Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам"

Приложение
к постановлению
Администрации г. Улан-Удэ
от 3 июля 2012 г. N 285

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам"

1. Общие положения

1.1 Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для заявителей по предоставлению муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2 Заявителями для получения муниципальной услуги являются физические лица (далее заявители).

1.3 Местонахождения органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ (далее - архив) расположен по адресу: Республика Бурятия, г. Улан-Удэ, ул. Калинина, 17.

Почтовый адрес для направления документов и обращений: 670000, Республика Бурятия, г. Улан-Удэ, ул. Калинина, 17, Архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ

Адрес интернет страницы, на котором размещена информация о архиве: www.ulan-ude-eg.ru/admin-goroda/sostav/apparat/strukt/upr kadr/

Часы работы архива:

Понедельник - четверг: с 8 часов 30 минут до 17 часов 30 минут

Пятница: с 8 часов 30 минут до 16 часов 15 минут

Суббота, воскресенье: выходной день.

Перерыв на обед: с 12 часов до 12 часов 45 минут.

Телефон специалистов архива: (3012) 21-03-04, (3012) 45-46-98;

График приема заявителей специалистами архива:

Понедельник, вторник, четверг, пятница: с 09-00 часов до 12-00 часов.

Среда: не приемный день.

Суббота, воскресенье выходной день.

1.4 Сведения об органах и учреждениях, участвующих в предоставлении муниципальной услуги:

- ГБУ "Многофункциональный центр Республики Бурятия по предоставлению государственных и муниципальных услуг" (далее - ГБУ "МФЦ РБ") по адресу:

670013, г. Улан-Удэ, ул. Ключевская, 76а

Часы приема граждан:

понедельник - пятница 8.45 - 19.00

суббота 8.45 - 18.00

воскресенье выходной

без перерыва на обед

Адрес электронной почты: e-mail: mfcrb@mail.ru

Телефоны: (3012)28-72-87, (3012) 28-72-90 приемная

Контактная информация ГБУ "МФЦ РБ" размещается на официальном сайте Правительства Республики Бурятия www.egov-buryatia.ru.

1.5. Информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги можно получить у специалистов архива (далее - специалист) при личном обращении, а также с использованием телефонной связи.

Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги размещена на информационных стендах в здании архива, в сети Интернет на официальном сайте Администрации г. Улан-Удэ, на региональном портале государственных услуг http://pgu.govrb.ru, на Едином портале государственных и муниципальных услуг http://www.gosuslugi.ru.

Информация предоставляется по следующим вопросам:

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- время приема и выдачи документов;

- местонахождение архива;

- порядок и сроки предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования решений или действий (бездействия), принятых или осуществленных в ходе предоставления муниципальной услуги.

1.6. Консультации и прием заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляются специалистами, обеспечивающими предоставление муниципальной услуги. При ответе на обращения заявителей специалисты обязаны:

- при устном обращении заинтересованного лица (по телефону или лично) специалисты, осуществляющие консультирование, дают ответ самостоятельно. Если специалист, к которому обратилось заинтересованное лицо, не может ответить на вопрос сразу, то оно может предложить заинтересованному лицу обратиться письменно, либо назначить другое удобное для него время консультации.

- специалисты, осуществляющие консультирование (по телефону или лично), должны корректно и внимательно относиться к заинтересованным лицам. При ответе на телефонные звонки специалист, осуществляющий консультирование, должен назвать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), занимаемую должность и наименование структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В конце консультирования специалист, осуществляющий консультирование, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать);

- ответы на письменные обращения даются в простой, четкой и понятной форме в письменном виде и должны содержать:

ответы на поставленные вопросы;

должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего ответ;

фамилию и инициалы исполнителя;

наименование структурного подразделения - исполнителя;

номер телефона исполнителя;

- специалисты не вправе осуществлять консультирование заинтересованных лиц, выходящее за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях оказания муниципальной услуги и влияющее прямо или косвенно на индивидуальные решения заинтересованных лиц.

1.7. На стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- извлечения из законодательных или иных нормативных и правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- текст настоящего Регламента с приложением (Блок-схема, образец заявления) и кратким описанием порядка предоставления муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Муниципальная услуга "Оформление архивных справок по трудовому стажу и заработной плате гражданам".

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Администраций г. Улан-Удэ в лице архивного отдела Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ.

2.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Российская газета N 237, 27.10.2004 г.);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета N 95, 05.05.2006 г.);

- решение Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 08.05.2007 г. N 624-63 "О принятии Устава городского округа "город Улан-Удэ" (Правда Бурятии N 25, 09.06.2007 г.);

- решение Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 28.08.2008 г. N 894-89 "Об утверждении Положения об Администрации г. Улан-Удэ".

2.4. Архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных и муниципальных услуг, утвержденный решением Улан-Удэнского городского Совета депутатов N 412-31 от 31.03.2011 г.

2.5. Заявления о предоставлении муниципальной услуги предоставляются заявителем в письменной или электронной форме в соответствии с приложением 1 к настоящему регламенту.

2.6. Результатом предоставления муниципальной услуги является справка.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем:

- заявление на предоставление муниципальной услуги.

В заявлении указываются: полное написание фамилии, имени, отчества (женщины дополнительно указывают фамилию до заключения брака), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса, изложение сущности запроса, личная подпись, дата.

- трудовая книжка (копия);

- при обращении в архив за получением информации, необходимой для начисления пенсии или ее перерасчета заявитель прилагает сопроводительное письмо от специалиста пенсионного управления с подробным указанием уточнений по трудовому стажу и заработной плате за тот или иной период.

2.8. При предоставлении муниципальной услуги запрещено требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.9. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются вопросы, решение которых не входит в компетенцию архива, а также при установлении факта отсутствия архивных сведений запрашиваемых заявителем, для подтверждения трудового стажа и заработной платы.

Принятое решение об отказе в приеме документов сообщается заявителю в устной форме с изложением мотивированных причин отказа. Заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

2.10. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является обращение заявителя с заявлением, заполненным не полностью (отсутствие данных о фамилии, имени, отчества заявителя, почтового адреса по которому должен быть дан ответ, а также ранее данный ответ по существу поставленных в обращении вопросов);

Принятое решение об отказе предоставления муниципальной услуги сообщается заявителю в письменной форме, с изложением мотивированных причин отказа.

2.11. Основанием для приостановления в предоставлении услуги является отсутствие или не полнота сведений, представленных заявителем, выявленных при выполнении административной процедуры "Рассмотрение запроса заявителя". Заявитель уведомляется в устной или письменной форме о необходимости предоставления дополнительных сведений для продолжения предоставления муниципальной услуги.

2.12. Взимание платы за предоставление муниципальной услуги нормативными правовыми актами не предусмотрено.

2.13. Максимальный срок ожидания заявителя в очереди при подаче заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 минут (это время включает в себя выяснение сути запроса, оформление заявителем заявления и регистрация запроса заявителя). Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 10 минут.

2.14. Максимальный срок предоставления муниципальной услуги при личном, письменном обращении и обращении по электронной почте составляет 30 календарных дней с момента получения и регистрации обращения.

В случае необходимости запроса дополнительной информации срок рассмотрения обращения продлевается, но не более чем на 15 календарных дней, о чем заявитель уведомляется в письменном виде, в том. числе и в форме электронного документа.

2.15. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, размещается на нижнем этаже здания, расположенного с учетом пешеходной доступности для заявителей от остановок общественного транспорта.

Центральный вход в помещение архива оборудован информационной вывеской с названием учреждения и табличкой режима работы архива.

Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, включает в себя места для ожидания, места для информирования заявителей, а также места для приема заявителей и заполнения необходимых документов. Места ожидания для заявителей, оборудуются стульями и столами, для написания заявлений. Кабинет приема заявлений оформлен информационными табличками с указанием фамилии, имени, отчества специалистов архива, ведущих прием.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.12. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

Наименование показателя Показатели доступности	Целевое значение показателя
Время, затрачиваемое заявителем на дорогу от ближайшей остановки общественного транспорта	не более 5 минут
Доля услуг, предоставленных по принципу "одного окна" от общего количества услуг	100%
общее количество специалистов, к которым должен обратиться заявитель в процессе предоставления услуги	не более 2-х специалистов
продолжительность взаимодействий заявителей со специалистами при предоставлении услуги	не более 30 минут;
наличие различных каналов получения информации о предоставления муниципальной услуги (о местонахождении архива, графике работы, порядке предоставления услуги, порядке досудебного (внесудебного) обжалования: - на информационных стендах; в информационном киоске - на официальном сайте органа местного самоуправления	100%
наличие мест для сидения в местах ожидания	не менее 3
Показатели качества
доля случаев предоставления услуги в установленных срок с момента подачи документов	не менее 98%)
- доля заявителей, ожидавших получения услуги в очереди более 30 минут	(не более 5%)
доля случаев правильно оформленных документов должностным лицом	не менее 98%)
отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решение и действия (бездействия), принятые и осуществленные должностными лицами при предоставлении муниципальной услуг	-

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронном виде

3.1. Административные процедуры

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запроса заявителя;

- рассмотрение запроса заявителя;

- подготовка и выдача итоговых документов.

Блок-схема последовательности административных действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении 2 к настоящему регламенту.

3.1.1. Основанием для начала административной процедуры "Прием и регистрация запроса заявителя" является обращение заявителя в соответствие с комплектом документов, предусмотренных п. 2.7. настоящего регламента.

3.1.2. При личном обращении заявителя, специалист устанавливает суть обращения, проверяет наличие архивных документов. При отсутствии необходимых архивных документов, специалист устно уведомляет заявителя об этом, при этом заявителю разъясняется его право на обращение в другие архивы города, с предоставлением их телефонов и адресов.

3.1.3. После проведения этих процедур заявление регистрируется в журнал регистрации и ему присваивается порядковый номер, о чем сообщается заявителю. Вся процедура занимает не более 30 минут.

3.1.4. При получении обращения, направленного заявителем в письменной форме, специалист устанавливает суть запроса, проверяет наличие архивных документов и регистрирует обращение в журнале регистрации с присвоением порядкового номера. Полученное обращение, содержащие информацию не по профилю деятельности архива, в 7-дневный срок, с момента регистрации, переадресовывается по принадлежности в другие архивы или учреждения.

3.2. Рассмотрение запроса заявителя.

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры "Рассмотрение запроса заявителя", является передача специалистом, осуществляющим прием, заявления, заявителя специалистам архива;

3.2.2. Специалист архива, получив заявление на исполнение выписывает номера дел по описи дел фонда, относящиеся к периоду заявления, проводит сверку по описи, выявляет хронологическую полноту документов и видовой состав в соответствии с заявлением, вынимает дела фонда для работы и непосредственно осуществляет поисковую работу, поиск данных происходит при полистном рассмотрении документов и выписывает необходимые данные.

3.3. Подготовка и выдача итоговых документов.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры "Подготовка итоговых документов" является найденные поисковые данные по запросу заявителя.

3.3.2. Специалист, осуществляющий исполнение запроса заявителя, заносит найденные данные в справку, оформленной по установленному образцу (по заработной плате или по трудовому стажу).

При отсутствии данных по запросу составляется справка, информирующая заявителя об отсутствии данных.

3.3.3. Справка по трудовому стажу заверяется подписью начальника архива и штампом архива. Справка по заработной плате заверяется подписью руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ, начальника архива и печатью Администрации г. Улан-Удэ.

3.3.4. Специалист по телефону информирует заявителя о готовности справки в течении одного дня с момента ее оформления.

3.3.5. Справка выдается под роспись в журнале регистрации исполненных запросов, или направляется письмом по указанному адресу.

3.3.6. В случае необходимости подтверждения сведений содержащихся в справке или по просьбе заявителя, с архивной справкой выдается архивная копия или архивная выписка.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.3.8. В случае, если запрос заявителя требует исполнения несколькими организациями, архив в 7-дневный срок направляет в соответствующие организации копии запроса, с предложением о направлении ответа в адрес заявителя и письменно уведомляет об этом заявителя.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется начальником архива или лицом его замещающим.

4.2. Текущий контроль включает в себя проведение проверок соблюдения и исполнения специалистами архива положений настоящего регламента и принятия ими решений.

Периодичность осуществления проверок устанавливается начальником архива.

4.3. Для оценки качества предоставления и доступности муниципальной услуги приказом руководителя структурного подразделения назначается:

- должностное лицо, ответственное за регистрацию и учет поступивших запросов от заявителей по предоставлению муниципальной услуги, результатов предоставления муниципальной услуги, выданных заявителю, поступивших жалоб (претензий), протестов, предписаний на действия (бездействие) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги - регистратор;

- должностное лицо, ответственное за контроль и подготовку ежеквартального отчета о качестве и доступности муниципальных услуг - контролер.

Контролер обеспечивает:

- проверку фактов предоставления муниципальных услуг с отклонениями от требований, установленных в настоящем регламенте;

- проверку обоснованности отказов в предоставлении муниципальной услуги;

- проверку обоснованности жалоб (претензий), протестов, предписаний на действия (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

- оценку выполнения показателей качества и доступ