Приложение. Положение о системе электронной почты Правительства Республики Бурятия

Приложение

Положение
о системе электронной почты
Правительства Республики Бурятия
(утв. постановлением Правительства Республики Бурятия от 25 июля 2005 г. N 238)

1. Общие положения

1.1. Положение о системе электронной почты Правительства Республики Бурятия (далее - Положение) определяет порядок предоставления доступа и использования системы электронной почты Правительства Республики Бурятия (далее - СЭП) органами государственной власти Республики Бурятия, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления и организациями в Республике Бурятия.

1.2. Требования настоящего Положения являются обязательными для работников органов государственной власти Республики Бурятия, использующих СЭП для выполнения должностных обязанностей. Доступ к СЭП предоставляется работникам территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия при условии соблюдения ими требований настоящего Положения.

Положение устанавливает полномочия работников органов государственной власти Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия, использующих СЭП (далее - пользователей), их обязанности и ответственность по обеспечению исполнения порядка эксплуатации СЭП, установленного настоящим Положением.

1.3. Пользователи обязаны соблюдать все требования, предъявляемые к пользователям Информационной вычислительной сети Правительства Республики Бурятия (далее - ИВС) в соответствии с Положением о порядке функционирования ИВС Правительства Республики Бурятия, утвержденным распоряжением Правительства Республики Бурятия от 01.02.2005 г. N 41-р, и в соответствии с Положением о порядке предоставления и использования доступа в глобальную компьютерную сеть Интернет через ИВС Правительства Республики Бурятия, утвержденным постановлением Правительства Республики Бурятия от 17.03.2005 г. N 77.

1.4. В Положении используются следующие основные понятия:

- интернет - всемирная телекоммуникационная сеть, обеспечивающая доступ к емким информационным серверам и электронной почте;

- электронная почта - сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться информацией без применения бумажных носителей с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети;

- почтовый сервер - интернет-ресурс, включающий в себя почтовые службы и функции администрирования, а также позволяющий содержать почтовые ящики пользователей, хранить и производить обмен почтовыми сообщениями;

- почтовое сообщение - электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети от отправителя к получателю. Состоит из служебной информации (адрес отправителя, адрес получателя, тема и т.д.), текста сообщения (может отсутствовать) и вложенных файлов (могут отсутствовать);

- почтовый ящик - располагаемое на почтовом сервере электронное хранилище сообщений, поступающих на ассоциированный с этим ящиком электронный почтовый адрес;

- адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя, записываемый в следующем виде: пользователь@домен (домен - имя сервера в сети Интернет);

- спам - массовые, незапрашиваемые рекламные сообщения или коммерческие предложения, получаемые по электронной почте;

- вирус - специально созданная программа, рассылаемая с целью уничтожения, искажения информации или использования (копирования) чужой информации в корыстных целях;

- администратор СЭП - должностное лицо, ответственное за подключение/отключение пользователей к СЭП, обеспечение работоспособности СЭП, а также осуществляющее контроль за предоставлением доступа и использованием ресурсов СЭП.

2. Структура СЭП

2.1. СЭП представляет собой комплекс программных и технических средств, обеспечивающий передачу сообщений по стандартным для сети Интернет протоколам передачи данных, позволяющих отправлять, получать и просматривать электронную почту.

2.2. Виды использования СЭП:

- обмен почтовыми сообщениями только в пределах ИВС;

- обмен почтовыми сообщениями как в пределах ИВС, так и с использованием ресурсов сети Интернет через ИВС;

- прием правовых актов Президента и Правительства Республики Бурятия (далее - ПА) из протокольной части Канцелярии Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия (далее - протокольной части).

В соответствии с вышеобозначенными видами использования СЭП, электронные адреса, предоставляемые пользователям для информационного обмена, подразделяются на следующие категории:

а) электронные адреса, предоставляемые всем пользователям ИВС для оперативного обмена информацией между собой;

б) электронные адреса, предназначенные для информационного обмена с использованием ресурсов сети Интернет. К этой категории относятся:

- официальные электронные адреса органов государственной власти Республики Бурятия и органов местного самоуправления в Республике Бурятия, указываемые на WWW-сервере органов государственной власти Республики Бурятия и на официальных бланках органов государственной власти Республики Бурятия и органов местного самоуправления в Республике Бурятия;

- электронные адреса, предоставляемые работникам органов государственной власти Республики Бурятия;

в) электронные адреса, предназначенные только для получения ПА из протокольной части.

2.3. Пользователи СЭП в соответствии с организацией доступа к почтовому серверу Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия делятся на следующие типы:

- тип А - пользователь СЭП, рабочая станция которого является узлом ИВС;

- тип Б - пользователь СЭП, рабочая станция которого соединяется с почтовым сервером посредством доступа по коммутируемым или выделенным каналам связи.

Пользователи, осуществляющие информационный обмен в пределах ИВС, являются пользователями типа А.

Пользователи, которым предоставлена возможность информационного обмена посредством электронной почты с использованием ресурсов сети Интернет через ИВС, и пользователи, электронные адреса которых предназначены для получения ПА из протокольной части, могут относится как к типу А, так и к типу Б.

3. Порядок предоставления доступа к СЭП

3.1. Доступ к СЭП предоставляется только для выполнения должностных обязанностей.

3.2. Подключение пользователей к СЭП осуществляется на основании писем-заявок руководителей органов государственной власти Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия, согласованных с начальником Управления документальной связи, информатизации и информационных ресурсов Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия (далее - Управления).

Письмо-заявка должно содержать следующую информацию: обоснование необходимости подключения пользователя к СЭП с обозначением одного из видов использования СЭП, определенных в пункте 2.2 настоящего Положения, фамилию, имя, отчество пользователя, наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления или организации, структурного подразделения, адрес местонахождения органа государственной власти, органа местного самоуправления или организации, номер кабинета, рабочий телефон.

3.3. После согласования с начальником Управления администратор СЭП выделяет пользователю электронный адрес и создает учетную запись в соответствующей категории пользователей СЭП на почтовом сервере.

3.4. Электронные адреса, предназначенные для рассылки ПА из протокольной части, предоставляются по согласованию с руководителем Канцелярии Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия.

3.5. Официальные электронные адреса с использованием ресурсов сети Интернет предоставляются структурным подразделениям Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, органам государственной власти Республики Бурятия, подключенным к ИВС, и органам местного самоуправления в Республике Бурятия.

Электронные адреса с использованием ресурсов сети Интернет предоставляются руководителям и заместителям руководителей структурных подразделений Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия, органов государственной власти Республики Бурятия, подключенных к ИВС.

Решением начальника Управления на основании писем-заявок руководителей структурных подразделений Администрации Президента, органов государственной власти Республики Бурятия, подключенных к ИВС, электронные адреса с использованием ресурсов сети Интернет могут предоставляться отдельным служащим вышеуказанных структур.

3.6. Доступ к СЭП с использованием ресурсов сети Интернет осуществляется в пределах лимита входящего трафика, ежегодно устанавливаемого в пределах финансирования и утверждаемого распоряжением Руководителя Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия.

4. Авторизация пользователей СЭП

4.1. Пользователям СЭП предоставляются права доступа к соответствующим почтовым ящикам на почтовом сервере.

4.2. Для каждого пользователя СЭП на почтовом сервере создается учетная запись, в состав которой входит имя почтового ящика (идентификатор пользователя) и пароль. Соответствующий имени пароль передается лицу, ответственному за эксплуатацию рабочего места СЭП, и его непосредственному руководителю, а также хранится у администратора СЭП.

4.3. Пользователь СЭП не должен сообщать пароль, соответствующий имени почтового ящика, другим лицам. Лицу, временно замещающему ответственного за эксплуатацию рабочего места СЭП, пароль сообщает руководитель.

5. Систематизация данных об электронных
адресах пользователей СЭП

5.1. Для систематизации данных об электронных адресах пользователей СЭП органы государственной власти Республики Бурятия, территориальные органы федеральных органов государственной власти, органы местного самоуправления и организации в Республике Бурятия извещают Управление о кадровых изменениях (включая реструктуризацию или ликвидацию органа власти или организации), влекущих освобождение от обязанностей эксплуатации СЭП лиц, ответственных за эксплуатацию СЭП.

5.2. На основании сообщения о кадровых изменениях администратор СЭП производит смену пароля доступа к СЭП указанного пользователя. Новый пароль сообщается лицу, назначенному ответственным за эксплуатацию СЭП, при предъявлении администратору СЭП копии приказа о назначении и служебного удостоверения, и его непосредственному руководителю.

В случае реструктуризации или ликвидации органа государственной власти, органа местного самоуправления или организации, администратор СЭП удаляет соответствующую учетную запись пользователя СЭП на почтовом сервере.

5.3. На основании писем-заявок на подключение к СЭП и сообщений о кадровых изменениях администратор СЭП ведет список электронных адресов пользователей СЭП.

5.4. Для удобства переписки между пользователями в клиентском программном обеспечении СЭП используется электронная адресная книга, включающая сведения об электронных адресах получателей и отправителей корреспонденции.

Адресная книга официальных электронных адресов самостоятельно ведется работниками, на рабочих станциях которых установлены официальные адреса электронной почты.

Адресная книга электронных адресов пользователей ИВС актуализируется автоматически на почтовом сервере.

Адресная книга электронных адресов для рассылки ПА протокольной частью ведется лицом, ответственным в протокольной части за рассылку ПА, по представлению администратора СЭП.

6. Порядок эксплуатации СЭП

6.1. Эксплуатация СЭП заключается в приеме и передаче сообщений электронной почты, использовании сервисных возможностей программного обеспечения рабочего места СЭП. Эксплуатацию СЭП осуществляют пользователи СЭП в соответствии с приведенным ниже порядком эксплуатации СЭП.

6.2. Электронные адреса, предназначенные для оперативного обмена информацией между пользователями ИВС, могут эксплуатировать все пользователи ИВС.

Для отправки официальной корреспонденции электронной почтой пользователь ИВС представляет оригинал оформленного в соответствии с требованиями делопроизводства документа вместе с его электронной копией в виде файла с помощью локальной вычислительной сети или посредством электронной почты со своего электронного адреса лицу, ответственному за эксплуатацию официального электронного адреса.

6.3. Для эксплуатации официальных электронных адресов назначаются лица из числа работников, ответственных за делопроизводство в органах государственной власти Республики Бурятия и органах местного самоуправления в Республике Бурятия. Передаваемая с официального электронного адреса и принимаемая электронная корреспонденция регистрируется как исходящая и входящая в соответствии с требованиями делопроизводства.

6.4. Для эксплуатации электронных адресов, предназначенных для получения ПА из протокольной части, назначаются ответственные лица из числа работников органов государственной власти Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в Республике Бурятия, указанных в списке электронных адресов для рассылки ПА протокольной частью.

Отсутствие лица, ответственного за получение ПА, не освобождает руководителя пользователя СЭП от ответственности за невыполнение направленных протокольной частью ПА.

6.5. Отправка ПА протокольной частью осуществляется согласно списку рассылки, представленному исполнителем, подготовившим проект ПА, в течение 3 рабочих дней со дня принятия ПА, а в исключительных случаях, при оформлении объемных документов, в течение 14 рабочих дней.

Отправка ПА электронной почтой производится только указанным в адресной книге электронных адресов для рассылки ПА протокольной частью органам государственной власти Республики Бурятия, территориальным органам федеральных органов государственной власти, органам местного самоуправления и организациям в Республике Бурятия, которым предоставлены электронные адреса СЭП.

6.6. При подготовке почтовых сообщений, отправляемых с электронных адресов СЭП, к пользователям СЭП предъявляются следующие требования:

- для отправки электронного сообщения документ оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов;

- допускаются следующие форматы вложенных файлов: текстовый, поддерживаемые программным обеспечением MS Word и MS Excel. По согласованию с получателями информации допускается использование других форматов;

- присоединенные файлы рекомендуется архивировать в формат rar или zip.

6.7. Предназначенная для пользователя корреспонденция хранится в соответствующем почтовом ящике на сервере до получения ее пользователем. Полученная корреспонденция помещается в папку входящих сообщений клиентского программного обеспечения на жестком диске компьютера. Соответствующие настройки в клиентском программном обеспечении должны обеспечивать удаление с сервера полученной корреспонденции.

Для почтовых сообщений СЭП существуют следующие ограничения:

- совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовом ящике не должен превышать 10 Мегабайт. Совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовом ящике официального электронного адреса, не должен превышать 5 Мегабайт;

- срок хранения сообщений на сервере в почтовых ящиках не должен составлять более 30 дней;

- максимальный размер почтового сообщения - 4 Мегабайта. Размер сообщений для получателей информации, соединение с которыми осуществляется посредством доступа по коммутируемым линиям, не должен превышать 1 Мегабайт.

6.8. При эксплуатации клиентского программного обеспечения пользователи СЭП обязаны:

- пользователи типа А - использовать в качестве клиентского почтового программного обеспечения программу MS Outlook, пользователи типа Б - MS Outlook или MS Outlook Express;

- проверять содержимое почтового ящика не реже двух раз в день;

- пользователи СЭП, ответственные за эксплуатацию официальных электронных адресов и электронных адресов, предназначенных для получения ПА из протокольной части, обязаны обеспечивать учет и регистрацию поступивших и отправляемых сообщений в соответствии с требованиями делопроизводства;

- пользователи СЭП, на рабочих местах которых установлены официальные адреса электронной почты и электронные адреса для получения рассылаемых протокольной частью ПА, обязаны обеспечивать сохранение электронных версий поступивших и отправляемых сообщений в собственной базе входящих и исходящих сообщений;

- регулярно удалять устаревшие электронные сообщения из соответствующих папок в клиентском программном обеспечении во избежание их переполнения.

6.9. При использовании СЭП пользователи обязаны:

- не допускать пересылку по электронной почте информации, не относящейся к служебной деятельности;

- не допускать передачу любого программного обеспечения посредством электронной почты. При его получении необходимо связаться с администратором СЭП;

- в случае неполадок, при обнаружении неисправностей или попыток несанкционированного доступа незамедлительно сообщать администратору СЭП.

7. Администрирование СЭП

7.1. Администрирование СЭП осуществляется специалистами отдела телекоммуникаций и технического обеспечения Управления. Администратор СЭП назначается начальником Управления.

7.2. Под администрированием СЭП понимается:

- подключение/отключение пользователей СЭП и их регистрация в СЭП;

- обеспечение работоспособности технических средств и программного обеспечения СЭП;

- обеспечение сохранности электронной почты путем ежесуточного резервного копирования и восстановления при сбоях.

7.3. Администратор СЭП имеет право:

- запретить пользователю доступ к СЭП при нарушении пользователем требований настоящего Положения;

- уничтожить невостребованную корреспонденцию при превышении срока ее хранения в почтовом ящике или превышении установленного объема сообщений в почтовом ящике. При превышении срока хранения сообщений в почтовом ящике или объема сообщений в почтовом ящике с официальным электронным адресом и с электронным адресом, предназначенным для получения ПА, невостребованная корреспонденция уничтожается с уведомлением руководителя пользователя СЭП.

7.4. Администратор СЭП обязан:

- организовать подключение пользователей к СЭП в соответствии с порядком предоставления доступа к СЭП, изложенного в пункте 3 настоящего Положения;

- произвести отключение пользователей от СЭП при исключении их из списка электронных адресов пользователей СЭП на основании соответствующих распорядительных документов (в соответствии с пунктом 5 настоящего Положения), а также при неоднократных нарушениях пользователем требований настоящего Положения по решению начальника Управления;

- обеспечить работоспособность и правильность эксплуатации технических средств и программного обеспечения СЭП;

- обеспечить сохранность электронной почты путем ежесуточного резервного копирования и восстановления при сбоях;

- оказывать пользователям консультационную помощь по техническим вопросам организации доступа к СЭП;

- информировать начальника Управления, руководителей органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций о нарушениях требований настоящего Положения и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе СЭП.

7.5. В обязанности администратора СЭП не входит обучение пользователей работе с клиентским программным обеспечением.

Методическую и консультационную помощь по вопросам применения СЭП, работы с клиентским программным обеспечением оказывают специалисты информационно-технологического отдела Управления.

8. Обеспечение безопасности СЭП

8.1. СЭП предназначена для передачи только открытой информации. Использование СЭП для обмена информацией, отнесенной к категории ограниченного доступа, запрещается.

8.2. В СЭП используется специальная система, предназначенная для контроля содержимого сообщений и позволяющая:

- контролировать пользователей СЭП на предмет использования ими СЭП в личных целях;

- обнаруживать вирусы и вредоносные программы на входе в ИВС;

- предотвращать несанкционированную передачу информации ограниченного доступа;

- предотвращать передачу зашифрованных данных или данных, защищенных паролем;

- предотвратить рассылку спама.

8.3. Анализ результатов работы специальной системы, предназначенной для контроля содержимого сообщений, ведется специалистами Управления, ответственными за информационную безопасность.

8.4. Все пароли, применяемые в целях защиты СЭП, предоставляются пользователям администратором СЭП. Пароль должен соответствовать требованиям, изложенным в разделе 5 Положения о защите электронных информационных ресурсов в ИВС Правительства Республики Бурятия, утвержденного распоряжением Правительства Республики Бурятия от 28.04.2005 г. N 228-р.

8.5. Все передаваемые по электронной почте файлы пользователь СЭП обязан проверить антивирусными средствами.

9. Контроль и ответственность

9.1. Контроль за предоставлением доступа и использованием СЭП осуществляет отдел телекоммуникаций и технического обеспечения Управления.

9.2. В случае нарушений пользователями требований настоящего Положения предоставление им доступа к СЭП может быть приостановлено или прекращено.

9.3. Руководители органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, использующих СЭП, пользователи СЭП и администраторы СЭП несут персональную ответственность за полноту и своевременность выполнения требований настоящего Положения в соответствии с действующим законодательством.