Приложение. Инструкция проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации г. Улан-Удэ

Приложение
к распоряжению Администрации
г. Улан-Удэ
от 4 февраля 2016 г. N 101-р

Инструкция
проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации г. Улан-Удэ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки и проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Администрации г. Улан-Удэ (далее - MS Lync).

1.2. В настоящей Инструкции определены следующие понятия:

- видеоконференция: область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в режиме реального времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.

- видеоконференцсвязь: телекоммуникационная технология интерактивного взаимодействия двух и более удаленных абонентов (участников), при которой между ними возможен обмен аудио- и видеоинформацией в реальном масштабе времени с учетом передачи управляющих данных.

- инициатор собрания (ведущий, инициатор): лицо, инициирующее проведение селектора, оперативного совещания, собрания по сети, видеоконференции. При этом чаще всего инициатор является ведущим.

- селекторное совещание (селектор): Совещание в форме видеоконференции, проводимое с определенной периодичностью с заранее определенной темой обсуждения, целью которого является фиксация текущего положения дел в рамках процессов.

- собрание по сети: Одна из функций MS Outlook, позволяющая организовать уведомление (приглашение) других участников о дате и времени проведения собрания (селектора, видеоконференции).

1.3. Система MS Lync предназначена для проведения совещаний, заседаний и других мероприятий с участием органов местного самоуправления Администрации города Улан-Удэ. В случае необходимости и при наличии технической возможности допускается сопряжение системы MS Lync с внешними системами MS Lync, принадлежащим другим ведомствам и организациям.

1.4. Система MS Lync состоит из сервера аутентификации, расположенного в Управлении информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ, рабочих мест пользователей с установленным программным обеспечением MS Lync расположенных в структурных подразделениях Администрации г. Улан-Удэ, оснащенных оборудованием для аудио и видеосвязи.

1.5. Организацию технического сопровождения, администрирования и развития системы MS Lync осуществляет Управление информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.

2. Описание процесса

2.1 Селекторное совещание

2.1.1 Подготовка к проведению селектора

Ответственность за подготовку и организацию селекторного совещания несет инициатор совещания. Селекторное совещание проводится посредством видеоконференцсвязи с использованием MS Lync.

Инициатор в рамках подготовки к селекторному совещанию должен:

- определить дату и время проведения селектора (периодичность), состав участников селектора, докладчиков селектора, порядок докладов, время докладов и оформить в виде Плана селекторного совещания (по форме Приложения 1);

- при подготовке Плана селектора длительность селектора определяется согласно перечню вопросов, поставленных на обсуждение с учетом докладов, рекомендуется не более 30 мин;

- организовать собрание по сети посредством MS Outlook с указанием темы селектора, даты и времени проведения селектора (периодичности), перечнем участников, приложением Плана селектора;

- осуществить его рассылку всем участникам селектора не позднее чем за 2 (два) рабочих дня до начала селектора;

- по производственной необходимости допускается расширение инициатором перечня участников селектора, при этом информирование нового участника о селекторе производится аналогично информированию прочих участников.

2.1.2. Обязанности по принятию участия в селекторе

В случае если инициатор собрания создал селекторное совещание с участием назначенных лиц - селекторное совещание должно обязательно сопровождаться принятием собрания по сети посредством MS Outlook или предоставлением мотивированного отказа от участия.

Причиной отказа могут являться накладки по селекторам (на это время назначено другое ранее принятое селекторное совещание).

2.1.3 Проведение селектора

Ответственность за проведение селекторного совещания несет инициатор либо лицо, его замещающее на период временного отсутствия.

Инициатор в рамках проведения селекторного совещания должен:

- в начале селектора включить аудиовидеозапись селектора;

- проверить присутствие на селекторе всех участников согласно перечню лиц, определенных в собрании по сети, Плане селектора;

- вести селектор в соответствии с согласованным Планом селектора.

2.1.4 Порядок уведомления инициатора о невозможности принять участие в селекторе

В случае запланированного отсутствия на рабочем месте письменно посредством MS Outlook уведомить инициатора собрания не позднее чем за 3 дня до назначенного селектора или назначить ответственное лицо за участие в селекторе.

В случае возникновения непредвиденных обстоятельств (по техническим причинам, в том числе по причине болезни), которые не позволяют инициатору провести селектор, он должен не позднее чем за 2 часа (в случае если время проведения совещания - после 10.00), не позднее 17.00 дня накануне совещания (в случае если время совещания - до 10.00) до селектора назначить ответственное лицо за проведение селектора.

В случае возникновения непредвиденных обстоятельств (по техническим причинам, в том числе по причине болезни), которые не позволяют участнику(докладчику) селектора принять участие (вести доклад) на селекторе участник (докладчик) должен не позднее чем за 2 часа (в случае если время проведения совещания - после 10.00), не позднее 17.00 дня накануне совещания (в случае если время совещания - до 10.00) до селектора назначить ответственное лицо за участие в селекторе с уведомлением инициатора посредством MS Outlook.

2.1.5 Требования к проведению селекторов

- при подключении к селектору необходимо запускать веб-камеру;

- отключать микрофон, в случае если в нем нет необходимости (не ведется доклад, выступление);

- перед началом выступления участник селектора должен обеспечить тишину в помещении во время выступления (предупредить людей, находящихся в помещении о соблюдении тишины, отключить приборы, создающие шум (радио) и др.);

- если участнику не предоставлялось слово другим участником (ведущим) при озвучивании вопроса, перед началом выступления необходимо попросить слово;

- при предоставлении слова (поступлении вопроса) перед началом выступления представляться (если предоставивший слово не представил докладчика);

- вопросы должны быть адресованы конкретному участнику селектора, т.е. не должны задаваться абстрактные вопросы, не имеющие адресата;

- не допускается длительное обсуждение вопросов и уход в частные моменты;

- доклады должны быть краткими и емкими, исключающими излишнюю растянутость и чрезмерную поспешность речи;

- при ответах на вопросы необходимо демонстрировать уважительное отношение к участникам.

2.2 Оперативное совещание

2.2.1 Подготовка к проведению оперативного совещания

Ответственность за подготовку и организацию оперативного совещания несет инициатор оперативного совещания. Оперативные совещания проводятся очно.

Инициатор оперативного совещания в рамках подготовки к оперативному совещанию должен:

- определить состав участников оперативного совещания, дату, время проведения совещания (периодичность), перечень вопросов к рассмотрению на оперативном совещании и оформить в виде Плана оперативного совещания (далее - Плана совещания) (по форме Приложения 2);

- при подготовке Плана совещания длительность совещания определяется согласно перечню вопросов, поставленных на обсуждение, но не более 1 часа;

- организовать собрание по сети посредством MS Outlook с указанием даты, времени (периодичности) проведения совещания, темы совещания, перечня участников с приложением Плана совещания;

- осуществить его рассылку всем участникам оперативного совещания;

- по производственной необходимости допускается расширение инициатором перечня участников оперативного совещания, при этом информирование нового участника об оперативном совещании производится аналогично информированию прочих участников посредством MS Outlook.

2.2.2. Обязанности по принятию участия в оперативном совещании

В случае если инициатор оперативного совещания создал оперативное совещание с участием назначенных лиц - оперативное совещание должно обязательно сопровождаться принятием собрания по сети посредством MS Outlook или предоставлением мотивированного отказа от участия.

В случае невозможности присутствовать в принятом ранее посредством MS Outlook оперативном совещании, участник совещания должен уведомить инициатора посредством MS Outlook.

2.2.3 Проведение оперативного совещания

Ответственность за проведение оперативного совещания несет инициатор совещания.

Инициатор в рамках проведения оперативного совещания должен:

- вести оперативное совещание в соответствии с согласованным Планом совещания;

- проверить присутствие на совещании всех участников согласно перечню лиц, определенных в собрании по сети, Плане совещания;

- в ходе совещания вести протокол совещания самостоятельно либо путем назначения ответственного лица за ведение протокола;

- по окончании совещания не позднее 5 рабочих дней направить всем участникам Протокол оперативного совещания.

2.2.4 Порядок уведомления инициатора о невозможности принять участие в оперативном совещании

В случае запланированного отсутствия на рабочем месте:

- участник оперативного совещания должен не позднее чем за 3 дня до назначенного совещания назначить ответственное лицо за участие в совещании и уведомить о своем отсутствии инициатора с указанием назначенного ответственного лица за участие в совещании.

В случае возникновения непредвиденных обстоятельств (по техническим причинам, в том числе по причине болезни), которые не позволяют участнику оперативного совещания принять участие в совещании участник должен:

- не позднее чем за 2 часа до совещания (в случае если время проведения совещания - после 10.00), не позднее 17.00 дня накануне совещания (в случае если время совещания - до 10.00) назначить ответственное лицо за участие в совещании и письменно посредством MS Outlook уведомить о своем отсутствии и причине отсутствия инициатора с указанием назначенного ответственного лица за участие в совещании.

2.2.5 Требования к проведению оперативного совещания

- при подключении к селектору запускать веб-камеру;

- отключать микрофон, в случае если в нем нет необходимости (не ведется доклад, выступление);

- перед началом выступления участник оперативного совещания должен обеспечить тишину в помещении во время выступления (предупредить людей, находящихся в помещении о соблюдении тишины, отключить приборы, создающие шум (радио) и др.);

- если участнику не предоставлялось слово другим участником (ведущим) при озвучивании вопроса, перед началом выступления необходимо попросить слово;

- при предоставлении слова (поступлении вопроса) перед началом выступления представляться (если предоставивший слово не представил докладчика);

- вопросы должны быть адресованы конкретному участнику оперативного совещания, т.е. не должны задаваться абстрактные вопросы, не имеющие адресата;

- не допускается длительное обсуждение вопросов и уход в частные моменты;

- доклады должны быть краткими и емкими, исключающими излишнюю растянутость и чрезмерную поспешность речи;

- при ответах на вопросы необходимо демонстрировать уважительное отношение к участникам.

2.3 Видеоконференция

2.3.1 Подготовка к проведению видеоконференции

Видеоконференция проводится посредством видеоконференцсвязи с использованием MS Lync. Ответственность за проведение видеоконференции несет инициатор.

Инициатор в рамках подготовки к видеоконференции должен:

- определить дату, время проведения видеоконференции;

- определить состав участников видеоконференции, тему и перечень вопросов к рассмотрению;

- определить время проведения видеоконференции;

- организовать собрание по сети посредством MS Outlook с указанием темы видеоконференции, датой и временем проведения конференции, перечнем участников, вопросами для обсуждения;

- осуществить его рассылку всем участникам видеоконференции не позднее чем за 1 (один) рабочий день до начала видеоконференции.

2.3.2. Обязанности по принятию участия в видеоконференции

В случае невозможности присутствовать в принятой ранее посредством MS Outlook видеоконференции участник совещания должен уведомить инициатора посредством MS Outlook.

2.3.3 Проведение видеоконференции

Инициатор в рамках проведения видеоконференции должен:

- в начале видеоконференции включить аудиовидеозапись;

- вести конференцию в соответствии с темой и перечнем вопросов для рассмотрения, перечисленных в собрании по сети;

- проверить присутствие на конференции всех участников согласно перечню лиц, определенных в собрании по сети;

- по факту обсуждения каждого вопроса повестки фиксировать принятое решение, подводить итоги обсуждения.

2.3.4 Требования к проведению видеоконференций

- при подключении к видеоконференции запускать веб-камеру;

- отключать микрофон, в случае если в нем нет необходимости (не ведется доклад, выступление);

- перед началом выступления участник видеоконференции должен обеспечить тишину в помещении во время выступления (предупредить людей, находящихся в помещении о соблюдении тишины, отключить приборы, создающие шум (радио) и др.);

- если участнику не предоставлялось слово другим участником (ведущим) при озвучивании вопроса, перед началом выступления необходимо попросить слово;

- при предоставлении слова (поступлении вопроса) перед началом выступления представляться (если предоставивший слово не представил докладчика);

- вопросы должны быть адресованы конкретному участнику видеоконференции, т.е. не должны задаваться абстрактные вопросы, не имеющие адресата;

- не допускается длительное обсуждение вопросов и уход в частные моменты;

- доклады должны быть краткими и емкими, исключающими излишнюю растянутость и чрезмерную поспешность речи;

- при ответах на вопросы необходимо демонстрировать уважительное отношение к участникам.

2.4 Видео звонок

2.4.1 Подготовка к проведению видео звонка

Инициатор видео звонка может стать сотрудник Администрации г. Улан-Удэ. Видео звонок проводится посредством видеоконференцсвязи с использованием MS Lync.

Инициатор в рамках подготовки к видео звонку должен:

- определить состав участников видео звонка;

- создать собрание в MS Lync, пригласить пользователей для участия в видео звонке.

2.4.2. Обязанности по принятию участия в видео звонке

Пользователь получивший приглашение для участия в видео звонке должен принять приглашение для участия, если нет весомой причины для отказа.

2.4.3 Проведение видео звонка

Ответственность за проведение видео звонка несет инициатор.

Инициатор в рамках проведения видео звонка должен:

- по необходимости в начале видео звонка включить аудиовидеозапись.

2.4.4 Требования к проведению видео звонка

- при подключении к видео звонку запускать веб-камеру;

- отключать микрофон, в случае если в нем нет необходимости (не ведется доклад, выступление);

- перед началом выступления участник видеозвонка должен обеспечить тишину в помещении во время выступления (предупредить людей, находящихся в помещении о соблюдении тишины, отключить приборы, создающие шум (радио) и др.);

- если участнику не предоставлялось слово другим участником (ведущим) при озвучивании вопроса, перед началом выступления необходимо попросить слово;

- при предоставлении слова (поступлении вопроса) перед началом выступления представляться (если предоставивший слово не представил докладчика);

- вопросы должны быть адресованы конкретному участнику видео звонка, т.е. не должны задаваться абстрактные вопросы, не имеющие адресата;

- не допускается длительное обсуждение вопросов и уход в частные моменты;

- доклады должны быть краткими и емкими, исключающими излишнюю растянутость и чрезмерную поспешность речи;

- при ответах на вопросы необходимо демонстрировать уважительное отношение к участникам.