Приложение. Положение о системе электронной почты Правительства Республики Бурятия

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 20 апреля 2015 г. N 187 в настоящее приложение внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

Положение
о системе электронной почты Правительства Республики Бурятия
(утв. постановлением Правительства Республики Бурятия от 25 июля 2005 г. N 238)

С изменениями и дополнениями от:

26 декабря 2007 г., 17 августа 2010 г. 10 апреля 2012 г., 20 апреля 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Положение о системе электронной почты Правительства Республики Бурятия (далее - Положение) определяет порядок предоставления доступа и использования системы электронной почты Правительства Республики Бурятия (далее - СЭП) государственными органами Республики Бурятия, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления и организациями в Республике Бурятия.

1.2. Требования настоящего Положения являются обязательными для работников исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, использующих СЭП для выполнения должностных обязанностей. Доступ к СЭП предоставляется работникам иных государственных органов Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия при условии соблюдения ими требований настоящего Положения.

Положение устанавливает полномочия работников государственных органов Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия, использующих СЭП (далее - пользователей), их обязанности и ответственность по обеспечению исполнения порядка эксплуатации СЭП, установленного настоящим Положением.

1.3. Пользователи обязаны соблюдать все требования, предъявляемые к пользователям Информационной вычислительной сети Правительства Республики Бурятия (далее - ИВС) в соответствии с Положением о порядке функционирования ИВС Правительства Республики Бурятия, утвержденным распоряжением Правительства Республики Бурятия от 01.02.2005 г. N 41-р, и в соответствии с Положением о порядке предоставления и использования доступа в глобальную компьютерную сеть Интернет через ИВС Правительства Республики Бурятия, утвержденным постановлением Правительства Республики Бурятия от 17.03.2005 г. N 77 и в соответствии с постановлением Правительства Республики Бурятия от 22.02.2007 N 54 "Об удостоверяющем центре Республики Бурятия".

1.4. В Положении используются следующие основные понятия:

- интернет - глобальная телекоммуникационная сеть информационных и вычислительных ресурсов;

- электронная почта - сетевая служба, построенная на открытых и стандартных протоколах (POP3/SMTP/SMIME), позволяющая пользователям обмениваться информацией без применения бумажных носителей, с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети, в том числе с применением электронной подписи;

- почтовый сервер - интернет-ресурс, включающий в себя почтовые службы и функции администрирования, а также позволяющий содержать почтовые ящики пользователей, хранить и производить обмен почтовыми сообщениями;

- почтовое сообщение - электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети от отправителя к получателю. Состоит из служебной информации (адрес отправителя, адрес получателя, тема и т.д.), текста сообщения (может отсутствовать) и вложенных файлов (могут отсутствовать);

- почтовый ящик - располагаемое на почтовом сервере электронное хранилище сообщений, поступающих на ассоциированный с этим ящиком электронный почтовый адрес;

- адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя, записываемый в следующем виде: пользователь@домен (домен - имя сервера в сети Интернет);

- спам - массовые, незапрашиваемые рекламные сообщения или коммерческие предложения, получаемые по электронной почте;

- вирус - специально созданная программа, рассылаемая с целью уничтожения, искажения, блокирования или несанкционированного доступа к информации;

- администратор СЭП - должностное лицо, ответственное за подключение/отключение пользователей к СЭП, обеспечение работоспособности СЭП, а также осуществляющее контроль за предоставлением доступа и использованием ресурсов СЭП.

- администратор информационных вычислительных ресурсов (далее - администратор ИВР) - должностное лицо, ответственное за организацию доступа к информационным вычислительным ресурсам в государственных органах Республики Бурятия, территориальных органах федеральных органов государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в Республике Бурятия;

- Web - представительство (сервер, сайт) - совокупность связанных между собой информационных ресурсов, предназначенных для просмотра через сеть Интернет с помощью специальных программ (WEB-браузеров или аналогичных);

- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

2. Структура СЭП

2.1. СЭП представляет собой комплекс программных и технических средств, обеспечивающий передачу сообщений по стандартным для сети Интернет протоколам передачи данных, позволяющих отправлять, получать и просматривать электронную почту.

2.2. СЭП используется для обмена почтовыми сообщениями как в пределах ИВС, так и с использованием ресурсов сети Интернет через ИВС.

Электронные адреса, предоставляемые пользователям СЭП для информационного обмена, подразделяются на следующие категории:

а) официальные электронные адреса исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия и органов местного самоуправления в Республике Бурятия, указываемые на web-сервере исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия и на официальных бланках исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия и органов местного самоуправления в Республике Бурятия;

б) электронные адреса, предоставляемые работникам исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия;

в) электронные адреса иных государственных органов Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, организаций по согласованию с председателем Комитета информационных технологий и документальной связи Администрации Главы и Правительства Республики Бурятия (далее - Комитет).

2.3. Исключен

Информация об изменениях:

См. текст пункта 2.3

3. Порядок предоставления доступа к СЭП

3.1. Доступ к СЭП предоставляется только для выполнения должностных обязанностей.

3.2. Подключение пользователей к СЭП осуществляется на основании писем-заявок руководителей государственных органов Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия, согласованных с председателем Комитета информационных технологий и документальной связи Администрации Главы и Правительства Республики Бурятия (далее - Комитет).

Письмо-заявка должно содержать следующую информацию: обоснование необходимости подключения к СЭП, фамилию, имя, отчество пользователя, наименование государственного органа Республики Бурятия, территориального органа федерального органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, адрес их местонахождения, номер кабинета, рабочий телефон.

В иных случаях для подключения к СЭП с Администрацией Главы и Правительства Республики Бурятия заключается соглашение об информационном взаимодействии.

3.3. После согласования с председателем Комитета администратор СЭП выделяет пользователю электронный адрес и создает учетную запись.

3.4. Доступ к СЭП с использованием ресурсов сети Интернет осуществляется в пределах лимита трафика, ежегодно устанавливаемого в пределах финансирования и утверждаемого распоряжением заместителя Председателя Правительства Республики Бурятия - Руководителя Администрации Главы и Правительства Республики Бурятия.

3.5. Исключен

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.5

3.6. Исключен

Информация об изменениях:

См. текст пункта 3.6

4. Авторизация пользователей СЭП

4.1. Пользователям СЭП предоставляются права доступа к соответствующим почтовым ящикам на почтовом сервере.

4.2. Для каждого пользователя СЭП на почтовом сервере создается учетная запись, в состав которой входит имя почтового ящика (идентификатор пользователя) и пароль. Информация об учетной записи передается лицу, ответственному за эксплуатацию рабочего места СЭП, и администратору СЭП.

4.3. Пользователь СЭП не должен сообщать пароль, доступа к своему почтовому ящику, другим лицам. Лицу, временно замещающему ответственного за эксплуатацию рабочего места СЭП, пароль сообщает администратор ИВР.

5. Систематизация данных об электронных адресах пользователей СЭП

5.1. Для систематизации данных об электронных адресах пользователей СЭП отделы кадров государственных органов Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия извещают Комитет о кадровых изменениях (включая реструктуризацию или ликвидацию органа власти или организации), влекущих освобождение от обязанностей эксплуатации СЭП лиц, ответственных за эксплуатацию СЭП.

5.2. На основании сообщения о кадровых изменениях администратор СЭП производит смену пароля доступа к СЭП указанного пользователя. Новый пароль сообщается лицу, назначенному ответственным за эксплуатацию СЭП, при предъявлении администратору СЭП копии приказа о назначении и служебного удостоверения, и администратору ИВР.

В случае увольнения сотрудника, реструктуризации или ликвидации государственного органа Республики Бурятия, территориального органа федерального органа государственной власти, органа местного самоуправления или организации администратор СЭП удаляет соответствующую учетную запись пользователя СЭП на почтовом сервере.

5.3. На основании писем-заявок на подключение к СЭП и сообщений о кадровых изменениях администратор СЭП ведет список электронных адресов пользователей СЭП.

5.4. Для удобства переписки между пользователями в клиентском программном обеспечении СЭП используется электронная адресная книга, включающая сведения об электронных адресах получателей и отправителей корреспонденции.

Глобальный список адресов, содержащий электронные почтовые адреса всех пользователей СЭП, актуализируется автоматически на почтовом сервере.

Адресная книга пользователя СЭП ведется пользователем самостоятельно.

6. Порядок эксплуатации СЭП

6.1. Эксплуатация СЭП заключается в приеме и передаче сообщений электронной почты, использовании сервисных возможностей программного обеспечения рабочего места СЭП. Эксплуатацию СЭП осуществляют пользователи СЭП в соответствии с приведенным ниже порядком эксплуатации СЭП.

6.2. Для эксплуатации официальных электронных адресов исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия и органов местного самоуправления в Республике Бурятия назначаются ответственные лица.

Отсутствие лица, ответственного за эксплуатацию официальных электронных адресов исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия и органов местного самоуправления в Республике Бурятия, не освобождает руководителя пользователя СЭП от ответственности за организацию эксплуатации официального электронного адреса.

При подготовке почтовых сообщений, отправляемых с электронных адресов СЭП, к пользователям СЭП предъявляются следующие требования:

- для отправки электронного сообщения документ оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов;

- допускаются следующие форматы вложенных файлов: *.txt, *.doc, *.xls, *.pdf. По согласованию с получателями информации допускается использование других форматов;

- присоединенные файлы рекомендуется архивировать в формат zip или rar.

6.3. Предназначенная для пользователя корреспонденция хранится в соответствующем почтовом ящике на сервере до получения ее пользователем.

Для почтовых сообщений СЭП существуют следующие ограничения:

- совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовом ящике не должен превышать 70 Мегабайт;

- срок хранения сообщений на сервере в почтовых ящиках должен составлять не более 30 дней;

- максимальный размер почтового сообщения - 20 Мегабайт.

6.4. При эксплуатации клиентского программного обеспечения пользователи СЭП обязаны:

- использовать в качестве клиентского почтового программного обеспечения средства, совместимые с протоколами электронной почты (POP3/SMTP/SMIME), используемые в СЭП;

- проверять содержимое почтового ящика не реже двух раз в день;

- обеспечивать учет и регистрацию поступивших и отправляемых сообщений в соответствии с требованиями делопроизводства;

- обеспечивать сохранение электронных версий поступивших и отправляемых сообщений в собственной базе входящих и исходящих сообщений;

- регулярно удалять устаревшие электронные сообщения из соответствующих папок в клиентском программном обеспечении во избежание их переполнения.

6.5. При использовании СЭП пользователи обязаны:

- не допускать пересылку по электронной почте информации, не относящейся к служебной деятельности;

- не допускать передачу любого программного обеспечения посредством электронной почты. При его получении необходимо связаться с администратором СЭП;

- в случае неполадок, при обнаружении неисправностей или попыток несанкционированного доступа незамедлительно сообщать администратору СЭП.

6.6. Администратор ИВР обязан:

- использовать лицензионные клиентские почтовые программы;

- обеспечить функционирование клиентского почтового программного обеспечения;

- вести список учетных записей пользователей СЭП;

- сообщать пароль только ответственному пользователю за эксплуатацию почтового ящика СЭП.

6.7. Исключен

Информация об изменениях:

См. текст пункта 6.7

6.8. Исключен

Информация об изменениях:

См. текст пункта 6.8

6.9. Исключен

Информация об изменениях:

См. текст пункта 6.9

7. Администрирование СЭП

7.1. Администрирование СЭП осуществляется специалистами отдела телекоммуникаций и технического обеспечения Комитета. Администратор СЭП назначается председателем Управления.

7.2. Под администрированием СЭП понимается:

- подключение/отключение пользователей СЭП и их регистрация в СЭП;

- обеспечение работоспособности серверных технических средств и серверного программного обеспечения СЭП;

- обеспечение сохранности электронной почты путем ежесуточного резервного копирования и восстановления при сбоях.

7.3. Администратор СЭП имеет право:

- запретить пользователю доступ к СЭП при нарушении пользователем требований настоящего Положения;

- уничтожить невостребованную корреспонденцию при превышении срока ее хранения в почтовом ящике или превышении установленного объема сообщений в почтовом ящике. При превышении срока хранения сообщений в почтовом ящике или объема сообщений в почтовом ящике с официальным электронным адресом невостребованная корреспонденция уничтожается с уведомлением руководителя пользователя СЭП.

7.4. Администратор СЭП обязан:

- организовать подключение пользователей к СЭП в соответствии с порядком предоставления доступа к СЭП, изложенного в пункте 3 настоящего Положения;

- произвести отключение пользователей от СЭП на основании соответствующих распорядительных документов (в соответствии с пунктом 5 настоящего Положения), а также при неоднократных нарушениях пользователем требований настоящего Положения по решению председателя Комитета;

- обеспечить работоспособность и правильность эксплуатации технических средств и программного обеспечения СЭП;

- обеспечить сохранность электронной почты путем ежесуточного резервного копирования и восстановления при сбоях;

- оказывать пользователям консультационную помощь по техническим вопросам организации доступа к СЭП;

- информировать председателя Комитета, руководителей государственных органов Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций о нарушениях требований настоящего Положения и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе СЭП.

7.5. В обязанности администратора СЭП не входит обучение пользователей работе с клиентским программным обеспечением.

8. Обеспечение безопасности СЭП

8.1. СЭП предназначена для передачи только открытой информации. Использование СЭП для обмена информацией, отнесенной к категории ограниченного доступа, запрещается.

8.2. В СЭП используется специальная система, предназначенная для контроля содержимого сообщений и позволяющая:

- контролировать пользователей СЭП на предмет использования ими СЭП в личных целях;

- обнаруживать вирусы и вредоносные программы на входе в ИВС;

- предотвращать несанкционированную передачу информации ограниченного доступа;

- предотвращать передачу зашифрованных данных или данных, защищенных паролем;

- предотвратить рассылку спама.

8.3. Анализ результатов работы специальной системы, предназначенной для контроля содержимого сообщений, ведется специалистами Комитета, ответственными за информационную безопасность.

8.4. Все пароли, применяемые в целях защиты СЭП, предоставляются пользователям администратором СЭП. Пароль должен соответствовать требованиям, изложенным в разделе 5 Положения о защите электронных информационных ресурсов в ИВС Правительства Республики Бурятия, утвержденного распоряжением Правительства Республики Бурятия от 28.04.2005 г. N 228-р.

8.5. Все передаваемые и принимаемые по электронной почте файлы пользователь СЭП обязан проверить антивирусными средствами.

9. Использование электронной подписи

9.1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

9.2. Передачу и получение электронных сообщений с использованием электронных адресов СЭП, подписанных ЭП, имеют право осуществлять уполномоченные лица государственных органов Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия.

В государственных органах Республики Бурятия, территориальных органах федеральных органов государственной власти и органах местного самоуправления в Республике Бурятия право подписывать электронные сообщения ЭП имеют уполномоченные лица данных органов в пределах своих должностных обязанностей, отраженных в должностных регламентах специалистов, либо уполномоченные лица, назначенные приказами руководителей данных органов.

9.3. Для обмена электронными сообщениями, подписанными ЭП, между исполнительными органами государственной власти и организациями заключается соглашение об информационном взаимодействии. В соглашении указываются данные об уполномоченном лице организации для получения электронных сообщений, подписанных ЭП.

9.4. Для организации обмена электронными сообщениями, подписанными ЭП, в пределах СЭП необходимо получение квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи в соответствии с постановлением Правительства Республики Бурятия от 22.02.2007 г. N 54 "Об удостоверяющем центре Республики Бурятия".

9.5. Формирование/проверка ЭП сообщения СЭП осуществляется встроенными механизмами используемого почтового программного обеспечения в соответствии со встроенной эксплуатационной документацией этого программного обеспечения.

9.6. На рабочем месте пользователя средствами используемого почтового программного обеспечения должно быть организовано архивное хранение входящих электронных сообщений с ЭП.

9.7. Оригиналы отправленных сообщений необходимо хранить в бумажном виде в соответствии с требованиями делопроизводства.

10. Контроль и ответственность

10.1. Контроль за предоставлением доступа и использованием СЭП осуществляет отдел телекоммуникаций и технического обеспечения Комитета.

10.2. СЭП построена на открытых и стандартных протоколах (POP3/SMTP), которые не являются средством гарантированной доставки информации.

10.3. С целью проверки успешной доставки электронного сообщения необходимо использовать предусмотренную почтовым программным обеспечением систему уведомлений о принятии сообщений.

10.4. В случае нарушений пользователями требований настоящего Положения предоставление им доступа к СЭП может быть приостановлено или прекращено.

10.5. Руководители государственных органов Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, использующих СЭП, пользователи СЭП и администраторы СЭП несут ответственность за полноту и своевременность выполнения требований, предъявляемых к ним настоящим Положением, в соответствии с действующим законодательством.