Приложение. Положение об архивном отделе администрации г. Липецка

Приложение

к распоряжению

Главы администрации г. Липецка

от 2 апреля 2002 г. N 386-р

Положение
об архивном отделе администрации г. Липецка

1. Общие положения

1.1. Администрация г. Липецка в лице архивного отдела в соответствии с Уставом города и Законом Липецкой области об архивном фонде и архивах в целях эффективной организации архивного дела на территории г. Липецка осуществляет полномочия по:

- организации и содержанию архивного отдела администрации;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности городского Совета и администрации, ее структурных подразделений, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также организаций областного уровня, переданных на законном основании в сферу деятельности архивного отдела;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, ведению субъектов Российской Федерации.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции органа управления архивным делом в городе и муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет собственную печать и бланки со своим наименованием.

1.4. Отдел руководит деятельностью Муниципального учреждения "Липецкий городской межведомственный архив по личному составу" и другими ведомственными и межведомственными архивами.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и ее субъекта, Уставом администрации г. Липецка, постановлениями и распоряжениями Главы администрации, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, архивного отдела администрации Липецкой области и настоящим Положением.

ГАРАНТ:

См. Положение об Архивном фонде Липецкой области и архивах, утвержденное постановлением Липецкого областного Собрания депутатов от 12 октября 1995 г. N 344-пс

1.6. Положение об Отделе утверждается Главой администрации г. Липецка по согласованию с управляющим делами администрации.

1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - специалистов Отдела устанавливаются Главой администрации по представлению управляющего делами администрации.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств городского бюджета и выделяется в нем отдельной строкой.

1.8.1. Дополнительными источниками финансирования являются:

- целевые средства из бюджета субъекта Российской Федерации, в том числе для выполнения полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории города;

- специальные средства за счет оказания платных работ и услуг;

- спонсорские и иные средства, полученные в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.9. Номенклатура и расценки на платные работы и услуги утверждаются решением сессии Липецкого городского Совета депутатов.

1.10. Администрация г. Липецка представляет Отделу помещения, отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями Отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в Отдел;

- учет документов, принятых в МУ "Межведомственный архив по личному составу";

- представление в установленном порядке учетных данных в архивный отдел администрации Липецкой области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, принятых в Отдел, и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся в результате деятельности и органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении администраций города и области;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Липецкой области;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Отдел может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, а также граждан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Липецкой области поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени администрации.

2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для г. Липецка, в том числе:

- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Главой администрации и согласовываемых с архивным отделом администрации Липецкой области; систематическая работа по их уточнению;

- сбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в Отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории г. Липецка;

- рассмотрение и утверждение поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат передаче в Отдел и МУ "Межведомственный архив по личному составу";

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования Отдела;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций города о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская и исследовательская деятельность;

- ведение исторической летописи органов представительной и исполнительной власти, отраслей городского хозяйства с осуществлением инициативного фотографирования и документирования;

- организация музейно-выставочной работы для более полного удовлетворения возрастающего интереса граждан к историческому наследию;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача им архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкой области, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию г. Липецка по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. По согласованию с управляющим делами вносить на рассмотрение Главы администрации г. Липецка, Липецкого городского Совета депутатов, архивного отдела администрации Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города и горсоветом депутатов вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории г. Липецка, независимо от их подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории г. Липецка, обязательные для их исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

3.9. Осуществлять в установленном порядке договорные работы и платные услуги.

3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями г. Липецка, архивным отделом администрации Липецкой области, Липецким отделением Российского общества историко- архивистов, другими общественными организациями.

3.11. Создавать при Отделе экспертно-проверочную и методическую комиссию, утверждаемую Главой администрации г. Липецка, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела и документационного обеспечения управления.

4. Организация работы

4.1. Отдел возглавляет начальник Отдела. Начальник Отдела имеет заместителя.

4.2. Начальник Отдела, его заместитель и специалисты Отдела являются муниципальными служащими, входят в Реестр муниципальных должностей (исключение составляют работники, содержащиеся за счет спецсредств).

4.3. Начальник Отдела назначается и освобождается от должности Главой администрации города по представлению управляющего делами.

4.4. Заместитель начальника Отдела и специалисты назначаются и освобождаются от должности Главой администрации г. Липецка по представлению начальника Отдела и по согласованию с управляющим делами администрации.

При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации г. Липецка, а также архивного отдела администрации Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается управляющим делами администрации г. Липецка и представляется в архивный отдел администрации Липецкой области.

ГАРАНТ:

Текст приводится в соответствии с источником

4.2. Начальник Отдела:

4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.

4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в г. Липецке в установленном порядке перед администрацией города и перед архивным отделом администрации Липецкой области.

4.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в администрации г. Липецка и в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых управляющим делами администрации города с учетом рекомендаций архивного отдела администрации Липецкой области.

4.4. Должностные обязанности начальнику Отдела и его заместителю определяются управляющим делами, а специалистам - начальником Отдела.

4.5. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется Главой администрации города Липецка в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Липецкой области.

5. Ответственность

5.1. Отдел несет ответственность за сохранность документов, поступивших в установленном порядке на хранение, их своевременный учет и использование; за достоверность и полноту информации, представляемой по архивным источникам.

5.2. Начальник Отдела и его заместитель руководят деятельностью Отдела, несут персональную ответственность за результаты этой деятельности и состояние дисциплины в соответствии с действующим законодательством и с учетом прав, предоставляемых настоящим Положением.

Начальник архивного отдела

администрации г. Липецка

О.В. Корнева