Постановление Администрации г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 24 октября 2011 г. N 460 "О регламенте Администрации г. Улан-Удэ"

Постановление Администрации г. Улан-Удэ от 24 октября 2011 г. N 460
"О регламенте Администрации г. Улан-Удэ"

В соответствии с п. 3.3 Положения об Администрации г. Улан-Удэ, утвержденного решением Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 28.08.2008 N 894-89 "Об утверждении Положения об Администрации г. Улан-Удэ (в новой редакции)", и в связи с изменениями в структуре Администрации г. Улан-Удэ постановляю:

1. Утвердить Регламент Администрации г. Улан-Удэ в новой редакции (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ обеспечить выполнение требований Регламента Администрации г. Улан-Удэ.

3. Постановление Администрации города от 01.03.2007 N 96 "Об утверждении Регламента Администрации г. Улан-Удэ" считать утратившим силу.

Мэр г. Улан-Удэ

Г.А. Айдаев

Регламент
Администрации города Улан-Удэ
(Утв. Постановлением Администрации г. Улан-Удэ от 24 октября 2011 г. N 460)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок организации деятельности Администрации города Улан-Удэ по реализации ее полномочий.

1.2. В соответствии с Уставом городского округа "город Улан-Удэ", Положением об Администрации г. Улан-Удэ Администрация города Улан-Удэ (далее - Администрация) является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления.

1.3. В пределах своей компетенции Администрация издает правовые акты, в том числе по вопросам организации деятельности Администрации, а также в целях реализации полномочий по контролю деятельности структурных подразделений Администрации.

2. Структура Администрации города Улан-Удэ

2.1. Деятельностью Администрации руководит мэр города на принципах единоначалия. В случае отсутствия мэра его полномочия осуществляет первый заместитель, а в случае отсутствия первого заместителя - иной заместитель мэра по поручению мэра города.

2.2. Мэр города назначает и освобождает от должности по согласованию с городским Советом заместителей мэра; определяет полномочия должностных лиц Администрации, обладающих организационно-распорядительными функциями.

2.3. Мэр города назначает и освобождает от должности руководителей и заместителей руководителей, начальников управлений структурных подразделений Администрации города, а также муниципальных служащих аппарата Администрации. Муниципальных служащих и работников структурных подразделений Администрации назначает и освобождает от должности руководитель структурного подразделения.

3. Совещательные органы Администрации города

3.1. В Администрации создаются и действуют Коллегия Администрации, Совет коллегии, являющиеся совещательными органами.

3.2. В состав Коллегии Администрации входят заместители мэра города, главы районных администраций, начальник Управления внутренних дел по г. Улан-Удэ. При необходимости мэр города может ввести в состав Коллегии других должностных лиц. Председателем Коллегии, Совета коллегии является мэр города.

3.3. Порядок работы Коллегии, Совета коллегии определен Положением о Совете коллегии, Коллегии Администрации города Улан-Удэ.

4. Планирование работы Администрации

4.1. Работа Администрации осуществляется в соответствии с планами работ на год, квартал, месяц, неделю.

4.2. Годовой, квартальный, на месяц, недельный планы формируются отделом организационной работы Организационно-контрольного управления Администрации.

Планы работы Администрации формируются на основе предложений и планов структурных подразделений. Специалисты по организационной работе структурных подразделений представляют в отдел организационной работы планы работы на следующую неделю, утвержденные руководителями структурных подразделений, не позднее 14.00 часов среды текущей недели. В случае несвоевременной подачи отдел организационной работы информирует об этом руководителя аппарата Администрации. План работы структурного подразделения, не представленный в указанный срок, не включается в общий план работы Администрации.

4.3. Структурные подразделения Администрации представляют планы работ на год, утвержденные курирующими заместителями мэра города, руководителями администраций районов, в отдел организационной работы за месяц до окончания текущего года. Квартальные планы, утвержденные заместителями мэра города, руководителями администраций районов, представляются в отдел организационной работы не позднее чем за 20 дней до истечения текущего квартала, планы на месяц - не позднее чем за 15 дней до истечения текущего месяца.

4.4. План работы на год утверждается мэром города не позднее чем за 15 дней до начала планируемого года. План работы на следующий квартал утверждается мэром города не позднее чем за 10 дней до начала очередного квартала, на месяц - за 5 дней до начала очередного месяца.

4.5. Годовой, квартальные планы, планы на месяц утверждаются мэром города, недельные планы утверждаются руководителем аппарата Администрации.

Утвержденные планы работ Администрации направляются Организационно-контрольным управлением заместителям мэра города, руководителям районных администраций, структурным подразделениям Администрации, размещаются на официальном сайте органов местного самоуправления города.

4.6. Общий контроль за выполнением планов работы Администрации возлагается на Организационно-контрольное управление Администрации.

4.7. Структурные подразделения представляют в отдел организационной работы информацию по исполнению плана работы: за неделю - в пятницу до 16.00, за месяц - до 5 числа месяца, следующего за отчетным, за квартал - до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, за год - до 20 числа первого месяца, следующего за истекшим годом.

5. Порядок подготовки, согласования и принятия правовых актов Администрации

Порядок подготовки правовых актов Администрации

5.1. Правовые акты Администрации издаются в виде постановлений и распоряжений.

5.2. Проекты правовых актов Администрации вносятся структурными подразделениями Администрации города (отраслевые и территориальные органы) и представляются на согласование с листом согласования, подписанным руководителем структурного подразделения.

Проекты правовых актов, требующие коллегиального рассмотрения, принимаются в установленном Положением о Коллегии Администрации города порядке на заседаниях Коллегии Администрации города.

5.3. Руководители структурных подразделений, являющиеся разработчиками проектов правовых актов, несут персональную ответственность за качество представляемых проектов, их согласование и сроки представления.

5.4. Структурное подразделение проводит первичную антикоррупционную экспертизу проектов правовых актов с указанием результатов экспертизы в пояснительной записке к проекту.

5.5. Проекты постановлений Администрации вносятся с приложением пояснительной записки и списка рассылки.

5.6. Проекты правовых актов регистрируются Протокольным отделом в журнале выдачи листов согласований.

5.7. Структура и реквизиты правовых актов отражены в Инструкции по делопроизводству, утвержденной распоряжением Администрации.

Порядок согласования правовых актов Администрации

5.8. Согласование проектов правовых актов осуществляет специалист структурного подразделения Администрации, подготовившего проект правового акта.

5.9. Руководитель структурного подразделения определяет для согласования круг лиц, чьи права и обязанности затрагивает проект правового акта.

5.10. Согласование проекта правового акта оформляется визой согласования.

Проект правового акта в обязательном порядке согласовывается в следующей последовательности:

- руководителем структурного подразделения Администрации, непосредственно готовившим проект;

- заместителем мэра города, координирующим соответствующую сферу в соответствии с распределением обязанностей;

- заместителями мэра города, руководителями структурных подразделений Администрации, предприятий, учреждений, организаций, которым в проекте правового акта предусматриваются задания или поручения;

- заместителем мэра - председателем Комитета по финансам (если проект правового акта предусматривает финансирование из городского бюджета);

- председателем Комитета по управлению имуществом и землепользованию (если проект затрагивает имущественные и земельные отношения);

- начальником Правового управления Администрации г. Улан-Удэ;

- руководителем аппарата Администрации г. Улан-Удэ.

5.11. Проекты правовых актов Администрации подлежат рассмотрению в срок не более 2 дней, руководителем аппарата Администрации и Правовым управлением - не более 3 дней.

5.12. При наличии разногласий по поступившему на согласование проекту правового акта руководитель структурного подразделения Администрации обязан изложить свои замечания, предложения письменно и приложить их к проекту.

Разработчик проекта правового акта Администрации при наличии разногласий должен устранить замечания и снять разногласия по проекту.

5.13. Неурегулированные разногласия по проекту правового акта рассматриваются на совещании у Первого заместителя мэра города по инициативе руководителя структурного подразделения, подготовившего проект. Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает мэр города.

5.14. Правовое управление проводит правовую и антикоррупционную экспертизу проектов правовых актов.

5.15. Проекты постановлений Администрации, имеющие нормативный характер, затрагивающие права и обязанности неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, в обязательном порядке согласовываются с Прокуратурой Республики Бурятия.

Разработчики направляют проект постановления Администрации с приложением пояснительной записки, заключения Правового управления Администрации в Прокуратуру Республики Бурятия для согласования и дачи заключения. Срок согласования проекта постановления в Прокуратуре РБ составляет 14 рабочих дней.

В случае если имеются замечания к проекту или Прокуратура Республики Бурятия дала отрицательное заключение, разработчики дорабатывают проект и повторно представляют в Правовое управление и Прокуратуру Республики Бурятия.

Все подписанные постановления Администрации направляются в электронном виде протокольным отделом для сведения в Прокуратуру Республики Бурятия.

5.16. Необходимость опубликования правового акта Администрации, направления его в уполномоченный орган государственной власти Республики Бурятия по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов и размещения на официальном сайте органов местного самоуправления определяется Правовым управлением.

Порядок принятия и подписания правовых актов Администрации

5.17. Подготовленные и согласованные проекты правовых актов Администрации передаются исполнителем в Протокольный отдел на бумажном носителе и в электронном виде. Проекты правовых актов на бумажном носителе должны быть полностью идентичны электронному варианту, ответственность за соответствие вариантов возлагается на разработчика проекта.

5.18. Протокольный отдел проверяет:

- комплектность правовых актов (текст и приложения к нему), наличие необходимых виз согласования, замечаний, заключений по проекту;

- комплектность сопроводительных документов (пояснительная записка, заявления, ходатайства и другие поясняющие документы, копии ранее принятых правовых актов, в которые вносятся изменения данным проектом);

- соответствие оформления проектов правовых актов утвержденным требованиям Инструкции по делопроизводству;

- наличие полного текста правового акта и приложений к нему в электронном виде.

5.19. Протокольный отдел имеет право:

- вернуть разработчику проект правового акта, оформленный с нарушением требований настоящего Регламента;

- редактировать текст проекта правового акта в соответствии с утвержденными требованиями и правилами правописания;

- запрашивать дополнительную информацию и документы.

5.20. Протокольный отдел осуществляет оформление проекта правового акта на подпись не позднее двух дней с момента поступления, направляет проект правового акта, оформленный на бланке установленной формы, руководителю аппарата Администрации для передачи на подпись мэру города.

5.21. Подписанные правовые акты Администрации оформляются протокольным отделом в день их поступления и рассылаются согласно списку рассылки.

5.22. Правовые акты, подлежащие опубликованию, передаются протокольным отделом в Управление по связям с общественностью и информационной политике на бумажном носителе и в электронном виде.

5.23. Нормативные правовые акты Администрации, подлежащие внесению в регистр муниципальных правовых актов, с отметкой Правового управления передаются протокольным отделом в Комитет по ведению регистра муниципальных правовых актов на бумажном носителе и в электронном виде.

6. Организация печатания и копировально-множительных работ

6.1. Печатание проектов правовых актов и материалов выполняется в протокольном отделе. Все передаваемые в машинописное бюро документы оформляются протокольным отделом с учетом требований Инструкции по делопроизводству, с обязательным указанием на 1 листе фамилии исполнителя документа и его служебного телефона. Контроль за объемом печатаемого материала осуществляется начальником протокольного отдела в установленном порядке.

6.2. Проекты документов должны быть тщательно отредактированы, написаны разборчиво, пронумерованы и подписаны исполнителями. Все исполнители несут личную ответственность за использование полученных официальных бланков Администрации по назначению.

6.3. Первоочередному печатанию подлежат материалы заседаний Коллегии, Совета Коллегии, постановления и распоряжения Администрации города. Печатание других материалов производится в порядке поступления.

6.4. Секретные документы печатаются в спецчасти Администрации на сертифицированном для указанных работ оборудовании. Выполняют работу с грифом "секретно" сотрудники, имеющие допуск к выполнению этих работ.

6.5. Для снятия копий на множительных аппаратах предоставляется первый экземпляр документа, составленный с соблюдением установленных требований, завизированный исполнителем.

7. Осуществление контроля за исполнением документов Администрации и вышестоящих органов

7.1. Двухуровневая система контроля предусматривает:

распорядительное звено в лице мэра города;

исполнительное звено в лице заместителей мэра города, руководителей и специалистов управлений, комитетов, районных администраций, персонально отвечающих за выполнение документов.

7.2. Контрольный и протокольный отделы Организационно-контрольного управления, отдел по обращениям граждан осуществляют общий контроль за сроками и качеством исполнения документов, рассмотрения обращений граждан.

7.3. Контролю подлежат документы, содержащие конкретные поручения органам местного самоуправления Республики Бурятия со стороны органов государственной власти РБ, Президента РБ, содержащие конкретные поручения мэра города, нормативно-правовые акты Администрации города. Контрольный отдел еженедельно информирует мэра города о неисполненных документах, ежемесячно представляет в его адрес аналитическую справку по исполнению контрольных документов с предложениями о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, допустивших несвоевременное и ненадлежащее исполнение контролируемых документов и поручений.

7.4. Протокольным отделом на контроль ставятся иные входящие документы (письма от федеральных органов государственной власти РФ, органов государственной власти РБ, муниципальных образований республики, прочих организаций, документы полномочного представительства РБ при Президенте РФ и др.) с поручениями Президента РБ, заместителей Председателя Правительства РБ, мэра г. Улан-Удэ.

7.5. Сроки исполнения документов указываются непосредственно в документах, в резолюциях мэра города, Первого заместителя мэра, заместителей мэра, исчисляются в календарных днях со дня подписания или определяются датой, указанной в документах (резолюциях).

7.6. В случае, когда дата не установлена, документы подлежат исполнению в следующие сроки, включая дату подписания поручения:

- с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;

- с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;

- с пометкой "постоянно" - информация о ходе исполнения документов представляется ответственными лицами в промежуточные контрольные сроки (ежемесячно, ежеквартально, не реже двух раз в год, ежегодно и т.п.);

- остальные - в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если срок исполнения документов установлен более месяца, промежуточная информация предоставляется исполнителями по запросу контрольного отдела в первой половине установленного срока.

7.7. В случае невозможности по объективным причинам исполнения документов в установленный срок исполнитель должен представить мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения должностному лицу, поручившему исполнение, или начальнику Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

7.8. Документы снимаются с контроля мэром города, в его отсутствие - должностным лицом, на которое возложено исполнение обязанностей мэра. Согласно резолюции мэра города, в его отсутствие - должностного лица, на которое возложено исполнение обязанностей мэра, начальником Организационно-контрольного управления документы могут быть переданы исполнителям для осуществления внутреннего контроля.

7.9. Контроль за исполнением нормативно-правовых актов Администрации осуществляется в соответствии с Положением об организации контроля в Администрации г. Улан-Удэ, утвержденным постановлением Администрации.

8. Порядок заключения договоров и соглашений

8.1. Предложение о заключении договора или соглашения должно содержать обоснование целесообразности его заключения, оценку возможных финансово-экономических и иных последствий договора с приложением проекта договора или соглашения.

8.2. Договоры, муниципальные контракты и соглашения от имени Администрации заключаются с учетом действующего законодательства.

8.3. Договоры и соглашения от имени Администрации подписываются мэром г. Улан-Удэ, а в его отсутствие - исполняющим обязанности мэра г. Улан-Удэ.

8.4. Договоры и соглашения от имени Администрации могут быть подписаны иными лицами только при наличии доверенности, уполномочивающей на заключение договоров и соглашений.

8.5. Договоры и соглашения обязательно согласовываются (визируются) Правовым управлением, заместителем мэра города, курирующим вопросы, являющиеся предметом договора или соглашения.

8.6. Договоры и соглашения с кредитными учреждениями, хозяйствующими субъектами, учреждениями, организациями могут заключать комитеты, управления Администрации при условии наделения их соответствующими полномочиями.

8.7. Договоры и соглашения, заключенные Администрацией города, после подписания регистрируются, скрепляются печатью и хранятся в протокольном отделе. Копии договоров и соглашений передаются для контроля и исполнения в структурные подразделения по направлениям и вопросам, являющимся предметом договора или соглашения. В структурных подразделениях Администрации копии договоров и соглашений подлежат отдельной регистрации и хранению в соответствии с инструкциями по делопроизводству.

9. Координация деятельности Администрации и порядок проведения совещаний

9.1. Для координации деятельности Администрации, ее структурных подразделений мэром города утверждается Порядок работы Администрации города, в котором отражаются все основные мероприятия с указанием фиксированных дней недели и времени их проведения.

9.2. В целях координации мероприятий, проводимых в залах Администрации, за неделю до планируемого мероприятия на имя руководителя аппарата Администрации подается соответствующая заявка и порядок проведения мероприятия за подписью руководителя структурного подразделения - организатора мероприятия.

В заявке указываются название мероприятия, дата и время его проведения, количество участников, использование технических средств, участие СМИ, ответственный за мероприятие и его контактный телефон.

9.3. Для координации текущей работы Администрации города, оперативного решения вопросов проводятся ежедневные планерные совещания мэра города с заместителями в 08.00 час.

9.4. Планерные совещания мэра города с заместителями мэра и руководителями структурных подразделений проводятся в расширенном составе по понедельникам в 10.00 час., пятницам - в 08.00 час.

9.5. В планерном совещании участвуют заместители мэра города, руководители структурных подразделений Администрации города.

9.6. В планерном совещании в пятницу, кроме заместителей мэра города и руководителей структурных подразделений Администрации, участвуют руководители муниципальных предприятий, учреждений, МРИ ФНС РФ N 1, 2 по Республике Бурятия, управления Роспотребнадзора по Республике Бурятия и другие по приглашению.

9.7. Поручения с планерных совещаний мэра города оформляются протокольным отделом Администрации и передаются для контроля за их исполнением в контрольный отдел.

9.8. Ответственным за подготовку и проведение планерных совещаний является Организационно-контрольное управление Администрации.

9.9. Организацию и проведение совещаний мэра города обеспечивает руководитель подразделения, курирующий данное направление деятельности и аппарат Администрации.

9.10. Совещания, семинары и другие массовые мероприятия проводятся по отдельному плану, в котором должны быть предусмотрены ответственные за явку, порядок ведения совещания, подготовку материалов по обсуждаемому вопросу. План представляется ответственным за проведение совещания в Организационно-контрольное управление Администрации за два дня до предполагаемой даты.

9.11. Решения, принятые на совещаниях, проводимых мэром города или исполняющим обязанности мэра города, оформляются протокольно. Поручения, содержащиеся в протоколе, имеют силу распорядительного документа.

Совещания проводятся во второй половине дня, за исключением не терпящих отлагательства.

9.12. По итогам работы за год, в I квартале года, следующего за отчетным, проводится расширенное совместное совещание Улан-Удэнского городского Совета депутатов, Администрации города и общественности.

9.13. Подготовку и организацию совещания осуществляют аппарат Администрации и Комитет экономического развития Администрации.

По результатам работы совещания, с учетом высказанных замечаний и предложений разрабатывается план мероприятий, обязательный для исполнения всеми структурными подразделениями.

10. Информирование населения

10.1. Организация своевременного информирования населения по вопросам жизнеобеспечения города и деятельности Администрации осуществляется Управлением по связям с общественностью и информационной политике Администрации.

10.2. Управление по связям с общественностью и информационной политике Администрации осуществляет информационную работу по следующим направлениям:

- оперативное распространение официальной информации, подготовка пресс-релизов и других информационных материалов для городских и республиканских СМИ;

- проведение в средствах массовой информации "Прямых линий" с участием мэра города, его заместителей и руководителей структурных подразделений;

- организация пресс-конференций, брифингов, "круглых столов", информационных встреч руководителей структурных подразделений Администрации с журналистами и общественностью;

- сбор, обработка, подготовка информационных материалов для выступлений, обращений мэра города в СМИ в связи с государственными и профессиональными праздниками, наиболее актуальными событиями и памятными датами в истории города.

В этих целях структурные подразделения Администрации еженедельно, по четвергам до 12.00 час. направляют в Управление по связям с общественностью и информационной политике Администрации в электронном виде на адрес gorod@u-ude.ru информацию о событиях предстоящей недели для освещения в СМИ.

10.3. Управление по связям с общественностью и информационной политике проводит мониторинг СМИ, уведомляет структурные подразделения о критических материалах в адрес Администрации города. На вышедшие в СМИ критические материалы, касающиеся деятельности Администрации города и ее подразделений, руководители структурных подразделений Администрации, муниципальных учреждений, предприятий обязаны оперативно направить в Управление по связям с общественностью и информационной политике информацию с указанием мер по устранению недостатков. Управление по связям с общественностью и информационной политике представляет средствам массовой информации официальный ответ на критический материал.

10.4. Размещение и обновление информации о деятельности мэра города на официальном сайте органов местного самоуправления города осуществляются в соответствии с Перечнем основных информационных разделов официального сайта и ответственных подразделений за размещение информации, утвержденным постановлением Администрации.

10.5. Раз в квартал мэр города, его заместители выступают в СМИ с ответами на вопросы жителей города. О сроках и времени "прямой линии" Управление по связям с общественностью и информационной политике Администрации через средства массовой информации оповещает население города за неделю до ее проведения. Поступившие в адрес Администрации жалобы, предложения и замечания обобщаются Управлением по связям с общественностью и информационной политике Администрации и рассматриваются непосредственными исполнителями. Результаты их рассмотрения сообщаются в СМИ.

10.6. Управление по связям с общественностью и информационной политике оповещает корреспондентов средств массовой информации о мероприятиях городской и районных администраций на основе недельных планов.

10.7. Организация встреч с населением и выступлений мэра города в трудовых коллективах города осуществляется аппаратом Администрации, Управлением по связям с общественностью и информационной политике, советником, помощником мэра города, а руководителей структурных подразделений Администрации - сотрудниками этих подразделений.

Порядок работы с предложениями и жалобами, поступившими на этих встречах, предусмотрен разделом 11 Регламента.

10.8. Взаимодействие Администрации с общественными объединениями, партиями, движениями осуществляется на основе Конституции Российской Федерации, Республики Бурятия и действующего законодательства в данной сфере.

11. Работа с обращениями граждан и организация личного приема населения

11.1. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан в Администрации несет Управление по работе с населением.

Порядок рассмотрения обращений устанавливается Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

11.2. Регистрация обращений осуществляется в отделе по обращениям граждан Управления по работе с населением в течение трех дней с момента поступления.

11.3. Постоянный контроль за своевременным разрешением вопросов, содержащихся в обращениях граждан, осуществляется начальником отдела по обращениям граждан.

11.4. Поручения о рассмотрении обращений граждан даются в форме резолюций мэра города, его заместителей. По поручению мэра города, его заместителей руководители структурных подразделений Администрации (далее - уполномоченные лица) рассматривают обращения граждан в установленные сроки. По итогам рассмотрения направляют ответ заявителю за своей подписью, указывая, что исполняют поручение мэра города, возвращают обращение заявителя с приложением копии ответа в отдел по обращениям граждан. В случае поручения мэра города о рассмотрении обращения с подготовкой проекта ответа уполномоченное лицо рассматривает обращение по существу, готовит проект ответа и направляет вместе с обращением в отдел по обращениям граждан. Отдел по обращениям граждан осуществляет оформление ответа на бланке установленной формы не позднее двух дней с момента поступления, передает начальнику Управления по работе с населением для подписания мэром города.

11.5. В исключительных случаях при невозможности рассмотрения обращения в течение 30 дней, а также в случае направления запроса уполномоченное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение, и отдел по обращениям граждан.

11.6. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и заявителям даны исчерпывающие ответы. Исполненные обращения граждан снимаются с контроля мэром города, его заместителями, а также начальником отдела по обращениям граждан.

11.7. Отдел по обращениям граждан ежеквартально обобщает и анализирует данные о поступлении, результатах рассмотрения обращений, ежемесячно информирует начальника Управления по работе с населением о нарушениях сроков рассмотрения обращений граждан, если они имеют место.

11.8. В соответствии с планом работы Управления по работе с населением отдел по обращениям граждан проводит проверки состояния рассмотрения обращений граждан в структурных подразделениях Администрации.

11.9. Отдел по обращениям граждан ведет ежедневный, кроме пятницы, прием граждан, рассматривает их устные заявления, дает консультации и разъяснения.

11.10. Личный прием граждан в Администрации проводится мэром города, его заместителями согласно утвержденному Порядку работы Администрации. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к мэру города и его первому заместителю проводится отделом по обращениям граждан. Запись граждан на прием к заместителям мэра города осуществляют секретари-референты.

11.11. Личный прием граждан в структурных подразделениях Администрации проводится по собственным планам. Учет обращений ведут специалисты структурных подразделений Администрации в соответствии с должностными обязанностями, до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, передают в отдел по обращениям граждан Управления по работе с населением анализ поступивших обращений граждан.

12. Организация встреч руководителей Администрации города с зарубежными делегациями

12.1. Встречи мэра города и его заместителей с зарубежными делегациями проводятся в соответствии с Программой развития международных связей и внешнеэкономической деятельности, которая ежегодно разрабатывается Управлением внешнеэкономических связей и утверждается мэром города.

12.2. Предложения о встречах от иностранной стороны (Правительства, администрации, бизнес-структуры, совместные предприятия, частные лица) принимаются начальником Управления внешнеэкономических связей Администрации. Руководитель аппарата и начальник Управления внешнеэкономических связей определяют целесообразность встречи с той или иной делегацией, докладывают мэру города и при его согласии назначают время и место проведения встречи, согласовывают состав участников.

12.3. Прием иностранных делегаций и иностранных граждан, прибывающих в Администрацию с официальными и деловыми визитами, осуществляется структурными подразделениями Администрации по поручению мэра города и координируется Управлением внешнеэкономических связей.

12.4. Управление внешнеэкономических связей совместно со структурным подразделением Администрации, по линии которого готовится программа пребывания, проводит подготовительную работу по приему иностранных делегаций, прибывающих в г. Улан-Удэ с официальными и деловыми визитами.

12.5. Управление внешнеэкономических связей обобщает отчеты руководителей структурных подразделений Администрации о каждой деловой встрече с иностранцами и докладывает мэру города о результатах работы с делегациями.

13. Подготовка, рассмотрение наградных материалов

13.1. Наградные материалы рассматриваются на заседаниях Коллегии, Совета коллегии Администрации.

13.2. Трудовые коллективы, общественность (далее - инициаторы) готовят наградные материалы для представления к награждению и согласовывают с администрациями районов города, направляют в отдел организационной работы Администрации города для проверки на соответствие нормативно-правовым актам Российской Федерации, Республики Бурятия, города Улан-Удэ, регулирующим порядок награждения. Наградные материалы для рассмотрения на заседании Коллегии, Совета коллегии принимаются отделом не позднее чем за 5 дней до заседания.

13.3. Отдел организационной работы согласовывает наградные материалы с курирующими заместителями мэра города за 3 дня до заседания Коллегии, Совета коллегии.

После согласования наградных материалов отдел организационной работы разрабатывает проект постановления о награждении.

Присвоение звания Почетного гражданина осуществляется в соответствии с Положением о звании "Почетный гражданин города Улан-Удэ", утвержденным решением сессии Улан-Удэнского городского Совета депутатов.

13.4. Постановление о награждении, принятое Коллегией, Советом коллегии, подписывается мэром города или исполняющим его обязанности в течение 5 дней после заседания.

13.5. В случае отказа в удовлетворении ходатайства отдел организационной работы сообщает инициаторам о причинах отказа.

13.6. Структурное подразделение Администрации по курируемому направлению по своей инициативе согласовывает с мэром города приветственный адрес по случаю юбилейных дат граждан, трудовых коллективов, подготовленный текст после согласования с мэром города передает в Организационно-контрольное управление для оформления.

14. Согласование выезда руководящих работников за пределы города

Выезды заместителей мэра города, председателей комитетов Администрации за пределы города, включая выходные и праздничные дни, согласовываются с мэром города, руководителей самостоятельных управлений, отделов - курирующим заместителем мэра города, руководителем аппарата Администрации города.

По служебным командировкам, уходу в очередной или иной отпуск должностных лиц Администрации, замещающих высшие должности муниципальной службы, принимается распоряжение мэра города, по другим категориям работников - в порядке, установленном Правилами внутреннего трудового распорядка работников аппарата, комитетов и управлений Администрации.

15. Режим работы

15.1. Рабочий день в Администрации установлен с 08.30 до 17.30.

В I приемной - с 07.30 до 20.00 (в пятницу до 18 часов, в субботу с 08.00 до 12.00).

В пятницу - с 08.30 до 16.15.

Обеденный перерыв с 12.00 до 12.45.

Накануне праздничных дней продолжительность рабочего дня сокращается на 1 час.

Дни приема граждан, заседаний комитетов, комиссий - согласно Порядку работы Администрации города.

15.2. Дежурство в нерабочее время, предпраздничные и праздничные дни осуществляется заместителями мэра города, председателями комитетов, начальниками управлений, отделов по отдельному графику. За организацию дежурства отвечает аппарат Администрации, Управление по кадровой политике.

15.3. Заместители мэра города, руководители структурных подразделений, подчиняющиеся непосредственно мэру города, обязаны сообщать о выбытии за пределы зданий Администрации в рабочее время в I приемную, где их местонахождение записывается в специальный журнал с указанием планируемого времени отсутствия.

Другие муниципальные служащие, работники Администрации могут отлучаться от рабочего места с разрешения своего руководителя.

15.4. В зданиях Администрации в рабочее время организован пропускной режим. Муниципальным служащим и техническим работникам выдается удостоверение установленного образца, магнитные идентификационные карты, которые являются основанием для беспрепятственного пропуска в здания Администрации.

15.5. Удостоверения Администрации и ее структурных подразделений подлежат возврату в кадровые службы, их выдавшие, по окончании срока действия или при увольнении работника.

15.6. Посетителям для прохода в здания Администрации выдается пропуск в бюро пропусков на основании документа, удостоверяющего личность.