Приказ Министерства Финансов Республики Бурятия от 6 февраля 2008 г. N 13 "Об утверждении методических рекомендаций по проведению проверки правильности учета горюче-смазочных материалов, соблюдения норм расхода топлив на служебный автотранспорт"

В целях единого методического обеспечения при проведении проверок в государственных учреждениях, финансируемых из республиканского бюджета приказываю:

1. Утвердить методические рекомендации по проведению проверки правильности учета горюче-смазочных материалов, соблюдения норм расхода топлив на служебный автотранспорт в учреждениях согласно приложению.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя комитета финансово-бюджетного надзора Министерства финансов Республики Бурятия - А.Б. Шапхаева.

Министр

И.Ю.Шутенков

Методические рекомендации
по проведению проверки правильности учета
горюче-смазочных материалов, соблюдения норм расхода топлив на служебный
автотранспорт.
(утв. Приказом Министерства финансов Республики Бурятия от 6 февраля 2008 г. N 13)

Настоящие рекомендации определяют порядок проведения проверки правильности учета горюче-смазочных материалов, соблюдения норм расхода топлив на служебный автотранспорт.

1.Общие положения

При проверке правильности учета горюче-смазочных материалов, соблюдения норм расхода топлива на служебный автотранспорт следует руководствоваться следующими нормативными правовыми актами:

1. Бюджетный кодекс РФ.

2.Федеральный закон от 10.12.1995 г. N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

3. Федеральный закон от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

4. Постановление Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

5. Постановление Правительства Российской Федерации от 24.05.1993 г. N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок".

Нумерация пунктов настоящего Приказа приведена в соответствии с источником

5. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10.02.2006 г. N 25 н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

6. Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 08.12.2006 г. N 168 н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации".

7. Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 23.09.2005 г. N 123 н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

8. Письма Министерства финансов Российской Федерации от 16.03.2006 г. N 03-03-04/2/77, от 07.04.2006 г. N 03-03-04/1/327.

9. Письмо Министерства транспорта Российской Федерации от 21.03.2006 г. N 4050/208.

10. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Банком России от 22.09.1993 г. N 40.

2. Вопросы проверки

Вопросы, подлежащие проверке:

1. Правильность оформления первичных документов бухгалтерского учета.

2. Эффективность использования служебного автотранспорта.

3. Правомерность расходования и списания горюче-смазочных материалов.

4. Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов и запасных частей, обоснованность ремонта автотранспорта.

3. Документы, подлежащие проверке

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке правильности расходования средств на служебный автотранспорт, являются:

1. Приказы руководителя учреждения:

- по утверждению учетной политики организации;

- о направлении работников в командировку на служебном автотранспорте;

- о нормах расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автотранспорта;

- о размерах надбавок к нормам расхода топлива.

2. Приходные и расходные кассовые ордера (при выдаче денежных средств в подотчет на приобретение горюче-смазочных материалов).

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

4. Журнал учета движения путевых листов.

5. Путевые листы.

6. Авансовые отчеты.

7. Счет-фактура поставщика на отпущенное топливо (при приобретении горюче-смазочных материалов по пластиковым картам или талонам).

8. Информационный отчет поставщика об отпущенном количестве горюче-смазочных материалов по пластиковым картам.

9. Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т.д.).

10. Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

4. Правильность оформления первичных документов
бухгалтерского учета

4.1. Заполнение лицевой стороны путевого листа

Основным первичным документом учета эксплуатации автотранспортных средств является путевой лист.

Первичные документы (путевые листы) должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Путевой лист регистрируется в Журнале учета движения путевых листов. В путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, на балансе которой числится автотранспорт.

Также в нем указывают марку автотранспорта, место назначения (поездки автотранспорта), показания спидометра при выезде и возвращении в гараж, марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический).

Следует установить, имеются ли в проверяемой организации (учреждении) маршрутные схемы с утвержденным километражем между населенными пунктами.

Поскольку путевой лист является первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

4.2. Заполнение раздела "Движение горючего"

Особое внимание следует обращать на оформление раздела "Движение горючего". Он заполняется исходя из фактических затрат, показателей приборов и нормы расхода бензина на 100 км пробега.

Если водитель приобрел бензин за наличные денежные средства, выданные ему в подотчет, то количество приобретенных горюче-смазочных материалов, отраженное по графе "Выдано по заправочному листу N" путевого листа, должно соответствовать их количеству, указанному в контрольно-кассовых чеках, приложенных к авансовому отчету водителя и подтверждающих заправку автотранспорта бензином в этот день.

Если бензин приобретался по карточкам или талонам, то количество приобретенных горюче-смазочных материалов, отраженное по графе "Выдано по заправочному листу N" путевого листа должно соответствовать данным информационного отчета, где содержатся данные о количестве, стоимости, номенклатуре отпущенного бензина.

4.3. Заполнение обратной стороны путевого листа

На обратной стороне путевого листа необходимо обратить внимание на указание конкретных пунктов назначения, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, был ли автотранспорт использован именно в служебных целях. Эта информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому записи в путевом листе, как "поездки по городу", "езда по городу" или "по заданию организации" не подтверждают производственный характер расходов учреждения.

Также на обратной стороне путевого листа в графе "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" должна быть личная подпись лица, пользовавшегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.

Кроме этого, лицо, эксплуатирующее автотранспорт в течение дня, ставит свою подпись в каждой строке, в которой указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения.

5.Эффективность использования служебного автотранспорта

При проверке данного вопроса следует проверить количество неиспользуемого автотранспорта, длительность и причины его неиспользования, принятие мер управленческих воздействий.

В ходе проверки следует определить основные индикаторы, характеризующие эффективность использования автотранспорта:

1. Коэффициент использования автотранспорта, который определяется как соотношение количества отработанных дней автотранспорта за год к количеству машино-дней в году.

2. Коэффициент технической готовности автотранспорта - определяется как соотношение количества дней нахождения автотранспорта на ремонте за год к общему количеству машино-дней в году.

Необходимо проверить наличие собственных гаражей, мастерских и их использование, а также обоснованность аренды гаражей и стоянок, наличие документального подтверждения использования их для служебных целей.

Кроме этого, следует проверить наличие фактов использования служебного автотранспорта в личных целях, возмещение расходов на горюче-смазочные материалы.

Следует обратить внимание на обязательное указание в первичных документах марки и номера автотранспорта, времени стоянки. Аналогично принимаются к учету расходы на мойку автотранспорта.

В акте проверки необходимо отразить целесообразность содержания данного количества автотранспорта, причины длительного неиспользования.

Необходимо проверить проводятся ли предрейсовые медицинские осмотры водителей. Статьей 20 Федерального Закона от 10.12.1995 г. N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" установлено, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров водителей. При допуске к рейсу на путевых листах ставится штамп, в котором указывается дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование.

6. Правомерность расходования и списания горюче-смазочных материалов

Базовая норма расхода топлива и горюче-смазочных материалов устанавливается согласно технической документации на автомобиль.

Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Министерством транспорта Российской Федерации совместно с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта разработаны нормы для моделей иномарок. (Письмо Министерства транспорта Российской Федерации от 21.03.2006 г. N 4050/208 "О нормах расхода топлива").

Разработанные нормы для новых моделей, марок и модификаций автомобилей необходимо утвердить приказом по учреждению.

Списание горюче-смазочных материалов производится по нормам. Во всех случаях нормы расхода топлива корректируются в зависимости от условий эксплуатации автомобилей посредством применения повышающих коэффициентов (их суммарного выражения), учитывающих работу в зимнее и летнее время, в местностях над уровнем моря, в карьерах, при учебной езде, в городах с населением свыше 0,5 млн. человек и т.д., или понижающих коэффициентов (их суммарного выражения), учитывающих характер автомобильных трасс.

Если к автотранспорту применяется несколько поправочных коэффициентов, норма расхода устанавливается с учетом суммы или разности этих коэффициентов.

При списании горюче-смазочных материалов следует учитывать маршруты, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города и поправочные (городские) коэффициенты не применяются.

В ходе проверки необходимо проверить соответствие фактических показаний спидометра показаниям пробега автотранспорта с данными путевых листов, а также проверить наличие фактов выписки путевых листов на автотранспорт, которые находились в этот период на ремонте и были неисправны, и списание в связи с этим горюче-смазочных материалов.

Следует обратить внимание на то, что списание масел, тормозных жидкостей, тосола и др., происходит также по установленной норме.

При проверке необходимо проверить правильность выплаты компенсации за использование личного автотранспорта. Работникам бюджетных учреждений и организаций, использующим для служебных поездок личный легковой автотранспорт, компенсация за счет бюджетных средств выплачивается по нормам, предусмотренным Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.1993 г. N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок".

В случае компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях, за счет средств от приносящей доход деятельности, учреждение должно использовать нормы, определенные Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

7. Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов и запасных
частей, обоснованность ремонта автотранспорта

Следует отметить, что горюче-смазочные материалы приобретаются бюджетными учреждениями либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов). Бюджетные организации приобретают горюче-смазочные материалы за наличный расчет, а также посредством приобретения талонов (пластиковых карт) через подотчетное лицо или безналичным путем.

При заправке автотранспорта на автозаправочной станции за наличный расчет водителю выдаются под отчет денежные средства на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом необходимо соблюдать требования по организации расчетов с подотчетными лицами, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России от 22.09.1993 г. N 40.

Согласно п. 11 этого документа выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Авансовый отчет составляется по форме (0504049).

Приобретенное топливо за наличный расчет требует соблюдения кассовой и авансовой дисциплины.

Учреждение может приобретать талоны через подотчетных лиц, выдавая им наличные деньги и приходуя талоны в кассу как денежные документы. Другой способ приобретения горюче-смазочных материалов- заключение договора купли-продажи. Обычно в нем указывают, что право собственности на бензин переходит к учреждению только после того, как водитель заправил топливо по талону. Отношения по такому договору выстраиваются следующим образом:

1. Поставщику перечисляется аванс под поставку горюче-смазочных материалов.

2. Учреждение получает от поставщика талоны или топливные карты и выдает их водителям.

3. Водитель, предъявляя талоны на автозаправочной станции, производит заправку автотранспорта бензином, то есть получает бензин. При этом автозаправочная станция выдает чек водителю, в котором указано, сколько бензина он получил и по какой цене.

4. В конце месяца каждый водитель представляет путевые листы. К каждому путевому листу прилагаются чеки заправочной станции, подтверждающие количество, вид топлива, стоимость заправленных по конкретной топливной карте горюче-смазочных материалов, а также дату и время заправки.

5. Ежемесячно поставщик представляет учреждению информационный отчет, который содержит данные об отпущенных по карточкам горюче-смазочных материалах, а именно по номерам пластиковых карт, а также количество, номенклатуру, стоимость отпущенного бензина. Кроме того, в отчете отражается дата, время, место заправки и остаток средств на пластиковой карте. Также поставщик представляет учреждению счет-фактуру на отпущенное топливо.

6. Учреждение на основании счета-фактуры приходует горюче-смазочные материалы.

В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 10.02.2006 г. N 25 н, учет горюче-смазочных материалов ведется на счете 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы".

Учет запасных частей, предназначенных для ремонта и замены изношенных частей в транспортных средствах, осуществляется на счете 105 06 000 "Прочие материальные запасы".

В бюджетном учете стоимость горюче-смазочных материалов списывается на расходы согласно авансовому отчету и приложенным к нему первичным документам (чеки автозаправочной станции, путевые листы) по фактической стоимости единицы либо по средней фактической стоимости.

Аналитический учет ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Оприходование топлива и масел отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов.

Основным документом при списании на расходы стоимости запасных частей, использованных при ремонте, является Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Он применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается ею. В нем указываются марка отремонтированного автомобиля, количество и стоимость запасных частей.

Следует проверить, нет ли случаев списания запасных частей с бухгалтерского учета без документов, подтверждающих их установку на автотранспорт.

В ходе проверки следует проверить обоснованность и целесообразность ремонта автотранспорта и его оплаты, расшифровка работ и номеров автотранспорта в счетах, актах выполненных работ, наличие нарядов-заказов.

Капитальный ремонт транспортных средств обычно проводят в специализированных организациях. В этом случае с ними заключается договор, в котором необходимо указать сроки и стоимость работ.

Примечание: При проведении проверок в учреждениях, состоящих на республиканском бюджете за период 2006-2007 г.г. следует руководствоваться "Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Министерством транспорта Российской Федерации от 29.04.2003 г. (Р 3112194-0366-03).