Приложение. Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края

Приложение

к приказу министерства образования

Красноярского края

от 25.08.2020 N 37-11-04

Инструкция
по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края

С изменениями и дополнениями от:

26 мая, 16 июня 2021 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края (далее - Инструкция) разработана в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству, утвержденной указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 N 106-уг, и иными правовыми актами Российской Федерации и Красноярского края (далее - край) в сфере информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, с учетом приказа Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив образующихся в деятельности министерства образования Красноярского края (далее - Министерство) документов и обеспечения перехода на межведомственный электронный документооборот.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.

1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.4. При работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства Красноярского края и иных органов исполнительной власти Красноярского края "Енисей-СЭД" (далее - система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Министерстве осуществляется отделом кадров и управления документацией (далее - Отдел).

2. Организация делопроизводства

2.1. Общие положения

2.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

2.1.2. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляются Отделом, за исключением отдельных видов документов, регистрация которых осуществляется в иных структурных подразделениях Министерства в соответствии с приказом Министерства.

2.2. Основные понятия

2.2.1. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот, в том числе электронный документ;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

исполнитель - государственный гражданский служащий Министерства, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых Отделом, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель - министр образования Красноярского края (далее - министр) или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, иными государственными гражданскими служащими Министерства, которым переданы отдельные полномочия приказом Министерства;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

Иные понятия используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и края.

2.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

2.3.1. Документы доставляются в Министерство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется Отделом.

2.3.3. Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильных аппаратов.

2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.

Телефонограмма оформляется на бланке в соответствии с приложением N 1 и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

После рассмотрения руководителем копия телефонограммы передается в соответствии с его резолюцией. На подлиннике документа получателем проставляется отметка о получении.

Подлинник телефонограммы хранится в приемной Министерства в папке "Телефонограммы".

Телефонограммы, поступившие в Министерство по факсу или электронной почте, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководителем и доставляются исполнителям в соответствии с пунктами 2.4.4-2.4.6 Инструкции.

2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

Документ возвращается Отделом отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями Министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.

Срок согласования возврата документа составляет 3 дня со дня поступления документов.

В случае если такой документ не возвращается, в течение 3 дней со дня согласования составляется акт приема и первичной обработки документов в трех экземплярах, один из которых остается в Отделе, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 дней со дня согласования в двух экземплярах, один из которых хранится в Отделе, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением N 2.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении N 3.

Документы, поступившие в структурные подразделения Министерства, в обязательном порядке передаются в Отдел в день поступления для регистрации, за исключением документов, регистрация которых осуществляется в иных структурных подразделениях Министерства в соответствии с приказом Министерства.

2.3.10. Предварительное рассмотрение поступающих документов проводится Отделом с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения и исполнителям.

Оригиналы документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений и (или) по вопросам, относящимся к исключительной компетенции одного из отделов Министерства, связанным с работой, которая носит регулярный характер, после регистрации направляются в структурные подразделения Министерства без рассмотрения руководителями.

Входящая документация, требующая принятия управленческих решений, относящаяся в силу своей значимости к исключительной компетенции министра или нескольких заместителей министра, после регистрации передается для рассмотрения министру в день регистрации (до 17:00, срочные документы - незамедлительно):

письма Министра просвещения Российской Федерации и его заместителей;

письма Министра науки и высшего образования Российской Федерации и его заместителей;

письма директоров департаментов Министерства просвещения Российской Федерации и департаментов Министерства науки и высшего образования Российской Федерации;

письма Губернатора края;

письма полномочных представителей Президента Российской Федерации;

письма председателя Законодательного Собрания края, заместителей председателя Законодательного Собрания края, председателей комитетов Законодательного Собрания края;

письма членов Правительства края (первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, министров края);

письма руководителей государственных органов края (Избирательной комиссии края, Счетной палаты края), Уполномоченного по правам человека в крае;

письма глав муниципальных образований края;

письма надзорных органов (прокурора края и его заместителей, начальника Главного управления внутренних дел по краю и его заместителей, начальника Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по краю и его заместителей, руководителя Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по краю и его заместителей).

Остальные документы после регистрации направляются на рассмотрение заместителям министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Входящая корреспонденция, зарегистрированная Отделом, за исключением документов, поступающих из подведомственных Министерству учреждений, сканируется. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.

Документы и (или) приложения к ним, которые не могут быть отсканированы, направляются на бумажном носителе, о чем в системе автоматизированного делопроизводства делается соответствующая отметка.

Документы, в том числе проекты нормативных правовых актов, направляются на рассмотрение руководителям в системе автоматизированного делопроизводства.

Оригинал документа, направляемого на рассмотрение руководителю, остается в Отделе.

К поступившим документам руководителями в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.19 Инструкции, после чего документы поступают исполнителям.

Подготовка проектов резолюций к документам, направляемым на рассмотрение министру, осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Документы, подлежащие контролю в соответствии с пунктом 8.1.3 Инструкции, ставятся на контроль в системе автоматизированного делопроизводства соответствующим руководителем.

Заявления и служебные (докладные) записки работников Министерства и руководителей подведомственных Министерству учреждений после регистрации и согласования передаются для рассмотрения соответствующему руководителю.

Документы информативного характера, не требующие исполнения, после ознакомления с ними лиц, указанных в резолюции, направляются в дело.

2.3.11. Письменные обращения граждан, поступающие в Министерство, подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней со дня поступления независимо от способа их доставки (факс, электронная почта или иные информационные системы общего пользования).

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководству.

Обращения граждан (заявления, жалобы), в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ, и обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, незамедлительно передаются министру.

Прочие обращения граждан передаются для рассмотрения заместителям министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Обращения сканируются. Отсканированное обращение прикрепляется к электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства.

Обращения направляются на рассмотрение руководителям в системе автоматизированного делопроизводства.

Оригинал обращения, направляемого на рассмотрение руководителю, остается в Отделе.

К поступившим обращениям руководителями в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.19 Инструкции, после чего обращения поступают исполнителям.

Подготовка проектов резолюций к обращениям, направляемым на рассмотрение министру, осуществляется специалистами Отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Все обращения граждан, поступившие в Министерство, подлежат обязательному рассмотрению.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Исполнитель информирует руководителя о результатах рассмотрения обращения служебной запиской. Обращение снимается с контроля и направляется в дело в соответствии с резолюцией руководителя, проставляемой на служебной записке.

Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ).

Министерство при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, невозможно, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, Министерство вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с частью 4 статьи 10 Федерального закона N 59-ФЗ на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (www.krao.ru) (далее - официальный сайт Министерства), гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта Министерства, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Письменное обращение, поступившее в Министерство в соответствии с компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Информация о продлении срока вносится Отделом в электронную регистрационную карточку обращения.

Ответ на обращение подписывается соответствующим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между руководителями в Министерстве.

После подписания ответ на обращение регистрируется Отделом. После регистрации ответ направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Ответ на обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

По электронной почте направляется сканированный вариант ответа, подписанного соответствующим руководителем и зарегистрированного Отделом в установленном порядке. Отправка ответа на обращение по электронной почте осуществляется исполнителем в день регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Информация об обращениях граждан, поступивших в Министерство, размещается Отделом на официальном сайте Министерства ежеквартально в разделе "Обзор обращений граждан".

2.3.12. Поступающие в Министерство документы судебных органов и документы, связанные с исполнительным производством, подлежат обязательной регистрации в день поступления.

Регистрация осуществляется юридическим отделом Министерства в журнале учета документов судебных органов (в электронном виде) в соответствии с пунктами 2.4.4-2.4.6 Инструкции.

Начальник (заместитель начальника) юридического отдела Министерства определяет ответственное структурное подразделение Министерства (ответственного исполнителя), порядок и срок исполнения документа, после чего документ передается в соответствующее структурное подразделение Министерства (соответствующему исполнителю), о чем делается отметка в журнале учета документов судебных органов.

2.3.13. Поступающие на согласование в Министерство проекты нормативных правовых актов (иных документов) направляются Отделом на рассмотрение руководителям в соответствии с пунктом 2.3.10 Инструкции в день поступления в Отдел.

К поступившему на согласование документу руководителем структурного подразделения в системе автоматизированного делопроизводства даются указания по рассмотрению документа, после чего документ поступает указанным должностным лицам.

Указанные документы рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений Министерства, министром или его заместителями в 5-дневный срок (при этом срок согласования проекта документа одним должностным лицом не должен превышать 2 дней), если меньший срок не установлен министром или его заместителями, в системе автоматизированного делопроизводства.

Контроль за соблюдением 10-дневного срока согласования осуществляет Отдел.

2.3.14. Внесение замечаний (предложений) по проектам нормативных правовых актов оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) проставляется в электронной карточке листа согласования проекта правового акта и включает в себя слова "Согласен с замечаниями".

Замечания (предложения) по проектам нормативных правовых актов должны быть мотивированы. Замечания (предложения) по проектам нормативных правовых актов размещаются в электронной карточке листа согласования проекта нормативного правового акта в виде электронного образа документа с собственноручной подписью, либо электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо текстового комментария.

Подготовку замечаний (предложений) осуществляет структурное подразделение Министерства, являющееся головным исполнителем рассмотрения проекта нормативного правового акта (иного документа) в соответствии с указанием руководителя.

2.3.15. Поступающие документы, содержащие поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора края, Председателя Правительства края передаются на рассмотрение министру в день их поступления в Министерство, а имеющие срочный характер - незамедлительно.

Министр определяет исполнителей из числа заместителей министра, а также сроки исполнения поручений.

По каждому поручению заместители министра определяют исполнителей (головного исполнителя) из числа руководителей структурных подразделений Министерства. Руководители структурных подразделений Министерства определяют ответственного специалиста, непосредственно осуществляющего работу по исполнению поручения и подготовку отчета об исполнении поручения.

Документы, содержащие поручения, доводятся до сведения исполнителей не позднее чем в первый рабочий день, следующий за днем выдачи министром указаний по исполнению документа (резолюции), а имеющие срочный характер - незамедлительно.

Все документы, содержащие поручения, ставятся на контроль, о чем делается соответствующая отметка в автоматизированной системе делопроизводства. Подлинник документа (при наличии), содержащего поручения, остается в Отделе.

Направление документов, содержащих поручения, на рассмотрение руководителям, подготовка резолюций и направление на исполнение осуществляется в системе автоматизированного делопроизводства в соответствии с пунктом 2.3.10 Инструкции.

2.3.16. Документы, полученные из Министерства просвещения Российской Федерации в электронном виде с использованием программного модуля "Взаимодействие", после предварительной проверки поступления документа по системе межведомственного документооборота (далее - МЭДО) подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном пунктами 2.3.10, разделом 2.4 "Регистрация документов" Инструкции.

2.3.17. Поступающие в Министерство конкурсные документы (заявки, заявления) муниципальных образований на конкурсный отбор регистрируются Отделом в день поступления и передаются в структурное подразделение, ответственное за реализацию государственной программы, без направления на рассмотрение заместителям министра.

2.4. Регистрация документов

2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.

2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:

распределения обязанностей между руководителями;

компетенции структурных подразделений Министерства;

авторства;

срочности исполнения.

2.4.3. Входящие документы регистрируются однократно при поступлении в Министерство. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются с учетом требований пункта 2.4.2 Инструкции и передаются руководителю незамедлительно.

Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Внутренние документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД без досылки на бумажном носителе.

Внутренние документы, поступившие от участников Енисей-СЭД либо направленные участникам Енисей-СЭД, регистрируются однократно в органе, создавшем документ.

Регистрация документов, направляемых участникам Енисей-СЭД, осуществляется при наличии в регистрационной карточке документа файла-вложения, подписанного электронной подписью с элементами визуализации электронной подписи (штамп с данными владельца электронной подписи).

Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку подлинности электронной подписи (за исключением обращений заявителей).

2.4.4. Регистрация документов, поступивших на бумажном носителе или от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, осуществляется Отделом путем заполнения электронной регистрационной карточки в системе автоматизированного делопроизводства.

Документы, поступившие от участников Енисей-СЭД, регистрируются в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы".

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Входящие документы".

Регистрация документов иными структурными подразделениями Министерства осуществляется в журналах учета документов в бумажном или электронном виде.

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку (журнал учета документов) вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при наличии);

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о наличии приложений;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, создаются исполнителем документа и регистрируются Отделом в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы".

Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, создаются исполнителем документа и регистрируются Отделом в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Исходящие документы".

При регистрации исходящей документации Отделом проверяются следующие основные реквизиты регистрации в электронной регистрационной карточке:

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

Отделом документу присваивается регистрационный номер.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа на бумажном носителе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Министерство. Отметка о поступлении документа включает в себя:

полное наименование Министерства;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Форма регистрационного штампа приведена в приложении N 4.

2.4.6. Регистрационный номер заявлений и служебных (докладных) записок работников Министерства и руководителей подведомственных Министерству учреждений и документов, регистрация которых осуществляется непосредственно в структурных подразделениях Министерства, включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и номер структурного подразделения Министерства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства, отделяемый дефисом.

Например: 604-11.

Обращения граждан подлежат регистрации в базе данных "Обращения граждан" в Енисей-СЭД. Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Обращения граждан" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс);

порядковый номер в пределах календарного года.

При регистрации обращений граждан в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

вид обращения;

способ получения обращения;

способ обращения;

тип обращения;

место регистрации обращения;

дата поступления обращения;

дата регистрации обращения;

фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, контактный телефон, адрес электронной почты (при наличии);

вид вопроса(ов) из классификатора, по которому(ым) обратился заявитель;

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

источник поступления (при получении обращения из иного органа) со ссылкой на исходящий номер и дату документа адресанта (при наличии);

краткое содержание обращения с указанием основных вопросов;

связь с предыдущими обращениями (при наличии);

отметка о контроле (сроке рассмотрения) обращения.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Входящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс);

порядковый номер в пределах календарного года.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Исходящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс);

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.

2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Министерства по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.4.8. В случае поступления документа, идентичного зарегистрированному ранее документу, в электронную регистрационную карточку Отделом вносятся дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов. При этом номером вновь поступившего документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа.

2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в Отдел для регистрации.

2.5. Отправка исходящей документации

2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, созданные и отправляемые Министерством. Документы, не связанные с деятельностью Министерства, к отправке не принимаются.

Документы отправляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно.

2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

заполненной электронной регистрационной карточки проекта исходящего документа в соответствии с пунктом 2.4.4 Инструкции;

точных адресов отправки (при отправке документа на бумажном носителе) с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.6 Инструкции;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документа на бумажном носителе);

всех необходимых для данного документа приложений и виз: на визовом экземпляре документа (при проведении процедуры согласования документа на бумажном носителе) либо в листе согласования (при проведении процедуры согласования документа посредством системы автоматизированного делопроизводства);

списка рассылки документа;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ (при наличии).

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, направляются средствами электросвязи без дублирования на бумажном носителе.

2.5.4. Исходящие документы на бумажном носителе отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов на бумажном носителе осуществляется в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе с приложениями, указанными в тексте документа, остается в Отделе и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.

2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.5.7. Доставка исходящих документов на бумажных носителях в Правительство края осуществляется Отделом ежедневно в 14:30.

Исходящие документы на бумажных носителях, требующие срочной отправки, доставляются адресатам нарочно исполнителями или отправляются специальной связью. Степень срочности доставки документа на бумажном носителе определяется руководителем, его подписавшим.

Отправка исходящих документов на бумажных носителях осуществляется до 9:30. Если документ на бумажном носителе поступил позднее 9:30, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

2.5.8. Выдача документов на бумажных носителях на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах или просьбой заявителя. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.5.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно.

Форма реестра приведена в приложении N 5.

2.5.10. Исходящая корреспонденция сканируется Отделом перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.

Приложение к письму, содержащее более 40 листов, не сканируется, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства в электронном виде.

2.5.11. Исходящие документы на бумажных носителях направляются посредством электронной почты, факсимильной связи при наличии соответствующего запроса о направлении ответа (представлении информации) по электронной почте (факсу). Такие документы передаются Отделом исполнителю для отправки в день регистрации.

Исходящие документы на бумажных носителях, которые в соответствии со списком рассылки подлежат направлению посредством электронной почты или факсимильной связи, передаются Отделом исполнителю в день регистрации.

Необходимость передачи иных исходящих документов на бумажных носителях посредством электронной почты, факсимильной связи определяется руководителем структурного подразделения-исполнителя или руководителем, подписавшим документ.

Отправка исходящих документов на бумажных носителях посредством электронной почты, факсимильной связи осуществляется исполнителем в день регистрации документа или не позднее следующего рабочего дня.

По электронной почте направляется сканированный вариант документа, подписанного соответствующим руководителем и зарегистрированного Отделом в установленном порядке.

Запрещается направлять по электронной почте файл документа в текстовом формате, содержащий бланк Министерства и (или) подпись руководителя.

Подлинники исходящих документов на бумажном носителе после их передачи по факсу (электронной почте) передаются исполнителями в Отдел для досылки адресатам (в случае необходимости). К документам, переданным по электронной почте, должна быть приложена распечатка отправленного электронного сообщения, подтверждающая факт отправки документа адресатам.

При передаче текстов документов на бумажных носителях по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в Отделе;

передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ.

Запрещается передавать посредством электронной почты, факсимильной связи тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

2.5.12. Документы в адрес Министерства просвещения Российской Федерации, за исключением документов, указанных в приложении N 20, направляются в электронном виде с использованием программного модуля "Взаимодействие" и МЭДО.

Документы для отправки, подготовленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются исполнителями в Отдел в установленном порядке.

К документам прилагается карточка отправки документа, содержащая информацию о способе отправки документа, по форме согласно приложению N 21.

Сканирование документов осуществляет Отдел. Документы направляются в формате ".pdf" без дублирования на бумажном носителе.

Приложения к основному документу, не подписанные должностным лицом, могут быть направлены в любом формате без сканирования. При необходимости направления приложений без сканирования в карточке отправки документа делается соответствующая отметка.

Приложения для отправки без сканирования направляются исполнителем в Отдел по электронной почте в соответствующем формате.

Информация об изменениях:

Пункт 2.5.13 изменен с 17 июня 2021 г. - Приказ министерства образования Красноярского края от 16 июня 2021 г. N 20-11-04

См. предыдущую редакцию

2.5.13. Не подлежат направлению в Аппарат Правительства Российской Федерации по системе МЭДО:

документы, к которым прилагаются представляемые на подпись проекты нормативных правовых актов;

документы, содержащие ответы на парламентские запросы, обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Российской Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, фотографии, карты, текстовые и иные материалы, не подлежащие сканированию.

2.6. Порядок прохождения внутренних документов

2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.6.2. Документы после согласования направляются на подпись исполнителями в течение рабочего дня (с 9:00 до 18:00).

2.6.3. Документы передаются Отделом на подпись или рассмотрение министру в день поступления в Отдел после проверки правильности их оформления, осуществляемой специалистами Отдела.

Документы, подготовленные с нарушением требований к их оформлению, порядку подготовки и согласования, возвращаются Отделом на доработку исполнителю в день поступления документов в Отдел.

2.6.4. После подписания документы передаются на регистрацию.

Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации исходящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4-2.4.6 Инструкции.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона.

3.1.2. При подготовке документов Министерства используются бланки документов:

бланк приказа Министерства (приложение N 6);

бланк письма Министерства (приложение N 7).

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При создании электронного документа используются электронные шаблоны бланков Министерства в одноцветном воспроизведении реквизитов бланка, включая герб края, черным цветом.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт(1) - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1-2 межстрочных интервалов(2).

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами(3).

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

К документам, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, относятся:

1) входящие документы, поступившие от участников Енисей-СЭД;

2) исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, за исключением документов, имеющих отметку "Для служебного пользования".

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование Министерства;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о Министерстве;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

3.3.1.1. Герб края

Изображение герба края помещают на бланках писем Министерства в соответствии с Законом края от 12.02.1999 N 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.

3.3.1.2. Подпись должностного лица

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).

Например:

Министр образования Красноярского края

подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:

Временно замещающий должность заместителя министра образования Красноярского края

подпись

И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Министерства подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Министр строительства Красноярского края подпись

И.О. Фамилия

Министр образования Красноярского края подпись

И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр образования Красноярского края	подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер - заведующий отделом	подпись	И.О. Фамилия

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	подпись	И.О. Фамилия

В электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью, элементы визуализации отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи должны располагаться в месте расположения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.

3.3.1.3. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (например, "Приказ", "Протокол", "Акт") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.1.4. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланках документов Министерства, в том числе на приказе нормативного характера, за исключением бланков писем.

3.3.1.5. Справочные данные о Министерстве.

Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес, ОКОГУ, ОГРН, ИНН, КПП.

3.3.1.6. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Правительство Красноярского края

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

ООО "Центр расчетов и инвестиций Красноярск 2020" Отдел финансового контроля

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:

Первому заместителю Губернатора Красноярского края - председателю Правительства Красноярского края И.О. Фамилия

почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Рудакову О.В. Ленина ул., д.125, кв.12 г.Минусинск Красноярский край 662600

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.7. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо структурными подразделениями органа исполнительной власти края в соответствии с положениями Инструкции.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2020.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - арабскими цифрами;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 1 января 2020 года или 1 января 2020 г.

Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся Министерством совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной пунктом 2.4.6 Инструкции.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, за исключением правового акта Министерства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N____" и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.9. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм;

приказов Министерства индивидуального характера.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства образования Красноярского края по должностям, не отнесенным к государственным должностям и должностям государственной гражданской службы".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах нормативных правовых актов Министерства в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).

3.3.1.10. Текст документа

В Министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

В случае необходимости составления документа на иностранном языке проект документа составляется в двух экземплярах: один экземпляр на соответствующем иностранном языке, второй - на русском.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый_!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.12. Отметка о наличии приложений

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Слово "Приложение" печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, N 17-дсп, на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение:

письмо Роструда от 24.08.2010 N 3770-ТЗ и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

Приложение N 1 к письму министерства образования Красноярского края от 02.07.2020 N 75-253

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2 к приказу министерства образования Красноярского края от 15.05.2020 N 53-11-04

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1 Утверждено приказом министерства образования Красноярского края от 15.03.2020 N 53-11-04

3.3.1.13. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом.

Например:

Согласовано Министр социальной политики Красноярского края подпись И.О. Фамилия дата Согласовано письмо министерства финансов Красноярского края от 26.01.2020 N 255

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное).

3.3.1.14. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "Утверждаю", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

Утверждаю Министр образования Красноярского края подпись И.О. Фамилия дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден(о, ы, а)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

Утверждено протоколом конкурсной комиссии от ... N ...

Слова "Утверждаю", "Утвержден(о, ы, а)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

3.3.1.15. Виза

Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза согласования проектов документов включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который(ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

На документе, подлинник которого остается в Министерстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из Министерства, визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

Согласование (визирование) документов осуществляется исходя из:

компетенции заместителей министра, руководителей структурных подразделений Министерства, иных должностных лиц Министерства;

сокращения срока обработки документа;

исключения неоправданного дублирования согласований;

обязательности согласования:

документов, содержащих финансовые обязательства, - начальником отдела финансового учета и отчетности;

документов, связанных с обеспечением жизнедеятельности краевых государственных учреждений (транспорт, строительство, текущий и капитальный ремонт и так далее), - начальником отдела ресурсного обеспечения;

приказов Министерства и иных документов, содержащих нормы права, писем в правоохранительные и надзорные органы, проектов правовых актов Губернатора края и Правительства края, государственных контрактов, ответов на запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания края, Правительства Российской Федерации, конкурсной документации, уставов подведомственных Министерству учреждений - начальником юридического отдела Министерства.

Ответный документ визируется исполнителями, указанными на бланке резолюции поступившего документа.

Проставление виз согласования документа (например, приказа Министерства) осуществляется в следующей последовательности:

исполнителем (создателем) документа;

руководителем структурного подразделения Министерства, ответственным за подготовку документа;

руководителями иных структурных подразделений Министерства, чьи полномочия затронуты в документе;

заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Согласование проектов правовых актов Правительства края и Губернатора края осуществляется в системе автоматизированного делопроизводства исполнителем.

Срок согласования проектов документов должностными лицами Министерства не должен превышать 2 рабочих дней.

3.3.1.16. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.17. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Верно Должность подпись И.О. Фамилия дата

Если копия документа (выписка из документа) состоит из нескольких листов, то она сшивается. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.1.18. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в 2 строки шрифтом размером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество 249-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

3.3.1.19. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляются путем заполнения карточки резолюции в системе автоматизированного делопроизводства или непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Указания по исполнению включают: инициалы имени и отчества, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, инициалы имени и отчества, фамилию автора резолюции (при оформлении резолюции в системе автоматизированного делопроизводства), подпись руководителя (при оформлении резолюции непосредственно на документе) и дату, например:

Н.В. Петрову, Н.А. Сидорову Прошу подготовить проект ответа к 25.03.2020. дата подпись

3.3.1.20. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, в карточке резолюции в системе автоматизированного делопроизводства.

3.3.1.21. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя или иного должностного лица, уполномоченного принимать решение о направлении документа в дело.

Отметка об исполнении должна дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем, принявшим решение по его исполнению.

Отметка о списании в дело проставляется в верхней части документа на первом листе или в электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства.

3.3.1.22. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

4. Подготовка, оформление и согласование проектов правовых актов

4.1. Подготовка, регистрация и оформление проектов правовых актов

4.1.1. Министерство осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке приказов, а также иных правовых актов в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1.2. Министерство издает нормативные правовые акты и правовые акты индивидуального характера.

Под нормативным правовым актом (приказом нормативного характера) понимается изданный в установленном порядке акт Министерства, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные правовым актом.

Под правовым актом индивидуального характера (приказом индивидуального характера) понимается правовой акт, устанавливающий, изменяющий или отменяющий права и обязанности конкретных лиц.

4.1.3. Министерство издает правовые акты на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава края, законов края, правовых актов Губернатора края и Правительства края.

4.1.4. Приказы Министерства могут издаваться по поручению министра, заместителя министра или по инициативе руководителей структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.

В разработке проекта приказа принимают участие заинтересованные должностные лица Министерства.

4.1.5. Подготовка и согласование проектов приказов Министерства осуществляется в соответствии с указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края" (далее - Порядок подготовки и издания правовых актов) и пунктом 3.3.1.15 Инструкции.

4.1.6. Приказы индивидуального характера Министерства подписываются соответствующим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между руководителями в Министерстве.

Приказы нормативного характера подписывает министр либо лицо, его замещающее.

4.1.7. Отдел обеспечивает регистрацию правовых актов Министерства.

4.1.8. При подготовке приказов исполнителем заполняется электронная регистрационная карточка, в которую вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

тематика;

вид документа;

дата;

наименование (заголовок) приказа (краткое содержание для приказов индивидуального характера);

фамилия руководителя, подписавшего приказ;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку проекта приказа;

место регистрации;

вступление в силу приказа;

количество экземпляров, листов приказа, приложений к приказу.

4.1.9. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем. Регистрационный номер приказа присваивается Отделом.

4.1.10. Регистрационный номер приказа Министерства включает в себя порядковый номер в пределах календарного года, отдельно по каждой регистрационной группе, и индекс дела по номенклатуре дел Министерства или буквенное обозначение, отделяемые дефисом:

11-03 - приказы по основной деятельности (об утверждении уставов краевых учреждений, положений, государственных заданий, программ развития, об утверждении объемных показателей и отнесении учреждений к группам по оплате труда и прочие);

11-04 - приказы по основной деятельности нормативного характера (об утверждении положений об оплате труда работников образования, выплатах опекунам, об утверждении составов экзаменационных комиссий, сроков проведения экзаменов, о проведении всероссийских олимпиад, конкурсов и прочие);

11-05 - приказы по основной деятельности (о создании рабочих групп, комиссий, об организации и проведении конкурсов и прочие);

11-06 - приказы по вопросам финансового и материально-технического обеспечения деятельности учреждений образования;

11-07 - приказы о командировании работников Министерства;

11-08 - приказы о командировании руководителей подведомственных учреждений;

18-02 - приказы по основной деятельности (по вопросам лицензирования образовательной деятельности организаций);

18-03 - приказы по основной деятельности (по вопросам государственной аккредитации образовательной деятельности);

18-05 - приказы по основной деятельности по вопросам о подтверждении документов об образовании и квалификации, об ученых степенях, ученых званиях;

19-02 - приказы по основной деятельности (по вопросам, связанным с государственным контролем (надзором) в сфере образования);

"к" - приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, материальном стимулировании работников Министерства и руководителей подведомственных учреждений);

"л/с" - приказы по личному составу (о ежегодных отпусках, учебных отпусках, дежурствах, дисциплинарных взысканиях).

Например: 235-11-08, или 350-к, или 25 л/с.

4.1.11. При регистрации приказа, в тексте которого имеется ссылка об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных приказов или их частей, в электронные регистрационные карточки этих приказов вносятся соответствующие отметки о дате и регистрационном номере приказа, которым вносится изменение, или приказ признается утратившим силу.

4.1.12. После регистрации приказы сканируются Отделом. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.

Приложение к приказу индивидуального характера, содержащее более 40 листов, не сканируется, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства в электронном виде.

4.1.13. В срок, не превышающий 3 дней, копии приказов подлежат рассылке адресатам. Копии приказов рассылаются Отделом при наличии списка рассылки или структурным подразделением Министерства, подготовившим приказ.

4.1.14. В случаях, установленных Законом края от 18.12.2008 N 7-2627 "О порядке опубликования и вступления в силу нормативных правовых актов Красноярского края", приказы после подписания и регистрации направляются Отделом для официального опубликования. Сопроводительное письмо подписывает лицо, подписавшее приказ.

4.1.15. Копии приказов нормативного характера направляются Отделом:

Информация об изменениях:

Подпункт 1 изменен с 27 мая 2021 г. - Приказ министерства образования Красноярского края от 26 мая 2021 г. N 17-11-04

См. предыдущую редакцию

1) на бумажном носителе:

в прокуратуру края - в 7-дневный срок со дня их первого официального опубликования;

2) на бумажном носителе и в электронном виде:

в газету "Наш Красноярский край" для официального опубликования - в срок не позднее 3 дней со дня их подписания;

3) в электронном виде:

в Законодательное Собрание края - в срок не позднее 3 дней со дня их подписания;

в управление пресс-службы Губернатора и Правительства края для официального опубликования на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru) - в день их принятия;

в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по краю с направлением сведений об источниках их опубликования - в 7-дневный срок после дня первого официального опубликования.

4.1.16. Проект приказа Министерства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата A4.

4.1.17. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование Министерства;

вид документа (приказ).

4.1.18. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер на первой странице приказа не проставляется.

4.1.19. Реквизиты "место издания документа", "дата документа", "регистрационный номер документа" в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита "вид документа" 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.1.20. Реквизит "наименование документа" (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из 5 строк, не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения 5 строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется.

4.1.21. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита "заголовок", а в приказах индивидуального характера от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "место издания документа", "наименование документа", "текст документа" и "подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте приказов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом "Приказываю", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.22. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.

Подпись в приказах содержит реквизит "подпись должностного лица" и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.2 Инструкции.

4.1.23. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

4.1.24. При указании в тексте приказа ссылки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:

Приложение к приказу министерства образования Красноярского края от ... N _

Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение N 2 к приказу министерства образования Красноярского края от ... N _

4.1.25. Заголовок приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал, отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами, первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы. Заголовок приложения непосредственно к приказу (приложения первого уровня) выделяется полужирным шрифтом, заголовок приложения к приложению к правовому акту (приложения второго и последующих уровней) не выделяются полужирным шрифтом.

Текст от реквизита "заголовок приложения" отделяется 2-3 интервалами.

Заголовок приложения, как правило, должен соответствовать заголовку, указанному в тексте правового акта (для приложений первого уровня), либо заголовку, указанному в приложениях первого и последующих уровней, в которых имеется ссылка на приложение (для приложений второго и последующих уровней).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом, от текста раздела отделяются 1 интервалом. Точки в конце заголовков разделов не ставятся. Заголовки не выделяются полужирным шрифтом.

4.1.26. Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения Министерства, его подготовившим, или заместителем министра, осуществлявшим координацию подготовки.

4.1.27. Совместные приказы органов исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти края располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "Приказ" - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти края располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.28. Приказы нормативного характера подлежат опубликованию в случаях и порядке, предусмотренных Законом края от 18.12.2008 N 7-2627 "О порядке опубликования и вступления в силу нормативных правовых актов Красноярского края", о чем следует указывать в основной части приказа.

4.1.29. Образцы оформления приказов Министерства приведены в приложении N 8.

4.1.30. Представляемые на подпись руководителю проекты приказов должны иметь визы согласования, установленные пунктом 3.3.1.15 Инструкции.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта приказа должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование предусматривает направление идентичных экземпляров проекта приказа одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование осуществляется до представления (направления) проекта приказа на согласование в юридический отдел Министерства.

После проведения согласования проекта приказа юридическим отделом Министерства осуществляется направление на согласование заместителям министра.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре приказа индивидуального характера либо на оборотной стороне последней страницы визового экземпляра приказа индивидуального характера.

На оборотной стороне последней страницы визового экземпляра приказа индивидуального характера также указывается фамилия и инициалы исполнителя, осуществлявшего подготовку проекта приказа индивидуального характера.

Проекты приказов, имеющих отметку "Для служебного пользования", проходят процедуру исключительно последовательного согласования на бумажном носителе в порядке, предусмотренном пунктом 9.6 Инструкции.

4.1.31. Согласование проекта приказа нормативного характера осуществляется путем проставления визы в листе согласования в системе автоматизированного делопроизводства. Проект приказа может иметь несколько листов согласования.

Лист согласования заполняется должностным лицом, непосредственно осуществляющим подготовку проекта приказа нормативного характера, в системе автоматизированного делопроизводства.

Согласование (за исключением согласования в юридическом отделе Министерства) проектов приказов нормативного характера, в том числе представленных повторно, одним должностным лицом осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня поступления проекта приказа на согласование.

Проекты приказов нормативного характера с резолюцией "Срочно" согласовываются должностными лицами (за исключением согласования в юридическом отделе Министерства) в течение 1 рабочего дня со дня поступления на согласование.

Если должностное лицо не согласовывает проект приказа нормативного характера в установленный срок, проект приказа нормативного характера считается согласованным этим должностным лицом без замечаний и предложений. Данное положение не распространяется на первого заместителя министра, заместителей министра, начальника (заместителя начальника) юридического отдела Министерства.

4.1.32. Согласование проектов приказов нормативного характера юридическим отделом Министерства проводится в сроки, предусмотренные Порядком подготовки и издания правовых актов.

В случае визирования проекта приказа нормативного характера лицом, замещающим должностное лицо (на период отпуска, болезни, командировки или другое), в электронной карточке листа согласования проекта правового акта размещается информация, подтверждающая полномочия визирующего лица (основание замещения) в виде электронного образа соответствующего документа.

В юридический отдел Министерства для согласования представляется:

в электронном виде посредством системы автоматизированного делопроизводства электронная версия текста проекта приказа нормативного характера, учитывающая замечания (предложения), внесенные должностными лицами (органами, учреждениями, организациями), участвующими в согласовании проекта приказа нормативного характера, и принятые должностным лицом, ответственным за подготовку приказа, а также электронные образы документов, прилагаемых к проекту приказа нормативного характера;

на бумажном носителе документы, прилагаемые к проекту приказа нормативного характера.

Внесение замечания (предложения) по проекту приказа нормативного характера оформляется в листе согласования при визировании.

Отметка о наличии замечания (предложения) при согласовании приказов нормативного характера проставляется в электронной карточке листа согласования проекта приказа и включает в себя слова "Согласен с замечаниями".

Замечание (предложение) по проекту приказа нормативного характера размещается в электронной карточке листа согласования проекта приказа нормативного характера в виде электронного образа документа с собственноручной подписью, либо электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо текстового комментария.

Замечание (предложение) по проекту приказа нормативного характера должно быть мотивировано.

Должностное лицо, ответственное за подготовку приказа нормативного характера, либо учитывает замечания (предложения) по проекту приказа нормативного характера и вносит соответствующие изменения в проект приказа нормативного характера, либо оформляет письменные возражения и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (предложения) в течение 3 рабочих дней со дня получения замечаний (предложений). Электронный образ письменных возражений размещается в электронной регистрационной карточке проекта приказа нормативного характера.

В случае учета (снятия) замечаний (предложений) по проекту приказа нормативного характера должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в электронной карточке листа согласования проекта приказа нормативного характера делает отметку о том, что замечания (предложения) учтены (сняты).

Информация об изменениях:

Пункт 4.1.33 изменен с 27 мая 2021 г. - Приказ министерства образования Красноярского края от 26 мая 2021 г. N 17-11-04

См. предыдущую редакцию

4.1.33. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта приказа нормативного характера должностное лицо, осуществляющее разработку такого проекта, в день представления проекта приказа нормативного характера на правовую и антикоррупционную экспертизы обеспечивает его размещение на официальном сайте края - едином краевом портале "Красноярский край" (www.krskstate.ru) (далее - официальный портал края) с указанием срока приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, а также почтового адреса, адреса электронной почты органа исполнительной власти края. Копии поступивших заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы прилагаются к проекту приказа нормативного характера.

В целях выявления рисков нарушения антимонопольного законодательства при проведении анализа проекта приказа нормативного характера должностное лицо, осуществляющее разработку такого проекта, в день представления проекта приказа нормативного характера на правовую и антикоррупционную экспертизу обеспечивает его размещение на официальном сайте Министерства и официальном портале края с обоснованием реализации предлагаемых решений, в том числе их влияния на конкуренцию.

В целях обеспечения возможности проведения юридической и антикоррупционной экспертизы проекта приказа нормативного характера должностное лицо, осуществляющее разработку такого проекта, в течение 2 рабочих дней после его согласования в юридическом отделе Министерства направляет проект приказа в прокуратуру края в электронном виде на адрес электронной почты krpro@krasinter.ru.

Проект приказа нормативного характера направляется на подпись соответствующему руководителю по истечении срока приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы и 10 рабочих дней со дня направления проекта приказа в прокуратуру края.

4.1.34. Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта приказа нормативного характера, обеспечивает:

1) полноту и точность внесения в единый (итоговый) экземпляр проекта правового акта изменений по замечаниям (предложениям);

2) создание электронной регистрационной карточки проекта приказа нормативного характера;

3) размещение текста проекта приказа нормативного характера в виде единого файла в формате MS Word, а также электронных образов документов, прилагаемых к проекту приказа нормативного характера, в электронной регистрационной карточке проекта приказа нормативного характера;

4) размещение списка рассылки приказа нормативного характера в формате MS Word в электронной регистрационной карточке проекта приказа нормативного характера;

5) представление в Отдел на бумажном носителе документов, прилагаемых к проекту приказа нормативного характера, включая протоколы (таблицы) разногласий к проекту приказа нормативного характера и подтверждения направления проекта приказа нормативного характера в прокуратуру края, на официальный портал края, официальный сайт Министерства.

5. Подготовка и оформление служебных писем

5.1. Подготовка служебных писем

5.1.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Министерство образования Красноярского края не возражает...", "Министерство образования Красноярского края предлагает...").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования, установленные пунктом 3.3.1.15 Инструкции.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе либо на оборотной стороне последней страницы визового экземпляра письма либо в электронной карточке листа согласования документа.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.

5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

5.1.10. Министром (при его отсутствии - должностным лицом, которому поручено осуществление полномочий по руководству Министерством) либо одним из заместителей министра по прямому указанию министра подписываются письма, направляемые в адрес:

Министра просвещения Российской Федерации;

Министра науки и высшего образования Российской Федерации;

заместителей Министра просвещения Российской Федерации;

заместителей Министра науки и высшего образования Российской Федерации;

директоров департаментов Министерства просвещения Российской Федерации;

директоров департаментов Министерства науки и высшего образования Российской Федерации;

Губернатора края;

полномочных представителей Президента Российской Федерации;

председателя Законодательного Собрания края, заместителя председателя Законодательного Собрания края, председателей комитетов Законодательного Собрания края;

членов Правительства края (первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, министров края);

руководителей государственных органов края (Избирательной комиссии края, Счетной палаты края), Уполномоченного по правам человека в крае;

глав муниципальных образований края;

надзорных органов (прокурора края и его заместителей, начальника Главного управления внутренних дел по краю и его заместителей, начальника Управления государственного пожарного надзора Главного управления МЧС России по краю и его заместителей, руководителя Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Красноярскому краю и его заместителей).

Прочие письма подписываются заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Письма, направляемые непосредственно в отделы других органов исполнительной власти края, организаций (адресуемые руководителям структурных подразделений), а также в подведомственные Министерству учреждения, могут быть подписаны руководителями структурных подразделений Министерства.

5.1.11. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

два экземпляра письма, оформленные на бланке (визовый и отправляемый экземпляры);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

5.1.12. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке (отправляемый экземпляр);

один экземпляр письма, оформленный на бланке (визовый экземпляр), который остается в Отделе и на котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований Красноярского края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

5.1.13. При принятии руководителем решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный на бланке (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

5.1.14. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса (в соответствии с пунктом 3.3.1.6 Инструкции) и (или) электронные адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

В списке рассылки должны содержаться указания о способе отправки документа: через почтовое отделение связи или (и) посредством электронной почты.

Образец оформления списков рассылки приведен в приложении N 9.

5.1.15. Подготовка, согласование и подписание проектов писем, направляемых в адрес других органов исполнительной власти края, осуществляются исполнителями в системе автоматизированного делопроизводства.

Исполнитель создает проект электронной регистрационной карточки и присоединяет файл, содержащий проект письма.

Если письмо создается в ответ на входящий документ или логически связано с другими документами, исполнитель отражает эти связи в электронной регистрационной карточке документа и направляет документ на согласование.

После окончания процедуры согласования документа исполнитель направляет его на подпись соответствующему руководителю.

Проекты писем, поступающие на подпись министру, проверяются Отделом и направляются для подписания министру или возвращаются исполнителям на доработку.

В случае отказа от подписания, при наличии замечаний руководителя исполнитель устраняет замечания, повторно согласовывает документ и направляет его на подпись руководителю.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 10.

6. Подготовка и оформление протоколов

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в Министерстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и других).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную части.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме (образцы оформления протоколов приведены в приложении N 11).

Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме, за исключением случаев, когда председательствующий дает указание об оформлении протокола в краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений.

6.1.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

6.1.6. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита "подпись должностного лица".

6.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

Регистрационный номер протоколов состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса.

Буквенный индекс состоит из обозначения фамилии руководителя, проводившего заседание, и типа заседания, отделяемого косой чертой:

"О" - оперативное совещание, рабочая встреча;

"А" - аппаратное совещание;

"В" - выездное совещание, проводимое за пределами Министерства;

"К" - заседание коллегии Министерства.

Например: N 12 М/О или N 18 Б/А.

6.1.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

Допускается согласование поручений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты.

6.1.9. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

6.1.10. Информация о принятых решениях может представляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает ответственный за подготовку протокола.

6.1.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет специалист Отдела или иное должностное лицо, на которое руководитель возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифт Times New Roman, размер 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование органа исполнительной власти края" - полное официальное наименование Министерства, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа" ("Протокол") - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата документа" - печатается у левой границы текстового поля через 1-2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата документа", и располагается центрованным способом;

"регистрационный номер документа" (протокола) - печатается на уровне реквизита "дата документа" и "место проведения заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется специалистом Отдела, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее) в соответствии с системой регистрации, установленной пунктом 6.1.7 Инструкции.

6.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1-2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово "Присутствовали" печатается через 1-2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

6.2.4. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Решили:

Слово "Слушали" оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N _)".

Слово "Выступили" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N _)".

Слово "Решили" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный(ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

6.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

7. Подготовка и оформление телеграмм

7.1.1. Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.1.2. Телеграммы подписываются министром или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между ними.

7.1.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

7.1.4. Телеграммы оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

7.1.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "адресат", "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "наименование и адрес отправителя", "отметка об исполнителе".

7.1.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный или условный (сокращенный) (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилию получателя, например:

652718 Киселевск Кемеровской ул. Комарова д 8 кв 12 Петрову П.П.

или

125009 Москва ул. Тверская д 11 Министру просвещения Российской Федерации И.О. Фамилия

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

Главам городских округов и муниципальных районов края

или

По списку

или

Схема триста двадцать шесть

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

7.1.7. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через полуторный межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается на лицевой стороне бланка прописными буквами. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" указываются либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "плюс", "тире" ("минус"), "дробная черта" указываются соответствующими символьными знаками "?", "+", "-", "/" либо полными словами.

Знаки "восклицательный знак", "номер", "двоеточие" пишутся либо полными словами, либо сокращенно ("вскл", "нр", "двтч" соответственно).

Другие знаки указываются полными словами.

7.1.8. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.2 Инструкции.

7.1.9. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, но перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.

7.1.10. Наименование и адрес отправителя печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пт, отделяются 2-3 интервалами от реквизита "подпись должностного лица" и указываются под горизонтальной чертой.

Наименование и адрес отправителя включают в себя:

наименование органа исполнительной власти края;

почтовый адрес;

дату отправки (проставляется после отправки);

подпись должностного лица, разрешающего отправку телеграммы.

7.1.11. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на лицевой стороне последнего листа телеграммы шрифтом размера 10 пт.

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

7.1.12. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

7.1.13. Образец оформления телеграмм приведены в приложении N 12.

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов

8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций).

8.1.2. Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

8.1.3. Контролю подлежит исполнение:

поручений и указаний Президента Российской Федерации;

поручений и указаний Председателя Правительства Российской Федерации;

поручений и указаний заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора края;

поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе;

поручений первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, первого заместителя председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, заместителей Губернатора края;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями органов исполнительной власти края;

поручений, содержащихся в поручениях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное.

8.1.4. Контроль за исполнением поручений осуществляет должностное лицо Отдела в соответствии с должностным регламентом или (и) резолюцией министра.

При осуществлении контроля за исполнением должностное лицо:

направляет исполнителям запросы о принятых мерах по исполнению поручений с целью подготовки соответствующей информации министру;

поддерживает в актуальном состоянии информацию о ходе исполнения поручений и обеспечивает доступ к информации должностным лицам, ответственным за исполнение поручений;

вносит министру предложения по организации совещаний по вопросам исполнения поручений;

еженедельно информирует министра о ходе исполнения поручений.

Вопросы, касающиеся исполнения поручений и состояния исполнительской дисциплины, еженедельно рассматриваются на рабочих совещаниях у министра, заместителей министра, руководителей структурных подразделений Министерства.

В случае нарушения сроков исполнения поручения, а также неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения министром может быть принято решение о привлечении к дисциплинарной ответственности государственных гражданских служащих, допустивших соответствующее нарушение.

8.1.5. Контроль за исполнением поручений, данных руководителям подведомственных Министерству учреждений в приказах Министерства, а также контроль за своевременным предоставлением запрашиваемой Министерством информации осуществляется структурным подразделением, координирующим деятельность учреждения, или структурным подразделением, инициировавшим запрос.

8.2. Организация работы с документами

8.2.1. Рассмотрение документов руководителями осуществляется, как правило, в день их поступления.

Рассмотренные руководителем документы поступают через систему электронного документооборота в структурное подразделение (исполнителю) в день их рассмотрения руководителем или не позднее следующего рабочего дня.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, поступают на рассмотрение руководителю и в структурное подразделение (исполнителю) в первоочередном порядке.

8.2.2. Документ направляется на исполнение в системе автоматизированного делопроизводства.

Оригинал документа остается в Отделе.

8.2.3. Поступившие в структурные подразделения Министерства поручения и иные документы рассматриваются их руководителями в следующем порядке:

поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, - по мере их поступления;

поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня;

поручения, содержащие указание "срочно", и оперативные поручения - в течение часа с момента их получения.

Руководитель структурного подразделения Министерства, в которое направлен документ, определяет исполнителя и передает документ на исполнение в системе автоматизированного делопроизводства.

8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.

В случае когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, контроля за исполнением документа в целом.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

8.2.5. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и тому подобного);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению руководителя.

8.2.6. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому представляется на подпись документ.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа.

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или действующим законодательством сроки.

Проект документа прилагается к подлиннику документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение, и передается для принятия окончательного решения руководителю.

8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа или на бланке резолюции либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 19 декабря 2019 года N 5 (прилагается). В дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа либо на регистрационно-контрольной карточке и в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

О ситуации по долгам заработной платы доложено 09 января 2020 года первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края И.О. Фамилия устно. В дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, и в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Купцовым С.Н. На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме.

Прошу документ направить в дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.10. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в Министерство и временем его получения);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

8.2.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения последующих лет - не реже одного раза в год;

поручения последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

8.2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении;

слова "В дело";

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

8.2.13. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

8.2.14. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции.

Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

8.2.15. Заместители министра, руководители структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за организацию работы по исполнению поручений, за своевременное и полное исполнение поручений.

Исполнитель, непосредственно осуществляющий работу по исполнению поручения в соответствии с указаниями по исполнению (резолюцией) руководителя структурного подразделения, несет персональную ответственность за своевременность и качество исполнения поручения, своевременность подготовки, согласования и направления информации по исполнению поручения или отчета об исполнении поручения соответствующему должностному лицу.

8.2.16. При поступлении документа, содержащего поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора края, Председателя Правительства края, руководитель структурного подразделения Министерства назначает персонального ответственного за исполнение поручения.

Ответственный исполнитель и соисполнители:

организуют работу по исполнению поручений, осуществляют подготовку предложений по обеспечению своевременного и полного исполнения поручений, информации о результатах проводимой во исполнение поручений работы, обеспечивают подготовку, согласование и представление отчетов об исполнении и (или) о снятии поручений с контроля соответствующему должностному лицу.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения об исполнении поручений в течение первой половины срока.

Ответственный исполнитель представляет актуальную информацию о ходе исполнения поручения должностному лицу, осуществляющему контроль за исполнением поручения.

Процедура исполнения документов, содержащих поручения Президента Российской Федерации, осуществляется в соответствии с утвержденным Губернатором края Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации.

Процедура исполнения документов, содержащих поручения Губернатора края, осуществляется в соответствии с установленным Губернатором края Порядком снятия с контроля и продления срока исполнения поручений Губернатора края, данных по итогам рабочих встреч, совещаний и поездок.

8.3. Сроки исполнения документов

8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

8.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и так далее).

Срок исполнения по документам, содержащим поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, устанавливается с учетом необходимости преставления министру проекта документа (доклада, отчета об исполнении) не менее чем за 3 дня до срока исполнения, установленного для министра резолюцией вышестоящего руководителя.

Срок исполнения по документам, содержащим поручения Губернатора края, устанавливается с учетом необходимости представления министру проекта документа (доклада, отчета об исполнении) не менее чем за 5 дней до срока исполнения, установленного для министра резолюцией вышестоящего руководителя.

По поручениям, по которым Министерство является соисполнителем, устанавливается половина срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения, устанавливаемые заместителями министра для руководителей структурных подразделений, руководителями структурных подразделений для специалистов, должны учитывать сроки, установленные резолюцией вышестоящего руководителя, и время, необходимое на согласование проектов документов (ответов, докладов, отчетов об исполнении).

8.3.3. Поручения, исполнение которых подлежит контролю в соответствии с пунктом 8.1.3 Инструкции, должны быть исполнены в установленный срок.

Поручения, содержащие указания "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения, если не установлен иной срок.

Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения, если не установлен иной срок.

При отсутствии конкретного срока исполнения в поручении оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

8.3.4. В случае если исполнение поручения по объективным причинам невозможно, головной исполнитель в течение 5 дней с даты подписания поручения представляет министру предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения (за исключением срочных и оперативных поручений, а также поручений, срок исполнения которых установлен вышестоящими органами).

8.3.5. В случае если поручение выходит за пределы компетенции Министерства (структурного подразделения), руководители структурных подразделений Министерства (исполнители) обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции и по согласованию с заместителем министра (в соответствии с распределением обязанностей) представляют министру предложения о привлечении соисполнителей.

8.3.6. В случае если поручение не входит в компетенцию Министерства (структурного подразделения), руководители структурных подразделений Министерства (исполнители) по согласованию с заместителем министра (в соответствии с распределением обязанностей) представляют министру проект соответствующего письма (служебную записку) с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

Указанные предложения представляются министру в течение 3 дней с даты подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

8.3.7. В случае если Министерство является головным исполнителем поручения, при необходимости руководитель структурного подразделения Министерства (головной исполнитель) по согласованию с заместителем министра (в соответствии с распределением обязанностей) вносит предложения министру о создании рабочих групп в составе соисполнителей поручения, проведении необходимых совещаний, запросе у соисполнителей информации, необходимой для исполнения поручения, с указанием срока ее предоставления.

8.3.8. В случае если Министерство является соисполнителем поручения, соответствующие структурные подразделения Министерства подготавливают и в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляют головному исполнителю предложения, подписанные министром или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей).

Структурное подразделение Министерства, которое является соисполнителем поручения, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляет предложения головному исполнителю Министерства.

8.3.9. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения Министерства (головной исполнитель) в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет министру завизированное соответствующим заместителем министра объяснение о ходе исполнения поручения с указанием гражданских служащих, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения гражданских служащих.

8.3.10. Изменение срока исполнения производится по решению руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения(4)

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Запрещается разглашение служебной информации ограниченного распространения любым способом. Лица, получившие доступ к документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения, обязаны исключить возможность доступа к нему посторонних лиц и хранить документы с отметкой "Для служебного пользования" в сейфах или надежно запираемых шкафах.

9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее - отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа отметки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

Проект ответа на документ, поступивший с отметкой "Для служебного пользования", оформляется с отметкой "Для служебного пользования". Министр может принять решение о снятии отметки "Для служебного пользования" путем зачеркивания указанной отметки на проекте документа с проставлением подписи руководителя, даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов.

Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, подписанного или утвержденного руководителем, с отметкой "Для служебного пользования" шрифтом размером 10 пт проставляются (приложение N 22):

количество отпечатанных экземпляров с указанием списка рассылки;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона.

9.4. Прием, отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляются Отделом.

Регистрация документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется в отделе информатизации, защиты информации и государственной тайны Министерства (далее - Отдел информатизации).

9.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с отметкой "Для служебного пользования". При этом в электронной регистрационной карточке проставляется отметка "Для служебного пользования".

9.6. Движение документов и проектов документов с отметкой "Для служебного пользования" отражается в системе автоматизированного делопроизводства и в журнале учета движения документов с отметкой "Для служебного пользования" (далее в настоящем разделе - журнал учета) с проставлением личной подписи получателя документа. Образец формы журнала учета приведен в приложении N 23. Журнал учета ведется в отделе информатизации Министерства.

Министр определяет государственных гражданских служащих и работников Министерства, ответственных за получение и передачу документов с отметкой "Для служебного пользования" и ведение журнала учета. Государственный гражданский служащий, ответственный за передачу документов, лично передает документ министру.

9.7. Резолюции на документы с отметкой "Для служебного пользования" оформляются на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4, А5 либо А6 и должны содержать указание об изготовлении копии документа с отметкой "Для служебного пользования" путем проставления в резолюции номера экземпляра около каждого исполнителя, начиная с N 1 (приложение N 24).

На последующих резолюциях номер поступившего экземпляра не меняется, в случае необходимости изготовления копии документа с отметкой "Для служебного пользования" новый экземпляр нумеруется на резолюции с добавлением к номеру поступившего экземпляра индекса 1, 2, 3 и т.д. через точку.

Все экземпляры входящих и внутренних документов с отметкой "Для служебного пользования", в том числе их копии в соответствии с количеством экземпляров, указанным в резолюции, передаются руководителю под личную подпись в журнале учета через Отдел информатизации. По окончании работы с входящими и внутренними документами с отметкой "Для служебного пользования" все экземпляры подлежат передаче в Отдел информатизации, за исключением документов, направленных в органы, учреждения, организации.

Запрещается копировать документы с отметкой "Для служебного пользования" для передачи служащим внутри одного структурного подразделения.

9.8. Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется фельдъегерской службой, заказным письмом через почтовое отделение связи, нарочным.

Отправка документа, подписанного или утвержденного министром (заместителями министра), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам осуществляется при наличии списка рассылки, подписанного исполнителем, ответственным за подготовку этого документа, либо министром (заместителем министра), подписавшим или утвердившим этот документ, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

9.9. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.10. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в Министерстве, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ, ответственным государственным гражданским служащим Отдела информатизации.

9.11. Снятие отметки "Для служебного пользования" на документах осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной отметки с проставлением подписи руководителя и даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов.

При снятии отметки "Для служебного пользования" на документах, а также в электронных регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

10. Документальный фонд Министерства

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Министерства, образуют документальный фонд Министерства.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Красноярского края (далее - КГКУ "ГАКК").

10.1.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в Министерстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел Министерства включается в систему электронного документооборота в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в систему электронного документооборота.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности Министерства.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений Министерства, постоянно и временно действующих совещательных органов (рабочих групп, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

10.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение N 13).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения Министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

хронологический - дата (период), к которой (ому) относятся документы дела;

географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

указание на копийность документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

По завершении календарного года в каждом структурном подразделении Министерства оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений Министерства.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив Министерства, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

10.1.4. Номенклатура дел Министерства в последнем квартале текущего года подписывается руководителем сектора документационного обеспечения Отдела, визируется лицом, ответственным за архив в Министерстве, утверждается министром после согласования проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией Министерства и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивным агентством Красноярского края (далее - Агентство) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК Агентства и утверждению.

10.1.5. В конце каждого года номенклатура дел Министерства уточняется и утверждается министром.

10.1.6. Вновь созданное структурное подразделение Министерства должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Отдел. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения Министерства согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 10.1.4 Инструкции, после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел Министерства.

10.1.7. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений Министерства. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений Министерства, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Отдел.

10.1.8. Отделом на основе полученных из структурных подразделений Министерства данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем сектора документационного обеспечения Отдела и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Министерстве в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

10.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется Отделом и (или) структурными подразделениями Министерства в соответствии с номенклатурой дел.

10.2.2. При формировании дел должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

10.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

10.2.4. Правовые акты Министерства группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Документы к заседаниям совещательных органов группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или Красноярского края (справки, отчеты), находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления, но первыми и последними являются копии приказов о приеме (увольнении) работников.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного срока хранения хранятся в краевом государственном казенном учреждении по обеспечению исполнения полномочий в области образования (далее - Учреждение по обеспечению исполнения полномочий), а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК".

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

10.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе "Примечание".

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе автоматизированного делопроизводства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в соответствии с пунктами 10.4.1-10.4.6 Инструкции.

10.3. Оформление и учет дел

10.3.1. Дела, образовавшиеся в деятельности Министерства и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях Министерства по месту формирования документов в дела.

10.3.2. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия Министерства, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526.

10.3.2.1. Подшивка и переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

10.3.2.2. Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формат A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

10.3.2.3. Внутренняя опись документов дела

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 14).

Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

10.3.2.4. Заверительная надпись дела

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 15). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее;

номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов и тому подобное.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

10.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении N 16.

На обложке дела указываются: наименование Министерства, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое размещается в круглых скобках после полного наименования (при наличии);

наименование структурного подразделения Министерства - в соответствии с утвержденной штатной структурой;

индекс дела - проставляется по номенклатуре дел Министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за _ год (ы)".

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив Министерства.

На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 50 лет".

10.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями Министерства либо в электронной базе системы автоматизированного делопроизводства.

10.3.6. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел. Форма журнала регистрации приведена в приложении N 17.

10.3.7. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

10.3.8. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела.

Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел.

10.3.9. Составление описей дел

Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 18) и представляются в КГКУ "ГАКК" через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия).

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела (для описи по личному составу).

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

графа описи дел "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за _ год, дело N _", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Завершенные в делопроизводстве дела по личному составу хранятся в Учреждении по обеспечению исполнения полномочий.

Учреждение по обеспечению исполнения полномочий осуществляет временное хранение документов Министерства постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в КГКУ "ГАКК". Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

10.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

10.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 19).

10.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2018 года).

10.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти края (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

10.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии Министерства одновременно).

10.4.5. Согласованные экспертной комиссией Министерства акты утверждаются руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Агентства описей дел постоянного хранения.

10.4.6. После утверждения руководителем актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти края проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

10.5. Хранение и использование архивных документов

10.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Министерства, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в КГКУ "ГАКК".

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК" оформляется актом приема-передачи дел.

10.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

10.5.3. Подлинники приказов и иных правовых актов органа исполнительной власти края для работы вне помещения их хранения не выдаются.

10.5.4. Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

10.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.

10.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

11.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.

11.2. Министерство в своей деятельности применяет печати с изображением герба края. Кроме печати с изображением герба края могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Отдел кадров и управления документацией", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

11.3. Перечень печатей и штампов Министерства, а также порядок их изготовления, использования, хранения и уничтожения утверждаются приказом Министерства.

____________________________________________

(1)Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

(2)Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

(3)Интервал - пустая строка, 12-14 пт, 1-2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.

(4)Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и другое).

Министр образования Красноярского края

С.И.Маковская