Постановление Главы администрации г. Липецка от 6 ноября 1998 г. N 4042 "Об обеспечении сохранности документов в учреждениях, организациях и предприятиях г. Липецка"

Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.06.96 г. N 715 утверждена федеральная целевая программа "Развитие и сохранение культуры и искусства Российской Федерации (1997-1999 годы", в состав которой входит подпрограмма "Развитие архивного дела".

Подпрограмма предусматривает комплекс мер, направленных на решение актуальных задач государственной политики в области архивного дела.

Одним из ее приоритетных направлений является обеспечение сохранности документов.

За последнее время учреждениями, организациями и предприятиями города при методической и практической помощи архивного отдела в этом направлении проделана определенная работа.

Однако эти мероприятия в недостаточной мере способствуют требованиям обеспечения сохранности документов.

В большинстве организаций города отсутствуют специалисты, закрепленные за ведением архива, нет специальных помещений для законченных делопроизводством дел. А имеющиеся хранилища в своем большинстве не отвечают предъявляемым требованиям.

При реорганизации структур, смене форм собственности и руководства не составляются акты на передачу документации.

Для научно-технической обработки документов в учреждениях привлекаются не компетентные в архивном деле работники.

В результате этого происходит утрата важных в историческом и практическом значении документов.

Например, остаются без ответа запросы социально-правового характера по учреждениям образования, библиотек, парков, жилищно-коммунальных предприятий, объединения парикмахерских и др.

Отсутствие элементарных учетных материалов до настоящего времени не позволяет определить точный объем документов, хранящихся в ведомствах.

По проведенным в 1996 и 1997 годах паспортизации и анкетированию в городе имеется свыше 50 тысяч дел по личному составу, из них лишь 5-я часть находится в упорядоченном и описанном состоянии.

В поступивших на государственное хранение фондах управлений финансов, образования, главного архитектора, культуры, городского Совета депутатов и многих других отсутствуют отдельные виды документов постоянного срока хранения.

Муниципальное унитарное предприятие "Бюро технической инвентаризации", создающее в составе своего фонда уникальные в историческом и практическом отношении документы, за все время своего существования не сдавало в госархив ни одного дела.

В целях практического решения задач по сохранению и дальнейшему развитию архивного фонда постановляю:

1. Утвердить список учреждений, организаций, предприятий-источников комплектования архивного отдела администрации г. Липецка (приложение N 1).

2. В соответствии с законодательством Российской Федерации об Архивном фонде и архивах возложить персональную ответственность на руководителей управлений, комитетов, отделов администрации города и муниципальных учреждений и предприятий за обеспечением сохранности документов на стадии ведомственного хранения до передачи их в архивный отдел на постоянное хранение.

3. Утвердить график представления описей дел в архивный отдел администрации г. Липецка (приложение N 2).

4. Управляющему делами администрации г. Липецка Иванову В.И., архивному отделу (Корнева О.В.) завершить реконструкцию цокольного помещения администрации (ул. Советская, 5) под хранилища городского архива и приступить к планомерному его комплектованию до 01.01.99.

5. Управляющему делами администрации г. Липецка Иванову В.И., архивному отделу (Корнева О.В.) провести организационную работу по созданию городского межведомственного архива по личному составу; комитету по управлению муниципальным имуществом (Попов Н.Н.) подобрать необходимое помещение под архив - до 01.01.99.

6. Главным управлениям жилищно-коммунального хозяйства (Глебов В.М.), городского транспорта (Соколов Л.Н.), управлениям здравоохранения (Ли А.А.), культуры (Минаева Т.В.), образования (Липатова Н.Д.), соцзащиты (Перов А.Г.):

- провести анкетирование подведомственных учреждений, организаций и предприятий о составе и содержании документов по личному составу и местах их хранения и совместно с архивным отделом администрации провести анализ анкетирования - до 01.01.99;

- с целью контроля за деятельностью экспертных служб подведомственной сети создать в управлениях центральные экспертные комиссии, разработав о них положения - до 01.12.98 г.

7. Руководителям предприятий, учреждений и организаций города, независимо от формы собственности:

- систематически уделять особое внимание усилению охранного режима, контролю за сохранностью документов на всех стадиях работы с ними;

- из числа специалистов, работающих с документами, назначить ответственных за их сохранность и использование - до 01.12.98;

- в случае отсутствия помещений для хранения законченных делопроизводством документов, выделить специальные хранилища (места), обеспечивающие достаточную степень сохранности дел - до 01.01.99;

- при методической помощи архивного отдела приступить к описанию документов постоянного срока хранения и по личному составу в соответствии с прилагаемым графиком;

- работу по научно-технической обработке документов (переплет, подшив и т.д.) проводить под контролем и по согласованию с архивным отделом администрации г. Липецка;

- организовать проведение проверок наличия документов постоянного хранения и по личному составу - до 01.01.99;

- ежегодно до 15 декабря уточнять и утверждать номенклатуры дел на следующий календарный год;

- при смене руководителей осуществлять передачу документов по акту приема-передачи.

8. Комитету по управлению муниципальным имуществом (Попов Н.Н.) при реорганизации и ликвидации предприятий и организаций в состав комиссии включать специалиста архивного отдела.

9. Регистрационной палате (Бутов В.А.), архивному отделу (Корнева О.В.) определить порядок консультирования по ведению делопроизводства и обеспечения сохранности документов по личному составу юридических лиц при их регистрации - до 01.12.98.

10. Регистрационной палате (Бутов В.А.) усилить контроль за передачей документов по личному составу на хранение в архивный отдел администрации г. Липецка при регистрации ликвидации учреждений с правом юридического лица.

11. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации г. Липецка Иванова В.И.

Глава администрации г. Липецка

А.С. Коробейников