивших в форме электронного документа, а также обращений, принятых на личном приеме мэром г. Улан-Удэ, руководителем Администрации г. Улан-Удэ, за исполнением резолюций мэра г. Улан-Удэ, руководителя Администрации г. Улан-Удэ по обращениям граждан, объединений граждан.