Приложение. Положение о порядке формирования и содержания архивного отдела управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, выполняющего функции муниципального архива

Приложение
к постановлению
Администрации г. Улан-Удэ
от 18 марта 2014 г. N 60

Положение
о порядке формирования и содержания архивного отдела управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, выполняющего функции муниципального архива

Настоящее Положение о порядке формирования и содержания архивного отдела Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, выполняющего функции муниципального архива (далее Положение) разработано в соответствии с Федеральными законами Российской Федерации от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в целях обеспечения сохранности, учета, использования и комплектования архивного отдела Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ (далее архивный отдел) документами, находящихся в муниципальной собственности, а также регулирует отношения в области управления архивным делом на территории муниципального образования городской округ "город Улан-Удэ" (далее г. Улан-Удэ)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел - структурное подразделение Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.2. Комплектование (формирование) архивного отдела - комплекс работ, направленный на систематическое пополнение архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, включающий в себя определение состава организаций - источников комплектования архивного отдела, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела, прием документов в архивный отдел.

1.3. Содержание архивного отдела - деятельность Администрации г. Улан-Удэ по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в архивном отделе, предоставлению архивному отделу зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивного отдела.

1.4. Администрация г. Улан-Удэ в целях обеспечения сохранности и учета архивных документов образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

1.5. Возглавляет архивный отдел начальник. Назначает и освобождает от занимаемой должности начальника и специалистов архивного отдела руководитель Администрации г. Улан-Удэ по представлению руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ и по согласованию с начальником Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ.

1.6. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

1.7. При реорганизации муниципальных учреждений, организаций и предприятий (далее - муниципальные организации) архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых учреждений, организаций и предприятий.

1.8. При ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных организаций включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают на хранение в архивный отдел.

1.9. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное и длительное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, муниципальных организаций, передающих документы.

2. Полномочия Администрации г. Улан-Удэ в области архивного дела

2.1. В полномочия Администрации г. Улан-Удэ в области архивного дела входят:

- принятие муниципальных правовых актов, регламентирующих исполнение муниципальных функций;

- управление архивным делом на территории городского округа "город Улан-Удэ";

- утверждение порядка передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований;

- утверждение списка организаций - источников комплектования архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами;

- предоставление архивному отделу помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условия труда работников архивного отдела.

- хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений

2.2. Реализацию полномочий в области архивного дела, установленных федеральным законодательством, осуществляет архивный отдел.

3. Комплектование архивного отдела

3.1. Архивный отдел формируется документами, входящими в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности организаций - источников комплектования архивного отдела.

3.2. Источниками комплектования архивного отдела являются:

- органы местного самоуправления и муниципальные организации г. Улан-Удэ.

3.3. Список источников комплектования утверждается руководителем аппарата Администрации г. Улан-Удэ.

3.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков временного хранения в муниципальных организациях, являющихся источниками комплектования архивного отдела, передаются на постоянное хранение в архивный отдел.

3.5. При ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных организаций, документы включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в архивный отдел.

3.6. Хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Республики Бурятия, локальными нормативами в области архивного дела.

4. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности

4.1. К муниципальной собственности относятся документы органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также документы, хранящиеся в архивном отделе.

4.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

- постоянно - в архивном отделе Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ;

- временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях, и создаваемых ими архивах, в течение установленных сроков.

4.3. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению.

В случае приватизации муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности документы, в том числе документы по личному составу, остаются в муниципальной собственности.

5. Основные функции архивного отдела

5.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

5.1.1. Хранение и учет принятых документов.

5.1.2. Проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности.

5.1.3. Подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.

5.1.4. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных организаций.

5.1.5. Хранение документов по личному составу ликвидированных муниципальных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории г. Улан-Удэ.

5.1.6. Хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела.

5.1.7. Хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

5.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для г. Улан-Удэ в том числе:

5.2.1. Отбор и прием документов постоянного хранения.

5.2.2. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

5.3. Руководство организационно-методической деятельностью ведомственных архивов, муниципальных организаций и содействие организациям других форм собственности.

5.3.1. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу.

5.3.2. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела.

5.3.3. Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел муниципальных организаций.

5.3.4. Рассмотрение и согласование описей дел постоянного хранения, по личному составу.

5.3.5. Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по организации и методике работы с документами.

5.3.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, муниципальных организаций о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике.

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан по вопросам компетенции архивного отдела;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

6. Финансовое и материально-техническое содержание архивного отдела

6.1. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляются за счет средств местного бюджета г. Улан-Удэ.