Приложение. Инструкция по делопроизводству в министерстве здравоохранения Красноярского края

Приложение

к Приказу министерства здравоохранения

Красноярского края

от 10 августа 2009 г. N 378-OРГ

Инструкция
по делопроизводству в министерстве здравоохранения Красноярского края

С изменениями и дополнениями от:

3 февраля, 12 июля, 13 октября 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в министерстве здравоохранения Красноярского края (далее - Инструкция) определяет основные правила подготовки, оформления и контроля за исполнением документов в министерстве здравоохранения Красноярского края (далее - Министерство).

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих, проходящих службу в Министерстве, и иных работников Министерства (далее - сотрудники Министерства).

1.2. Документы и проекты документов, подготовленные сотрудниками Министерства, а также информация, используемая сотрудниками Министерства для их подготовки, являются конфиденциальными.

Информация, содержащаяся в документах, проектах документов может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудников Министерства.

1.3. Организация и ведение делопроизводства в Министерстве, включая информационное сопровождение, внедрение и сопровождение информационных технологий, обеспечивающих автоматизацию делопроизводства, внесение информации в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, осуществляются общим отделом Министерства.

1.4. Организация и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства осуществляются руководителями соответствующих структурных подразделений Министерства.

Руководитель структурного подразделения Министерства вправе поручить ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении Министерства подчиненному сотруднику Министерства, уведомив об этом заведующего общим отделом Министерства в письменной форме.

1.5. Организация и ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства включают:

подготовку предложений по формированию Номенклатуры дел Министерства в части деятельности соответствующего структурного подразделения Министерства;

учет документов, поступающих в структурное подразделение Министерства;

своевременную передачу документов, поступивших в структурное подразделение Министерства, руководителю соответствующего структурного подразделения Министерства и их передачу исполнителям;

осуществление контроля за своевременным исполнением документа, в том числе за исполнением резолюции руководителя структурного подразделения Министерства;

формирование дел;

внесение информации в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

1.6. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за нарушение требований настоящей Инструкции в соответствии с действующим законодательством.

2. Прием, первичная обработка, регистрация и распределение

документов, поступающих в Министерство

2.1. Прием и первичная обработка документов, поступающих в Министерство, осуществляются общим отделом Министерства.

Сотрудник общего отдела Министерства, уполномоченный осуществлять прием документов, при поступлении документа проверяет правильность доставки документа в части адресата и целостность конверта (упаковки), после чего конверт (упаковка) вскрывается (за исключением документов, поступивших с пометкой "Лично").

При обнаружении неверной доставки сотрудник общего отдела Министерства, уполномоченный осуществлять прием документов, возвращает документ отправителю, а в случае невозможности возврата документа отправителю организует направление документа по назначению.

При выявлении нарушений целостности конверта (упаковки), отсутствии документов, приложений к ним (или отдельных листов) сотрудник общего отдела Министерства, уполномоченный осуществлять прием документов, составляет акт по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции в 3 экземплярах: первый экземпляр хранится в общем отделе Министерства, второй экземпляр приобщается к поступившему документу, третий экземпляр направляется отправителю документа.

Если документ, адресованный Министерству (министру здравоохранения Красноярского края, его заместителям), представлен с использованием факсимильной связи, при этом его текст полностью или частично не поддается прочтению, сотрудник общего отдела Министерства, уполномоченный осуществлять прием документов, уведомляет об этом отправителя.

Конверты от поступающих документов (в том числе обращений граждан) подлежат уничтожению, за исключением следующих случаев:

если адрес отправителя указан только на конверте;

при необходимости подтверждения времени отправки и (или) получения документа;

при поступлении документов с пометкой "Лично".

В этом случае конверт приобщается к документу.

2.2. После первичной обработки сотрудник общего отдела Министерства, уполномоченный осуществлять прием документов, проводит экспертизу документа на предмет необходимости его регистрации в соответствии с приложением N 2 к настоящей Инструкции.

2.3. Поступивший документ регистрируется один раз. При регистрации на поступившем документе на первой странице в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, документ сканируется и реквизиты документа вводятся в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее - СЭД). В обязательном порядке указываются:

автор (корреспондент) документа;

вид документа;

дата издания документа;

дата поступления документа в Министерство;

регистрационный номер документа;

заголовок документа или краткое содержание документа.

В зависимости от характера поступившего документа и задач использования информации в СЭД могут вводиться дополнительные реквизиты.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в СЭД не менее 5 лет.

2.4. Документы, поступающие в Министерство, регистрируются в день поступления.

2.5. Первичная обработка, экспертиза, регистрация и передача адресатам срочных документов осуществляются незамедлительно после поступления.

2.6. Документы, поступившие в Министерство, передаются общим отделом Министерства должностным лицам Министерства, которым они адресованы, в день регистрации (документы, не подлежащие регистрации - в день поступления).

Документы, поступившие в Министерство в результате запросов сотрудников Министерства, регистрируются в установленном порядке и передаются сотруднику, подготовившему запрос.

2.7. После получения документа с резолюцией министра здравоохранения Красноярского края или его заместителей сотрудник общего отдела Министерства вносит резолюцию в СЭД, после чего документ с наложенной резолюцией передается исполнителю.

При указании в резолюции нескольких исполнителей, без определения автором резолюции ответственного исполнителя, ответственным исполнителем считается сотрудник Министерства, указанный первым (во главе списка). В этом случае оригинал документа с наложенной резолюцией передается ответственному исполнителю, а соисполнителям предоставляются копии документа.

Если объем документа и (или) приложений к нему составляет более 10 листов или документ (приложение к нему) не подлежит копированию (рентгеновские снимки и т.п.), то копии с таких документов (приложений) не снимаются и не предоставляются соисполнителям. В этом случае ответственный исполнитель обязан обеспечить беспрепятственный доступ соисполнителей по их требованию к оригиналам документов (приложений) в день обращения или в иной согласованный срок.

3. Подготовка документов в Министерстве

3.1. В целях обеспечения деятельности Министерства могут готовиться следующие виды документов:

проекты правовых актов Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края;

приказы;

контракты, договоры, соглашения;

письма;

служебные (докладные) записки;

справки;

поручения;

акты;

протоколы;

телеграммы;

телефонограммы;

заявления;

доверенности;

положения о структурных подразделениях Министерства;

должностные регламенты, инструкции;

иные документы в соответствии с действующим законодательством.

3.2. Порядок подготовки проектов правовых актов Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края.

3.2.1. Подготовка проекта правового акта Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края (далее - проект правового акта) осуществляется по поручению министра здравоохранения Красноярского края уполномоченным им сотрудником Министерства (далее - разработчик) совместно с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.

3.2.2. Разработчик готовит предложения:

о разработке проекта правового акта путем подготовки текста соответствующего проекта;

о внесении изменений в уже существующий правовой акт по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции.

Разработчик согласовывает предложения с заместителями министра здравоохранения Красноярского края и представляет на утверждение министру здравоохранения Красноярского края.

3.2.3. Решение о подготовке проекта принимается министром здравоохранения Красноярского края и оформляется путем наложения соответствующей резолюции на представленные предложения, после чего предложения передаются разработчиком:

в юридический отдел Министерства - для оформления проекта и подготовки сопроводительных правовых документов;

в отдел экономического анализа и планирования Министерства - для подготовки финансово-экономического обоснования к проекту.

3.2.4. После подготовки соответствующими отделами документов, указанных в пункте 3.2.3 настоящей Инструкции, оформленный проект с приложением таких документов передается разработчику в электронной форме и на бумажном носителе.

3.2.5. Разработчик в течение 3 рабочих дней осуществляет внутриорганизационное согласование проекта правового акта и представляет его на подпись (визирование) министру здравоохранения Красноярского края или должностному лицу, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 3 февраля 2010 г. N 42-ОРГ в пункт 3.2.6 раздела 3 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.6. После подписания (визирования) проекта правового акта разработчик направляет копию проекта правового акта и пояснительной записки к нему в прокуратуру Красноярского края посредством почтовой связи и (или) по электронной почте и представляет копию проекта правового акта в электронной форме в пресс-службу Министерства для размещения на официальном сайте Министерства в течение 5 календарных дней со дня подписания проекта правового акта.

3.2.7. Согласование проекта правового акта с заинтересованными органами государственной власти края, органами местного самоуправления, иными организациями, подразделениями Правительства Красноярского края и Администрации Губернатора края, экспертными подразделениями Законодательного Собрания Красноярского края, а также доработка проекта правового акта в целях устранения сделанных замечаний осуществляются разработчиком с привлечением в случае необходимости для консультаций сотрудников иных структурных подразделений Министерства.

3.2.8. Передача проекта правового акта на бумажном носителе и в электронной форме соответствующим специалистам подразделений Правительства Красноярского края, Администрации Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края осуществляется разработчиком.

3.2.9. Подготовка (оформление) проектов правовых актов Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края осуществляется в соответствии с требованиями, установленными законами Красноярского края, нормативными правовыми актами и локальными нормативными актами Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края.

Подготовка (оформление) проектов законов Красноярского края осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Уставом Красноярского края, законами Красноярского края, правовыми актами и рекомендациями Законодательного Собрания Красноярского края.

3.3. Порядок подготовки планов подготовки проектов правовых актов Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края, Законодательного Собрания Красноярского края (далее - план законопроектных работ).

3.3.1. Руководители структурных подразделений Министерства ежегодно до 1 ноября текущего года готовят предложения по разработке проектов правовых актов в следующем году по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции и представляют в юридический отдел Министерства.

3.3.2. Начальник юридического отдела Министерства на основании представленных предложений формирует план законопроектных работ на очередной календарный год, согласовывает его с заместителями министра здравоохранения Красноярского края и представляет его в установленном порядке на утверждение министру здравоохранения Красноярского края или должностному лицу, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

3.3.3. Утвержденный план законопроектных работ хранится в юридическом отделе Министерства, копия плана законопроектных работ представляется начальником юридического отдела Министерства в отдел планирования объемов и стандартизации медицинской помощи Министерства в течение 3 рабочих дней со дня его утверждения.

3.3.4. На основании утвержденного плана законопроектных работ начальником юридического отдела в установленном порядке представляются предложения полномочному представителю Губернатора Красноярского края в Законодательном Собрании Красноярского края для формирования плана законопроектных работ Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края на очередной календарный год.

3.3.5. Руководители структурных подразделений Министерства ежеквартально до 10-го числа последнего месяца текущего квартала готовят предложения по внесению изменений и дополнений в утвержденный план законопроектных работ на текущий календарный год по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции и представляют в юридический отдел Министерства.

3.3.6. Начальник юридического отдела Министерства на основании представленных предложений и утвержденного плана законопроектных работ на текущий календарный год формирует план законопроектных работ на очередной квартал, готовит проект приказа Министерства об утверждении плана законопроектных работ на очередной квартал, согласовывает указанные документы с заместителями министра здравоохранения Красноярского края и представляет его в установленном порядке на подпись министру здравоохранения Красноярского края или должностному лицу, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, в срок до 20-го числа последнего месяца текущего квартала.

3.3.7. Копии приказа об утверждении плана законопроектных работ на очередной квартал (с приложением) после его регистрации представляются отделом по управлению кадрами и профессиональной подготовки Министерства заместителям министра здравоохранения Красноярского края, в юридический отдел Министерства и в отдел планирования объемов и стандартизации медицинской помощи Министерства в течение 3 рабочих дней со дня подписания приказа.

3.3.8. На основании утвержденного плана законопроектных работ на очередной квартал начальник юридического отдела Министерства при необходимости в установленном порядке направляет предложения по внесению изменений и дополнений в план законопроектных работ Правительства Красноярского края, Губернатора Красноярского края на очередной календарный год полномочному представителю Губернатора Красноярского края в Законодательном Собрании Красноярского края.

3.4. Подготовка приказов Министерства.

3.4.1. Приказы Министерства издаются на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава Красноярского края, законов Красноярского края, правовых актов Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, соглашений о передаче осуществления части полномочий между федеральными органами исполнительной власти и исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и не должны им противоречить.

3.4.2. Виды приказов Министерства:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет;

приказы по личному составу о предоставлении отпусков, о направлении в служебные командировки со сроком хранения 5 лет;

приказы по аттестации медицинских, фармацевтических, педагогических работников;

приказы по осуществлению переданных полномочий.

Приказы Министерства могут быть нормативного характера или индивидуального характера.

Приказ Министерства нормативного характера издается в пределах компетенции Министерства и устанавливает правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные приказом.

Приказ Министерства индивидуального характера устанавливает, изменяет или прекращает права и обязанности конкретных лиц.

3.4.3. Проект приказа Министерства готовится уполномоченным сотрудником Министерства по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителя. Проект приказа Министерства может быть подготовлен по инициативе руководителя структурного подразделения Министерства, на которого возложено осуществление соответствующих функций.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 12 июля 2010 г. N 333-ОРГ в пункт 3.4.4 раздела 3 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.4. Сотрудник, подготовивший проект приказа Министерства, осуществляет его согласование:

с руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства;

руководителями иных заинтересованных структурных подразделений Министерства;

юридическим отделом Министерства;

заместителями министра здравоохранения Красноярского края.

Согласование приказа оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности, фамилию и инициалы визирующего, личную подпись визирующего, дату. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Проект приказа визируется также сотрудником, подготовившим проект приказа Министерства.

При наличии замечаний к тексту проекта приказа они излагаются субъектом согласования на отдельном листе, с указанием об этом при визировании.

3.4.5. Срок подготовки проекта приказа Министерства, включая его согласование, определяется должностным лицом, принявшим решение о подготовке приказа.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 3 февраля 2010 г. N 42-ОРГ раздел 3 настоящего Приложения дополнен пунктом 3.4.5.1

3.4.5.1. После согласования проекта приказа Министерства нормативного характера разработчик в день завершения согласования такого проекта приказа Министерства представляет его версию в электронной форме в отдел управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

Отдел управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства направляет проект приказа Министерства нормативного характера в прокуратуру Красноярского края посредством почтовой связи и (или) по электронной почте и представляет копию проекта приказа Министерства нормативного характера в электронной форме в пресс-службу Министерства для размещения на официальном сайте Министерства в течение 5 календарных дней со дня получения проекта приказа Министерства от разработчика.

3.4.6. В случаях, установленных федеральным, краевым законодательством, проект приказа Министерства согласовывается в установленном порядке сотрудником, подготовившим проект приказа Министерства, с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти края, органами местного самоуправления, организациями.

3.4.7. После согласования проект приказа Министерства представляется подготовившим его сотрудником Министерства в установленном порядке на подпись министру здравоохранения Красноярского края или должностному лицу, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

3.4.8. Проект приказа Министерства оформляется на соответствующем официальном бланке Министерства в соответствии с приложениями N 5 и N 6 к настоящей Инструкции.

Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование Министерства;

форма правового акта - "приказ";

заголовок приказа, обозначающий предмет регулирования приказа и соответствующий его содержанию (в случае подготовки приказа нормативного характера);

дата принятия приказа;

номер приказа;

наименование должности лица, подписавшего приказ, его фамилия и инициалы;

фамилия, имя, отчество и контактный телефон сотрудника Министерства, подготовившего приказ (если приказ подготовлен несколькими сотрудниками Министерства, то указываются фамилии, имена, отчества и контактные телефоны всех сотрудников Министерства, участвовавших в подготовке приказа, при этом первым указывается ответственный исполнитель).

3.4.9. Содержательная часть приказа включает вступительную часть - преамбулу (в случае подготовки приказа нормативного характера) и основную часть.

В преамбуле указываются правовые и фактические основания издания приказа. Правовыми основаниями издания приказа могут быть только нормативные правовые акты, обозначенные в пункте 3.4.1 настоящей Инструкции. Нормативные правовые акты должны быть указаны с соблюдением требований об иерархии актов (Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, кодексы и основы законодательства, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы федеральных органов исполнительной власти, Устав Красноярского края, законы Красноярского края, указы и распоряжения Губернатора Красноярского края, постановления и распоряжения Правительства Красноярского края). Надлежащей считается ссылка на нормативный правовой акт с указанием его вида, официального наименования органа, издавшего акт, даты принятия, номера, наименования акта (приложение N 5 к настоящей Инструкции).

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти, за исключением правовых актов Правительства Российской Федерации, не могут являться правовыми основаниями издания приказов, а могут лишь учитываться, что следует указывать в преамбуле приказа. Фактическими основаниями издания приказа могут быть обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания акта.

Изложение нормативных предписаний в преамбуле приказа недопустимо.

Преамбула нормативного правового акта завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", выполненным прописными буквами без кавычек, после чего ставится двоеточие, а затем излагается основная часть приказа.

Индивидуальный правовой акт не содержит преамбулы, а правовые и фактические основания его издания излагаются в первом пункте основной части приказа (приложение N 6 к настоящей Инструкции).

Основная часть приказа состоит из пунктов, обозначаемых арабскими цифрами с точкой. Пункты подразделяются на абзацы. Допустимо деление одного пункта приказа на подпункты, имеющие цифровую нумерацию (например, 1.1, 2.1).

В основной части приказа, имеющего нормативный характер, в виде пунктов излагаются нормативные предписания.

Отдельным пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

В случае необходимости опубликования приказа Министерства, предусмотренной федеральным законом, Уставом Красноярского края, законом Красноярского края, в основную часть приказа включается соответствующий пункт.

Текст приказа должен быть изложен четко и ясно, не содержать расплывчатых и неточных формулировок. Стиль изложения текста - официально-деловой, обеспечивающий его понятность и доступность, без применения терминов и выражений, допускающих возможность его неоднозначного толкования.

3.4.10. Приказы Министерства подписываются министром здравоохранения Красноярского края или должностным лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

3.4.11. После подписания приказы подлежат регистрации в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства с предоставлением электронной версии.

3.4.12. Датой принятия приказа является дата его подписания.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 3 февраля 2010 г. N 42-ОРГ в пункт 3.4.13 раздела 3 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4.13. После подписания и регистрации приказа Министерства уполномоченный сотрудник отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства:

в течение 3 рабочих дней направляет (представляет) копии приказа Министерства адресатам;

при необходимости знакомит с приказом сотрудников Министерства под подпись;

организует опубликование приказа Министерства в установленном порядке (при необходимости);

в течение 3 календарных дней со дня подписания приказа Министерства направляет копию приказа в Законодательное Собрание Красноярского края и представляет копию приказа в электронной форме в пресс-службу Министерства для размещения на официальном сайте Министерства (для приказов нормативного характера);

в течение 5 календарных дней со дня подписания приказа Министерства направляет копию приказа в прокуратуру Красноярского края (для приказов нормативного характера);

в течение 7 календарных дней со дня подписания приказа Министерства направляет копию приказа в Главное управление Министерства юстиции по Сибирскому федеральному округу (для приказов нормативного характера);

в течение 10 календарных дней со дня подписания приказа Министерства направляет его копию в правовое управление Администрации Губернатора края.

3.5. Подготовка контрактов, договоров, соглашений.

3.5.1. Подготовка проектов государственных контрактов в целях размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее - продукция) для государственных нужд:

3.5.1.1. Подготовка проекта государственного контракта осуществляется юридическим отделом Министерства на основании информации о существенных условиях государственного контракта, представленной отделом учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отделом развития отрасли Министерства.

3.5.1.2. Для подготовки проекта государственного контракта отдел учета и отчетности исполнения бюджета Министерства (отдел развития отрасли Министерства) представляет служебную записку о подготовке проекта государственного контракта с приложением следующей информации о существенных условиях государственного контракта:

предмет контракта (полный перечень видов товаров, работ, услуг, которые приобретаются, в том числе сопутствующие: проведение монтажа, пусконала-дочных работ, обучение специалистов);

перечень получателей приобретаемой продукции с указанием по каждому получателю полного официального наименования и точного адреса места нахождения (при необходимости);

перечень документов и требований, которым должна соответствовать приобретаемая продукция;

цена контракта и ее составляющие (налоги, доставка, выполнение сопутствующих работ и услуг);

адрес места поставки;

срок исполнения обязательств или порядок его определения (заявка, график и т.п.);

порядок исполнения обязательств, в том числе виды документов, которые подтверждают исполнение обязательств;

порядок и сроки оплаты (наличие предварительной оплаты и ее размер, сроки окончательного расчета и порядок их исчисления);

гарантийные обязательства (их наличие, сроки);

иные особые условия, которые должны быть отражены в контракте (требования к предмету поставки (например, остаточный срок годности для лекарственных средств), к порядку исполнения обязательств (например, соблюдение холодо-вой цепи, проведение предусмотренных законодательством согласований с государственными органами и др.).

3.5.1.3. Проект государственного контракта готовится сотрудником юридического отдела Министерства, определенным начальником юридического отдела Министерства, с учетом требований, предъявляемых к оформлению и содержанию государственного контракта гражданским законодательством, законодательством в сфере размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, законами Красноярского края, правовыми актами Губернатора Красноярского края, Правительства Красноярского края.

Проект государственного контракта готовится в течение 10 рабочих дней со дня получения информации, указанной в подпункте 3.5.1.2 настоящей Инструкции.

3.5.1.4. Подготовленный проект государственного контракта согласовывается сотрудником юридического отдела Министерства, подготовившим проект:

с отделом, инициировавшим подготовку проекта государственного контракта (на предмет соответствия подготовленного проекта государственного контракта заявленным условиям);

отделом учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отделом бухгалтерского учета и отчетности Министерства (на предмет соответствия содержания проекта государственного контракта бюджетному законодательству, целевым программам и возможности его оплаты);

отделом экономического анализа и планирования Министерства (на предмет наличия бюджетных ассигнований, достаточных для исполнения обязательств по оплате приобретаемой продукции в установленные сроки, в том числе в соответствии с целевыми программами);

заместителем министра здравоохранения Красноярского края, курирующим размещение заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

Срок согласования проекта государственного контракта каждым из субъектов согласования не может превышать 2 рабочих дней со дня получения проекта государственного контракта.

При согласовании проекта государственного контракта в срочном порядке срок согласования каждым из субъектов согласования не может превышать 3 часов с момента получения проекта государственного контракта.

Для согласования проекта государственного контракта сотрудником юридического отдела Министерства оформляется лист согласования по форме согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции.

При согласовании проекта государственного контракта субъектом согласования (руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства, заместителем министра здравоохранения Красноярского края) ставится отметка в листе согласования с указанием даты и личной подписи.

Замечания субъектов согласования устраняются сотрудником юридического отдела Министерства, подготовившим проект государственного контракта в рабочем порядке. Если замечания субъекта согласования не устранимы, то субъект согласования оформляет свои замечания в письменной форме на отдельном листе с отметкой в листе согласования о наличии замечаний. Замечания приобщаются к проекту государственного контракта.

Листы согласования и оригиналы замечаний субъектов согласования к проектам государственных контрактов после окончания процедуры согласования хранятся в юридическом отделе Министерства.

3.5.1.5. После согласования проект государственного контракта с приобщенными к нему копиями неустранимых замечаний субъектов согласования передается начальником юридического отдела Министерства в отдел учета и отчетности исполнения бюджета Министерства (отдел развития отрасли Министерства) в электронной форме посредством размещения электронной версии документа на сетевом диске общего доступа (диск R) и на бумажном носителе. Сотрудник отдела учета и отчетности исполнения бюджета Министерства (отдела развития отрасли Министерства), получивший документы, ставит отметку о получении в листе согласования проекта государственного контракта с указанием даты и времени передачи документа, должности, фамилии, инициалов и личной подписи.

3.5.2. Заключение государственных контрактов по результатам размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд:

3.5.2.1. Для заключения государственного контракта отдел учета и отчетности исполнения бюджета Министерства (отдел развития отрасли Министерства) представляет в юридический отдел Министерства документ, подтверждающий наличие основания для заключения государственного контракта в соответствии с законодательством в сфере размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, а также иную информацию, необходимую для заключения государственного контракта.

3.5.2.2. Сотрудник юридического отдела Министерства оформляет проект государственного контракта по форме, заявленной в составе конкурсной документации, документации об аукционе, запросе котировок цен в соответствии с информацией, указанной в пункте 3.5.2.1 настоящей Инструкции.

3.5.2.3. Подготовленный проект государственного контракта согласовывается сотрудником юридического отдела Министерства, подготовившим проект:

с отделом учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или отделом бухгалтерского учета и отчетности Министерства (на предмет соответствия содержания проекта государственного контракта бюджетному законодательству, целевым программам и возможности его оплаты);

отделом экономического анализа и планирования Министерства (на предмет наличия бюджетных ассигнований, достаточных для исполнения обязательств по оплате приобретаемой продукции в установленные сроки, в том числе в соответствии с целевыми программами);

иным структурным подразделением Министерства в зависимости от предмета контракта (на предмет соответствия приобретаемой продукции и условий исполнения контракта существующей потребности, техническим характеристикам (спецификациям, заданиям);

заместителем министра здравоохранения Красноярского края, курирующим размещение заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

Срок согласования проекта государственного контракта каждым из субъектов согласования не может превышать 1 рабочего дня со дня получения проекта государственного контракта.

При согласовании проекта государственного контракта в срочном порядке срок согласования каждым из субъектов согласования не может превышать 3 часов с момента получения проекта государственного контракта.

Для согласования проекта государственного контракта сотрудником юридического отдела Министерства оформляется лист согласования по форме согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.

При согласовании проекта государственного контракта субъектом согласования (руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства, заместителем министра здравоохранения Красноярского края) ставится отметка в листе согласования с указанием даты и личной подписи.

Замечания субъектов согласования устраняются сотрудником юридического отдела Министерства, подготовившим проект государственного контракта в рабочем порядке. Если замечания субъекта согласования не устранимы, то субъект согласования оформляет свои замечания в письменной форме на отдельном листе с отметкой в листе согласования о наличии замечаний. Замечания приобщаются к проекту государственного контракта.

Листы согласования и оригиналы замечаний субъектов согласования к проектам государственных контрактов хранятся в юридическом отделе Министерства.

3.5.2.4. После согласования проект государственного контракта в 2 экземплярах с листом согласования и приобщенными к нему копиями неустранимых замечаний субъектов согласования предоставляется сотрудником юридического отдела Министерства на подпись министру здравоохранения Красноярского края или уполномоченному должностному лицу.

3.5.2.5. После подписания экземпляры государственного контракта с листом согласования возвращаются сотруднику юридического отдела Министерства. Сотрудник юридического отдела Министерства скрепляет экземпляры государственного контракта печатью Министерства и проводит работу по подписанию государственного контракта контрагентом.

После окончания работы по подписанию государственного контракта сотрудник юридического отдела Министерства вносит запись о заключенном государственном контракте в регистр государственных контрактов, заключенных Министерством, на очередной календарный год и присваивает государственному контракту регистрационный номер.

Регистр государственных контрактов, заключенных Министерством, формируется и ведется сотрудником юридического отдела Министерства в виде электронной базы данных.

Один экземпляр подписанного и зарегистрированного государственного контракта с приложением копии листа согласования, копий замечаний, копии документа, являющегося основанием для заключения государственного контракта, передается сотрудником юридического отдела Министерства соответственно начальнику отдела учета и отчетности исполнения бюджета Министерства или заведующему отделом бухгалтерского учета и отчетности Министерства, о чем делается отметка в листе согласования государственного контракта.

При наличии в Министерстве экземпляра государственного контракта, предназначенного контрагенту, сотрудник юридического отдела Министерства направляет его адресату с сопроводительным письмом посредством почтовой связи с уведомлением о вручении или передает представителю адресата под подпись.

3.5.3. Подготовка договоров, соглашений, заключаемых Министерством и не предусматривающих обязательств по оплате товаров, работ, услуг (за исключением служебных контрактов, трудовых договоров):

3.5.3.1. Подготовка проекта договора (соглашения) осуществляется юридическим отделом Министерства по поручению министра здравоохранения Красноярского края, заместителя министра здравоохранения Красноярского края.

3.5.3.2. В целях подготовки проекта договора (соглашения) юридический отдел Министерства направляет служебную записку руководителям структурных подразделений Министерства в соответствии с их функциями о предложениях по содержанию проекта договора (соглашения).

Предложения по содержанию проекта договора (соглашения) предоставляются руководителями структурных подразделений Министерства в течение 3 рабочих дней со дня получения служебной записки. Предложения должны носить четкий, конкретный характер, не содержать расплывчатых и неточных формулировок. Стиль изложения текста - официально-деловой, обеспечивающий его понятность и доступность, без применения терминов и выражений, допускающих возможность его неоднозначного толкования. При подготовке предложений должна использоваться официальная легальная терминология. Предложения, предусматривающие возложение обязанностей по предоставлению какой-либо информации и документов, в обязательном порядке должны содержать указание на срок и (или) периодичность исполнения обязательства.

3.5.3.3. Юридический отдел Министерства на основании представленных предложений готовит проект договора (соглашения).

Проект договора (соглашения) готовится сотрудником юридического отдела Министерства, определенным начальником юридического отдела Министерства, с учетом требований, предъявляемых к оформлению и содержанию договора (соглашения), установленных действующим законодательством.

Проект договора (соглашения) готовится в течение 10 рабочих дней со дня получения информации, указанной в подпункте 3.5.3.2 настоящей Инструкции.

3.5.3.4. Подготовленный проект договора (соглашения) в зависимости от предмета договора (соглашения) согласовывается сотрудником юридического отдела Министерства, подготовившим проект, с заинтересованным структурным подразделением Министерства.

Срок согласования проекта договора (соглашения) каждым из субъектов согласования не может превышать 3 рабочих дней со дня получения проекта договора (соглашения).

Для согласования проекта договора (соглашения) сотрудником юридического отдела Министерства оформляется лист согласования по форме согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции.

При согласовании проекта договора (соглашения) субъектов согласования (руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства, заместителем министра здравоохранения Красноярского края) ставится отметка в листе согласования с указанием даты и личной подписи.

Замечания субъектов согласования устраняются сотрудником юридического отдела Министерства, подготовившим проект договора (соглашения) в рабочем порядке. Если замечания субъекта согласования не устранимы, то субъект согласования оформляет свои замечания в письменной форме на отдельном листе с отметкой в листе согласования о наличии замечаний. Замечания приобщаются к проекту договора (соглашения).

Листы согласования и оригиналы замечаний субъектов согласования к проектам договоров (соглашений) хранятся в юридическом отделе Министерства.

3.5.3.5. После согласования проект договора (соглашения) с листом согласования, приобщенными к нему копиями неустранимых замечаний субъектов согласования передаются начальником юридического отдела Министерства министру здравоохранения Красноярского края или заместителю министра здравоохранения Красноярского края, давшему поручение о подготовке договора (соглашения), на утверждение.

3.5.3.6. После утверждения проект договора (соглашения) передается сотруднику Министерства, определенному министром здравоохранения Красноярского края или заместителем министра здравоохранения Красноярского края, для заключения.

3.5.4. Заключение договоров (соглашений) от имени Министерства, не предусматривающих обязательств по оплате товаров, работ, услуг (за исключением служебных контрактов, трудовых договоров):

3.5.4.1. Сотрудник Министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), оформляет договор (соглашение) в соответствии с утвержденным проектом в количестве экземпляров согласно количеству, указанному в договоре (соглашении).

3.5.4.2. Подготовленный договор (соглашение) согласовывается сотрудником Министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), в порядке, определенном абзацами вторым-четвертым пункта 3.5.3.4 настоящей Инструкции, после чего согласованные экземпляры договора (соглашения) представляются в установленном порядке на подпись министру здравоохранения Красноярского края или иному уполномоченному должностному лицу Министерства.

3.5.4.3. После подписания договора (соглашения) сотрудник министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), скрепляет экземпляры договора (соглашения) печатью Министерства, организует направление экземпляров сторонам договора (соглашения) для подписания и осуществляет контроль за подписанием договора (соглашения) иными сторонами.

3.5.4.4. Экземпляр договора (соглашения), предназначенный Министерству, со всеми документами по его заключению (листом согласования, замечаниями) хранится сотрудником Министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), или передается им иному сотруднику Министерства, определенному должностным лицом Министерства, подписавшим договор (соглашение).

При наличии в Министерстве экземпляров договора (соглашения), предназначенных другим сторонам, сотрудник Министерства, которому поручено заключение договора (соглашения), организует их направление (передачу) адресатам.

3.6. Подготовка писем.

Письма Министерства оформляются на официальном утвержденном бланке Министерства формата А4, шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образцы в приложениях N 10 и N 11 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами письма являются:

адресат;

дата регистрации;

регистрационный номер;

заголовок;

текст;

отметка о приложениях (при их наличии);

подпись уполномоченного должностного лица Министерства;

информация об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер контактного телефона);

виза исполнителя (на втором экземпляре).

Письма Министерства подписываются министром здравоохранения Красноярского края или иным уполномоченным им должностным лицом Министерства.

Письмо Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых оформляется на официальном утвержденном бланке Министерства и после регистрации направляется адресату, второй - на простом листе формата А4, визируется исполнителем и после регистрации возвращается исполнителю и подшивается в дело.

Проект письма Министерства в обязательном порядке визируется исполнителем, а при необходимости (по поручению непосредственного или вышестоящего руководителей) согласовывается исполнителем с иными сотрудниками Министерства.

3.7. Подготовка служебных (докладных) записок.

Служебная (докладная) записка оформляется в целях предоставления информации, обмена информацией между сотрудниками Министерства.

Служебная (докладная) записка оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 12 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами служебной (докладной) записки являются:

дата;

должность, фамилия и инициалы сотрудника, которому адресована служебная (докладная) записка;

заголовок;

текст;

отметка о приложениях (при их наличии);

подпись сотрудника, подготовившего служебную (докладную) записку.

Служебная (докладная) записка составляется в количестве экземпляров согласно количеству адресатов плюс один, который подшивается подготовившим ее сотрудником Министерства в дело.

Служебная (докладная) записка передается подготовившим ее сотрудником Министерства адресату посредством помещения ее в ячейку для документов соответствующего структурного подразделения Министерства в общем отделе Министерства, а также в виде электронного документа посредством помещения его в папку адресата на диске общего доступа (диск R). Служебная (докладная) записка может передаваться подготовившим ее сотрудником Министерства адресату лично, в том числе с отметкой о получении, проставляемой адресатом на полученном экземпляре и (или) экземпляре представившего ее сотрудника Министерства.

3.8. Подготовка справок Министерства.

Справка - документ, выдаваемый Министерством по запросу органа, организации или гражданина (в том числе сотрудника Министерства) и содержащий описание или подтверждение фактов, событий.

Справка оформляется на официальном утвержденном бланке Министерства в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией к оформлению письма Министерства. Справка может оформляться по формам, установленным иными органами, организациями (если справка предназначена для представления в такой орган, организацию).

В справке может указываться наименование документа - "справка".

Обязательными реквизитами справки являются:

адресат;

дата регистрации;

регистрационный номер;

заголовок;

текст с обязательным указанием даты или периода времени, к которому относятся предоставляемые сведения;

подпись уполномоченного должностного лица Министерства.

Справка подписывается министром здравоохранения Красноярского края или иным уполномоченным им должностным лицом Министерства. При наличии в справке сведений финансового характера справка предварительно согласовывается заместителем министра здравоохранения Красноярского края по финансово-экономической работе и подписывается министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое официально возложено руководство Министерством, или заведующим отделом бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером Министерства.

Если в справку необходимо включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

3.9. Подготовка поручений.

Поручение - документ, подготовленный министром здравоохранения Красноярского края, его заместителем или руководителем структурного подразделения Министерства (автором поручения), адресованный подчиненному ему сотруднику Министерства (исполнителю) и содержащий обязательные для исполнения предписания.

Поручение оформляется по форме согласно приложению N 13 к настоящей Инструкции.

Текст поручения излагается четко и кратко, машинописным способом или разборчивым почерком.

Поручение оформляется в 2 экземплярах, один из которых передается автором поручения исполнителю, второй - подшивается автором поручения в дело.

Поручение может быть дано нескольким исполнителям, при этом автор поручения определяет ответственного исполнителя из числа сотрудников, непосредственно подчиненных автору поручения. Если ответственный исполнитель не определен автором поручения, то ответственным считается исполнитель, указанный в списке исполнителей первым (во главе списка). Ответственному исполнителю передается оригинал поручения, соисполнителям передаются копии поручения.

Контроль за своевременным и качественным исполнением поручения осуществляет автор поручения или иное лицо, уполномоченное автором поручения.

3.10. Подготовка акта.

Акт - документ, составленный одним или несколькими лицами либо совещательным органом в целях подтверждения установленного факта, события, действия.

Акт оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 14 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами акта являются:

наименование документа - "АКТ";

заголовок;

дата и место составления акта;

основание составления акта;

должности, фамилии и инициалы лиц, составивших и подписавших акт;

должности, фамилии и инициалы лиц, в присутствии которых составлен акт (если имеются);

текст;

гриф утверждения (если необходимо);

подписи лиц, составивших акт.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

В акте отражаются факты, точно установленные лицами, составившими и подписавшими документ. Текст акта излагается таким образом, чтобы объективно отразить установленный факт.

Для актов с повторяющейся информацией следует разработать и применять бланки с трафаретным текстом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В водной части указываются основание составления акта, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших и подписавших акт, а также должности, фамилии и инициалы лиц, в присутствии которых составлен акт (если имеются). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через 2 интервала после заголовка с абзацным отступом. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается вид документа, на основании которого составляется акт, в именительном падеже, его дата, номер и наименование.

С новой строки без абзацного отступа с прописной буквы пишется слово "Составлен" с последующим указанием должностей, фамилий, инициалов лиц, составивших акт.

Если акт составляется совещательным органом, то указываются должности, фамилии, инициалы лиц, входящих в состав совещательного органа (с указанием их статуса в совещательном органе) и участвующих в составлении акта. Например:

     Составлен:

     Председатель  (руководитель)  комиссии  (рабочей  группы): должность

Фамилия И.О.

     Члены комиссии (рабочей группы): 1. Должность Фамилия И.О.

                                      2. Должность Фамилия И.О.

                                      3. Должность Фамилия И.О.

     Присутствовали:                  1. Должность Фамилия И.О.

                                      2. Должность Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.

В наименование должности в обязательном порядке включается наименование соответствующего органа (организации).

Констатирующая часть начинается с абзацного отступа. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.

Завершают текст акта подписи уполномоченных должностных лиц. При подписании акта должности лиц, подписывающих акт, не указываются. Например:

   Председатель комиссии:              подпись                И.О.Фамилия

   Члены комиссии:                     подпись                И.О.Фамилия

                                       подпись                И.О.Фамилия

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или действующим законодательством.

В случаях, предусмотренных действующим законодательством, лица, составившие акт, знакомят с его содержанием лиц, деятельность которых отражается в акте, или иных лиц.

Лицо, участвующее в составлении акта и не согласное с его содержанием, вправе подготовить особое мнение в письменном виде, которое подлежит обязательному приобщению к соответствующему акту. Особое мнение оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1. При этом такое лицо подписывает акт с отметкой о наличии особого мнения.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 12 июля 2010 г. N 333-ОРГ в пункт 3.11 раздела 3 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.11. Подготовка протокола.

Протокол - документ, фиксирующий ход заседаний совещательных органов, а также обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, иных мероприятиях.

Протокол ведется и оформляется секретарем совещательного органа или иным уполномоченным сотрудником Министерства.

Протокол оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с 1 межстрочным интервалом (образец в приложении N 15 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами протокола являются:

вид документа - "протокол";

дата составления протокола;

место составления протокола;

заголовок;

текст;

подписи уполномоченных должностных лиц.

Датой составления протокола является дата заседания совещательного органа или дата проведения мероприятия.

Номером протокола заседания совещательного органа указывается порядковый номер заседания совещательного органа с начала очередного календарного года.

В заголовке протокола указывается на заседание совещательного органа или мероприятие, ход которого протоколируется. Например, протокол заседания Экспертной комиссии министерства здравоохранения Красноярского края.

Протоколы могут быть полными и краткими. Полный протокол ведется в случае невозможности приложения к протоколу документов, фиксирующих озвучиваемую информацию (докладов, справок). В иных случаях ведется краткий протокол. При этом документы (или их копии), фиксирующие озвучиваемую информацию, в обязательном порядке приобщаются к протоколу.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

1) если протоколируется заседание совещательного органа, то последовательно:

должность, фамилия и инициалы председателя совещательного органа,

должность, фамилия и инициалы секретаря совещательного органа,

должности, фамилии и инициалы членов совещательного органа, присутствующих на заседании в алфавитном порядке,

должности, фамилии и инициалы приглашенных лиц в алфавитном порядке;

фиксируется наличие числа членов совещательного органа, необходимого для принятия совещательным органом решений (кворума);

2) если протоколируется мероприятие, то последовательно:

должности, фамилии и инициалы присутствующих лиц в алфавитном порядке;

должность, фамилия, инициалы лица, ведущего протокол.

В основной части указываются:

Повестка заседания (мероприятия) - перечень вопросов, вынесенных на обсуждение. При этом каждый вынесенный на обсуждение вопрос оформляется отдельным пунктом. Пункты нумеруются последовательно арабскими цифрами. Каждый пункт повестки записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?".

Текст протокола излагается от третьего лица множественного лица (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания (мероприятия).

Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

После двоеточия на следующей строке с абзацного отступа пишутся фамилии и инициалы выступающих и через тире - краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они фиксируются в протоколе вместе с ответами в краткой, лаконичной форме.

Текст принятых решений излагается в протоколе полностью. При принятии решения об утверждении (согласовании, одобрении) какого-либо документа текст такого документа приобщается к протоколу.

Лицо, участвующее в принятии решения и не согласное с его содержанием, вправе подготовить особое мнение в письменном виде, которое подлежит обязательному приобщению к соответствующему протоколу. Особое мнение оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1. При этом в протоколе (в пункте о принятии соответствующего решения) фиксируется наличие особого мнения и указываются должность, фамилия и инициалы лица, выразившего особое мнение.

Если протоколируется заседание совещательного органа, то протокол подписывается председателем и секретарем такого органа.

Если протоколируется иное мероприятие, то протокол подписывается сотрудником Министерства, руководящим проведением мероприятия, и лицом, составившим протокол.

К протоколу приобщаются документы (копии документов), оглашавшиеся (рассматриваемые) в ходе заседания совещательного органа (проводимого мероприятия).

Протокол хранится не менее 10 лет секретарем совещательного органа или лицом, составившим протокол.

Если действующим законодательством или правовыми актами Министерства, регламентирующими деятельность конкретного совещательного органа, предусмотрены иные правила подготовки, оформления, подписания и хранения протокола, то при выполнении соответствующих действий применяются правила, установленные действующим законодательством или правовыми актами Министерства, регламентирующими деятельность конкретного совещательного органа.

В рамках осуществления полномочий Российской Федерации в области охраны здоровья граждан, переданных для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации в соответствии со статьей 5.1 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, Министерством составляются протоколы об административных правонарушениях и протоколы осмотров помещений, территорий и находящихся там вещей и документов. Названные протоколы оформляются в соответствии с требованиями, установленными Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на специальных бланках Министерства с воспроизведением Герба Красноярского края в черно-белом изображении согласно приложениям N 30 и N 31 к настоящей Инструкции.

3.12. Подготовка телефонограммы.

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый адресату в устной форме посредством телефонной связи.

Телефонограммы оформляются на листе формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 16 к настоящей Инструкции). Текст телефонограммы должен быть четким, кратким, без использования труднопроизносимых слов.

Текст телефонограммы утверждается министром здравоохранения Красноярского края, его заместителем, давшим поручение о подготовке телефонограммы.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, который после отправления телефонограммы подшивается в дело.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

гриф утверждения;

адресат;

дата передачи телефонограммы;

регистрационный номер телефонограммы;

текст телефонограммы;

должность, фамилия и инициалы сотрудника Министерства, подготовившего текст телефонограммы;

должность, фамилия и инициалы сотрудника Министерства, передавшего телефонограмму,

отметка о передаче телефонограммы (номер телефона, по которому передана телефонограмма, наименование организации, должность, фамилия, инициалы лица, получившего телефонограмму, дата и время передачи телефонограммы).

Телефонограмма до отправления подлежит обязательной регистрации секретарем министра здравоохранения Красноярского края в журнале регистрации телефонограмм.

Журнал регистрации телефонограмм ведется секретарем министра здравоохранения Красноярского края по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции.

Телефонограммы отправляются секретарем министра здравоохранения Красноярского края или уполномоченным сотрудником общего отдела Министерства.

3.13. Подготовка заявлений.

Заявление - обращение сотрудника Министерства к непосредственному или вышестоящему руководителю в целях реализации принадлежащих ему прав.

Заявление оформляется на листе формата А4 машинописным или рукописным способом.

Обязательными реквизитами заявления являются:

- должность, фамилия и инициалы сотрудника Министерства, которому адресовано заявление (в дательном падеже);

- должность, фамилия, инициалы заявителя;

- вид документа - "заявление";

- заголовок, соответствующий содержанию заявления;

- текст;

- подпись заявителя;

- дата подачи заявления.

При необходимости заявление может содержать грифы согласования, указания на основания подачи заявления, иную информацию.

При необходимости к заявлению прилагаются документы (копии документов), подтверждающие право заявителя.

Заявление подписывается заявителем собственноручно с указанием даты подачи заявления.

По требованию заявителя заявление регистрируется общим отделом Министерства путем проставления на заявлении соответствующего штампа с указанием наименования Министерства, даты регистрации и регистрационного номера как документ, поступивший в Министерство. По требованию заявителя при регистрации заявления отметка о регистрации заявления ставится сотрудником общего отдела Министерства на копии или втором экземпляре заявления, остающемся у заявителя.

3.14. Подготовка и оформление доверенностей.

Доверенность на совершение от имени Министерства каких-либо действий (за исключением доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, денежных средств, иного имущества) (далее - доверенность) может вьщаваться в целях:

осуществления каких-либо действий в течение определенного периода;

осуществления конкретного действия.

Доверенность оформляется юридическим отделом Министерства по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителя.

Доверенность оформляется на листе формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1 (образец в приложении N 17 к настоящей Инструкции).

Обязательными реквизитами доверенности являются:

- наименование и юридический адрес Министерства;

- вид документа - "доверенность";

- дата и место выдачи доверенности;

- текст доверенности;

- подпись.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество, должность лица, которому доверяется совершение действий от имени Министерства;

реквизиты документа, удостоверяющего личность лица, которому доверяется совершение действий от имени Министерства;

перечень действий (решений), которые доверяется совершать (принимать) лицу от имени Министерства;

удостоверение подписи лица, которому доверяется совершение действий от имени Министерства;

срок действия доверенности.

Доверенность подписывается министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

Доверенность скрепляется печатью Министерства.

Доверенность составляется в 2 экземплярах, один из которых передается лицу, которому доверяется совершение действий от имени Министерства, второй подшивается сотрудником юридического отдела Министерства в дело.

3.15. Подготовка положения о структурном подразделении Министерства.

3.15.1. Проект положения о структурном подразделении Министерства готовится руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства.

Структура положения о структурном подразделении Министерства:

общие положения;

задачи структурного подразделения Министерства;

функции (компетенция) структурного подразделения Министерства;

организация и обеспечение деятельности структурного подразделения Министерства.

3.15.2. В общих положениях указываются:

полное наименование структурного подразделения Министерства в соответствии с утвержденными структурой и штатным расписанием Министерства;

статус структурного подразделения Министерства;

должностное лицо, осуществляющее общее руководство и контроль за деятельностью структурного подразделения Министерства;

порядок формирования состава структурного подразделения Министерства, в том числе порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя структурного подразделения Министерства.

3.15.3. Задачи структурного подразделения Министерства определяются в соответствии с теми функциями Министерства (определенными положением о Министерстве, утвержденным Правительством Красноярского края), для реализации которых создается структурное подразделение Министерства.

Например:

"Задачей структурного подразделения Министерства является организация и обеспечение реализации следующих функций Министерства, определенных действующим положением о Министерстве:

разработка и представление Губернатору края, в Правительство края проектов законов края, проектов правовых актов Губернатора края, проектов правовых актов Правительства края в сферах здравоохранения, лекарственного обеспечения, функционирования, развития и охраны курортов, лечебно-оздоровительных местностей и природных лечебных ресурсов;

участие в подготовке прогнозов социально-экономического развития края, программы социально-экономического развития края, проекта краевого бюджета, материалов и документов, обязательных для представления одновременно с проектом краевого бюджета, по вопросам, входящим в компетенцию Министерства, в установленном порядке...".

В том случае, если структурное подразделение Министерства осуществляет организацию и обеспечение деятельности Министерства в целом по какому-либо направлению (правовое обеспечение, финансовые вопросы), то задачи такого структурного подразделения Министерства могут быть сформулированы без перечисления конкретных функций Министерства. Например:

"Задачей структурного подразделения Министерства является правовое обеспечение (сопровождение) деятельности Министерства, направленной на выполнение задач и функций, определенных действующим положением о Министерстве.".

3.15.4. Функции (компетенция) структурного подразделения Министерства определяются исходя из функций Министерства, в организации и обеспечении реализации которых участвует соответствующее структурное подразделение Министерства. Например:

"В рамках разработки и представления Министерством Губернатору края, в Правительство края проектов законов края, проектов правовых актов Губернатора края, проектов правовых актов Правительства края в сферах здравоохранения, лекарственного обеспечения, функционирования, развития и охраны курортов, лечебно-оздоровительных местностей и природных лечебных ресурсов структурное подразделение Министерства осуществляет:...".

3.15.5. В разделе "Организация и обеспечение деятельности структурного подразделения Министерства" указываются:

порядок управления текущей деятельностью структурного подразделения Министерства;

порядок распределения обязанностей и работы между сотрудниками структурного подразделения Министерства;

порядок взаимодействия сотрудников структурного подразделения Министерства между собой и с сотрудниками иных структурных подразделений Министерства;

порядок обеспечения деятельности структурного подразделения Министерства (имущественного, кадрового, иного).

3.15.6. Проект положения о структурном подразделении Министерства оформляется на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1.

Проект положения о структурном подразделении Министерства готовится в двух экземплярах и подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства.

Проект положения о структурном подразделении Министерства согласовывается руководителем соответствующего структурного подразделения Министерства с заместителем министра здравоохранения Красноярского края, в непосредственном подчинении которого находится структурное подразделение Министерства согласно утвержденным структуре и штатному расписанию Министерства.

3.15.7. Положение о структурном подразделении Министерства утверждается министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, путем оформления грифа утверждения в установленном порядке и скрепления печатью Министерства.

Один экземпляр утвержденного положения о структурном подразделении Министерства хранится в соответствующем структурном подразделении Министерства, второй - в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

3.16. Подготовка должностных регламентов и должностных инструкций.

3.16.1. Должностной регламент - документ, определяющий правила и порядок осуществления профессиональной деятельности государственного гражданского служащего Красноярского края, проходящего службу в Министерстве по определенной должности (далее - гражданский служащий).

Должностная инструкция - документ, определяющий порядок взаимодействия, права, обязанности и ответственность сотрудников Министерства, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Красноярского края.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 12 июля 2010 г. N 333-ОРГ раздел 3 настоящего Приложения дополнен пунктом 3.16.1

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов настоящего Приложения приводится в соответствии с внесенными изменениями Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 12 июля 2010 г. N 333-ОРГ

3.16.1. В рамках осуществления полномочий Российской Федерации в области охраны здоровья граждан, переданных для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации в соответствии со статьей 5.1 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, Министерством составляются предписания об устранении выявленных нарушений, определения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении, определении о возбуждении дела об административном правонарушении и проведении административного расследования, предусмотренного ст.28.7 КоАП РФ. Названные документы оформляются в соответствии с требованиями, установленными Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на специальных бланках Министерства с воспроизведением Герба Красноярского края в черно-белом изображении согласно приложениям N 32-34 к настоящей Инструкции.

3.16.2. В должностной регламент включаются:

1) квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;

2) должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;

3) перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;

4) перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;

5) сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;

6) порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;

7) перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;

8) показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

3.16.3. В должностную инструкцию включаются:

1) квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к сотруднику Министерства;

2) должностные обязанности, права и ответственность сотрудника Министерства за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей.

3.16.4. Проекты должностных регламентов (должностных инструкций) разрабатываются руководителями структурных подразделений Министерства в отношении подчиненных должностей. Проекты должностных регламентов по должностям:

руководителей структурных подразделений Министерства - разрабатываются соответствующими руководителями структурных подразделений Министерства;

заместителей министра здравоохранения Красноярского края - заместителями министра здравоохранения Красноярского края.

Проекты должностных инструкций в отношении должностей руководителей подведомственных организаций разрабатываются отделом управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

3.16.5. Разработка должностных регламентов (должностных инструкций) осуществляется с учетом требований действующего законодательства и рекомендаций органа исполнительной власти края по управлению государственной гражданской службой.

При разработке должностных регламентов (должностных инструкций) должностные обязанности по конкретной должности определяются исходя из функций соответствующего структурного подразделения Министерства и функций Министерства (как производные).

3.16.6. Должностной регламент (должностная инструкция) оформляется в одном экземпляре на листах формата А4 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт с межстрочным интервалом 1.

3.16.7. Должностные регламенты сотрудников структурных подразделений Министерства и руководителей Министерства в обязательном порядке согласовываются путем оформления в установленном порядке грифа согласования заместителем министра здравоохранения Красноярского края, в непосредственном подчинении которого находятся соответствующие структурные подразделения Министерства согласно утвержденным структуре и штатному расписанию Министерства.

3.16.8. Должностные регламенты (должностные инструкции) утверждаются министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, путем оформления грифа утверждения в установленном порядке и скрепления его печатью Министерства.

3.16.9. Оригиналы должностных регламентов (должностных инструкций) хранятся в отделе управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

Ознакомление с должностными регламентами (должностными инструкциями) осуществляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства в установленном действующим законодательством порядке.

Снятие копий должностных регламентов (должностных инструкций) и их заверение осуществляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства в установленном действующим законодательством порядке.

3.17. Иные документы готовятся и оформляются сотрудниками Министерства, которым поручена подготовка соответствующих документов непосредственным или вышестоящим руководителем, действующим законодательством, правовым актом Министерства, должностным регламентом (должностной инструкцией).

Подготовка и оформление иных документов осуществляются в соответствии с требованиями действующего законодательства, правовыми актами Министерства.

Если иной документ является приложением к документу, правила подготовки и оформления которого установлены настоящей Инструкцией (основной документ), и действующим законодательством не установлены правила подготовки и оформления такого документа, то его подготовка и оформление осуществляются по правилам, которые установлены настоящей Инструкцией для подготовки и оформления основного документа.

Если действующим законодательством или правовыми актами Министерства, регламентирующими порядок подготовки и (или) оформления конкретного документа, предусмотрены иные правила подготовки, оформления, подписания и хранения документов, то при подготовке, оформлении, подписании и хранении таких документов применяются правила, установленные действующим законодательством или правовыми актами Министерства, регламентирующими порядок подготовки и (или) оформления конкретного документа.

4. Оформление реквизитов документов

4.1. Документы оформляются на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14 пт через 1 межстрочный интервал.

При оформлении документа поля должны быть не менее:

верхнее - 20 мм;

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

нижнее - 20 мм.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Если объем документа составляет 2 и более страниц, то вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами вверху страницы по центру.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" разделяются 2 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа разделяются 2-4 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

При печатании документов соблюдается абзацный отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "отметка об исполнителе", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

1,25 см (5 знаков) - абзацный отступ в тексте; 8 см (32 знака) - для реквизита "Адресат";

10 см (40 знаков) - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

12 см (48 знаков) - для расшифровки подписи в реквизите "подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатается начиная от левой границы текстового поля, второй ряд печатается так, чтобы текст не выходил за границы правого поля.

4.2. Оформление реквизита "Адресат".

Реквизит "Адресат" оформляется в правом верхнем углу первого листа документа с абзацного отступа, указанного в пункте 4.1 настоящей Инструкции, от верхнего поля.

Если документы направляются в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

                                       Главам администраций муниципальных

                                       районов и городских округов

или

                                       Заместителям министра

                                       и руководителям отделов

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа.

Если текст реквизита составляет более одной строки, то каждая строка печатается с абзацного отступа, указанного в пункте 4.1 настоящей Инструкции. Если документ адресован организации без указания конкретного должностного лица, то указывается полное официальное наименование организации в именительном падеже с прописной буквы. Например:

                                       Прокуратура Красноярского края

или

                                       Агентство государственного заказа

                                       Красноярского края

Допускается использование официальных сокращенных наименований организаций, официальных аббревиатур. Например:

                                       Управление Росздравнадзора

                                       по Красноярскому краю

или

                                       КГБУЗ ККПБ N 2

Если документ адресован конкретному должностному лицу или сотруднику организации, то в реквизите указываются полное наименование должности (с указанием наименования организации), инициалы и фамилия должностного лица или сотрудника организации, которому адресован документ, в дательном падеже. Например:

                                       Главному врачу КГБУЗ ККПБ N 2

                                       И.О.Фамилия

Если документ адресован физическому лицу (гражданину), то сначала указываются инициалы, а затем фамилия адресата, при этом инициалы после точки отделяются от фамилии одним пробелом.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается после наименования адресата через 2 межстрочных интервала и разделительной черты. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

                                       Государственное учреждение

                                       Всероссийский

                                       научно-исследовательский институт

                                       документоведения и архивного дела

                                       _________________________________

                                       ул.Профсоюзная, д.82, Москва,

                                       117393

или

                                       И.О.Фамилия

                                       __________________________________

                                       ул.Садовая, д.5, кв.12,

                                       г.Липки, Киреевский р-н,

                                       Тульская обл., 301264

При оформлении реквизита "Адресат" в документах внутреннего пользования (заявлениях, служебных (докладных) записках, поручениях, иных) указываются наименование должности, инициалы и фамилия сотрудника Министерства, которому адресован документ. Наименование должности министра здравоохранения Красноярского края указьшается полностью. Наименование должностей иных сотрудников министерства может указываться в сокращенном варианте. Например:

                                       Заместителю министра

                                       И.О.Фамилия

или

                                       Заведующему общим отделом

                                       И.О.Фамилия

4.3. Оформление реквизита "Дата документа".

Датой документа является дата его подписания или утверждения уполномоченным должностным лицом, для протокола - дата протоколируемого заседания совещательного органа (дата проведения иного мероприятия), для акта - дата фиксируемого актом события. Если авторами документа являются несколько органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, 05.01.2009.

4.4. Оформление реквизита "Регистрационный номер".

Регистрационный номер документа - это его условное обозначение, проставляемое при регистрации. На документах, авторами которых выступают несколько организаций, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Входящий регистрационный номер в системе делопроизводства Министерства состоит из двух частей (через дефис): порядкового регистрационного номера (по группам, в соответствии с заданной системой формирования номеров) - индекса группы документов.

Например: ХХХ-4 - обращения граждан или УУУ-2/1 - документы Правительства Красноярского края, администрации Губернатора Красноярского края.

Исходящий регистрационный номер состоит из номера структурного подразделения - номера дела структурного подразделения по номенклатуре дел Министерства/порядкового регистрационного номера в очередном календарном году.

4.5. Оформление реквизита "Ссылка на дату и регистрационный номер документа".

Ссылка на дату и регистрационный номер документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на какой-либо документ, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ. Ссылка на дату и регистрационный номер документа проставляется в специально отведенном месте бланка.

4.6. Оформление реквизита "Заголовок к тексту".

Заголовок к тексту составляется исходя из содержания текста документа и представляет собой краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. В одной строке заголовка к тексту должно быть не более 28 знаков.

Заголовок к тексту не указывается на телеграммах, телефонограммах, извещениях.

Заголовок к тексту оформляется на первом листе документа ниже реквизитов "Адресат", "Наименование вида документа", "Дата документа", "Регистрационный номер", "Ссылка на дату и регистрационный номер документа" (если имеются) по центру листа или от правой границы левого поля документа без абзацного отступа (в зависимости от вида документа).

4.7. Оформление реквизита "Текст документа".

Содержание документа излагается четко, ясно и кратко, должно соответствовать правилам и требованиям русского языка, не долно содержать расплывчатых и неточных формулировок. Стиль изложения текста - официально-деловой, обеспечивающий его понятность и доступность, без применения терминов и выражений, допускающих возможность его неоднозначного толкования. Выводы, содержащиеся в документах, должны быть аргументированы.

Изложение текста документа, как правило, должно начинаться с уважительного обращения к адресату, которое печатается по центру страницы с восклицательным знаком в конце.

Тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связанного текста или путем комбинирования этих структур.

При изложении текста документа в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

При изложении текста документа в форме таблицы графы и сроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с их заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах указываются номера этих граф отдельной строкой.

Изложение текста документа в виде связанного текста, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные (докладные) записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой или скобкой. Например:

     1. ...

     2. ...

или

     1) ...

     2) ...

В некоторых видах документов (письма, служебные (докладные) записки, поручения, заявления иные) для удобства восприятия текст документа может разбиваться на абзацы.

Начало текста и каждый новый абзац текста излагается с абзацным отступом. Текст документа излагается от правой границы левого поля до левой границы правового поля. Предлоги, местоимения, частицы, заканчивающие строку, переносятся на следующую строку.

При подготовке писем в заключительной части текста документа допускается использование формул вежливости.

4.8. Оформление реквизита "Отметка о наличии приложения". Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или

детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте документа.

Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляется непосредственно после реквизита "Текст документа".

Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то отметка о наличии приложения оформляется в следующем виде:

     Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается несколько документов, то отметка о наличии приложения оформляется в следующем виде:

     Приложение:

                1. Аттестационный лист на 1 л. в 1 экз.

                2. Аттестационная работа на 20 л. в 1 экз.

Если прилагается более 10 документов, то к документу составляется опись и отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

     Приложение: согласно описи всего на 13 листах.

Если направляемый документ содержит приложения, то отметка о наличии приложения в сопроводительном письме к направляемому документу оформляется следующим образом:

     Приложение: приказ министерства  здравоохранения Красноярского  края

23.09.2008 N 65 и приложения к нему всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в приложении не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения в сопроводительном документе оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

4.9. Оформление приложения.

Приложения к документам должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.). Все прилагаемые к документу приложения должны быть подписаны должностным лицом, подписывающим основной документ, или должностным лицом, подготовившим приложение.

В приложении к распорядительному документу (приказ) на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием номера приложения, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

                                                   Приложение N 2

                                                   к приказу министерства

                                                   здравоохранения

                                                   Красноярского края

                                                   от __________ N ______

Если распорядительный документ не зарегистрирован, то при оформлении реквизита оставляется место для их указания после регистрации распорядительного документа.

Если распорядительный документ имеет единственное приложение, то порядковый номер такому приложению не присваивается.

4.10. Оформление реквизита "Подпись".

Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются министром здравоохранения Красноярского края, его заместителями, иными сотрудниками Министерства в соответствии с полномочиями, предоставленными им должностными регламентами, приказами Министерства, доверенностями Министерства.

Реквизит "Подпись" оформляется через 2 межстрочных интервала от реквизита "Текст документа" или реквизита "Отметка о наличии приложения" (если таковой имеется в документе), от правой границы левого поля без абзацного отступа.

Реквизит "Подпись" состоит из 3 частей: полного или сокращенного наименования должности, подписи лица, занимающего указанную должность, инициалов и фамилии лица, занимающего указанную должность.

В документах, оформленных на официально утвержденном бланке Министерства, указывается сокращенное наименование должности подписывающего лица. Например:

Министр                           подпись                     И.О.Фамилия

или

Первый заместитель

министра                          подпись                     И.О.Фамилия

или

Заместитель министра              подпись                     И.О.Фамилия

В документах, оформленных на листе формата А4, указывается полное наименование должности подписывающего лица. Например:

Министр здравоохранения

Красноярского края подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных по статусу должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. Например:

Министр здравоохранения                          Директор

Красноярского края                               Красноярского краевого

                                                 фонда обязательного

                                                 медицинского страхования

подпись     И.О.Фамилия                          подпись      И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, разных по статусу должностей, подписи располагаются в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности, с разделением 2 межстрочными интервалами. Например:

Первый заместитель министра            подпись                И.О.Фамилия

Заведующий отделом бухгалтерского

учета и отчетности -

главный бухгалтер                      подпись                И.О.Фамилия

В случае, если наименование должности, инициалы и фамилия подписывающего лица указаны после реквизита "Адресат" (например, в заявлении), допускается оформление реквизита "Подпись" после реквизита "Текст документа" без указания наименования должности. Например:

                                             Министру здравоохранения

                                             Красноярского края

                                             И.О.Фамилия

                                             от заведующего общим отделом

                                             И.О.Фамилия

                                 Текст документа

                                             подпись          И.О.Фамилия

4.11. Оформление реквизита "Виза".

Виза - отметка о согласовании текста документа определенным сотрудником Министерства, иным лицом в пределах его компетенции.

Реквизит "Виза" включает подпись лица, визирующего документ, и дату визирования (цифровым способом). Например:

     подпись

     00.00.0000

При наличии замечаний к тексту документа реквизит "Виза" оформляют следующим образом:

     С замечаниями на _____ л.

     подпись

     00.00.0000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются визирующим лицом и прилагаются к документу.

Реквизит "Виза" проставляется в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника экземпляра документа, предназначенного для хранения в Министерстве, от правой границы левого поля без абзацного отступа.

4.12. Скрепление документа печатью Министерства.

Оттиск печати Министерства проставляется на документах в установленном месте с целью удостоверения подлинности подписи лица, подписавшего документ.

Документ скрепляется печатью в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Печать ставится либо на специально отведенное для нее место, отмеченное буквами м.п., либо на конец наименования должности лица, подписавшего документ, частично (не более чем на 1/3) перекрывая его подпись.

Примерный перечень документов, скрепляемых печатью Министерства, определяется согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции.

4.13. Оформление реквизита "Исполнитель документа".

Реквизит "Исполнитель документа" указывается в левом нижнем углу на лицевой стороне последней страницы документа от правой границы левого поля без абзацного отступа шрифтом Times New Roman, размер шрифта 10 пт.

Реквизит включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона. Например:

     Фамилия Имя Отчество,

     000-00-00

4.14. Оформление грифа утверждения.

Документы утверждаются:

- министром здравоохранения Красноярского края;

- иным сотрудником Министерства в соответствии с его полномочиями, определенными должностным регламентом, приказом Министерства или доверенностью Министерства;

- иным документом.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (цифровым способом). Например:

                                            УТВЕРЖДАЮ

                                            Министр здравоохранения

                                            Красноярского края

                                            личная подпись  И.О.Фамилия

                                            00.00.0000

При утверждении документа двумя должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Например:

УТВЕРЖДАЮ                                   УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения                     Директор

Красноярского края                          Красноярского краевого

                                            фонда обязательного

                                            медицинского страхования

подпись         И.О.Фамилия                 подпись         И.О.Фамилия

00.00.0000                                  00.00.0000

При утверждении документа более чем двумя должностными лицами грифы утверждения располагаются в несколько рядов один под другим. При этом каждый ряд отделяется 2 межстрочными интервалами. Например:

УТВЕРЖДАЮ                                   УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения                     Директор

Красноярского края                          Красноярского краевого

                                            фонда обязательного

                                            медицинского страхования

подпись         И.О.Фамилия                 подпись        И.О.Фамилия

00.00.0000                                  00.00.0000

                                            УТВЕРЖДАЮ

                                            Руководитель агентства

                                            по управлению государственным

                                            имуществом Красноярского края

                                            подпись        И.О.Фамилия

                                            00.00.0000

При утверждении документа иными документами гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

                                            УТВЕРЖДЕНО

                                            приказом министерства

                                            здравоохранения

                                            Красноярского края

                                            от 00.00.0000 N 000-орг

При утверждении учредительных документов, изменений и дополнений к ним допускается оформление грифа утверждения документа в следующем виде:

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           Министр здравоохранения

                                           Красноярского края

                                           подпись        И.О.Фамилия

                                           Приказ от 00.00.0000 N 000-орг

4.15. Оформление грифа согласования документа.

Документы согласовываются:

- министром здравоохранения Красноярского края;

- иным сотрудником Министерства в соответствии с его полномочиями, определенными должностным регламентом, приказом Министерства или доверенностью Министерства;

- иным документом.

Гриф согласования документа располагают в левом верхнем или нижнем (на заявлениях) углу документа.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, согласовывающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (цифровым способом). Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения

Красноярского края

Личная подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

При согласовании документа двумя должностными лицами грифы согласования документа располагают на одном уровне. Например:

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения                     Директор

Красноярского края                          Красноярского краевого

                                            фонда обязательного

                                            медицинского страхования

подпись         И.О.Фамилия                 подпись         И.О.Фамилия

00.00.0000                                  00.00.0000

При согласовании документа более чем двумя должностными лицами грифы согласования документа располагаются в несколько рядов один под другим. При этом каждый ряд отделяется 2 межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения                     Директор

Красноярского края                          Красноярского краевого

                                            фонда обязательного

                                            медицинского страхования

подпись         И.О.Фамилия                 подпись         И.О.Фамилия

00.00.0000                                  00.00.0000

СОГЛАСОВАНО

Руководитель агентства

по управлению государственным

имуществом Красноярского края

подпись        И.О.Фамилия

00.00.0000

При согласовании документа иными документами гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, наименования согласовывающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

СОГЛАСОВАНО

приказом министерства

здравоохранения

Красноярского края

от 00.00.0000 N 000-орг

При согласовании учредительных документов, изменений и дополнений к ним допускается оформление грифа согласования документа в следующем виде:

                                           СОГЛАСОВАНО

                                           Министр здравоохранения

                                           Красноярского края

                                           подпись         И.О.Фамилия

                                           Приказ от 00.00.0000 N 000-орг

4.16. Оформление одновременно грифа согласования документа и грифа утверждения документа.

При одновременном согласовании и утверждении документа должностными лицами разных органов (организаций) грифы согласования и утверждения документа оформляются следующим образом:

СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДЕНО

Министр здравоохранения                     Руководитель агентства

Красноярского края                          по управлению государственным

                                            имуществом Красноярского края

подпись         И.О.Фамилия                 подпись       И.О.Фамилия

Приказ от 00.00.0000 N 000-орг              Приказ от 00.00.0000 N 000

При согласовании и утверждении документа должностными лицами Министерства грифы согласования и утверждения документа оформляются следующим образом:

                                            УТВЕРЖДЕНО

                                            Министр здравоохранения

                                            Красноярского края

                                            подпись        И.О.Фамилия

                                            00.00.0000

                                            СОГЛАСОВАНО

                                            Заместитель министра

                                            здравоохранения

                                            Красноярского края

                                            подпись      И.О.Фамилия

                                            00.00.0000

4.17. Оформление резолюции.

Резолюция - указания руководителя подчиненному лицу (исполнителю) по исполнению документа.

Резолюция оформляется в правом верхнем углу первого листа документа на верхнем поле или на отдельном листе, прилагаемом к документу.

Резолюция содержит:

фамилию исполнителя или исполнителей;

требования автора резолюции к исполнению документа;

срок исполнения;

подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию) автора резолюции;

дату резолюции.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то исполнитель, ответственный за исполнение документа в целом, определяется автором резолюции. Если автором резолюции не определен исполнитель, ответственный за исполнение документа в целом, то таким исполнителем является исполнитель, указанный в списке исполнителей первым (во главе списка).

4.18. Оформление отметки о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись, которая содержит слово "Верно" или словосочетание "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (цифровым способом). Например:

Верно (Копия верна)

Заведующий общим отделом            Личная подпись            И.О.Фамилия

00.00.0000

Отметка о заверении копии может проставляться в виде соответствующего штампа в левом нижнем углу копии документа и личной подписи лица, заверившего копию.

При необходимости подпись лица, заверившего копию, может скрепляться печатью Министерства.

4.19. Если действующим законодательством или правовыми актами Министерства, регламентирующими порядок подготовки и (или) оформления конкретного документа, предусмотрены иные правила оформления и размещения реквизитов документа, то при подготовке, оформлении, подписании и хранении таких документов применяются правила, установленные действующим законодательством или правовыми актами Министерства, регламентирующими порядок подготовки и (или) оформления конкретного документа.

5. Порядок работы с обращениями граждан

5.1. Организация работы с обращениями граждан в Министерстве осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и соответствующим административным регламентом.

5.2. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется отдельно от иных видов делопроизводства в СЭД.

6. Порядок работы с документами для служебного пользования (ДСП)

Документы с грифом ДСП регистрируются в отдельном журнале и хранятся в сейфе в отделе по мобилизационной работе и экстремальной медицине Министерства.

Документы с грифом ДСП не подлежат выносу за пределы здания Министерства за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.

При поступлении некомплектного документа с грифом ДСП в установленном порядке составляется соответствующий акт, а документ возвращается отправителю.

Черновики исходящих документов ДСП подлежат обязательному уничтожению, о чем составляется акт. Отметка об уничтожении черновиков ставится на копии документа ДСП, которая остается в деле.

7. Порядок осуществления контроля за исполнением документов.

Сроки исполнения документов

7.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, зафиксированных в них или данных по ним поручений.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Контроль за исполнением документов осуществляется с использованием СЭД.

7.2. Контроль за исполнением документов включает:

- постановку документа (поручения) на контроль;

- передачу документа (поручения) исполнителю;

- осуществление текущего контроля за ходом исполнения документа (поручения);

- представление непосредственному и (или) вышестоящему руководителю информации об исполнении документа (поручения);

- учет исполнения документа (поручения);

- анализ исполнения документа (поручения).

7.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется путем проведения текущего контроля, плановых и внеплановых проверок.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в отношении каждого исполняемого документа (поручения).

Контроль за исполнением документов (поручений) путем проведения плановых проверок осуществляется общим отделом Министерства путем проведения периодических проверок состояния исполнения документов (поручений).

Плановые проверки, проводимые общим отделом Министерства, включаются в соответствующие планы работы Министерства, которыми определяются сроки проведения соответствующих проверок.

Внеплановые проверки за исполнением документов (поручений) проводятся по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителя при поступлении информации о несвоевременном или некачественном исполнении документа (поручения) либо по требованию вышестоящих органов, контрольно-надзорных органов, органов суда.

7.4. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется:

за качеством и своевременностью исполнения конкретного документа (поручения) - руководителями структурного подразделения Министерства, участвующими с исполнении документа (поручения);

за состоянием исполнения документов (поручений) в Министерстве - общим отделом Министерства.

Контроль за своевременностью получения ответов на запросы и качеством ответов ведется непосредственно исполнителями.

7.5. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа (поручения) и предоставление ответственному исполнителю необходимых материалов.

7.6. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует исполнение документа с учетом резолюции непосредственного и (или) вышестоящего руководителей и установленными требованиями к исполнению документов данного вида.

Исполнитель (ответственный исполнитель) несет персональную ответственность за своевременность исполнения документа (поручения), своевременность и полноту предоставления информации в рамках исполнения документа (поручения), достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7.7. Сроки исполнения документа (поручения) исчисляются в календарных днях.

7.8. Сроки исполнения документа (поручения) могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документа (поручения) устанавливаются действующим законодательством по определенному виду документов (приложение N 19 к настоящей Инструкции).

Индивидуальные сроки исполнения документа (поручения) устанавливаются уполномоченным должностным лицом в резолюции к конкретному документу.

В случае, если срок исполнения документа (поручения) не определен, такой документ (поручение) подлежит исполнению в месячный срок.

7.9. Изменение срока исполнения документа (поручения) производится лицом, установившим срок, на основании соответствующей служебной (докладной) записки исполнителя (ответственного исполнителя). В служебной (докладной) записке исполнителя (ответственного исполнителя) о продлении срока исполнения документа (поручения) в обязательном порядке указывается обоснование необходимости такого продления.

Изменение срока исполнения документа (поручения) вносится специалистом общего отдела Министерства в регистрационные данные документа (поручения) в СЭД на основании соответствующей резолюции уполномоченного должностного лица к служебной (докладной) записке о продлении срока исполнения документа (поручения), после чего служебная (докладная) записка с резолюцией передается исполнителю (ответственному исполнителю).

7.10. Документ (поручение) снимается с контроля исполнения общим отделом Министерства при документальном подтверждении исполнения либо по письменному указанию министра здравоохранения Красноярского края или иного должностного лица Министерства, поручившего исполнение документа (поручения).

7.11. Общий отдел Министерства проводит проверку своевременности исполнения документов (поручений) в Министерстве по данным СЭД и представляет справку по результатам проверки министру здравоохранения Красноярского края еженедельно каждую пятницу текущей недели.

8. Работа с исходящими документами Министерства

8.1. Исходящие документы - документы, подготовленные сотрудниками Министерства, направляемые от имени Министерства в иные органы, организации, гражданам.

8.2. Прием проектов документов, представляемых на подпись (утверждение, согласование) министру здравоохранения Красноярского края, его заместителям, проверка правильности их оформления, передача на подпись министру здравоохранения Красноярского края, его заместителям осуществляются общим отделом Министерства.

8.3. Регистрация, учет и отправка исходящих документов Министерства осуществляется общим отделом Министерства.

Отправка исходящих документов Министерства, в том числе доставка документа адресату нарочным, может осуществляться иными сотрудниками Министерства.

8.4. Исходящие документы Министерства принимаются на регистрацию оформленными в соответствии с установленными требованиями, полностью укомплектованными (при наличии приложений), подписанные уполномоченным должностным лицом Министерства, с указанием точного адреса (адресов) в количестве экземпляров, равному количеству адресов плюс один экземпляр (с визами согласования), который после регистрации возвращается исполнителю (ответственному исполнителю) и подшивается им в соответствующее дело согласно номенклатуре дел Министерства.

8.5. Исходящий документ, оформленный с нарушениями установленных требований, возвращается исполнителю (ответственному исполнителю) на доработку.

8.6. Зарегистрированные исходящие документы Министерства передаются на отправку в день регистрации.

8.7. Обработка отправляемой корреспонденции включает:

сортировку документов;

вложение документов в конверты;

определение и проставление стоимости отправления документа;

внесение документов в почтовые реестры;

сдачу документов в отделения связи.

Документы, одновременно отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

8.8. Корреспонденция личного характера, исходящие документы, не связанные с деятельностью Министерства, к отправке не принимаются.

8.9. Исходящие документы Министерства передаются адресатам путем размещения в почтовой ячейке адресата в общем отделе Министерства, а в случае ее отсутствия отправляются посредством почтовой, факсимильной, телефонной, телеграфной связи, электронной почты, доставляются нарочным адресату.

9. Оформление и отправка телеграмм

9.1. Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документа посредством почтовой связи не обеспечивает его своевременной доставки адресату.

9.2. Телеграмма оформляется на чистом листе бумаги А4 (приложение N 20). При оформлении телеграмм реквизит "Адрес" печатается прописными буквами в следующей последовательности:

при направлении телеграммы физическому лицу - почтовый индекс, наименование субъекта Российской Федерации, наименование населенного пункта, название улицы, номер дома, номер квартиры, фамилия и инициалы получателя, например:

                                                650000, КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛ.,

                                                Г. КИСЕЛЕВСК,

                                                УЛ. КОРОЛЕНКО, 8, КВ. 12,

                                                И.О. ФАМИЛИЯ

при направлении в организацию или должностному лицу - наименование организации, фамилия и инициалы получателя, название улицы, номер дома, наименование населенного пункта, наименование субъекта Российской Федерации, почтовый индекс, например:

                                                МИНИСТРУ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

                                                И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ

                                                РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                                И.О.ФАМИЛИЯ

                                                РАХМАНОВСКИЙ ПЕР., Д. 3

                                                МОСКВА

                                                101000

При направлении телеграммы физическому или должностному лицу должность и фамилия печатаются в дательном падеже.

9.3. Текст телеграммы отделяется от предшествующего реквизита 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст телеграммы излагается кратко, четко и должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Текст печатается прописными буквами.

Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность которых важна для адресата, должны быть указаны полными словами.

Знаки препинания указываются в тексте телеграммы соответствующими символьными знаками, за исключением знаков "восклицательный знак", "тире" и "номер", которые указываются полными словами.

9.4. Реквизит "Подпись" оформляется отдельной строкой через 2-3 межстрочных интервала и включает в себя: наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму, и отделяется сплошной горизонтальной чертой.

Наименование и адрес отправителя отделяются 2-3 межстрочными интервалами от реквизита "Подпись", указываются под чертой и включают в себя: адрес и наименование организации, отпечатанные прописными буквами.

9.5. Телеграмма скрепляется печатью Министерства.

9.6. Телеграммы отправляются секретарем министра здравоохранения Красноярского края или уполномоченным сотрудником общего отдела Министерства.

9.7. Подлинник телеграммы после ее отправки с отметкой о дате и времени отправки подшивается секретарем министра здравоохранения Красноярского края в дело и хранится в общем отделе Министерства.

9.8. Телеграммы, поступающие в Министерство, регистрируются как поступившие документы с пометкой "телеграмма".

Работа с телеграммами, поступающими в Министерство, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными для документов, поступающих в Министерство.

10. Прием и передача документов с использованием средств факсимильной связи

10.1. Прием и передача документов с использованием средств факсимильной связи осуществляются в случае необходимости срочной передачи информации либо в случае необходимости оперативного обмена информацией.

10.2. Документ, полученный с использованием факсимильной связи, не считается документом, поступившим в Министерство, за исключением документов, адресованных министру здравоохранения Красноярского края.

Документы, полученные с использованием средств факсимильной связи, адресованные министру здравоохранения Красноярского края, подлежат обязательной регистрации в СЭД.

Работа с названными документами осуществляется в соответствии с правилами, установленными для работы с документами, поступившими в Министерство.

10.3. Передача документов с использованием средств факсимильной связи осуществляется по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства.

10.4. Документы, оформленные на официально утвержденных бланках Министерства, принимаются к передаче с использованием средств факсимильной связи при условии, если такие документы оформлены в соответствии с установленными требованиями, подписаны уполномоченным должностным лицом и зарегистрированы в установленном порядке.

Документы с ограниченным доступом (имеющие грифы ДСП, "Секретно", "Совершенно секретно", иные) передаче с использованием средств факсимильной связи не подлежат.

10.5. Ответственность за содержание документа, передаваемого с использованием средств факсимильной связи, несет исполнитель документа, лицо, подписавшее документ.

10.6. Реестр документов, переданных с использованием факсимильной связи, формируется в автоматическом режиме и хранится в общем отделе Министерства.

10.7. Контроль за использованием средств факсимильной связи осуществляется руководителями структурных подразделений Министерства, в которых установлены соответствующие средства связи.

11. Прием и передача информации с использованием электронной почты

11.1. Сотрудникам Министерства в целях обеспечения оперативного обмена информацией и документами для надлежащего выполнения должностных обязанностей предоставляется доступ к электронной почте (далее - ЭП) путем установления соответствующего программного обеспечения на персональном компьютере сотрудника.

При этом сотруднику Министерства-пользователю предоставляются индивидуальные имя, пароль и адрес ЭП.

Установление ЭП на персональных компьютерах сотрудников Министерства осуществляется системным администратором общего отдела Министерства.

11.2. Сотрудники Министерства обязаны ежедневно проверять ЭП.

Сообщения, адресованные Министерству, министру здравоохранения Красноярского края, его заместителям, пришедшие на адрес ЭП конкретного сотрудника-пользователя, перенаправляются им на официальный адрес ЭП Министерства: office@uz.krasmed.ru.

Сообщения, адресованные иным сотрудникам Министерства, пришедшие на адрес ЭП конкретного сотрудника-пользователя, перенаправляются им на индивидуальный адрес ЭП соответствующего сотрудника Министерства.

11.3. При получении сообщения по ЭП сотрудник Министерства-пользователь обязан:

определить адрес отправителя и тип почтового сообщения (обычное письмо или письмо с файлом);

при наличии присоединенного к письму файла до открытия проверить его на наличие вирусов;

при необходимости направить уведомление о получении сообщения автору сообщения;

при получении неоткрываемого или нечитаемого сообщения сообщить об этом автору сообщения.

11.4. При отправлении сообщения по ЭП сотрудник Министерства- пользователь обязан:

предварительно проверить сообщение на наличие вирусов;

при отправлении сообщения размером более 200 Кб упаковывать сообщение с использованием программ-архиваторов;

при отправлении сообщения размером более 5 Мб предварительно получить разрешение системного администратора общего отдела Министерства и убедиться в возможности адресата принять сообщение такого размера.

11.5. Сотрудник Министерства-пользователь обязан:

хранить сообщения, полученные и отправленные по ЭП, не менее шести месяцев с даты получения (отправления);

своевременно удалять сообщения из ЭП.

11.6. Сотрудникам Министерства-пользователям запрещается:

использование ЭП в целях совершения правонарушений, для передачи информации личного (частного характера), в личных целях, а также в целях, не соответствующих целям деятельности и интересам Министерства;

предоставление доступа к ЭП иным лицам.

11.7. Информационно-консультативная помощь сотрудникам Министерства по вопросам пользования ЭП предоставляется системным администратором общего отдела Министерства.

12. Подготовка заседаний, совещаний, иных мероприятий

12.1. Секретарь совещательного органа Министерства или лицо, которому поручена организация мероприятия, в установленный срок готовит проект повестки заседания (совещания, иного мероприятия).

Повестка заседания (совещания, иного мероприятия) утверждается руководителем совещательного органа Министерства, иным уполномоченным должностным лицом.

В повестке указываются:

дата, место и время проведения заседания (совещания, иного мероприятия);

выносимые на рассмотрение вопросы;

фамилии, инициалы и должности лиц, докладывающих по каждому вопросу.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога "О", или "Об" или формулируются в именительном падеже.

12.2. Одновременно с повесткой составляется список участников заседания (совещания, иного мероприятия) и (или) приглашенных лиц.

Извещение участников заседания (совещания, иного мероприятия) и (или) приглашенных лиц осуществляется секретарем совещательного органа Министерства или лицом, которому поручена организация мероприятия, путем рассылки приглашений к участию посредством почтовой, факсимильной связи, путем направления телеграмм, телефонограмм, сообщений по ЭП.

В извещении указываются:

полное официальное наименование министерства;

наименование совещательного органа (при заседании) или наименование мероприятия;

дата, место и время заседания (совещания, иного мероприятия);

при необходимости документы, материалы, информация, которые нужно представить на заседании (совещании, ином мероприятии) или предварительно (с указанием места и (или) должностного лица, куда и (или) которому необходимо представить документы, материалы, информацию);

телефон, должность, фамилия, имя, отчество лица, у которого можно получить информацию о заседании (совещании, ином мероприятии).

К извещению в обязательном порядке прилагается повестка заседания (совещания, иного мероприятия), а также раздаточные документы, материалы.

Извещение передается не позднее чем за 1 рабочий день до дня заседания (совещания, иного мероприятия).

12.3. В случае проведения заседания, совещания, иного мероприятия в актовом зале секретарь совещательного органа Министерства или лицо, которому поручена организация мероприятия, в установленном порядке подает соответствующую заявку в управление делами Губернатора и Правительства Красноярского края.

13. Направление сотрудников Министерства в служебные командировки

и их оформление

13.1. Решение о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку принимается министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством.

13.2. В случае направления сотрудника Министерства в служебную командировку министром здравоохранения Красноярского края или лицом, на которое в установленном порядке возложено руководство Министерством, дается поручение отделу управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства о подготовке соответствующего проекта приказа Министерства.

Поручение оформляется по форме согласно приложению N 13 или в виде резолюции на служебной записке о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку.

Проект приказа о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку согласовывается сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства, подготовившим проект приказа:

с руководителем структурного подразделения Министерства, в непосредственном подчинении которого находится сотрудник Министерства, направляемый в служебную командировку;

заведующим отделом бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером Министерства;

заместителем министра здравоохранения Красноярского края по финансово-экономической работе.

13.3. После подписания приказ о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку регистрируется в установленном порядке уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

Подписанный и зарегистрированный приказ представляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства соответствующему сотруднику Министерства для ознакомления под подпись.

При необходимости сотруднику Министерства, направляемому в служебную командировку, представляется заверенная в установленном порядке копия приказа о направлении в служебную командировку. Копия приказа о направлении в служебную командировку представляется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом министерства здравоохранения Красноярского края от 13 октября 2010 г. N 506-ОРГ в пункт 13.4 настоящего Приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

13.4. На основании приказа о направлении сотрудника Министерства в служебную командировку:

должностное лицо, инициировавшее направление сотрудника Министерства в служебную командировку, представляет соответствующему сотруднику Министерства командировочное задание, оформленное по форме, утвержденной Указом Губернатора Красноярского края от 15.05.2009 г. N 80-уг;

уполномоченный сотрудник отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства представляет соответствующему сотруднику Министерства командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1.

Командировочное удостоверение регистрируется уполномоченным сотрудником отдела управления кадрами и профессиональной подготовки Министерства с указанием:

даты выдачи командировочного удостоверения сотруднику Министерства, направляемого в служебную командировку;

регистрационного номера командировочного удостоверения;

фамилии, имени, отчества и должности сотрудника Министерства, направляемого в служебную командировку;

места служебной командировки (наименования организации, в которую направляется сотрудник Министерства);

даты отъезда сотрудника Министерства в служебную командировку;

даты прибытия сотрудника Министерства из служебной командировки.

13.5. По прибытии из служебной командировки сотрудник Министерства в течение 3 рабочих дней со дня прибытия представляет в отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства:

авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 01.08.2001 N 55;

отчет о выполнении служебного задания по форме N 10-а, утвержденной постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1.

14. Копировально-множительные работы в Министерстве

14.1. Снятие копий и тиражирование документов, подготовленных Министерством, осуществляется исключительно сотрудниками Министерства.

14.2. Снятие копий с документа (тиражирование) в количестве до 50 экземпляров осуществляется общим отделом Министерства по поручению министра здравоохранения Красноярского края, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Для проведения копировально-множительных работ в общий отдел представляется 1 экземпляр документа с заказом на тиражирование по форме согласно приложению N 21 к настоящей Инструкции.

После выполнения копировально-множительных работ экземпляр документа, представленный для снятия копий (тиражирования), и сделанные копии (тираж) передаются заказчику лично или путем размещения в ячейке структурного подразделения Министерства в общем отделе Министерства.

В заказе на тиражирование лицом, проведшим копировально-множительные работы, делается отметка об исполнении, после чего заказ подшивается в дело.

14.3. Тиражирование документа в количестве 50 и более экземпляров осуществляется краевым государственным бюджетным учреждением здравоохранения "Красноярский краевой медицинский информационно-аналитический центр".

Для тиражирования документа представляется оригинал документа с заказом на тиражирование по форме согласно приложению N 22 к настоящей Инструкции.

После тиражирования оригинал документа, представленный для тиражирования, и сделанный тираж передаются в общий отдел Министерства.

15. Составление номенклатуры дел Министерства

15.1. Номенклатура дел Министерства (далее - НД) - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Министерства, с указанием сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета временного (до 10 лет включительно) хранения.

15.2. Предложения по составлению НД представляются руководителями структурных подразделений Министерства в общий отдел Министерства ежегодно до 15 ноября текущего года.

15.3. Сводная НД составляется общим отделом Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного агентства Красноярского края (далее - архивное агентство) и утверждается министром здравоохранения Красноярского края.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел Министерства.

15.4. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

15.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр НД является документом постоянного срока хранения и включается в НД в раздел общего отдела Министерства. Второй используется в общем отделе Министерства как рабочий. Третий - в архивном агентстве, с которым согласовывалась НД.

15.6. Сводная НД в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

15.7. Сводная НД составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

15.8. Названиями разделов НД Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной НД разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

15.9. В НД включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В НД не включаются периодические издания.

15.10. Графы НД заполняются следующим образом (приложение N 23).

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по НД в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации или структурного подразделения; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 НД заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

15.11. Если в течение года возникают новые документационные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь вводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

15.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

16. Формирование и оформление дел в Министерстве

16.1. Формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

16.2. Формирование дел осуществляется в структурных подразделениях Министерства в соответствии с НД (приложение N 24).

16.3. Документ подшивается в дело исполнителем (ответственным исполнителем) после исполнения в полном объеме (со всеми приложениями). Документы подшиваются в дело в алфавитном и (или) хронологическом порядке. Подшиваются только подлинные документы, исключения составляют только копии, на которых имеются оригиналы виз, резолюций, отсутствующие на подлиннике или если 1-й экземпляр поврежден (утрачен). Запрещается подшивать в дело документы, не исполненные, подлежащие возврату, черновики.

В дело текущего года подшиваются документы только текущего года.

16.4. Объем одного тома дела составляет не более 250 листов. В случае превышения указанного объема открывается следующий том дела с тем же заголовком.

16.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела, подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

16.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется в установленной форме (приложение N 25). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись (приложение N 26), которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, рисунки и т.д.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности министерства, с указанием срока хранения.

В делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела проставляется сотрудником общего отдела Министерства, ответственным за архив, черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного агентства.

16.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен данный документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

16.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

17. Организация оперативного хранения документов

17.1. С момента заведения и до передачи в архивное агентство дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в общий отдел Министерства.

17.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заведующего общим отделом Министерства. Выдача дел сотрудникам других подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения установленного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра или его заместителя, курирующего общий отдел, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра здравоохранения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

18. Подготовка и передача дел в архив

18.1. Подготовка документов к передаче на хранение дел в архив Министерства включает работу общего отдела и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о вьщелении к уничтожению документов и дел.

18.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

18.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

18.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), функции и права, организация работы которой утверждаются министром здравоохранения. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным агентством.

18.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство совместно с ЭК и непосредственным методическим руководством архива.

18.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения и пометкой "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; вьщеление к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки которых истекли.

18.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дуплетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Министерства.

18.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения N 27 и N 28).

18.9. Опись дел - это перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

18.10. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством общего отдела Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит общий отдел.

18.11. Описи дел структурных подразделений составляются в установленной форме (приложение) и представляются в общий отдел Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

18.12. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела.

18.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.).

18.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и подписью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

18.15. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с заведующим общим отделом и утверждается руководителем структурного подразделения.

18.16. Опись дел структурного подразделения Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых вместе с делами передается в архив Министерства, а второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.

18.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно. Согласованные акты утверждаются министром здравоохранения только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного агентства описей дел постоянного хранения; после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

18.18. Акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 29) составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

19. Подготовка и передача документов в архив

19.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

19.2. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

19.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

19.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному общим отделом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заведующим общим отделом.

19.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником общего отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

19.6. Прием каждого дела производится сотрудником общего отдела в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника общего отдела, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

19.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.