Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, архивных справок"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 30 декабря 2015 г. N 353 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению
Администрации г. Улан-Удэ
от 15 апреля 2015 г. N 94

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, архивных справок"

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2015 г.

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования Регламента.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, архивных справок" (далее по тексту - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для заявителей по предоставлению муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальных услуг осуществляется:

- выдача копий архивных документов - Администрацией г. Улан-Удэ в лице Комитета по управлению имуществом и землепользованию г. Улан-Удэ (далее - Комитет).

- выдача архивных справок - Администрацией г. Улан-Удэ в лице архивного отдела Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ (далее - Архив).

1.2. Заявителями для получения муниципальной услуги являются:

- физические лица, юридические лица, индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, зарегистрированные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности (далее - Заявители), для выдачи копий архивных документов;

- физические лица (далее - Заявители) для выдачи архивных справок.

1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения и графике работы органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Информация о месте нахождения и графике работы органа, предоставляющего муниципальную услугу по выдаче копий архивных документов:

- для консультаций по телефону Комитета 8(3012)23-18-56, факс 8(3012)23-18-55, отдела организационно-кадровой работы и контроля 8(3012)23-18-53, 8(3012)23-18-49;

- лично при обращении к специалисту по ведению архива отдела организационно-кадровой работы и контроля по адресу: 670031, г. Улан-Удэ, ул. Бабушкина, 25, каб. 516, адрес электронной почты: kui@ulan-ude-eg.ru.

График работы Комитета:

понедельник - четверг с 08.30 до 17.30,

пятница с 08.30 до 16.15.

Обед с 12.00 до 12.45.

Суббота, воскресенье - выходной день.

График приема заявителей с документами:

Ежедневно с 09.00 до 12.00.

Суббота, воскресенье - выходные дни.

Информация о месте нахождения и графике работы органа, предоставляющего муниципальную услугу по выдаче архивных справок:

- для консультаций:

по телефону Архива 8(3012)41-07-89, 8(3012)45-46-98;

- лично при обращении к специалистам Архива по адресу: 670042, г. Улан-Удэ, ул. Жердева, 29а, адрес электронной почты: arhiv@ulan-ude-eg.ru.

График работы Архива:

понедельник - четверг с 08.30 до 17.30,

пятница с 08.30 до 16.15.

Обед с 12.00 до 12.45.

Суббота, воскресенье - выходной день.

График приема заявителей с документами:

Ежедневно с 09.00 до 12.00.

Суббота, воскресенье - выходные дни.

Официальный сайт органа местного самоуправления "Городской округ "Город Улан-Удэ" http://www.ulan-ude-eg.ru/.

1.3.2. Информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов и архивных справок можно получить у специалистов Комитета и Архива при личном обращении заявителя в письменной или в устной форме по месту нахождения Комитета и Архива, а также с использованием телефонной связи, по электронной почте и на официальном сайте органов местного самоуправления города Улан-Удэ http://www.ulan-ude-eg.ru/, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг России" http://www.gosuslugi.ru/.

1.3.3. Информация по предоставлению муниципальной услуги размещается:

- на официальном сайте органов местного самоуправления города Улан-Удэ http://www.ulan-ude-eg.ru/;

- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг России" http://www.gosuslugi.ru/;

- в республиканской государственной автоматизированной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Бурятия" http://pgu.govrb.ru/;

- на информационных стендах в Комитете и Архиве;

- в информационных киосках, размещенных в зданиях структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ.

Информационные стенды оборудуются в доступном для получателя муниципальной услуги месте.

На стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- исчерпывающая информация о порядке предоставления муниципальной услуги (в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административных процедур);

- перечень документов, направляемых заявителем, и требования, предъявляемые к этим документам;

- формы документов для заполнения, образцы заполнения документов;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

Тексты материалов печатаются удобным для чтения шрифтом (размер не менее 14), без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача копий архивных документов, архивных справок".

2.2. Предоставление муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов осуществляется Администрацией г. Улан-Удэ в лице Комитета по управлению имуществом и землепользованию г. Улан-Удэ.

Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок осуществляется Администрацией г. Улан-Удэ в лице архивного отдела Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ.

Комитет, Архив не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, архивных справок является:

- выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (дубликаты решений о предоставлении земельных участков Комитета по управлению имуществом г. Улан-Удэ, Комитета по управлению имуществом и землепользованию г. Улан-Удэ, выписки из постановлений Администрации г. Улан-Удэ, главы Администрации г. Улан-Удэ, мэрии г. Улан-Удэ, из решений Улан-Удэнского городского Совета народных депутатов, Улан-Удэнского городского Совета депутатов трудящихся, копии отводных документов и др.) (далее - архивные документы);

- выдача копий архивных документов по приватизации жилых и нежилых помещений (договор передачи квартиры (дома) в собственность граждан, ордер на жилое помещение (дом), договор социального найма жилого помещения, согласие на приватизацию жилого помещения (дома), договор купли-продажи нежилого здания (помещения) и др.) (далее - архивные документы);

- письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых документов.

- справка, оформленная на бланке установленного образца, по трудовому стажу или по заработной плате (далее - архивная справка).

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

- по выдаче копий архивных документов составляет 5 рабочих дней со дня подачи заявления;

- по выдаче архивных справок - 30 календарных дней со дня подачи заявления.

Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, - в течение 1 рабочего дня.

Максимальный срок предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок составляет 30 календарных дней со дня подачи заявления.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" // "Российская газета", N 168, 30.07.2010; Собрание законодательства РФ, 02.08.2010, N 31, ст. 4179;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", N 237, 27.10.2004);

- решение Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 28.08.2008 N 894-89 "Об утверждении Положения об Администрации г. Улан-Удэ";

- постановление Администрации г. Улан-Удэ от 30.11.2011 N 525 "Об утверждении Положения и структуры Комитета по управлению имуществом и землепользованию г. Улан-Удэ";

- постановление Администрации г. Улан-Удэ от 01.02.2013 N 31 "О Порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации г. Улан-Удэ и ее должностных лиц, муниципальных служащих" // Муниципальный вестник города Улан-Удэ, N 1, 08.02.2013;

- постановление Администрации г. Улан-Удэ от 13.07.2012 N 305 "О Положении об Управлении по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ".

2.6. Документы, представляемые заявителем для предоставления муниципальной услуги:

2.6.1 по выдаче копий архивных документов:

- заявление в письменной форме согласно приложениям N 1, 2 к настоящему Административному регламенту;

- копия документа, удостоверяющего личность заявителя либо личность представителя;

- копия доверенности, если с заявлением обращается представитель заявителя.

2.6.2 по выдаче архивных справок:

- заявление в письменной форме согласно приложению N 3 к настоящему Административному регламенту;

- копия документа, удостоверяющего личность заявителя либо личность представителя;

- копия доверенности, если с заявлением обращается представитель заявителя.

- трудовая книжка (копия).

2.7. При предоставлении муниципальной услуги запрещено требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов местного самоуправления, предоставляющих муниципальную услугу, органов местного самоуправления, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Заявитель вправе по своей инициативе представить иные документы, которые считает необходимыми.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основания для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги:

- не представлены документы, указанные в пункте 2.6 настоящего Регламента.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги в случае обращения за выдачей копий архивных документов отсутствуют.

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги по выдаче архивных справок является следующее:

- обращение заявителя, которое не входит в компетенцию архива;

- установление факта отсутствия архивных сведений, запрашиваемых заявителем, для подтверждения трудового стажа и заработной платы.

Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов отсутствуют.

Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок является следующее:

- отсутствие или неполнота сведений, представленных заявителем, выявленные при выполнении административной процедуры "Рассмотрение обращения заявителя". Заявитель уведомляется в письменной форме о необходимости предоставления дополнительных сведений для продолжения предоставления муниципальной услуги. Срок рассмотрения заявления приостанавливается, но не более чем на 15 календарных дней, о чем заявитель уведомляется в письменной форме, в том числе и в форме электронного документа;

- необходимость запроса дополнительной информации, проведения объемной работы по выявлению архивных документов. Срок рассмотрения заявления приостанавливается, но не более чем на 15 календарных дней, о чем заявитель уведомляется в письменной форме, в том числе и в форме электронного документа.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.

Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата ее предоставления.

Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на предоставление услуги не должно превышать 15 минут.

Максимальное время ожидания при получении результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 10 минут.

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день обращения. Заявление регистрируется в электронном журнале в соответствии с установленными правилами делопроизводства входящих документов Комитета, Архива.

При личном обращении заявителю предоставляется копия заявления с указанием даты принятия, номера входящего документа, Ф.И.О. специалиста.

В случае поступления заявления в электронной форме в праздничный или выходной день регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем. Заявителю направляется уведомление в форме электронного документа о приеме заявления с использованием Единого портала в срок, не превышающий 2-х дней со дня приема заявления.

2.14. Муниципальная услуга предоставляется в соответствии с требованиями к обеспечению условий доступности государственных и муниципальных услуг для инвалидов, установленных Федеральным законом от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, места ожидания, места для заполнения заявления на предоставление муниципальной услуги должны соответствовать требованиям санитарных правил и норм (СанПиН). Здание, в котором осуществляется прием документов и выдача результата предоставления муниципальной услуги, располагается с учетом пешеходной доступности для заявителей от остановок общественного транспорта.

На территории, прилегающей к месторасположению Комитета, Архива, оборудуются места для парковки автотранспортных средств.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным. Центральный вход в здание Комитета, Архива оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию о Комитете, Архиве:

- наименование;

- место нахождения;

- режим работы.

Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудованы:

- информационными стендами;

- стульями и столами для возможности оформления документов.

Места ожидания соответствуют комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов оборудованы стульями, столами для возможности оформления документов. На столах находятся образцы заполнения документов, бланки заявлений, писчая бумага и канцелярские принадлежности.

Кабинеты приема заявителей оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием.

Каждое рабочее место специалистов оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

2.15. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

- время, затрачиваемое заявителем на дорогу от ближайшей остановки общественного транспорта (не более 10 мин.);

- общее количество специалистов, к которым должен обратиться получатель в процессе предоставления услуг (не более 2 специалистов);

- время, затрачиваемое получателем услуги при взаимодействии со специалистом при подаче документов (не более 15 мин.);

- наличие актуальной и исчерпывающей информации, необходимой для получения услуги (о местонахождении Комитета, Архива, графике работы, порядке предоставления услуги, порядке досудебного (внесудебного) обжалования):

- на информационных стендах (100%);

- в информационном киоске (100%);

- на официальном сайте органа местного самоуправления (100%);

- на портале государственных и муниципальных услуг и на портале государственных и муниципальных услуг Республики Бурятия (100%);

- наличие указателей о местах приема заявителей на этажах и в кабинетах (не менее 1);

- наличие мест для сидения в местах ожидания (не менее 3).

2.16. Показателями качества муниципальной услуги являются:

- доля случаев предоставления услуги в установленный срок с момента подачи документов (не менее 95%);

- доля обоснованных жалоб к общему количеству заявителей услуги (не более 0,5%);

- доля обоснованных жалоб, рассмотренных и удовлетворенных в установленный срок (не менее 99%).

2.17. Иные требования:

Заявитель может подать заявление и необходимые документы в электронном виде с использованием Единого портала www.gosuslugi.ru путем заполнения интерактивной формы с использованием "личного кабинета" заявителя.

К документам, направляемым в электронной форме, предъявляются следующие требования:

- документы должны быть представлены в форме электронных документов (электронных образов документов);

- каждый отдельный документ должен быть загружен в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, направляемых для получения муниципальной услуги, а наименование файлов должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявления;

- рассмотрение заявления и документов и подготовка результата предоставления муниципальной услуги;

- выдача результата предоставления муниципальной услуги.

Блок-схема последовательности административных действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Основанием для начала административной процедуры "Прием и регистрация заявления" является:

- личное обращение заявителя (его представителя) с документами, указанными в пункте 2.6 настоящего Административного регламента, в Комитет, Архив;

- обращение заявителя с документами, указанными в пункте 2.6 настоящего Административного регламента, в электронной форме через Единый портал www.gosuslugi.ru.

При личном обращении специалист Комитета, Архива, ответственный за прием документов (далее - специалист):

- проверяет соответствие данных документа, удостоверяющего личность, данным, указанным в заявлении и прилагаемых документах, указанных в пункте 2.6 настоящего Административного регламента;

- проверяет представленные заявление и прилагаемые документы, указанные в пункте 2.6 настоящего Административного регламента, на предмет оформления заявления в соответствии с установленными требованиями и наличия прилагаемых документов, указанных в заявлении;

- заверяет копии документов, указанных в пункте 2.6 настоящего Административного регламента.

В случае если при проверке документов установлены факты отсутствия документов, указанных в пункте 2.6 настоящего Административного регламента, специалист уведомляет заявителя о наличии препятствий для предоставления муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков представленных документов и предлагает принять меры по их устранению. Если заявитель отказывается принять меры по устранению выявленных недостатков представленных документов, специалист составляет письменный отказ в приеме документов для предоставления муниципальной услуги с указанием причин отказа.

В случае наличия всех документов, указанных в пункте 2.6 настоящего Административного регламента, специалист выдает заявителю копию заявления с указанием даты и времени получения или ставит на заявлении дату, заверяет своей подписью с расшифровкой фамилии, имени и отчества (при наличии).

Специалист Архива регистрирует заявление в журнале регистрации, присваивает ему порядковый номер, о чем сообщает заявителю, выдает информационный талон с указанием присвоенного номера и контактными данными Архива.

Общее время приема заявления не более 15 минут.

В случае обращения заявителя за предоставлением муниципальной услуги в электронной форме через Единый портал www.gosuslugi.ru специалист, предоставляющий муниципальную услугу:

- распечатывает документы на бумажном носителе;

- направляет заявителю уведомление в получении документов в форме электронного документа через Единый портал;

- передает специалисту для регистрации.

Специалист:

- осуществляет регистрацию запроса в порядке, установленном в пункте 2.13 настоящего Административного регламента;

- направляет принятые документы в порядке делопроизводства на рассмотрение председателю Комитета, начальнику Архива.

Председатель Комитета, начальник Архива рассматривает принятые документы и направляет в порядке делопроизводства специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

3.3. Основанием для начала административной процедуры "Рассмотрение заявления и документов и подготовка результата предоставления муниципальной услуги" является зарегистрированное заявление.

3.3.1. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, проверяет наличие запрашиваемых документов в архиве.

В случае нахождения запрашиваемых документов в архиве специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, подготавливает проект письменного ответа заявителю с приложением копий документов.

Архивная копия является дословным воспроизведением (машинописным вариантом либо ксерокопией) всего текста документа. Архивная копия заверяется подписью специалиста, ответственного за предоставление муниципальной услуги, и печатью и подписью председателя Комитета.

Дубликат является повторным экземпляром подлинника документа, имеющим юридическую силу.

В случае отсутствия запрашиваемых документов в архиве специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, подготавливает проект письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых документов.

После подготовки проекта письменного ответа с приложением архивных копий, дубликатов или проекта письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых документов (далее - итоговые документы) специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, передает документы в порядке делопроизводства начальнику отдела организационно-кадровой работы и контроля для рассмотрения и согласования.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

3.3.2. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, выполняет следующие функции:

- выписывает номера дел по описи дел фонда, относящиеся к периоду обращения;

- проводит сверку по описи;

- выявляет хронологическую полноту документов и видовой состав в соответствии с обращением;

- вынимает дела фонда для работы и непосредственно осуществляет поисковую работу;

- выписывает необходимые данные для оформления справки.

Поиск данных происходит при полистном рассмотрении документов.

В случае отсутствия или неполноты сведений, представленных заявителем, выявленных при рассмотрении заявления в срок не позднее 15 дней с момента регистрации заявления, заявитель уведомляется в письменной форме о необходимости предоставления дополнительных сведений.

Заявитель информируется о приостановлении рассмотрения заявления до получения необходимой информации, но не более чем на 15 календарных дней.

Если в установленные сроки заявитель не представил необходимые сведения, специалист Архива, осуществляющий исполнение заявления, составляет справку, информирующую заявителя об отсутствии данных.

В случае если в архиве отсутствуют данные о заявителе либо запрос требует исполнения несколькими организациями, специалист Архива:

- уведомляет начальника Архива об отсутствии данных;

- подготавливает в порядке делопроизводства справку (уведомление об отсутствии данных) и направляет ее заявителю;

- переадресовывает запрос заявителя по принадлежности в другие архивы или учреждения с предложением о направлении ответа в адрес заявителя.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 28 календарных дней.

3.4. Основанием для начала административной процедуры "Выдача результата предоставления муниципальной услуги" является рассмотрение и согласование итоговых документов.

Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, согласовывает письменный ответ с заместителем председателя Комитета по имущественным отношениям и передает его в порядке делопроизводства для рассмотрения и подписания председателю Комитета.

Председатель Комитета рассматривает и подписывает письменный ответ и передает его в порядке делопроизводства специалисту. Архивная копия заверяется печатью Комитета.

Специалист:

- регистрирует в электронном журнале письменный ответ;

- уведомляет заявителя о подготовке письменного ответа любым удобным способом, указанным в заявлении.

В случае поступления заявления через Единый портал государственных и муниципальных услуг специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет заявителю посредством Единого портала сообщение о времени получения письменного ответа.

Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заносит найденные поисковые данные по заявлению в справку, оформленную по установленному образцу (по заработной плате или по трудовому стажу).

При отсутствии данных по обращению заявителя специалист Архива, осуществляющий исполнение заявления, составляет справку, информирующую заявителя об отсутствии данных.

Справка по трудовому стажу заверяется подписью начальника Архива и печатью Архива. Справка по заработной плате заверяется подписью руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ, начальника Архива и печатью Администрации г. Улан-Удэ.

Специалист Архива по телефону информирует заявителя о готовности справки в течение дня с момента ее оформления.

Справка выдается под роспись в журнале регистрации исполненных запросов или направляется письмом по указанному заявителем в заявлении адресу.

В случае необходимости подтверждения сведений, содержащихся в справке, или по просьбе заявителя с архивной справкой выдается архивная копия или архивная выписка.

Специалист выдает письменный ответ заявителю (с приложением архивной копии) либо письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых документов при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или документа, удостоверяющего полномочия представителя, и делает отметку о получении в книге учета выданных документов.

Общий срок исполнения административной процедуры составляет 3 рабочих дня.

IV. Формы контроля за исполнением Регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений.

Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами Комитета, Архива положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений осуществляется председателем Комитета, уполномоченным должностным лицом Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, назначенным приказом руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ.

Текущий контроль осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.

Плановые проверки за исполнением Регламента в части предоставления муниципальной услуги выдачи копий архивных документов осуществляются на основании планов. План утверждается приказом Комитета. Периодичность осуществления проверок устанавливается председателем Комитета.

Плановые проверки за исполнением Регламента в части предоставления муниципальной услуги оформления архивных справок осуществляются на основании плана проверок, утверждаемого приказом руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ. Периодичность осуществления проверок устанавливается руководителем аппарата Администрации г. Улан-Удэ.

Внеплановые проверки проводятся в случае поступления жалобы от заявителей на решения, действия (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих Комитета, Архива, предоставляющих муниципальную услугу.

Проверки осуществляются на основании приказов председателя Комитета, руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Для оценки полноты и качества предоставления муниципальной услуги приказом председателя Комитета, руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ назначается должностное лицо, ответственное за контроль и подготовку ежеквартального отчета о качестве и доступности муниципальных услуг, которое обеспечивает:

- анализ количества запросов заявителей о предоставлении муниципальной услуги и количества выданных заявителям результатов предоставления муниципальных услуг;

- проверку фактов предоставления муниципальных услуг с отклонениями от требований, установленных в настоящем Регламенте;

- проверку обоснованности отказов в предоставлении муниципальной услуги;

- оценку выполнения показателей качества и доступности, установленных в настоящем Административном регламенте, иных нормативных правовых актах.

4.3. Ответственность должностных лиц Комитета, Архива за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.

Должностные лица, муниципальные служащие Комитета, Архива несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги, а также за несоблюдение сроков и последовательности выполнения административных процедур, предусмотренных настоящим Административным регламентом.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

Граждане, объединения и организации имеют право на любые предусмотренные действующим законодательством формы контроля за деятельностью органа, предоставляющего муниципальную услугу.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Информация для заявителя о его праве подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) Комитета, Архива, а также должностных лиц, муниципальных служащих.

Заявители имеют право на обжалование решений и (или) действий (бездействия) Комитета, Архива, должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, либо муниципального служащего, в досудебном (внесудебном) порядке обжалования.

5.2. Предмет жалобы.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Административным регламентом;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной муниципальными правовыми актами;

- отказ Комитета, Архива, должностного лица Комитета, должностного лица Архива в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Срок исполнения исправлений допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах - в течение 5 рабочих дней с момента поступления жалобы.

5.4. Должностным лицом Комитета, уполномоченным на рассмотрение жалоб, является председатель Комитета. В случае отсутствия председателя Комитета должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, назначается приказом Комитета.

Должностным лицом Архива, уполномоченным на рассмотрение жалоб, является начальник Архива, а в его отсутствие - должностное лицо, его замещающее.

5.5. Жалоба на решения и действия (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих Комитета подается председателю Комитета, на решения председателя Комитета - руководителю Администрации г. Улан-Удэ - в отдел по обращениям граждан Управления по работе с населением.

Жалоба на решения и действия (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих Архива подается начальнику Архива. На решения начальника Архива - в Администрацию г. Улан-Удэ - в отдел по обращениям граждан Управления по работе с населением.

5.6. В случае поступления в Комитет, Архив жалобы в отношении муниципальной услуги, которую оказывает другой орган, жалоба регистрируется в Комитете, Архиве в течение одного рабочего дня со дня ее поступления и в течение одного рабочего дня со дня ее регистрации направляется в орган, предоставляющий соответствующую услугу.

В течение 3-х рабочих дней со дня регистрации жалобы Комитет, Архив уведомляет гражданина, направившего жалобу, о переадресации ее в соответствующий орган.

5.7. Порядок подачи и рассмотрения жалобы.

Жалоба на решения и действия (бездействие) подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.

5.7.1. Жалоба на должностных лиц, муниципальных служащих Комитета - председателю Комитета:

- по адресу: 670031, г. Улан-Удэ, ул. Бабушкина, 25, кабинет 305;

- при личном приеме председателем Комитета.

Жалоба на должностных лиц, муниципальных служащих Архива - начальнику Архива:

- по адресу Архива: г. Улан-Удэ, ул. Павлова, 1;

- при личном приеме заявителя начальником Архива.

5.7.2. Жалоба на решения председателя Комитета - руководителю Администрации г. Улан-Удэ - в отдел по обращениям граждан Управления по работе с населением:

- по адресу: 670000, Администрация г. Улан-Удэ, г. Улан-Удэ, ул. Ленина, 54 (отдел по обращениям граждан Управления по работе с населением);

- при личном приеме заявителя руководителем Администрации г. Улан-Удэ.

Жалоба на решения начальника Архива - в Администрацию г. Улан-Удэ - в отдел по обращениям граждан Управления по работе с населением:

- по адресу: 670000, Администрация г. Улан-Удэ, г. Улан-Удэ, ул. Ленина, 54 (отдел по обращениям граждан Управления по работе с населением);

- при личном приеме заявителя руководителем Администрации г. Улан-Удэ.

5.7.3. Жалоба может быть направлена в электронном виде посредством:

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": www.210.gosuslugi.ru;

- через официальный сайт органов местного самоуправления городского округа "Город Улан-Удэ": www.ulan-ude-eg.ru.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.8. Жалоба должна содержать:

- наименование Комитета, Архива, предоставляющего муниципальную услугу, фамилию, имя, отчество должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Комитета, Архива, его должностного лица либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Комитета, Архива, его должностного лица либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.9. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.10. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в п. 5.9 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

В случае если представитель не представил документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя, жалоба не принимается к рассмотрению по существу (о чем представитель уведомляется по телефону в течение 3 рабочих дней). Уведомление направляется представителю любым удобным способом (по почте, по электронной почте). В уведомлении ему разъясняется возможность повторной подачи жалобы при наличии документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя.

5.11. Председатель Комитета, начальник Архива (в случае отсутствия - назначенное должностное лицо) обеспечивает:

- рассмотрение жалобы в сроки, указанные в п. 5.12 настоящего Регламента;

- направление жалобы в уполномоченный на их рассмотрение орган в соответствии с пунктом 5.6 настоящего Регламента.

5.12. Сроки рассмотрения жалобы.

Жалоба, поступившая в Комитет, Архив, подлежит регистрации в течение одного рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Комитета, Архива в предоставлении услуги, должностного лица Комитета, должностного лица Архива в приеме документов заявителя либо в исправлении допущенных ошибок и опечаток или в случае обжалования установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.13. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

5.14. Результат рассмотрения жалобы.

По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" председатель Комитета, начальник Архива (в случае отсутствия - должностное лицо, его замещающее) принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. Указанное решение принимается в форме акта. Типовая форма решения утверждена постановлением Администрации г. Улан-Удэ от 01.02.2013 N 31 "О Порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации г. Улан-Удэ и ее должностных лиц, муниципальных служащих".

При удовлетворении жалобы Комитет, Архив принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения об удовлетворении жалобы, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

5.15. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения. По желанию заявителя ответ может быть предоставлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

5.16. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование Комитета, Архива, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, адрес заявителя (почтовый или электронный);

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.17. Ответ по результатам рассмотрения жалобы на решения и действия (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих Комитета, Архива подписывает председатель Комитета, начальник Архива (в случае его отсутствия - назначенное должностное лицо).

5.18. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 74.2 Закона Республики Бурятия от 05.05.2011 N 2003-IV "Об административных правонарушениях", или признаков состава преступления председатель Комитета, начальник Архива (в случае его отсутствия - назначенное должностное лицо) незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

5.19. Комитет, Архив оставляет жалобу без ответа в следующих случаях:

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя (представителя), указанные в жалобе.

5.20. Комитет, Архив отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.21. Порядок обжалования решения по жалобе.

Заявитель имеет право обжаловать принятое по жалобе решение в вышестоящий орган - Администрацию г. Улан-Удэ и (или) в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.22. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, в том числе:

- запрашивать дополнительные документы и материалы, в том числе в электронном виде;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- получать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения жалобы.

5.23. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы.

Комитет, Архив обеспечивает информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, Архива, должностных лиц Комитета, должностных лиц Архива либо муниципальных служащих посредством размещения соответствующей информации на стендах в местах предоставления муниципальных услуг, на официальном сайте, на Едином портале государственных и муниципальных услуг.