Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в агентстве государственного заказа Красноярского края

Приложение N 1

к приказу агентства

Государственного заказа

Красноярского края

от 27.06.2018 N 70-п

Правила
обработки персональных данных в агентстве государственного заказа Красноярского края

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила обработки персональных данных в агентстве государственного заказа Красноярского края (далее - Правила) определяют цели, условия и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на обеспечение безопасности персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в агентстве государственного заказа Красноярского края (далее - Агентство).

1.2. Обработка персональных данных выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными в Агентстве, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Агентстве.

1.3. Настоящие Правила определяют политику Агентства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.4. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ), Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", иными нормативными правовыми актами.

1.5. Субъектами персональных данных являются:

лица, заметающие должности Красноярского края в Агентстве; государственные гражданские служащие Агентства;

граждане, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы в Агентстве;

граждане, обратившиеся в Агентство согласно законодательству Российской Федерации об обращении граждан.

1.6. Обработка персональных данных в Агентстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области использования персональных данных.

1.7. Понятия и термины, используемые в Правилах, применяются в том же значении, что и в Федеральном законе N 152-ФЗ.

2. Принципы и условия обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе.

Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Агентство должно принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

2.2. В Агентстве осуществляется обработка персональных данных с использованием средств автоматизации, а также без использования таких средств.

2.3. При обработке персональных данных в Агентстве осуществляться любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

3. Сроки обработки и хранения персональных данных

3.1. Сроки обработки и хранения персональных данных в Агентстве определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С учетом положений законодательства Российской Федерации, устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных государственных гражданских служащих Агентства и иных лиц, в отношении которых ведется обработка персональных данных Агентством:

3.1.1. Персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу государственных гражданских служащих Агентства, подлежат хранению в отделе контроля и учета Агентства в течение двух лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Агентства или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 50 лет.

3.1.2. Персональные данные, содержащиеся в личных делах государственных гражданских служащих Агентства, а также личных карточках государственных гражданских служащих Агентства хранятся в отделе контроля и учета Агентства в течение десяти лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Агентства или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 50 лет.

3.1.3. Персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, подлежат хранению в отделе контроля и учета Агентства в течение пяти лет с последующим уничтожением.

3.1.4. Персональные данные, содержащиеся в документах претендентов на замещение вакантной должности государственной гражданской службы в Агентстве, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в отделе контроля и учета Агентства в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

3.2. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах.

3.3. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящим Положением.

3.4. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляет начальник отдела контроля и учета Агентства.

3.5. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных Агентства, указанные в настоящих правилах, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

4. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

4.1. Отделом контроля и учета Агентства, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

4.2. Решение об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, принимается на заседании экспертной комиссии Агентства, состав которой утверждается приказом Агентства.

По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии Агентства и утверждается руководителем Агентства.

4.3. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится отделом контроля и учета Агентства путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

5. Права субъекта персональных данных

5.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

подтверждение факта обработки персональных данных оператором;

правовые основания и цели обработки персональных данных; цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;

наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;

информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

иные сведения, предусмотренные Федеральным законом N 152-ФЗ или другими федеральными законами.

6. Обязанности Агентства как оператора

6.1. При сборе персональных данных Агентство обязано предоставить субъекту персональных данных по его просьбе информацию, предусмотренную частью 7 статьи 14 Федерального закона N 152-ФЗ, в сроки, установленные частью 1 статьи 20 Федерального закона N 152-ФЗ.

6.2. Если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, Агентство обязано разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные.

6.3. Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, Агентство, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 статьи 18 Федерального закона N 152-ФЗ, до начала обработки таких персональных данных обязано предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:

наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;

цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

предполагаемые пользователи персональных данных;

установленные Федеральным законом N 152-ФЗ права субъекта персональных данных;

источник получения персональных данных.

6.4. Агентство освобождается от обязанности предоставить субъекту персональных данных сведения, предусмотренные пунктом 6.3 настоящих Правил, в случаях, если:

субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных Агентством;

персональные данные получены Агентством на основании федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;

Агентство осуществляет обработку персональных данных для статистических или иных исследовательских целей, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;

предоставление субъекту персональных данных сведений,

предусмотренных пунктом 6.3 настоящих Правил, нарушает права и законные интересы третьих лиц.

6.5. Агентство самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. К таким мерам могут, в частности, относятся:

1) назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;

2) издание документов, определяющих политику Агентства в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;

3) применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона N 152-ФЗ;

4) ознакомление сотрудников Агентства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Агентства в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки.

6.6. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Агентством, Агентство в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, обязано прекратить неправомерную обработку персональных данных или обеспечить прекращение неправомерной обработки персональных данных. В случае, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Агентство в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, обязано уничтожить такие персональные данные или обеспечить их уничтожение. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Агентство обязано уведомить субъекта персональных данных или его представителя, а в случае, если обращение субъекта персональных данных или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

6.7. В случае достижения цели обработки персональных данных Агентство обязано прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено иным соглашением между Агентством и субъектом персональных данных, либо если Агентство не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7. Мероприятия, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных

7.1. Мероприятия, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных являются составной частью деятельности Агентства.

7.2. Процедуры, направленные на выявление нарушений:

осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных законодательству Российской Федерации и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным актам Агентства;

иные процедуры, направленные на выявление нарушений.

7.3 Процедуры, направленные на предотвращение нарушений:

назначение ответственного за организацию обработки персональных данных, который осуществляет, в том числе обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением сотрудниками Агентства требований к защите персональных данных;

ознакомление сотрудников Агентства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями действующего законодательства о персональных данных и иными документами по вопросам обработки персональных данных;

определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Агентства;

применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Агентства, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

разграничение прав доступа к персональным данным при их обработке в информационных системах персональных данных Агентства.

7.4. При обработке в Агентстве персональных данных на материальных носителях в частности, при использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, должны соблюдаться требования, установленные Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.

7.5. Лица, виновные в нарушении требований настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Руководитель агентства

М.В.Вразовская