Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Красноярска

Приложение

к Распоряжению администрации г.Красноярска

от 7 мая 2014 г. N 150-P

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Красноярска

С изменениями и дополнениями от:

29 октября 2014 г., 23 мая 2016 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Государственными стандартами Российской Федерации Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", федеральным, краевым законодательством, нормативными правовыми актами города в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, исполнению, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Красноярска (далее - администрация города) документов, в том числе в форме электронных документов.

1.2. При работе с документами, образующимися в деятельности администрации города и поступившими в администрацию города, используется система электронного документооборота.

1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства в администрации города осуществляется управлением делами администрации города.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей органов администрации города.

1.4. Руководитель органа администрации города определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, их сохранность, информирование руководства о состоянии их исполнения, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, проводится в соответствии с положениями Инструкции и с учетом требований федерального законодательства в области защиты конфиденциальной информации.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа администрации города.

1.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя.

1.8. Работники администрации города несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.9. В Инструкции используются следующие основные понятия: бланк документа - лист бумаги стандартного размера с идентифицирующими автора официального документа реквизитами;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в установленном порядке и включенная в документооборот;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

информационный киоск администрации города - программный комплекс, размещенный в терминальных устройствах, имеющих сенсорную панель;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения;

обращения - изложенные в письменной или устной форме заявления, предложения, жалобы, ходатайства граждан;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

портал (далее - Портал) - внутренний информационный WEB-ресурс корпоративной сети администрации города;

регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - документ системы электронного документооборота, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота (далее - СЭД) - комплекс программно-технических средств, обеспечивающих автоматизированный документооборот в администрации города Красноярска;

служба делопроизводства - структурное подразделение (отдел) либо отдельные работники органов администрации города, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в данных органах;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, зарегистрированный в СЭД;

электронный документооборот - система автоматизации документооборота, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях.

II. Правила оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы органов администрации города, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков - угловой и продольный.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

2.1.2. В администрации города используются следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк правового акта: постановления, распоряжения администрации города, распоряжения руководителя администрации района в городе, приказа руководителя органа администрации города;

бланк письма - угловой и продольный.

Состав видов бланков, применяемых в администрации города, утверждается правовым актом администрации города. Шаблоны общего бланка и бланков писем размещены на Портале в разделе "Документационное обеспечение". Шаблоны бланков правовых актов размещены в подсистеме "Правовые акты" в СЭД.

2.1.3. Общий бланк используют для изготовления внутренних документов администрации города, в том числе внутренних служебных писем.

Общий бланк не применяется при подготовке правовых актов и исходящих служебных писем.

Реквизиты общего бланка администрации города: герб города Красноярска; наименование органа местного самоуправления; дата документа.

Место составления или издания документа не указывается, так как включено в название органа.

2.1.4. Реквизиты бланка правового акта: герб города Красноярска;

наименование органа местного самоуправления либо органа администрации города;

наименование вида правового акта.

2.1.5. Реквизиты бланка письма: герб города Красноярска; наименование органа;

справочные данные об органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, официального сайта и др.);

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет) (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

дата, регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

2.1.6. Письма администрации города, подписываемые Главой города, первыми заместителями Главы города, заместителями Главы города, направляемые за рубеж, в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, известным и заслуженным деятелям и организациям по вопросам инвестиционных, финансовых, имущественных, правовых взаимоотношений, выполняются на бланках писем, изготовленных в типографии цветной печатью и пронумерованных.

Корреспонденция Главы города указанным адресатам оформляется в таких случаях на бланках цветной печати с изображением над гербом города золотой пятибашенной статусной короны, корреспонденция первых заместителей Главы города, заместителей Главы города - на бланках цветной печати, не содержащих изображения статусной короны.

Письма Главы города, заместителей Главы города, руководителей органов администрации города, направляемые иным адресатам, оформляются на бланках черно-белой печати, не имеющих учетных номеров и выполненных средствами компьютерной техники или оперативной полиграфии.

2.1.7. Изготовление, хранение, выдачу и контроль за использованием цветных нумерованных бланков осуществляет управление делами администрации города.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.8. Документы, издаваемые от имени двух или более органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.2. Общие требования к оформлению документов

2.2.1. Общие требования к оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями настоящей Инструкции.

2.2.2. Документы печатаются с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman N 14 (для правовых актов - N 15) и одинарного межстрочного интервала. Текст выравнивается по ширине. Полужирный шрифт не применяется.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет следующие размеры полей и колонтитулов:

верхнее и нижнее поле - 2,0 см;

левое поле - 3,0 см (для правовых актов - 3,5 см);

правое поле - 1,0 см;

колонтитулы: верхний и нижний - 1,27 см.

2.2.4. Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.

2.2.5. К оформлению приложений к документу в виде текста предъявляются те же требования, что и к основному документу.

2.2.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется. Документы с приложениями имеют сквозную нумерацию.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

2.2.7. Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов в администрации города устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: герб города Красноярска;

наименование органа местного самоуправления, органа администрации города;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

гриф согласования;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа (резолюция);

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о конфиденциальности;

отметка "Срочно";

отметка о поступлении документа;

идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты могут размещаться одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизита);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

2.3.2. Герб города Красноярска.

Изображение герба города помещают на бланках правовых актов и официальных писем.

2.3.3. Наименование органа местного самоуправления, органа администрации города - реквизит, входящий в состав бланка установленного образца, обозначающий орган, издавший документ.

2.3.4. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа (постановление, распоряжение, приказ) либо указывается исполнителем при подготовке документа (договоры, протоколы и т.д.).

Наименование вида документа не указывается в письмах.

2.3.5. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органа" и "Справочные данные", обозначая его с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

2.3.6. Справочные данные.

Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

2.3.7. Адресат.

Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным лицам, физическим лицам.

Реквизит "Адресат" оформляется в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8,0-9,0 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "Адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже); наименование органа администрации города (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже); указание инициалов и фамилии (в дательном падеже); указание почтового адреса.

Пример:

Правительство Красноярского края

Министерство экономики

и регионального развития

Если документ отправляют в несколько однородных органов администрации города, их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

в городе Красноярске

При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии. Инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

Генеральному директору

ООО "Европа"

А.В.Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Кравцову И.П.

ул.Промышленная, д.5, кв.12,

г.Красноярск, 660032

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес.

Пример:

КГБУК "Красноярский краевой

краеведческий музей"

ул.Дубровинского, д.84,

г.Красноярск, 660049

Допускается отделять почтовый адрес от наименования организации (инициалов, фамилии) либо инициалы, фамилию должностного лица от наименования его должности дополнительным интервалом.

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом. Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый из четырех экземпляров такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.

При направлении писем постоянным адресатам (высшие органы государственной власти Российской Федерации и Красноярского края) их почтовый адрес не указывается.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

2.3.8. Датой документа является:

дата регистрации (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в следующей последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками.

Пример:

11.11.2011

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в следующей последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом.

Пример:

11 ноября 2011 года или 11 ноября 2011 г.

Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа в этом случае является дата подписания его последним органом.

2.3.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению органа администрации города индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрация документов начинается с начала календарного года.

Регистрационный номер документа, составленного двумя или более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на листах бумаги без бланка, регистрационный номер проставляется в соответствии с требованиями, установленными для определенного вида документа.

2.3.10. Наименование документа.

Наименование документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм.

Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа и должно согласовываться с наименованием вида документа, например:

Постановление (о чем?) "Об утверждении Положения о порядке размещения временных сооружений на территории города Красноярска". Письмо (о чем?) "О представлении информации".

Должностная инструкция (кого?) ведущего специалиста.

Наименование формируется, как правило, с помощью отглагольных существительных: "Об отмене...", "О выделении...", "О назначении...".

Не рекомендуется ограничивать наименование документа только указанием объекта (подразделения, лица и т.д.), по поводу которого издается документ, без обозначения характера предписываемых действий (например: "О Петрове Н.И.", "Об отделе бухгалтерского учета").

Наименование документа оформляется в границах, отведенных для размещения данного реквизита, может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы в наименованиях документов не допускаются.

Наименование в служебных письмах располагается через 2-3 межстрочных интервала после реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", печатается от левой границы текстового поля флаговым способом без абзацного отступа.

2.3.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа

адресанта входит в состав реквизитов бланка письма и размещается под регистрационным номером документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

2.3.12. Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от наименования документа 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы, графика, карты, схемы, графического изображения или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например: разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

В случаях когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта, печатают с абзацного отступа, после символа сноски ее текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается:

именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество;

словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы;

словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), характеризующей несколько объектов по ряду признаков.

К таблицам, имеющим книжную ориентацию, применяются те же параметры страницы, что и к тексту документа, к имеющим альбомную

- следующие:

верхнее поле - 3,0 см, для правовых актов - 3,5 см;

нижнее поле - 1,0 см;

левое и правое поля - от 1,0 до 2,0 см;

колонтитулы: верхний и нижний - 1,27 см.

В таблицах применяются следующие размеры шрифта: текста - Times New Roman N 14, цифровых значений - Times New Roman от N 14 до 12.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

В многостраничных таблицах на первой странице обязательно проставляется нумерация граф, которая переносится на последующие страницы, а если таблица содержит большое число граф, то целесообразно переносить наименование граф на каждую последующую страницу.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф допускается в исключительных случаях.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы после запятой. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Цифровые и словесные показатели в таблице набирают на уровне первой строки боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

2.3.13. Отметка о наличии приложений.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных письмах отметка о приложении (слово "Приложение") печатается с прописной буквы без кавычек от левой границы текстового поля без абзацного отступа под текстом письма. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через межстрочный интервал флаговым способом.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение о... на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо управления делами администрации города от 17.12.2013 N 236-уд и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

В случае если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, оно оформляется следующим образом:

Приложение: съемный носитель информации (дискета, флэш-диск, CD-диск, DVD-диск).

Отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал (0,8 межстрочного интервала для правовых актов). Все составные части реквизита размещают флаговым способом на расстоянии 9,0-10,0 см от левой границы текстового поля (для книжного формата расположения текста) и 18,0-19,0 см от левой границы текстового поля (для альбомного формата расположения текста).

Если в тексте документа указано несколько приложений, они нумеруются (например: "приложение 1", "приложение 2"), Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Пример:

Приложение 2

к распоряжению администрации города

от 16.12.2013 N 289-р

Приложение должно иметь наименование.

2.3.14. Подпись должностного лица.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля флаговым способом через 1 межстрочный интервал (для правовых актов - через 0,8 межстрочного интервала).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля, например:

Заместитель Главы города -

руководитель департамента финансов Подпись И.О. Фамилия

Подпись отделяется от последней строки текста либо от реквизита "Отметка о наличии приложения" 2-3 интервалами.

Внесение в подписанные документы правок и дополнений не разрешается.

Если документ подготовлен на официальном бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

Например, подпись должностного лица на бланке, имеющем реквизит "Наименование органа администрации города", оформляется следующим образом:

Руководитель управления Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Заместитель Г лавы города - Заместитель Г лавы города -

руководитель департамента руководитель департамента

муниципального имущества транспорта

и земельных отношений

Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами разных по статусу должностей подписи располагаются, как правило, в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель управления кадровой политики

и организационной работы Подпись И.О. Фамилия

Начальник отдела административных платежей,

планирования и контроля Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных рабочей группой, комиссией, иным совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель

рабочей группы Подпись И.О. Фамилия

Секретарь

рабочей группы Подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используются.

Служебные письма подписываются руководителем или его заместителями в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае в реквизите "Подпись" указывается "Исполняющий обязанности... (должность лица в родительном падеже)", например:

Исполняющий обязанности

заместителя Главы города -

руководителя департамента

городского хозяйства Подпись И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.3.15. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от верхней границы текстового поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава города

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами, например:

УТВЕРЖДАЮ                      УТВЕРЖДАЮ

Директор МАУ "Красноярский     Директор МАУ "Городской дворец

городской дворец культуры"     культуры "Кировский"

Подпись И.О. Фамилия           Подпись И.О. Фамилия

При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

протоколом конкурсной комиссии

от 21.03.2013 N 20

Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа, например: устав - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал на расстоянии 9,0-10,0 см от левой границы текстового поля (для книжного формата расположения текста) и 18,0-19,0 см от левой границы текстового поля (для альбомного формата расположения текста).

2.3.16. Согласование проекта документа оформляется, как правило, двумя способами - грифом согласования или визой на документе.

2.3.17. Гриф согласования документа - реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другом органе (организации) и его согласии с содержанием документа, состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа либо организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его даты, индекса, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор государственного образовательного

учреждения высшего профессионального

образования "Сибирская аэрокосмическая

академия им. академика М.Ф. Решетнева"

Подпись И.О. Фамилия

23.04.2013

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо КГКУ "Государственный архив Красноярского края"

от 03.02.2013 N 01-15-155

Внешнее согласование документа может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или указанием документа, в котором зафиксировано согласие с содержанием проекта документа. При этом в самом документе перед подписью указывается: "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

Гриф согласования располагается ниже реквизитов "Отметка о наличии приложения", "Подпись", "Оттиск печати", в нижней части листа документа.

2.3.18. Виза.

Визирование проекта документа является его согласованием внутри администрации города.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителем заинтересованного подразделения, руководителями финансовых, экономических, юридических служб и т.п.

Виза включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату визирования, например:

Руководитель юридического управления

Подпись И.О. Фамилия

25.11.2013

Визы располагаются ниже реквизита "Подпись должностного лица" в нижней части последнего листа документа либо на отдельном листе согласования, прилагаемом к проекту документа.

Допускается полистное визирование документа и приложений к нему в целях защиты от возможной замены листов.

Представляемые на подпись руководителю проекты служебных писем также должны иметь визы согласования. Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта служебного письма, обеспечивает согласование проекта письма. Виза проекта письма включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату.

Виза проставляется на лицевой стороне в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка.

Согласование проектов писем осуществляется в срок не более 1 рабочих дней с даты их поступления.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на согласование.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Заместитель Главы города-

руководитель департамента

финансов

Подпись И.О. Фамилия

05.08.2013

Отказ от визирования не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка:

С проектом не согласен,

замечания прилагаются.

Заместитель Главы города -

руководитель департамента

экономики

Подпись И.О. Фамилия

06.09.2013

Замечания прилагаются на отдельном листе.

Визирование проекта документа проводится до подписания его должностным лицом.

2.3.19. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных правовыми актами администрации города. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.3.20. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии подлиннику документа на последнем листе копии, на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слова: "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Копия верна

Наименование должности

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Если копия документа состоит из нескольких листов, то она сшивается, на оборотной стороне последнего листа копии документа делается отметка о количестве листов, указывается наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Подпись должностного лица заверяется печатью.

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа с использованием реквизита "Отметка о заверении копии".

Отметка о заверении копии может проставляться оттиском соответствующего штампа.

Копия документа может заверяться печатью, определяемой по усмотрению органа администрации города.

Копии документов заверяются руководителем органа или уполномоченным им должностным лицом.

2.3.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя (полностью), номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой стороны последнего листа документа в две строки шрифтом Times New Roman N 12 через 1 межстрочный интервал, например:

Фамилия Имя Отчество

226-00-00

В служебных письмах в качестве исполнителя указывается лицо, непосредственно подготовившее проект письма.

2.3.22. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А6. Образец оформления бланка резолюции приведен в приложении 1 к настоящей Инструкции.

Указания по исполнению включают: инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

P.P. Корпенко

Т.К. Сидорову

Прошу подготовить

информацию к 15.12.2014.

Дата Подпись

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

На документе не должно быть более четырех резолюций.

2.3.23. Отметка о контроле документа.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или оттиском штампа "Контроль" и проставляется в верхнем правом углу первого листа документа специалистами службы делопроизводства.

2.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении, слова "В дело", подпись руководителя или заместителя руководителя органа администрации города, который принимает решение об исполнении документа, и дату.

Пример:

Ответ 02-4/588 от 05.02.2014. В дело.

Иванова, 08.02.2014

или

Решено межведомственной комиссией,

протокол от 12.03.2014.

В дело. Чернова, 15.03.2014

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "Направлен ответ, дата, номер", "Дан устный ответ", "Вопрос решен по телефону" (указываются номер телефона абонента, с кем решался вопрос, его фамилия, дата, время, когда совершались переговоры) и т.п.

Информация об устном исполнении документа приводится, если необходимость письменной формы ответа не предусмотрена законодательством.

Реквизит помещается на нижнем поле страницы документа, ниже реквизита "Отметка об исполнителе".

2.3.25. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.3.26. Отметка "Срочно".

При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка "Срочно".

Отметка "Срочно" проставляется на документах, в которых указан срок исполнения не более 3 дней, на свободном месте в правом верхнем углу документа.

2.3.27. Отметка о поступлении документа в администрацию города проставляется при его регистрации в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, включающего наименование органа администрации города, регистрационный номер и дату поступления документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости - часы и минуты.

2.3.28. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа" представляет собой отметку, проставляемую в левом нижнем углу последней страницы (каждой страницы) документа, содержащую наименование файла на электронном носителе, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в органе администрации города, например:

ЗИ/2014-5260 (1)

или

76022-2014 (1) ПРОЕКТ

III. Подготовка и издание правовых актов

3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов

3.1.1. В администрации города издаются постановления и распоряжения администрации города, подписываемые Главой города, распоряжения администрации города, подписываемые заместителями Главы города, распоряжения и приказы руководителей администраций районов в городе, а также приказы руководителей иных органов администрации города в пределах установленных полномочий (далее - правовые акты).

3.1.2. Подготовка и оформление проектов правовых актов осуществляется органами администрации города либо должностными лицами, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос (далее - разработчики проектов), в соответствии с Регламентом администрации города, Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению проектов правовых актов администрации города, а также требованиями настоящей Инструкции.

3.1.3. При разработке проекта правового акта необходимо: обеспечивать соответствие проекта Конституции Российской Федерации, федеральным законам, законам Красноярского края и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, Красноярского края, Уставу города Красноярска, иным правовым актам города Красноярска;

соотносить содержащиеся в проекте правовые нормы, поручения с нормами ранее изданных по данному вопросу правовых актов в целях исключения дублирования и противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, не допуская возможности его произвольного толкования;

обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в проекте наименований организаций;

определять в тексте конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

не допускать включения в текст проекта положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции.

3.1.4. Ответственность за целесообразность подготовки, содержание и оформление проекта правового акта несет разработчик проекта.

3.1.5. Для согласования к подготовленному проекту правового акта прилагаются:

копии документов, послуживших основанием для принятия правового акта (письма, поручения, протоколы, ранее принятые правовые акты, договоры, соглашения и т.д.) при их наличии; замечания, заключения согласующих органов; копии правовых актов, в которые вносятся изменения (при больших объемах правового акта допускается прилагать неполные экземпляры, состоящие из первой и последней страниц, а также страниц, содержащих пункты правового акта, в которые вносятся изменения).

К проектам нормативных правовых актов прилагается пояснительная записка, содержащая обоснование необходимости его принятия, характеристику целей и задач, решаемых при принятии данного правового акта, подписываемая руководителем органа администрации города, подготовившего проект. При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.1.6. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием шрифта Times New Roman N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое поле составляет 3,5 см, правое - 1,0 см и нижнее - 2,0 см, колонтитулы (верхний и нижний) - 1,27 см. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2,0 см.

При оформлении текста проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания с использованием шрифта Times New Roman N 12.

3.1.7. Правовые акты администрации города имеют следующие реквизиты: "Герб города", "Наименование органа местного самоуправления, органа администрации города", "Наименование вида акта (постановление, распоряжение или приказ)", "Дата и номер регистрации", "Наименование правового акта", "Текст", "Подпись", "Приложение" (при наличии).

3.1.8. Реквизиты "Герб города", "Наименование органа местного самоуправления, органа администрации города", "Наименование вида акта" печатаются автоматически при воспроизведении бланка соответствующего документа в СЭД.

3.1.9. Дата регистрации проставляется после подписания правового акта, располагается у левой границы текстового поля ниже реквизита "Наименование вида акта", оформляется цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (группы цифр разделяются точкой, год обозначается четырьмя цифрами, слово "год" или буква "г." не проставляются).

3.1.10. Регистрационный номер проставляется после подписания правового акта, располагается на одном уровне с реквизитом "Дата" у правой границы текстового поля.

Регистрационный номер состоит из знака "N " и арабских цифр, обозначающих его порядковый номер.

3.1.11. Наименование правового акта печатается на расстоянии 8,0-9,0 см от верхнего края листа с прописной буквы.

Наименования постановлений и приказов печатаются от левой границы текстового поля без абзацного отступа и выравниваются по левому краю. Каждая строка наименования не должна превышать 28 знаков.

Если наименование постановления или приказа превышает 140 знаков (пять строк), то его располагают по центру текстового поля (центрованным способом).

Наименования распоряжений печатаются центрованным способом.

Наименование правового акта, состоящее из двух и более строк, печатается через 0,8 межстрочного интервала. Точка в конце наименования не ставится. Переносы в наименованиях правовых актов не допускаются.

Наименование к проекту правового акта должно кратко и точно отражать его содержание и соответствовать наименованию в листе согласования (при наличии листа согласования).

При изменении наименования проекта правового акта в процессе согласования разработчик проекта прилагает письмо на имя руководителя органа, в состав которого входит служба делопроизводства, с мотивировкой изменения и формулировкой нового наименования проекта.

Наименование правового акта заключает в себе ответ на вопрос "О чем (о ком)?".

3.1.12. Текст правового акта отделяется от наименования 2-3 интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине).

Каждый абзац текста правового акта начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см от левой границы текстового поля.

Запрещается выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий полужирным шрифтом, подчеркиванием, курсивом или иным способом. Исключение составляют наименование вида документа-приложения (первое слово наименования приложения) и написание фамилии, имени, отчества в правовых актах по личному составу, которые выделяются прописными буквами.

3.1.13. Текст правового акта состоит, как правило, из вступительной (преамбулы) и постановляющей (распорядительной) частей.

Во вступительной части излагаются цели и задачи предписываемых действий, фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания акта.

Если основанием для издания правового акта является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законодательных и исполнительных органов власти Красноярского края, города Красноярска, то в преамбуле указывается вид документа, его дата, номер, название.

Преамбула в проектах постановлений, приказов завершается словами "ПОСТАНОВЛЯЮ" или "ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанными прописными буквами с новой строки от левой границы текстового поля без абзацного отступа, после них ставится двоеточие и далее с новой строки излагается постановляющая (распорядительная) часть.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (в распоряжениях, приказах).

3.1.14. Каждый пункт правового акта содержит законченную мысль и включает, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга или обращены к одному субъекту.

В пунктах постановляющей (распорядительной) части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами вручную (применение нумерованного списка не допускается) и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

При наличии приложений к правовому акту в соответствующих пунктах текста проекта правового акта на них делаются ссылки "согласно приложению", "(приложение...)".

3.1.15. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, подписывающего правовой акт, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 0,8 межстрочного интервала. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Пример:

Руководитель

управления делами Подпись И.О. Фамилия

При подписании правовых актов используется шариковая ручка с чернилами синего или фиолетового цвета. Не допускается использование гелевых ручек, а также чернил черного цвета.

3.1.16. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Наименование правового акта", "Текст" и "Подпись" при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице.

3.1.17. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Нумерация страниц приложения является "сквозной", то есть продолжает нумерацию страниц основного документа, порядковые номера страниц проставляются в соответствии с пунктом 3.1.6 настоящей Инструкции.

При указании в тексте правового акта ссылок "согласно приложению", "(приложение...)" на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение" и указывается вид правового акта.

Все составные части реквизита выравниваются по левой границе места расположения реквизита и печатаются через 0,8 межстрочного интервала на расстоянии 9,0-10,0 см от левой границы текстового поля (для книжного формата расположения текста) либо 18,0-19,0 см (для альбомного формата расположения текста).

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака "N ", например:

Приложение

к постановлению (распоряжению)

администрации города

от ____________________ N ______________

или

Приложение 1

к приказу руководителя управления делами

от ____________________ N ______________

Дата и номер проставляются при регистрации правового акта.

3.1.18. Если правовым актом утверждаются документы, являющиеся самостоятельными нормативными актами (например, уставы или изменения в них), то в правом верхнем углу первого листа приложения располагаются слова (без кавычек): "УТВЕРЖДЕН (-Ы) постановлением (распоряжением) администрации города от ________ N ___________" (дата и номер проставляются при регистрации акта), а в тексте постановления (распоряжения) при этом на наличие прилагаемого к акту документа указывает слово "(прилагается)" либо "(прилагаются)", например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации города

от______________ N __________

Страницы текста такого прилагаемого к правовому акту документа сохраняют самостоятельную нумерацию.

Строки реквизита "Гриф утверждения документа" в проектах правовых актов печатаются через 0,8 межстрочного интервала.

3.1.19. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 0,8 межстрочного интервала. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.д.). Заголовок приложения отделяется от строки с датой и номером правового акта 2-3 интервалами. Текст приложения отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

3.1.20. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с прописной буквы центрованным способом (относительно границ текста), от текста разделов отделяются одинарными межстрочными интервалами. Заголовки, состоящие из двух и более строк, печатаются через 0,8 межстрочного интервала. Точка в конце заголовка раздела не ставится.

Нумерация разделов оформляется римскими цифрами, пунктов - арабскими цифрами с точкой, подпунктов - арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

Нумерация разделов, а также пунктов приложения должна быть сквозной. Недопустима отдельная нумерация пунктов каждого раздела.

3.1.21. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Приложения в виде таблиц большого объема оформляются отдельным файлом в программах Word и Excel. Требования к оформлению отметок о приложении и названий приложений одинаковые для всех программ.

Графы и строки таблицы должны иметь наименования (заголовки), выраженные именами существительными в именительном падеже. Точка в конце наименований (заголовков) граф и строк не ставится.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице либо графы таблицы на первой странице нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В таблицах допускается, при необходимости, применение уменьшенного размера шрифта (N 12-14).

Цифровые и текстовые показатели граф таблицы располагают на уровне первой строки боковика таблицы.

К таблицам, созданным в книжном формате, применяются те же параметры страниц, что и к тексту основного документа, к таблицам в альбомном формате - следующие:

верхнее поле - 3,5 см;

нижнее поле - 1,0 см;

левое и правое поля - от 1,0 до 2,0 см;

колонтитулы (верхний и нижний) - 1,27 см.

Состав комиссии, рабочей группы, иного совещательного органа оформляется в виде таблицы со скрытыми границами, состоящей из трех граф:

1-я - графа - фамилия, инициалы;

2-я - графа - тире;

3-я - графа - должность.

Пример:

Иванов И.И. - депутат Красноярского городского Совета депутатов (по согласованию).

3.1.22. В тексте приложений могут использоваться примечания и сноски.

Примечание - дополнительное пояснение к тексту, которое располагается непосредственно в тексте, обозначается словом "Примечание", начинается с абзацного отступа (1,25 см), пишется с прописной буквы и отделяется от текста примечания точкой, например:

Примечание. Работы должны быть выполнены в соответствии с требованиями СНиП 3.06.03-85 "Автомобильные дороги".

Если примечаний несколько, они обозначаются словом "Примечания", которое начинается с абзацного отступа (1,25 см), после него ставится двоеточие. Текст каждого примечания начинается с новой строки с абзацного отступа, нумеруется арабскими цифрами, например:

Примечания:

1. Работы по лотам должны быть выполнены своевременно и с надлежащим качеством.

2. Перечень работ может быть изменен.

Знак сноски указывается звездочкой или арабской цифрой.

Сноски задаются автоматически (вкладка "Ссылка" - "Сноски"), располагаются в конце той страницы, на которой напечатан текст, отмеченный символом сноски, и оформляются следующим образом: символ сноски печатается с абзацного отступа, после символа сноски ее текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок. При большем количестве сносок применяется концевая сноска, которая размещается в конце раздела либо в конце приложения.

Сноска к положениям, изложенным в таблице, располагается после таблицы.

3.1.23. Проекты приложений подписываются руководителем либо заместителем руководителя органа, внесшего проект, или курирующим деятельность органа заместителем Главы города до передачи проекта на техническую доработку в службу делопроизводства.

В проектах правовых актов, прошедших техническую доработку и подготовленных к подписанию, приложения заканчиваются горизонтальной чертой, расположенной по ширине текста. Приложения, текст которых заканчивается таблицей, черты не имеют.

3.1.24. Пояснительная записка к проекту правового акта печатается на листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

Наименование пояснительной записки должно включать в себя наименование вида документа (пояснительная записка) и полное наименование проекта правового акта, к которому она подготовлена.

Наименование пояснительной записки печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Допускается выделять слова "пояснительная записка" полужирным шрифтом и/или печатать прописными буквами. Точка в конце наименования не ставится.

Текст пояснительной записки отделяется от наименования 2-3 интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

3.1.25. Проект правового акта создается разработчиком на бумажном носителе, а также в подсистеме "Правовые акты" в СЭД.

Для создания проекта правового акта в СЭД разработчик создает и заполняет РКК проекта правового акта. Указанная процедура включает:

1) заполнение информации "Вид документа", "Заголовок", "Подпись", "Исполнители" (с указанием ответственного и непосредственных разработчиков);

2) заполнение информации раздела "Связи" в случае, если проект правового акта связан (изменяет, дополняет, отменяет и т.д.) с другим правовым актом или иным документом (если СЭД не позволяет установить связь с документом автоматически, системой предусмотрена возможность установления связи вручную);

3) прикрепление в разделе "Содержание" электронного образа правового акта, пояснительной записки и иных документов в электронной форме (в отдельных файлах);

4) если правовой акт подлежит публикации в средствах массовой информации и/или размещению на официальном сайте администрации города, то в РКК правового акта делается отметка "Общедоступный" и "Подлежит публикации";

5) заполнение значения реквизитов закладки "Рассылка".

Адресаты рассылки правовых актов указываются в РКК проекта правового акта двумя способами:

с использованием кнопки "Из списка" - если правовой акт подлежит рассылке в органы и структурные подразделения органов администрации города (как в электронном, так и в бумажном виде);

с использованием кнопки "Поиск" - если правовой акт рассылается на бумажном носителе сторонним организациям посредством почтовой связи. В таком случае в строке "Запрос" печатается юридически закрепленное название организации-адресата, осуществляется выбор из списка и подтверждение названия и адреса.

В рассылке правовых актов, подлежащих официальному опубликованию в средствах массовой информации, указывается департамент информационной политики администрации города; подлежащих размещению в правовых информационно-справочных системах - указываются необходимые адресаты.

В рассылке правовых актов за подписью Главы города (кроме распоряжений временного хранения и по личному составу) указывается контрольный отдел департамента Главы города администрации города.

Для правовых актов, рассылаемых через СЭД в электронном виде, в колонке с указателем рассылки устанавливается цифра "О", для рассылки на бумажном носителе указывается количество бумажных копий.

Указатель рассылки, размещенный в РКК документа, и указатель рассылки бумажного листа согласования должны быть идентичны.

3.1.26. Ответственность за правильность заполнения РКК правового акта возлагается на разработчика проекта правового акта.

3.2. Согласование проектов правовых актов

3.2.1. Подготовленные и оформленные в установленном порядке проекты правовых актов проходят процедуру согласования.

Порядок и сроки согласования проектов правовых актов определяются Регламентом администрации города.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

3.2.2. Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта правового акта должностным лицам, участвующим в согласовании.

3.2.3. Параллельное согласование предусматривает направление копий проекта правового акта одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование осуществляется до представления проекта правового акта на согласование в юридическое управление администрации города либо юридическую службу органа администрации города, наделенного правами юридического лица.

3.2.4. Согласование проекта приказа руководителя органа администрации города осуществляется путем проставления визы:

разработчиком, внесшим проект;

специалистами юридической службы и других подразделений, в компетенцию которых входит согласование по вопросу, изложенному в приказе;

помощником руководителя;

специалистом службы делопроизводства.

3.2.5. Визы располагаются в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа проекта приказа. Список подразделений органа, в которые предполагается разослать копии приказа после его подписания, с указанием необходимого количества экземпляров размещается на оборотной стороне последнего листа проекта приказа либо на отдельном листе, прилагаемом к проекту.

3.2.6. Согласование проекта постановления, распоряжения должностными лицами осуществляется путем проставления визы согласования в листе согласования.

Должностное лицо, осуществляющее правовую экспертизу проекта, согласовывает его путем проставления визы в листе согласования, а также на каждом листе проекта.

Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта правового акта, осуществляет его согласование первым.

3.2.7. Лист согласования состоит из лицевой и оборотной сторон.

На лицевой стороне указывается вид документа, его наименование, фамилия, инициалы, должность, телефон разработчика (заместителя руководителя, начальника отдела органа, ответственного за разработку проекта), а также приводится перечень должностных лиц, которыми будет проведено согласование проекта правового акта.

На оборотной стороне размещается список рассылки копий правового акта должностным лицам, органам, организациям, учреждениям, которым будет направлена копия правового акта после подписания, номер проекта в СЭД, фамилия, имя, отчество (полностью), должность, телефон специалиста, непосредственно осуществлявшего подготовку текста проекта правового акта, даты передачи проекта на техническую доработку и на подписание (в случаях, предусмотренных абзацем вторым пункта 3.2.9 настоящего раздела Инструкции, также указывается время).

Образец листа согласования размещается на Портале в разделе "Документационное обеспечение" и является обязательным для использования разработчиками проектов правовых актов.

3.2.8. В случае проведения параллельного согласования лист согласования состоит из нескольких страниц, которые нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны (допускается от руки), при этом каждая страница должна содержать идентичные реквизиты:

наименование вида правового акта;

наименование проекта правового акта;

фамилию, инициалы и наименование должности разработчика;

наименование должности, фамилию, инициалы и визу согласования должностного лица, ответственного за подготовку правового акта;

перечень должностных лиц, участвующих в согласовании проекта правового акта.

При невозможности размещения перечня всех участников согласования на одной странице листа согласования допускается передавать на параллельное согласование листы с указанием только должности, фамилии, инициалов, визы и даты (в случаях, предусмотренных абзацем вторым пункта 3.2.9 настоящего раздела Инструкции, также времени) согласования должностного лица, ответственного за подготовку правового акта, и должности, фамилии, инициалов должностного лица, которому передается на согласование проект правового акта. В таком случае для информирования согласующих лиц об остальных участниках согласования их перечень прикладывается на отдельном листе в простой текстовой форме.

3.2.9. В листе согласования указывается дата передачи проекта правового акта должностному лицу на согласование и дата согласования проекта правового акта должностным лицом.

При согласовании проектов правовых актов по вопросам введения для соответствующих органов управления и сил городского звена территориальной подсистемы единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций Красноярского края режима повышенной готовности или режима чрезвычайной ситуации, введения особого противопожарного режима в листе согласования указывается также время передачи проекта правового акта должностному лицу на согласование и время согласования им проекта правового акта.

3.2.10. Ответственность за оформление листа согласования проекта правового акта (в том числе за указание дат, а в случаях, предусмотренных пунктом 3.2.9 настоящего раздела Инструкции, времени согласования), наличие обязательных документов, прилагаемых к проекту, а также за соблюдение установленных сроков согласования возлагается на разработчика проекта правового акта.

3.2.11. Внесение замечания (заключения) по проекту правового акта оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (заключения) включает в себя слова, например: "С замечаниями", "Замечания прилагаются", "С заключением", личную подпись должностного лица, внесшего замечания (заключения), и дату.

Замечание (заключение) по проекту правового акта оформляется в виде отдельного документа, подписывается руководителем органа, вносящего замечание (заключение), и прилагается к проекту правового акта. Замечание (заключение) по проекту правового акта должно быть мотивировано.

3.2.12. Разработчик правового акта учитывает замечания (заключения) по проекту правового акта и вносит соответствующие изменения в проект либо оформляет письменные возражения и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (заключения).

В случае учета (снятия) замечаний (заключений) по проекту правового акта должностное лицо, внесшее замечания (заключения), в листе согласования делает отметку о том, что замечания (заключения) учтены (сняты), ставит личную подпись и дату.

3.2.13. В подразделение, осуществляющее правовую экспертизу проектов правовых актов, для согласования представляется итоговый экземпляр проекта правового акта, учитывающий замечания (заключения), внесенные должностными лицами, участвующими в согласовании проекта правового акта, и принятые разработчиком проекта.

3.2.14. После завершения согласования разработчик, при необходимости, вносит изменения в РКК и в содержание правового акта, обеспечивая идентичность версий текста правового акта на электронном и бумажном носителях, и проект направляется на техническую доработку.

Разработчик не может вносить изменения в РКК и содержание проекта правового акта, если он направлен на техническую доработку.

3.2.15. Техническая доработка проекта правового акта предполагает необходимое форматирование, корректорскую правку текста проекта правового акта и оформление его на бланке соответствующего вида правового акта (постановление, распоряжение, приказ).

3.2.16. Корректорская правка текстов проектов правовых актов осуществляется в целях обеспечения:

соответствия представленного текста проекта правового акта нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов;

устранения грамматических, орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок;

оформления проектов правовых актов в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией.

Корректорская правка проектов правовых актов проводится после проведения правовой экспертизы.

3.2.17. В случае выявления замечаний лингвистического характера служба делопроизводства самостоятельно вносит соответствующие изменения в части лингвистического оформления проекта правового акта. Устранение логических, фактических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании наименований и терминов осуществляется по согласованию с разработчиками проектов правовых актов, а также со специалистами, осуществляющими правовую экспертизу проектов.

3.2.18. После прохождения стадии технической доработки проекты правовых актов, распечатанные на бланках установленного образца, передаются соответствующим должностным лицам для подписания.

Делопроизводители технической доработки направляют проект правового акта в СЭД на подпись.

3.2.19. Проекты правовых актов, подписываемых Главой города, передаются отделом правовых актов управления делами администрации города на согласование первому заместителю Главы города - руководителю департамента Главы города, который направляет их на подписание Главе города.

3.3. Регистрация правовых актов и выпуск копий правовых актов

3.3.1. Все виды правовых актов после подписания направляются на регистрацию по месту издания.

Внесение каких-либо изменений в подписанные правовые акты не допускается.

Регистрация предусматривает присвоение документу даты и регистрационного номера.

Датой регистрации правового акта является дата подписания его уполномоченным должностным лицом.

Регистрация правовых актов производится в течение календарного года в порядке возрастания номеров раздельно для каждого вида правового акта.

Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу разделяются при регистрации в соответствии с установленными сроками их хранения.

К порядковым номерам правовых актов могут присоединяться буквенные индексы, обозначающие определенный вид правового акта. Перечень таких индексов утверждается руководителем органа, в состав которого входит служба делопроизводства, осуществляющая регистрацию правовых актов.

При регистрации правового акта порядковый номер и дата проставляются в СЭД в автоматическом режиме и переносятся в установленное место на правовой акт.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Красноярска от 29 октября 2014 г. N 376-P в пункт 3.3.2 подраздела 3.3 раздела III настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.2. Регистрацию постановлений и распоряжений, подписываемых Главой города, распоряжений, подписываемых заместителями Главы города, приказов руководителя управления делами и руководителя управления кадровой политики и организационной работы администрации города осуществляет отдел правовых актов управления делами администрации города.

Регистрацию приказов руководителей органов администрации города с правами юридического лица, распоряжений и приказов руководителей администраций районов в городе осуществляют службы делопроизводства соответствующих органов.

Регистрацию правовых актов, принимаемых по вопросам, вынесенным на рассмотрение суженных заседаний администрации города Красноярска, осуществляет мобилизационный отдел департамента Главы города администрации города.

3.3.3. Подлинники зарегистрированных правовых актов на бумажном носителе формируются в дела в течение года в порядке возрастания номеров по видам правовых актов и хранятся в службе делопроизводства органа администрации города до передачи в установленном порядке на архивное хранение.

Дело правового акта включает в себя:

подлинник правового акта;

приложения к правовому акту;

лист согласования;

пояснительную записку (при наличии);

письма, замечания, заключения (при наличии);

заключение (замечания) прокуратуры города Красноярска (при наличии);

письмо о направлении проекта правового акта в прокуратуру города Красноярска (при наличии).

Электронные оригиналы текстов и РКК правовых актов хранятся в СЭД в течение сроков, предусмотренных для хранения их подлинников на бумажном носителе.

Проект правового акта на бумажном носителе с визой должностного лица, осуществлявшего правовую экспертизу проекта, хранится в службе делопроизводства в течение одного года.

3.3.4. Зарегистрированные правовые акты рассылаются в электронном виде и в виде копий на бумажном носителе в соответствии со списком рассылки, указанным разработчиком проекта в РКК документа в СЭД и в бумажном листе согласования проекта.

Приложения являются неотъемлемой частью правового акта и подлежат рассылке в комплекте с правовым актом.

Получатель электронной версии правового акта при необходимости печатает бумажную версию этого документа, используя СЭД. Соответствие распечатанной на бумаге версии правового акта подлиннику документа удостоверяет идентификационный штамп (штрих-код), автоматически размещаемый системой при печати на каждом листе.

Копии правовых актов на бумажном носителе рассылаются адресатам в случае служебной необходимости в количестве экземпляров, определенном разработчиком проекта в списке рассылки. Дополнительные копии правовых актов на бумажном носителе выдаются службой делопроизводства по письменному запросу.

3.3.5. Постановления, распоряжения и приказы, изменяющие или дополняющие ранее принятые правовые акты, направляются тем же адресатам, кому направлялись ранее принятые.

3.3.6. Правовые акты, подлежащие официальному опубликованию, направляются средствами СЭД для размещения на официальном сайте администрации города и для публикации в средствах массовой информации.

3.3.7. Изданные нормативные правовые акты города в порядке и сроки, определенные законодательством, направляются службой делопроизводства в Администрацию Губернатора Красноярского края для включения в Регистр муниципальных нормативно-правовых актов.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Красноярска от 29 октября 2014 г. N 376-P пункт 3.3.8 подраздела 3.3 раздела III настоящего Приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.8. При обнаружении технических ошибок может быть произведена замена разосланных экземпляров правовых актов (за исключением правовых актов, которые были опубликованы в официальном печатном издании и (или) размещены на официальном сайте администрации города) только с разрешения руководителя органа администрации города, в состав которого входит служба делопроизводства, осуществляющая регистрацию правовых актов, на основании служебного письма.

Исправления в текст правового акта вносятся службой делопроизводства в электронном виде, исправленные листы распечатываются, при этом сохраняется нумерация страниц принятого правового акта.

Дело распорядительного документа (подлинник) дополняется листом (листами) с внесенными поправками.

Заверенные в установленном порядке копии измененного правового акта направляются тем же адресатам, которым был направлен первоначальный документ. На первой странице таких копий в правом верхнем углу делается надпись "Взамен разосланного".

При большом объеме изменяемого правового акта допускается рассылать копии отдельных листов с внесенными поправками.

В таком случае в правом верхнем углу копии листа правового акта с внесенными поправками делается надпись "Взамен разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждом) и указывается вид, дата и номер правового акта, в котором производится замена листов (при замене первой страницы вид, дату и номер указывать не обязательно).

3.3.9. Выпуск копий правовых актов осуществляется службой делопроизводства, производящей регистрацию правовых актов, в течение двух рабочих дней.

Копии правовых актов изготавливаются с применением копировально-множительной техники. При изготовлении копий многостраничных правовых актов допускается применение уменьшенного формата копирования и/или использование оборотной стороны листа (двустороннее копирование).

Верность копии подлиннику правового акта подтверждается посредством проставления в установленном месте синей печати "Для правовых актов" службой делопроизводства на каждом изготавливаемом экземпляре копии правового акта.

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и Красноярского края, при необходимости подтверждения верности копии подлиннику правового акта.

3.3.10. Оформление выписок из правовых актов предусматривает воспроизведение фрагмента содержания подлинного документа. Выписки из правовых актов оформляются на бланках правовых актов.

3.3.11. Выписка из правового акта включает в себя следующие реквизиты:

наименование вида документа - выписка;

дата, регистрационный номер правового акта;

наименование правового акта;

часть текста (необходимая структурная единица или ее часть) правового акта;

подпись;

оттиск печати;

отметка о заверении выписки - при необходимости.

3.3.12. Оформление реквизитов выписки из правового акта осуществляется в следующем порядке:

1) реквизит "Наименование вида документа" - выписка - располагается ниже реквизита "Наименование вида правового акта" по центру и печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 15 с применением полужирного начертания;

2) реквизиты "Дата", "Регистрационный номер", "Наименование правового акта" проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов в правовом акте, из которого делается выписка;

3) реквизит "Часть текста (необходимая структурная единица)" включает в себя:

преамбулу, которая, как правило, приводится полностью;

текст необходимой (требуемой) структурной единицы правового акта, а в случае необходимости оформления выписки из приложения - структурную единицу правового акта, содержащую ссылку на наличие приложения к правовому акту, а также заголовок к приложению и необходимую структурную единицу приложения;

пункт, включающий сведения об источнике официального опубликования правового акта (в случае опубликования правового акта);

пункт о порядке вступления в силу правового акта (при наличии);

4) реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего правовой акт, инициалы и фамилию, личную подпись и воспроизводится посредством копирования с подлинника правового акта, из которого делается выписка.

Верность выписки подлиннику правового акта подтверждается посредством проставления в установленном месте синей печати "Для правовых актов" службой делопроизводства на каждом изготавливаемом экземпляре выписки из правового акта;

5) реквизит "Отметка о заверении выписки" оформляется в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и Красноярского края, при необходимости подтверждения верности выписки подлиннику правового акта.

IV. Подготовка и оформление протоколов, поручений, перечней поручений

4.1. Подготовка и оформление протоколов

4.1.1. Протокол - документ, фиксирующий факт проведения Главой города, заместителями Главы города, руководителями органов администрации города, коллегиальными органами администрации города заседания (совещания), содержащий запись хода обсуждения вопросов, представленных тезисов докладов и выступлений и принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков их исполнения.

4.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других документов и материалов.

4.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то подготовка протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой "Для служебного пользования".

4.1.4. Ведение записи, сбор исходных материалов и оформление протоколов заседаний (совещаний), проводимых Главой города, руководителями органов администрации города, возлагается на специалистов органов администрации города, на которых возложена подготовка совещания (заседания).

Ведение записи, сбор исходных материалов и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов администрации города - на секретарей таких органов.

4.1.5. В зависимости от вида заседания (совещания), его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

полный протокол - фиксирует обсуждавшиеся вопросы, выступления участников, заданные вопросы, реплики, замечания, принятые решения и т.п.;

сокращенный протокол - фиксирует только принятые решения по итогам заседания (совещания).

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании (совещании), принимает председательствующий. Образец оформления сокращенного варианта протокола приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции.

4.1.6. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman N 14 с использованием одинарного межстрочного интервала.

Поля документа составляют:

левое-3,0 см;

правое - 1,0 см;

верхнее - 2,0 см;

нижнее - 2,0 см.

4.1.7. Обязательными реквизитами полного варианта оформления протокола являются:

"Вид документа" (ПРОТОКОЛ) - печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"Регистрационный номер" - печатается на уровне реквизита "Вид документа", состоит из печатного знака "N " и порядкового номера;

"Вид заседания (совещания)" - наименование вида заседания (совещания) и должности председательствующего или наименование совещательного органа в родительном падеже - печатается ниже реквизита "Вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пример:

ПРОТОКОЛ N 5

совещания рабочей группы по разработке

Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска

"Место проведения заседания (совещания)" - размещается через 1-2 межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)" у левой границы текстового поля без абзацного отступа;

"Время проведения заседания (совещания)" - размещается на том же уровне, что и реквизит "Место проведения заседания (совещания)", и выравнивается по центру;

"Дата протокола заседания (совещания)" - размещается на том же уровне, что и реквизит "Время проведения заседания (совещания)", цифровым способом (дд.мм.гггг) у правой границы текстового поля.

4.1.8. Протокол состоит из двух частей: вводной и основной.

4.1.9. Вводная часть протокола заседания (совещания) оформляется следующим образом:

слово "Председатель" или "Председательствующий" печатается через 1-2 межстрочных интервала после реквизита "Дата протокола заседания (совещания)" у левой границы текстового поля без абзацного отступа полужирным шрифтом. После него ставится двоеточие и на том же уровне печатаются фамилия и инициалы, должность председательствующего;

слово "Секретарь" печатается через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита полужирным шрифтом у левой границы текстового поля без абзацного отступа. После него ставится двоеточие и на том же уровне печатаются фамилия, инициалы, должность секретаря;

слово "Присутствовали" печатается через 1 межстрочный интервал после предыдущего реквизита полужирным шрифтом у левой границы текстового поля без абзацного отступа, после него ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих и наименования их должностей. Если количество присутствующих превышает 5 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: 11 человек (список прилагается).

Список присутствующих, сформированный отдельно от протокола, является неотъемлемой частью протокола.

Вводная часть протокола заседания (совещания) заканчивается изложением повестки заседания (совещания), содержащей перечень рассматриваемых вопросов.

Слова "Повестка заседания (совещания)" печатаются через 1-2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита у левой границы текстового поля полужирным шрифтом без абзацного отступа, в конце ставится двоеточие.

Далее с абзацного отступа печатается перечень рассматриваемых вопросов. Формулировка вопросов повестки заседания (совещания) начинается с предлогов "О" или "Об". Также приводятся фамилия, инициалы, должность докладчика. При наличии в повестке заседания (совещания) нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

4.1.10. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания (совещания). Текст основной части протокола заседания (совещания) отделяется от вводной части 1-2 межстрочными интервалами.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

Раздел протокола "СЛУШАЛИ" оформляется следующим образом: слово "СЛУШАЛИ" печатается у левой границы текстового поля без абзацного отступа прописными буквами полужирным шрифтом, после него ставится двоеточие. Далее с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается".

Раздел протокола "ВЫСТУПИЛИ" оформляется следующим образом: слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля без абзацного отступа прописными буквами полужирным шрифтом, после него ставится двоеточие. Далее с абзацного отступа приводятся фамилия и инициалы выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается".

Раздел протокола "РЕШИЛИ" оформляется следующим образом: слово "РЕШИЛИ" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля без абзацного отступа прописными буквами полужирным шрифтом, после него ставится двоеточие.

Далее с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Решение в тексте протокола формулируется точно, лаконично, в предписывающей форме: кому, что сделать и в какой срок. Если решение по вопросу повестки заседания (совещания) состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, например: 1.1, 1.2. Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и т.д.).

На следующей строке с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы ответственного за исполнение поручения протокола и срок исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется в виде приложения к протоколу.

4.1.11. В протокол заседания (совещания) может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за контроль исполнения поручений протокола в целом.

4.1.12. Утвержденные на заседаниях (совещаниях) документы, за исключением проектов правовых актов, прилагаются к протоколу заседания (совещания).

4.1.13. Реквизит "Подпись" отделяется от текста основной части протокола 2-3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля без абзацного отступа. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Протокол заседания (совещания) может быть подписан всеми его участниками, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы коллегиального органа администрации города, либо если такое решение было принято в ходе проведения заседания (совещания).

4.1.14. Фамилия, имя, отчество и номер телефона секретаря заседания (совещания) или исполнителя протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman N 12.

4.1.15. При оформлении протокола заседания (совещания) на двух и более страницах вторая и последующая страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, в нумерацию включается список присутствовавших лиц.

4.1.16. Протокол заседания (совещания) может быть завизирован. Порядок визирования определяется положением о коллегиальном органе администрации города, решением, принятым в ходе заседания (совещания), или председательствующим.

Визы проставляются на последней странице проекта протокола заседания (совещания) в нижней части листа ниже реквизита "Подпись", включают в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату.

Визирование проекта протокола заседания (совещания) может осуществляться как последовательно, так и параллельно.

Срок проставления визы не должен превышать 1 рабочего дня с даты направления проекта протокола заседания (совещания) на визирование.

4.1.17. Срок оформления проекта протокола заседания (совещания), включая визирование, не должен превышать 3 рабочих дней с даты его проведения.

4.1.18. Датой протокола заседания (совещания) является дата проведения заседания (совещания).

4.1.19. Образцы оформления протоколов заседаний (совещаний) приведены в приложениях 2, 3 к настоящей Инструкции.

4.1.20. Подписанный протокол заседания (совещания) подлежит регистрации в СЭД путем заполнения РКК.

Регистрация протоколов заседаний (совещаний) в СЭД ведется раздельно для каждого вида протокола. Виды протоколов определяются в органах администрации города в соответствии с номенклатурой дел.

Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера в пределах календарного года и может включать индекс вида протокола, проставляемый после порядкового номера через дефис, например:

ПРОТОКОЛ N 30-ап

аппаратного совещания, проведенного Главой города

или

ПРОТОКОЛ N 5

рабочего совещания, проведенного Главой города

При регистрации протокола заседания (совещания) порядковый номер проставляется в РКК в автоматическом режиме и переносится в установленное место на документ.

4.1.21. К РКК протокола прикрепляются сканированный подписанный протокол заседания (совещания).

4.1.22. Регистрация и рассылка протокола осуществляются в течение 1 рабочего дня с даты его подписания председателем.

4.1.23. Протоколы заседаний (совещаний) рассылаются с использованием СЭД на основании списка рассылки, сформированного исполнителем протокола и согласованного с председателем.

Для сторонних участников заседаний (совещаний) направляется копия протокола на бумажном носителе в течение 2 рабочих дней с даты его регистрации в СЭД.

4.1.24. Подлинник протокола заседания (совещания) хранится в службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

4.1.25. Выписка из протокола заседания (совещания) - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола заседания (совещания), относящейся к тому вопросу повестки заседания (совещания), по которому готовится выписка.

Выписка из протокола заседания (совещания) воспроизводит все обязательные реквизиты протокола заседания (совещания), вопрос повестки заседания (совещания), по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола заверяет секретарь заседания (совещания) или исполнитель протокола.

Образец оформления выписки из протокола заседания (совещания) приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции.

4.2. Подготовка и оформление поручений

4.2.1. Поручения Главы города, заместителей Главы города, руководителей органов администрации города, имеющие срочный характер исполнения, могут быть оформлены в виде отдельного документа.

4.2.2. Текст поручения содержит: основание поручения;

фамилию, инициалы и должность исполнителя; содержание поручения;

подпись должностного лица, выдавшего поручение; форму представления отчета об исполнении поручения; срок исполнения поручения.

4.2.3. Поручение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman N 14 с использованием одинарного межстрочного интервала.

Поля документа составляют:

левое - 3,0 см;

правое - 1,0 см;

верхнее - 2,0 см;

нижнее - 2,0 см.

4.2.4. Реквизитами поручения являются:

"Вид документа" (ПОРУЧЕНИЕ) - печатается полужирным шрифтом с прописной буквы и выравнивается по центру;

"Наименование должности, фамилия и инициалы лица, выдавшего поручение" - печатается в родительном падеже полужирным шрифтом через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита и выравнивается по центру, например:

ПОРУЧЕНИЕ N 3-дг

заместителя Главы города - руководителя департамента

градостроительства Фамилия И.О.

"Основание поручения" - печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа полужирным шрифтом, после ставится двоеточие. На следующей строке без абзацного отступа печатается текст основания.

Через 1 межстрочный интервал с абзацного отступа печатается слово "Кому" полужирным шрифтом, после него ставится двоеточие. На следующей строке без абзацного отступа печатаются фамилии, инициалы, должности лиц, ответственных за исполнение поручения, в скобках указываются пункты поручений, за которые они отвечают;

"Содержание поручения" - печатается через 1-2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа полужирным шрифтом, после ставится двоеточие. На следующей строке с абзацного отступа печатается текст поручения. Поручение может иметь несколько пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами;

"Дата выдачи поручения" - печатается через 1-2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа полужирным шрифтом, после ставится двоеточие. На следующей строке без абзацного отступа проставляется дата выдачи поручения;

"Форма представления отчета о выполнении поручения" - печатается ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа полужирным шрифтом, после ставится двоеточие. На следующей строке без абзацного отступа указывается форма представления отчета;

"Срок исполнения поручения" - печатается через 1-2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита с абзацного отступа полужирным шрифтом, после ставится двоеточие. На следующей строке без абзацного отступа проставляется дата исполнения поручения. При наличии нескольких пунктов поручения дата исполнения может указываться как для каждого пункта отдельно, так и для всего поручения в целом;

"Отметка о снятии с контроля" - печатается ниже реквизита "Срок исполнения поручения" через 1 межстрочный интервал с абзацного отступа;

"Дата снятия с контроля" - печатается у нижней границы текстового поля с абзацного отступа.

Должностное лицо, давшее поручение, ставит свою подпись у правой границы текстового поля напротив реквизита "Дата выдачи поручения".

4.2.5. В правом нижнем углу лицевой стороны поручения проставляется виза должностного лица, его подготовившего, с указанием должности, фамилии и инициалов.

4.2.6. Образец оформления поручения приведен в приложении 5 к настоящей Инструкции.

4.2.7. Датой поручения является дата его подписания.

4.2.8. Подписанное поручение подлежит регистрации в СЭД путем заполнения РКК.

Регистрация поручений в СЭД ведется раздельно для каждого

вида.

Регистрационный номер поручения состоит из порядкового номера в пределах календарного года и может включать индекс вида поручения, проставляемый после порядкового номера через дефис, например: "Поручение N 80-рп".

При регистрации поручения порядковый номер проставляется в РКК в автоматическом режиме и переносится в установленное место на документ.

4.2.9. К РКК поручения прикрепляется сканированное подписанное поручение.

4.2.10. Поручение регистрируется и рассылается в течение 1 рабочего дня, следующего за днем его подписания, с использованием СЭД.

4.2.11. Поручения рассылаются только ответственным исполнителям поручений.

Для сторонних ответственных исполнителей направляется копия поручения на бумажном носителе в течение 2 рабочих дней с даты регистрации поручения.

4.2.12. Подлинник поручения хранится в службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

4.3. Подготовка и оформление перечня поручений

4.3.1. Перечень поручений Главы города, заместителей Главы города, руководителей органов администрации города, коллегиальных органов администрации города составляется по их указанию и оформляется по итогам рабочих поездок, оперативных либо рабочих совещаний (рабочих встреч) в случае если руководителем (председателем коллегиального органа), проводящим рабочее совещание (рабочую встречу), принято решение не оформлять протокол заседания (совещания).

4.3.2. Перечень поручений по итогам рабочих поездок, оперативных либо рабочих совещаний (рабочих встреч) утверждает руководитель, выдавший поручения, или председатель коллегиального органа.

4.3.3. Срок подготовки и регистрации перечня поручений по итогам рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) не должен превышать 3 рабочих дней с даты проведения рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи).

4.3.4. Срок подготовки и регистрации перечня поручений оперативного совещания составляет 1 рабочий день с даты проведения оперативного совещания.

4.3.5. Датой перечня поручений является дата проведения оперативного либо рабочего совещания (рабочей встречи), рабочей поездки, по итогам которых он сформирован.

4.3.6. Подписанный перечень поручений подлежит регистрации в СЭД путем заполнения РКК.

Регистрация перечня поручений в СЭД ведется раздельно для каждого вида.

Регистрационный номер перечня поручений состоит из порядкового номера в пределах календарного года и может включать индекс вида перечня поручений, проставляемый после порядкового номера через дефис, например: "Перечень поручений N 3-пп".

При регистрации перечня поручений порядковый номер проставляется в РКК в автоматическом режиме и переносится в установленное место на документ.

4.3.7. К РКК перечня поручений прикрепляется сканированный подписанный перечень поручений.

4.3.8. Перечень поручений регистрируется и рассылается в течение 1 рабочего дня, следующего за днем его подписания, с использованием СЭД.

4.3.9. Перечень поручений рассылается только ответственным исполнителям поручений.

Для сторонних ответственных исполнителей направляется копия перечня поручений на бумажном носителе в течение 2 рабочих дней с даты регистрации перечня поручений.

При необходимости участникам совещания направляется копия перечня поручений или выписка из перечня поручений в течение 3 рабочих дней с даты поступления письменного запроса о предоставлении копии или выписки из перечня поручений.

По указанию председательствующего копии перечня поручений могут быть направлены и другим участникам рабочих поездок, оперативных либо рабочих совещаний (рабочих встреч), не являющимся ответственными исполнителями поручений.

4.3.10. Подлинник перечня поручения хранится в службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

4.3.11. Выписка из перечня поручений представляет собой точную копию части подлинного перечня поручений, относящейся к тому вопросу перечня поручений, по которому готовится выписка.

Выписка из перечня поручений воспроизводит все обязательные реквизиты и текст пунктов перечня поручений, отражающий суть поручений, срок исполнения и ответственных за исполнение поручений.

4.3.12. Выписку из перечня поручений заверяет секретарь рабочей поездки, оперативного либо рабочего совещания (рабочей встречи) или исполнитель, готовивший перечень поручений.

4.3.13. Образец оформления выписки из перечня поручений приведен в приложении 6 к настоящей Инструкции.

4.4. Оформление перечня поручений по итогам рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)

4.4.1. Перечень поручений по итогам рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи) оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman N 14 с использованием одинарного межстрочного интервала.

Поля документа составляют:

левое - 3,0 см;

правое - 1,0 см;

верхнее - 2,0 см;

нижнее - 2,0 см.

4.4.2. Реквизитами перечня поручений являются:

"Вид документа" (ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ) - печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"Наименование должности лица, давшего поручения" - печатается полужирным шрифтом в родительном падеже ниже реквизита "Вид документа" и выравнивается по центру;

"Наименование рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)" - печатается в родительном падеже ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру, например:

ПЕРЕЧЕНЬ ПОРУЧЕНИЙ N 1-пп

Главы города Фамилия И.О.

по итогам выездного приема жителей Октябрьского района

"Место проведения рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)" - печатается через 1-2 межстрочных интервала после реквизита "Наименование рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)", располагается у левой границы текстового поля без абзацного отступа;

"Время проведения рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)" - печатается на том же уровне, что и реквизит "Место проведения рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)" и располагается по центру;

"Дата проведения рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)" - печатается на том же уровне, что и реквизит "Время проведения рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)" в цифровом виде (дд.мм.гггг) и располагается у правой границы текстового поля;

"Текст перечня поручений" отделяется от реквизита "Дата проведения рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи)" одинарным интервалом и может состоять из разделов и пунктов или только из пунктов. Разделы формируются в соответствии с вопросами, обсуждаемыми в рамках рабочей поездки, рабочего совещания (рабочей встречи), по итогам которых дается перечень поручений, и нумеруются арабскими цифрами.

4.4.3. Текст отдельных пунктов перечня поручений печатается с абзацного отступа и излагается с использованием неопределенной формы глагола (например, возложить, поручить, организовать и т.д.). Затем с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы ответственного за исполнение этого пункта перечня поручений и срок исполнения.

4.4.4. Подпись Главы города, заместителя Главы города, руководителя органа администрации города, председателя коллегиального органа администрации города отделяется от текста основной части перечня поручений 2-3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, выдавшего поручение, его личную подпись, расшифровку подписи.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона секретаря рабочего совещания, рабочей поездки (рабочей встречи) или лица, ответственного за подготовку перечня поручений, печатаются на лицевой стороне последнего листа перечня поручений в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman N 12.

4.4.5. При оформлении перечня поручений на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.4.6. Образец оформления перечня поручений рабочих поездок, рабочих совещаний (рабочих встреч) приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции.

4.5. Оформление перечня поручений оперативного совещания

4.5.1. Перечень поручений оперативного совещания оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman N 14 с использованием одинарного межстрочного интервала.

Поля документа составляют:

левое - 3,0 см;

правое - 1,0 см;

верхнее - 2,0 см;

нижнее - 2,0 см.

4.5.2. Реквизитами перечня поручений оперативного совещания являются:

"Наименование должности лица, давшего поручения" - печатается на следующей строке ниже реквизита "Вид документа" полужирным шрифтом в родительном падеже и выравнивается по центру;

"Наименование оперативного совещания" - печатается ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом в родительном падеже и выравнивается по центру;

"Место проведения оперативного совещания" - печатается через 1-2 межстрочных интервала после реквизита "Наименование оперативного совещания", располагается у левой границы текстового поля без абзацного отступа;

"Время проведения оперативного совещания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "Место проведения оперативного совещания", и располагается по центру;

"Дата проведения оперативного совещания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "Время проведения оперативного совещания", в цифровом виде (дд.мм.гггг) и располагается у правой границы текстового поля.

Через 1-2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита размещается таблица, включающая информацию о содержании поручения, ответственном исполнителе и сроке исполнения поручения. Таблица оформляется шрифтом Times New Roman N 12 с использованием одинарного межстрочного интервала.

4.5.3. Подпись Главы города, заместителя Главы города, руководителя органа администрации города, председателя коллегиального органа администрации города отделяется от текста (таблицы) перечня поручений 2-3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, выдавшего поручение, его личную подпись, расшифровку подписи.

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона секретаря оперативного совещания или ответственного за подготовку перечня поручений оперативного совещания печатаются на лицевой стороне последнего листа перечня поручений в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman N 12.

4.5.4. Образец оформления перечня поручений оперативного совещания приведен в приложении 8 к настоящей Инструкции.

V. Особенности оформления и регистрации отдельных видов документов

5.1. Оформление и регистрация договоров

5.1.1. Договор, дополнительное соглашение, соглашение о расторжении, муниципальный контракт - соглашение администрации города с юридическим, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (далее - договор).

Договор с юридическим, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем заключается администрацией города в лице Главы города либо уполномоченного им должностного лица администрации города.

5.1.2. Обязательными реквизитами договора, если иное не установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Красноярского края и администрации города Красноярска, являются:

наименование договора;

дата и место заключения;

регистрационный номер;

текст;

подписи и реквизиты сторон;

оттиск печати.

5.1.3. Наименование договора состоит из наименования вида договора и наименования предмета договора.

Наименование вида договора печатается посредине листа центрованным способом без кавычек на расстоянии не менее 3,0 см от верхнего края листа через 1 межстрочный интервал прописными буквами полужирным шрифтом и не подчеркивается.

Наименование предмета договора располагается под наименованием вида договора, не должно занимать более пяти строк, печатается через 1 межстрочный интервал без кавычек и не подчеркивается. Полужирный шрифт не применяется. В конце наименования предмета договора точка не ставится.

Место издания договора печатается у левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал от наименования предмета договора.

Реквизит "Дата" печатается у правой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал от наименования предмета договора и оформляется словесно-цифровым способом. Дата проставляется исполнителем после подписания договора последней стороной.

Содержательная часть текста состоит из преамбулы, разделов и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора.

Преамбула содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное), представителей сторон и документов, на основании которых действуют представители.

Число разделов, статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. Разделы договора имеют заголовки.

Заголовки разделов печатаются центрованным способом прописными буквами без точки в конце. Полужирный шрифт и подчеркивание не применяются. Переносы слов в заголовках не допускаются.

Разделы имеют порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений. Нумеруются арабскими цифрами.

Текст договора печатается на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле текста составляет 2,0 см, левое поле - 3,0 см, правое - 1,0 см и нижнее - 2,0 см, абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,25 см.

Текст договора, подписываемого Главой города, первым заместителем Главы города, печатается с использованием шрифта Times New Roman N 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по ширине. Полужирный шрифт не применяется.

Текст договора, подписываемого должностным лицом, уполномоченным Главой города, печатается с использованием шрифта Times New Roman N 10-14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по ширине. Полужирный шрифт не применяется.

При оформлении текста договора на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Ряд вопросов договора может быть вынесен в приложения, на которые делается ссылка в тексте договора. В этом случае все документы рассматриваются как составные части договора и являются его неотъемлемой частью.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи.

Подписи представителей сторон располагаются друг против друга или одна под другой. В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Внесение изменений в состав подписи договора ("и.о.", "зам." и т.п.) от руки или машинописным способом не допускается. Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договора удостоверяется гербовой печатью. Реквизиты и подписи сторон располагаются на одной странице с текстом договора (частью текста).

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Красноярска от 23 мая 2016 г. N 139-Р в пункт 5.1.4 раздела V настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1.4. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления должностными лицами визы на листе согласования, прилагаемом к проекту договора. Форма листа согласования проекта договора соответствует форме листа согласования проекта правового акта.

При отсутствии замечаний к проекту договора визу в листе согласования оформляют следующим образом: личная подпись, дата.

При наличии замечаний к проекту договора визу в листе согласования проекта договора оформляют следующим образом: слово "Замечания", личная подпись, дата.

Замечания излагают на отдельном листе бумаги формата А4, подписывают и прилагают к проекту договора.

При снятии замечаний к проекту договора визу в листе согласования оформляют следующим образом: слово "Снято", личная подпись, дата.

Один подлинный экземпляр согласованного проекта договора визируется руководителем органа администрации города, подготовившего договор, и руководителем юридического управления администрации города (за исключением договоров, заключаемых в порядке, предусмотренном абзацем вторым пункта 75 Регламента администрации города). Виза проставляется на каждой странице проекта договора, исключая приложения к договору, в правом нижнем углу страницы в виде личной подписи.

Если договор подписывает руководитель органа администрации города, помимо визы руководителя юридического управления проставляется виза уполномоченного заместителя руководителя указанного органа администрации города.

Виза проставляется в левом нижнем углу каждой страницы проекта договора, исключая приложения к договору, и оформляется следующим образом: фамилия, инициалы, личная подпись.

В случае изменения текста проекта договора визирование проекта производится повторно.

5.1.5. Согласованный проект договора передается Главе города либо уполномоченному им должностному лицу для подписания в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

5.1.6. Подписанный сторонами и заверенный гербовыми печатями договор в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, передается на регистрацию вместе с листом согласования.

5.1.7. Проект договора, планируемый к подписанию в электронном виде с применением электронной подписи, проходит процедуру оформления и регистрации согласно настоящему разделу Инструкции и после согласования в бумажном виде не подписывается.

5.1.8. Регистрацию договора, разработанного органом администрации города без прав юридического лица, осуществляет отдел служебной корреспонденции и контроля управления делами администрации города в СЭД путем заполнения РКК.

Регистрацию договора, разработанного органом администрации города, наделенным правами юридического лица, осуществляет служба делопроизводства указанного органа.

5.1.9. В РКК вносятся основные реквизиты регистрации:

дата регистрации;

регистрационный номер;

срок действия (период действия);

наименование договора;

цена договора;

фамилия, инициалы должностного лица, подписавшего договор; фамилия, инициалы должностного лица, ответственного за подготовку и согласование текста договора;

наименование других сторон договора; иные данные.

5.1.10. Регистрация дополнительного соглашения осуществляется в РКК основного договора с внесением следующих реквизитов регистрации:

дата регистрации; регистрационный номер; вид соглашения; краткое содержание;

фамилия, инициалы должностного лица, подписавшего соглашение;

фамилия, инициалы лица, ответственного за подготовку и согласование текста соглашения.

5.1.11. В РКК регистрационный номер и дата регистрации проставляются в автоматическом режиме, после чего регистрационный номер переносится в установленное место на документ.

5.1.12. Регистрация договоров происходит с использованием порядковой нумерации отдельно по видам договоров в пределах календарного года.

Регистрационный номер договора может содержать индекс в соответствии с номенклатурой дел.

5.1.13. Разработанный органом администрации города без прав юридического лица подлинный экземпляр договора, копия листа согласования хранятся в отделе административных платежей, планирования и контроля управления делами администрации города. Подлинный лист согласования, копия договора хранятся в отделе служебной корреспонденции и контроля управления делами администрации города.

5.1.14. Порядок и срок хранения договора устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел.

5.1.15. Порядок и срок хранения договора, заключенного органом администрации города, наделенным правами юридического лица, листа согласования, регламентируются указанным органом.

5.2. Оформление и регистрация доверенностей

5.2.1. Доверенность - документ, оформляемый для представления интересов и совершения юридически значимых действий от имени администрации города или органов администрации города с правами юридического лица, в том числе для:

представления интересов (ведения дел) в органах государственной власти (в том числе судебных и антимонопольных) и местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, нотариальных конторах, жилищно-эксплуатационных и иных специализированных организациях;

заключения гражданско-правовых сделок с физическими и юридическими лицами от имени администрации города, органов администрации города, наделенных правами юридического лица;

представления интересов в хозяйственных обществах, доли (акции) которых находятся в муниципальной собственности.

5.2.2. Доверенность оформляется на бланках писем администрации города, органов администрации города, наделенных правами юридического лица, используемых для исходящих документов.

Текст доверенности размещается на бланке в соответствии с требованиями, установленными для служебных писем. Образец оформления доверенности приведен в приложении 9 к настоящей Инструкции.

5.2.3. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается на расстоянии не менее 8,0 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

5.2.4. Обязательными реквизитами доверенности являются: дата выдачи (совпадает с датой регистрации); регистрационный номер;

текст;

подпись должностного лица; оттиск гербовой печати.

5.2.5. Если доверенность выдается на имя муниципального служащего, в тексте указываются его фамилия, имя, отчество и полное наименование должности.

Если доверенность выдается иному лицу - его фамилия, имя, отчество, паспортные данные, для работников муниципальных предприятий и учреждений - также наименование должности.

5.2.6. Проект доверенности составляется в двух экземплярах.

Один экземпляр доверенности, выдаваемой за подписью Главы

города, первого заместителя Главы города, согласовывается руководителем юридического управления путем проставления визы в нижней части лицевой стороны листа с указанием фамилии и инициалов (визовый экземпляр).

Порядок согласования доверенностей, выдаваемых руководителями органов администрации города с правами юридического лица, устанавливается указанными органами.

5.2.7. Доверенности регистрируются службой делопроизводства в подсистеме СЭД "Исходящие документы" с обязательным заполнением реквизита "Вид документа" (доверенность) и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года.

Регистрационный номер присваивается автоматически при заполнении РКК и переносится исполнителем в установленное место на документ.

5.2.8. После регистрации оригинал доверенности выдается лицу, указанному в тексте в качестве представителя.

Визовый экземпляр подлежит хранению в службе делопроизводства.

5.2.9. В случае изменения указанных в тексте доверенности фамилии, имени, отчества, паспортных данных, наименования должности представителя ее оригинал утрачивает юридическую силу. При необходимости уполномоченному лицу выдается новая доверенность.

5.2.10. В случае расторжения трудовых договоров с муниципальными служащими, работниками муниципальных учреждений, представляющими интересы администрации города, органов администрации города с правами юридического лица, кадровой службой осуществляется контроль за возвратом ими доверенностей.

5.2.11. Настоящий порядок оформления и регистрации доверенностей не распространяется на доверенности для получения товарно-материальных ценностей.

VI. Входящие документы

6.1. Прием, обработка и распределение

6.1.1. Входящие документы - документы, поступающие в администрацию города из органов государственной власти, местного самоуправления, от юридических и физических лиц.

6.1.2. Документы доставляются:

почтовым отделением связи;

фельдъегерской службой;

средствами электросвязи;

по электронной почте;

представителями (экспедиторами, курьерами) органов власти, юридических лиц, физическими лицами (далее - нарочно).

Документы могут быть переданы Главе города, должностным лицам администрации города при личном приеме. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в службу делопроизводства для регистрации.

6.1.3. Прием документов, доставляемых в рабочие дни фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется службой делопроизводства в течение рабочего дня.

6.1.4 Прием (передача) телеграмм осуществляется службой делопроизводства органа администрации города. Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов, имеющихся в органах администрации города. Прием (передача) телефонограмм осуществляется уполномоченным лицом в органах администрации города.

6.1.5. При приеме документов, доставляемых нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать службы делопроизводства.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать службы делопроизводства проставляется на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов.

6.1.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица) и приложений к нему.

При обнаружении повреждений, отсутствия документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении документов составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня с даты их поступления. При существенных замечаниях к оформлению документа он возвращается отправителю в течение 3 дней с даты получения.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документа составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в службе делопроизводства, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

В случае если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документа в 3 экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю, о чем составляется соответствующий акт.

6.1.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая отметку "Лично", передается помощнику руководителя, который принимает решение о необходимости регистрации документа.

6.1.8. Конверты от вложенных документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

6.1.9. Входящие документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении 10 к настоящей Инструкции.

6.1.10. Распределение регистрируемых документов осуществляется исходя из:

функций и полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;

срочности исполнения.

6.2. Регистрация, порядок исполнения

6.2.1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документ на иностранном языке регистрируется и передается в управление внешних связей администрации города для осуществления перевода. Перевод документа осуществляется в течение одного рабочего дня, после чего подлинник документа с переводом направляется через службу делопроизводства руководителям в соответствии с компетенцией.

6.2.2. Поступившие в отдел служебной корреспонденции и контроля управления делами администрации города (далее - отдел служебной корреспонденции и контроля) обращения граждан передаются для регистрации и дальнейшей работы в отдел по работе с обращениями граждан управления делами администрации города.

В органах администрации города с правами юридического лица осуществляется отдельная регистрация обращений граждан.

6.2.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в службу делопроизводства органа администрации города. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Документы, требующие срочного исполнения, регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.

Вся корреспонденция передается руководителям в день регистрации.

6.2.4. Регистрация документов осуществляется в СЭД путем заполнения РКК.

При регистрации входящей документации в РКК вносятся следующие основные реквизиты:

наименование организации (адресанта); дата регистрации документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; фамилия, инициалы лица, подписавшего документ; регистрационный номер документа; вид документа; краткое содержание;

фамилия, инициалы должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

отметка о наличии приложений;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

Документы, поступившие по электронной почте, прикрепляются к РКК.

Входящие документы сканируются и прикрепляются к РКК.

6.2.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в виде штампа, включающего в себя наименование органа администрации города, дату поступления документа, регистрационный номер документа в пределах календарного года.

При получении входящего документа по электронным средствам связи на них проставляется в правом верхнем углу соответствующий штамп "Получено по факсу", "Получено по электронной почте".

6.2.6. Входящий регистрационный номер документа формируется СЭД автоматически и включает в себя порядковый номер в пределах календарного года. Входящий регистрационный номер может также содержать индекс в соответствии с номенклатурой дел, установленной в органе администрации города.

6.2.7. При регистрации входящих документов проводится поиск по основным реквизитам регистрации или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в тексте документа) на наличие зарегистрированных ранее документов по данному вопросу, а также во избежание повторной регистрации одного и того же документа.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 6.2.4-6.2.6 настоящей Инструкции. Такие документы считаются связанными между собой.

В РКК связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

В случае поступления идентичного зарегистрированному ранее документу вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 6.2.4-6.2.6 настоящей Инструкции. Номером документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа. На вновь поступившем документе под регистрационным штампом проставляется порядковый номер экземпляра поступившего документа, например: "2-й экземпляр", "Оригинал".

В РКК вносятся изменения, отражающие наличие идентичных по содержанию документов.

6.2.8. При передаче (переадресации) документов от одного органа (должностного лица) другому органу (должностному лицу) службой делопроизводства вносятся изменения в РКК.

6.2.9. Результаты рассмотрения руководителем документов отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения документа, включающей подпись руководителя, дату, и вносятся в РКК.

6.2.10. Ответственным за исполнение поступившего документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа для исполнения с правом организации и координации работы соисполнителей.

Исполнители в СЭД вводят отчет об исполнении входящего документа с прикреплением информационных материалов до истечения срока исполнения. Если во исполнение входящего документа создается исходящий документ-ответ или внутренний документ, то в СЭД должна быть установлена связь данных документов. Если СЭД не создает связь автоматически, связь устанавливается исполнителем вручную.

6.2.11. При оперативном решении вопросов и отсутствии необходимости в составлении дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию города и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все рабочие пометки об исполнении документа оформляются на отдельном листе, приложенном к документу.

6.2.12. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. *

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются федеральными законами, Уставом города Красноярска. Типовые сроки исполнения приведены в приложении 11 к настоящей Инструкции. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой города, его заместителями или руководителями органов администрации города, а также могут содержаться в документе, поступившем в администрацию города.

В случае если руководителем не указан срок исполнения документа, он не должен превышать 30 календарных дней.

Кроме того, документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Срочно", "Незамедлительно" - в трехдневный срок;

имеющие пометку "Оперативно" - в десятидневный срок;

документы без установленного срока - в срок не более 30 дней.

Течение срока, определенного периодом времени, начинается со дня регистрации документа.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

6.2.13. Отметку об установлении контроля за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или оттиском штампа "Контроль" и проставляют в правом верхнем углу первого листа документа.

6.2.14. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, рассмотрения запросов и сообщения результатов заинтересованным органам и лицам или при наличии иного документального подтверждения исполнения. Отметка об исполнении документа в СЭД устанавливается службой делопроизводства.

Зарегистрированные и исполненные документы хранятся в службе делопроизводства на бумажном носителе и в СЭД в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.15. Документ, зарегистрированный в отделе служебной корреспонденции и контроля и переданный для исполнения в орган администрации города, по исполнению которого проведена работа в установленном порядке, подлежит возврату в отдел служебной корреспонденции и контроля, где он комплектуется с копией ответа и другими документами и хранится в течение срока, установленного номенклатурой дел.

VII. Исходящие документы

7.1. Подготовка и оформление

7.1.1. Исходящие документы - документы, отправляемые органами администрации города в другие органы местного самоуправления, государственной власти, юридическим и физическим лицам.

Исходящие служебные письма в органах администрации города готовятся как:

ответы на письма и запросы юридических и физических лиц;

сопроводительные письма к направляемым документам;

инициативные письма.

7.1.2. Сроки подготовки писем-ответов определяются на основании установленных типовых сроков исполнения документов, которые приведены в приложении 11 к настоящей Инструкции, или по решению автора резолюции (индивидуальный срок). Тексты ответных писем должны точно соответствовать поступившим запросам, указаниям по исполнению документов, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются Главой города, заместителями Главы города, руководителями органов администрации города.

7.1.3. При подготовке ответа на входящее письмо проект исходящего письма создается исполнителем из РКК входящего документа.

При подготовке информации об исполнении протокола (поручения) Губернатора Красноярского края, первого заместителя Губернатора Красноярского края - председателя Правительства Красноярского края, в том числе по исполнению поручения (указания) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, проект ответа создается исполнителем из РКК соответствующего пункта протокола (поручения).

7.1.4. Служебные письма печатаются на стандартном бланке письма с использованием шрифта Times New Roman N 14 и одинарного межстрочного интервала. Текст выравнивается по ширине. Полужирный шрифт не применяется.

В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.

Каждый лист письма, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое - 3,0 см;

правое -1,0 см;

верхнее - 2,0 см;

нижнее - 2,0 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с разделом II "Правила оформления документов" настоящей Инструкции.

7.1.5. Текст письма начинается с обращения к адресату, которое центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

В письмах при обращении к адресату используется фраза этикетного характера "Уважаемый(ые)..!".

Текст письма печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, а при наличии обращения - отделяется от него 2 межстрочными интервалами.

Письмо составляется грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений.

Текст служебного письма должен касаться, как правило, одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации- адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

Независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Используемые в тексте письма формулировки не должны допускать различных толкований.

В текстах писем должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. При составлении текстов писем необходимо соблюдать правила написания официальных наименований предприятий и организаций, должностей, населенных пунктов и др.

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Администрация города Красноярска не возражает").

В совместных письмах текст излагают от первого лица множественного числа ("Предлагаем"),

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным.

Простые тексты писем состоят из двух частей: вступительной и заключительной.

Сложные в композиционном плане тексты содержат вступление, основную часть, заключение.

Во вступительной части формулируется тема письма.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол) или его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, рекомендаций, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма.

В служебных письмах может быть использована фраза этикетного характера "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности, после запятой наименование должности указывается со строчной буквы с новой строки, например:

С уважением,

руководитель управления Подпись И.О. Фамилия

Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем от руки.

При подготовке служебного письма в дополнение к ранее направленному в тексте письма следует указывать номер и дату предыдущего письма.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении 12 к настоящей Инструкции.

7.1.6. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

два экземпляра приложения к письму (при наличии).

7.1.7. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

письма в количестве, соответствующем количеству адресатов, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один экземпляр (в дело).

7.1.8. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке; один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), на котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название, например: "Руководителям предприятий", "По списку" и так далее;

один экземпляр приложения к письму (при наличии); список рассылки.

После подписания копии письма печатаются в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

7.1.9. При принятии руководителем решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки; список рассылки.

7.2. Регистрация и отправка

7.2.1. Документы, не связанные с деятельностью администрации города, к регистрации и отправке не принимаются.

7.2.2. Регистрация исходящего документа в СЭД осуществляется делопроизводителем места регистрации, который либо находит проект РКК исходящего документа, направленного на регистрацию, если он создан другим пользователем системы, либо создает проект самостоятельно.

Регистрация исходящих документов осуществляется только при наличии в РКК основных реквизитов: наименование адресата документа;

фамилия, имя и отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ;

вид документа;

краткое содержание;

отметка о наличии приложений;

отметка об исполнителе документа;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа.

7.2.3. В РКК исходящего документа порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего переносятся на бумажный документ службой делопроизводства, осуществляющей его регистрацию.

Исходящий регистрационный номер включает в себя порядковый номер в пределах календарного года, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондента, исполнителей.

7.2.4. Документы, зарегистрированные в СЭД с прикреплением всех приложений, отправляются:

почтовым отделением связи;

службами экспресс-доставки;

средствами электросвязи, факсимильной связи;

по электронной почте;

нарочно.

7.2.5. Документы передаются на регистрацию и отправку при наличии:

точных адресов отправки с обязательным указанием индексов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ;

списка рассылки документа, сформированного в СЭД.

Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса.

Для отправки документов, на которых не предусмотрено размещение реквизита "Адресат" (счета, акты, схемы и др.), исполнителем готовятся сопроводительные письма.

7.2.6. Служба делопроизводства проводит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.). Обработка документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Неправильно оформленные, некомплектные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Служба делопроизводства формирует карточку отправления в СЭД с занесением ее в реестр, печатью конвертов и уведомлений для заказной корреспонденции.

7.2.7. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в службе делопроизводства и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.8. Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте, а также регистрационных номеров отправляемых документов;

определение и проставление стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

На почтовых отправлениях (конвертах, почтовых карточках, бандеролях, посылках и др.) адрес пишется в следующей последовательности:

наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных отправлений);

почтовый индекс.

7.2.9. Отправка исходящих документов осуществляется в день регистрации до 15:00. Если документ поступил позднее 15:00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно, передаются для отправки фельдъегерской службой или службами экспресс- доставки. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

7.2.10. Выдача исходящих документов на руки адресату или исполнителю для самостоятельной доставки адресату допускается в исключительных случаях - в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

7.2.11. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ. Передача документов по факсу или электронной почте осуществляется исполнителем.

Средства факсимильной связи и электронной почты предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

7.2.12. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой о конфиденциальности "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу передаются в службу делопроизводства, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ направлен по факсу.

VIII. Внутренние документы

8.1. Внутренние документы - совокупность различных по виду и содержанию документов, обеспечивающих оперативный информационный обмен между органами и должностными лицами администрации города.

8.2. Основными видами внутренних документов являются внутренние письма, информационные сообщения в электронном виде и телефонограммы.

Внутреннее письмо представляет собой документ информационно-справочного характера, составленный органом или должностным лицом администрации города и направленный в другой орган или должностному лицу в СЭД.

Информационное сообщение в электронном виде - внутренний документ, содержащий информацию служебного характера (приглашения, извещения, экстренные сообщения), передаваемый по электронной почте с помощью почтовой программы.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый посредством телефонной связи.

8.3. По содержанию внутренние письма делятся на две основные группы: инициативные письма, которые составляются по инициативе органа или должностного лица с определенной целью, и письма - ответы на инициативные письма.

8.4. Внутренние письма, подготовленные органами администрации города с правами юридического лица, оформляются на бланках писем соответствующих органов администрации города с продольным или угловым расположением реквизитов.

Внутренние письма за подписью Главы города и заместителей Главы города, а также письма, подготовленные органами администрации города без прав юридического лица, оформляются на общем бланке администрации города.

Право подписи внутренних писем имеют Глава города, заместители Главы города, руководители и заместители руководителей органов администрации города либо иные уполномоченные должностные лица.

8.5. Подготовка, оформление и регистрация внутренних писем осуществляется в соответствии с разделом VII "Исходящие документы" настоящей Инструкции.

Указание почтового адреса не требуется.

На письме в обязательном порядке проставляется виза исполнителя, подготовившего проект внутреннего письма, а также могут проставляться визы иных должностных лиц органа администрации города, подготовившего письмо.

Виза проставляется на лицевой стороне в нижней части последней страницы документа.

Все должностные лица, завизировавшие письмо, несут равную персональную ответственность за достоверность содержащейся в нем информации.

Образцы оформления внутренних писем приведены в приложениях 13-15 к настоящей Инструкции.

8.6. Все внутренние письма подлежат регистрации в СЭД.

Внутренние письма передаются на регистрацию в службу делопроизводства органа администрации города при наличии:

всех необходимых реквизитов документа, виз исполнителей;

проекта внутреннего письма в СЭД с надлежащим образом оформленной РКК, установленными связями (при их наличии);

подписи руководителя на распечатанном из СЭД проекте документа (со штрих-кодом).

При подготовке ответа на запрос проект внутреннего письма создается исполнителем из РКК поступившего запроса.

При подготовке отчета об исполнении протокола Главы города, заместителей Главы города, руководителей органов администрации города проект внутреннего письма создается из РКК пункта протокола через функцию "Исполнение".

При подготовке отчета об исполнении заданий, содержащихся в постановлениях, распоряжениях, издаваемых Главой города, заместителями Главы города, руководителями органов администрации города, проект ответа создается из РКК задания правового акта через функцию "Исполнение".

В случае если внутреннее письмо готовится в рамках исполнения обращения гражданина, проект письма создается из РКК обращения. Всем внутренним письмам, которые создаются в процессе исполнения обращения гражданина, присваивается номер, под которым обращение зарегистрировано при поступлении в органы администрации города.

В отличие от исходящих писем внутреннее письмо готовится в одном экземпляре. Подписанное и зарегистрированное в СЭД внутреннее письмо хранится в службе делопроизводства органа, в котором оно было подготовлено.

Исключением являются внутренние письма в адрес Главы города, первых заместителей Главы города, которые готовятся в двух экземплярах. После подписания и регистрации в СЭД второй (визовый) экземпляр хранится в службе делопроизводства органа, подготовившего письмо, а первый экземпляр на бумажном носителе передается адресату.

Все внутренние письма регистрируются в СЭД однократно по месту подписания и имеют отдельную от исходящей и входящей документации нумерацию.

Регистрационный номер внутреннего письма (за исключением внутренних писем, создаваемых в рамках исполнения обращения гражданина) состоит из порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года и может включать индекс вида документа (идентификатор по органу администрации города).

8.7. При невозможности перевода документов в электронный вид (необходимость передачи оригиналов документов, большой размер или объем документов) они могут передаваться органу-адресату через службу делопроизводства с приложением копии внутреннего сопроводительного письма на бумажном носителе, зарегистрированного в СЭД. При этом делается соответствующая отметка в РКК документа.

8.8. Этапы работы по исполнению внутренних писем соответствуют этапам исполнения входящих документов (пункты 6.2.8-6.2.15 раздела VI "Входящие документы" настоящей Инструкции).

Без необходимости документ из СЭД не распечатывается. Резолюция на документ также налагается в СЭД.

На любой стадии исполнения внутреннее письмо может быть распечатано из СЭД через функцию "Печать содержания" для организации дальнейшей работы.

Распечатанный из СЭД документ при наличии штрих-кода является равнозначным подписанному Главой города, заместителями Главы города, руководителями органов или иными уполномоченными должностными лицами администрации города бумажному образу документа.

8.9. Одним из видов внутренних документов, используемых для передачи приглашений на совещания, извещений о проведении мероприятий, экстренных сообщений, являются информационные сообщения в электронном виде.

Полученные информационные сообщения в электронном виде относятся к официальной переписке органа администрации города. Содержащаяся в них информация является обязательной к рассмотрению и исполнению.

8.10. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки.

Сообщения создаются и редактируются с применением текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Для каждого органа администрации города определен один почтовый ящик для получения и оправки информационных сообщений в электронном виде. Использование других почтовых ящиков для передачи информационных сообщений в электронном виде не допускается. Информация о почтовых ящиках, определенных в органах администрации города для передачи информационных сообщений в электронном виде, порядке их создания, отправки и получения размещена на Портале.

8.11. В случае отсутствия технической возможности информация оперативного характера может передаваться с помощью телефонограмм.

8.12. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Текст телефонограммы содержит не более 50 слов. В тексте не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко проговаривая текст с паузами для возможности его точной записи.

После передачи телефонограммы получатель повторно читает текст отправителю для подтверждения верности записи. Фамилии и труднопроизносимые слова передаются по буквам, допущенные неточности исправляются.

Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы, указанием должности, фамилии, имени, отчества лица, отправившего телефонограмму, личной подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограмма составляется по форме согласно приложению 16 к настоящей Инструкции в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, предприятий, которым ее направляют, с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

Телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка и регистрируется в специальном журнале.

8.13. Срок исполнения внутреннего письма составляет 30 календарных дней с даты его регистрации, если иное не предусмотрено правовыми актами администрации города или отправителем.

8.14. Все внутренние документы подлежат контролю исполнения в органе-получателе.

Службой делопроизводства органа-отправителя может быть установлен дополнительный контроль исполнения внутренних писем в СЭД.

8.15. Руководитель органа администрации города несет персональную ответственность за соблюдение требований к работе с внутренней документацией и своевременное исполнение внутренних писем.

IX. Обращения граждан

9.1. Прием и первичная обработка письменных обращений

9.1.1. В настоящем разделе используются следующие понятия:

аналогичные обращения - обращения по одному и тому же вопросу, поступившие от одного и того же лица (группы лиц) в адрес нескольких (двух или более) должностных лиц;

анонимные обращения - обращения, не содержащие сведений о личности обратившегося гражданина, а именно: фамилии, имени, отчества, данных о месте жительства, почтового или электронного адреса для направления ответа на обращение или уточнения его содержания;

идентичные обращения - одинаковые по содержанию обращения, поступившие от одного и того же лица (группы лиц) по разным каналам связи;

коллективные обращения - обращения двух или более граждан, содержащие частный интерес, либо обращения граждан, принятые на митинге, собрании и подписанные организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющие общественный характер и отвечающие требованиям, установленным к обращению действующим законодательством;

повторные обращения - заявления, предложения, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же лица по разным вопросам;

электронные обращения - обращения, поступившие в виртуальную приемную официального сайта администрации города и информационный киоск администрации города, на официальный электронный адрес администрации города, органа администрации города.

9.1.2. Письменное обращение может быть доставлено: лично гражданином или его представителем; почтовым отделением связи;

средствами электросвязи, в том числе электронной почтой; представителями (экспедиторами, курьерами) органов власти, юридических лиц.

Письменные обращения могут быть получены во время личного приема граждан должностными лицами.

Прием письменных обращений осуществляет служба делопроизводства, в которую входят:

работники отдела по работе с обращениями граждан управления делами администрации города, если обращения адресованы в администрацию города, Главе города, заместителям Главы города, руководителям органов без прав юридического лица;

работники, ответственные за организацию работы с обращениями граждан в органах администрации города с правами юридического лица, если обращения адресованы в органы с правами юридического лица.

9.1.3. Письменные обращения принимаются службой делопроизводства. На копиях или вторых экземплярах принятого письменного обращения специалистом службы делопроизводства ставится отметка о принятых документах с указанием даты приема обращения и номера телефона службы делопроизводства.

9.1.4. При получении обращений, доставленных по почте, специалист службы делопроизводства вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов. Конверты прикрепляются к письменному обращению.

9.2. Регистрация письменных обращений

9.2.1. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации по месту их поступления. Регистрация осуществляется однократно.

9.2.2. Регистрация обращений граждан осуществляется в СЭД путем заполнения РКК. В РКК вносятся следующие реквизиты:

фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже);

адрес заявителя;

источник поступления;

вид обращения;

способ доставки;

должностное лицо, ответственное за рассмотрение данного обращения;

тематика обращения (в соответствии с Тематическим классификатором обращений и запросов граждан, организаций и общественных объединений Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций);

содержание обращения.

9.2.3. Обращения граждан сканируются и прикрепляются к РКК.

9.24. При регистрации коллективного обращения указывается первый гражданин, в адрес которого направляется ответ.

9.2.5. При регистрации обращений, в которых не указана либо неразборчиво написана фамилия автора, в графе "Заявитель" указывается "Анонимное", в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких обращений аннотируется подобно другим. Решение о целесообразности рассмотрения анонимных обращений принимает должностное лицо, в компетенции которого находится вопрос, изложенный в обращении.

9.2.6. Обращение, перенаправленное из органов государственной власти, местного самоуправления, от юридических лиц в администрацию города для рассмотрения в пределах ее компетенции, оформляется с указанием источника поступления (с использованием справочника организаций в СЭД), даты и исходящего номера сопроводительного письма.

9.2.7. При регистрации обращений, поступивших из органов государственной власти, местного самоуправления, содержащих просьбу проинформировать о результатах рассмотрения, ставится отметка "Особый контроль". Срок рассмотрения обращения устанавливается в соответствии с запросом. Отметку об установлении особого контроля и сокращенных сроков рассмотрения обращения обозначают соответствующей записью в РКК и оттиском штампа "Особый контроль".

9.2.8. На первом листе обращения в правом нижнем углу проставляется штамп с наименованием органа администрации города, даты регистрации и регистрационного номера обращения. Регистрационный номер формируется СЭД при регистрации обращения и состоит из буквенного индекса, соответствующего первой букве фамилии гражданина, и порядкового номера в пределах календарного года.

Коллективные обращения в РКК отмечаются индексом "Ко".

9.2.9. При регистрации обращений специалист службы делопроизводства осуществляет поиск гражданина по фамилии или адресу проживания в справочнике СЭД. При наличии в справочнике данных гражданина повторное их внесение в СЭД не допускается.

9.2.10. При регистрации обращений осуществляется поиск по фамилии гражданина во избежание повторной регистрации данного обращения.

В случае обнаружения зарегистрированных ранее обращений одного автора по одному и тому же вопросу регистрация производится в соответствии с пунктом 9.2.2 настоящего раздела Инструкции и отмечается как повторная. В РКК автоматически указываются номера предыдущих обращений.

Обращения от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, повторными не считаются.

9.2.11. Зарегистрированные обращения оформляются в мягкую обложку, распечатанную из СЭД, с приложением информации из РКК и передаются на рассмотрение Главе города, заместителям Главы города, руководителям органов администрации города.

9.3. Рассмотрение письменных обращений

9.3.1. Рассмотрение письменных обращений включает в себя:

рассмотрение обращений должностным лицом и выдачу указаний

по их исполнению в форме резолюции;

проведение исполнителем необходимой работы по рассмотрению обращений (направление запросов, получение информации);

подготовку ответа и направление его заявителю.

9.3.2. Если поручение дается двум и более исполнителям, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым, остальные - соисполнители.

Ответственному исполнителю передается оригинал резолюции и подлинник обращения. Соисполнители получают копии резолюции, текст обращения распечатывают из СЭД.

9.3.3. Обращение, направленное службой делопроизводства в орган администрации города не по принадлежности, подлежит возврату в двухдневный срок в службу делопроизводства для его переадресации.

9.3.4. Обращение, поступившее в орган администрации города не по его компетенции и подлежащее рассмотрению в другом органе администрации города, направляется в течение 7 дней с даты регистрации в тот орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов. Заявителю направляется уведомление о переадресации его обращения.

В СЭД создаются внутренний документ для перенаправления в соответствующий орган администрации города и исходящий документ для заявителя.

Орган администрации города, получивший перенаправленный документ с нарушением семидневного срока, уведомляет об этом службу делопроизводства. Служба делопроизводства вносит данный вопрос для рассмотрения на заседании комиссии по контролю за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан.

Должностные лица органов администрации города несут персональную ответственность за соблюдение сроков переадресации.

9.3.5. При рассмотрении обращения и подготовке ответа заявителю переписка между органами администрации города ведется в СЭД в подсистеме "Обращения граждан".

В ходе рассмотрения обращения внутренние и исходящие документы создаются из РКК данного обращения через функцию "Исполнение".

Регистрационный номер обращения гражданина является единым для всех документов (внутренних и исходящих), создаваемых в ходе его рассмотрения, и соответствует входящему номеру обращения.

Внутренние документы на бумажных носителях с оригинальной подписью должностного лица передаются в службу делопроизводства в день их регистрации для отметки в СЭД об исполнении и дальнейшей передачи адресату.

9.3.6. Срок рассмотрения обращений граждан составляет 30 дней с даты регистрации обращения.

Индивидуальные сроки рассмотрения обращений устанавливаются Главой города, заместителями Главы города, руководителями органов администрации города, могут содержаться в поручениях о рассмотрении обращений, поступивших в администрацию города из органов государственной власти, местного самоуправления.

9.3.7. При необходимости дополнительной проверки сведений, изложенных в обращении, а также при направлении запросов о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

Продление срока рассмотрения обращения оформляется в виде служебной записки на имя должностного лица, в компетенцию которого входит контроль за рассмотрением обращения, с обоснованием причин продления. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется гражданину и, при необходимости, в орган, который запрашивает информацию о результатах рассмотрения данного обращения.

Данные об изменении срока рассмотрения обращения вносятся в РКК данного обращения.

9.3.8. Главой города, первыми заместителями Главы города накладываются следующие резолюции:

"Прошу подготовить ответ заявителю". В этом случае необходимо подготовить проект ответа заявителю за подписью автора резолюции и передать в службу делопроизводства не позднее чем за 5 рабочих дней до окончания срока рассмотрения обращения. Служба делопроизводства делает отметку в СЭД и направляет проект ответа автору резолюции на подпись;

"Прошу направить ответ заявителю, предварительно согласовать". В этом случае необходимо подготовить проект ответа заявителю за подписью руководителя органа, которому поручено рассмотреть данное обращение, и не позднее чем за 5 рабочих дней передать весь пакет документов в службу делопроизводства. Служба делопроизводства делает отметку в СЭД и направляет проект ответа автору резолюции на согласование;

"Направить ответ заявителю. Доложить". В этом случае необходимо направить ответ заявителю за подписью руководителя органа, которому поручено рассмотрение данного обращения. На следующий рабочий день передать весь пакет документов в службу делопроизводства для снятия обращения с контроля;

"Прошу подойти. Направить ответ заявителю", "Подойдите", "Прошу переговорить", "Прошу прокомментировать". В этом случае руководителю органа, которому поручено рассмотреть данное обращение, необходимо встретиться с автором резолюции, направить ответ заявителю, сделать отметку о встрече с автором резолюции и на следующий рабочий день передать весь пакет документов в службу делопроизводства для снятия с контроля.

9.3.9. Ответы на обращения граждан оформляются в соответствии с требованиями пунктов 7.1.4-7.1.7 раздела VII "Исходящие документы" настоящей Инструкции.

Ответы заявителям подписывают Глава города, заместители Главы города, руководители органов администрации города, в которых рассматривались данные обращения, либо уполномоченные ими должностные лица.

9.3.10. Обращение считается исполненным и снимается с контроля, если рассмотрены все вопросы, изложенные в обращении, приняты необходимые меры и направлен ответ всем заинтересованным органам и лицам.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому обращению, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

В случае отказа в удовлетворении обращения заявителю разъясняется порядок обжалования принятого решения.

9.3.11. Обращения, связанные с предоставлением муниципальных услуг, регистрируются как муниципальные услуги и рассматриваются в порядке, предусмотренном соответствующими административными регламентами предоставления муниципальных услуг, утвержденными правовыми актами администрации города.

9.3.12. Многократные обращения гражданина, переписка с которым по конкретным вопросам прекращена, списываются в архив руководителем органа, принявшим решение о прекращении переписки, без уведомления их автора.

9.3.13. Отметка об исполнении обращения в СЭД устанавливается службой делопроизводства.

Зарегистрированные и исполненные обращения граждан хранятся в службе делопроизводства на бумажном носителе и в СЭД в соответствии с номенклатурой дел.

9.3.14. Подлинники обращений, внутренние документы с оригинальной подписью должностного лица, запросы, относящиеся к рассмотрению обращений, ответы заявителям подлежат возврату в службу делопроизводства в течение 2 дней после их фактического исполнения.

9.4. Формирование и хранение дел

9.4.1. Формирование и хранение дел производится в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.4.2. Обращения граждан формируются в дела в хронологическом порядке. Каждое обращение составляет самостоятельное дело.

9.4.3. Материалы по обращениям, адресованным в администрацию города, Главе города и заместителям Главы города, а также руководителям органов без прав юридического лица, формируются в папки и находятся на архивном хранении в отделе по работе с обращениями граждан управления делами администрации города.

Материалы по обращениям, адресованным в орган администрации города с правами юридического лица, находятся на архивном хранении в службе делопроизводства данного органа.

Запрещается формирование и хранение дел по рассмотрению обращений непосредственными исполнителями.

9.4.4. Дела, сформированные по письменным и электронным обращениям граждан, хранятся в течение срока, установленного номенклатурой дел.

9.4.5. По истечении сроков хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.5. Организация личного приема граждан

9.5.1. Организацию личного приема граждан должностными лицами администрации города обеспечивают работники отдела по работе с обращениями граждан управления делами администрации города.

Организацию личного приема граждан руководителями территориальных подразделений администрации города обеспечивают работники территориальных подразделений администрации города, ответственные за организацию работы с обращениями граждан.

9.5.2. Запись на личный прием к Главе города и должностным лицам администрации города осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан.

9.5.3. Во время записи на прием работником службы делопроизводства заполняется РКК в СЭД в подсистеме "Обращения граждан" - "Устные обращения".

При регистрации обращения в РКК вносятся следующие реквизиты:

фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже);

адрес и телефон заявителя;

фамилия, имя, отчество должностного лица, ведущего прием граждан;

содержание обращения.

9.5.4. Во время регистрации РКК в СЭД автоматически устанавливается дата регистрации и формируется регистрационный номер обращения, который состоит из буквенного индекса, соответствующего первой букве фамилии гражданина, порядкового номера в пределах календарного года и приставки в виде буквы "У".

9.5.5. Должностные лица администрации города (за исключением руководителей территориальных подразделений администрации города), ведущие прием граждан в пределах должностных полномочий в общественных приемных Главы города в районах города, отражают информацию о приеме в карточках личного приема граждан. Данные карточки передаются в отдел по работе с обращениями граждан управления делами администрации города на следующий день после приема для регистрации их в СЭД.

9.5.6. Зарегистрированные обращения личного приема распечатываются помощниками руководителей органов администрации города для предварительной подготовки вопроса личного приема.

9.5.7. Список граждан, записанных на личный прием к Главе города, с указанием вопросов в течение 2 дней направляется по компетенции в органы администрации города для предварительной проработки вопросов и подготовки проектов ответов на данные обращения.

9.5.8. Справка с результатами предварительного рассмотрения обращения в органе администрации города передается в отдел по работе с обращениями граждан управления делами администрации города не позднее чем за 5 дней до даты проведения личного приема Главы города для оформления полного пакета документов по каждому конкретному обращению. За 2 дня до даты проведения личного приема Главы города документы направляются в департамент Главы города администрации города.

9.5.9. Решение, принятое должностным лицом в ходе личного приема, оформляется в виде резолюции и направляется исполнителю, которому дано поручение.

9.5.10. Поручение должностного лица по обращению гражданина исполняется в течение 30 дней, если иное не установлено в поручении.

9.5.11. Письменное обращение, полученное в ходе личного приема, рассматривается в соответствии с пунктами 9.3.1-9.3.9 настоящего раздела Инструкции с обязательной установкой связи между письменным и устным обращениями в СЭД.

9.5.12. Работа, проведенная по обращению гражданина, отражается в карточке личного приема обратившегося.

9.5.13. Поручение считается исполненным и снимается с контроля при выполнении следующих условий:

фактического исполнения поручений, данных по обращению;

подтверждения исполнения прилагаемыми документами;

сообщения о результатах рассмотрения заявителю.

9.5.14. Карточки личного приема граждан с результатами рассмотрения обращения для снятия с контроля передаются в службу делопроизводства не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

X. Контроль и исполнение документов

10.1. Организация контроля за исполнением документов

10.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций).

Организация работы по исполнению документа включает:

рассмотрение документа руководителем;

доведение поручения до исполнителей;

постановку документа на контроль;

контроль за его исполнением;

снятие исполненного документа с контроля;

актуализацию сведений о документе в СЭД в соответствии с представляемой информацией о его исполнении;

обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа; информирование Главы города, его заместителей, руководителей органов администрации города о состоянии исполнения документа.

10.1.2. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, имеющих срок исполнения.

10.1.3. Рассмотрение документов руководителями осуществляется в день их поступления.

Документы передаются исполнителю в день их рассмотрения руководителем.

Документы, имеющие резолюцию "Срочно" или для исполнения которых установлен срок не более 3 дней, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

10.1.4. В случае если поручение дается двум и более исполнителям, ответственным является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Подлинник документа передается основному исполнителю, копии документа - соисполнителям.

10.1.5. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, поручения (протокола), задания (правового акта).

Образец бланка резолюции приведен в приложении 1 к настоящей Инструкции.

Все указания по исполнению документа вносятся в его РКК.

10.1.6. Основной исполнитель:

организует работу по исполнению поручения, для чего проводит совещания, направляет запросы, разъяснения, инструктивные письма, осуществляет сбор предложений и материалов от соисполнителей;

может устанавливать соисполнителю промежуточные сроки представления необходимой информации;

может определить ответ соисполнителя окончательным; несет персональную ответственность за исполнение поручения в полном объеме и в срок.

10.1.7. Соисполнители обязаны представить основному исполнителю предложения по исполнению документа не позднее чем за 5 дней до истечения срока.

Соисполнители несут персональную ответственность за своевременность и качество подготовки представленных предложений.

10.1.8. Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется руководителем, выдавшим резолюцию (поручение, задание), на основании письменного обоснования должностного лица, которому дано поручение, направленного не позднее 3 рабочих дней с даты его получения.

Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей резолюции (поручения, задания) Главы города осуществляет Глава города либо по его поручению первый заместитель Главы города - руководитель департамента Главы города.

10.1.9. Документы, поручения, резолюции подлежат исполнению в установленные сроки.

Сроки исполнения документов исчисляются:

в календарных днях с даты регистрации - для входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан;

с даты подписания - для правовых актов;

с даты выдачи поручения - для протоколов, поручений, перечней поручений.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены действующим законодательством и приведены в приложении 11 к настоящей Инструкции.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте служебного письма, протокола, правового акта и других документов.

10.1.10. При невозможности исполнения документа в установленный срок основной исполнитель не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока, отведенного на исполнение документа, представляет предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения руководителю, выдавшему резолюцию (поручение, задание).

Если срок исполнения поручения составляет 5 и менее рабочих дней, то предложения о его продлении представляются до истечения половины такого срока.

Продление сроков исполнения документа осуществляется руководителем, выдавшим указание по его исполнению, при этом заявителю (при необходимости) направляется промежуточный ответ с уведомлением о дополнительном сроке рассмотрения документа.

Продление сроков исполнения документа по обращениям юридических и физических лиц, зарегистрированных в управлении делами администрации города, осуществляется руководителем управления делами или уполномоченным им лицом.

Продление срока исполнения резолюции (поручения, задания) Главы города осуществляется Главой города либо по его поручению первым заместителем Главы города - руководителем департамента Главы города.

Продление срока исполнения документа или резолюции (поручения, задания) Губернатора Красноярского края, первого заместителя Губернатора Красноярского края - председателя Правительства Красноярского края, в том числе по исполнению поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других руководителей вышестоящих органов, осуществляет лицо, его выдавшее. В случае продления срока исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов власти, в обосновании продления указывается информация о согласовании срока исполнения с данными органами.

10.1.11. Изменение срока исполнения документируется следующим образом: проставляются новый срок исполнения, подпись руководителя, установившего новый срок исполнения, и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

Данные об изменении срока исполнения документа вносятся в его РКК.

10.1.12. Еженедельно в органы администрации города через СЭД службой делопроизводства рассылаются напоминания о документах, зарегистрированных в администрации города, срок исполнения которых истек или истекает в предстоящую неделю.

В органах администрации города в СЭД соответствующими службами делопроизводства формируются внутренние напоминания по подразделениям и ответственным исполнителям.

Вся информация о направленных напоминаниях автоматически фиксируется в РКК документа.

10.1.13. Срок исполнения срочных и оперативных резолюций (поручений, заданий) не продлевается.

10.1.14. Документ может иметь несколько резолюций (поручений, заданий) руководителей соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция (поручение, задание) не должна дублировать и противоречить предыдущей.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств, имеющих значение для его исполнения.

О рассмотрении документа докладывается руководителю, подписавшему резолюцию (поручение, задание), который имеет право выдать новую резолюцию (поручение, задание) с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей и сроки, не превышающие срок исполнения в целом.

10.1.15. Исполнение поручения может завершаться в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, служебного письма, телеграммы, другого);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

в иной форме по решению руководителя.

10.1.16. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа и оформление его РКК в СЭД в соответствии с установленными требованиями.

К проекту документа прилагается подлинник документа, по итогам рассмотрения которого руководителем накладывается резолюция (поручение, задание).

10.1.17. При подготовке ответа на входящий или внутренний документ, а также на обращение гражданина проект ответа создается из РКК этого документа через функцию "Исполнение".

Передача (переадресация) обращения гражданина из одного органа администрации города в другой осуществляется через функцию "Исполнение" в РКК резолюции обращения путем создания проекта внутреннего документа с обязательной установкой связи "Перенаправление". Регистрационный номер внутреннего документа должен соответствовать номеру обращения гражданина и вводиться автоматически в системе через меню "N ОГ" или вручную через меню "Запись N вручную".

Проект исходящего ответа на обращение гражданина создается с использованием функции "Исполнение" через меню "Ответ" - "Исходящий" в РКК резолюции обращения либо через меню "Ответ" - "Исходящий" в РКК самого обращения. Регистрационный номер исходящего ответа должен соответствовать номеру обращения гражданина и вводиться автоматически в системе через меню "N ОГ".

При подготовке ответа на протокол, поручение или перечень поручений Губернатора Красноярского края, первого заместителя Губернатора Красноярского края - председателя Правительства Красноярского края, Главы города, заместителей Главы города, руководителей органов администрации города проект ответа создается из РКК пункта протокола через функцию "Исполнение".

При подготовке ответа об исполнении заданий, содержащихся в правовых актах, издаваемых Главой города, заместителями Главы города, руководителями органов администрации города, проект ответа создается из РКК задания правового акта через функцию "Исполнение".

10.1.18. В случае если исполнение резолюции (поручения, задания) завершается проведением совещания, на подлиннике документа, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка.

Пример:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 апреля 2014 года N 70 (прилагается). В дело.

Подпись И.О. Фамилия

Дата

10.1.19. В случае если исполнение резолюции (поручения, задания) завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка.

Пример:

О ситуации по обеспечению повышения заработной платы работникам бюджетной сферы на 6,5% доложено 02 апреля 2014 года Главе города Фамилия И.О. устно. В дело.

Подпись И.О. Фамилия

Дата

10.1.20. В случае если исполнение резолюции (поручения, задания) завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа.

Пример:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Купцовым С.Н. На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

Подпись И.О. Фамилия

Дата

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме.

Прошу документ направить в дело.

Подпись И.О. Фамилия

Дата

10.1.21. В ходе исполнения резолюции (поручения, задания) исполнитель может делать отметки на документе:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа и временем его получения исполнителем);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

10.1.22. Руководителем, выдавшим резолюцию (поручение, задание), может осуществляться проверка исполнения (дополнительный контроль) до истечения сроков исполнения в следующем порядке, если у резолюции (поручения, задания) срок исполнения наступает:

на следующий год - не реже одного раза в год;

в последующие месяцы текущего года - не реже одного раза в месяц;

в текущем месяце - каждые 10 дней и за 7 дней до истечения срока.

Организация дополнительного контроля осуществляется руководителем, выдавшим резолюцию (поручение, задание).

Сроки промежуточного контроля по резолюции (поручению, заданию) Главы города устанавливает первый заместитель Главы города - руководитель департамента Главы города.

10.1.23. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения резолюции (поручения, задания) по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы.

10.1.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на экземпляре документа, помещаемом в дело, и включает в себя:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 10.1.19-10.1.22 настоящей Инструкции;

слова "В дело";

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Отметка о списании в дело проставляется на первом листе документа в левом нижнем углу.

10.1.25. Резолюция (поручение, задание) снимается с контроля должностным лицом, его выдавшим.

Резолюции (поручения, задания), данные по:

протоколам заседаний (совещаний), поручениям, перечням поручений Главы города, по постановлениям, распоряжениям, издаваемым Главой города, снимаются с контроля Главой города либо по его поручению первым заместителем Главы города - руководителем департамента Г лавы города;

протоколам заседаний (совещаний), поручениям Губернатора Красноярского края, в том числе по исполнению поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, снимаются с контроля после исполнения предписанных в них действий и получения информации из Администрации Губернатора края о снятии их с контроля;

поручениям (протоколам) первого заместителя Губернатора Красноярского края - председателя Правительства Красноярского края, в том числе по исполнению поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, снимаются с контроля после исполнения предписанных в них действий и направления соответствующей информации в Правительство края.

10.1.26. Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам, протоколам (поручениям), резолюциям (поручениям, заданиям) руководителем накладываются новые резолюции (поручения, задания), то дальнейший контроль осуществляется на основании этих резолюций (поручений, заданий).

10.1.27. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

Если Глава города является основным исполнителем резолюции (поручения, задания) Губернатора края, ответ об исполнении поручения направляется за подписью Главы города.

Если Глава города является соисполнителем резолюции (поручения, задания) Губернатора края, ответ об исполнении поручения направляется основному исполнителю за подписью Главы города или должностного лица, которому Глава города поручил его подготовить.

Ответ об исполнении резолюции (поручения, задания) первого заместителя Губернатора Красноярского края - председателя Правительства Красноярского края направляется за подписью должностного лица, которому Главой города поручено его подготовить.

Вся информация об исполнении документа и снятии его с контроля вносится в РКК документа.

10.1.28. В случае когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности муниципальной службы, перемещение работника по службе и другое), исполнитель обязан передать их другому исполнителю.

Передача документов оформляется по акту. Образец акта приема-передачи документов приведен в приложении 17 к настоящей Инструкции.

10.2. Порядок организации работы и контроль исполнения правовых актов

10.2.1. Организация работы по исполнению правовых актов (пунктов правового акта) включает в себя:

определение их для постановки на контроль; постановку на контроль в СЭД; контроль за исполнением; снятие с контроля;

актуализацию сведений о документе в СЭД в соответствии с представляемой информацией о его исполнении;

анализ и обобщение результатов исполнения; информирование Главы города, его заместителей, руководителей органов администрации города о ходе исполнения.

10.2.2. Исполнение правовых актов подлежит контролю в случае наличия в тексте правового акта пунктов:

содержащих задание (задания) с указанием сроков исполнения; о возложении контроля за исполнением в целом; о публикации в средствах массовой информации и размещении на официальном сайте администрации города.

10.2.3. Срок исполнения задания, содержащегося в правовом акте, указывается в соответствующем пункте правового акта.

В случае отсутствия конкретной даты исполнения пункта правового акта срок исполнения задания устанавливается в соответствии с законодательством.

Срок исполнения правового акта определяется по сроку исполнения задания, являющегося наиболее поздним в числе других.

10.2.4. Необходимость постановки на контроль исполнения правового акта (пункта правового акта), сроков исполнения правового акта (пункта правового акта) определяют:

департамент Главы города администрации города, если правовой акт подписан Главой города;

департамент Главы города администрации города, если правовой акт подписан первым заместителем Главы города - руководителем департамента Главы города;

руководители органов администрации города и специалисты органов администрации города, на которых возложены соответствующие обязанности, если правовой акт подписан заместителем Главы города - руководителем органа администрации города.

10.2.5. Контрольный срок исполнения правового акта (пункта правового акта), внесенный в СЭД при постановке его на контроль, должен соответствовать сроку исполнения, указанному в тексте, либо сроку, установленному в соответствии с законодательством.

Контрольный срок исполнения правового акта должен соответствовать максимальному сроку исполнения пунктов правового акта.

Контрольный срок исполнения правового акта (пунктов правового акта), связанного с проведением конференций, совещаний, праздничных и других массовых мероприятий, устанавливается через 10 дней от даты проведения мероприятий, если иное не предусмотрено законодательством.

10.2.6. При необходимости изменения срока исполнения правового акта (пункта правового акта) исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения контрольного срока представляет на имя руководителя, осуществляющего контроль исполнения, служебную записку с просьбой об изменении срока исполнения с указанием объективных причин.

Решение об изменении срока исполнения правового акта (пункта правового акта) принимает руководитель, осуществляющий контроль.

10.2.7. Сроки исполнения правовых актов, подписанных Главой города, устанавливаются департаментом Главы города администрации города в соответствии с законодательством или содержащимися в них предписаниями. Изменение срока исполнения согласовывается исполнителем в письменном виде с департаментом Главы города администрации города при наличии объективных причин.

Если правовой акт (пункт правового акта) не может быть исполнен в установленный срок, исполнитель обязан не позднее чем за 3 дня до назначенного срока представить в письменном виде в департамент Г лавы города администрации города обоснование необходимости изменения срока исполнения.

10.2.8. Информация об изменении срока исполнения правового акта (пункта правового акта) вносится в СЭД.

10.2.9. Контроль за исполнением правовых актов, вносящих изменения в ранее принятые и не снятые с контроля правовые акты, производится в рамках осуществления контроля за исполнением основного правового акта.

Контроль за исполнением правовых актов осуществляется в соответствии с пунктами 10.2.1-10.2.8 настоящей Инструкции.

10.2.10. Правовые акты считаются исполненными и снимаются с контроля, когда исполнены все предписанные в них действия, решены все поставленные в них вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

Неполная или промежуточная информация по исполняемому правовому акту не является основанием для снятия правового акта (пункта правового акта) с контроля.

10.2.11. При неудовлетворительной оценке исполнения правового акта (пункта правового акта) контроль за исполнением продолжается.

В этом случае в СЭД устанавливается новый срок исполнения правового акта (пункта правового акта) и документы возвращаются исполнителю для доработки.

10.2.12. Снятие правового акта с контроля не означает прекращения его действия.

10.2.13. При подготовке информации об исполнении документа исполнитель в обязательном порядке устанавливает ссылки (связи) в СЭД на правовой акт или пункт правового акта, отчет об исполнении которого готовит.

Отчет включает:

информацию о правовом акте, содержащем контролируемое задание (дата, номер, наименование, номер пункта правового акта);

содержание задания и срок его исполнения;

краткую и объективную информацию об исполнении задания (отчет составляется по каждому пункту правового акта отдельно);

заключительную часть с ходатайством о снятии правового акта (пункта правового акта) с контроля или о продлении срока исполнения с указанием конкретной даты предполагаемого исполнения.

10.2.14. При направлении отчета об исполнении правового акта (пункта правового акта) позже установленного срока исполнитель в своем отчете представляет руководителю, осуществляющему контроль за исполнением правового акта, объяснение о причинах неисполнения задания в установленный срок и о мерах ответственности, предлагаемых или принятых в отношении муниципальных служащих, допустивших нарушение сроков исполнения документа.

10.2.15. Оценка качества исполнения правового акта осуществляется заместителем Главы города - руководителем органа администрации города, издавшим правовой акт, либо уполномоченным им лицом.

Оценка качества исполнения правового акта, подписанного Главой города, осуществляется Главой города либо по его поручению первым заместителем Главы города - руководителем департамента Главы города.

10.2.16. Снятие правового акта (пункта правового акта) с контроля производится заместителем Главы города - руководителем органа администрации города, издавшим правовой акт, либо уполномоченным им лицом.

Снятие с контроля правового акта, подписанного Главой города, производится Главой города либо по его поручению первым заместителем Главы города - руководителем департамента Главы города.

10.2.17. Исполнители несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение заданий, содержащихся в правовых актах (пунктах правовых актов).

10.3. Порядок организации работы и контроль исполнения
протоколов заседаний (совещаний), поручений, перечней поручений

10.3.1. Организация работы по исполнению протоколов заседаний (совещаний), поручений, перечней поручений (далее - поручения) включает в себя:

определение поручений и постановку их на контроль в СЭД;

контроль за исполнением;

снятие с контроля;

актуализацию сведений о документе в СЭД в соответствии с представляемой информацией о его исполнении;

анализ и обобщение результатов исполнения;

информирование Главы города, заместителей Главы города, руководителей органов администрации города о ходе исполнения поручений.

10.3.2. Постановка на контроль и контроль исполнения поручений заместителей Главы города, руководителей органов администрации города осуществляется специалистами органов администрации города, на которых возложены соответствующие обязанности.

Постановка на контроль и контроль в ходе исполнения поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Красноярского края, первого заместителя Губернатора Красноярского края - председателя Правительства Красноярского края, Главы города осуществляется департаментом Главы города администрации города.

10.3.3. Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок или период времени.

Поручение со сроком исполнения "Постоянно" подлежит исполнению до конца текущего года. Промежуточный отчет об исполнении поручения представляется до половины истечения такого срока.

10.3.4. Должностное лицо, указанное в поручении первым, является основным исполнителем, организует работу и несет персональную ответственность за его исполнение.

10.3.5. Порядок работы с поручениями приведен в пунктах 10.1.6- 10.1.24 настоящего раздела Инструкции.

10.3.6. Отчет об исполнении поручения включает:

наименование документа, содержащего контролируемое поручение (дата, номер протокола, поручения, перечня поручений, номер пункта);

содержание поручения, информацию о лицах, ответственных за его исполнение, срок исполнения;

краткую и объективную информацию об исполнении поручения (отчет по каждому поручению представляется отдельно);

заключительную часть с ходатайством о снятии поручения с контроля или продлении срока его исполнения с указанием даты предполагаемого исполнения.

Отчет об исполнении поручения оформляется в виде служебного письма по форме согласно приложению 18 к настоящей Инструкции.

10.3.7. Информация об исполнении поручения при подготовке несколькими исполнителями должна быть обобщенной, согласованной или завизированной соисполнителями.

10.3.8. Разногласия, возникшие в ходе исполнения поручения, оформляются исполнителем в виде служебного письма по форме согласно приложению 19 к настоящей Инструкции и прилагаются к отчету об исполнении поручения.

10.3.9. Направляя отчет об исполнении поручения позднее установленного срока, исполнитель представляет руководителю, осуществляющему контроль за исполнением поручений, объяснение о причинах неисполнения поручения в установленный срок и о мерах ответственности, предлагаемых или принятых в отношении муниципальных служащих, допустивших необоснованные нарушения сроков исполнения документа.

10.3.10. Поручения снимаются с контроля после решения всех поставленных в них задач руководителем или уполномоченным им лицом.

Поручения Главы города снимаются с контроля Главой города либо по его поручению первым заместителем Главы города - руководителем департамента Главы города.

10.3.11. Поручение считается исполненным и снимается с контроля резолюцией руководителя.

Дальнейшая работа с документом продолжается в соответствии с резолюцией.

10.3.12. При получении неудовлетворительной оценки исполнения поручение остается на контроле в целях продолжения его исполнения. В этом случае в СЭД устанавливается новый срок исполнения поручения и документы возвращаются для дальнейшей работы.

10.3.13. Исполнители несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений.

XI. Особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

11.1. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию

11.1.1. К конфиденциальной информации относится информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11.1.2. Подготовка и оформление документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

11.1.3. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") и номер экземпляра.

Решение о проставлении на документе и о снятии с документа пометки "ДСП" осуществляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

11.1.4. Прием и регистрация документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляются органами администрации города с правом приема и регистрации несекретной документации.

11.1.5. Документы с пометкой "ДСП":

регистрируются отдельно от несекретной документации;

при незначительном объеме таких документов регистрация ведется совместно с другими (несекретными) документами. При этом в РКК документа проставляется пометка "ДСП", а сам документ к РКК не прикрепляется;

на обороте последнего листа каждого экземпляра указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия, инициалы исполнителя, дата передачи документа. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации. Черновики документов подлежат уничтожению. Ответственность за уничтожение возлагается на исполнителя;

передаются работникам под расписку;

тиражируются (копируются) только с письменного разрешения руководителя органа администрации города, подготовившего документ. Учет копий документов осуществляется поэкземплярно.

11.1.6. Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, нескольким адресатам осуществляется при наличии списка рассылки с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра. Список рассылки визируется исполнителем и подписывается руководителем органа администрации города, подготовившего документ.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями или передаются нарочно.

11.1.7. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "ДСП". При незначительном объеме таких документов разрешается вести их хранение совместно с другими документами.

11.1.8. Ознакомление с документами, имеющими пометку "ДСП", осуществляется с разрешения руководителя.

11.1.9. Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП" производится по акту, оформляемому в соответствии с приложением 20 к настоящей Инструкции.

11.1.10. При смене работника, ответственного за учет документов, составляется акт приема-передачи документов с пометкой "ДСП", утверждаемый руководителем органа администрации города.

11.2. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну

11.2.1. В настоящем разделе используются следующие понятия:

государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации;

доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, - санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление конкретного работника со сведениями, составляющими государственную тайну;

перечень сведений, составляющих государственную тайну, - совокупность категорий сведений, в соответствии с которыми сведения относятся к государственной тайне и засекречиваются на основании и в порядке, установленных федеральным законодательством.

11.2.2. Доступ к разработке документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну (далее также - секретные документы), разрешается только при наличии у исполнителя допуска к государственной тайне по соответствующей форме.

11.2.3. Разработка документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется только в органах администрации города (подразделениях по защите государственной тайны), в которых ведется секретное делопроизводство, в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

11.2.4. Подготовка и оформление служебных писем и правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Кроме того, на документе размещаются реквизиты, включающие следующие сведения:

о степени секретности содержащихся в документе сведений со ссылкой на соответствующий пункт Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне;

о регистрационном номере;

о количестве экземпляров документов;

об исполнителе.

11.2.5. Регистрация секретных правовых актов, издаваемых в администрации города, осуществляется в подразделениях по защите государственной тайны в журнале учета распорядительных документов.

11.2.6. Передача документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, ознакомление с ними сотрудников, не имеющих допуска к государственной тайне, не допускается.

11.2.7. Учет, хранение и пересылка секретных документов осуществляются подразделениями по защите государственной тайны.

11.2.8. Секретные документы доставляются адресатам подразделениями фельдъегерской службы и специальной связи или курьерами, допущенными к государственной тайне.

XII. Составление номенклатуры дел

12.1. Номенклатура дел (далее также - номенклатура) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.2. При составлении номенклатуры руководствуются правовыми актами, регламентирующими порядок документирования, положением об органе, структурном подразделении органа, штатным расписанием, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения или ведомственным перечнем.

12.3. В номенклатуру включаются заголовки дел, формируемых на бумажном носителе и в электронном виде, в том числе документы с отметкой о конфиденциальности и т.д.

Заголовки дел по вопросам, не завершенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру не включаются периодические издания и документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Красноярска от 29 октября 2014 г. N 376-P в пункт 12.4 раздела XII настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.4. Каждому органу администрации города присваивается индивидуальный цифровой код. Названия разделов номенклатуры сформированы по тематикам основных управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов администрации города при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций.

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Красноярска от 29 октября 2014 г. N 376-P в пункт 12.5 раздела XII настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.5. Номенклатура органов администрации города разрабатывается ответственным за ведение делопроизводства в органе на основе Типовой номенклатуры дел администрации города, номенклатура дел структурных подразделений органа - на основе номенклатуры дел этого органа. Номенклатура администрации города разрабатывается управлением делами администрации города. Далее номенклатура согласовывается с муниципальным архивным учреждением и утверждается руководителем.

12.6. Согласованная с муниципальным архивным учреждением номенклатура ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.

Возникающие в течение года новые виды документов, непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Заголовки дел предварительно должны быть согласованы с экспертной комиссией администрации города, органа администрации города с правами юридического лица и муниципальным архивным учреждением.

Согласование номенклатуры с муниципальным архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры администрации города, органа администрации города составляется, согласовывается и утверждается новая номенклатура.

12.7. После утверждения номенклатуры соответствующие выписки из ее разделов направляются в органы и структурные подразделения для использования в работе.

12.8. Сводная номенклатура готовится в двух экземплярах.

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения остается в администрации города, органе администрации города с правами юридического лица. Второй экземпляр передается в муниципальное архивное учреждение.

12.9. Утвержденная номенклатура размещается и используется в СЭД.

Технология автоматизированного составления номенклатуры соответствует технологии ее составления на бумажном носителе.

12.10. Графы номенклатуры заполняются следующим образом:

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г.Красноярска от 29 октября 2014 г. N 376-P подпункт 1 пункта 12.10 раздела XII настоящего Приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) в графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Полный индекс дела состоит из цифрового обозначения кода органа по Перечню органов администрации города Красноярска, являющихся источниками комплектования муниципального архивного учреждения, раздела номенклатуры дел и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и формируются как цифровой код, состоящий из последовательности цифр (без разделительных знаков).

Например, 01040602, где:

01 - код органа по Перечню органов;

04 - номер раздела Типовой номенклатуры дел администрации города;

06 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела согласно Типовой номенклатуре дел;

02 - порядковый номер вида документов.

Однородным делам в разных органах администрации города и их структурных подразделениях присваиваются одинаковые порядковые номера заголовков дел;

2) в графу 2 "Заголовок дела (тома, части)" включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел, содержащих правовые акты вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с правовыми актами администрации города, органа администрации города.

Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок должен четко (в обобщенной форме) отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида формируемого дела (переписка, журнал и т.д.), разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование автора документа; наименование адресата документа; краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела, например:

"Приказы руководителя управления делами по личному составу".

"Годовой план работы главного управления культуры".

Если дело включает в себя копии документов, это отражается в заголовке, например:

"Должностные инструкции (копии)".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в конце в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

"Документы (справки, доклады, информация, переписка и др.) по основным вопросам деятельности департамента транспорта".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с муниципальными образовательными учреждениями по вопросам организации летнего отдыха детей".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

"Переписка с министерством спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края по вопросам организации и проведения спортивно-массовых мероприятий".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

"Годовой план проведения спортивных мероприятий".

"Квартальные отчеты о работе отдела".

Если дело планируется составлять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей из перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения или из ведомственного перечня.

В случае если заголовок дела не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями, его формулировка и определение сроков хранения выносятся на согласование экспертной комиссии администрации города, органа администрации города;

1) графа 3 "Количество дел (томов)" номенклатуры заполняется по окончании календарного года;

2) в графе 4 "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с муниципальным архивным учреждением срок хранения;

3) в графе 5 "Примечание" указывается название перечня документов, использованного при определении сроков хранения дела (кроме перечня типовых управленческих архивных документов), проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

12.11. В конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (по окончании года) по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции.

XIII. Документальный фонд

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Экспертиза ценности документов - установление сроков хранения и определение ценности документов с целью их отбора на государственное архивное хранение.

13.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при выделении дел к уничтожению, при подготовке дел к последующему хранению и передаче дел в архив.

13.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно органами администрации города.

Решение по отбору, хранению, уничтожению и передаче дел на архивное хранение принимает постоянно действующая экспертная комиссия администрации города (в отношении документов, образующихся в деятельности органов администрации города без прав юридического лица) либо постоянно действующие экспертные комиссии, созданные в органах администрации города, наделенных правами юридического лица (в отношении документов, образующихся в деятельности этих органов).

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается правовым актом.

13.1.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для дальнейшего их упорядочения, отбор документов временного (до 10 лет) хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Образец оформления акта о выделении дел, документов к уничтожению приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции.

13.2. Порядок формирования дел

13.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в администрации города формируются децентрализовано.

Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство. Руководители органов и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

13.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать в дело все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

запрещается включать в дела черновики, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4,0 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10,0 см). При превышении данного объема относящиеся к делу документы формируются в два или более томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.

13.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Правовые акты группируются в дела по видам, в хронологическом порядке и по номерам с приложениями, к ним относящимися.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами.

Листы согласования размещаются после правового акта.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке. Личные карточки формы Т-2 уволенных работников формируются за один календарный год в алфавитном порядке.

Лицевые счета служащих и работников по техническому обслуживанию группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

Протоколы и документы к ним формируются в дела р учетом авторского признака (протоколы совещания у Главы города и т.п.) и располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, группируемые в отдельные дела (доклады, проекты решений и др.), систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Обращения физических и юридических лиц и документы по их рассмотрению и исполнению группируются по дате их поступления.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Указания руководителя по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

13.3. Оформление дел

13.3.1. Дела подлежат оформлению по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

13.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 22 к настоящей Инструкции);

составление внутренней описи (перечня) документов дела (приложение 23 к настоящей Инструкции);

переплет дела или подшивку;

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 24 к настоящей Инструкции);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению:

допускается хранить дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

13.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами единой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом. Использование чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом углу верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. А лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок и пропущенных в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается, по согласованию с ним, употребление литерных (с буквенными дополнениями) и пропущенных номеров листов.

13.3.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

13.3.5. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, особенности учета которых определяются спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа, правовые акты и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к ним.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ, а также итоговую запись, в которой указывается цифрами и прописью количество листов документов и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

В качестве внутренней описи документов дел допускается использовать отредактированную электронную версию отчета "05. Перечень зарегистрированных документов" из СЭД.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

13.3.6. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов (дублетный документ - это один из экземпляров копии документа), черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

13.3.7. Документы в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2,0 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Если в деле количество листов не превышает 50, допускается подшивка дел. Подшиваются дела на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона. При подшивке дел для предохранения документов от механической порчи на первом листе дела используется полоска тонкого картона, через которую и пропускаются нитки.

При оформлении дел канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры, а также клеящий карандаш не применяются.

13.3.8. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

13.3.9. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

13.3.10. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме согласно приложению 24 к настоящей Инструкции.

На обложке дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть указаны:

наименование органа, структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела или запись "Хранить постоянно".

Заголовок дела на обложке соответствует номенклатуре дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера распорядительных актов, протоколов и т.п.).

При сдаче документов на хранение в архив на обложке справа вверху и слева внизу должно быть предусмотрено место для проставления архивом шифров.

Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

13.4. Составление описей дел

13.4.1. На завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи по форме согласно приложению 25 к настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения.

13.4.2. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий состав и содержание дел.

13.4.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - сквозной за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям дел устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие дополнительные сведения о делах (номера правовых актов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) вносятся в опись полностью;

на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;

графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел со ссылкой на необходимый акт, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.п.

13.4.4. Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах, три из которых предназначаются для архива; подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются протоколом экспертной комиссии, утверждаются экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Красноярского края, затем утверждаются руководителем органа администрации города.

13.5. Организация оперативного хранения документов и дел

13.5.1. С даты заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

13.5.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится следующий комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел в места хранения;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны содержаться в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в шкафах с замками, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от пыли и воздействия солнечного света.

С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

13.5.3. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету.

Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по описям дел.

13.5.4. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, а также принимает меры по восстановлению утраченного документа.

При утрате правового акта экспертная комиссия вправе решить вопрос о замене утраченного подлинника документа копией электронного документа из СЭД.

Правовые акты восстанавливаются путем распечатывания из СЭД с воспроизведением всех необходимых реквизитов, за исключением личной подписи должностных лиц в случае их отсутствия. Восстановленные таким образом документы считаются копиями утраченных правовых актов. Они сопровождаются ксерокопиями с подлинников (при их наличии) и вкладываются в формируемые дела. Восстановленные копии правовых актов заверяются подписями руководителя органа администрации города и начальника отдела, ответственного за хранение подлинников документов.

13.5.5. Выдача дел другим органам или организациям производится в исключительных случаях с разрешения руководителя с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Обязательные реквизиты акта: дата и место составления; дата и номер выдаваемого дела (документа); должность, подпись и расшифровка подписи лица, ответственного за делопроизводство; должность, подпись и расшифровка подписи представителя принимающей стороны.

При производстве правоохранительными органами выемки документов оформляется протокол выемки.

13.5.6. Документы из дел выдаются работникам администрации города для служебного пользования под расписку о временной выдаче подлинника правового акта по форме согласно приложению 26 к настоящей Инструкции и возвращаются в течение рабочего дня. Расписка помещается на место выданного подлинника до его возврата.

13.6. Порядок передачи дел на архивное хранение

13.6.1. Документы администрации города, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, особую важность для общества, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на государственное хранение в муниципальное архивное учреждение.

13.6.2. В архив передаются дела постоянного хранения. До передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в течение 5 лет. По решению экспертной комиссии этот срок может быть изменен.

Дела временного хранения передаче в архив не подлежат. По истечении сроков хранения они подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя органа администрации города и руководителя архива.

Передача дел в архив осуществляется по описям дел, утверждаемым руководителем органа администрации города.

Прием дел производится работником архива в присутствии специалиста, ответственного за делопроизводство.

XIV. Особенности работы с электронными документами

14.1. Электронные документы создаются:

путем сканирования и регистрации в СЭД - для входящих документов и обращений граждан, полученных на бумажном носителе. Делопроизводитель несет персональную ответственность за соответствие сканированного электронного документа документу на бумажном носителе;

путем создания документа в электронном виде и регистрации в СЭД - для всех остальных видов документов.

Исполнитель, подготовивший документ, несет персональную ответственность за соответствие электронного документа в РКК СЭД документу на бумажном носителе.

14.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

14.3. Единицей учета электронного документа является РКК СЭД.

14.4. Прием, регистрация и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства органа администрации города в СЭД.

14.5. Документы, поступающие с Единого портала государственных услуг и официального сайта администрации города, автоматически формируются в виде электронного документа в СЭД и регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

14.6. Документы, поступающие в региональную систему межведомственного электронного взаимодействия в электронном виде, регистрируются в СЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

14.7. Подготовка и оформление электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

14.8. Формат файла, используемый при создании электронного документа, определяется с учетом лицензионного программного обеспечения органов администрации города.

14.9. При прикреплении файла в РКК СЭД накладываются следующие ограничения на полное наименование файла:

длина полного наименования файла, которую составляют наименования файла и всех папок, в которые он вложен, не должна включать более 230 знаков;

структура полного наименования файла:

имя диска:\наименование папки 1\наименование папки 2\наименование файла.docx.

230 знаков

наименование файла не должно содержать точек, символов "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычек.

14.10. При значительных объемах передаваемых электронных материалов производится архивирование файлов с учетом лицензионного программного обеспечения органов администрации города.

14.11. При создании электронного документа в СЭД используется единый справочник организаций, включающий также информацию о физических лицах.

Справочник может дополняться, корректироваться. Перечень уполномоченных лиц, ответственных за внесение изменений в справочник, определяется руководителем органа администрации города.

Перед вводом новой информации в единый справочник организаций необходимо убедиться в отсутствии в нем выбираемой организации либо физического лица.

Все уполномоченные лица несут персональную ответственность за редактирование и внесение изменений в справочник организаций.

14.12. При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД используется простая электронная подпись (тип электронной подписи, подтверждающий факт формирования электронной подписи определенным лицом посредством использования кодов, логинов/паролей или иных средств), позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

14.13. Электронный документ, подписанный простой электронной подписью, является юридически значимым только в органах администрации города, муниципальных предприятиях и учреждениях, использующих СЭД.

Документы, распечатанные из СЭД со штрих-кодом, равнозначны оригиналу документа на бумажном носителе.

14.14. Электронные документы после их исполнения хранятся в архивных базах СЭД с присвоением номера дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Номер дела указывается в РКК СЭД.

14.15. Сроки хранения электронных документов определяются исходя из сроков, предусмотренных для хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

14.16. По истечении сроков хранения и в случае отсутствия архивной ценности электронные документы удаляются из СЭД.

XV. Изготовление, учет, использование и хранение гербовых печатей, печатей, штампов, факсимиле

15.1. В деятельности администрации города и ее органов используются гербовые печати, печати, штампы, факсимиле.

Печать является механическим устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Гербовая печать - устройство, содержащее клише печати с зеркальным отображением Герба города Красноярска (приложение 27 к настоящей Инструкции).

Штамп - устройство для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, контроле, исполнении документов.

Факсимиле - штамп, воспроизводящий собственноручную подпись должностного лица.

15.2. Гербовая печать, печати, штампы, факсимиле изготавливаются исключительно в служебных целях.

15.3. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица и уполномоченных лиц.

15.4. Оттиск гербовой печати заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых документах, иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен приложении 28 к настоящей Инструкции.

15.5. Факсимиле используют для воспроизведения личной подписи должностного лица на поздравительных, приветственных, юбилейных и наградных документах, на документах, имеющих идентичное содержание, но предназначенных для отправки различным адресатам, иных документах, не требующих юридической идентификации.

Не допускается применение факсимиле для подтверждения подлинности правовых актов, поручений, резолюций, финансовых документов, служебных писем.

15.6. Ответственность за организацию работы по хранению и использованию гербовой печати, печатей, факсимиле возлагается на руководителя органа администрации города.

Руководитель органа назначает правовым актом ответственного за обеспечение сохранности и порядка использования гербовой печати, печатей, факсимиле.

15.7. Заявки на изготовление гербовой печати, печатей, штампов, факсимиле и их эскизы оформляются в соответствующих подразделениях органов администрации города и передаются в административно- хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

15.8. Гербовая печать, печати, штампы, факсимиле изготавливаются полиграфическим предприятием, имеющим выданную в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

15.9. Учет имеющихся в органе гербовой печати, печатей, штампов, факсимиле ведет административно-хозяйственная служба органа администрации города в журнале учета печатей, штампов, факсимиле с проставлением их оттисков. Листы журнала учета нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью.

Выдача гербовой печати, печатей, штампов, факсимиле работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется с заполнением соответствующих граф в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.

Образец оформления журнала учета печатей, штампов, факсимиле приведен в приложении 29 к настоящей Инструкции.

15.10. Гербовая печать, факсимиле хранятся в несгораемом металлическом сейфе, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).

15.11. В период временного отсутствия и при увольнении лица, ответственного за обеспечение сохранности и порядка использования гербовой печати, печатей, факсимиле, ответственность возлагается на другого работника органа администрации города правовым актом руководителя органа.

15.12. Запрещается передача гербовой печати, печатей, факсимиле во временное пользование лицам, не являющимся ответственными за их хранение и использование.

15.13. Уничтожение гербовой печати, печатей, факсимиле производится комиссией в количестве не менее трех человек, создаваемой руководителем органа администрации города. Комиссией составляется акт уничтожения, который утверждается руководителем органа администрации города.

Образец оформления акта уничтожения гербовой печати, печатей, штампов, факсимиле приведен в приложении 30 к настоящей Инструкции.

15.14. Основаниями для уничтожения гербовой печати, печатей, штампов, факсимиле являются:

износ или повреждение, повлекшие искажение деталей изображения оттиска клише гербовой печати, печати, штампа, факсимиле;

утрата значения.

15.15. Уничтожение мастичных клише гербовой печати, печатей, штампов, факсимиле производится путем его сжигания или измельчения, металлических печатей - путем спиливания текста или расплавления клише.

15.16. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи гербовой печати, печатей, факсимиле, а также их незаконного использования руководитель органа администрации города проводит служебную проверку в установленном порядке.

15.17. Оттиск печати на документах проставляется в установленном месте ("МП"), указанном на документе. В случае если место печати не установлено, оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

15.18. Оттиск факсимиле проставляется по поручению руководителя или уполномоченного им должностного лица органа администрации города.

Факсимиле проставляется только при наличии в проекте документа элементов подписи: наименования должности, инициалов и фамилии должностного лица.

15.19. Учет документов, на которых проставляется факсимиле, производится в журнале, где фиксируются порядковый номер, дата проставления факсимиле, наименование вида документа с оттиском факсимиле, заголовок (краткое содержание), Ф.И.О. должностного лица, давшего поручение на проставление факсимиле, Ф.И.О. и должность ответственного за подготовку документа.

Образец оформления журнала учета документов, на которые ставится факсимиле, приведен в приложении 31 к настоящей Инструкции.

Данные учета документа с факсимильной подписью фиксируются в левом нижнем углу первого листа его копии, подлежащей хранению в течение срока, определяемого экспертной комиссией.

15.20. Виды печатей, штампов, факсимиле, порядок применения и хранения, их количество, а также перечень документов, заверяемых гербовой печатью, иными печатями, факсимиле, устанавливаются в распорядительных документах органов администрации города.

XVI. Копирование документов

16.1. Изготовление копий документов и материалов с применением копировально-множительной техники осуществляется при невозможности воспроизведения и передачи таких документов посредством СЭД.

16.2. Выполнение копировальных работ производится в отделе правовых актов управления делами администрации города, структурных подразделениях органов администрации города, имеющих копировально-множительную технику, а также в службах делопроизводства органов администрации города, наделенных правами юридического лица.

16.3. В отделе правовых актов управления делами осуществляется копирование правовых актов администрации города, а также документов и материалов, образующихся в деятельности органов администрации города без прав юридического лица.

Копирование выполняется в порядке очередности поступления материалов. Документы, имеющие срочный характер, копируются вне очереди.

Копирование материалов, сданных после 17:30, производится на следующий рабочий день.

16.4. Копирование большого объема документов и материалов в сжатые сроки осуществляется на основании служебной записки, направляемой органом администрации города без прав юридического лица на имя руководителя управления делами администрации города.

Служебная записка с указанием количества тиражируемых материалов и их копий направляется не позднее чем за 1 рабочий день до предполагаемого дня выполнения заявки.

16.5. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на копирование в несброшюрованном виде.

16.6. Порядок выполнения копировальных работ в органах администрации города, наделенных правами юридического лица, определяется службами делопроизводства указанных органов.

<< Назад		Приложение 1. >> Образец оформления бланка резолюции
	Содержание Распоряжение администрации г.Красноярска от 7 мая 2014 г. N 150-Р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Красноярска

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Приложение 1. Образец оформления бланка резолюции

Приложение 2. Образец оформления сокращенного варианта протокола

Приложение 3. Образец оформления протокола (полная форма)

Приложение 4. Образец оформления выписки из протокола заседания (совещания)

Приложение 5. Образец оформления поручения

Приложение 6. Образец оформления выписки из перечня поручений

Приложение 7. Образец оформления перечня поручений

Приложение 8. Образец оформления перечня поручений оперативного совещания

Приложение 9. Образец оформления доверенности

Приложение 10. Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции)

Приложение 11. Типовые сроки исполнения документов

Приложение 12. Образец оформления служебного письма

Приложение 13. Образец оформления внутреннего служебного письма с угловым расположением реквизитов

Приложение 14. Образец оформления внутреннего служебного письма с продольным расположением реквизитов

Приложение 16. Образец оформления телефонограммы

Приложение 17. Образец оформления акта приема-передачи документов

Приложение 18. Образец оформления отчета об исполнении поручения

Приложение 19. Образец оформления разногласий, возникших в ходе исполнения поручения

Приложение 20. Образец акта о выделении дел, документов к уничтожению

Приложение 21. Образец оформления номенклатуры дел

Приложение 22. Образец оформления листа-заверителя дела

Приложение 23. Образец оформления внутренней описи документов дела

Приложение 24. Образец оформления обложки дела

Приложение 25. Образец оформления описи дел

Приложение 26. Образец оформления расписки о временной выдаче подлинника правового акта

Приложение 27. Гербовая печать

Приложение 28. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати

Приложение 29. Образец оформления журнала учета печатей, штампов, факсимиле

Приложение 30. Образец оформления акта уничтожения гербовой печати, печатей, штампов, факсимиле

Приложение 31. Образец оформления журнала учета документов, на которые ставится факсимиле

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.