Распоряжение Главы Республики Бурятия от 25 апреля 2014 г. N 26-рг Об утверждении Порядка подготовки и проведения совещаний у Главы Республики Бурятия, организации исполнения и контроля за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах совещаний (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Главы Республики Бурятия от 25 апреля 2014 г. N 26-рг

В целях совершенствования организационного обеспечения, системы контроля, укрепления исполнительской дисциплины по выполнению решений, принимаемых на совещаниях у Главы Республики Бурятия:

1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки и проведения совещаний у Главы Республики Бурятия, организации исполнения и контроля за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах совещаний (далее - Порядок).

2. Первому заместителю Председателя Правительства Республики Бурятия, заместителям Председателя Правительства Республики Бурятия, руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия руководствоваться Порядком при подготовке совещаний у Главы Республики Бурятия и организации работы по исполнению и контролю за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах совещаний.

3. Рекомендовать главам муниципальных образований в Республике Бурятия руководствоваться Порядком при организации работы по исполнению поручений, зафиксированных в протоколах совещаний у Главы Республики Бурятия.

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Глава Республики Бурятия

В. Наговицын

25 апреля 2014 года

N 26-рг

Порядок
подготовки и проведения совещаний у Главы Республики Бурятия, организации исполнения и контроля за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах совещаний
(утв. распоряжением Главы Республики Бурятия от 25 апреля 2014 г. N 26-рг)

1. Общие вопросы

1.1. Настоящий Порядок определяет единые требования к подготовке и проведению совещаний у Главы Республики Бурятия, оформлению принятых на совещаниях решений и организации исполнения и контроля за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах совещаний.

2. Порядок подготовки и проведения совещаний у Главы Республики Бурятия

2.1. Совещания у Главы Республики Бурятия проводятся в соответствии с недельным рабочим планом Главы Республики Бурятия и его поручениями.

Перечень вопросов, запланированных для рассмотрения на совещаниях у Главы Республики Бурятия на очередную неделю, в рабочем порядке (телефонограммой) Аппаратом советников Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия (далее - Аппарат советников) доводится (по принадлежности) до сведения членов Правительства Республики Бурятия, руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, руководителей структурных подразделений Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия и организаций, глав муниципальных образований в Республике Бурятия для обеспечения своевременной подготовки материалов к намеченным совещаниям. Аналогичным образом Аппарат советников обеспечивает своевременное информирование заинтересованных лиц об изменениях в рабочем плане Главы Республики Бурятия.

2.2. Подготовка совещания возлагается на членов Правительства Республики Бурятия, а в отдельных случаях - на руководителей исполнительных органов государственной власти республики, не являющихся членами Правительства Республики Бурятия, руководителей структурных подразделений Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия в соответствии с их компетенцией (далее - руководитель, ответственный за подготовку совещания).

2.3. Руководитель, ответственный за подготовку совещания, не менее чем за три рабочих дня до проведения планового совещания определяет, а при необходимости согласовывает с Главой Республики Бурятия или его помощником (советником) состав участников и повестку совещания.

В совещаниях принимают участие, как правило, члены Правительства Республики Бурятия, руководители исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, руководители структурных подразделений Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия и организаций, главы муниципальных образований в Республике Бурятия (далее - участники совещания). Участие нескольких должностных лиц от одного органа (организации) допускается в случаях, связанных с необходимостью предельной детализации обсуждаемого вопроса.

Участие в совещании членов Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных министерств и ведомств, членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Народного Хурала Республики Бурятия согласовывается с Главой Республики Бурятия не менее чем за неделю до проведения совещания.

2.4. Руководитель, ответственный за подготовку совещания:

2.4.1. Представляет в Аппарат советников не менее чем за два рабочих дня до планируемого совещания следующие материалы:

- повестку совещания (регламент) с указанием докладчика, а при необходимости - и содокладчика;

- список участников совещания с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности каждого;

- проект протокола совещания;

- сводную информацию по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости - согласованный с заинтересованными исполнительными органами государственной власти проект распорядительного документа Главы Республики Бурятия или Правительства Республики Бурятия (со справкой по имеющимся разногласиям).

Указанные материалы подписываются или визируются руководителем, ответственным за подготовку совещания, и представляются на бумажном носителе и в электронном виде.

2.4.2. Обеспечивает не менее чем за день до совещания оповещение участников (при количестве 10 и более человек) о месте, времени и повестке совещания; непосредственно перед проведением совещания - регистрацию участников, а также оповещение участников при отмене совещания или его переносе.

2.5. Администрация Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия осуществляет техническое обеспечение проведения совещания.

2.6. Аппарат советников:

- обеспечивает включение в недельный рабочий план Главы Республики Бурятия вопросов, рассмотрение которых на совещаниях у Главы Республики Бурятия предусматривается его поручениями;

- осуществляет контроль за своевременной подготовкой руководителями, ответственными за подготовку совещаний, материалов, указанных в пункте 2.4.1 настоящего Порядка, и за своевременным оповещением участников совещаний;

- в зависимости от сложности и важности готовящихся к рассмотрению на совещании вопросов и объема необходимых информационно-аналитических документов вправе определить иной, чем установленный в пункте 2.4.1, срок представления материалов;

- при необходимости запрашивает дополнительные информационно-аналитические материалы непосредственно от исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления в Республике Бурятия, организаций;

- не менее чем за день до совещания обеспечивает оповещение участников (при количестве менее 10 человек) о месте, времени и повестке совещания, а также оповещение участников при отмене совещания или его переносе;

- обеспечивает оповещение участников о месте, времени и повестке совещания в случае проведения внеплановых и срочных совещаний;

- согласовывает участие средств массовой информации в совещании;

- вносит предложение Главе Республики Бурятия о снятии вопроса с рассмотрения в случае несвоевременной или некачественной подготовки совещания;

- обеспечивает непосредственное присутствие помощника (советника) Главы Республики Бурятия на совещании.

2.7. Организация и проведение совещаний по вопросам, связанным с обеспечением защиты сведений, составляющих государственную тайну, осуществляется в соответствии с разделом VI Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1.

3. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях у Главы Республики Бурятия

3.1. Решения, принятые на совещании у Главы Республики Бурятия, оформляются протоколом.

3.2. В соответствии с решениями, принятыми Главой Республики Бурятия по рассмотренным на совещании вопросам, руководителем, ответственным за подготовку совещания, не позднее чем в 3-дневный срок со дня проведения совещания дорабатывается проект протокола.

При необходимости по поручению Главы Республики Бурятия протокол совещания ведется и оформляется помощником (советником) Главы Республики Бурятия.

К работе над проектом протокола при необходимости привлекаются ответственные специалисты исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

В проекте протокола указываются дата проведения совещания, участники совещания, рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним должностных лиц, формулируются поручения, указываются исполнители и сроки исполнения поручений, а также определяется необходимость постановки исполнения поручений на контроль. При отсутствии конкретных указаний Главы Республики Бурятия по сроку исполнения поручений в проекте протокола руководителем, ответственным за подготовку совещания, предлагаются сроки их выполнения. После утверждения протокола Главой Республики Бурятия сроки исполнения поручений считаются обязательными.

Ход обсуждения не записывается, но при необходимости по каждому вопросу кратко излагается суть обсуждаемого вопроса.

В случае если на совещании дано несколько поручений разным исполнителям, в проекте протокола в обязательном порядке определяется исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия (должностное лицо), на который возлагается обязанность по координации деятельности исполнителей по исполнению зафиксированных в протоколе совещания поручений и подготовке сводного доклада Главе Республики Бурятия об их исполнении, и устанавливается срок (периодичность) представления сводного доклада.

В случае если на совещании дано поручение руководителю органа (организации), не входящего в систему исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, в проекте протокола определяется исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия (в соответствии с его компетенцией), являющийся головным исполнителем поручения.

3.3. Доработанный проект протокола визируется заинтересованными должностными лицами и исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия, Государственно-правовым комитетом Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия, Контрольным комитетом Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия (далее - Контрольный комитет) и направляется в Аппарат советников для согласования и представления на подпись Главе Республики Бурятия.

Доработанный проект протокола по вопросам формирования законопроектов о республиканском бюджете на очередной финансовый год и на плановый период, о внесении изменений в Закон Республики Бурятия о республиканском бюджете на очередной финансовый год и на плановый период визируется Министерством финансов Республики Бурятия, Министерством экономики Республики Бурятия, Контрольным комитетом, Первым заместителем Председателя Правительства Республики Бурятия и направляется в Аппарат советников для согласования и представления на подпись Главе Республики Бурятия.

3.4. Аппарат советников осуществляет контроль за полнотой фиксации в протоколе поручений, данных на совещании, и соблюдением руководителем, ответственным за подготовку совещания, срока представления доработанного проекта протокола.

3.5. После утверждения Главой Республики Бурятия протокол передается в Канцелярию Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия для регистрации и рассылки руководителям исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления в Республике Бурятия, в организации и должностным лицам по списку, составленному руководителем, ответственным за подготовку совещания, а также в Контрольный комитет и Аппарат советников.

3.6. При наличии в протоколе совещания сведений, составляющих государственную тайну, руководителем, ответственным за подготовку совещания, совместно с Комитетом специальных программ Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия (далее - Комитет специальных программ) представляется Главе Республики Бурятия мотивированное предложение о необходимости засекречивания сведений и присвоении документу соответствующего грифа секретности.

Засекречивание сведений, составляющих государственную тайну, осуществляется на основании развернутых и отдельных перечней сведений, подлежащих засекречиванию.

Протоколы совещаний по вопросам, связанным с обеспечением защиты сведений, составляющих государственную тайну, другие относящиеся к ним секретные документы оформляются, регистрируются и рассылаются с соблюдением порядка и правил ведения секретного делопроизводства.

3.7. Администрация Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия обеспечивает регистрацию, копирование и рассылку протоколов совещаний у Главы Республики Бурятия, в том числе в виде отдельных выписок по пунктам протокола, и хранение подлинников протоколов в течение пяти лет до сдачи их в архив.

4. Организация исполнения и контроля за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах совещаний у Главы Республики Бурятия

4.1. Исполнение поручений, зафиксированных в протоколе совещания у Главы Республики Бурятия (далее - протокольные поручения), организуется руководителями исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, органов местного самоуправления в Республике Бурятия, организаций, должностными лицами, которым адресованы протокольные поручения (далее - исполнители).

Исполнители несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение протокольных поручений.

4.2. Координацию деятельности исполнителей по исполнению протокольных поручений осуществляет исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия (должностное лицо), указанный в тексте протокола (далее - координатор).

4.3. Протокольное поручение подлежит исполнению в указанные в протоколе сроки. Если срок исполнения протокольного поручения не указан, то оно исполняется в тридцатидневный срок со дня проведения совещания.

Если последний день срока исполнения протокольного поручения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Протокольное поручение, содержащее в тексте указание "срочно", исполняется в 3-дневный срок, указание "оперативно" - в 10-дневный срок, если иное не установлено Главой Республики Бурятия.

4.4. В случае если протокольное поручение дано нескольким исполнителям, то лицо, указанное первым, является головным исполнителем протокольного поручения.

Головной исполнитель организует работу по исполнению протокольного поручения и несет ответственность за конечный результат и своевременное представление информации о его исполнении.

Соисполнители протокольного поручения не позднее 5 рабочих дней до срока, отведенного на его исполнение (если не установлена конкретная дата представления предложений головному исполнителю), представляют головному исполнителю свои предложения. Информация об исполнении протокольного поручения подписывается головным исполнителем. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления головному исполнителю своих предложений.

4.5. Если по объективным причинам исполнение протокольного поручения в установленный срок невозможно, исполнитель (головной исполнитель) не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения обязан письменно согласовать с Главой Республики Бурятия или по его поручению с Первым помощником Главы Республики Бурятия возможный окончательный срок исполнения.

При продлении срока исполнения протокольного поручения исполнитель информирует об этом Контрольный комитет.

4.6. Исполнитель (головной исполнитель) готовит краткую и по существу информацию об исполнении протокольного поручения и направляет ее к установленному в протоколе сроку исполнения в адрес координатора, если определен координатор, или в адрес Главы Республики Бурятия, если не определен координатор, или если протокольным поручением прямо предусмотрено представление информации непосредственно Главе Республики Бурятия.

4.7. Координатор:

- координирует деятельность исполнителей по исполнению протокольных поручений;

- анализирует и обобщает поступившую от исполнителей информацию об исполнении протокольных поручений;

- готовит на имя Главы Республики Бурятия сводный доклад об исполнении протокольных поручений, в котором приводит результаты анализа проведенной исполнителями работы, определяет степень достижения ожидаемого результата в целом и вносит предложения по дальнейшей работе.

4.8. Сводный доклад об исполнении протокольных поручений (с приложением текста протокола) к установленному в протоколе сроку направляется Главе Республики Бурятия.

На основании информации, изложенной в сводном докладе, или направленной исполнителями, помощниками (советниками) Главы Республики Бурятия вносятся предложения Главе Республики Бурятия по дальнейшей работе с протоколом.

4.9. Контрольный комитет осуществляет контроль за исполнением протокольных поручений, обеспечивая при этом:

- своевременность представления исполнителем (головным исполнителем) информации об исполнении протокольного поручения; координатором - сводного доклада об исполнении протокольных поручений;

- информирование Главы Республики Бурятия о фактах нарушения исполнителями (координаторами) сроков представления информации об исполнении протокольных поручений (сводного доклада).

4.10. Контроль за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах совещаний по вопросам с грифом секретности, осуществляет Комитет специальных программ.

4.11. Протоколы совещаний снимаются с контроля и списываются в дело по решению Главы Республики Бурятия.