Приложение. Инструкция по рассылке информационных сообщений в электронном виде

Приложение

к Распоряжению первого заместителя Главы г.Красноярска

от 23 июля 2009 г. N 47-ОРГ

Инструкция
по рассылке информационных сообщений в электронном виде

I. Общие положения

1.1. Информационные сообщения в электронном виде (далее - информационные сообщения) используются для передачи информации служебного характера (приглашения, извещения, экстренные сообщения).

1.2. Полученные в электронном виде информационные сообщения относятся к официальной переписке органа (территориального подразделения), содержащаяся в них информация является обязательной к рассмотрению и исполнению.

1.3. Информационные сообщения передаются по электронной почте с использованием программы Microsoft Outlook.

II. Порядок отправки информационных сообщений

Формирование и отправка информационного сообщения включает в себя следующую последовательность действий:

2.1. Откройте программу Microsoft Outlook.

2.2. Из представления Почта перейдите в представление Календарь.

2.3. В представлении Календарь выберите в меню Действия команду Создать приглашение на собрание.

Адресат получает приглашение на собрание как обычное сообщение электронной почты. При этом данные о мероприятии (дата, время, место), о котором идет речь в сообщении, автоматически вносятся в календарь.

2.4. В поле Тема введите тематику информационного сообщения.

2.5. В поле Место укажите место проведения мероприятия (собрания, совещания и т.п.), о котором пойдет речь в тексте информационного сообщения (при необходимости).

2.6. В списках Время начала и Время окончания выберите время начала и окончания мероприятия. Если мероприятие займет целый день, установите флажок Целый день.

2.7. Введите текст информационного сообщения, который необходимо довести до сведения получателей, при необходимости вложите файлы (документы и другие связанные с мероприятием материалы). Для этого перейдите во вкладку Вставка, выберете# команду Вложить файл.

2.8. При необходимости задайте дополнительные параметры.

Например, напоминания. Установив флажок Напоминания, укажите, за какое время до начала мероприятия (встречи, собрания и т.п.) должно появиться напоминание (появляется в виде всплывающего сообщения).

2.9. Укажите получателей информационного сообщения. Нажмите кнопку Кому, в открывшемся диалоговом окне выберете# адресатов из списка контактов адресной книги или же введите имя получателя вручную.

Адреса электронной почты сотрудников администрации города размещены на внутреннем портале администрации в разделе "Телефоны". При создании списка контактов адресной книги используйте данные указанного телефонного справочника.

2.9.1. Для удобства рассылки информационных сообщений определенной группе получателей можно составить список рассылки. Для этого:

В меню Файл выберите команду Создать, а затем - команду Список рассылки.

В поле Имя введите имя списка рассылки.

На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Выбрать участников.

В списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые требуется включить в список рассылки.

В поле Поиск введите имя включаемого контакта. В расположенном ниже списке выделите имя и нажмите кнопку Участники. Выполните эти действия для каждого лица, добавляемого в список рассылки, а затем нажмите кнопку ОК.

Чтобы создать характеристику списка рассылки, откройте вкладку Список рассылки, нажмите кнопку Заметки и введите текст характеристики.

Список рассылки сохраняется в папке Контакты с указанным именем.

2.10. Для отправки информационного сообщения нажмите кнопку Отправить. Отправленные информационные сообщения хранятся в папке "Отправленные".

2.10.1. Для отправки информационного сообщения по списку рассылки:

- нажмите кнопку Кому и в поле Поиск введите имя списка рассылки;

- в списке Имя выберите имя нужного контакта, нажмите кнопку Кому, а затем нажмите кнопку ОК.

- если информационное сообщение нужно отправить части адресатов из списка рассылки, тогда в поле Кому нажмите значок "плюс" (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.

III. Порядок получения информационных сообщений

3.1. В представлении Почта откройте уведомление или приглашение на собрание.

3.2. Примите приглашение. Для этого на вкладке Сообщение в группе Ответ выберите команду Принять, и выполните одно из следующих действий:

3.2.1. Отправьте ответ без комментариев#

Для этого выберите команду Отправить ответ сейчас и нажмите кнопку ОК.

3.2.2. Отправьте ответ с комментариями

Для этого выберите команду Изменить ответ перед отправкой, введите комментарии и нажмите кнопку Отправить.

3.3. Отправленный ответ служит официальным подтверждением получения информационного сообщения. Отправлять ответ следует незамедлительно после получения информационного сообщения.

3.4. Поступившее информационное сообщение регистрируется сотрудником органа (территориального подразделения) администрации города, в компетенцию которого входит ведение делопроизводства, в установленном для телефонограмм порядке и оперативно передается (пересылается) руководителю на рассмотрение.

3.5. В случае, если в течение 1 часа после отправки информационного сообщения от адресата не пришло подтверждение о получении, отправитель обязан позвонить адресату, проинформировать о том, что на адрес его электронной почты выслано информационное сообщение, и получить подтверждение получения данного сообщения.

Начальник управления информатизации и связи

А.В.Карасев