Распоряжение Администрации г.Норильска Красноярского края от 11 сентября 2018 г. N 4770 "Об утверждении Требований к оформлению документов в Администрации города Норильска"

С изменениями и дополнениями от:

24 декабря 2018 г., 25 июня 2019 г.

В целях упорядочения работы с документами, повышения эффективности документационного обеспечения и единообразного оформления документов в Администрации города Норильска,

1. Утвердить Требования к оформлению документов в Администрации города Норильска (прилагаются).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации города Норильска:

- не позднее десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего распоряжения, а в случае временного отсутствия подчиненных работников (нахождения их в отпуске, служебной командировке, временной нетрудоспособности и др.) в течение семи рабочих дней после выхода их на работу ознакомить под роспись работников возглавляемых ими структурных подразделений Администрации города Норильска с Требованиями, утвержденными пунктом 1 настоящего распоряжения;

- листы ознакомления работников возглавляемых ими структурных подразделений Администрации города Норильска с Требованиями, утвержденными пунктом 1 настоящего распоряжения, направить в Управление по персоналу Администрации города Норильска для приобщения к материалам личных дел соответствующих работников.

3. Управлению по персоналу Администрации города Норильска:

- не позднее пяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего распоряжения, а в случае временного отсутствия (нахождения в отпуске, служебной командировке, временной нетрудоспособности и др.) в течение семи рабочих дней после выхода их на работу ознакомить под роспись заместителей Главы города Норильска, руководителей структурных подразделений Администрации города Норильска с Требованиями, утвержденными пунктом 1 настоящего распоряжения;

- приобщить копии листов ознакомления работников Администрации города Норильска, указанных в абзаце втором пункта 2 настоящего распоряжения и абзаце втором настоящего пункта, к материалам личных дел соответствующих работников Администрации города Норильска.

4. Признать утратившим силу:

- распоряжение Администрации города Норильска от 09.06.2015 N 3500 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Норильска в новой редакции";

- распоряжение Администрации города Норильска от 22.05.2016 N 2435 "О внесении изменения в распоряжение Администрации города Норильска от 09.06.2015 N 3500";

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Дату "от 22.05.2016" следует читать как "от 25.05.2016"

- распоряжение Администрации города Норильска от 03.10.2016 N 5105 "О внесении изменения в распоряжение Администрации города Норильска от 09.06.2015 N 3500";

- распоряжение Администрации города Норильска от 22.09.2017 N 5305 "О внесении изменения в распоряжение Администрации города Норильска от 09.06.2015 N 3500"

- пункты 7, 7.1 распоряжения Администрации города Норильска от 22.03.2018 N 1407 "О внесении изменений в отдельные распоряжения Администрации города Норильска".

Глава города Норильска

Р.В.Ахметчин

Утверждены

распоряжением Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Требования
к оформлению документов в Администрации города Норильска

С изменениями и дополнениями от:

24 декабря 2018 г., 25 июня 2019 г.

1. Общие положения

1.1. Требования к оформлению документов в Администрации города Норильска (далее - Требования) разработаны в соответствии с законодательством в сферах делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации города Норильска, ее структурных подразделениях документов, в том числе в форме электронных документов.

1.2. Требования устанавливают единый порядок делопроизводства в Администрации города Норильска, в том числе включая ее структурные подразделения, а также определяют основные правила подготовки и оформления, контроля исполнения и организации работы с документами, за исключением кадрового делопроизводства, требования к порядку ведения которого определены действующим законодательством и (или) муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования город Норильск.

1.3. Положения Требований распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Администрации города Норильска, в том числе в структурных подразделениях, должны отвечать Требованиям.

1.4. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Требований с учетом законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

Положения Требований не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.5. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства "Дело".

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации города Норильска осуществляется Управлением обеспечения деятельности Администрации города Норильска.

1.7. Правила работы с документами, установленные Требованиями, обязательны для всех работников Администрации города Норильска, руководителей муниципальных учреждений муниципального образования город Норильск (при подготовке ими проектов документов Администрации города Норильска).

Информация об изменениях:

Пункт 1.8 изменен с 25 июня 2019 г. - Распоряжение Администрации города Норильска от 25 июня 2019 г. N 3437

См. предыдущую редакцию

1.8. В Требованиях применяются следующие термины, определения и сокращения:

Администрация - Администрация города Норильска;

Архив - МКУ "Норильский городской архив";

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора документа;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

должностное лицо - лицо, осуществляющее функции, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей;

дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Администрации;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними в Администрации;

ДСП - для служебного пользования;

СКХ - сведения конфиденциального характера;

исполнитель - работник Администрации, непосредственно осуществляющий подготовку проекта документа;

лицо, ответственное за делопроизводство - работник Администрации, назначенный ответственным за ведение делопроизводства;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Администрации, ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;

опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией;

Орготдел - организационный отдел Управления обеспечения деятельности Администрации;

организация - предприятие, организация, учреждение различной организационно-правовой формы и формы собственности, не находящиеся в ведомственном подчинении Администрации;

отдел контроля - отдел контроля и организации работы руководителей Управления обеспечения деятельности Администрации города Норильска;

ответственное лицо - должностное лицо Администрации, которому выдано отдельное поручение, задание;

правовые акты Администрации - постановления Главы города Норильска, распоряжения Главы города Норильска, постановления Администрации, издаваемые Главой города Норильска, распоряжения Администрации, издаваемые Главой города Норильска и заместителями Главы города Норильска, распоряжения заместителей Главы города Норильска, приказы и распоряжения руководителей структурных подразделений Администрации, Согласие;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

подразделение Администрации - структурное подразделение Администрации;

протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях руководителей Администрации, руководителей подразделений Администрации, заседаниях коллегиального органа Администрации;

программа "Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для обмена электронными документами внутри Администрации, между подразделениями Администрации;

Положения - Положения о коллегиальных органах (комиссиях, координационных советах, рабочих группах и т.п.);

Регламент - Регламент Администрации;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

руководитель Администрации - Глава города Норильска, заместитель Главы города Норильска;

руководитель подразделения Администрации - руководитель структурного подразделения Администрации;

реквизит - обязательный элемент оформления официального документа;

формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - сканированное изображение документа;

электронная почта - технология по пересылке и получению электронных сообщений";

электронное сообщение - информация, переданная или полученная работниками Администрации города Норильска посредством компьютерной программы, предназначенной для работы с электронными почтовыми ящиками.

1.9. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Требованиями правил работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на руководителей подразделений Администрации, которые своим приказом определяют должностных лиц, отвечающих за делопроизводство в подразделениях Администрации (за исключением Правового управления Администрации, Финансового управления Администрации, Управления экономики Администрации).

Определение должностных лиц, отвечающих за делопроизводство в Правовом управления Администрации, Финансовом управлении Администрации, Управлении экономики Администрации, осуществляется на основании приказа начальника Управления обеспечения деятельности Администрации.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Проекты исходящих писем, относящихся к переписке между пользователями Программы "Дело", готовятся в одном экземпляре, направляемых в один адрес - готовятся в 2-х экземплярах (один из которых - визовый), направляемых в два адреса - готовятся в 3-х экземплярах (два из которых - визовые).

2.2. Бланки документов.

2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации, подразделениях Администрации оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2.2.2. Бланки Администрации, подразделений Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

2.2.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля 30 - 35 мм - левое, 10 - 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.2.4. В Администрации применяются следующие бланки:

бланк постановления Главы города Норильска (приложение N 3 к Требованиям);

бланк распоряжения Главы города Норильска (приложение N 4 к Требованиям);

бланк постановления Администрации (приложение N 1 к Требованиям);

бланк распоряжения Администрации (приложения NN 2, 5 к Требованиям);

бланк распоряжения заместителя Главы города Норильска (приложение N 6 к Требованиям);

бланк согласия Администрации (приложение N 7 к Требованиям);

бланк распоряжения руководителя подразделения Администрации (8 к Требованиям);

бланк приказа руководителя подразделения Администрации (приложение N 16 к Требованиям);

бланк служебного письма (служебной записки) (Приложения NN 10 - 14, 17, 19 к Требованиям);

бланк совместного решения (приложение N 15 к Требованиям);

2.2.4.1. Распоряжения руководителя подразделения Администрация издаются по вопросам (полномочиям, функциям, задачам), возложенным на соответствующее подразделение Администрации Положением о нем, иными правовыми актами Администрации.

Приказы руководителя подразделения Администрации издаются по вопросам внутренней деятельности возглавляемого подразделения Администрации (к примеру, приказ о применении дисциплинарного взыскания и т.п.).

2.2.5. Служебные письма, правовые акты Администрации оформляются на бланках, установленной настоящими Требованиями формы, шрифтом Times New Roman размером N 13 через один междустрочный интервал.

2.2.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами.

2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

2.3.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации, подразделения Администрации, являются:

а) герб муниципального образования город Норильск;

б) наименование Администрации, подразделения Администрации;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) наименование вида документа;

е) справочные данные об Администрации, подразделении Администрации;

ж) адресат;

з) дата документа;

и) регистрационный номер (индекс) документа;

к) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

л) заголовок к тексту;

м) текст документа;

н) отметка о наличии приложений;

о) гриф согласования;

п) гриф утверждения;

р) виза;

с) оттиск печати;

т) отметка о заверении копии;

у) отметка об исполнителе;

ф) указание по исполнению документа;

х) отметка о контроле документа;

ц) отметка об исполнении документа;

ч) отметка о конфиденциальности;

ш) срок исполнения.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

2.3.2. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов.

2.3.2.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (правовой акт, служебное письмо) или утверждения (план, отчет и др.), для протокола - дата совещания, для акта - дата события.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно с организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами без кавычек в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 14.03.2014

Допускается словесно - цифровой способ оформления даты,

Например: 14 марта 2009 года.

Слово "год" и цифры года разделяются пробелом.

2.3.2.2. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа в Администрации, подразделении Администрации должен иметь следующую структуру:

во входящих документах - ППП/ННН;

в исходящих документах - ППП-ННН,

где ППП - код должностного лица Администрации, подразделения Администрации; ННН - порядковый номер.

Например:

входящий 030/111, где 030 - код начальника Управления обеспечения деятельности Администрации, 111 - порядковый номер;

исходящий 060-338, где 060 - код начальника Правового управления, 338 - порядковый номер.

Коды должностных лиц Администрации, подразделений Администрации проставляются в соответствии с приложением N 18 к Требованиям.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими организациями, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.3.2.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата.

Ссылка на исходящий номер и дату документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который должен быть дан ответ.

2.3.2.4. Адресат.

Документы, имеющие адресата, адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностных лиц их возглавляющих, наименование организации пишется в именительном падеже.

Реквизит "Адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все строчки реквизита размещаются флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) и печатаются через одинарный междустрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 междустрочным интервалом. Слово "копия" не ставится перед вторым, третьим, четвертым адресатами. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. При необходимости может быть указан электронный адрес.

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например: Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

ведущему специалисту

Фамилия И.О.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например: Генеральному директору

объединения "Ростекстиль"

Фамилия И.О.

При адресовании документа должностному лицу, в наименовании должности которого содержится наименование органа, указывается только должность лица.

Например: Министру образования и науки

Красноярского края

Фамилия И.О.

При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия, инициалы имени и отчества (при наличии), затем почтовый адрес.

Например: Фамилия И.О.

Центральная улица, д. 12, кв. 5,

г. Боготол,

Красноярский край, 662060

При адресовании служебного письма в организацию указывают ее наименование, затем может указываться почтовый адрес.

Например: Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393

2.3.3. Утверждение документа.

Документ утверждается соответствующим должностным лицом (должностными лицами) Администрации или специально издаваемым документом.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                     Утверждаю

                                     Наименование должности

                                     руководителя Администрации

                                     (подразделения Администрации)

                                     ________________ ___________________

                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                     10.12.2018

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слов "Утверждено" (Утверждена, Утверждены или Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

                                     Например: Утверждено

                                     постановлением

                                     Администрации города Норильска

                                     от 16.03.2018 N 1505

2.3.4. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных муниципальных служащих и работников Администрации города Норильска";

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитом бланка. Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах правовых актов Администрации заголовок к тексту может оформляться по ширине страницы над текстом либо выравнивается по левой границе текстового поля флаговым способом. Допускается выделение заголовка к тексту, а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

2.3.5. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.3.6. Текст документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от реквизита "Заголовок к тексту" 2 - 3 междустрочными интервалами.

Текст служебного письма может содержать уважительное обращение к адресату, например: "Уважаемый Иван Иванович!", "Уважаемый господин Гурьянов!", "Уважаемые коллеги!" и заключительную форму вежливости, например: "С уважением".

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Структура, стиль и языковые средства изложения текста документа определяются видом документа.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, таблицы или сочетания этих форм.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указываются причины, основания, события, цели составления документа, во второй - решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только вторую часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При оформлении документов, по тексту которых используется наименование Администрации, подразделения Администрации, наделенного правами юридического лица, наименование данных юридических лиц пишется без кавычек, а также без указания их организационно-правовой формы (муниципальное учреждение, МУ), за исключением случаев, когда в соответствии с действующим законодательством указание организационно-правовой формы юридического лица является обязательным.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его делят на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

При делении текста на абзацы абзацный отступ начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало может оформляться знаком тире, другими знаками, и их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски, ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным (8 - 10) размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться официально принятые сокращения, обозначения и термины либо допускаются сокращения, обозначения, определенные автором служебного письма.

Заключительная форма вежливости печатается с абзаца, отделяется запятой от наименования должности. После запятой наименование должности печатается со строчной буквы (за исключением наименования должности, которая пишется с прописной буквы).

Необходимость включения тех или иных структурных единиц текста определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

2.3.6.1. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Слово "Таблица" печатается строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то она не нумеруется и слово "Таблица" не указывается.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

В боковике таблицы нумерация строк заканчивается точкой, текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже во множественном числе. Единицы измерения следует писать в заголовке графы справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

2.3.7. Отметка о наличии приложений.

Если документ (за исключением правовых актов Администрации) имеет приложения, названные в тексте, то указывают общее число листов приложения и число экземпляров.

Если документ (за исключением правовых актов Администрации) имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2009 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к правовому акту Администрации на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования правового акта, его даты и регистрационного номера, например:

                                           Приложение N 1

                                           к постановлению

                                           Администрации города Норильска

                                           от 16.03.2018 N 261

2.3.8. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Между инициалами и фамилией ставится пробел.

Наименование должности Главы города Норильска, инициалы имени, отчества (при наличии) и фамилия в подписи располагаются на одной строке.

Документ может быть подписан несколькими должностными лицами Администрации. В этом случае их подпись располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, начиная с вышестоящей должности. Расстояние между подписями - 1,5 - 3 интервала, например:

Глава города Норильска

И.О. Фамилия

Начальник отдела финансирования, учета и

отчетности Администрации города Норильска И.О. Фамилия

При подписании документа лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Глава города Норильска Глава Администрации города Дудинки

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

С левой стороны указывается должностное лицо той организации, в которой составляется документ.

При подписании документа несколькими лицами (более двух), равными по должности, их подписи располагаются несколькими вертикальными рядами, например:

Глава города Норильска

Министр культуры Красноярского края

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Министр образования и науки Министр экономики и регионального

Красноярского края развития Красноярского края

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности.

При подписании документов лицом, исполняющим обязанности должностного лица, к наименованию должности добавляются сокращенные до первой буквы слова "И.о.", если иное не установлено законодательством, правовым актом Администрации.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество (при наличии) владельца сертификата, срок действия ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, элементы органа власти (организации), товарного знака организации в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Наименование должности

Документ подписан электронной подписью Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

И.О. Фамилия

Внесение в подписанные документы исправлений, правок не разрешается.

2.3.9. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона, например:

Фамилия Имя Отчество

43-71-20

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) основного исполнителя.

Информация об изменениях:

Подпункт 2.3.10 изменен с 24 декабря 2018 г. - Распоряжение Администрации г.Норильска Красноярского края от 24 декабря 2018 г. N 6767

См. предыдущую редакцию

2.3.10. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится в порядке и очередности, установленных Регламентом.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (служебные письма) или листом согласования (проекты правовых актов Администрации, Главы города).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Согласование проекта правового акта Администрации оформляется листом согласования. Образец оформления листа согласования к проекту правового Акта Администрации приведен в приложении N 9 к Требованиям. На документе, подлинник которого остается в Администрации, лист согласования располагается на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, за исключением приложений.

Отметки в таблице листа согласования проставляются лицами, ответственными на выполнение таких действий в соответствии с правовыми актами Администрации. В случаях, не урегулированных правовыми актами Администрации, отметки проставляются Правовым управлением Администрации.

По усмотрению должностного лица, подписывающего документ, возможно полистное визирование (парафирование) отдельных документов (договоров, соглашений, правовых актов Администрации и приложений к ним и т.п.) для защиты от возможной замены листов.

Виза согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа либо на обороте документа.

2.4. Требования по оформлению служебного письма.

2.4.1. Расположение реквизитов бланка служебного письма устанавливается угловое.

Каждая строка реквизита бланка выполняется центрированным способом.

2.4.2. Реквизит "Наименование организации" печатается шрифтом Times New RomaN N 14, жирным, прописными буквами.

Наименование организации может состоять как из полного, так и из полного и (или) сокращенного ее наименования. Наименование подразделения Администрации пишется без кавычек, а также без указания их организационно-правовой формы (муниципальное учреждение, МУ). Наименование подразделения Администрации пишется с прописной буквы, например: Управление имущества, Правовое управление.

Далее печатаются справочные данные об Администрации (подразделении Администрации) шрифтом Times New Roman N 10:

почтовый адрес (наименование улицы, номер дома, наименование города, района и почтовый индекс);

номер телефона, факс, адрес электронной почты, адрес официального сайта муниципального образования город Норильск;

коды (только для юридических лиц) ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Администрации.

2.5.1. Правовые акты Администрации.

2.5.1.1. Проект правового акта Администрации готовится в одном экземпляре.

Проект правового акта Администрации готовится с пояснительной запиской, в которой указывается основание внесения изменений, сведения о содержании проекта правового акта Администрации, а в отношении проектов нормативных правовых актов, содержащих расходные обязательства муниципального образования город Норильск, пояснительная записка дополнительно должна содержать финансово-экономическое обоснование проекта нормативного правового акта Администрации.

Вид правового акта Администрации, порядок и сроки согласования, осуществление контроля, исполнения правового акта Администрации, а также порядок вступления в силу определяется в соответствии с Регламентом.

В состав бланка правового акта Администрации входят следующие реквизиты:

а) герб муниципального образования город Норильск (за исключением правовых актов Администрации, руководителей подразделений Администрации, связанных с внутренней деятельностью подразделения Администрации);

б) наименование Администрации;

в) наименование вида акта - постановление, распоряжение, заключение, согласие или приказ;

г) дата издания;

д) место издания (г. Норильск);

е) регистрационный номер;

ж) заголовок правового акта;

з) текст (включает в себя преамбулу, в которой указываются причины, обоснования, цели составления правового акта Администрации и постановляющую часть (решения, выводы, предложения, рекомендации). Преамбула в постановлениях Администрации завершается словом "Постановляю:", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие и далее излагается постановляющая часть. При необходимости опубликования и (или) размещения на официальном сайте муниципального образования город Норильск правовые акты Администрации оформляются в форме согласно приложениям NN 1, 3, 5 к Требованиям;

и) должность лица, подписавшего правовой акт;

к) подпись должностного лица (подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами);

л) отметка о заверении копии;

м) отметка об ответственном лице;

н) отметка о конфиденциальности (при издании правовых актов, содержащих конфиденциальную информацию);

о) отметка о согласовании правового акта (штамп "Администрация города Норильска Правовое управление для правовых актов").

Обеспечение качественной подготовки проектов правовых актов Администрации, их согласование, составление списка рассылки возлагается на руководителей подразделений Администрации, являющихся разработчиками проекта правового акта Администрации.

Контроль правильности оформления ответственным лицом проектов правовых актов Администрации осуществляет Орготдел.

2.5.1.2. Проекты правовых актов Администрации регистрируются лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении Администрации.

При внесении в процессе согласования изменений в проект правового акта Администрации лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении Администрации (разработчика проекта правового акта Администрации), в Программе "Дело" создается новая версия проекта правового акта Администрации с прикреплением очередного электронного варианта каждой новой версии проекта к регистрационной карточке.

2.5.1.3. Проекты правовых актов Администрации согласовываются в соответствии с порядком, установленным Регламентом.

2.5.1.4. Замечания к проекту правового акта Администрации оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту правового акта Администрации либо на свободном месте листа согласования.

2.5.1.5. Правовой акт Администрации подписывается в одном экземпляре, являющимся подлинником. Исключением являются правовые акты Администрации по вопросам опеки и попечительства, об утверждении схемы расположения земельного участка, о предварительном согласовании места размещения объекта капитального строительства, по вопросам определения разрешенного использования земельных участков и объектов капитального строительства, по вопросам определения предельных параметров разрешенного строительства, реконструкции объектов капитального строительства, о предоставлении на праве аренды, в собственность, в безвозмездное пользование земельных участков и иные правовые акты Администрации, предполагающие выдачу подлинника правового акта Администрации, гражданину, юридическому лицу, которые подписываются в 2 экземплярах. Подписанный ответственным лицом правовой акт Администрации передается в Орготдел для регистрации и рассылки.

2.5.2. Совместные решения.

2.5.2.1. Проекты совместных решений (далее по тексту - Совместные решения) оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению проектов правовых актов Администрации.

2.5.2.2. Порядок согласования Совместных решений осуществляется в соответствии с Регламентом.

2.5.2.3. Преамбула в Совместных решениях завершается словом "РЕШИЛИ", после которого ставится двоеточие.

2.5.2.4. Дата и регистрационный номер проставляется специалистом Орготдела после подписания Совместного решения всеми сторонами.

Образец оформления Совместного решения приведен в приложении N 15 к Требованиям.

2.5.3. Проекты правовых актов и служебных писем Главы города Норильска.

2.5.3.1. Требования к оформлению проектов правовых актов Главы города Норильска (далее - проект правового акта Главы):

проект правового акта Главы оформляется в одном экземпляре;

исполнитель на лицевой стороне проекта правового акта Главы не указывается;

лист согласования проекта правового акта Главы оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (рекомендуемая форма приведена в приложениях N 3, 4 к Требованиям);

проект правового акта Главы подлежит обязательной регистрации в Программе "Дело", группа документов - "постановление Главы города Норильска 010" либо "распоряжение Главы г. Норильска 010" соответственно с обязательным прикреплением файла документа с расширением .doc, .rtf, .xls, .docx, .xlsx.;

обязательное оформление связки в Программе "Дело" с документом, содержащим поручение по подготовке проекта правового акта Главы (входящий документ, протокол), либо пояснительная записка со ссылкой на устное распоряжение руководителей.

2.5.3.2. Требования к оформлению проектов служебных писем Главы города Норильска (далее - проект письма Главы):

проект письма Главы оформляется в двух экземплярах;

на лицевой стороне проекта письма Главы указывается исполнитель (руководитель подразделения);

проект письма Главы подлежит обязательной регистрации в Программе "Дело", группа документов - "Письмо" с обязательным прикреплением файла документа с расширением .doc, .rtf, .xls, .docx, .xlsx;

обязательное оформление связки в Программе "Дело" с документом, содержащим поручение о подготовке проекта письма Главы (входящий документ, протокол), либо пояснительная записка со ссылкой на устное распоряжение (поручение) руководителей Администрации.

2.5.4. Протоколы.

2.5.4.1. Протокол оформляется на основании записей хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях руководителей Администрации, руководителей подразделений Администрации, заседаниях коллегиального органа Администрации.

2.5.4.2. Протоколы оформляются в полной или краткой формах на усмотрение должностного лица Администрации, проводящего совещание. Образцы оформления протоколов приведены в приложениях NN 20, 21 к Требованиям.

2.5.4.3. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части полного и краткого протокола указываются:

фамилия и инициалы председательствовавшего на совещании;

фамилия и инициалы секретаря совещания;

фамилия и инициалы лиц, присутствовавших на совещании, с указанием их должностей.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - выступили - решили (решил - в случае проведения совещания руководителя с подчиненными).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст (доклад) выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. Текст решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и т.д.).

2.5.4.4. Основная часть краткого протокола включает повестку дня, которая содержит перечень вопросов и принятые по ним решения.

2.5.4.5. Протокол подписывается председательствующим на совещании и секретарем совещания. Датой составления протокола является дата проведения совещания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов (в зависимости от должности председательствующего на совещании). Протоколы совместных совещаний с иными органами, организациями имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов, организаций, представители которых принимали участие в совещании.

2.5.4.6. Копии протоколов рассылаются органам, организациям, в соответствии с реестром рассылки, который составляет и подписывает секретарь совещания.

2.5.5. Служебные письма, служебные записки.

2.5.5.1. Служебные письма готовятся как:

инициативные письма;

поручения;

ответы на запросы, обращения организаций (в том числе вышестоящих органов) и физических лиц;

сопроводительные письма к направляемым документам.

2.5.5.2. Служебные записки готовятся как обращение, пояснение, запрос в адрес руководителей Администрации.

2.5.5.3. Проекты служебных писем Администрации регистрируются лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении Администрации.

При внесении в процессе согласования изменений в проект служебного письма Администрации лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении Администрации (разработчика проекта правового акта Администрации), в Программе "Дело" создается новая версия проекта служебного письма Администрации с прикреплением очередного электронного варианта каждой новой версии проекта к регистрационной карточке.

2.5.6. Контрольные карты.

2.5.6.1. Проект ответа на контрольную карту готовится в одном экземпляре за подписью ответственного лица и подлежит согласованию с заместителем Главы города Норильска по принадлежности вопроса (при наличии).

2.5.6.2. В состав бланка контрольной карты входят следующие реквизиты:

а) должность лица, подписавшего документ;

б) подпись должностного лица;

в) наименование вида документа;

г) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

д) текст документа;

е) отметка о наличии приложений (проектов писем);

ж) гриф согласования;

з) виза.

2.5.6.3. Текст ответа на контрольную карту должен содержать результат выполнения поручения, а также просьбу о снятии поручения с контроля, либо о переносе контрольного срока с указанием конкретной даты и причин неисполнения поручения в срок.

2.6. Право подписи.

2.6.1. Проекты писем готовятся за подписью Главы города Норильска в случае направления следующим адресатам:

- Губернатор Красноярского края;

- первый заместитель Губернатора Красноярского края - председатель Правительства Красноярского края;

- первый заместитель Губернатора Красноярского края - руководитель Администрации Губернатора Красноярского края;

- заместители Губернатора Красноярского края.

Также проекты писем готовятся за подписью Главы города Норильска в случае прямого указания на это в резолюции, контрольной карте Главы города Норильска, а также в случаях, прямо установленных действующим законодательством.

2.6.2. Проекты писем могут быть подготовлены за подписью заместителя Главы города Норильска или руководителя подразделения Администрации в случае направления следующим адресатам при условии, что входящее письмо, на которое готовится ответ, было направлено в адрес Главы города Норильска:

- профильные министерства и департаменты;

- обращения граждан;

- структурные подразделения ПАО "ГМК "Норильский никель".

2.6.3. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

2.6.4. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; дату заверения копии (выписки из документа). Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Информация об изменениях:

Раздел 2 дополнен пунктом 2.7 с 25 июня 2019 г. - Распоряжение Администрации города Норильска от 25 июня 2019 г. N 3437

2.7. Электронное сообщение.

Обмен электронными сообщениями между работниками структурных подразделений Администрации города Норильска, а также направление электронных сообщений работниками структурных подразделений Администрации города Норильска третьим лицам в рамках исполнения ими своих должностных обязанностей и выполнения служебных поручений руководителя.

2.7.1. Требования к оформлению электронного сообщения.

2.7.1.1. Электронное сообщение должно иметь следующие реквизиты:

а) адресат;

б) заголовок к тексту (тема);

в) обращение;

г) текст документа;

д) подпись.

2.7.1.2. Подпись электронного сообщения должна содержать фамилию, имя, отчество (при наличии) отправителя, наименование должности, отдела, структурного подразделения Администрации города Норильска, номер телефона, включая добавочный номер, адрес электронной почты структурного подразделения Администрации города Норильска.

2.7.1.3. При ответе на электронное сообщение и переадресации электронного сообщения подпись должна содержать фамилию, имя, отчество (при наличии) отправителя, номер телефона, включая добавочный номер, адрес электронной почты структурного подразделения Администрации города Норильска.

Образец оформления электронного сообщения приведен в Приложении N 40 к Требованиям.

3. Организация документооборота

3.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

3.1.1. В документообороте Администрации выделяются следующие документопотоки:

поступающая (входящая) документация;

отправляемая (исходящая) документация;

внутренняя документация;

контрольные карты.

3.1.2. Прием, первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение документов, поступивших в Администрацию, передача их на рассмотрение ответственным лицам и после исполнения помещение в дела документов осуществляется Орготделом, а в подразделениях Администрации - лицами, ответственными за делопроизводство, в порядке, предусмотренном настоящим разделом.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности указания адресата и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

3.1.3. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи (факсимильной, электронной, телеграфной), а также с нарочным.

Ошибочно доставленные в Администрацию документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а согласно реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, передается адресату или уполномоченному им лицу.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, за исключением случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением отправки и получения документа (например: письма из суда, прокуратуры и т.п.);

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

3.1.4. Поступившие в Администрацию телеграммы принимаются Орготделом, а в подразделениях Администрации - лицом, ответственным за делопроизводство, под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются адресату.

3.1.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется специалистами приемных руководителей Администрации или лицами, ответственными за делопроизводство в подразделениях Администрации.

3.1.6. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается), регистрируется и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

3.1.7. Поступившие документы сортируются (в Администрации - Орготделом; в подразделениях Администрации - ответственными за делопроизводство) на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Распределение регистрируемых документов осуществляется исходя из полномочий, отнесенных к компетенции руководителей Администрации, руководителей подразделений Администрации и срочности исполнения.

3.1.8. Регистрации подлежат все входящие документы, за исключением документов, указанных в приложении N 39 к Требованиям.

Документы, поступающие в адрес Администрации на имя руководителей Администрации (за исключением исходящих документов за подписью руководителей подразделений Администрации), правовые акты Администрации, Совместные решения и исходящие письма руководителей Администрации регистрируются в Орготделе.

Документы, поступающие в адрес руководителей подразделений Администрации, распоряжения, приказы и исходящие письма за подписью руководителей подразделений Администрации регистрируются в подразделениях Администрации.

Протоколы совещаний, проводимых при Главе города Норильска, регистрируются Отделом контроля.

Договоры (кроме трудовых) и соглашения, заключаемые между Администрацией и иными организациями, доверенности (кроме бухгалтерских), выдаваемые от имени муниципального образования город Норильск, Администрации, документы, поступающие в Администрацию из арбитражных судов и судов общей юрисдикции, передаются в Правовое управление Администрации без предварительного направления Главе города Норильска на рассмотрение и проставления соответствующей визы. Документы, поступившие в Правовое управление Администрации, регистрируются в Программе "Дело" как входящая документация для проведения соответствующей работы с ними. В случае поступления в Правовое управление Администрации документов, не относящихся к его компетенции (к примеру, поступление из суда документов, в судебном заседании которого принимала участие юридическая служба подразделения Администрации), документы регистрируются и не позднее двух рабочих дней с даты регистрации (если иное не определено начальником Правового управления Администрации и (или) не связано с содержанием поступившей корреспонденции) направляются в соответствующее подразделение Администрации, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос.

Письма, заявления, предложения физических лиц (в том числе коллективные) регистрируются отделом обращений граждан Администрации.

3.2. Регистрация входящих и исходящих документов.

3.2.1. Регистрация документов осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.2 Требований путем заполнения электронной регистрационной карточки в день поступления корреспонденции.

3.2.2. При регистрации входящих документов в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации: "Дата документа и регистрационный номер", "Гриф ограничения доступа к документу", "Наименование организации, Ф.И.О. автора или корреспондента", "Фамилия лица, подписавшего документ", "Исходящий номер корреспондента", "Дата поступления", "Содержание документа", "Количество листов документа", "Кому адресован документ".

3.2.3. При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации: "Дата и регистрационный номер", "Гриф ограничения доступа к документу", "Количество листов документа", "Фамилия руководителя, подписавшего документ", "Фамилия исполнителя документа", "Содержание документа", "Адресат".

3.2.4. В обязательном порядке к регистрационной карточке документа (за исключением служебных записок, документов, содержащих персональные данные) прикрепляется электронный образ документа и(или) его электронный вид с расширением файла .doc, .rtf, .xls, .docx, .xlsx.

3.2.5. На первом листе регистрируемых входящих документов в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа включает в себя наименование Администрации (подразделения Администрации), дату поступления документа, регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. Образец регистрационного штампа приведен в приложении N 22 к Требованиям.

3.2.6. При определении Главой города Норильска, руководителем подразделения Администрации документа, как "документ особой срочности", для ускорения процедуры его поступления к ответственному лицу (исполнителю) проставляется пометка "!" либо "Срочно".

Орготдел обрабатывает документ особой срочности (внесение резолюции, сканирование) вне очереди, пересылает электронную карточку в Программе "Дело" и извещает (электронно с отметкой о подтверждении, по телефону) ответственное лицо (исполнителя согласно резолюции) о наличии такого документа.

Работник приемной передает руководителю Администрации (исполнителю) документ с пометкой "Срочно" незамедлительно. В случае отсутствия его на месте, сообщает ему в телефонном режиме о наличии такого документа.

Передача Орготделом документа особой срочности руководителям Администрации, руководителям подразделений Администрации после регистрации его в Орготделе и рассмотрения его Главой города Норильска с проставлением соответствующей визы должна производится незамедлительно.

Ответственность за своевременное исполнение документов с пометкой "Срочно" лежит на ответственном лице, определяемом Главой города Норильска.

3.2.7. Каждому документу, зарегистрированному в Программе "Дело", должен соответствовать только один регистрационный номер.

3.2.8. Передача документов руководителям Администрации осуществляется Орготделом оперативно в течение одного рабочего дня по мере накопления, но не реже 2 раз в день.

3.3. Организация обработки и передачи поступающих документов.

3.3.1. Рассмотрение документов (за исключением проектов правовых актов Администрации) руководителями Администрации, руководителями подразделений Администрации и ответственными лицами осуществляется в сроки, установленные Регламентом.

3.3.2. Сроки исполнения документов устанавливаются руководителями Администрации, руководителями подразделений Администрации с учетом сроков исполнения документов, установленных законодательством Российской Федерации и Красноярского края.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;

имеющие срок исполнения, установленный законодательством - в установленный законодательством срок;

остальные - в срок не более 30 дней.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

3.3.3. Указание руководителей Администрации, руководителей подразделений Администрации по исполнению документа фиксируется в форме резолюции.

Резолюция включает фамилию и инициалы имени, отчества (при наличии) исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителей Администрации, руководителей подразделений Администрации дату и номер документа. Резолюция пишется на документе от руки на свободном месте или пишется на бланке резолюции, прилагаемом к документу.

3.3.4. Пользователям системы электронного документооборота документы, не требующие проставление оригинальной подписи, передаются только путем направления регистрационной карточки с прикрепленным электронным образом документа в Программе "Дело".

Направление регистрационной карточки, передача подлинника документа и его копий исполнителю (соисполнителям) осуществляется Орготделом либо лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении Администрации. Орготдел и лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении Администрации, производят отметку движения документа в электронной контрольно-регистрационной карточке.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

3.4.1. Обработка отправляемых документов за подписью руководителей Администрации осуществляется Орготделом, за подписью руководителей подразделений Администрации - лицами, ответственными за делопроизводство в подразделениях Администрации.

3.4.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления, комплектности и соответствия Требованиям.

Некорректно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

3.4.3. Подписанные руководителями Администрации, руководителями подразделения Администрации документы на регистрацию и отправку (рассылку) принимаются при наличии необходимого количества экземпляров документа и приложений к нему, всех необходимых виз, а также указания точных адресов (при направлении документов в адрес сторонних организаций, физических лиц).

При адресовании документа более чем трем адресатам составляется реестр рассылки (приложении N 23 к Требованиям).

3.4.4. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электросвязи, с нарочным.

Передача документов почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электронной связи осуществляется передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы, передаваемые факсимильной связью или посредством электронной почты, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются исполнителем документа.

3.4.5. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

3.4.6. Срочные документы доставляются адресатам с нарочным или направляются факсимильной связью, электронной почтой.

3.4.7. Документы, не связанные с деятельностью Администрации, к отправке не принимаются.

3.4.8. Копия исходящего документа со всеми необходимыми визами остается в Орготделе или у лица, ответственного за делопроизводство в подразделении Администрации (в зависимости от того, где регистрируется документ), помещается в дело, в соответствии с номенклатурой дел.

3.4.9. Исходящие документы, отправляемые почтовой связью, учитываются отправителем в реестрах отправляемой корреспонденции. Образец оформления реестра приведен в приложении N 24 к Требованиям.

Документы, отправляемые факсимильной и электронной связью, учитываются отправителем в журнале.

3.4.10. При передаче текстов документов факсимильной связью необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- передача исходящих документов осуществляется после их регистрации;

- передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

- запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

После передачи по факсу документ возвращается исполнителю с пометкой времени, даты и подписи отправителя на свободном месте в бланке документа.

3.5. Контроль исполнения документов (поручений) осуществляется в соответствии с Регламентом.

3.5.1. Контрольные карты передаются на бумажном носителе для проверки в Отдел контроля.

В случае необходимости подготовки проекта письма за подписью Главы города Норильска, исполнитель прикрепляет в Программе "Дело" электронный вид письма в формате.doc.

3.6. Копирование и сканирование документов.

3.6.1. Выполнение копировальных работ, сканирования документов производится в Орготделе, а также в подразделениях Администрации.

3.6.2. На копирование, сканирование документов принимаются только служебные документы.

3.6.3. Копирование, сканирование документов выполняется в порядке очередности поступления документов. Документы, имеющие пометку "Срочно", копируются, сканируются вне очереди.

3.6.4. Документы на копирование, сканирование принимаются в несброшюрованном виде. Изготовленные копии вместе с подлинником документа передаются лицу, передавшему документ на копирование, сканирование.

3.6.5. Копии документов с пометкой "ДСП" передаются только лицу, передавшему документ для копирования, сканирования. Передача копированного, сканированного документа с пометкой "ДСП" другому лицу не допускается.

4. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архив.

4.1. Составление номенклатуры дел.

4.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении Администрации, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации и подразделений Администрации, их виды, состав и содержание.

4.1.3. В Администрации составляются номенклатуры дел подразделений Администрации, номенклатура Администрации и сводная номенклатура при методической помощи Архива. Образцы оформления номенклатуры дел приведены в приложениях NN 25, 26 к Требованиям.

4.1.4. Номенклатура дел подразделения Администрации, являющегося источником комплектования Архива (т.е. имеющее документы постоянного срока хранения), составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении Администрации, согласовывается с Архивом, подписывается руководителем подразделения Администрации и предоставляется в Орготдел и Архив.

Вновь созданное подразделение Администрации обязано в месячный срок со дня создания составить номенклатуру дел подразделения Администрации и предоставить ее в Орготдел.

4.1.5. Номенклатура дел подразделений Администрации, не являющихся источником комплектования Архива (т.е. не имеющих документов постоянного срока хранения), составляется лицом, ответственным за делопроизводство, в конце года, утверждается руководителем подразделения Администрации и передается в Орготдел для составления сводной номенклатуры дел.

4.1.6. Номенклатура дел Администрации и сводная номенклатура составляется специалистом Орготдела, подписывается начальником Орготдела, согласовывается с начальником Управления обеспечения деятельности Администрации и директором Архива, утверждается Главой города Норильска и передается в Архив.

4.1.7. Согласовывается номенклатура дел с Архивом не реже одного раза в 5 лет, за исключением случаев внесения изменений в функции и структуру Администрации.

4.1.8. После утверждения Главой города Норильска сводной номенклатуры дел подразделения Администрации получают выписки, подготовленные Орготделом, из соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.9. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Орготдела. Второй используется в Орготделе в качестве рабочего. Третий - применяется в Архиве.

4.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.1.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае существенных изменений функций и структуры Администрации.

4.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.

4.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения подразделения Администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения Администрации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

30-05, где 30 - обозначение подразделения Администрации,

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для переходящих дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации, подразделения Администрации (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными отделами о комплектовании Архивного фонда.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Управлением кадров и государственной службы Губернатора края по вопросам подготовки кадров.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с главами муниципальных образований края о социальной защите населения.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий;

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел, заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

4.1.14. Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные действующей номенклатурой дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

4.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

4.2. Формирование и оформление дел.

4.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.2.2. Дела со дня их формирования до передачи в Архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

4.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

4.2.4. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Правовые акты группируются в дела по видам в хронологическом порядке и номерам с относящимися к ним приложениями.

Распоряжения, приказы по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений, приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

4.2.5. Дела Администрации, подразделений Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится Орготделом и лицами, ответственными за делопроизводство в подразделениях Администрации, при методической помощи Архива.

4.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме согласно приложениям NN 27, 28 к Требованиям; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 29 к Требованиям); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 30 к Требованиям); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

4.2.7. На обложке дела указываются реквизиты: наименование подразделения Администрации; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Архива, полное наименование подразделения Администрации в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих правовые акты, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания (брошюры), нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

4.2.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной Требованиями форме (приложение N 30 к Требованиям), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Обложка, внутренняя опись и лист-заверитель не нумеруются.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.3. Организация оперативного хранения документов.

4.3.1. Со дня заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители подразделений Администрации и лица, ответственные за делопроизводство в подразделении Администрации, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в Архив.

5. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы после экспертизы их ценности, проводимой экспертным советом, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Архив после истечения сроков их временного хранения.

5.1. Экспертиза ценности документов.

5.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив.

5.1.2. Для организации и проведения методической работы по экспертизе ценности документов и подготовке к передаче на постоянное хранение, а также для организации отбора документов к уничтожению в Администрации, в подразделениях Администрации создается и утверждается распоряжением Главы города Норильска, руководителем подразделения Администрации соответственно постоянно действующая экспертная комиссия, а также порядок ее работы.

5.1.3. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

5.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

5.1.5. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5.1.6. В Администрации, в подразделении Администрации описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архива.

5.1.7. Описи дел Администрации, подразделений Администрации составляются по установленной Требованиями форме (приложения NN 31-36 к Требованиям) и представляются лицом, ответственным за делопроизводство, в Архив не позднее двух лет после завершения дел в делопроизводстве.

5.1.8. Описательная статья описи дел Администрации, подразделений Администрации имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

5.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям Администрации со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

5.1.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

5.1.11. Описи дел постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу - в трех.

5.1.12. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Образцы оформления акта о выделении к уничтожению приведены в приложениях NN 37, 38 к Требованиям.

5.2. Порядок передачи документов в Архив.

5.2.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

5.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив не позднее трех лет после их завершения в делопроизводстве.

5.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в Администрации, подразделениях Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.2.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом.

5.2.5. В период подготовки дел подразделением Администрации к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел лица, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить.

5.2.6. Прием каждого дела производится начальником Архива в присутствии лица, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника Архива и лица, передавшего дела.

5.2.7. В случае ликвидации (прекращения деятельности) подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении Администрации, в период проведения мероприятий по ликвидации (прекращения деятельности) формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. При реорганизации подразделения Администрации, являющегося юридическим лицом, дела передаются правопреемнику подразделения Администрации. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

6. Порядок работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера

6.1. Настоящий раздел определяет порядок работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в Администрации, подразделениях Администрации.

6.1.1. Настоящий раздел не распространяет свое действие на документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (ДСП) и сведения, составляющие государственную тайну.

6.1.2. Перечень сведений конфиденциального характера в Администрации утвержден Распоряжением Администрации города Норильска от 19.05.2010 N 1637.

6.1.3. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.1.4. Необходимость проставления на документе пометки "СКХ" определяется его исполнителем и подтверждается должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

6.1.5. Должностное лицо, принявшее решение о проставлении на документе пометки "СКХ", несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

6.1.6. Сведения, указанные в документе с пометкой "СКХ", без разрешения или резолюции должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, разглашению и (или) копированию не подлежат.

6.2. Порядок приема, регистрации, хранения и оборота документов, содержащих СКХ.

6.2.1. Прием и регистрация документов с пометкой "СКХ", поступивших в Администрацию, передача их руководителям Администрации на рассмотрение, передача ответственным исполнителям и после исполнения помещение в дела документов осуществляется Орготделом, а в подразделениях Администрации - лицом, ответственным за делопроизводство.

6.2.2. При регистрации документов с пометкой "СКХ" в электронной карточке документа проставляется ограничение доступа "СКХ".

6.2.3. Документы с пометкой "СКХ" во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к ним прямого отношения.

6.2.4. Лица, осуществляющие обработку информации конфиденциального характера на средствах вычислительной техники, несут персональную ответственность за соблюдение ими порядка обращения с конфиденциальной информацией.

6.2.5. Обеспечение защиты конфиденциальной информации при обработке ее на средствах вычислительной техники в Администрации, подразделениях Администрации осуществляется в соответствии с требованиями Сборника руководящих документов Гостехкомиссии России по защите информации от несанкционированного доступа и Специальных требований, и рекомендаций по технической защите конфиденциальной информации, одобренных решением коллегии Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282 (СТР-К).

6.2.6. Документы с пометкой "СКХ" должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

Приложение N 1

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

ГАРАНТ:

См. Бланк постановления Администрации в редакторе MS-Word

Приложение N 2

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 3

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 4

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 5

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 6

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

ГАРАНТ:

См. Бланк распоряжения заместителя Главы города Норильска в редакторе MS-Word

Приложение N 7

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 8

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 9

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

(с изменениями и дополнениями от: 24 декабря 2018 г.)

Приложение N 10

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 11

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 12

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 13

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 14

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 15

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 16

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 17

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 18

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Справочник кодов должностных лиц администрации города Норильска и структурных подразделений администрации города Норильска

N п/п	Наименование структурного подразделения / наименование должности	Код
1.	Администрация города Норильска
1.1.	Глава города Норильска	010
1.2.	Заместитель Главы города Норильска по общим вопросам	011
1.3.	Заместитель Главы города Норильска по социальной политике	012
1.4.	Заместитель Главы города Норильска по взаимодействию с правоохранительными органами	013
1.5.	Заместитель Главы города Норильска по экономике и финансам	014
1.6.	Заместитель Главы города Норильска по собственности и развитию предпринимательства	015
1.7.	Заместитель Главы города Норильска по городскому хозяйству	016
1.8.	Заместитель Главы города Норильска	017
1.9.	Советник Главы города Норильска	019
1.10.	Заместитель Главы города Норильска - Начальник Талнахского территориального управления	020
1.11	Заместитель Главы города Норильска - Начальник Кайерканского территориального управления	021
1.12.	Заместитель Главы города Норильска - Начальник Снежногорского территориального управления	022
2.	Управление информатизации и связи
2.1.	Начальник управления	025
2.2.	Заместитель начальника управления	026
2.3.	Начальник отдела программно-технического обеспечения	027
2.4.	Начальник отдела развития информационных ресурсов	028
3.5.	Начальник отдела информационной безопасности, развития сетевых технологий и связи	029
3.	Управление административной практики
3.1.	Начальник управления	032
4.	Отдел по взаимодействию с правоохранительными органами
4.1.	Начальник отдела	036
5.	Управление общественных связей
5.1.	Начальник управления	034
6.	Управление обеспечения деятельности
6.1.	Начальник управления	030
6.2.	Начальник отдела контроля	031
6.3.	Начальник организационного отдела	033
6.4.	Начальник административно-хозяйственного отдела	035
6.5.	Отдел протокольного сопровождения	030/1
6.6.	Отдел социологии	030/2
6.7.	Отдел пресс-службы	030/3
7.	Отдел обращений граждан
7.1.	Начальник отдела	038
7.2.	Заместитель начальника отдела	039
8.	Отдел финансирования, учета и отчетности
8.1.	Начальник отдела	040
9.	Управление по персоналу
9.1.	Начальник управления	045
9.2.	Заместитель начальника управления	045/1
9.3.	Заместитель начальника управления	045/2
10.	Контрольно-ревизионный отдел
10.1.	Начальник управления	050
11.	Мобилизационный отдел
11.1.	Начальник отдела	055
12.	Правовое управление
12.1.	Начальник управления	060
12.2.	Заместитель начальника управления	061
13.	МКУ "Норильский городской архив"
13.1.	Директор	070
14.	Отдел молодежной политике
14.1.	Начальник управления	080
15.	Отдел по делам несовершеннолетних и защите их прав
15.1.	Начальник отдела	085
16.	Финансовое управление
16.1.	Начальник управления	100
16.2.	Заместитель начальника управления	101
17.	Управление экономики
17.1.	Начальник управления	120
17.2.	Заместитель начальника управления	121
18.	Управление жилищно-коммунального хозяйства
18.1.	Начальник управления	130
18.2.	Заместитель начальника управления по производству	131
18.3.	Заместитель начальника управления по развитию	132
18.4	Заместитель начальника управления по энергетике	133
18.5.	Начальник технического отдела	134
18.6.	Начальник сметно-правового отдела	135
18.7.	Начальник планово-экономического отдела	136
18.8.	Начальник отдела технического контроля	137
18.9.	Начальник технического надзора	138
18.10.	Начальник отдела обращений и правового обеспечения	139
18.11.	Начальник отдела регулирования тарифов организаций коммунального комплекса	130/1
19.	Отдел охраны труда
19.1	Начальник отдела	144
20.	Управление имущества
20.1.	Начальник управления	150
20.2.	Заместитель начальника управления	151
20.3.	Заместитель начальника управления	152
21.	Управление жилищного фонда
21.1.	Начальник управления	160
21.2.	Заместитель начальника управления	161
21.3.	Заместитель начальника управления - начальник отдела распоряжения специализированным жилищным фондом	162
21.4.	Заместитель начальника управления - начальник договорного отдела	163
22.	Управление потребительского рынка и услуг
22.1.	Начальник управления	170
22.2.	Заместитель начальника управления	171
23.	МКУ "Управление муниципального заказа"
23.1.	Начальник управления	180
23.2.	Заместитель начальника управления	181
24.	Управление по градостроительству и землепользованию
24.1.	Начальник управления	190
25.	МКУ "Управление капитальных ремонтов и строительства"
25.1.	Начальник управления	200
25.2.	Заместитель начальника управления - главный инженер	201
25.3.	Заместитель начальника управления по производству	202
26.	Управление городского хозяйства
26.1.	Начальник управления	210
27.	Управление социальной политики
27.1.	Начальник управления	240
27.2.	Заместитель начальника управления вопросам назначения мер социальной поддержки, пособий и социальных выплат	241
27.3.	Заместитель начальника управления по обеспечению деятельности, социальными учреждениями и общественными организациями	242
27.4.	Заместитель начальника управления по административной работе и вопросам оказания материальной помощи	243
27.5.	Заместитель начальника управления по экономике и финансам	258
27.6.	Начальник отдела по социальной работе по району Талнах	256
27.7.	Начальник отдела по социальной работе по району Кайеркан	257
28.	Управление общего и дошкольного образования
28.1.	Начальник управления	280
28.2.	Заместитель начальника управления по образованию	281
28.3.	Заместитель начальника управления по кадровым и административным вопросам	282
28.4.	Заместитель начальника управления по дополнительному образованию	283
28.5.	Заместитель начальника управления по экономике и финансам	284
28.6.	Заместитель начальника управления по техническому содержанию, обеспечению и безопасности учреждений	285
29.	Отдел опеки и попечительства
29.1.	Начальник отдела	295
30.	Управление по делам культуры и искусства
31.1.	Начальник управления	300
31.2.	Заместитель начальника управления	301
31.3.	Заместитель начальника управления	302
32.	Управление по спорту
32.1.	Начальник управления	330
32.3.	Заместитель начальника управления по спортивно-массовой работе	332
32.4.	Заместитель начальника управления	333
33.	Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям
33.1.	Начальник управления	350
34.	МКУ "Служба спасения"
34.1.	Начальник управления	360
35.	МБУ "Автохозяйство"
35.1.	Начальник управления	370
36.	МКУ "Управление по содержанию и строительству автомобильных дорог г. Норильска"
36.1.	Начальник управления	380

Приложение N 19

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 20

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 21

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Приложение N 22

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 23

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

                 Реестр рассылки N_____________ от __________________20 _г.

1.	Ахметчин Р.В.			40.	Мобилизационный отдел			83.	ООО "Жилищный трест"
2.	Малков А.В.			41.	Отдел обращений граждан и внешних взаимодействий			84.	ООО "УК "Город"
3.	Перетятко И.В.			42.	Отдел по делам несовершеннолетних и защите их прав			85.	ООО "Жилкомсервис"
4.	Коростелева Н.М.			43.	Отдел финансирования, учета и отчетности			86.	ООО "СеверныйБыт"
5.	Надточая Е.А.			44.	Отдел охраны труда Администрации г.Норильска			87.	ООО "Нордсервис"
6.	Тимофеев Н.А.			45.	Отдел опеки и попечительства			88.	ООО "Талнахбыт"
7.	Жигулин Н.А.			46.	Норильский городской Совет депутатов
8.	Карпов И.О.			47.	Избирательная комиссия
9	Миронов М.Н.			48.	МБУ "Автохозяйство"
10.	Консультант Администрации (Е.В.Голоскова)			49.	МКУ "Управление по содержанию и строительству автомобильных дорог г.Норильска"			89.	ГПКК "Губернские аптеки"
11.	Помощник (Даутова А.И.)			50.	МКУ "Норильский городской архив"
12.	Кайерканское территориальное управление			51.	МКУ "ОК учреждений по делам культуры и искусства"			90.	Регистр МНПА Красноярского края
13.	Талнахское территориальное управление			52.	МКУ "ОК учреждений общего и дошк. образования"
14.	Снежногорское территориальное управление			53.	МКУ "ОК учреждений по спорту"
15.	Правовое управление			54.	МУП "НПОПАТ"
16.	Финансовое управление			55.	МУП "Спец. служба по вопросам похоронного дела"
17.	Управление имущества			56.	МУП "Расчетно-кассовый центр (РКЦ)"
18.	Управление по спорту			57.	МУП "ТПО "ТоргСервис"
19.	Управление потребительского рынка и услуг			58.	МУП "Коммунальные объединенные системы" (КОС)
20.	Управление по делам культуры и искусства			59.	МУП "МОК"
21.	Управление жилищного фонда			60.	МБУ "КЦСОН"
22.	Контрольно-ревизионный отдел			61.	МАОУ ДОД "Норильский центр безопас.движения"
23.	Управление по персоналу			62.	МБМДУ "Молодежный центр"
24.	Управление социальной политики			63.	МБУ "ЦППРДПОГВ "Виктория"
25.	Управление общего и дошкольного образования			64.	Прокуратура
26.	Управление градостроительству и землепользованию			65.	Отдел МВД в г.Норильске
27.	Управление городского хозяйства			66.	Норильский фонд поддержки малого пред-ва
28.	Управление жилищно-коммунального хозяйства			67.	МАУ "Информ. центр "Норильские новости"
29.	Управление экономики			68.	Таймырский ЛОВД
30.	Управление информатизации и связи			69.	КГКУ "Центр занятости населения"
31.	Территориальный отдел здравоохранения			70.	ГКБУ "Многофункциональный центр"
32.	МКУ "Управление муниципальных закупок"			71.	Фонд социальной защиты населения
33.	МКУ "Управление кап. ремонтов и строительства"			72.	Норильское БТИ филиала ФГУП "Ростехинвентаризация" по Красноярскому краю
34.	Управление по делам ГО и ЧС
35.	МБУ "Служба спасения"			73.	Норильский городской фонд "Юбилейный"
36.	Отдел по молодежной политике			74.	Управление пенсионного фонда России
37.	Управление административных практик			75.
	-Отдел по взаим-ю с правоохранительными органами			76				Дата отправки_________________________________
38.	Управление общественных связей			77.
39.	Управление обеспечения деятельности			78.
	- Отдел контроля и протокола			79.				Проект сдан в орготдел ____________________________________ ФИО исполнителя, дата
	- Организационный отдел			80.
	- Административно-хозяйственный отдел			81.
	- Отдел протокольных мероприятий			82.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

              Форма реестра отправляемой корреспонденции

N п/п	Дата отправления	Регистрационный номер	Количество листов	Наименование адресата	Почтовый адрес
1	2	3	4	5	6

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 25

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Наименование структурного подразделения администрации Номенклатура дел на ______ год			Утверждено Руководитель структурного подразделения ___________ И.О.Фамилия
Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)		Срок хранения дела (тома, части) и N  статей по Перечню	Примечание
1	2	3		4	5
033-06	Устав муниципального образования город Норильск	1		3 г. Ст.13 (б)	После замены новым
033-09	Постановления Администрации города Норильска	4		ДМН Ст.1

Начальник управления                                         И.О. Фамилия

     Основание:  Перечень  типовых  управленческих  архивных  документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и организаций, с указанием сроков, утвержденный

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558

	Согласовано
Протокол ЭК от________ 20___ N_______	Директор МКУ "Норильский городской архив" ___________________И.О. Фамилия ____________20___

        Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

               в 20___году в Администрации города Норильска

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих		с отметкой "ЭК"
1	2	3		4
Постоянного	12	6		10
Временного (свыше 10 лет)	2	0		2
Временного (до 10 лет включительно)	3	1		3
Итого:	19	10		19
Итоговые сведения переданы в МКУ "Норильский городской архив"
____________ 20___

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 26

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Администрация города Норильска Номенклатура дел на 20___ год			Утверждено Руководитель Администрации города Норильска ___________ И.О.Фамилия
Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)		Срок хранения дела (тома, части) и N  статей по Перечню	Примечание
1	2	3		4	5
033-06	Устав муниципального образования город Норильск	1		3 г. Ст.13 (б)	После замены новым
033-09	Постановления Администрации города Норильска	4		ДМН Ст.1

Начальник организационного отдела                            И.О. Фамилия

     Основание:  Перечень  типовых  управленческих  архивных  документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и организаций, с указанием сроков, утвержденный

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558

	Согласовано
Протокол ЭК от__________20___ N_______	Директор МКУ "Норильский городской архив" ___________________И.О. Фамилия ____________20____

       Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

             в 20___ году в Администрации города Норильска

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭК"
1	2	3	4
Постоянного	12	6	10
Временного (свыше 10 лет)	2	0	2
Временного (до 10 лет включительно)	3	1	3
Итого:	19	10	19

Итоговые сведения переданы в МКУ "Норильский городской архив"
____________ 20___

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 27

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

МКУ "Норильский городской архив"

                                                            ФОНД N ______

                                                            ОПИСЬ N______

                                                            ДЕЛО N ______

                     Наименование структурного

            подразделения Администрации города Норильска

                  Дело _____________ Том_________

         _____________________________________________________

         _____________________________________________________

           с N ___________________  по N__________________

                                                        Годы: ___________

                                                        на ________листах

                                                        Хранить постоянно

ФОНД N ______

ОПИСЬ N _____

ДЕЛО N ______

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 28

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

МКУ "Норильский городской архив"

                                                               ФОНД N Р-1

                                                               ОПИСЬ N 1

                                                               ДЕЛО N

                     Администрация города Норильска

                          Организационный отдел

                  Дело _____________ Том_________

         _____________________________________________________

         _____________________________________________________

            с N ___________________  по N__________________

                                                        Годы: ___________

                                                        на ________листах

                                                        Хранить постоянно

ФОНД N Р-1

ОПИСЬ N 1

ДЕЛО N

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 29

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

                     Лист-заверитель дела N ___________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________

______________________________________________________________ листа (ов)

                       (цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ____________________________________________;

пропущенные номера _____________________________________________ + листов

внутренней описи ________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную запись                            И.О. Фамилия

Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 30

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

                            Внутренняя опись

                документов дела N ____________________

N п/п	Индекс доку- ментов	Дата	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________ документов

                (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________

                                    (цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего внутреннюю

опись документов дела                                         И.О.Фамилия

Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 31

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Утверждаю Руководитель структурного подразделения Администрации ______________ И.О. Фамилия __________ 20___

Фонд N Р-1

                               Опись N 1

           дел постоянного хранения наименование структурного

                      подразделения Администрации

                             за 20____ год

NN п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный  раздел  описи включено 5 (пять) единиц хранения с N 186 по

N 197

Наименование должности

составителя описи                                            И.О. Фамилия

Протокол ЭК

________ 20___  N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 32

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Утверждаю Главы города Норильска ______________ И.О. Фамилия __________ 20___

Фонд N Р-1

                                Опись N 1

         дел постоянного хранения Администрации города Норильска

                              за 20____ год

NN п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данный  раздел описи включено 5 (пять) единиц хранения с N 3346 по

N 3351

Наименование должности

составителя описи                                            И.О. Фамилия

Протокол ЭК Администрации

города Норильска

________ 20___  N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 33

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Утверждаю Руководитель структурного подразделения _____________ И.О. Фамилия __________ 20___

Фонд  Р-1

                                 Опись N 2

     дел по личному составу наименование структурного подразделения

                               за 20____ год

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов	Срок хран. (лет)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	01-04	Приказы по личному составу с N 1 по N 76, том 1	4 января 30 апреля 1996	62	75
2	01-04	То же, с N 77 по N 200, том 2	3 мая 29 декабря 1996	64	75
		1996
	11-08	Личные дела работников (наименование подразделения) (уволенных)		10	75
3		Адамов Петр Иванович		10	75
4		Баранов Анатолий Сергеевич		11	75
5		Кузьмин Андрей Егорович		12	75

     В данный отдел описи внесено 5 (пять) единиц хранения с N 1 по N 5

Наименование должности

составителя описи                                          И.О. Фамилия

Протокол ЭК

___________  20___  N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 34

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Утверждаю Глава города Норильска _____________ И.О. Фамилия __________ 20___

Фонд  Р-1

                              Опись  N 2

          дел по личному составу Администрации города Норильска

                             за  20___ год

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов	Срок хран. (лет)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	01-04	Приказы по личному составу с N 1 по N 76, том 1	4 января 30 апреля 1996	62	75
2	01-04	То же, с N 77 по N 200, том 2	3 мая 29 декабря 1996	64	75
		1996
	11-08	Личные дела работников (наименование подразделения) (уволенных)		10	75
3		Адамов Петр Иванович		10	75
4		Баранов Анатолий Сергеевич		11	75
5		Кузьмин Андрей Егорович		12	75

     В данный отдел описи внесено 5 (пять) единиц хранения с N 1 по N 5

Наименование должности

составителя описи                                          И.О. Фамилия

Протокол ЭК Администрации

города Норильска

___________  20___  N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 35

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Утверждаю Руководитель структурного подразделении ____________ И.О. Фамилия _________20___

Фонд Р-1

                            Опись N 2-1

     дел по личному составу наименование структурного подразделении

                            за 20___ год

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов	Срок хран. (лет)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	03-02	Лицевые счета работников наименование организации буквы "А-Б", том 1	1996	200	75
2	03-02	То же, буквы "В-Г", том 2	1996	201	75
3	03-02	То же "Д-Е", том 3	1996	199	75
9	03-02	То же, буквы "Т-Я", том 8	1996	203	75

     В  данный  раздел описи внесено 9 (девять) единиц хранения  с N 1 по

N 9

Наименование должности

составителя описи                                            И.О. Фамилия

Протокол ЭК

___________20___  N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 36

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Утверждаю Глава города Норильска ____________ И.О. Фамилия _________20____

Фонд Р-1

                              Опись N 2-1

          дел по личному составу Администрации города Норильска

                             за  20___ год

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов	Срок хран. (лет)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	03-02	Лицевые счета работников наименование организации буквы "А-Б", том 1	1996	200	75
2	03-02	То же, буквы "В-Г", том 2	1996	201	75
3	03-02	То же "Д-Е", том 3	1996	199	75
9	03-02	То же, буквы "Т-Я", том 8	1996	203	75

     В  данный  раздел описи внесено 9 (девять) единиц хранения  с N 1 по

N 9

Наименование должности

составителя описи                                            И.О. Фамилия

Протокол ЭК Администрации

города Норильска

___________ 20____  N ___________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 37

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

                                               Утверждаю

                                               Руководитель структурного

                                               подразделения

                                                ____________ И.О. Фамилия

Акт

__________ 20___ N____________

Наименование структурного подразделения

Администрации города Норильска

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

     В    соответствии    с    Требованиями  к  оформлению  документов  в

Администрации  города Норильска, утвержденной распоряжением Администрации

города    Норильска    от   ______________  N __________,  руководствуясь

номенклатурой  дел за 2014 год и протоколом заседания экспертной комиссии

от  28.01.2014 N 1, отобраны к уничтожению путем сожжения, как не имеющие

научно-исторической    ценности    и   утратившие  практическое  значение

документы:

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части), номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого: 118 (сто восемнадцать) дел  за период с 20___ по 20___ годы.

Председатель экспертной комиссии                             И.О. Фамилия

Члены комиссии                                               И.О. Фамилия

                                                             И.О. Фамилия

                                                             И.О. Фамилия

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 38

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

                                                   Утверждаю

                                                   Глава города Норильска

                                                   _________ И.О. Фамилия

Акт

__________ 20___ N____________

Администрация города Норильска

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

     В    соответствии    с    Требованиями  к  оформлению  документов  в

Администрации  города Норильска, утвержденной распоряжением Администрации

города    Норильска    от   ______________  N __________,  руководствуясь

номенклатурой  дел за 2014 год и протоколом заседания экспертной комиссии

от  28.01.2014 N 1, отобраны к уничтожению путем сожжения, как не имеющие

научно-исторической    ценности    и   утратившие  практическое  значение

документы:

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части), номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     Итого: 118 (сто восемнадцать) дел  за период с 20___ по 20___ годы.

Председатель экспертной комиссии                             И.О. Фамилия

Члены комиссии                                               И.О. Фамилия

                                                             И.О. Фамилия

                                                             И.О. Фамилия

Приложение N 39

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Список корреспонденции, не подлежащей регистрации

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки.

2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем).

3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, издания, тематические периодические сборники и другие издания.

4. Рекламные материалы, проспекты.

5. Документы на иностранных языках без перевода.

6. Конверты с пометкой "лично".

7. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы.

8. Прогнозы погоды.

Информация об изменениях:

Требования дополнены Приложением 40 с 25 июня 2019 г. - Распоряжение Администрации города Норильска от 25 июня 2019 г. N 3437

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 40

к Требованиям к оформлению документов

в Администрации города Норильска,

утвержденным распоряжением

Администрации города Норильска

от 11.09.2018 N 4770

Образец электронного сообщения:

                            Уважаемый (ая)...!

                              Текст сообщения.

С уважением, Фамилия Имя Отчество (при наличии)

Главный специалист отдела по работе с персоналом и наградной политике

Управление по персоналу

Администрации город Норильск

г.Норильск, пр.Ленинский, д.24 А, каб. 000

Тел.:8 (3919) 00-00-00 (доб. номер 0000)

E-mail: personal@norilsk-city.m

Образец электронного сообщения при ответе и переадресации:

                            Уважаемый (ая) ...!

                             Текст сообщения.

С уважением, Фамилия Имя Отчество (при наличии)

Тел.: 8(3919) 00-00-00 (доб. номер 0000)

E-mail: personal@norilsk-citv.ru