Постановление Правительства Республики Бурятия от 8 сентября 2009 г. N 329 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия"

С изменениями и дополнениями от:

2 апреля 2010 г., 1 декабря 2011 г.

В целях совершенствования организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия Правительство Республики Бурятия постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 2 апреля 2010 г. N 125 в пункт 2 настоящего Постановления внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Управлению по делам архивов Республики Бурятия (Елаев А.А.) до 1 июля 2010 года подготовить и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 2 апреля 2010 г. N 125 в пункт 3 настоящего Постановления внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Исполнительным органам государственной власти Республики Бурятия до 1 ноября 2010 года на основе настоящих Правил, с учетом условий и специфики своей деятельности, разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, согласовав с Управлением по делам архивов Республики Бурятия.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Контрольный комитет Президента и Правительства Республики Бурятия (Мещеряков С.А.).

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Исполняющий обязанности Председателя Правительства Республики Бурятия

И.М.Егоров

Правила
делопроизводства в исполнительных органах государственной власти
Республики Бурятия
(утв. постановлением Правительства Республики Бурятия от 8 сентября 2009 г. N 329)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.

2. Требования правил распространяются как на делопроизводство на бумажных носителях, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, и с другими документами независимо от их носителей.

3. Организация и ведение делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия осуществляется структурным подразделением исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

4. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Порядок работы с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

II. Основные понятия

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 в пункт 5 раздела II настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия;

электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Оформление документов в исполнительном
органе государственной власти Республики Бурятия

6. В соответствии с Законом Республики Бурятия от 10.06.1992 г. N 221-XII "О языках народов Республики Бурятия" делопроизводство в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия ведется на государственном языке Российской Федерации.

7. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 пункт 8 раздела III настоящих Правил дополнен абзацем

8. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия используются электронные шаблоны бланков документов.

9. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

10. Существуют следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк резолюции;

- бланк конкретного вида документа.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 пункт 11 раздела III настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

11. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются приказом руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

12. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, являются:

а) герб Республики Бурятия;

б) наименование исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 в подпункт "в" пункта 12 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 в подпункт "л" пункта 12 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 пункт 12 раздела III настоящих Правил дополнен подпунктом "щ"

щ) отметка о поступлении документа.

13. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

14. На основании статьи 14 Закона Республики Бурятия от 10.06.1992 г. N 221-XII "О языках народов Республики Бурятия" наименование исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, а также тексты официальных печатей и бланков оформляются на бурятском и русском языках.

15. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота
в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия

16. В документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

17. В исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, электронной почты.

18. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

19. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 в пункт 20 раздела IV настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

20. Регистрация входящих документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 в пункт 21 раздела IV настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

21. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

22. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

23. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

24. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

25. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

26. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

27. Передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия осуществляется через службу делопроизводства.

28. В исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия в установленном им порядке.

29. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд исполнительного органа
государственной власти Республики Бурятия

30. Исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Бурятия перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

31. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в Национальный архив Республики Бурятия.

32. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Республики Бурятия руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Бурятия;

г) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Бурятия.

33. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

34. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

35. Дела со дня их формирования до передачи в Национальный архив Республики Бурятия или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

36. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

37. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

38. Дела постоянного хранения передаются в ГУ "Национальный архив Республики Бурятия" не ранее чем через 10 лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях (ведомственных архивах). Передача дел в ГУ "Национальный архив Республики Бурятия" производится на основании описей дел постоянного хранения в установленном порядке. Дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ГУ "Государственный архив документов по личному составу Республики Бурятия" на основании описей в случае ликвидации исполнительного органах государственной власти Республики Бурятия. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в Национальный архив Республики Бурятия не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

39. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

40. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия определяется Управлением по делам архивов Республики Бурятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 раздел VI настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

VI. Особенности работы с электронными документами в исполнительном
органе государственной власти Республики Бурятия

41. В исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Республики Бурятия.

42. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной цифровой подписью уполномоченного лица исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".

43. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия способом подтверждения действий с электронными документами является электронная цифровая подпись, выданная удостоверяющим центром Республики Бурятия.

44. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, утверждается нормативным правовым актом Правительства Республики Бурятия на основе Рекомендаций по подготовке исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия.

45. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия. Система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

46. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

47. При получении электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

48. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

49. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

50. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

51. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

52. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в хранилище системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

53. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 1 декабря 2011 г. N 629 в Приложение настоящих Правил внесены изменения

См. текст Приложения в предыдущей редакции

Приложение
к Правилам делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Республики Бурятия

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета
и поиска документов в системах электронного документооборота
исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование либо аннотация документа

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности