Раздел I. Общие положения

Раздел I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет единый порядок организации контроля за исполнением правовых актов органов государственной власти Республики Бурятия, Администрации г. Улан-Удэ, поручений Президента РБ, мэра г. Улан-Удэ в структурных подразделениях Администрации г. Улан-Удэ.

1.2. Контроль за исполнением документов осуществляют:

- мэр города, первый заместитель мэра г. Улан-Удэ;

- заместители мэра, руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ (в рамках своей компетенции);

- контрольный отдел Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ (далее контрольный отдел).

1.3. Непосредственную работу по контролю за исполнением документов осуществляют лица, на которых руководителями структурных подразделений возложены обязанности по осуществлению контроля.

1.4. Контроль за исполнением документов включает постановку на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля документов, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

При организации исполнения документов используются следующие формы контроля:

- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения промежуточной информации о принятых мерах по выполнению документов и проведения анализа (в случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документов, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного выполнения документов);

- осуществление контрольных проверок хода исполнения документов, в т.ч. выездных проверок;

- представление мэру города соответствующей информации о ходе выполнения документа;

- заслушивание на планерных совещаниях либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению документов;

- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего выполнения документов и внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц;

- иные формы контроля.

1.5. Контролю подлежат документы, содержащие конкретные поручения органам местного самоуправления Республики Бурятия со стороны органов государственной власти РБ, Президента РБ, содержащие конкретные поручения мэра г. Улан-Удэ, нормативно-правовые акты Администрации г. Улан-Удэ.

При постановке документа на контроль делается отметка "К" или ставится штамп "взято на контроль".

1.6. Сроки исполнения документов указываются непосредственно в документах, в резолюциях мэра города, первого заместителя мэра, заместителей мэра, исчисляются в календарных днях со дня подписания или определяются датой, указанной в документах (резолюциях).

В случаях, когда дата не установлена, документы подлежат исполнению в следующие сроки, включая дату подписания поручения:

с пометкой срочно - в 3-дневный срок;

с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;

с пометкой "постоянно" - информация о ходе исполнения документов представляется в промежуточные контрольные сроки, установленные ответственным за осуществление контроля (ежемесячно, ежеквартально, не реже двух раз в год, ежегодно и т.п.);

остальные - в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если срок исполнения документов установлен более месяца, промежуточная информация предоставляется исполнителями по запросу контрольного отдела в первой половине установленного срока.

1.7. Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, координирует и направляет работу должностное лицо, указанное в документе (резолюции) первым или обозначенное словами "созыв" или "свод", оно координирует, направляет работу, определяет порядок согласования и подготовки итогового документа. Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа и представляют первому исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения или в сроки, установленные первым исполнителем. Итоговый документ подписывается первым исполнителем.

1.8. При необходимости продления срока исполнения документа исполнителем не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока представляется мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения должностному лицу, поручившему исполнение или начальнику Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

1.9. Документы снимаются с контроля мэром города, в его отсутствие - должностным лицом, на которое возложено исполнение обязанностей. Согласно резолюции мэра города, в его отсутствие - должностного лица, на которое возложено исполнение обязанностей, начальника Организационно-контрольного управления документы могут быть переданы исполнителям для осуществления внутреннего контроля.

1.10. Документ считается исполненным, если установленное в нем задание выполнено, представленная информация о его исполнении рассмотрена и он снят с контроля. Если по представленной информации даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Документ также может быть снят с контроля, если установленное в нем задание в силу объективных причин не может быть выполнено.

1.11. Контроль за исполнением документов осуществляется с помощью автоматизированной системы электронного документооборота.

1.12. В Администрации г. Улан-Удэ общий контроль за своевременным исполнением документов осуществляется следующими структурными подразделениями.

Контрольный отдел Организационно-контрольного управления:

- за исполнением нормативных документов Президента и Правительства РБ, Народного Хурала РБ, Администрации г. Улан-Удэ;

- за исполнением поручений Президента РБ и мэра города, по протоколам еженедельных планерных совещаний;

- за исполнением входящей корреспонденции по поручению мэра города.

Протокольный отдел:

- за сроками рассмотрения входящей корреспонденции.

Отдел по обращениям граждан:

- за сроками рассмотрения письменных и устных, а также принятых на личном приеме обращений граждан, исполнением резолюций мэра города.

Управление по связям с общественностью и информационной политике:

- за своевременным реагированием структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ на критические материалы в средствах массовой информации, высказанные в адрес Администрации г. Улан-Удэ.