Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации Липецкой области

Приложение

к постановлению главы

администрации области

от 12 сентября 2000 г. N 165

Инструкция
по делопроизводству в администрации Липецкой области

С изменениями и дополнениями от:

24 июня 2003 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации Липецкой области.

1.2. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения, организации работы с документами и их хранения во всех структурных подразделениях администрации.

Порядок работы с секретными, конфиденциальными документами регламентируется специальными инструкциями; с предложениями, заявлениями и жалобами граждан - областным законом.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом Липецкой области с учетом требований ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.4. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

1.5. Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников администрации, которые ответственны за выполнение ее требований, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.6. Организацию и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях администрации осуществляет управление делами.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на их руководителей.

1.8. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и

знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.9. При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику.

Обязанности, права и ответственность специалистов отдела делопроизводства определяются их должностными инструкциями.

2. Основные требования к составлению и оформлению документов

2.1. Управленческая деятельность администрации Липецкой области(1) выражается посредством издания организационно-распорядительных документов: постановлений, распоряжений, положений, инструкций, правил и др.

2.2. Юридическим основанием для издания организационно-распорядительной документации являются: Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Устав Липецкой области, законы Липецкой области, осуществление исполнительской и распорядительной деятельности в целях выполнения администрацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией, потребность правового регулирования работы администрации.

2.3. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся к деятельности всех или нескольких подчиненных организаций или подразделений администрации, излагается в постановлениях, распоряжениях главы администрации, положениях и инструкциях.

2.4. Ход и результаты обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на заседаниях, совещаниях фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или распоряжений, списков приглашенных и др.).

2.5. В пределах своей компетенции администрация и структурные подразделения организуют и ведут переписку с вышестоящими органами, органами местного самоуправления, подведомственными организациями и отдельными гражданами.

Подготовка, оформление и отправление писем осуществляется: в соответствии с заданиями и запросами вышестоящих органов, по просьбе подведомственных организаций, при осуществлении оперативных связей, по просьбе граждан.

При необходимости срочной передачи информации используется: телеграф, телефон, факсимильные аппараты, телетайп, система электронной почты.

2.6. Структурные подразделения администрации на основании положений о них и других нормативных актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: должностные инструкции, правила, планы работы и отчеты, графики и др.

2.7. Распорядительные документы, поступающие в администрацию из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных организаций посредством:

- издания информационного письма, если распорядительный документ не требует конкретизации;

- издания самостоятельных распорядительных документов, в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам, стоящим перед администрацией, и намечаются конкретные мероприятия.

2.8. Документы, как правило, должны оформляться на бланках, иметь установленный состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Требования к бланкам документов изложены в разделе 5.

2.9. Документы, создаваемые совместно двумя или более организациями, оформляются не на бланках. В этом случае наименование организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

______________________________

(1) Далее администрации

3. Правила оформления реквизитов документов

3.1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р 6.30-97. Перечень реквизитов и схемы их расположения даны в приложениях 1, 2, 3.

3.2. Государственный герб Российской Федерации

В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на бланках и печатях администрации области.

3.3. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках органов представительной исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Федерации.

3.4. Реквизит "Код организации" проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Код организации - автора документа служит для ускорения передачи документной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

3.5. Реквизит "Код формы документа" проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом электронной идентификации документа.

3.6. Реквизит "Наименование организации" указывается в точном соответствии с Уставом Липецкой области: Администрация Липецкой области.

3.7. Реквизит "Справочные данные об организации" содержат сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКОГУ, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению администрации (номера факсов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.). Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

3.8. Реквизит "Наименование вида документа" регламентируется Уставом Липецкой области и должен соответствовать организационно-правовой форме администрации, ее задачам и направлениям деятельности, а также табелю унифицированных форм документов, применяемых в ней. Наименование вида документа проставляется на всех документах, кроме писем. Оно включается в состав бланка конкретного вида документа, либо впечатывается машинописным способом прописными буквами в общий бланк администрации ниже слов "Администрация Липецкой области".

3.9. "Дата документа" - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата его подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата проставляется при его подготовке.

Документы вступают в силу с момента их подписания или опубликования. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляются тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января 2000 года следует оформить 05.01.2000.

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, финансовых документах рекомендуется использовать словесно-цифровой способ датирования (5 ноября 1998 г), а в остальных случаях цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (1998.06.14, или 98.06.14).

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

3.10. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, дополненного индексом дела по номенклатуре дел, кодом автора и др. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив администрации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и проставляется через косую черту в порядке указания авторов на документе.

3.11. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

3.12. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если он не указан в реквизитах "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Место составления или издания документа" проставляется во всех документах, кроме письма, т.к. эта информация заложена в реквизите "Справочные данные об организации".

Место издания документа проставляется при подготовке постановлений, распоряжений, договоров и т.д., которые затем будут тиражированы и направлены для исполнения и принятия решений.

3.13. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу.

Документированная информация с ограниченным доступом по условиям его правового режима в соответствии с законом "Об информации, информатизации и защите информации" (1995) подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную.

Федеральным законом "О государственной тайне" (1993) установлено три степени секретности ("особой важности", "совершенно секретно", "секретно"). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, определен Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203. Перечень сведений конфиденциального характера, определен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188.

Гриф ограничения доступа к документу (совершенно секретно, секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.) проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа (без кавычек).

3.14. Реквизит "Адресат" рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда.

Документы адресуются организациям, структурным подразделениям администрации, органам местного самоуправления, непосредственно должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже, например:

Липецкий областной

Совет депутатов

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например:

Главам администраций городов

и районов Липецкой области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех, составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные органы и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и

архивного дела

Центр, Москва, 103012,

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки

ул. Садовая, д. 5, кв.12

Калинину И.П.

Адрес корреспондента пишется в правой части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу (в соответствии с "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239).

3.15. "Гриф утверждения документа" - реквизит документа, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

Липецкой области

______________ ____________________

(личная подпись) (расшифровка подписи)

12.09.99

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УтвержденО (без кавычек), наименования утверждаемого документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановление главы

администрации Липецкой области

от 15.03.99 N 23

При утверждении документов несколькими должностными лицами, их подписи располагаются на одном уровне.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 4.

3.16. "Резолюция" - реквизит документа, который оформляется должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Резолюция проставляется в верхнем углу документа между реквизитами "Адресат" и "Текст" или на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги.

3.17. "Заголовок к тексту документа" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при его регистрации и исполнении.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: постановление (о чем?) "Об утверждении правил подготовки правовых актов"; должностная инструкция (кого?) "начальника отдела делопроизводства и протокола"; карточка (чего?) "учета движения основных средств".

Заголовок составляется автором документа. Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка.

Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

3.18. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения, установленных нормативно-правовыми актами.

В соответствии с ГОСТом отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" и располагается на левом поле документа напротив реквизита "Заголовок к тексту".

3.19. Правила оформления реквизита "Текст документа" изложены в разделе 4.

3.20. Реквизит "Отметка о наличии приложений" располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте документа, то отметка о наличии приложения оформляется в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3-х экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия с указанием количества листов и количества экземпляров:

Приложение: штатное расписание на 4 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N ).

Приложение:	1. Протокол собрания учредителей АО "Полимер" на 5 л. в 1 экз.
	2. Проект штатного расписания на 3 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

Договор от 31 марта 1997 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты, регистрационного номера, например:

Приложение 2

к постановлению главы

администрации Липецкой

области

от 15.12.98 N 245

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

3.21. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Документы, направляемые в вышестоящие органы, областной Совет депутатов, правовые акты, принимаемые администрацией, подписываются только главой администрации или исполняющим его обязанности заместителем.

Документы, направляемые организациям от имени администрации, подписываются главой администрации, его заместителями согласно распределению обязанностей.

Подписание заместителями главы администрации и руководителями структурных подразделений правовых актов не допускается.

Если документ оформляется не на бланке администрации, то наименование должности руководителя воспроизводится полностью, например:

Управляющий делами
администрации Липецкой
области	личная подпись	А.В. Негробов

а при использовании бланка документа:

Управляющий делами

личная подпись

А.В. Негробов

При подписании документа несколькими должностными лицами администрации, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации	личная подпись	расшифровка подписи
Главный бухгалтер	личная подпись	расшифровка подписи

При подписании документов несколькими должностными лицами одного ранга, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Глава администрации					Глава администрации
Липецкой области					Орловской области
личная	расшифровка			личная		расшифровка
подпись	подписи			подпись		подписи

Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	личная подпись	Г.Н. Боев
Члены комиссии	личная подпись	Т.Е. Артемова
	личная подпись	Е.В. Овцынова
	личная подпись	В.Т. Болотов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

3.22. "Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской

Федерации

личная подпись А.Г. Петрова

23.04.99

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по форме:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания Правления

страховой компании " Аско-мед"

Протокол от 21.06.99 N 10

Гриф согласования документа располагается на оборотной стороне последнего листа подлинного экземпляра документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО "РИК"				СОГЛАСОВАНО Генеральный директор АОЗТ Торговый дом "Амур"
личная подпись		К.Р. Романов		личная подпись		Е.В. Афанасьев
14.06.99				14.06.99

3.23. "Визы согласования документа" (далее по тексту - визы) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица администрации с его содержанием.

Документы визируются исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителями главы администрации, курирующими данный вопрос, правовым управлением и управляющим делами.

Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне листа подлинника правового акта; на копии отправляемого документа (письмо) или на отдельном листе:

Начальник правового управления администрации Липецкой области
личная подпись	Г.А. Пивовар
25.02.99

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.24. "Печать" - обязательный реквизит отдельных документов, требующих особого удостоверения их подлинности.

В соответствии с положением " О Государственном гербе Российской Федерации" изображение герба Российской Федерации предусматривается на печатях органов исполнительной власти - субъектов Российской Федерации.

Печать с изображением герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным документом. Перечень документов, на которых ставится печать, дан в приложении 5.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

Изготовление печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заявкам администрации штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат о наличии технических средств для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

Печати подлежат обязательному учету. Учет поступления и выдачи печатей ведется в журналах. Печати хранятся в опечатываемых сейфах. Уничтожение печатей производится по акту с последующей отметкой в журналах регистрации.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением печатей в администрации осуществляет управляющий делами, в структурных подразделениях - ответственные лица, назначаемые распорядительным документом руководства администрации.

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановлений, распоряжений), копии документов заверяются печатью отдела делопроизводства и протокола управления делами администрации области.

3.25. Реквизит "Отметка о заверении копии"

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Выдача копий с документов производится с разрешения управляющего делами.

Копия с документа воспроизводится на бланке администрации машинописным способом, ксерокопированием, с помощью компьютерной технологии и заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие ее подлиннику и заверяется печатью. Например:

Верно
Главный специалист	личная подпись	Н.И. Ветрова
21.03.99

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита подпись.

3.26. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Петров

24 45 67 или

Петров Иван Васильевич

24 45 67

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания:

Кузнецова Татьяна Ивановна

24 45 15

ОМ 2 01.04.99

3.27. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, а, при его отсутствии, краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.04.99 N 131.

В дело N 01-15.

Личная подпись

01.04.99

или

Издано распоряжение от 01.04.97 N 128-р

"О создании экспертной комиссии"

В дело N 01-02

Личная подпись

12.01.98

3.28. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется штампом или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа и включает в себя элементы: порядковый номер, дату поступления документа в администрацию. При необходимости - часы и минуты.

3.29. Реквизит "Отметка для автоматического поиска и контроля информации" проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа: имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Отметка может дополняться другими поисковыми данными, в зависимости от особенностей информационных систем администрации.

4. Тексты документов. Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

4.2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

4.3. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, постановлений, распоряжений, положений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, справок, писем и др.

Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки и подзаголовки разделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

4.4. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов вышестоящих органов или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, рекомендации.

4.5. Тексты документов, регулирующих деятельность администрации (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др.) состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Например:

Структура текста положения об управлении, комитете администрации состоит из разделов:

1. Общие положения

2. Задачи управления

3. Функции управления

4. Обеспечение деятельности управления

5. Руководство управлением

Структура должностной инструкции (Приложение 6) включает разделы:

1. Должностные обязанности

2. Должен знать

3. Квалификационные требования

4.6. Порядок работы с проектами законодательных актов Российской Федерации, законопроектами и законами, принятыми областным Советом депутатов, осуществляется в соответствии с Положением "О порядке работы с законопроектами и законами, принятыми областным Советом и поступающими в администрацию Липецкой области", утвержденным распоряжением главы администрации Липецкой области от 24.07.98 N 1088-р.

4.7. Правовые акты главы администрации Липецкой области (далее - правовые акты) издаются в виде постановлений и распоряжений на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Липецкой области.

4.8. Нормативные правовые акты издаются администрацией исключительно в виде постановлений. Издание правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения администрации области не вправе издавать нормативные правовые акты.

4.9. Проекты правовых актов главы администрации области разрабатываются и представляются руководителями структурных подразделений администрации области в соответствии с поручениями или в инициативном порядке с учетом их функций и компетенции.

4.10. Подготовка проекта правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений областной администрации с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта и срок его подготовки.

В подготовке проекта правового акта при необходимости может участвовать юридическая служба администрации области.

4.11. В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации и области, вопросы, относящиеся к предметам ведения органов государственной власти Российской Федерации и области, органов местного самоуправления, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу.

4.12. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. В констатирующей части (преамбуле) правового акта излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию правового акта является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается краткое содержание той его части, которая непосредственно касается администрации или ее структурного подразделения.

Распорядительная часть начинается словом постановляю (без кавычек), которое выделяется отдельной строкой, печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами и отделяется от распорядительной части двойным интервалом (пробелом).

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Если в правовом акте имеются таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты правового акта должны иметь ссылки на эти приложения.

В пунктах распорядительной части нормативного акта указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

4.13. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст правового акта.

Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

4.14. Проект постановления подлежит обязательному согласованию с первыми заместителями главы администрации и заместителем, курирующим работу подразделения, внесшего проект, с правовым управлением и управляющим делами, а также со структурными подразделениями, если в постановлении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся этих подразделений.

Согласование проекта правового акта оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи с проставлением двух дат - даты поступления проекта на согласование и даты отправления согласованного (или несогласованного по причинам, изложенным в заключении) проекта.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника правового акта (Приложение 7).

4.15. Срок подготовки проекта правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок. В структурных подразделениях проект правового акта должен быть согласован в срок не более двух рабочих дней.

К проекту правового акта должен быть приложен контрольный лист, на котором проставляется дата согласования.

4.16. Согласованный с заинтересованными лицами проект правового акта до его подписания направляется в правовое управление для проверки соответствия действующему законодательству Российской Федерации.

Юридическая служба администрации, проверив представленный правовой акт, передает его посредственно управляющему делами, который осуществляет проверку на соответствие правилам русского языка, а также принимает решение о готовности проекта к представлению главе администрации для подписания либо возвращает его на доработку. Правовые акты подписываются главой администрации или исполняющим его обязанности заместителем.

4.17. Подписанный правовой акт (постановление, распоряжение) должен иметь следующие реквизиты:

- наименование органа, издавшего акт;

- наименование вида акта и его название;

- дата подписания акта и его номер;

- наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

Правовые акты нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года раздельно по каждому виду (постановления, распоряжения). В свою очередь распоряжения нумеруются порядковыми номерами раздельно по основной деятельности, по личному составу, административно-хозяйственным вопросам. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "Р".

4.18. Нормативные правовые акты администрации области подлежат официальному опубликованию. Не опубликованные нормативные правовые акты не применяются.

Если нормативный правовой акт не опубликован официально до указанной в нем даты вступления в силу, то днем его вступления в силу является день его официального опубликования.

4.19. Глава администрации области дает толкование актов, издаваемых администрацией.

4.20. Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях, комиссиях.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

При большом количестве участников совещательного органа составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Повестка дня оформляется в составе протокола или отдельным документом. Каждый пункт повестки дня нумеруется и отвечает на вопрос "О чем?".

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу, а в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года по каждому совещательному органу.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Решения, принятые на заседании, доводятся до исполнителей в форме выписки из протокола. Текст выписки повторяет вводную часть протокола и решение по конкретному вопросу.

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4.21. Докладная записка

Докладная записка составляется в том случае, когда необходимо сообщить вышестоящему органу или непосредственному руководителю о проделанной работе или состоянии какого-либо вопроса, связанного со служебной деятельностью, и представить свои выводы и предложения.

Текст докладной записки, как правило, состоит из введения, доказательства и заключения.

Во введении автор знакомит с сутью вопроса или ссылается на задание.

Во второй части анализирует данную работу и сообщает о получении фактических данных.

В заключении содержатся выводы и предложения. Докладная записка имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, адресат, приложения, подпись.

4.22. Служебное письмо

Служебное письмо - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые являются средством связи и способом обмена информацией между организациями. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Письмо должно составляться только по одному вопросу и только в том случае, когда невозможно решить вопрос другим путем. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В деловой переписке принята форма изложения от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна только в двух случаях: если письмо оформляется на должностном бланке или носит конфиденциальный характер.

Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Если письмо состоит из 2-х частей, то в первой дается обоснование, причина создания письма, а во второй - заключение, просьба или отказ, предложение и т.п.

Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, сообщение без обоснования.

Текст письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Уважаемый Иван Николаевич! или

Уважаемый господин Титов!

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, президентам компаний, обществ, к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.

Во вступлении формируется тема письма: оно может содержать ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием для подготовки письма.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, анализ и проводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Текст письма должен освещать основные вопросы, быть логичным, последовательным, корректным по форме, однозначным по содержанию.

Главная цель письма - побудить к действию, убедить, доказать. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.

При составлении письма используются словосочетания и выражения: "В порядке обмена...", "В соответствии ...", "В связи ...", "В целях..." и т.п.

В документах не должны употребляться слова и выражения, выведшие из употребления (архаизмы и историзмы). Например, следует писать: не "при сем направляем", а "направляем", не "настоящим сообщаем", а "сообщаем", не "настоящий акт составлен", а "акт составлен" и т.д.

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например: "В связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос...".

В служебных документах не употребляются выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности...".

В деловой переписке используются местоимения "Мы", "Вы" вместо "Я", "Он".

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения - автора, поскольку оно уже имеется в бланке.

Составитель письма, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть). Условно письма делят на две группы: инициативные и ответные. Письмо-ответ должно содержать ссылку на номер и дату соответствующего инициативного письма. Например: на N 145/А-120 от 22.04.98.

Этот реквизит проставляется на специально отведенном на бланке месте.

4.23. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

4.24. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы).

Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице.

Заголовки таблицы пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

4.25. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Например:

Учредительный договор содержит сведения:

- о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;

- о размере и составе уставного капитала;

- о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

- о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

- об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Договор (контракт) содержит следующие сведения:

- наименования сторон (полное и сокращенное название);

- наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

- наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- срок действия договора;

- начало и окончание работ по договору;

- стоимость работы и порядок расчетов;

- порядок сдачи и приемки работы;

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.26. Доверенность

Доверенность фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (администрации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются администрацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени администрации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:

- должность и паспортные данные доверенного лица;

- организация, в которой производятся действия по доверенности;

- вид действий;

- образец подписи лица, получившего доверенность;

- срок действия доверенности.

Доверенность подписывается и заверяется гербовой печатью.

4.27. акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами, в подтверждение установленных фактов или событий. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт события или действие, его номер и дата.

При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже).

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвующих в составлении акта и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, выводы и заключения.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

5. Требования к бланкам документов

5.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. В соответствии с ГОСТом для изготовления бланков документов администрации используют следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации - (01, 02);

- код организации по ОКОГУ - (04);

- код формы документа по ОКУД - (05);

- наименование организации - (06);

- справочные данные об организации - (07);

- наименование вида документа - (08);

- текст документа - (19),

а также отметки для расположения реквизитов:

- дата документа - (09);

- регистрационный номер документа - (10);

- ссылка на регистрационный номер и дату документа - (11);

- место составления или издания документа - (12);

- адресат - (14);

- заголовок к тексту - (17);

- отметка о контроле - (18);

- текст документа - (19).

Бланки документов администрации должны разрабатываться на основе определенного состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТом. Размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТе. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 2, 3.

5.2. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) для оформления резолюций (поручений).

Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

5.3. На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 10 мм.

5.4. Бланки документов должны изготавливаться типографским способом. Допускается использование копий бланков, изготовленных с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии) для документов временного срока хранения, а также воспроизведение необходимых реквизитов бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации должны изготавливаться исключительно типографским способом и являются объектом строгой отчетности.

5.5. В администрации области предусматривается 3 вида бланков организационно-распорядительной документации (Приложения 8 - 11):

- общий бланк для изготовления любого вида документов (кроме письма);

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжений главы администрации).

Бланки структурного подразделения администрации или должностного лица проектируются в том случае, если структурное подразделение наделено правом юридического лица и руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Общий бланк и бланк письма изготавливают с угловым расположением реквизитов; бланки нормативных документов (постановлений, распоряжений) - с продольным расположением реквизитов.

Общий бланк включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (01), наименование организации (06), место составления документа (07). Кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для реквизитов: код формы по ОКУД - (05); дата документа - (09); регистрационный номер документа - (10); заголовок к тексту - (17); отметка о контроле - (18).

5.6. При разработке бланков конкретных видов документов в общий бланк вносятся реквизиты: наименование вида документа - (08); место составления документа - (12). Место составления документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

5.7. Бланк письма включает те же обязательные реквизиты и ограничительные отметки для размещения реквизитов, что и в общем бланке. Дополнительно проставляются ограничительные отметки для реквизитов: ссылка на регистрационный номер и дату документа - (11), адресат - (14). В бланке должностного лица реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "наименование организации" - (06).

5.8. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

5.9. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с требованиями ГОСТа подлежат обязательному учету и хранению. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в карточках или журналах по следующим реквизитам:

поступление:

- наименование вида бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа (заказа);

- организация - поставщик бланков;

- количество экземпляров;

- номера бланков;

выдача:

- наименование вида бланка;

- получатель бланка (наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы получившего);

- количество экземпляров;

- номера бланков;

- расписка в получении;

- примечания (отметка об уничтожении, списании).

Уничтожение бланков производится по акту с отметкой в учетных документах.

5.9.1. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах).

5.9.2. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на управление делами администрации.

Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом главы администрации.

5.9.3. Регистрационно-учетные формы учета бланков вносятся в номенклатуру дел.

5.9.4. Проверка наличия, использования и хранения бланков производится не реже одного раза в год, комиссией, назначаемой главой администрации. О результатах проверки делается отметка в журналах (карточках) после последней записи.

6. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств

6.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ).

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники администрации, могут писаться от руки (заявления, объяснительные записки и т.п.).

6.2. Текст документов печатается на бланках формата А4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

6.3. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Начальник юридического

(межстрочный интервал)

отдела

(межстрочный интервал)

А.С. Круглов

6.4. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

6.5. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

6.6. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

6.7. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи Верно, а также слов постановляю, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

6.8. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

6.9. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слова "страница" (стр.) и знаков препинания, в интервале 10 - 15 мм от верхней границы листа.

6.10. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

6.11. Машинописное бюро управления делами печатает наиболее важные документы, подготовленные структурными подразделениями за подписью главы администрации или его заместителей. Другие документы печатаются в структурных подразделениях.

Документы печатаются в порядке поступления рукописей. Вне очереди печатаются документы, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, документы администрации, издаваемые во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, материалы к заседаниям административного совета. Очередность печатания срочных документов в машбюро устанавливает управляющий делами, а при его отсутствии - его заместитель.

6.12. Повторное печатание документов допускается только с разрешения управляющего делами и его заместителя.

6.13. Рукописные материалы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны синими или черными чернилами (пастой), тщательно отредактированы. Рукописи, написанные неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, для печатания не принимаются.

6.14. Передача и получение отпечатанных материалов из машинописного бюро производится через заведующего бюро. Документы для размножения сдаются в копировально-множительное бюро вместе с бланком-заказом, подписанным руководителем подразделения (Приложение 12). Разрешение на размножение выдает управляющий делами, а в его отсутствие - его заместитель.

Срочное размножение печатных материалов производится с разрешения управляющего делами.

Размножению подлежат только служебные документы, созданные в администрации.

7. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи

7.1. Телеграммы (телетайпограммы), телексы

7.1.1. Телеграф обеспечивает доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи.

Абонентское телеграфирование и телекс предоставляются в пользование на условиях договора между предприятием связи и администрацией.

7.1.2. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.1.3. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с "Правилами предоставления услуг телеграфной связи", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108.

7.1.4. Телеграммы, составляемые в администрации, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, второй помещается в дело.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

7.1.5. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

служебный заголовок;

указание на категорию телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя, полный или условный;

текст - содержание телеграммы;

регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

подпись;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "на Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя, с сокращенными обозначениями знаков препинания, например:

точка	ТЧК
запятая	ЗПТ
двоеточие	ДВТЧ
кавычки	КВЧ
скобки	СКВ
номер	HP

Все цифровые данные в тексте пишутся словами.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы. В телеграмме не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательств, аргументация.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Наименование организации и должность автора указывать не обязательно.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена на пишущей машинке и дополнена заверительной надписью и печатью управления делами.

Исходящий (делопроизводственный) номер документа проставляется на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

7.2. Телефонограммы

7.2.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

7.2.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

7.2.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

7.2.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

7.2.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

7.2.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в журнал по следующей форме

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, телефонограмму;

дата, номер телефонограммы;

время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

7.2.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

7.2.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телексов.

7.3. Документы, передаваемые по факсимильной связи

7.3.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения).

По факсимильной связи могут передаваться документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным черным цветом с минимальной величиной букв 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не менее 0,15 - 0,20 мм.

7.3.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующие документы:

с четким изображением (подлинник или подписанная копия);

на белой бумаге размером не более формата А4 (210 х 297 мм);

в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 мм ширины.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

7.3.3. Объем документа, передаваемого за один сеанс связи не должен превышать 10 листов.

Независимо от количества адресатов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре.

7.3.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом:

простым графитным карандашом руководитель подразделения, исполнившего документ, или его заместитель, на первом верхнем углу документа делает отметку "ФАКС с досылкой" или "ФАКС без досылки" и ставит свою подпись.

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа ставится отметка об исполнителе. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона.

7.3.5. После подписания документ регистрируется в отделе делопроизводства и протокола управления делами на карточках с отметкой "ФАКС", после чего направляется оператору факсимильной связи.

После передачи документа по факсимильной связи оператор делает отметку "Передано" (фамилия, дата и время).

Документ с отметкой "ФАКС с досылкой" после передачи по факсимильной связи передается в отдел делопроизводства и протокола для отправки почтой.

Документ с отметкой "ФАКС без досылки" передается в отдел делопроизводства и протокола для подшивки в дело или исполнителю.

Адресат, получив факсограмму с отметкой "ФАКС без досылки", работает с ней как с обычным входящим документом.

При получении факсограммы с отметкой "ФАКС с досылкой" адресат работает с ней как с обычным входящим документом, а по получении оригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки и подкалывает ее к оригиналу.

7.3.6. Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи, ведется специалистом отдела делопроизводства и протокола в установленном порядке с добавлением в регистрационном штампе отметки "ФАКС".

7.3.7. По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования" ( "Не для печати").

7.3.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя подготовившего материал к передаче и руководителя соответствующего подразделения.

7.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

7.4.1. Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

7.4.2. ЭП используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

7.4.3. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами и с абонентами международных сетей.

ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:

взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями администрации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;

обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию.

7.4.4. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

7.4.5. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например:

alecs@munic.msk.rus - имя@домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ	коммерческие организации;
EDU	учебные и научные заведения;
GOV	правительственные учреждения;
MIL	военные организации;
NET	сетевые узлы Internet;
ORG	прочие организации.

7.4.6. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

7.4.7. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3, 4.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы администрации Липецкой области от 24 июня 2003 г. N 129 раздел 7 настоящего приложения дополнен пунктом 7.5.

7.5. Документы, передаваемые в локальной сети электронного документооборота

7.5.1. Локальная сеть электронного документооборота (файловый сервер "W") используется для оперативного внутреннего документооборота на стадии подготовки, согласования и окончательного исполнения документов с использованием ПЭВМ, включенных в локальную сеть администрации.

7.5.2. Передача файлов на сервер "W", содержащих сведения ограниченного пользования (конфиденциальная информация), допускается только после их закрытия паролем. Пароль передается исполнителем по телефону или лично заинтересованному сотруднику администрации.

7.5.3. Время нахождения конфиденциальной информации на файловом сервере "W" устанавливается автором (исполнителем) документа, но не более чем один рабочий день.

По завершении работы с документом удаление файла с сервера "W" осуществляет сотрудник, которому он был передан во временное пользование.

7.5.4. Не допускается передача информации, содержащейся в документе ограниченного пользования и размещенного на файловом сервере "W", устно или в ином исполнении, третьим лицам, без разрешения автора (исполнителя) документа.

7.5.5. Запрещается печатать, передавать, размножать и копировать документы в локальной сети электронного документооборота, содержащие государственную тайну.

8. Организация документооборота

8.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов

Основные процессы работы с входящими документами заключаются в следующем:

прием и первоначальная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение по руководителям и исполнителям;

передача по назначению;

рассмотрение руководством администрации;

доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;

контроль за исполнением или использованием;

возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело.

При поступлении корреспонденции специалистом отдела делопроизводства и протокола управления делами проверяется целостность конвертов и другой упаковки.

Ошибочно засланная корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя, в противном случае - возвращается отправителю.

Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "лично", а также адресованных структурным подразделениям, вскрываются.

При этом от общей корреспонденции отделяются предложения, заявления и жалобы, которые направляются в отдел писем и приема граждан.

При вскрытии конвертов проверяется наличие корреспонденции, а также указанных приложений. В случае отсутствия каких-либо документов об этом ставится в известность отправитель.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

На общей корреспонденции проставляется регистрационный штамп, затем передается для сортировки на регистрируемую и нерегистрируемую и дальнейшей обработки.

Документы, зарегистрированные в отделе делопроизводства и протокола, передаются через советников главе администрации, его заместителям, руководителям структурных подразделений, согласно распределению обязанностей между ними, в день их поступления, срочные - незамедлительно.

Главе администрации передаются документы вышестоящих органов государственной власти и управления, по перспективному планированию, по финансовым и бюджетным вопросам, критические замечания в печати и другие документы по принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя.

В экстренных случаях допускается передача документов ответственным исполнителям и с последующим докладом о них руководителю.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются вместе с поступившими документами.

Аналогично следует поступать с ответом на запрос.

Дальнейшее прохождение и исполнение документов определяет руководство администрации в зависимости от назначения каждого документа (непосредственное исполнение, рассмотрение и ответ, принятие практических мер, организация и внедрение, согласование и утверждение, для сведения, для руководства в практической работе).

Результаты рассмотрения документа по существу содержащихся в них вопросов отражаются в резолюции руководителя. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок (как правило, в день поступления документа).

Документ, исполнение которого должны осуществлять несколько исполнителей, передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, и находится у него до окончательного исполнения.

Для сокращения сроков исполнения документа с него могут сниматься копии для вручения соисполнителям (кроме тех документов, снимать копии с которых не разрешается).

Исполненный документ вместе с ответом на него и соответствующей отметкой исполнителя подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

8.2. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов;

составление и печатание проекта документа;

подписание (утверждение);

регистрация;

оформление конвертов и отправка документов;

контроль исполнения рассылки (по списку);

помещение оставшегося экземпляра документа в дело.

Подготовленный исполнителем проект документа передается для печатания.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.

Документ для отправки должен поступать в отдел делопроизводства и протокола полностью оформленным и иметь отметку о виде почтового отправления. К исходящим инициативным документам прилагаются регистрационные карточки в одном экземпляре, которые в последующем помещаются в справочную картотеку. Неправильно оформленный документ возвращается.

Обработка исходящей корреспонденции в отделе делопроизводства и протокола включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, определение стоимости отправления, маркирование конвертов и сдачу в отделение связи. На заказные отправления при необходимости составляется реестр.

Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

К внутренним документам относятся документы, отражающие деятельность администрации и отдельных работников (постановления, распоряжения, протоколы, инструкции, планы, справки, докладные записки, доклады, списки и др.).

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

Проекты правовых актов после подготовки и согласования их с соответствующими структурными подразделениями и учреждениями передаются в правовое управление администрации для проверки соответствия содержания подготовленных документов действующему законодательству.

После подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в подразделения администрации или за его пределы.

Документы, содержащие поручения отдельным должностным лицам, передаются им в виде размноженных экземпляров или выписок из них.

Докладные записки на имя руководства администрации, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения.

8.3. Учет объема документооборота

В администрации должен осуществляться учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год, квартал, месяц). При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий).

Раздельному учету подлежат количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан. Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям и корреспондентам. Данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) в отделе делопроизводства и протокола управления делами по специальной форме (Приложение 13).

9. Регистрация документов

9.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Перечень документов, не подлежащих регистрации, дан в приложении 14.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в регистрационно-справочную картотеку. Для получения более полной информации о документе установлен следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:

1. Автор (корреспондент);

2. Название документа;

3. Дата документа;

4. Регистрационный номер документа;

5. Заголовок документа, краткое содержание документа;

6. Резолюция руководителя (определение исполнения, содержание поручения, дата и подпись автора резолюции);

7. Срок исполнения - дата, к которой поручение должно быть выполнено;

8. Отметка об исполнении и направлении документа в дело (краткая запись о решении вопроса по существу, дата, подпись ответственного исполнителя).

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами:

расписка исполнителя о получении документа;

отметка об исполнителе (для писем обязательно);

количество листов документа;

наличие приложений;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

отметки о прохождении документа;

значимость вопроса, отраженного в документе;

оценка исполнения;

срок хранения документа и др.

Документы регистрируются в администрации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, постановления и распоряжения главы администрации.

Регистрация документов производится специалистами отдела делопроизводства и протокола управления делами раздельно:

общая исходящая и входящая - в карточках;

Указы и распоряжения Президента РФ, распорядительные и нормативные документы Государственной Думы и Правительства РФ - в журналах;

постановления и распоряжения главы администрации - в журналах регистрации;

предложения, заявления и жалобы - в отделе писем и приема граждан.

10. Контроль исполнения документов

10.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководства.

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль за исполнением документов в администрации области осуществляет управление делами, управление организационно-контрольной и кадровой работы, советники заместителей главы администрации, а в структурных подразделениях администрации руководители и ответственные исполнители.

Контроль за сроками исполнения Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации ведется отдельно специалистом управления делами администрации области; контроль за исполнением наиболее важных правовых актов, принимаемых администрацией области, осуществляется отделом контроля и проверки исполнения управления организационно-контрольной и кадровой работы администрации области (порядок организации контроля и проверки исполнения принимаемых документов дан в приложении 15).

Контроль за всеми остальными контрольными документами осуществляют советники заместителей главы администрации и специалисты отдела делопроизводства и протокола управления делами администрации.

10.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов органов государственной власти и управления Российской Федерации и даны в приложении 16. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не позднее чем в месячный срок.

Изменение, продление срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения документируются - проставляется новый срок, дата изменения и подпись, изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие организации, организация-автор документа и органы госнадзора.

10.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

10.4. Контроль исполнения строится на базе данных регистрационных карточек (Приложение 17).

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

10.5. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - ежеквартально; текущего месяца - за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Отдел делопроизводства и протокола управления делами учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения документа. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям структурных подразделений (Приложение 18).

11. Работа исполнителей с документами

11.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением по существу вопроса.

11.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в срок не более двух рабочих дней. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка.

11.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись главе администрации, его заместителю или руководителю структурного подразделения, подготовку ответа и пересылку адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документы на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

11.4. При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

11.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

12. Составление номенклатур дел

12.1. В целях упорядочения документов в делопроизводстве администрации составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она намечает группировку исполненных документов в дела и их формирование; закрепляет специальными индексами систематизацию дел и определяет сроки их хранения; является основным учетным документом в текущем делопроизводстве администрации; обеспечивает быстрый поиск необходимой документной информации для оперативного использования. Кроме того, на основе номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

В архиве администрации она используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.2. Ответственность за разработку номенклатуры дел администрации возлагается на управление делами. Государственный архив области оказывает ему необходимую методическую и практическую помощь. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются его ведущими специалистами.

12.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Липецкой области, Государственной системой документационного обеспечения управления, положениями о структурных подразделениях администрации области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются также состав, содержание документов и особенности формирования дел администрации.

12.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности администрации, не завершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых она является, переходящие дела, документы с грифом "Для служебного пользования", контрольно-справочные картотеки, журналы учета документов и т.п. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания.

12.5. Номенклатура дел оформляется на общем бланке администрации по установленной форме (Приложение 19). Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой. За каждым разделом номенклатуры дел закрепляется двухзначный цифровой индекс (01, 02, 03 и т.д.).

12.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела внутри данного подразделения и обозначается арабскими цифрами. Например: 01 - 04, 02 - 12, 03 - 14 и т.д.

В номенклатуре дел сохраняют одинаковые индексы для переходящих дел, а также для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускаются заголовки типа "Разные документы!", "Общая переписка", "Справочные материалы" и т.п., а также вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не следует помещать в один заголовок документы постоянного и временного сроков хранения, а также разных сроков временного хранения, например, 15 лет и 3 года.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Они состоят из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал, регистрационно-контрольная картотека и т.п.) или разновидности документов (постановление, распоряжение, протоколы и т.п.);

название администрации или ее структурного подразделения, чьи документы составляют дело (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)".

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечней документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел, а в случае их отсутствия - согласованный с экспертно-проверочной комиссией (ЭГОС) архивного отдела срок хранения.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки: о заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о местах хранения подлинников, об ответственных за формирование дел лицах; даются названия использованных перечней документов, дополнения и разъяснения сроков хранения документов, например: "После завершения ревизии", "После истечения срока договора", "До замены новыми" и т.п.

12.7. Номенклатура дел администрации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года на основе номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (Приложение 20), согласованных с архивом администрации, одобренных экспертной комиссией (ЭК) администрации и подписанных руководителями этих подразделений.

12.8. Номенклатура дел администрации визируется лицом, ответственным за архив, подписывается управляющим делами и после одобрения ЭК администрации направляется на согласование с ЭПК архивного отдела, затем утверждается руководством администрации.

12.9. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Три экземпляра хранятся в управлении делами, четвертый - в государственном архиве области.

12.10. Согласованная с ЭПК архивного отдела администрации номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается ее руководством и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.11. Номенклатура дел администрации пересогласовывается с архивным отделом не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структур администрации, а также состава дел она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Текущие изменения и дополнения могут вноситься в номенклатуру в течение года, для чего в каждом ее разделе необходимо оставлять свободные индексы дел.

12.12. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел администрации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делами. Срок хранения номенклатур дел структурных подразделений временный.

12.13. После утверждения номенклатуры дел администрации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов. Чтобы работа по оформлению выписок из номенклатуры дел носила оперативный характер, ее разделы составляются на отдельных листах.

12.14. По окончании делопроизводственного года специалист управления делами заполняет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел, содержащиеся в ней сведения передаются в архив администрации, о чем в номенклатуре дел делается отметка.

13. Формирование дел

13.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела администрации формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в администрации осуществляется управлением делами.

13.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в деле машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

13.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

13.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами администрации, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения о командировках, отпусках, взысканиях формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих, налоговые карточки учета совокупного дохода и подоходного налога, индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

14. Подготовка документов к архивному хранению

14.1. Экспертиза ценности документов

14.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

14.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

14.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов распоряжением главы администрации создается постоянно-действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии администрации, а также организация ее работы определяются положением, которое после согласования с ЭПК архивного отдела администрации утверждается и вводится в действие распоряжением руководителя администрации.

14.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшим сроком хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложения 21, 22). Формы описей и акта унифицированы.

14.2. Оформление дел

14.2.1. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива администрации.

14.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (Приложение 23); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение 24); внесение необходимых уточнений в реквизите обложки дела (уточнение названия структурных подразделений, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

14.2.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение 25).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.д.).

14.3. Составление описей дел

14.3.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу.

14.3.2. В администрации в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива администрации. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой подготовки сводной описи администрации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

14.3.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям с ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

14.3.4. Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах.

14.4. Оперативное хранение документов

14.4.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

14.4.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям проводится с разрешения управляющего делами. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

14.5. Передача дел на архивное хранение

14.5.1. Все документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности администрации, имеющие историческое, культурное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Липецкой области, как составной части Архивного фонда Российской Федерации, и документов долговременного срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации образуется архив. В исключительных случаях временно может назначаться ответственное лицо за архив из числа работников отдела делопроизводства и протокола управления делами.

14.5.2. В своей практической деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации и Липецкой области, правовыми актами администрации, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, других организаций Федеральной архивной службы России, положением об архиве администрации.

14.5.3. По окончании делопроизводственного года дела из структурных подразделений передаются по описям в архив администрации.

14.5.4. Прием каждого дела производится заведующей архивом, а в ее отсутствие - ответственным лицом за архив совместно с работником структурного подразделения.

При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и лица, передающего дела.

Дела в архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, увязанными в связки. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы.