Постановление Главы администрации г. Липецка от 4 июня 2003 г. N 2360 "О Регламенте администрации г. Липецка"

1. Общие положения

Администрация города является исполнительным органом местного самоуправления в городе.

Администрация города является юридическим лицом, осуществляет деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом города Липецка, нормативными правовыми актами городского Совета депутатов, главы администрации города.

Администрация города обеспечивает решение вопросов местного значения, находящихся в ее компетенции, исходя из интересов населения города, его исторических и иных местных традиций.

2. Глава администрации города

В соответствии с Уставом города глава администрации руководит администрацией на принципах единоначалия и несет полную ответственность за ее деятельность.

Глава администрации осуществляет исполнительно-распорядительные функции во исполнение полномочий администрации, определенных Уставом города.

3. Заместители главы администрации

Заместители главы администрации города назначаются главой администрации.

Распределение обязанностей между заместителями главы администрации устанавливается постановлением главы администрации города.

Первый заместитель осуществляет полномочия главы администрации в случае его отсутствия в соответствии с распределением обязанностей.

Заместители главы администрации исполняют полномочия, переданные им главой администрации города, согласно распределению обязанностей вырабатывают и реализуют задачи в соответствующих отраслях городского хозяйства, направленные на улучшение жизнеобеспечения населения;

осуществляют контроль и координацию деятельности главных управлении, управлений, комитетов и отделов администрации по выполнению стоящих перед ними задач и нормативных правовых актов вышестоящих органов власти; предварительно рассматривают проекты постановлений и распоряжений, вносимые для принятия главой администрации.

Заместители главы администрации по вопросам своего ведения издают постановления и распоряжения и несут персональную ответственность за выполнение ими своих обязанностей в соответствии с законодательством.

4. Коллегия администрации города

Коллегия администрации г. Липецка является совещательным органом, призванным обеспечить коллегиальную разработку основных направлений деятельности администрации и координацию работы ее структурных подразделений по решению конкретных задач.

Председателем коллегии является глава администрации города.

Коллегия администрации города принимает решения рекомендательного характера. При необходимости, на основании решения коллегии, главой администрации города принимается постановление.

Заседания коллегии являются основной организационно-правовой формой ее деятельности, обеспечивающей коллегиальное обсуждение отдельных проектов постановлений главы администрации, проектов документов, подлежащих внесению на рассмотрение городского Совета депутатов и отчетов руководителей структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений по наиболее важным вопросам жизнедеятельности города.

Периодичность проведения коллегии - не реже одного раза в два месяца или по мере необходимости.

Подготовку заседаний коллегии обеспечивают отделы: организационно-контрольный, общий, по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий.

Работа коллегии строится на основе перспективного плана.

Проект повестки дня, дата и время заседания коллегии согласовываются начальником организационно-контрольного отдела с главой администрации города, не позднее, чем за 20 дней до ее заседания, и через общий отдел рассылается исполнителям и членам коллегии.

Руководитель структурного подразделения администрации города не позднее чем за 5 дней до дня заседания коллегии направляет в организационно-контрольный отдел подготовленные и согласованные с курирующим заместителем главы администрации, а при необходимости согласованные с другими заинтересованными структурными подразделениями, проекты документов: по становлений главы администрации, программ, положений, планов мероприятий и т.д., справку, информацию или отчет, объемом не более 3-4 печатных листов; проект решения коллегии, объемом не более 1-2 печатных листов и список приглашенных.

К проектам различных Программ, Порядков или Положений, при необходимости должны быть приложены соответственно заключения комитета по экономике и прогнозированию, управления финансов, юридического отдела.

Повестка дня и поступившие материалы организационно-контрольным отделом передаются в общий отдел, который доводит их до членов коллегии за 3 дня до ее заседания.

На заседание коллегии могут приглашаться руководители структурных подразделений администрации, представители предприятий и организаций города, независимо от форм собственности.

Приглашение лиц на заседание коллегии, их оповещение о месте и времени заседания осуществляется структурным подразделением, внесшим вопрос на обсуждение коллегии.

Заседание коллегии проводится главой администрации города, а в его отсутствие и.о. главы администрации города.

Заседание коллегии является правомочным, если на нем присутствует более половины членов коллегии.

Окончательная редакция проектов решений коллегии, рассмотренных на ее заседании, осуществляется в течение 10 дней после заседания руководителем структурного подразделения, внесшим проект решения, согласовывается с курирующим заместителем и передается в общий отдел.

Подписанный главой администрации документ рассылается общим отделом в течение 3-х дней.

Опубликование в средствах массовой информации материалов заседаний коллегии осуществляется в общем порядке управлением по взаимодействию с общественными организациями и органами правопорядка.

Протокол заседания коллегии ведется и оформляется общим отделом.

Организация исполнения принятых коллегией документов возлагается на соответствующие структурные подразделения.

Контроль за исполнением решений коллегии осуществляется организационно-контрольным отделом.

5. Малый Совет администрации города

Малый Совет администрации города является совещательным органом, призванным обеспечить коллегиальное рассмотрение отдельных "узких" вопросов деятельности администрации в целом или ее структурных подразделений.

В состав Малого Совета администрации города входят заместители главы администрации.

Председателем Малого Совета является глава администрации.

Периодичность заседания Малого Совета - один раз в неделю, а также по мере необходимости.

Работа Малого Совета строится на основе месячного плана работы. Формирование плана осуществляется организационно-контрольным отделом на основе предложений заместителей главы администрации города.

Подготовку заседаний Малого Совета обеспечивают отделы: организационно-контрольный, общий и по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий. По итогам заседания Малого Совета общим отделом оформляется протокол с указанием мероприятий, сроков исполнения и ответственных за исполнение. Контроль за выполнением протокола осуществляет общий отдел.

6. Аппарат администрации города

Аппарат администрации города осуществляет организационное, аналитическое, правовое, документационное, информационное, финансовое, материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города.

Аппарат администрации организует подготовку проектов распорядительных документов и контроль за их выполнением, разработку перспективных и текущих планов работы, заседаний коллегии и Малого Совета администрации, совещаний руководителей администрации, оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям города в организации их деятельности, осуществляет хранение документов предприятий и учреждений всех форм собственности.

Структурные подразделения администрации действуют на основании положения о структурном подразделении.

Сотрудники аппарата администрации назначаются на должности и освобождаются от должности распоряжением главы администрации по представлению руководителей структурных подразделений и курирующих заместителей главы администрации.

Сотрудники структурных подразделений администрации, наделенных правом юридического лица, назначаются на должности и освобождаются от должности приказом руководителя структурного подразделения.

Должностной оклад, квалификационный разряд и надбавки за квалификационный разряд и особые условия муниципальной службы устанавливает глава администрации города.

Изменение квалификационного разряда осуществляется по инициативе муниципального служащего, ходатайства руководителя структурного подразделения и по результатам аттестации или квалификационного экзамена муниципального служащего.

Руководство организацией работы аппарата, координацию работы структурных подразделений в вопросах организации делопроизводства и документооборота, обеспечения сохранности документов осуществляет заместитель главы - руководитель аппарата администрации города.

Права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в администрации города, определяются законодательством РФ, Законом Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области", положением о структурном подразделении и должностными инструкциями.

Для предварительного рассмотрения и подготовки отдельных вопросов, относящихся к ведению администрации города, а также в целях содействия выполнению нормативных правовых актов, рассмотрению жалоб и заявлений граждан, главой администрации и его заместителями могут создаваться постоянно действующие или временные комиссии из работников аппарата, предприятий и учреждений города, по согласованию с их руководителями.

Проекты распоряжений главы администрации города о Положении о структурном подразделении администрации, создаваемых постоянно действующих комиссиях при администрации города вносятся руководителем соответствующего структурного подразделения, визируются курирующим заместителем главы администрации, организационно-контрольным и юридическим отделами. Само Положение о структурном подразделении подписывается руководителем структурного подразделения.

Должностные обязанности членов комиссии при администрации города, работающих на постоянной основе, утверждаются заместителем главы администрации - председателем комиссии.

7. Организация работы сотрудников администрации города

Режим работы аппарата администрации города определяется распоряжением главы администрации. Работу сотрудников администрации города, учет их рабочего времени организуют руководители структурных подразделений, руководствуясь действующим трудовым законодательством и правовыми актами главы администрации города.

Должностная инструкция руководителя структурного подразделения утверждается, в зависимости от подчиненности, заместителем главы администрации.

Должностные инструкции работников структурных подразделений, определяющие их права, обязанности и ответственность, утверждаются их руководителем. Должностные инструкции доводятся до сведения работников (под роспись).

Сотрудники администрации города через управление по взаимодействию с общественными организациями и органами правопорядка содействуют средствам массовой информации в получении ими необходимых достоверных сведений о жизнедеятельности города, информируют граждан о своей деятельности.

Работники аппарата не имеют права разглашать конфиденциальную информацию, ставшую им известной по роду деятельности в аппарате администрации.

За нарушения трудовой дисциплины, режима работы и требований, определенных настоящим Регламентом, работники администрации могут быть привлечены к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

8. Порядок подготовки и оформления документов в администрации города

Делопроизводство в администрации города ведется в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 6.30-2003 N 65-ст "УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации г. Липецка, утверждаемой распоряжением главы администрации.

Печать, бланки документов администрации г. Липецка имеют изображение герба г. Липецка.

Структурные подразделения администрации, выполняющие государственные функции, имеют круглую печать и соответствующие бланки с изображением герба Российской Федерации.

Структурные подразделения администрации, муниципальные предприятия и учреждения могут иметь круглую печать со своим наименованием, соответствующие бланки с изображением герба г. Липецка.

9. Порядок печатания и размножения документов

Все материалы для печатания оформляются с учетом требований Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города. Рукописные материалы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны, тщательно откорректированы и завизированы руководителем или заместителем руководителя соответствующего структурного подразделения. Документы печатаются в порядке поступления рукописей. Срочные документы по указанию начальника общего отдела печатаются безотлагательно.

Размножение постановлений, распоряжений и других документов производится на множительных машинах в течение 2-х дней.

На документе, подлежащем размножению, указывается необходимое количество копий и ставится подпись руководителя подразделения. Очередность выполнения множительных работ определяется начальником общего отдела, срочные документы размножаются безотлагательно. При необходимости изготовления 50 и более копий одного документа руководитель структурного подразделения согласует заявку с заместителем главы - руководителем аппарата администрации г. Липецка и передает ее на исполнение в комитет по информационным технологиям и аналитическому обеспечению.

Стенографированием, в необходимых случаях, обеспечиваются заседания коллегии администрации. Стенографирование ведет сотрудник общего отдела.

10. Порядок работы электронной почты и факсимильной связи

Официальным адресом электронной почты администрации города является адрес: munitcom@cominfo.lipetsk.ru

В администрации города прием электронных копий документов и отправка осуществляются в течение рабочего дня специалистом общего отдела.

По электронной почте производится направление документов в органы государственной власти области, структурные подразделения администрации города и другие организации, имеющие адрес электронной почты.

В структурных подразделениях администрации города, при наличии адреса электронной почты, ее работу обеспечивают ответственные операторы электронной почты.

Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.

Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

Подготовка документов и другой информации для отправки по электронной почте осуществляется в соответствии с Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации г. Липецка.

Оператор электронной почты отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале регистрации электронной почты. После отправки электронная копия на дискете возвращается исполнителю.

После получения уведомления о получении документа оператор электронной почты указывает в журнале регистрации электронной почты дату, время, фамилию должностного лица, подтвердившего получение.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.

При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в общем отделе и вместе с файлами передается адресату.

При получении электронного сообщения оператор электронной почты:

- распечатывает электронную копию на бумагу в 1 экз.;

- регистрирует в журнале регистрации электронной почты;

- передает копию документа на бумажной основе для регистрации и передачи адресату;

- в случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.

После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.

Оперативная передача и прием информации по электронной почте осуществляется общим отделом.

Документы, полученные и отправленные электронной почтой, обрабатываются в обычном порядке.

Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (по указанию главы администрации, его заместителей). Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи ведется общим отделом в установленном порядке с добавлением в регистрационном штампе отметки "факс".

11. Организация документооборота

Порядок прохождения и исполнения входящих документов. Основные процессы работы с входящими документами заключаются в следующем:

- прием и первоначальная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение по руководителям администрации, ее структурных подразделений;

- передача по назначению;

- рассмотрение руководством администрации;

- доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;

- контроль за исполнением;

- возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.

Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:

- составление и печатание проекта документа;

- согласование и подписание;

- регистрация;

- помещение второго экземпляра документа в дело.

- оформление конвертов и отправка документов;

- контроль исполнения;

Ответы на письма за подписью главы администрации, его заместителей готовят соответствующие структурные подразделения администрации города. Второй экземпляр ответа визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, а при необходимости - курирующим заместителем главы администрации. Ответ вместе с первоначальным документом возвращается в общий отдел.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство.

Учет объема документооборота.

Учет объема документооборота осуществляется в секторе делопроизводства и протокола общего отдела.

Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям и корреспондентам. Данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) в секторе делопроизводства и протокола общего отдела и по итогам полугодия и года докладываются руководству администрации города.

Режим работы сектора делопроизводства и протокола:

8.30 - 15.30 - прием и обработка корреспонденции, электронной почты, выдача подписанных документов;

8.30 - 10.30 - возврат просмотренной (подписанной) главой администрации и заместителями главы администрации корреспонденции.

14.30 - 17.00 - рассылка корреспонденции главе администрации, заместителям главы и в структурные подразделения:

14.30 - 17.30 - работа с документами, формирование электронного архива документов;

Срочные документы принимаются, обрабатываются и передаются на рассмотрение, подпись и исполнение безотлагательно.

12. Регистрация документов

Регистрация документов в администрации города проводится с целью фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Документы, не подлежащие регистрации, определены Инструкцией о ведении делопроизводства.

В общем отделе регистрируются:

- корреспонденция исходящая от главы администрации и его заместителей;

- корреспонденция входящая для главы администрации, его заместителей;

- постановления и распоряжения главы администрации, его заместителей (за исключением распоряжений по личному составу, которые регистрируются в секторе кадров организационно-контрольного отдела).

- договоры и соглашения, заключаемые между администрацией г.Липецка и предприятиями и организациями различных форм собственности, физическими лицами;

- предложения, заявления и жалобы граждан.

13. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю в администрации города подлежат:

- документы вышестоящих органов власти и управления;

- постановления и распоряжения главы администрации, его заместителей;

- решения коллегии администрации;

- решения городского Совета депутатов;

- служебные письма;

- обращения граждан;

- поручения главы администрации, его заместителей.

В администрации города контроль осуществляют организационно-контрольный и общий отделы, а в структурных подразделениях - руководители и лица, ответственные за работу с контрольными документами.

Организационно-контрольный отдел осуществляет контроль за ходом исполнения нормативных правовых документов администрации Липецкой области, постановлений и распоряжений глав администраций области и города, с отметкой "контроль", решений коллегии администрации города и городского Совета депутатов.

Общий отдел осуществляет контроль за исполнением служебных писем и обращений граждан, поступающих в администрацию.

Контроль за исполнением прямых поручений главы администрации осуществляют заместители главы администрации или руководители структурных подразделений администрации.

Сроки исполнения нормативных правовых документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших из других организаций, учреждений и предприятий - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов органов государственной власти и управления Российской Федерации, Инструкции о ведении делопроизводства. Индивидуальные сроки устанавливаются главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Если определение сроков исполнения документа затруднено, то сроком исполнения является один календарный год со дня его подписания.

Промежуточный контроль за исполнением нормативного правового документа с отметкой "контроль" ведется по итогам полугодия, если иное не оговорено в тексте.

Контроль за исполнением нормативных правовых документов с отметкой "контроль" осуществляют ответственные работники структурных подразделений администрации города, муниципальных предприятий и учреждений в должностной инструкции которых определена ответственность за работу с контрольными документами. Организационно-контрольным отделом ежеквартально готовится перечень документов с отметкой "контроль", стоящих на контроле в структурных подразделениях администрации, и направляется руководителям структурных подразделений и заместителям главы администрации, курирующим эти структурные подразделения.

В соответствии со сроками исполнения правовых документов с отметкой "контроль" главы администрации города, решений коллегии исполнители обязаны представлять в организационно-контрольный отдел в письменном виде информацию. Информация о ходе исполнения документа оформляется на бланке структурного подразделения за подписью руководителя, с указанием фамилии и телефона исполнителя. При исполнении документа, исполнитель ходатайствует о внесении предложения главе администрации города о снятии документа с контроля или его продлении.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения документируются (проставляется новый срок, дата изменения и подпись) и они вносятся в регистрационные формы - журнал регистрации документов и регистрационную карточку. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только глава администрации или его заместитель, подписавший этот документ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после его выполнения и документированного подтверждения об исполнении заинтересованными подразделениями или лицами.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Упреждающую информацию о ходе выполнения правового документа с отметкой "контроль" администрации или главы администрации Липецкой области готовят структурные подразделения администрации, ответственные за исполнение этого документа, в соответствии со сроками, определенными ежеквартальным Перечнем контрольных документов, стоящих на контроле в организационно-контрольном отделе и структурных подразделениях администрации. Информация оформляется в 2-х экземплярах на бланке главы администрации города с указанием адреса управления организационно-контрольной и кадровой работы администрации области и за подписью главы администрации и представляется в сектор контроля и проверки исполнения организационно-контрольного отдела администрации города. Второй экземпляр информации визируется руководителем и курирующим заместителем главы администрации, в соответствии с распределением обязанностей.

Информации по запросам управления организационно-контрольной и кадровой работы администрации Липецкой области о ходе выполнения правовых документов администрации или главы администрации Липецкой области с отметкой "контроль" готовятся в сроки, определенные запросом и резолюцией главы администрации города, но не позднее чем за 3 дня до направления информации в адрес администрации Липецкой области.

Информации о ходе выполнения решения сессии городского Совета депутатов готовят структурные подразделения в 2-х экземплярах. Один экземпляр за подписью главы администрации города через канцелярию общего отдела направляют на имя председателя горсовета, второй экземпляр в организационно-контрольный отдел для сведения о выполнении контрольного решения сессии, с указанием фамилии и телефона исполнителя.

Проверка хода исполнения нормативных правовых документов с отметкой "контроль" осуществляется промежуточно и по истечении срока исполнения. Данные о ходе и результатах исполнения документов учитываются и обобщаются по итогам полугодия и года организационно-контрольным отделом.

14. Работа исполнителей с документами

Руководители структурных подразделений обеспечивают рассмотрение документов в день их поступления, оперативное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) главе администрации, его заместителю или руководителю структурного подразделения, подготовку ответа и пересылку адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование, готовит список рассылки.

При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе или отдельном листе бумаги: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

При наличии нескольких исполнителей основной исполнитель указывается первым. Основному исполнителю высылается первый экземпляр документа, а соисполнителям передаются копии. Соисполнители ответственны за своевременный, качественный анализ и достоверность информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.)

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и объективность информации, использованной при подготовке документа.

15. Работа по личному приему и с письменными обращениями граждан

Работа с письменными и устными обращениями граждан ведется в соответствии с Законом Липецкой области "Об обращениях граждан".

Личный прием граждан производится главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений. График приемов составляется общим отделом и утверждается главой администрации города.

В соответствии с утвержденными графиками заместители главы администрации и руководители структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений проводят выездные приемы граждан по личным вопросам. Подготовку выездных приемов, обработку документов и контроль за исполнением обращений осуществляют главные специалисты приемных заместителей главы администрации и лица, отвечающие за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях.

Граждане, лично обратившиеся в городскую администрацию, направляются в сектор по работе с обращениями граждан общего отдела для предварительной беседы и записи на прием к должностным лицам.

Поступившие в администрацию города заявления, предложения, жалобы, (обращения) граждан регистрируются в секторе по работе с обращениями граждан общего отдела и передаются в соответствующие приемные. Начальник общего отдела администрации города, работники приемных обеспечивают сроки первичного рассмотрения обращений граждан.

Обращения граждан рассматриваются главой администрации города, его заместителями в 5-тидневный срок и с соответствующими резолюциями, письма и жалобы граждан передаются в сектор по работе с обращениями граждан для дальнейшей обработки, наиболее важные из них, по указанию руководителей администрации, ставятся общим отделом на контроль.

После внесения в регистрационные карточки содержания резолюций письма рассылаются исполнителям.

Заявления и жалобы разрешаются в сроки до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки, подлежат разрешению безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления в орган, обязанный разрешить вопрос по существу.

Если для разрешения жалобы требуется более длительное время, то, в порядке исключения, срок ее разрешения может быть продлен руководством администрации, но не более, чем на один месяц. Решение о продлении срока должно быть сообщено лицу, подавшему заявление или жалобу, а также в вышестоящий орган, если жалоба находится у него на контроле. О продлении срока делается отметка в карточке.

За 5 дней до срока исполнения стоящих на контроле обращений граждан сотрудники сектора напоминают исполнителям о необходимости своевременной подготовки ответа с пометкой в регистрационной карточке.

Ответы на обращения граждан за подписью главы администрации города или его заместителей готовят структурные подразделения, визируют и возвращают вместе с жалобой в сектор по работе с обращениями граждан. Сотрудники сектора передают проект ответа на подпись главе администрации города, его заместителям, а после подписания делают запись в регистрационной карточке и направляют ответ заявителю.

В соответствии с резолюцией главы администрации или заместителей главы ответы на обращения могут подписывать руководители структурных подразделений.

Сектор по работе с обращениями граждан общего отдела ежемесячно подготавливает цифровые данные о рассмотрении поступивших в администрацию обращений граждан и ежеквартально - аналитические справки.

Жалобы, заявления граждан и документы по их рассмотрению хранятся в секторе по обращению граждан в течение 5 лет, а затем после экспертизы передаются в архивный отдел.

16. Подготовка и передача дел на хранение в архивный отдел

Законченные делопроизводством дела по завершении текущего года подлежат оформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно-технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений администрации при методической помощи и под контролем архивного отдела.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со специальной документацией. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В соответствии с Положением об Архивном фонде Липецкой области и архивах по истечении 5 лет дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений администрации города передаются на дальнейшее хранение в архивный отдел.

Структурные подразделения администрации города при передаче документов 2002 года и последующих годов на хранение в архивный отдел передают вместе с документами на бумажных носителях их электронные копии.

По решению объединенной экспертно-проверочной и методической комиссии архивного отдела срок передачи дел на хранение в архивный отдел может быть продлен или сокращен.

Прием документов и дел в архивный отдел осуществляется по акту в соответствии с графиком приема-передачи.

График ежегодно согласовывается со структурными подразделениями администрации города и утверждается заместителем главы - руководителем аппарата администрации г. Липецка.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (по согласованию с архивным отделом).

Структурные подразделения администрации ежегодно представляют в архивный отдел паспорт о количестве хранящихся в ведомственном архиве дел постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Обеспечение сохранности переданных на постоянное и долговременное хранение документов и дел, их государственный учет и всестороннее использование в интересах граждан и города возлагается на архивный отдел.

17. Планирование работы администрации

Для разработки перспективного плана работы коллегии администрации, заместители главы администрации на основе предложений структурных подразделений ежегодно в декабре месяце направляют в организационно-контрольный отдел предложения для обобщения и формирования перспективного плана работы коллегии.

После рассмотрения главой и заместителями главы администрации поступивших предложений, перспективный план вносится организационно-контрольным отделом на утверждение главы администрации - председателя коллегии.

Работа по исполнению перспективного плана работы коллегии осуществляется организационно-контрольным отделом.

Перспективный план или план основных направлений деятельности разрабатывается структурными подразделениями ежегодно, до 1 февраля текущего года, по форме:

Перспективный план или план основных направлений деятельности подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается курирующим заместителем главы администрации города.

Перспективный план работы отдела по работе с населением утверждается председателем комитета по работе с населением соответствующего округа.

Структурные подразделения администрации г. Липецка, имеющие статус юридического лица, взаимодействующие с муниципальными предприятиями и учреждениями до 01.09. текущего года предоставляют в комитет по экономике и прогнозированию план развития соответствующей муниципальной отрасли на очередной год.

Комитет по экономике и прогнозированию до 05.10. формирует проект сводного плана развития муниципального сектора экономики г. Липецка на очередной год и направляет его на рассмотрение заместителю главы администрации курирующему вопросы экономики и финансов.

После принятия бюджета городским Советом депутатов структурные подразделения администрации, имеющие статус юридического лица, в течение 2-х недель обязаны внести коррективы в план развития отраслей муниципального сектора экономики города и представить его копию комитету по экономике и прогнозированию.

Комитет по экономике и прогнозированию на основании представленных структурными подразделениями администрации с правом юридического лица планов развития муниципальных отраслей, каждый текущий год в течение 4-х недель после утверждений бюджета городским Советом депутатов, разрабатывает и представляет на утверждение главы администрации сводный план развития муниципального сектора экономики.

По истечении 5 лет структурные подразделения администрации (главные управления, управления, комитеты, отделы) подлинный экземпляр перспективного плана на основании описи передают на постоянное хранение в муниципальный архив.

Текущий план работы структурных подразделений разрабатывается структурными подразделениями администрации на каждый последующий месяц до 25 числа текущего месяца по форме:

Текущий план подписывается руководителем структурного подразделения.

Текущий план проведения основных мероприятий администрации города формируется организационно-контрольным отделом на основе предложений структурных подразделений.

Об основных мероприятиях плана проведения основных мероприятий в администрации города ответственное лицо структурного подразделения сообщает письменно или устно в организационно-контрольный отдел не позднее 25-28 числа текущего месяца.

После обобщения полученных от структурных подразделений мероприятий на последующий месяц организационно-контрольный отдел представляет не позднее 30-31 числа текущего месяца на утверждение главы администрации план проведения основных мероприятий в администрации города на следующий месяц и после его утверждения через общий отдел рассылает заместителям главы администрации, заинтересованным структурным подразделениям.

Руководитель структурного подразделения (отдела, комитета, управления, главного управления) администрации города обязанности по разработке текущих и перспективных планов работы подразделения возлагает на своего заместителя или вменяет в обязанности других подчиненных работников.

При подготовке отдельных крупных мероприятий составляются планы этих мероприятий, которые подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения и утверждаются главой или заместителем главы администрации.

18. Организация работы с кадрами

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Законами Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области", "О реестре муниципальных должностей Липецкой области", "О денежном содержании и социальных гарантиях муниципальных служащих муниципальной службы Липецкой области" муниципальные служащие администрации города представляют в кадровые службы администрации города при поступлении на муниципальную службу следующие документы:

- личное заявление на имя главы администрации с визами руководителя структурного подразделения и курирующего заместителя главы администрации с ходатайством об установлении размера должностного оклада, ежемесячной надбавки за особые условия муниципальной службы, присвоении квалификационного разряда;

- документ, удостоверяющий личность (предъявляют);

- трудовую книжку;

- документы, подтверждающие соответствующее образование;

- документы о наличии государственных наград;

- справку из налоговой инспекции о соблюдении ограничений, связанных с замещением муниципальной должности;

- медицинское заключение о состоянии здоровья;

- страховое свидетельство Государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу.

При поступлении на работу немуниципальных служащих и работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности администрации г. Липецка, документы предоставляются согласно Трудовому кодексу РФ. На заявлении немуниципального служащего или технического работника руководитель структурного подразделения ходатайствует об установлении ежемесячных надбавок к должностному окладу в соответствии с распоряжениями главы администрации г. Липецка от 31.05.2002 N 653-р "Об упорядочении оплаты труда отдельных категорий работников в администрации г. Липецка" или от 06.03.2001 N 289-р "Об оплате труда водителей администрации г. Липецка".

При переводе, увольнении предоставляются соответствующие заявления с визами руководителя структурного подразделения и курирующего заместителя главы администрации.

При уходе в отпуск руководители структурных подразделений представляют в сектор кадров организационно-контрольного отдела соответствующее заявление с визой заместителя главы администрации. Все остальные работники администрации города представляют в кадровые службы администрации города заявления с визой руководителя структурного подразделения.

Сектор кадров организационно-контрольного отдела администрации города готовит проекты распоряжений о приеме на работу, увольнении, переводе, уходе в отпуск, командировании муниципальных служащих в т.ч. первых руководителей структурных подразделений и других работников администрации.

Структурные подразделения администрации г. Липецка, наделенные правом юридического лица, ведут прием, переводы, увольнение работников, текущее делопроизводство по кадрам самостоятельно в соответствии с законодательством РФ, Законом Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области".

Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих замещаемым должностям, а также для решения вопроса о присвоении муниципальному служащему квалификационного разряда, согласно Закону Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области" проводится аттестация или квалификационный экзамен в соответствии с Положением о порядке проведения аттестации государственных служащих и Положением о присвоении и сохранении квалификационных разрядов муниципальным служащим.

В этих целях организационно-контрольный отдел готовит и вносит на утверждение главы администрации г. Липецка проект распоряжения о проведении аттестации, квалификационного экзамена муниципальных служащих и формирует необходимые документы для их проведения: список муниципальных служащих, подлежащих аттестации или квалификационному экзамену, отзыв о муниципальном служащем установленной формы, копии должностных инструкций, списки документов, используемых в работе, аттестационный или квалификационный листы.

Организационно-контрольный отдел, совместно с кадровыми службами структурных подразделений, наделенных правом юридического лица, вносит на рассмотрение Совета по вопросам муниципальной службы, предложения о внесении изменений в Реестр муниципальных должностей администрации г. Липецка, по стажу муниципальной службы муниципальных служащих, дающего право на получение надбавки за выслугу лет, дополнительного оплачиваемого отпуска, на назначение пенсии и доплаты к ней, выплату денежного вознаграждения при уходе на пенсию.

В соответствии с распоряжениями главы администрации города сектор кадров организационно-контрольного отдела совместно с отделом бухгалтерского учета вносят предложения по разработке или изменению штатного расписания администрации города, а также готовят документы для оформления государственной пенсии и доплаты к государственной пенсии муниципальным служащим; государственной пенсии работникам по техническому обеспечению деятельности администрации.

Ежегодно в феврале месяце руководители структурных подразделений администрации города направляют в организационно-контрольный отдел, согласованный с курирующим заместителем главы администрации, список резерва кадров на руководителя и заместителя руководителя структурного подразделения по прилагаемой форме:

На основании представленных сведений организационно-контрольный отдел формирует список резерва кадров на должности руководителей и заместителей руководителей структурных подразделений администрации города и направляет его на утверждение главе администрации.

Руководители структурных подразделений администрации города, имеющие в своем подчинении муниципальные предприятия или учреждения, формируют резерв кадров на руководителей и заместителей руководителей подведомственных муниципальных предприятий или учреждений по прилагаемой выше форме и представляют его на утверждение курирующему заместителю главы администрации.

В соответствии с Указом Президента РФ от 15.05.97 N 484 и ст. 12 Закона Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области" ежегодно с 1 января по 1 апреля муниципальные служащие администрации г. Липецка подают в налоговую инспекцию по месту жительства декларацию о доходах и об имуществе. Справка с отметкой налоговой инспекции представляется в сектор кадров организационно-контрольного отдела и кадровые службы структурных подразделений, наделенных правом юридического лица.

Ежегодно до 10 декабря руководители структурных подразделений администрации города направляют в сектор кадров организационно-контрольного отдела графики отпусков работников отделов, комитетов, управлений (без права юридического лица), утвержденные курирующим заместителем главы администрации. Сектор кадров организационно-контрольного отдела составляет график отпусков заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации и направляет его на утверждение главе администрации города, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, согласно Трудовому кодексу РФ.

Ежегодно в декабре месяце структурные подразделения администрации, осуществляющие взаимодействие с предприятиями и учреждениями города независимо от формы собственности, представляют в сектор кадров организационно-контрольного отдела сведения о юбилейных датах предприятий и учреждений города и их руководителей, на основании которых формируется единый перечень юбилейных дат на календарный год.

19. Деловые совещания

Деловые совещания, встречи, приемы и семинары проводятся по указанию главы администрации, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Вызов приглашенных, подготовку необходимых документов и помещения к совещанию осуществляют соответствующие управления, комитеты, отделы.

Место и время проведения совещания согласовывается при необходимости с курирующим заместителем главы администрации.

О дате и времени проведения совещаний в большом или малом залах помещения администрации заблаговременно ставится в известность начальник отдела по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий.

Совещания, проводимые по указанию главы администрации, готовятся соответствующими структурными подразделениями и заместителями главы администрации.

Глава администрации еженедельно по понедельникам проводит оперативные совещания с руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений по вопросам обеспечения жизнедеятельности города и выполнения своих поручений, итоги которого оформляются протоколом. Учет присутствия на совещании руководителей структурных подразделений и муниципальных предприятий и учреждений, протокол и контроль за его исполнением осуществляет общий отдел.

Заместителями главы администрации проводятся оперативные совещания:

- с руководителями управлений, комитетов, отделов - еженедельно, по отдельным планам;

- с руководителями муниципальных учреждений и предприятий - по отдельным планам.

При проведении производственных совещаний по проблемам отраслей городского хозяйства оповещение, подготовку необходимых документов, протоколирование осуществляют соответствующие структурные подразделения аппарата.

После проведения совещания соответствующие структурные подразделения аппарата оформляют протокол. Выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителям на следующий день после его проведения.

Контроль за исполнением поручений осуществляют соответствующие структурные подразделения администрации, которые информируют руководителей, проводивших совещание.

20. Порядок предварительного рассмотрения документов, связанных
с награждением государственными наградами Российской Федерации,
и награждения Почетными грамотами, Благодарственными письмами,
памятными адресами, ценными подарками или денежными премиями

Предварительный порядок рассмотрения документов, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации, производится согласно Положению о государственных наградах Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 года N 442 (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 6 января 1999 года N 19, с изменениями и дополнениями от 09.05.99, 21.10.99, 02.03.2000, 27.06.2000) и Указом Президента РФ от 30.12.95 N 1341 (с изменениями и дополнениями от 25.01.96, 28.05.97, 30.03.98, 21.10.99, 02.03.2000, 09.04.01) "Об установлении почетных званий Российской Федерации, утверждении положений о почетных званиях и описания нагрудного знака к почетным званиям Российской Федерации".

С ходатайством о награждении государственными наградами Российской Федерации обращаются коллективы предприятий, учреждений и организаций любых форм собственности, органы местного самоуправления.

Руководители предприятий, учреждений и организаций направляют ходатайство с прилагающимися документами о награждении на согласование в администрацию г. Липецка.

Организационно-контрольный отдел, после проверки наградных документов на правильность их оформления в соответствии с требованием вышеназванных Указов Президента Российской Федерации, вносит документы о награждении на комиссию по рассмотрению вопросов, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации при администрации г. Липецка.

По итогам заседания комиссии организационно-контрольным отделом оформляется протокол.

При положительном решении комиссии по государственным наградам, наградные документы направляются организационно-контрольным отделом на подпись главе администрации города, а затем вместе с протоколом комиссии в отдел государственной службы и кадровой работы управления организационно-контрольной и кадровой работы администрации Липецкой области.

Награждение трудового коллектива или работников предприятия, учреждения города совместной Почетной грамотой или Благодарственным письмом администрации и городского Совета депутатов, Почетной грамотой или Благодарственным письмом администрации города производится на основании ходатайств руководителей предприятий и учреждений города, а также заместителей главы администрации и руководителей структурных подразделений администрации, осуществляющих взаимодействие в работе с ними, и резолюции главы администрации.

Награждение трудового коллектива, руководителя предприятия или учреждения города памятным приветственным адресом, денежной премией или ценным подарком, производится на основании ходатайств заместителей главы администрации и руководителей структурных подразделений, осуществляющих взаимодействие в работе с данным предприятием или учреждением, и наличия резолюции главы администрации.

Ходатайства о награждении Почетной грамотой, Благодарственным письмом, памятным приветственным адресом, ценным подарком или премией вносятся в общий отдел не позднее 2-х недель до дня вручения.

Все ходатайства структурных подразделений администрации, учреждений, предприятий или организаций о награждении Почетной грамотой, Благодарственным письмом, ценным подарком или премией согласовываются с заместителем главы администрации, осуществляющими взаимодействие с предприятием, учреждением или организацией.

Текст ходатайства должен отражать фамилию, имя, отчество, должность (профессию) награждаемого лица, полное юридическое наименование организации, предприятия, учреждения, а также содержать точную формулировку основания для награждения.

Проекты совместных распоряжений главы администрации и председателя городского Совета депутатов или распоряжений главы администрации о награждении Почетными грамотами или Благодарственными письмами вносятся организационно-контрольным отделом и визируются начальником юридического отдела, а проекты распоряжений главы администрации о награждении денежной премией или ценным подарком визируются также начальником управления финансов.

Подготовку текста памятного приветственного адреса в честь юбилейных дат работников структурных подразделений администрации города или руководителей предприятий и учреждений, осуществляет руководитель структурного подразделения, взаимодействующего с данным предприятием или учреждением.

Подготовку текста памятного приветственного адреса в честь юбилейных дат руководителей структурных подразделений администрации города, а также пенсионеров из числа бывших руководителей города и руководителей области осуществляет организационно-контрольный отдел.

Изготовление Почетных грамот и Благодарственных писем, текстов памятных приветственных адресов осуществляется комитетом по информационным технологиям и аналитическому обеспечению на основании распоряжения главы администрации или визы заместителя главы - руководителя аппарата администрации города.

Приобретение ценных подарков осуществляется отделом по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий.

Копии нормативных правовых документов о награждении Почетными грамотами или Благодарственными письмами, тексты приветственных адресов в комитет по информационным технологиям и аналитическому обеспечению передаются общим отделом.

Изготовленные Почетные грамоты, Благодарственные письма, памятные приветственные адреса комитетом по информационным технологиям и аналитическому обеспечению направляются в общий отдел для дооформления и подписания главой администрации города и председателем городского Совета депутатов.

Вопросы вручения Почетных грамот, Благодарственных писем, памятных приветственных адресов согласовываются с главой администрации города общим отделом.

21. Организация дежурства в администрации города

Дежурство в приемной главы администрации города Липецка ведется в рабочие дни с 7.30 до 20.00 часов, выходные и праздничные дни с 8.00 до 17.00 часов главными специалистами приемной главы администрации. Дежурные о всех сообщениях и принятых мерах делают записи в журнале.

На выходные и праздничные дни, в соответствии с утвержденным главой администрации графиком, назначается дежурный из числа заместителей главы или руководителей структурных подразделений администрации. График дежурства составляется общим отделом на каждый месяц, подписывается заместителем главы - руководителем аппарата администрации и утверждается главой администрации. Дежурство осуществляется на рабочем месте с 8.00 до 16.00 часов.

График дежурства водителей легковых автомашин ежемесячно (до 25 числа) составляется отделом по материально-техническому обеспечению и эксплуатации зданий и утверждается главой администрации. Водитель дежурной автомашины к 8.00 прибывает в администрацию города и поступает в распоряжение дежурного.