Постановление Администрации Приморского края от 11 декабря 2003 г. N 400 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края"

С изменениями и дополнениями от:

21 июня 2004 г.

В соответствии со статьей 56, 57 Устава Приморского края и в целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края

постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края.

2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Приморского края:

от 9 июня 1999 г. N 256 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Приморского края";

от 18 июля 2001 г. N 526 "О внесении изменений в постановление Губернатора края от 9 июня 1999 г. N 256 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края";

от 6 августа 2001 г. N 579 "О внесении изменений в постановление Губернатора края от 18 июля 2001 г. N 526 "О внесении изменений в постановление Губернатора края от 9 июня 1999 г. N 256 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края";

от 27 августа 2001 г. N 648 "О внесении изменений в постановление Губернатора края от 6 августа 2001 г. N 579 "О внесении изменений в постановление Губернатора края от 18 июля 2001 г. N 526 "О внесении изменений в постановление Губернатора края от 9 июня 1999 г. N 256 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края";

от 15 августа 2002 г. N 458 "О бланках писем Губернатора Приморского края с изображением герба Приморского края";

от 14 октября 2002 г. N 533 "О порядке исполнения протестов, представлений прокуратуры Приморского края и экспертных заключений Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю";

от 14 октября 2002 г. N 535 "О Порядке подготовки и согласования проектов нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора края и администрации края";

от 25 ноября 2002 г. N 615 "О внесении изменений и дополнений в постановление Губернатора края от 14 октября 2002 г. N 533 "О Порядке исполнения протестов, представлений прокуратуры Приморского края и экспертных заключений Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю";

от 5 мая 2003 г. N 144 "О внесении изменений в постановление Губернатора края от 14 октября 2002 г. "О Порядке подготовки и согласования проектов нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора края и администрации края".

Губернатор края - Глава Администрации Приморского края

С.М. Дарькин

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края
(утв. постановлением Администрации Приморского края от 11 декабря 2003 г. N 400)

С изменениями и дополнениями от:

21 июня 2004 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края (далее - Инструкция) разработана в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года N 68.

Настоящая Инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранения документов в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и аппарате Администрации Приморского края.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти и аппарате Администрации Приморского края осуществляется управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края (далее - управление делопроизводства).

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, письменными и устными обращениями граждан возлагается на Администрацию Приморского края, руководителя аппарата государственного органа, руководителей органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края.

1.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края, постановлений и распоряжений Администрации Приморского края, другие служебные документы на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

1.6. Передача документов или их копий работникам сторонних предприятий, учреждений осуществляется только с разрешения руководителей департаментов, комитетов, управлений, отделов и служб по согласованию с руководителем аппарата государственного органа Приморского края.

1.7. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется органом, наделенным полномочиями по взаимодействию со средствами массовой информации, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата государственного органа Приморского края.

1.8. Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю своего органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края. Руководитель, которому поступила эта информация, назначает служебное расследование и о его результатах информирует должностных лиц Администрации Приморского края.

1.9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или при увольнении работник по указанию своего руководителя передает находящиеся у него на исполнении документы замещающему его работнику.

1.10. Должностные лица Администрации Приморского края, работники органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

II. Состав документации

2.1. Принятие решений в Администрации Приморского края сопровождается изданием следующих нормативных правовых актов и распорядительных документов:

постановлений Губернатора Приморского края;

распоряжений Губернатора Приморского края;

постановлений Администрации Приморского края;

распоряжений Администрации Приморского края;

приказов Губернатора Приморского края и руководителей органов исполнительной власти Приморского края.

2.2. Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов, советов, собраниях, совещаниях и решения, принимаемые на них, фиксируются в протоколах.

2.3. В процессе деятельности органов исполнительной власти Приморского края создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.).

Для осуществления оперативных связей с другими предприятиями, учреждениями и отдельными гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телеграммы, телефонограммы (см. приложения).

2.4. Для осуществления приема, увольнения, перемещения работников, замещающих должности государственной службы, предоставления им отпусков оформляются контракты, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. (в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству).

III. Подготовка и оформление проектов законодательных и нормативных правовых актов

3.1. Проект закона Приморского края

3.1.1. Основаниями для разработки законопроектов могут являться:

Конституция Российской Федерации;

положения и требования федерального и регионального законодательства, нормативных актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;

ежегодное Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации;

предложения органов исполнительной власти Приморского края;

параметры федерального бюджета и бюджета Приморского края;

федеральные целевые программы;

предложения населения, депутатов всех уровней, органов местного самоуправления и иных общественных и государственных институтов Приморского края.

3.1.2. Общее руководство процессом подготовки законопроектов осуществляет Губернатор Приморского края, непосредственное руководство - вице-губернатор Приморского края, курирующий разрабатываемый проект.

3.1.3. Подготовка законопроекта может быть возложена на один или несколько органов исполнительной власти Приморского края с учетом специфики их деятельности. Ответственным исполнителем за подготовку определяется тот орган, чья специфика деятельности затрагивается в наибольшей степени.

3.1.4. В случае, если исполнитель инициирует подготовку законопроекта, не включенного в программу законопроектной деятельности Губернатора Приморского края, вице-губернатору Приморского края, курирующему данный орган исполнительной власти Приморского края, представляется докладная записка, подписанная его руководителем, в которой излагаются:

существо проблемы, требующей правового регулирования;

цели предполагаемого правового регулирования;

конкретные меры, направленные на решение проблемы, которые предполагается положить в основу законодательного акта;

перечень действующих законодательных нормативных правовых актов по проблеме и анализ недостатков действующего правового регулирования.

Орган, уполномоченный взаимодействовать с представительными органами власти по поручению курирующего его вице-губернатора Приморского края, рассматривает основания, приведенные в докладной записке, и готовит заключение о целесообразности подготовки законопроекта.

3.1.5. Срок подготовки законопроекта устанавливается программой законопроектной деятельности Губернатора Приморского края или поручением должностных лиц, определенных в п. 3.1.2. настоящей Инструкции.

3.1.6. Для подготовки законопроектов, затрагивающих специфику деятельности различных органов исполнительной власти Приморского края, по инициативе ответственного за подготовку законопроекта органа, могут создаваться рабочие группы.

Решение о создании рабочей группы по подготовке законопроекта принимается распоряжением курирующего вице-губернатора Приморского края.

3.1.7. Законопроект должен иметь наименование вида акта, заголовок, в котором должно быть четко и кратко отражено содержание документа, и быть оформлен в соответствии с требованиями Регламента Законодательного Собрания Приморского края.

3.1.8. Руководитель органа исполнительной власти Приморского края - исполнителя вносит на согласование проект постановления Губернатора Приморского края о внесении на рассмотрение Законодательного Собрания Приморского края законопроекта (далее в разделе - проект), о чем делается соответствующая запись на оборотной стороне листа согласования.

3.1.9. Проекты проходят согласование по следующей схеме:

руководитель органа исполнительной власти Приморского края, подготовившего проект;

руководители органов исполнительной власти Приморского края, имеющие прямое отношение к содержанию проекта;

руководитель правового департамента Администрации Приморского края;

руководитель органа, уполномоченного взаимодействовать с представительными органами власти Приморского края;

вице-губернатор Приморского края по вопросам, входящим в его компетенцию;

вице-губернатор края, курирующий вопросы правовой политики;

отдел распорядительных документов управления делопроизводства.

3.1.10. При наличии замечаний, затрагивающих содержание положений проекта, вышеназванные согласователи излагают мотивированные замечания на отдельном листе с проставлением на листе согласования отметки "Замечания прилагаются" либо "Против" с подписью, ее расшифровкой и датой подписи.

Замечания и предложения редакционного характера могут быть изложены по тексту проекта.

3.1.11. Если в процессе согласования в проект вносят существенные изменения и дополнения, он подлежит повторному визированию.

3.1.12. Проект подлежит согласованию с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, иными органами в случаях:

если в соответствии с федеральным законодательством такое согласование является обязательным;

если в проекте содержатся положения и нормы, затрагивающие компетенцию территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, иных органов;

если проект вносит изменения и дополнения либо отменяет акты, изданные по согласованию с другими территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, иными органами.

3.1.13. Одновременно с подготовкой проекта, в случае необходимости, должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей.

Изменения и дополнения оформляются нормативным правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.

3.1.14. Подписанное Губернатором Приморского края постановление о внесении на рассмотрение Законодательного Собрания Приморского края законопроекта после его регистрации в отделе распорядительных документов управления делопроизводства вносится органом, уполномоченным взаимодействовать с представительными органами власти Приморского края, в общий отдел Законодательного Собрания Приморского края.

3.2. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края

3.2.1. Основаниями для подготовки (разработки) нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Приморского края - Главы Администрации Приморского края и Администрации Приморского края являются федеральные законы, указы и поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты Законодательного Собрания Приморского края и Губернатора Приморского края - Главы Администрации Приморского края, решения коллегии при Губернаторе Приморского края, совета глав муниципальных образований Приморского края, иных советов и комиссий при Администрации Приморского края, а также предложения органов исполнительной власти Приморского края.

3.2.2. Подготовка нормативных правовых актов осуществляется по поручению Губернатора Приморского края - Главы Администрации Приморского края, (первого) вице-губернатора края, руководителя аппарата государственного органа Приморского края по курируемым направлениям деятельности.

Поручение дается руководителю органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края в соответствии с направлением его деятельности, который формирует рабочую группу для подготовки проекта нормативного правового акта (далее - рабочая группа) из представителей профильных подразделений, правового департамента Администрации Приморского края и представителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти (по согласованию), имеющих отношение к содержанию проекта нормативного правового акта.

Рабочая группа не является совещательным органом для подготовки актов, издаваемых Губернатором Приморского края.

(Первым) вице-губернатором Приморского края, руководителем аппарата государственного органа Приморского края, курирующими подготовку проекта нормативного правового акта (проекта), или иным лицом по их поручению проводится первое заседание рабочей группы, на котором назначается руководитель рабочей группы, определяется основной разработчик проекта, оговариваются основные положения и срок подготовки проекта, который не должен превышать 10 дней, а в случае необходимости он может быть продлен на очередном заседании рабочей группы.

Основной разработчик проекта с учетом рекомендаций, высказанных на заседании рабочей группы, готовит первый вариант проекта нормативного правового акта, который рассылается одновременно всем членам рабочей группы для доработки.

После рассмотрения проекта нормативного правового акта всеми участниками его разработки руководитель рабочей группы проводит заседание, на котором происходит окончательное согласование основных положений и текста проекта.

При наличии у члена группы особого мнения по подготавливаемому проекту нормативного правового акта он пишет докладную записку на имя (первого) вице-губернатора Приморского края, руководителя аппарата государственного органа Приморского края, курирующих подготовку проекта.

Руководитель группы готовит окончательный текст проекта нормативного правового акта и согласовывает его с членами рабочей группы.

Круг лиц, согласовывающих проекты нормативных правовых актов Губернатора Приморского края, определяет руководитель органа - исполнителя по согласованию с правовым департаментом Администрации Приморского края.

Подготовленный проект нормативного правового акта с листом согласования, подписанным вышеуказанными руководителями, передается ответственным за разработку исполнителем проекта через помощников для подписания Губернатором Приморского края, (первыми) вице-губернаторами Приморского края.

3.2.3. Для подготовки проектов распорядительных актов Губернатора Приморского края - Главы Администрации Приморского края и Администрации Приморского края, не носящих нормативного правового характера, формирование рабочей группы не требуется.

Подготовка проекта распорядительного акта Губернатора Приморского края или Администрации Приморского края проводится органом исполнительной власти Приморского края, структурным подразделением аппарата Администрации Приморского края по поручению Губернатора Приморского края, (первого) вице-губернатора Приморского края, руководителя аппарата государственного органа Приморского края, курирующих соответствующие направления деятельности, в 3-дневный срок.

3.2.4. Проекты нормативных правовых и распорядительных актов готовятся с визой руководителя органа исполнительной власти Приморского края и представляются исполнителями для согласования с (первым) вице-губернатором Приморского края, руководителем аппарата государственного органа Приморского края, курирующими отраслевые направления, с приложением пояснительных записок, расчетов, смет и иных материалов, обосновывающих принятие данных проектов.

3.2.5. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, распоряжений Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края (далее - проектов), их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители органов исполнительной власти Приморского края - исполнители.

3.2.6. Если в тексте проекта упоминаются нормативные правовые акты органов государственной власти, то делается ссылка на их даты, номера и наименования.

Если подготавливаемый проект влечет за собой внесение изменений и дополнений в другие нормативные правовые акты и распорядительные документы, эти изменения или дополнения включаются в проект или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним. (Прилагаются копии документов, в которые вносятся изменения и дополнения.)

3.2.7. Проекты в необходимых случаях должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.2.8. Проекты по кадровым вопросам подготавливаются управлением государственной службы и кадров Администрации Приморского края (далее - управление государственной службы и кадров).

3.2.9. Согласование подготовленных проектов оформляется на листе согласования (приложение N 1) путем визирования должностными лицами в следующем порядке:

на оборотной стороне листа -

руководители органов исполнительной власти Приморского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, имеющих прямое отношение к содержанию проекта;

руководитель правового департамента;

на лицевой стороне листа -

вице-губернатор Приморского края, курирующий вопросы правовой политики;

(первые) вице-губернаторы Приморского края, курирующие представленное направление деятельности;

отдел распорядительных документов управления делопроизводства завершает процедуру визирования на оборотной стороне листа.

Согласование должно проводиться в течение трех рабочих дней - у каждого согласователя - (документ объемом не свыше 5 листов). Исполнитель контролирует проставление дат в листе согласования при визировании.

Во исключение случаев подмены документов работники отдела распорядительных документов управления делопроизводства и правового департамента подписывают оборот каждого листа проектов.

Проекты, предусматривающие расходы за счет средств краевого бюджета, подлежат согласованию с департаментом финансов Администрации Приморского края и первым вице-губернатором Приморского края, курирующим вопросы финансовой и экономической политики.

На оборотной стороне листа согласования заполняется указатель рассылки, содержащий перечень адресатов, которым следует направить документ или выписку из него. Лист согласования подписывается руководителем рабочей группы, если она создавалась, и руководителем органа исполнительной власти Приморского края, подготовившего проект нормативного правового акта или распорядительного документа.

3.2.10. При наличии у руководителя, визирующего проект, особого мнения (замечания) он делает в листе согласования соответствующие отметки; особое мнение (замечание), как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту.

3.2.11. По проектам, имеющим замечания, исполнителем подготавливаются предложения для их рассмотрения вице-губернатором Приморского края, курирующим данный вопрос.

3.2.12. Если в ходе согласования проекта в него внесены изменения принципиального характера, то он подлежит возвращению представившему его органу исполнительной власти Приморского края для доработки и повторного согласования.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.2.13. Подписанные проекты (вместе с электронной версией) передаются в отдел распорядительных документов управления делопроизводства для регистрации и выпуска.

3.2.14. Постановления, распоряжения Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края направляются адресатам (в виде копий) в соответствии с указателями рассылки, причем нормативные правовые акты и распорядительные документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты и документы, направляются тем органам и организациям, которым ранее рассылались принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам.

3.2.15. Подлинник постановления, распоряжения, лист согласования к нему остаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства, остальные материалы возвращаются в орган исполнительной власти Приморского края - исполнитель для формирования дела.

Копией документа следует считать документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или части, заверенный печатью отдела распорядительных документов управления делопроизводства. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, запросившей его.

3.2.16. Проекты печатаются на бланках установленной формы (приложения N 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9) шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13.

Проекты имеют следующие реквизиты:

герб Приморского края;

наименование органа, издавшего акт или документ, - Губернатор Приморского края, Администрация Приморского края;

наименование вида акта и документа - постановление, распоряжение;

дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами при размере шрифта 8. Дата печатается от левой границы текстового поля. Элементы даты пишутся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, например: 03 июля 2001 г. В текстах актов и документов, содержащих сведения нормативного и финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 17 июля 2001 г.

номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р, для распоряжений, касающихся кадров, добавляется буква "л", например: N 154-рл;

место издания - печатается на одном уровне с реквизитами "Дата" и "Номер" и оформляется центрированным способом;

заголовок печатается на расстоянии 3 одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Отвечает, как правило, на вопрос: "О чем? (О ком?)" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Губернатор Приморского края", "Администрация Приморского края". Длина строки заголовка не должна превышать 50 знаков;

текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Губернатора Приморского края завершается словом "Постановляю", которое печатается прописными буквами без разбивки с новой строки от границы левого поля.

Преамбула в проектах постановлений Администрации Приморского края завершается словами "Администрация Приморского края постановляет:", последнее слово печатается прописными буквами без разбивки с новой строки от левого поля.

Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений) Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии одного приложения - (прилагается); при наличии нескольких приложений - (приложение N 1); (приложение N 2);

подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор края" или "И.о. Губернатора края", или "Губернатор края - Глава Администрации Приморского края" (в соответствии с Уставом Приморского края), или "Вице-губернатор края", печатается в одну строку. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Приморского края, вице-губернаторов Приморского края печатаются у правой границы текстового поля.

3.2.17. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края печатаются на отдельных листах и нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, таблицы, списки, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем органа исполнительной власти Приморского края, являющегося разработчиком проекта.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал и центрируются по длинной строке. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

                                                     Приложение N 2

                                                    к постановлению

                                             Губернатора Приморского края

                                                   от 13.06.2002 N 181

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено", "Утвержден", "Утверждена", написанное прописными буквами, со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату, номер. Например:

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                                    постановлением

                                             Губернатора Приморского края

                                                  от 13.06.2002 N 181

Слова "утверждено" и "утвержден" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.

В этом случае приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста, ниже него, примерно, на 2 см. Длина черты 3-4 см.

Заголовок к тексту приложения оформляется центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (положение, перечень, список и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 единичными межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, нумерация граф повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы, пункты и подпункты нумеруются так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края арабскими цифрами. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). После точки текст печатается с большой буквы.

3.3. Приказ

3.3.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края и аппарата Администрации Приморского края.

3.3.2. Приказы подписываются Губернатором Приморского края или лицом, исполняющим его обязанности, а также руководителями органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края.

3.3.3. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений или поручений в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству, утверждаемой начальником управления государственной службы и кадров.

3.3.4. Подписанные приказы направляются в управление государственной службы и кадров для их оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года.

Копии приказов заверяются печатью управления государственной службы и кадров и направляются адресатам согласно указателям рассылки.

IV. Подготовка и оформление отдельных видов документов

4.1. Положение, правила, инструкция

4.1.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа исполнительной власти Приморского края, аппарата Администрации Приморского края.

Положение устанавливает порядок образования, структуру, задачи и функции, объем прав и обязанностей, организацию работы органа исполнительной власти Приморского края и аппарата Администрации Приморского края.

Текст положения, как правило, состоит из следующих разделов: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, организация работы.

Положение утверждается актом Администрации Приморского края.

4.1.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.1.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

4.1.4. Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки; основное назначение.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Название главы печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами внутри каждой главы.

4.2. Протокол

4.2.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

4.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

4.2.3. Организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Губернатора Приморского края, возлагается на департамент организационной работы аппарата Администрации Приморского края, а проводимых с участием первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края - на их помощников и соответствующие органы исполнительной власти Приморского края.

4.2.4. Решения, принятые на совещаниях, оформляются в тексте протокола в срок до 3 рабочих дней со дня заседания.

Протокол совещания составляется работником органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, ответственного за его проведение. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только фамилии докладчиков и выступающих и принятые решения по рассмотренным вопросам.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в протоколе.

Подготовка протокола заседания коллегиального органа, записи во время заседания, сбор материалов возлагаются на его секретаря.

4.2.5. Протокол заседания коллегиального органа подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

4.2.6. Датой протокола является дата заседания.

4.2.7. Протоколы коллегии при Губернаторе Приморского края, заседания совета глав муниципальных образований Приморского края регистрируются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства, где им присваиваются номера в пределах календарного года.

4.2.8. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в заседании.

4.2.9. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования", которая печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала.

4.2.10. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем органа исполнительной власти Приморского края, ответственного за подготовку совещания, или должностным лицом, курирующим деятельность аппарата Администрации Приморского края. Копии протоколов заверяются печатью отдела распорядительных документов.

4.2.11. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 13.

4.2.12. Протокол имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - слово "П р о т о к о л" печатается на 2 см ниже от границы верхнего поля прописными буквами, вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля, а номер - после слова "протокол";

место проведения заседания указывается при оформлении протокола совещания в том случае, если оно происходило не в здании Администрации Приморского края, выравнивается по центру на одной линии с датой;

текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего и секретаря заседания или совещания. После слова "Присутствовали" указываются инициалы, фамилии и должности всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество.

Далее оформляется повестка дня заседания (совещания). Каждый вопрос повестки дня оформляется с красной строки, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Слова "Повестка дня:" выравниваются по центру. По каждому вопросу повестки дня указываются инициалы, фамилия и должность докладчика.

Основная часть текста протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по схеме: слушали - выступили - решили (постановили). Разделы отделяются друг от друга дополнительным 1,5 межстрочным интервалом.

Слова Слушали, Выступили, Решили (Постановили) печатаются прописными буквами, без разбивки, каждое с новой строки от левой границы текстового поля.

Перед словом Слушали ставится номер раздела. После слова Слушали ставится двоеточие, а ниже с красной строки указываются инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то после тире, также с прописной буквы, пишется "Доклад прилагается". Например:

1. СЛУШАЛИ:

    В.В. Зорина. - Доклад прилагается.

После слова Выступили ставится двоеточие, а ниже, через 1,5 интервала, с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления, например:

ВЫСТУПИЛИ:

    В.А. Лебедев - Краткая запись выступления. Содержание выступлений

излагается от третьего лица единственного числа.

Вопросы к докладчику и ответы на них оформляются по той же схеме (вместо слов "вопрос" и "ответ" пишут инициалы и фамилию).

В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

После слова Решили (Постановили) ставится двоеточие, а ниже, через 1,5 интервала, с красной строки приводится текст решения. Если решение является самостоятельным документом, то после двоеточия пишется "Решение прилагается". Например:

РЕШИЛИ:

    Решение прилагается.

Решение заседания, если оно содержит различные вопросы, подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Если решением (постановлением) или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу.

Если один из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривается, это фиксируют в протоколе.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись председателя включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря включает его личную подпись и расшифровку подписи.

4.2.13. Необходимость оформления стенограммы совещания, заседания определяется председательствующим.

В случае стенографирования выступлений на заседаниях или совещаниях их содержание в протокол может не включаться, а расшифрованные и соответствующим образом оформленные стенограммы прилагаются к протоколам.

Организация записи хода заседания (совещания) на магнитной ленте (магнитофон или диктофон) возлагается на работников органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, ответственных за его проведение. В ходе такого заседания (совещания) председательствующий должен ясно и четко называть должность, фамилию, имя и отчество выступающего.

4.3. Служебные письма

4.3.1. Служебные письма по своему содержанию могут быть инструктивными, сопроводительными, информационными, гарантийными, письмами-запросами, письмами-напоминаниями, письмами-подтверждениями и т.д.

4.3.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 (приложение N 12).

Письмо имеет следующие реквизиты:

дата - оформляется цифровым способом, кроме писем по п. 4.3.3.;

исходящий номер в письмах за подписью руководства Администрации Приморского края состоит из индекса сектора служебной корреспонденции управления делопроизводства, индекса темы содержания письма и порядкового номера;

адрес печатается в верхней правой части бланка письма и ограничивается правым полем.

В состав адреса входит наименование организации (или ее структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя, а если письмо адресовано физическому лицу, - фамилия и инициалы, адрес получателя.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.

Наименование организации или ее структурного подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

При адресовании служебного письма организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                      Управление культуры

                                                      Администрации

                                                      Приморского края

При направлении служебного письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

                                                      Управление культуры

                                                      Администрации

                                                      Приморского края

                                                     Ведущему специалисту

                                                     А.И. Петрову

При адресовании служебного письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                   Генеральному директору

                                                   объединения "Агропром"

                                                   М.П. Иванову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                     Главам муниципальных

                                                     образований края

При адресовании служебного письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                Калинину И.П.

                                                ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                г. Дальнереченск

                                                Приморского края, 692100

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" не указывается.

Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат;

исполнитель передает в сектор служебной корреспонденции письма, подписанные должностными лицами Администрации Приморского края, в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс копия, которая остается в секторе служебной корреспонденции;

заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал.

Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля;

текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине текстового поля.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации. Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

"Управление делопроизводства аппарата Администрации Приморского края считает...",

"Департамент финансов Администрации Приморского края рассмотрел..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое оформляется центрированным способом, например:

                     Уважаемый ____________________ !

Приложение отделяется от текста 1,5-2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:

Приложение:	1. Проект закона Приморского края "О ...." на 7 л. в 1 экз.
	2. Пояснительная записка к проекту закона Приморского края "О ..." на 3 л. в 1 экз.
	3. Заключение Администрации Приморского края по законопроекту на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами (приложение N 12).

Если письмо оформляется на бланке организации, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:

Начальник управления                                         И.О. Фамилия

Если письмо оформляется на должностном бланке, то наименование должности в подписи не указывается.

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:

Руководитель департамента

финансов Администрации

Приморского края                                             И.О. Фамилия

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются, соответственно, левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительными 1,5 интервалами, например:

Начальник управления государственной службы и кадров Администрации Приморского края подпись И.О. Фамилия

Начальник управления делопроизводства аппарата Администрации Приморского края подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый его лист оформляют не на бланке.

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

И.И. Иванов

22 12 63

4.3.3. Порядок подготовки писем за подписью Губернатора Приморского края

Письма за подписью Губернатора Приморского края на бланках с изображением герба Приморского края готовятся по указанию Губернатора Приморского края, (первого) вице-губернатора Приморского края.

Текст письма за подписью Губернатора Приморского края готовится соответствующим органом исполнительной власти Приморского края или структурным подразделением аппарата Администрации Приморского края, визируется у курирующего вице-губернатора Приморского края и представляется на бумажном и электронном носителях в отдел распорядительных документов управления делопроизводства для редактирования, визирования и выпуска.

Все визы согласования проставляются в виде росписи с расшифровкой фамилии и инициалов имени, отчества на оборотной стороне последнего листа.

Отредактированный и согласованный текст письма и дискету исполнитель передает для распечатывания в управление делопроизводства.

Тип бланка, на котором будет печататься письмо, определяет руководитель органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, готовившего письмо.

Тексты писем на бланках с изображением герба Приморского края за подписью Губернатора Приморского края на иностранных языках и по вопросам внешнеэкономической деятельности предварительно согласовываются у вице-губернатора Приморского края, курирующего вопросы международного и межрегионального сотрудничества.

Отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу с оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

В.А. Жуков

22 24 67

Отпечатанное на бланке письмо передается в службу протокола Губернатора Приморского края для подписи Губернатором Приморского края.

Подписанное Губернатором Приморского края письмо передается его помощником в сектор служебной корреспонденции управления делопроизводства для регистрации и отправки адресату.

Проект письма со всеми визами при его регистрации остается в секторе служебной корреспонденции вместе с копией письма для оформления в дело.

4.4. Служебные телеграммы

4.4.1. Проекты служебных телеграмм оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 прописными буквами (приложение N 24).

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

адрес (куда, кому). Текст адреса печатается через 1 межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва улица Королева 8

или

Санкт-Петербург 15 "Восход"

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Елец Липецкой

или

Ханты-Мансийск Тюменской,

или

Анадырь Магаданской

Наименование организации печатается в именительном падеже:

Администрация муниципального образования Надеждинский район

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Главе муниципального образования г. Арсеньев Беспалову

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Главам муниципальных образований края

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы;

текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое оформляется центрированным способом, например:

               Уважаемый ___________________________ !

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов. Знаки препинания сокращаются следующими буквами: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки.

Текст печатается на лицевой стороне листа без переносов слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы имени, отчества и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата печатаются двумя межстрочными интервалами ниже реквизита "подпись" и состоят из порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа, его почтовый адрес, наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личную подпись и ее расшифровку;

виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку;

ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или местожительства адресата (улица, номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна).

Тип (или вид) поздравительных телеграмм (правительственная, "люкс", простая) определяет исполнитель.

4.5. Акт

4.5.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема-передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

Акт составляется комиссионно (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

4.5.2. Акт оформляется на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 и имеет следующие реквизиты:

гриф утверждения включает слово "утверждаю", которое печатается прописными буквами, без кавычек, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Слово "утверждаю", наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочными интервалами;

наименование вида документа - акт. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру;

номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова акт, на той же строке;

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события и оформляется словесно-цифровым способом через 2 одинарных межстрочных интервала от заголовка;

место издания указывается на одной линии с датой;

заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос: "О чем?" составлен акт, например:

"О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению";

текст отделяется от даты и места издания акта 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Вводная часть текста акта начинается словом "Основание:" после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово "Составлен", ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:

Составлен: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия

или

Составлен:

Председатель комиссии И.О. Фамилия

Члены комиссии: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направляются.

Например:

Составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр - архив управления делопроизводства;

2-й экземпляр - административный комитет.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными правовыми документами, регламентирующими составление акта;

подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами.

Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:

Председатель комиссии           подпись               И.О. Фамилия

Члены комиссии                  подпись               И.О. Фамилия

                                подпись               И.О. Фамилия

V. Правила оформления документов

5.1. Бланки документов

5.1.1. Бланки, используемые в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и в структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края, изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210), А6 (105 х 148) и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

5.1.2. Для документирования управленческой деятельности Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края применяются следующие виды бланков документов:

бланк постановления Губернатора Приморского края (приложение N 2);

бланк распоряжения Губернатора Приморского края (приложение N 3);

бланк постановления Администрации Приморского края (приложение N 4);

бланк распоряжения Администрации Приморского края (приложение N 5);

бланк приказа Губернатора Приморского края (приложение N 10);

бланк приказа по аппарату Администрации Приморского края (приложение N 11);

бланк письма Администрации Приморского края (приложение N 12);

бланк письма структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края (приложение N 13);

бланк письма органа исполнительной власти Приморского края (приложение N 14);

бланк должностного лица (Губернатора Приморского края, первого вице-губернатора Приморского края, вице-губернатора Приморского края) (приложение N 15);

бланки писем Губернатора Приморского края с изображением герба Приморского края:

представительские бланки (приложение N 16);

представительские бланки на английском языке (приложение N 17);

официальные бланки (приложение N 18);

официальные бланки на английском языке (приложение N 19);

представительские бланки с элементами дизайна (приложение N 20);

представительские бланки с элементами дизайна на английском языке (приложение N 21);

бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна (приложение N 22);

бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна на английском языке (приложение N 23).

5.1.3. Состав бланков, применяемых в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края утверждается Губернатором Приморского края по представлению управления делопроизводства.

Бланки документов органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края подлежат согласованию с управлением делопроизводства.

5.1.4. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита герб Приморского края и являющиеся объектом строгой отчетности.

На гербовых бланках, для их учета, типографским способом или специальным нумератором на оборотной стороне бланка на правом нижнем поле проставляются учетные порядковые номера.

Учет поступления и выдачи гербовых бланков (печатей) производится в журналах установленной формы (приложение N 25).

5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.2. Общие требования по оформлению документов

5.2.1. Документы, создаваемые в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и аппарате Администрации Приморского края печатаются шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13-15 через 1-1,5 межстрочных интервала.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

5.2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, верхнее - 2 см - для текста, 0,5 см - на бланке с гербом Приморского края, нижнее - 2 см.

5.2.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

5.2.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

5.2.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов следующие:

наименование вида документа печатается прописными буквами, указывается на всех видах документов кроме письма;

заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5, а также текстов писем менее 10 строк.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (О чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене_", "Об организации_", "О состоянии_") Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится;

текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей через 1,5 межстрочных интервала. На бланках формата А5 текст документа печатается через 1 межстрочный интервал.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени и фамилией. Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности;

дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, если иное не оговорено в правилах оформления отдельных видов документов;

индекс (номер) документа, оформленного на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой, если иное не оговорено в правилах оформления отдельных видов документов.

Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ;

при заверении копий документов или выписок из них реквизит "Отметка о заверении копии" следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" необходимо проставлять заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Ведущий специалист

управления делопроизводства аппарата

Администрации Приморского края            подпись            И.О. Фамилия

07.06.2001

согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проектов нормативных правовых актов, распорядительных документов проводится при необходимости оценки их обоснованности, соответствия действующему законодательству.

Проекты документов визируются руководителями органов исполнительной власти Приморского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, имеющих прямое отношение к содержанию документа, должностными лицами Администрации Приморского края.

Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, дату, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа в нижней его части.

Внешнее согласование с организациями, интересы которых затрагиваются в проекте документа, оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование предприятия, организации и учреждения), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

             СОГЛАСОВАНО

 Заместитель Министра путей сообщения

        Российской Федерации

__________________ ___________________

 (личная подпись)  (инициалы, фамилия)

             30.09.2000

или

        СОГЛАСОВАНО

      Письмо Росархива

от 30.09.2000 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края.

Согласование документа в зависимости от его содержания происходит в следующей последовательности:

с руководителями департаментов, комитетов, управлений, отделов органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти (по согласованию);

с руководителем правового департамента Администрации Приморского края;

с должностными лицами Администрации Приморского края;

с отделом распорядительных документов управления делопроизводства.

утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (приложение N 26).

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

                                           Руководитель департамента

                                        организационной работы аппарата

                                        Администрации Приморского края

                                     ________________ ___________________

                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                                   16.10.2001

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слова Утверждено (без кавычек), в соответствующих роде, числе и падеже (утвержден, утверждена и т.д.), наименования утверждающего документа или органа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                                    постановлением

                                             Губернатора Приморского края

                                                   от 15.08.2001 N 14

или

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                      приказом Росархива

                                                     от 16.10.2000 N 1505

резолюция - это указания руководителей по исполнению документов. Текст резолюции, как правило, оформляется на бланке поручения (приложение N 27), который прилагается к лицевой стороне первого листа документа. Если резолюция оформляется не на бланке, то она пишется на первом листе подлинника документа на свободном от текста месте.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:

И.О. Фамилия

Прошу подготовить проект мероприятий

по усилению контроля за исполнением

документов в аппарате Администрации

Приморского края к 18.07 2001

________________________________________

(подпись руководителя)

10.07.2001

Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 8.

VI. Организация документооборота и исполнения документов

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1. Доставка документов

6.1.1. Доставка документов в Администрацию Приморского края осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания.

6.1.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы (приложение N 48), факсограммы, сообщения по электронной почте.

6.2. Прием и обработка поступающих документов

6.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Администрацию Приморского края корреспонденции производится в следующем порядке:

корреспонденция на имя Губернатора Приморского края и вице-губернаторов Приморского края, за исключением письменных обращений граждан, регистрируется в секторе служебной корреспонденции управления делопроизводства (далее - сектор);

органы исполнительной власти Приморского края и структурные подразделения аппарата Администрации Приморского края получают свою корреспонденцию в отделении связи и регистрируют ее самостоятельно.

Телеграммы доставляются в сектор и в органы исполнительной власти Приморского края, и аппарат Администрации Приморского края работниками телеграфа по мере их поступления.

6.2.2. Полученные сектором конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений.

В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой остается в секторе. Акт подписывается заведующим сектором.

6.2.3. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.

6.2.4. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени получения документа (документы, поступающие из суда, прокуратуры и т.п.).

6.2.5. Работниками сектора не вскрываются конверты писем с надписью "лично". Они передаются по назначению.

6.2.6. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается приемной Губернатора Приморского края, о чем делается отметка в журнале регистрации. О документах и телеграммах, требующих незамедлительного решения, докладывается руководству Администрации Приморского края. Поступившие документы передаются специалистами приемной Губернатора Приморского края в сектор (или спецчасть) для последующего оформления и организации исполнения.

6.3. Регистрация документов

6.3.1. В аппарате Администрации Приморского края документы в зависимости от видов регистрируются:

в правовом департаменте - федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, документы Федерального Собрания Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации;

в отделе распорядительных документов управления делопроизводства - постановления и распоряжения Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края (приложение N 28), протоколы заседания коллегии при Губернаторе Приморского края, распоряжения Администрации Приморского края о направлении в командировку, протоколы заседания совета глав муниципальных образований, соглашения и договоры между Администрацией Приморского края и федеральными органами исполнительной власти, организациями;

в секторе - входящая и исходящая корреспонденция (правительственные поручения, служебные письма и другие документы);

в отделе писем и приема граждан - письменные и устные обращения граждан;

в спецчасти - документы секретного характера по формам, установленным специальной инструкцией;

в управлении государственной службы и кадров - приказы Администрации Приморского края по кадрам, о командировании; указы о награждении, переписка, связанная с награждением.

Телеграммы, поступившие в адрес Администрации Приморского края, регистрируются в секторе входящим порядковым номером, который вносится в базу данных входящих документов.

6.3.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно департаментам, комитетам, управлениям и отделам, регистрируется в них работниками-делопроизводителями самостоятельно (в журналах или на карточках).

6.3.3. На документах, поступающих в адрес Администрации Приморского края, в правом углу нижнего поля лицевой стороны документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового регистрационного номера.

6.3.4. Не подлежат регистрации поступающие книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

6.3.5. Одновременно к регистрируемому документу оформляется бланк поручения с указанием даты, регистрационного номера, фамилии и инициалов руководителя Администрации Приморского края, а также проставляются коды для автоматизированной обработки документа.

6.3.6. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан) присваиваются самостоятельные регистрационные номера.

При наличии в поступивших служебных письмах ссылки на ранее поступившие документы сектором указываются регистрационные номера последних и затем письма передаются на рассмотрение.

6.3.7. Для обеспечения учета и поиска документов, а также правильной группировки документов в дела производится индексация структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края и органов исполнительной власти Приморского края.

Каждому департаменту, комитету, управлению, отделу присваивается условный цифровой индекс (приложение N 32).

6.3.8. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из формационных потребностей краевого органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом органов исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

Исключение составляют индексы нормативных правовых актов и распорядительных документов (постановлений, распоряжений), а также письменных и устных обращений граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа.

6.3.9. Номером постановления Губернатора Приморского края, постановления Администрации Приморского края является его регистрационный порядковый номер в пределах календарного года. Номер распоряжения Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края по основной деятельности состоит из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением буквы "р"; по личному составу - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рл"; о командировании - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рк".

6.3.10. При регистрации поступившего документа в электронную карточку системы "Делопроизводство" вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатываются регистрационно-контрольные карточки документа (приложение N 33). Данная регистрационная карточка используется в качестве вспомогательной справочной карточки в канцелярии в целях страховки информации и предотвращения повторной регистрации при передаче документа в департаменты, комитеты, управления и отделы. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Делопроизводство" не менее 5 лет.

6.3.11. Документы, поступившие в правовой департамент, после предварительного изучения руководителем правового департамента и соответствующего оформления передаются Губернатору Приморского края для рассмотрения, а в период временного отсутствия Губернатора Приморского края - первому вице-губернатору Приморского края, исполняющему его обязанности.

6.3.12. Поручения Правительства Российской Федерации и письма, поступившие из федеральных органов исполнительной власти, регистрируются и ставятся на контроль в секторе.

6.3.13. Документы, подлежащие регистрации в секторе, после их предварительного изучения (сортировки) заведующим сектором и соответствующего оформления передаются через помощников руководству Администрации Приморского края в соответствии с распределением обязанностей.

6.3.14. Нерегистрируемые документы после их соответствующего оформления (проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления) передаются по назначению.

6.3.15. Основным принципом регистрации документов является однократность. Служебные письма, адресованные Администрации Приморского края, регистрируются в секторе и под зарегистрированными номерами проходят исполнение во всех органах исполнительной власти Приморского края, в которых фиксируются регистрационные номера сектора и фактическая дата поступления.

Повторное присвоение регистрационного номера не допускается.

6.4. Распределение поступающих документов

6.4.1. Губернатору Приморского края направляются на рассмотрение федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, документы из Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, от полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе.

Вся другая корреспонденция рассматривается (первыми) вице-губернаторами Приморского края в соответствии с распределением обязанностей между ними, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края.

6.4.2. Рассмотрение документов должно производиться должностными лицами Администрации Приморского края и руководителями органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, как правило, в день их поступления. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции должностного лица на бланке поручения.

6.4.3. Рассмотренные должностными лицами Администрации Приморского края документы возвращаются их помощниками в сектор служебной корреспонденции (сектор) или в правовой департамент для внесения текста резолюции и сроков исполнения документов в память персонального компьютера и регистрационные карточки, даты передачи (отправки) документов непосредственным исполнителям. Документы, зарегистрированные в правовом департаменте, доводятся помощниками Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края до сведения непосредственных исполнителей самостоятельно.

Служебные документы, поступившие в Администрацию Приморского края, минуя сектор, после их рассмотрения в тот же день передаются помощниками в сектор для последующего оформления и передачи исполнителям.

6.4.4. Подлинник документа, который исполняется несколькими органами исполнительной власти Приморского края и структурными подразделениями аппарата Администрации Приморского края, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, о чем делается отметка на листе поручения и в регистрационной карточке.

6.4.5. Исполненные документы с пометкой "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются в сектор для снятия с контроля и оформления на архивное хранение.

6.4.6. В обязанности помощников вице-губернаторов Приморского края входят следующие функции:

прием и учет поступающих документов, проверка правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение должностному лицу Администрации Приморского края и после получения резолюции возврат в сектор;

проверка правильности оформления и передача исходящих документов на отправку в сектор;

контроль за прохождением документов с резолюцией Губернатора Приморского края, вице-губернатора Приморского края;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

6.4.7. Переадресовка документов с поручениями должностных лиц Администрации Приморского края производится с разрешения должностного лица, давшего поручения;

переадресовка документов, направленных после регистрации непосредственно в органы исполнительной власти Приморского края, производится по договоренности между их руководителями либо по согласованию с руководителем службы помощников и секретарей приемных.

6.4.8. Передача документов, зарегистрированных в секторе, от одного исполнителя к другому, а также из одного органа исполнительной власти Приморского края в другой осуществляется только через сектор.

6.5. Обработка и передача отправляемых документов

6.5.1. Проекты служебных писем и телеграмм оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в главе IV "Подготовка и оформление отдельных видов документов", и печатаются на бланках установленной формы.

Письма на бланках "Губернатор Приморского края" подписываются Губернатором Приморского края или исполняющим его обязанности.

Письма на бланках Администрации Приморского края подписываются Губернатором края - Главой Администрации Приморского края, первыми вице-губернаторами Приморского края, вице-губернаторами Приморского края.

Документы на бланках органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края подписываются руководителями органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края-исполнителей.

Письма, подписываемые Губернатором Приморского края, в обязательном порядке визируются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства.

6.5.2. Если письмо или телеграмма направляются не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.

6.5.3. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса, исполнителем составляется указатель рассылки (в 2 экз.) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.

6.5.4. Подготовленный проект письма или телеграммы после необходимых согласований представляется исполнителем помощнику Губернатора Приморского края или (первого) вице-губернатора Приморского края для подписи у Губернатора Приморского края - Главы Администрации Приморского края.

6.5.5. Письма Президенту Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти подписываются только Губернатором Приморского края или исполняющим его обязанности должностным лицом.

На втором экземпляре письма после реквизитов исполнителя проставляется виза (первого) вице-губернатора Приморского края, курирующего данную отрасль, и ее расшифровка (И.О. Фамилия).

Специалист сектора проверяет правильность оформления документов и наличие приложений к основному документу. Правильно оформленным документам присваиваются регистрационные номера. Один экземпляр отправляемых зарегистрированных документов и копий телеграмм остается в секторе и оформляется на архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

6.5.6. Срочная корреспонденция оформляется и отправляется незамедлительно: в рабочее время - сектором, в нерабочее, в субботние, воскресные и праздничные дни - дежурным приемной Губернатора Приморского края, а в необходимых случаях - службой специальной документальной связи.

6.5.7. На исполненных документах ставится отметка об исполнении, включающая следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

отправлено письмо

от 01.04.2001 N 11-2/131;

в дело N 01-15;

личная подпись;

01.04.2001.

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом определенной специфики в процессе исполнения.

Электронные сообщения принимаются и рассылаются в соответствии с порядком работы с электронной почтой, который является отдельным документом.

6.6.3. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов и служебных материалов адресатам (от адресатов), размещенным вне здания Администрации Приморского края. Факсимильный аппарат с официальным номером Администрации Приморского края установлен в управлении делопроизводства.

6.6.4. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

6.6.5. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 миллиметра.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

6.6.6. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение N 34) и затем регистрируются.

Об оригинале принятой факсограммы докладывается должностным лицам Администрации Приморского края в соответствии с распределением обязанностей и он передается с их указанием исполнителю.

Законченные делопроизводством факсограммы сдаются так же, как и служебные письма, в сектор (если они поступили в адрес руководства Администрации Приморского края).

6.6.7. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти Приморского края.

6.7. Учет количества документов

6.7.1. Учет количества документов за определенный период (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются управлением делопроизводства и представляются руководству.

6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро и отделе распорядительных документов управления делопроизводства.

Поступающие и созданные документы подсчитываются отдельно.

6.7.3. Ежемесячно пятого числа правовой департамент, отдел распорядительных документов и отдел писем и приема граждан управления делопроизводства дают сведения об объеме документооборота по установленной форме заведующему сектором служебной корреспонденции управления делопроизводства для подсчета общего документооборота по Администрации Приморского края, органам исполнительной власти Приморского края и аппарату Администрации Приморского края.

6.8. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней (далее - запросы) осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края о статусе депутата.

В качестве обращения и запроса рассматривается письмо на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

6.8.2. При обращении депутата в Администрацию Приморского края должностные лица должны предоставить ему всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

В поручении по исполнению запроса должностными лицами даются указания о его рассмотрении органами исполнительной власти Приморского края в соответствии с их компетенцией, а копия ответа представляется в управление делопроизводства.

На основании пункта 3 статьи 14 Федерального закона от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" "должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок".

6.8.3. В случае, когда Губернатор Приморского края определяет необходимость личного ответа на запрос, в поручении органам исполнительной власти Приморского края даются указания о подготовке проекта соответствующего ответа.

Срок выполнения поручения устанавливается исходя из необходимости представления ответа на запрос, не позднее чем через 30 календарных дней со дня поступления его в Администрацию Приморского края. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

6.8.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Управление делопроизводства анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информирует об этом должностных лиц Администрации Приморского края.

6.9. Работа с обращениями граждан

6.9.1. В аппарате Администрации Приморского края делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется непосредственно отделом писем и приема граждан управления делопроизводства (далее - отдел писем и приема граждан).

6.9.2. В органах исполнительной власти Приморского края делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан также ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется специалистом, на которого приказом руководителя возложены данные обязанности.

6.9.3. Поступившие в адрес Администрации Приморского края письменные и устные обращения граждан регистрируются работниками отдела писем и приема граждан в день их поступления. Сведения о регистрации вносятся в электронную базу данных ЭВТ и в регистрационно-контрольные карточки (приложение N 35).

В органах исполнительной власти Приморского края письменные и устные обращения граждан, как правило, регистрируются в специальных журналах.

Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы.

6.9.4. На всех поступивших в адрес должностных лиц Администрации Приморского края письменных и устных обращений граждан в правом нижнем углу лицевой стороны проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.

Для автоматизированного учета и анализа письменных и устных обращений в отделе писем и приема граждан применяются средства электронно-вычислительной техники с соответствующим программным обеспечением.

Запись в базе данных ЭВТ дублируется распечаткой на принтере регистрационно-контрольной карточки.

Регистрационно-контрольная карточка используется в качестве вспомогательной справочной картотеки в целях страховки информации об обращениях граждан от предотвращения их повторной регистрации.

6.9.5. Устные обращения граждан на личном приеме у должностных лиц Администрации Приморского края предварительно фиксируются в специальном журнале и учетной карточке с последующим вводом данных в память персонального компьютера (приложения N 36, 37). Затем передаются руководителям органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края для рассмотрения.

Обращения граждан, поступающие в ходе выездных встреч, передаются для автоматизированного учета и контроля за их исполнением в отдел писем и приема граждан управления делопроизводства.

6.9.6. На каждое письменное обращение граждан заводится дело и регистрационная карточка в трех экземплярах.

Первый экземпляр ставится в картотеку, второй остается в деле, третий - у помощника должностного лица Администрации Приморского края.

6.9.7. Повторным письменным и устным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения.

На регистрационно-контрольной карточке делается пометка "повторно" и к ней приобщается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу для рассмотрения в один и тот же орган исполнительной власти Приморского края в случае несогласия автора с ответом.

6.9.8. Поступившие в адрес Администрации Приморского края письменные обращения граждан после их регистрации и оформления отделом писем и приема граждан передаются через помощников Губернатору Приморского края, (первым) вице-губернаторам Приморского края в соответствии с распределением обязанностей и направляются для исполнения в соответствии с резолюцией по принадлежности руководителям органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края.

6.9.9. Срок рассмотрения обращения у руководителя не должен превышать трех дней. Срок рассмотрения письма у исполнителя отсчитывается от даты поступления в тот орган исполнительной власти Приморского края, куда обратился заявитель, и не должен превышать 30 дней, а не требующих проверки - безотлагательно, но не более 15 дней.

6.9.10. Регистрационный индекс письменного и устного обращения граждан состоит из порядкового номера обращения в пределах каждого календарного года.

При отправке ответа ставится регистрационный номер письма. Других регистрационных номеров в делопроизводстве по обращениям граждан не существует.

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб, решение об этом принимают (первые) вице-губернаторы Приморского края по курируемым вопросам.

6.9.11. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

6.9.12. Материалы по анализу и обобщению обращений ежеквартально подготавливаются отделом писем и приема граждан и оформляются в виде аналитических справок и статистических отчетов.

6.9.13. Предложения, заявления и жалобы граждан, направляемые Администрацией Приморского края в департаменты, комитеты, управления, отделы, администрации муниципальных образований края, подлежат возврату в отдел писем и приема граждан вместе с ответом на них - для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. Ответы на обращения граждан, подготовленные в органах исполнительной власти Приморского края и структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края в адрес федеральных органов государственной власти, передаются на подпись Губернатору Приморского края, (первым) вице-губернаторам края, регистрацию и отправку только в отдел писем и приема граждан управления делопроизводства.

На бланке ответа по каждому обращению граждан в нижнем левом углу должна быть надпись: "В дело", личная подпись должностного лица, принявшего это решение, дата.

Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Повторные письменные обращения или дополнительные материалы подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления, жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.

6.9.14. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям, жалобам граждан возлагается на руководителей органов исполнительной власти Приморского края, а также организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяется по согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией архивного отдела аппарата Администрации Приморского края. В необходимых случаях может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении обращений граждан и документов по их рассмотрению.

6.9.15. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 5 лет) хранению, через год после завершения делопроизводства по ним передаются в ведомственный архив управления делопроизводства.

По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан передаются на постоянное хранение в государственное учреждение "Государственный архив Приморского края" или - по заключению экспертной комиссии - подлежат уничтожению.

6.10. Информационная безопасность

6.10.1. Информационные ресурсы Администрации Приморского края по доступу (возможности использования) подразделяются на открытую (общедоступную) информацию, служебную информацию и информацию ограниченного распространения (доступа).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных Администрации Приморского края, непосредственно затрагивающая права и интересы граждан.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных Администрации Приморского края, предназначенная для должностных лиц и работников органов исполнительной власти Приморского края, аппарата Администрации Приморского края при выполнении ими своих функциональных обязанностей, не затрагивающая напрямую права и интересы граждан и не относящаяся к категории ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и базах данных, включающая сведения конфиденциального характера.

Вся информация, содержащаяся в документах и базах данных Администрации Приморского края, по умолчанию является открытой и общедоступной. Исключение составляет информация, отнесенная к категориям служебной и ограниченного распространения (доступа).

6.10.2. Политически, экономически и социально значимая информация, относящаяся к категории открытой, доводится до граждан либо путем ее опубликования в СМИ, либо включением в специальные бюллетени Администрации Приморского края, либо размещением на официальном сайте Администрации Приморского края в сети Интернет.

6.10.3. Доступ пользователей к информации ограничивается путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения. Информация ограниченного доступа снабжается грифом "Для служебного пользования" (приложение N 38).

Правом отнесения информации к категории ограниченного доступа и наложения соответствующего грифа обладает автор документа по согласованию с руководителем департамента, комитета, управления, отдела, службы.

Документированная информация ограниченного распространения без санкции должностного лица, установившего режим ограниченного распространения для данного документа, не подлежит разглашению (распространению). Предоставление пользователям доступа к данной информации осуществляется исключительно по согласованию с указанным должностным лицом путем подачи соответствующей заявки.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут ответственность за обоснованность принятого решения и его соответствие действующему законодательству.

6.10.4. Размещение данных, представленных в электронной форме и содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется только в специально предназначенных для этого разделах файл-сервера Администрации Приморского края. Хранение информации ограниченного распространения на рабочих станциях локальной сети Администрации Приморского края строго запрещено.

6.10.5. Число пользователей, имеющих доступ ко всей информации ограниченного распространения, находящейся на файле-сервере Администрации Приморского края, ограничивается следующим кругом лиц:

Губернатор Приморского края;

работники органа исполнительной власти Приморского края, отвечающего за информатизацию, непосредственно занимающиеся администрированием файла-сервера;

работники органа исполнительной власти Приморского края, отвечающего за информационную безопасность, непосредственно занимающиеся контролем правомерности ограничения доступа к информации.

В случае несанкционированной утечки информации, произошедшей по их вине, указанные лица несут за это персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

6.10.6. Установка и эксплуатация программного обеспечения, полученного из любых источников и выполняющего функции, не связанные непосредственно с выполнением работниками своих должностных обязанностей, категорически запрещена.

Список программного обеспечения, предназначенного для выполнения работниками своих должностных обязанностей, в обязательном порядке согласовывается с органом исполнительной власти Приморского края, отвечающим за информатизацию.

6.10.7. Вся представленная в электронном виде информация, поступающая в органы исполнительной власти Приморского края или структурные подразделения аппарата Администрации Приморского края, в обязательном порядке подлежит проверке антивирусными средствами. В случае обнаружения вируса работник обязан проинформировать об этом своего руководителя и работника органа исполнительной власти Приморского края, отвечающего за информатизацию.

6.10.8. Работники органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края для рабочей переписки обязаны использовать исключительно почтовые ящики, выделенные им на сервере Администрации Приморского края.

За каждым работником закрепляется персональный почтовый ящик. Запрещается передача пароля доступа к персональному ящику другим работникам и прочим лицам.

Для пользователей, являющихся работниками одного отдела или членами одной рабочей группы и работающих над одним проектом, создается общий почтовый ящик.

6.10.9. Электронная почта может использоваться пользователями только для обмена информацией, относящейся к категории открытой и служебной. Запрещено использовать электронную почту для передачи информации, относящейся к категории ограниченного распространения.

6.10.10. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства;

на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником.

Передача таких документов работникам органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края осуществляется под расписку, а пересылка производится заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Копируются (тиражируются) они только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет откопированных документов осуществляется поэкземплярно.

Хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).

6.10.11. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, готовившего документ.

6.10.12. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

6.10.13. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, копия которого хранится в управлении делопроизводства. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

6.10.14. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника к другому осуществляется с разрешения их руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, в котором он работает.

6.10.15. Ознакомление работников департаментов, комитетов, управлений, отделов служб с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в ведомственном архиве управления делопроизводства, осуществляется с согласия должностного лица, курирующего деятельность аппарата Администрации Приморского края, либо руководителей органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы работникам под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

6.10.16. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, состав которых определяется руководителями органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

Результаты проверки оформляются актом и остаются в управлении делопроизводства.

6.10.17. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края ставит в известность должностное лицо, курирующее деятельность аппарата Администрации Приморского края. Назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются должностному лицу, курирующему деятельность аппарата Администрации Приморского края.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются должностным лицом, курирующим деятельность аппарата Администрации Приморского края, и передаются для хранения в архив Администрации Приморского края.

6.10.18. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах (делах или изданиях, а также в учетных формах) делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

VII. Организация работы с документами в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края

7.1. Делопроизводство в органах исполнительной власти Приморского края, структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края ведется службой делопроизводства, а при ее отсутствии - работником, на которого руководители вышеуказанных органов и структурных подразделений аппарата своими приказами возложили указанные обязанности.

7.2. На вышеуказанные службы делопроизводства возлагаются следующие функции:

прием, учет и распределение поступающих документов;

передача документов на рассмотрение своему руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности оформления и их отправка;

контроль за прохождением документов;

подготовка своему руководству информации об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

печатание проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов, служебных писем за подписью руководителя;

контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел органа исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в ведомственный архив управления делопроизводства и государственное учреждение "Государственный архив Приморского края";

прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи;

организация использования средств копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых на работу работников по вопросам организации работы с документами;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам.

7.3. Обязанности и права работника органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, занимающегося делопроизводством, определяются должностной инструкцией, а также настоящей Инструкцией.

7.4. Адресованную органу исполнительной власти Приморского края или структурному подразделению аппарата Администрации Приморского края корреспонденцию получают в установленное время работники, ответственные за ведение делопроизводства, в секторе служебной корреспонденции управления делопроизводства или отделении связи.

7.5. Для учета и регистрации документов применяются специальные формы журнала или средства ЭВТ (приложения N 28, 29, 30, 31, 33, 34, 36).

7.6. Регистрации подлежат следующие виды документов:

постановления и распоряжения Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края;

корреспонденция, непосредственно адресованная органу исполнительной власти Приморского края или структурному подразделению аппарата Администрации Приморского края;

приказы;

письменные и устные обращения граждан;

исходящие документы.

7.7. Рассмотрение руководителем органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края поступивших документов, как правило, проводится в день их поступления. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя, о чем работник, отвечающий за ведение делопроизводства, делает соответствующие отметки в журнале (регистрационной карточке) или в базе данных ЭВТ.

7.8. Документы, зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции управления делопроизводства, возвращаются в этот же сектор.

7.9. Исполненные в органе исполнительной власти Приморского края или структурном подразделении аппарата Администрации Приморского края документы с грифом "Подлежит возврату" работники, отвечающие за ведение делопроизводства, в обязательном порядке передают в сектор служебной корреспонденции управления делопроизводства для снятия с контроля и оформления их на архивное хранение.

7.10. Работники, занимающиеся делопроизводством в органах исполнительной власти Приморского края, структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края, могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

7.11. При составлении и оформлении документов работники руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней.

VIII. Контроль исполнения документов

8.1. Контроль за исполнением документов включает:

учет;

постановку на контроль;

контроль за сроками исполнения;

непосредственную проверку хода исполнения;

проверку качества исполнения;

анализ результатов исполнения.

8.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "контроль".

8.3. Департаменты, комитеты, управления, отделы исполняют и контролируют исполнение документов и поручений по вопросам, относящимся к их сфере ведения, и вносят в карточки контроля текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов.

8.4. Исполнение постановлений, распоряжений Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края контролируется органом исполнительной власти Приморского края, подготовившим проект, или в соответствии с принятым в нормативном правовом акте, распорядительном документе решением.

8.5. По отдельным документам, имеющим особое значение, контрольное управление аппарата Администрации Приморского края (далее - контрольное управление) готовит контрольный лист, в котором указываются органы исполнительной власти Приморского края и структурные подразделения аппарата Администрации Приморского края - исполнители конкретных поручений, а также ответственные за исполнение всего документа в целом, сроки исполнения и представления информации в контрольное управление.

8.6. Управление делопроизводства контролирует сроки исполнения следующих документов:

поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей;

поручений-резолюций Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края или вице-губернаторов Приморского края по рассмотренным документам;

запросов депутатов Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Приморского края;

обращений граждан.

8.7. При осуществлении своих контрольных функций управление делопроизводства запрашивает сведения о ходе исполнения поручений у их исполнителей, руководителей органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, а также в службах делопроизводства департаментов, комитетов, управлений, отделов, служб и пользуется их электронными базами данных.

Управление делопроизводства готовит информацию о ходе исполнения находящихся на контроле поручений и документов и представляет ее должностному лицу, курирующему деятельность аппарата Администрации Приморского края, в установленные им сроки.

8.8. Контрольное управление контролирует исполнение следующих документов:

федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

выписок из решений, принятых на заседаниях Правительства Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края;

постановлений и распоряжений Администрации Приморского края

решений коллегии при Губернаторе Приморского края;

материалов проверок деятельности Администрации Приморского края федеральными органами исполнительной власти.

Контрольное управление снимает документ с контроля на основании итоговой справки о его выполнении с резолюцией курирующего вице-губернатора Приморского края о снятии с контроля.

8.9. Контроль за исполнением поручений Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края или вице-губернаторов Приморского края, данных во исполнение краевых законов, актов Законодательного Собрания Приморского края, осуществляется органом исполнительной власти Приморского края, который был ответственным за подготовку проектов этих законов, а учет поручений и контроль за сроками их исполнения - управлением делопроизводства.

8.10. Для исполнения поручений Губернатора Приморского края, данных по итогам посещения муниципальных образований края, предприятий и организаций, департамент организационной работы аппарата Администрации Приморского края составляет план мероприятий, выполнение которого контролируется контрольным управлением аппарата Администрации Приморского края.

8.11. Исполнение поручений (первых) вице-губернаторов Приморского края берется на контроль органами исполнительной власти Приморского края, структурными подразделениями аппарата Администрации Приморского края, подготовившими проекты документов с поручениями, а также помощниками (первых) вице-губернаторов Приморского края, а поручений, данных по итогам их поездок в муниципальные образования края, - их помощниками.

8.12. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из федеральных органов исполнительной власти и внутренних - с даты регистрации документа в секторе служебной корреспонденции, а поступившие из других органов исполнительной власти, организаций и обращения граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам и обращениям депутатов разных уровней (депутатскому запросу) - в 3-дневный срок устно, 15-дневный - письменно;

по обращениям граждан, поступившим в Администрацию Приморского края и требующим дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

8.13. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.

Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном округе, Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае должностные лица Администрации Приморского края представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует сектор служебной корреспонденции управления делопроизводства для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Изменить сроки исполнения документов имеют право только вышестоящие органы или должностные лица Администрации Приморского края - авторы резолюции.

8.14. В случае исполнения документа несколькими органами исполнительной власти Приморского края, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

8.15. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, по согласованию с непосредственным руководителем обязан передать другому работнику все имеющиеся у него контролируемые документы.

8.16. Проверка хода исполнения контролируемых документов осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

8.17. Снятие документа с контроля осуществляют Губернатор Приморского края, (первые) вице-губернаторы Приморского края. При этом оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, в котором исполнен документ. В контрольно-регистрационной карточке проставляется отметка об исполнении, номер исполненного документа, дата его исполнения и дата отправки в дело.

8.18. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему карточках поручений не дано дополнительных поручений, материалы не возвращены на доработку.

8.19. Управление делопроизводства на основании информации, суммированной в электронной базе данных, не реже одного раза в квартал готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования должностных лиц Администрации Приморского края в установленные сроки или по запросам.

IX. Организация печатных и копировально-множительных работ

9.1. Организация машинописных работ

9.1.1. В управлении делопроизводства печатаются только служебные материалы, исходящие от должностных лиц Администрации Приморского края.

9.1.2. Все служебные документы органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края печатаются их работниками самостоятельно.

9.1.3. В управлении делопроизводства печатаются документы за подписью Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края.

9.1.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края, исполнитель представляет электронную копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора Microsoft Word или в другом, совместимом с ним.

При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверятся на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю.

Печатание документов под диктовку не производится.

Сверка напечатанного материала производится исполнителем, подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал вносятся специалистом отдела распорядительных документов.

9.1.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу в колонтитуле проставляется имя файла на машинном носителе, в котором записан текст документа, с добавлением инициалов имени и фамилии работника, отпечатавшего документ.

9.1.6. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету.

Испорченные экземпляры бланков, имеющих номера, уничтожаются в машинах для измельчения бумаг.

9.1.7. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края - заказчика запрещена.

9.1.8. В нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни печатание служебных документов и материалов (объемом до 5 печатных страниц) для Губернатора Приморского края выполняется непосредственно дежурным первой приемной, а для (первых) вице-губернаторов Приморского края - секретарями приемных.

9.2. Организация копировально-множительных работ

9.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Администрации Приморского края производится управлением делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях аппарата, а также в органах исполнительной власти Приморского края.

9.2.2. В управлении делопроизводства копируются служебные материалы и документы по заказам работников Администрации Приморского края.

9.2.3. Ксерокопирование материалов служебного характера в копировально-множительном бюро управления делопроизводства производится в соответствии с карточкой заказа (приложение N 39), подписанной руководителем департамента, комитета, управления, отдела, службы или его заместителем.

9.2.4. Целесообразность копирования документов и их тираж определяют руководители вышеназванных органов или их заместители.

9.2.5. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3.

9.2.6. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке множатся постановления и распоряжения Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края и материалы к совещаниям с участием Губернатора Приморского края, (первых) вице-губернаторов Приморского края.

Срочность копирования документов определяется должностными лицами Администрации Приморского края и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке карточки заказа.

9.2.7. Обязательно визируются у должностных лиц Администрации Приморского края бланки заказа на копирование:

документов с пометкой "Для служебного пользования";

федеральных законов;

решений палат Федерального Собрания Российской Федерации.

9.2.8. Копирование нормативных правовых актов и распорядительных документов Администрации Приморского края и Губернатора Приморского края, протоколов заседаний коллегии при Губернаторе Приморского края (кроме того количества, которое указано в рассылке) производится по заказам работника отдела распорядительных документов управления делопроизводства.

9.2.9. Копии из архивных дел делаются по заказам, подписанным начальником управления делопроизводства или его заместителем.

9.2.10. Работники копировально-множительного бюро управления делопроизводства несут ответственность за исполнение работ в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Приморского края от 21 июня 2004 г. N 153 в раздел 10 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

X. Изготовление и использование печатей и штампов

10.1. Эскизы печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, согласовываются с начальником управления делопроизводства.

10.2. Изготовленные печати и штампы регистрируются в спецчасти и выдаются под расписку работникам, отвечающим за их использование и сохранность.

10.3. Об утере печати незамедлительно ставится в известность руководитель органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, отдел по защите государственной тайны Администрации Приморского края.

10.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати подлежат возврату в отдел по защите государственной тайны Администрации Приморского края, где они уничтожаются по акту.

10.5. Контроль за использованием и хранением печатей возлагается на руководителей органов исполнительной власти Приморского края или структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края.

10.6. Работник, которому была выдана печать, при оставлении должности обязан сдать ее в отдел по защите государственной тайны Администрации Приморского края.

10.7. Гербовая печать Администрации Приморского края находится в управлении делопроизводства. Примерный перечень документов, на которые ставится печать с изображением герба Приморского края, и перечень должностей, занимаемых лицами, подписи которых заверяются гербовой печатью Администрации Приморского края, приведены, соответственно, в приложениях N 40 и 41.

XI. Организация документов в делопроизводстве

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 42).

11.1.2. Сводная номенклатура дел составляется управлением делопроизводства на основании номенклатур дел органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, подписывается начальником управления делопроизводства и после одобрения экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) архивного отдела Администрации Приморского края утверждается должностным лицом, курирующим деятельность аппарата Администрации Приморского края.

11.1.3. Номенклатура дел органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, являющихся самостоятельными источниками комплектования Архивного фонда Приморского края, не входящих в сводную номенклатуру дел, согласовывается с ЭПМК архивного отдела аппарата Администрации Приморского края и утверждается руководителем органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края.

11.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел выписки из ее соответствующих разделов направляются органам исполнительной власти Приморского края и структурным подразделениям аппарата Администрации Приморского края.

11.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Согласованный и утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел подлежит постоянному хранению.

11.1.6. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края. При этом используются: положения об органах исполнительной власти Приморского края и структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края, планы и отчеты об их работе, штатные расписания, действующие перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, их перечень, описи дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

11.1.7. Схема построения номенклатуры дел основывается на штатных расписаниях органов исполнительной власти Приморского края, аппарата Администрации Приморского края. Номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с названиями этих органов; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

11.1.8. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, коллегиальных органов. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений Правительства Российской Федерации, бюллетени нормативных актов министерств и ведомств, бюллетени текущего законодательства и т.д.

11.1.9. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из индексов органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края и порядкового номера дела. В течение срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, о передаче их в архив управления делопроизводства, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение для их продолжения, отметка о ликвидации органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края.

11.1.10. Основой для наименования (заголовка) дел являются вопросы, отражающие задачи и функции Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края и аппарата Администрации Приморского края. Наименования дополняются указанием рода заводимого дела или разновидности документов (постановления, распоряжения, приказы, протоколы и т.д.).

Заведение дел с заголовками неконкретного характера ("Разная переписка", "Общие вопросы" и т.д.) не допускается. Заголовки дел должны быть конкретными, краткими, но полно отражающими содержание всех документов, относящихся к деятельности департамента, комитета, управления, отдела, службы.

11.1.11. Дела по вопросам, решающимся в течение двух и более лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

11.1.12. Если в течение года в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

11.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

11.1.14. Заполнение граф номенклатуры дел.

В графе 1 "Индексы дел" указывается условное обозначение органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края (или направления деятельности) и порядковый номер дела в данном подразделении. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 09-15, где 09 - обозначение органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, 15 - порядковый номер заголовка дела в номенклатуре.

В графе 2 "Наименование подразделений (или направлений деятельности) и дел" указывается заголовок заводимых дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы и т.д.

Графа 3 "Количество томов" заполняется в конце года. В ней указывается действительное количество томов (частей) под данным наименованием.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей по перечню.

Если статья по перечню имеет отметку "ЭПМК", то ее следует переносить в номенклатуру дел, так как она означает, что данное дело подлежит просмотру экспертной комиссией. Окончательное решение о дальнейшем хранении документов с отметкой "ЭПМК" принимает экспертно-проверочная методическая комиссия архивного отдела аппарата Администрации Приморского края.

Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными и сокращение их не допускается. Разрешается хранить документы свыше установленного срока, если в том есть практическая необходимость.

В графе 5 "Примечание" делаются отметки о заведении дел, передаче дел в архив, о выделении дел к уничтожению и т.д.

11.1.15. При наличии в Администрации Приморского края, структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края и органах исполнительной власти Приморского края вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

11.2. Формирование и оформление дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

Контроль за формированием дел осуществляется сектором служебной корреспонденции управления делопроизводства.

11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы, факсы, телеграммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов.

11.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края. При направлении документа в дело проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, номера и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются на доработку.

11.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период в календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета работников аппарата Администрации Приморского края группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по всем вопросам работы Администрации Приморского края, департаментов, комитетов, управлений, отделов, служб и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

11.2.5. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах.

Приложения, объем которых превышает 100 листов, формируются в отдельные тома.

11.2.6. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

11.2.7. В случае выхода актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом работником, ответственным за делопроизводство, делаются соответствующие ссылки в делах, заведенных на эти акты.

11.2.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

11.2.9. Если в переписке или в материалах, послуживших основанием для выпуска актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, имеются секретные материалы, то весь комплект документов по данному вопросу передается в спецчасть для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого акта.

11.2.10. Включение в дело документов по актам Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, принятым в разные годы, а также черновиков, вариантов, копий документов и документов, подлежащих возврату, как правило, не допускается.

11.2.11. Дела Администрации Приморского края и органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает комплекс работ по технической обработке (описание дела на обложке, подшивка, нумерация листов и составление заверительной подписи) и проводится работниками соответствующего органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края при методической помощи и под контролем государственного учреждения "Государственный архив Приморского края".

11.2.12. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 43); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 44); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.13. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края - записывается в соответствии с утвержденной структурой органов исполнительной власти Приморского края и подразделений аппарата Администрации Приморского края; индекс дела - представляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в результате деятельности Администрации Приморского края, органа исполнительной власти Приморского края и структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве управления делопроизводства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК архивного отдела аппарата Администрации Приморского края (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.14. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.15. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Организация оперативного хранения документов

11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края, аппарата Администрации Приморского края (далее - ведомственный архив) дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

Машинограммы, используемые в органах исполнительной власти Приморского края и структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

11.3.2. Выдача дел и копий документов другим пользователям производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 45). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним пользователям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора Приморского края или должностного лица, курирующего деятельность аппарата государственного органа Приморского края, по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Губернатора Приморского края или должностного лица, курирующего деятельность аппарата Администрации Приморского края, при этом в деле остается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.

XII. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное учреждение "Государственный архив Приморского края" в качестве государственной части Архивного фонда Приморского края.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

12.1. Экспертиза ценности документов

12.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения на основе принятых критериев.

12.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяется положением об этой комиссии. Положение об ЭК Администрации Приморского края утверждается должностным лицом, курирующим деятельность аппарата Администрации Приморского края, после согласования с ЭПМК архивного отдела аппарата Администрации Приморского края.

12.1.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно силами структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края и органов исполнительной власти Приморского края, при методической помощи работников государственного учреждения "Государственный архив Приморского края".

12.1.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием срока их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПМК" подвергаются также полистному просмотру для определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизий" и т.д.

12.1.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 46), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 47). На дела временного (до 10 лет хранения) описи не составляются.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии Администрации Приморского края одновременно. Одобренные комиссией акты утверждаются должностным лицом, курирующим деятельность аппарата Администрации Приморского края, только после утверждения ЭПМК архивного отдела аппарата Администрации Приморского края описей дел постоянного хранения. После этого орган исполнительной власти Приморского края или структурное подразделение аппарата Администрации Приморского края имеет право уничтожать дела, включенные в акт.

12.2. Подготовка и передача документов в архив

12.2.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

12.2.2. В опись дел постоянного срока хранения включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров. При этом каждый том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера.

12.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел; заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с государственным учреждением "Государственный архив Приморского края"; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись нескольких подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью; для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за которые имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим органам исполнительной власти Приморского края или структурным подразделениям аппарата Администрации Приморского края со ссылкой на необходимый акт и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел, пропущенные номера).

12.2.4. Разделы описи на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах, заверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются с ЭК, утверждаются должностным лицом Администрации Приморского края и направляются: описи дел постоянного хранения - на утверждение, описи дел по личному составу - на согласование с ЭПМК архивного отдела аппарата Администрации Приморского края.

Первые три экземпляра описи после согласования остаются в государственном учреждении "Государственный архив Приморского края", четвертый возвращается в управление делопроизводства.

При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели.

12.2.5. Описи дел подписывает ответственный за делопроизводство в органах исполнительной власти Приморского края или структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края и работник ведомственного архива, осуществляющий прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи вместе с электронной версией остается в архиве Администрации Приморского края, а второй хранится в органе исполнительной власти Приморского края или структурном подразделении аппарата Администрации Приморского края 10 лет.

12.2.6. Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения по окончании календарного года передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, утверждаемым должностным лицом, курирующим деятельность аппарата Администрации Приморского края.

12.2.7. Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения хранятся в органах исполнительной власти Приморского края, структурных подразделениях аппарата Администрации Приморского края и по истечении сроков хранения уничтожаются по акту установленной формы.

12.2.8. При реорганизации или ликвидации органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края образовавшиеся в процессе их деятельности документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику, а при отсутствии правопреемника - в ведомственный архив.

12.3. Оперативное использование архивных документов, хранящихся в ведомственном архиве

12.3.1. Работники органов исполнительной власти Приморского края или аппарата Администрации Приморского края допускаются к работе с архивными документами, находящимися в ведомственном архиве управления делопроизводства, в целях исполнения своих служебных обязанностей.

12.3.2. Архивные документы предоставляются им для работы в помещении ведомственного архива управления делопроизводства или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку, что регистрируется в учетной карточке выдачи документов.

12.3.3. Архивные дела предоставляются работникам органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края, передававших эти документы на архивное хранение.

Работникам иных органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края архивные документы предоставляются по письменному запросу их руководителей, согласованному с руководством органа, передавшего дела и документы в архив. В случае его ликвидации или отсутствия его правопреемника - с разрешения должностного лица, курирующего деятельность аппарата Администрации Приморского края, либо начальника управления делопроизводства.

12.3.4. Работники несут ответственность за сохранность полученных архивных документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

12.3.5. Запрещается изъятие документов из дел, передача другим лицам архивных документов или их копий.

12.3.6. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

12.3.7. Подлинники актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, протоколов совещаний у Губернатора Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, протоколов заседаний других органов исполнительной власти Приморского края и указатели рассылки этих документов из ведомственного архива управления делопроизводства не выдаются.

12.3.8. Ознакомление работников с архивными документами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями раздела 6.10. настоящей Инструкции.

12.3.9. Дополнительная рассылка актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края по истечении 10 дней со дня их выпуска производится ведомственным архивом по указанию должностного лица, курирующего деятельность аппарата Администрации Приморского края, по письменной заявке исполнителя, о чем делается отметка в указателе рассылки.

12.3.10. Ведомственный архив предоставляет по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении нормативных правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан.

В иных случаях архивные документы и их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения должностного лица, курирующего деятельность аппарата Администрации Приморского края.

Согласовано

Протокол ЭПМК архивного отдела

аппарата Администрации

Приморского края

от 10.10.2002 N 14

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1

к п. 3.2.9.

Лист согласования
проекта постановления /распоряжения/ Губернатора /Администрации/ Приморского края

_________________________________________________________________________

                            (название проекта)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Должность	Инициалы, фамилия	Дата поступления документа на согласование	Замечания, подпись	Дата согласования
Курирующий (первый) вице-губернатор Приморского края
Вице-губернаторы Приморского края по направлениям деятельности

Постановление /распоряжение/ разослать: адреса рассылки

_________________________________________________________________________

               /полное наименование организации, адрес/

Руководитель правового департамента Администрации Приморского края

Отдел распорядительных документов управления делопроизводства аппарата

Администрации Приморского края

Руководитель территориального органа федерального органа исполнительной власти

Органы исполнительной власти Приморского края - согласователи

Руководитель, ответственный за

разработку проекта, - руководитель

департамента (комитета, управления,

отдела), органа исполнительной власти

Приморского края или структурного

подразделения аппарата Администрации

Приморского края                       ________________ _________________

                                         дата, подпись  инициалы, фамилия

Руководитель рабочей группы

(если она создавалась)                 ________________ _________________

                                         дата, подпись  инициалы, фамилия

Передано в сектор служебной корреспонденции _____________________ 200  г.

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2

к п. 3.2.16 и 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                       ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_________________             г. Владивосток              N______________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3

к п. 3.2.16 и 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                       ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________________             г. Владивосток              N______________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4

к п. 3.2.16 и 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_________________             г. Владивосток              N______________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5

к п. 3.2.16 и 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________________             г. Владивосток              N______________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 6

к п. 3.2.16.

                          Герб Приморского края

                       ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                           | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                           | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

20 апреля 2001 г.             г. Владивосток              N 350

                                      | 3 одинарных интервала

            Об обеспечении общественного порядка  и охраны

      |          материальных и культурных ценностей при

1 инт.|            возникновении чрезвычайных ситуаций

      |              на территории Приморского края

                                      | 2-3 одинарных интервала

    1,25 см                           

1,5  -- Во исполнение Федерального закона от __________ N ____ "О

инт.| защите  населения  и  территорий  от   чрезвычайных   ситуаций

     природного и  техногенного характера"

         | 2 одинарных интервала

ПОСТАНОВЛЯЮ:

         | 2 одинарных интервала

          Возложить  на  управление  внутренних   дел   Приморского

1,5 | края функции по обеспечению  общественного  порядка,  усилению

инт.| охраны особо важных объектов  при  возникновении  чрезвычайных

     ситуаций на территории края.

                                      | 3 одинарных интервала

      Губернатор края                                   И.О. Фамилия

25 мм                                                               15 мм

----                                                               ----

                                      | 20 мм

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 7

к п. 3.2.16.

                          Герб Приморского края

                       ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                           | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                           | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

19 апреля 2001 г.             г. Владивосток              N 967-р

                                      | 3 одинарных интервала

1            Об утверждении стоимости проведения работ

инт.  |             по сертификации услуг питания

                                      | 2-3 одинарных интервала

    1,25 см                           

     -- Во исполнение постановления Губернатора Приморского  края

    | от  21  мая  1996  года  N  310  "О  первоочередных  мерах  по

1,5 | подготовке к введению в Приморском крае  системы  сертификации

инт.| услуг питания"

    |      Утвердить методику расчета стоимости проведения работ  по

     сертификации услуг питания (прилагается).

                                      | 3 одинарных интервала

      Губернатор края                                   И.О. Фамилия

25 мм                                                               15 мм

----                                                               ----

                                      | 20 мм

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 8

к п. 3.2.16.

                          Герб Приморского края

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                           | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                           | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

20 апреля 2001 г.             г. Владивосток              N 350

                                      | 3 одинарных интервала

            Об обеспечении общественного порядка  и охраны

      |          материальных и культурных ценностей при

1 инт.|            возникновении чрезвычайных ситуаций

      |              на территории Приморского края

                                      | 2-3 одинарных интервала

    1,25 см                           

1,5  -- Во исполнение Федерального закона от __________ N ____ "О

инт.| защите  населения  и  территорий  от   чрезвычайных   ситуаций

     природного и  техногенного характера"

         | 2 одинарных интервала

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

         | 2 одинарных интервала

          Возложить  на  управление  внутренних   дел   Приморского

1,5 | края функции по обеспечению  общественного  порядка,  усилению

инт.| охраны особо важных объектов  при  возникновении  чрезвычайных

     ситуаций на территории края.

                                      | 3 одинарных интервала

      Губернатор края -

      Глава Администрации

      Приморского края                                  И.О. Фамилия

25 мм                                                               15 мм

----                                                               ----

                                      | 20 мм

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 9

к п. 3.2.16.

                          Герб Приморского края

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                           | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                           | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

19 апреля 2001 г.             г. Владивосток              N 967-р

                                      | 3 одинарных интервала

1            Об утверждении стоимости проведения работ

инт.  |             по сертификации услуг питания

                                      | 2-3 одинарных интервала

    1,25 см                           

     -- Во исполнение постановления Губернатора Приморского  края

    | от  21  мая  1996  года  N  310  "О  первоочередных  мерах  по

1,5 | подготовке к введению в Приморском крае  системы  сертификации

инт.| услуг питания"

    |      Утвердить методику расчета стоимости проведения работ  по

     сертификации услуг питания (прилагается).

                                      | 3 одинарных интервала

      Губернатор края -

      Глава Администрации

      Приморского края                                  И.О. Фамилия

25 мм                                                               15 мм

----                                                               ----

                                      | 20 мм

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 10

к п. 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                       ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                                 ПРИКАЗ

_________________             г. Владивосток              N______________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 11

к п. 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                  АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                                 ПРИКАЗ

_________________             г. Владивосток              N______________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 12

к п. 4.3.2 и п. 5.1.2.

           Герб Приморского края

               АДМИНИСТРАЦИЯ          на одном       Начальнику

              ПРИМОРСКОГО КРАЯ --------------------- Главного управления

                                       уровне       Министерства юстиции

            ул. Светланская, 22,          Интервал | Российской Федерации

           г. Владивосток, 690110        одинарный  по Приморскому краю

      Телефон: 22-46-80, факс: 22-17-69                

     E-mail: administration@primorsky.ru               | 1,5 интервала

     ______________________ N___________               

     На N __________ от ________________             В.Н. Мышкину

         | 2 одинарных интервала

     О направлении постановления

     Губернатора Приморского края

             | 3 одинарных интервала

                       Уважаемый Владимир Николаевич!

                 | 2 одинарных интервала

           Направляю Вам для  сведения  и  использования  в  работе

25 мм постановление Губернатора Приморского края от  25.07.2003  г.

---- N 214 "Об установлении величиныпрожиточного минимума на  душу

      населения"...

           (текст письма печатается с использованием шрифта Times   15 мм

           New Roman, размер 13, через 1,5 межстрочных интервала)   ----

       | 2 одинарных интервала

      Приложения: 1. на 5 л. в 2 экз.        Если есть  несколько  разных

                  2. на 4 л. в 1 экз.        приложений, то ссылки на них

                                            печатаются одна под другой с

                   |                         одинарным        межстрочным

                   |                         интервалом   и   расстоянием

                   | 3 одинарных интервала   между ними 1,5 интервала.

                   |

                   |

Вице-губернатор края                                    Н.А. Королев

И.И. Иванов

22 23 52       -- Печатается в левом нижнем углу листа. Размер шрифта N 13.

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 13

к п. 5.1.2.

          Герб Приморского края

          АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ

            ПРИМОРСКОГО КРАЯ

               УПРАВЛЕНИЕ

            ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 ул.Светланская, 22, г.Владивосток, 690110

Телефоны: 22-46-80, 22-50-04, факс: 22-17-69

        E-mail: office@primorsky.ru

     ______________________ N___________

     На N __________ от ________________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 14

к п. 5.1.2.

          Герб Приморского края

             АДМИНИСТРАЦИЯ

            ПРИМОРСКОГО КРАЯ

          ПРАВОВОЙ ДЕПАРТАМЕНТ

 ул.Светланская, 22, г.Владивосток, 690110

    Телефоны: 22-52-07, факс: 22-72-83

          E-mail: law@primorsky.ru

     ______________________ N___________

     На N __________ от ________________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 15

к п. 5.1.2.

                  /----------------------------------------\

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |               ГУБЕРНАТОР               |

                  |            ПРИМОРСКОГО КРАЯ            |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |----------------------------------------|

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  \----------------------------------------/

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 16

к п. 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                       ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

Образец

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 17

к п. 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                   The Governor of Primorsky territory

Образец

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18

к п. 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                       ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

_________________________________________________________________________

   ул. Светланская, 22, г. Владивосток, 690110, тел: +7-4232-22-46-80;

        факс: +7-4232-22-17-69, E-mail: gubernator@primorsky.ru

Образец

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19

к п. 5.1.2.

                          Герб Приморского края

                   The Governor of Primorsky territory

_________________________________________________________________________

   22, Svetlanskaya str., Vladivostok, 690110, tel: =7-4232-22-46-80;

        fax: =7-4232-22-17-69, E-mail: gubernator@primorsky.ru

Образец

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 20

к п. 5.1.2.

Образец

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 21

к п. 5.1.2.

Образец

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 22

к п. 5.1.2.

Образец

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 23

к п. 5.1.2.

Образец

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 24

к п. 4.4.1.

Телеграмма

МОСКВА КИТАЙСКИЙ ПРОЕЗД 7

МИНТОПЭНЕРГО ЗАМЕСТИТЕЛЮ МИНИСТРА

РЕШЕТНИКОВУ

ПОДТВЕРЖДАЕМ ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ПРОБЛЕМАМ УГЛЕДОБЫВАЮЩЕЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

ПРИМОРЬЯ ДНИ РАБОТЫ МЕЖДУНАРОДНОЙ КОНФЕРЕНЦИИ 18-21 ОКТЯБРЯ 1999 ГОДА =

ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ                                  И.О. ФАМИЛИЯ

24 АПРЕЛЯ 1999 ГОДА                                                НР 211

_________________________________________________________________________

Администрация Приморского края,  ул. Светланская, 22,  г. Владивосток

Губернатор Приморского края                                  И.О. Фамилия

Инициалы, фамилия

телефон исполнителя

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 25

к п. 5.1.4.

Журнал
учета поступления и выдачи гербовых бланков (печатей)

1. Поступление бланков (печатей)

Наименование вида бланка (печати)	Дата поступления	Номер сопроводительного документа	Наименование организации-поставщика бланков (печатей)	Кол-во поступивших экземпляров	Серии и номера бланков
1	2	3	4	5	6

2. Выдача бланков (печатей)

Наименование вида бланка (печати)	Кол-во выданных экземпляров	Серии и номера бланков	Получатель бланков (печати) (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего)	Расписка в получении	Примечание (отметка об уничтожении, износе печати)
1	2	3	4	5	6

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 26

к п. 5.2.5.

Примерный перечень
документов с грифом утверждения

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, передачи дел, уничтожения документов и дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Описи дел постоянного хранения и по личному составу;

Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, организаций, учреждений, на которые распространяются определенные льготы, типовых документальных материалов, образующихся в деятельности предприятий, организаций и учреждений с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

Планы (работы коллегии, учебы, проведения мероприятий, совета и т.д.);

Положения (об органе исполнительной власти Приморского края, структурном подразделении аппарата Администрации Приморского края, премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, сооружений);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 27

к п. 5.2.5.

АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ О документе доложено ________________ Регистрационный N ____________ Направлено на исполнение _______________________________________________ ________________________________________________________________________ СОДЕРЖАНИЕ ПОРУЧЕНИЯ:
Дата получения документа исполнителем "_____" ___________________ 200___ г. Дата и номер исполненного документа "_____" ___________________ 200___ г. N ___________________	Поручения исполнителю

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 28

к п. 6.3.1 и 7.5.

Журнал
регистрации постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края

Порядковый номер

Дата регистрации

Заголовок документа

Номер гербового бланка

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 29

к п. 7.5.

Журнал
регистрации входящих документов

Дата поступления	Регистрационный номер	Корреспондент				Заголовок документа или краткое содержание	Автор резолюции	Испол-нитель	Срок испол-нения	Отметка об исполнении	Отметка о направлении документа в дело
		автор	название вида документа	дата документа	индекс документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 30

к п. 7.5.

Журнал
регистрации исходящих и внутренних документов

Дата	Индекс	Корреспондент	Заголовок или краткое содержание	Срок исполнения	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Номер гербового бланка
1	2	3	4	5	6	7

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 31

к п. 7.5.

Журнал
регистрации поступивших телеграмм

Регистрационный номер	Дата поступления	Корреспондент, город, наименование организации, фамилия	Краткое содержание телеграммы	Кому направлено для рассмотрения	Роспись
1	2	3	4	5	6

Журнал
регистрации отправленных телеграмм

Дата	Регистрационный номер	Наименование адресата	Краткое содержание	Автор	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 32

к п. 6.3.7.

Образец

Индексы
органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Администрации Приморского края (на 21.08.2003)

1-10	Администрация Приморского края
11	Сектор служебной корреспонденции управления делопроизводства аппарата Администрации Приморского края
15	Департамент строительства и архитектуры
16	Департамент по жилищно-коммунальному хозяйству и топливным ресурсам
17	Департамент здравоохранения
18	Департамент организационной работы аппарата Администрации Приморского края
19	Департамент общественных связей и информации
20	Департамент образования и науки
21	Департамент рыбного хозяйства
22	Департамент сельского хозяйства
23	Департамент транспорта
24	Департамент финансов
25	Административный комитет
26	Правовой департамент
31	Управление бухгалтерского учета и отчетности
32	Управление государственной службы и кадров
33	Управление делопроизводства аппарата Администрации Приморского края
34	Управление записи актов гражданского состояния
35	Управление культуры
36	Управление лесным комплексом
37	Управление финансового оздоровления предприятий
38	Главное управление по делам ГО и ЧС Приморского края
39	Контрольное управление аппарата Администрации Приморского края
40	Управление социальной защиты населения
44	Комитет по работе с представительными органами департамента организационной работы аппарата Администрации Приморского края
45	Департамент дорожного хозяйства
46	Департамент связи и информатизации
47	Комитет природных ресурсов и экологии
48	Комитет по промышленности
49	Комитет по топливно-энергетическому комплексу
50	Комитет по торговле и защите прав потребителей
51	Комитет по труду и демографической политике
52	Комитет по туризму
53	Комитет по управлению государственным имуществом Приморского края
54	Комитет по физической культуре и спорту
55	Комитет по ценообразованию и контролю за ценами
56	Комитет экономического развития
57	Комитет международного сотрудничества
59	Комитет иностранных инвестиций
61	Лицензионная палата
62	Архивный отдел аппарата Администрации Приморского края
63	Мобилизационный отдел
64	Служба помощников и секретарей приемных аппарата Администрации Приморского края
65	Служба протокола Губернатора Приморского края
69	Региональная энергетическая комиссия Приморского края
70	Государственная жилищная инспекция
71	Отдел по организационному обеспечению деятельности мировых судей
73	Государственное учреждение "Хозяйственное управление администрации края"

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 33

к п. 6.3.10 и 7.5.

Регистрационно-контрольная карточка для входящих документов

Регистрационно-контрольная карточка			Канцелярия
Рег. номер:	Дата поступл.:		Тип документа
Корреспондент: Дата и индекс: Вышестоящая организация:
Район:		Отдел:
Тема: Краткое содержание:
Резолюция:		Дата контроля:	Снята:
Содержание резолюций и информация по исполнению документа

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 34

к п. 6.6.6 и 7.5.

Журнал
учета передачи документов по факсимильному аппарату N

Дата, время передачи	Подписной номер	Количество листов	Адресат, город
1	2	3	4

Журнал
учета приема документов по факсимильному аппарату N

Дата, время приема	Подписной номер	Количество листов	Отправитель, город	Примечание
1	2	3	4	5

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 35

к п. 6.9.3

Регистрационно-контрольная карточка для письменных обращений граждан

Регистрационно-контрольная карточка Отдел писем Адм. края

Рег. номер: Дата поступления: / / Обращение Корреспондент: Адрес: Вышестоящая организация: Район: Тема: Краткое содержание: Резолюция: Автор резолюции: Исполнитель: Район исп.: Отдел исп.: Срок исполнения: / / Дата ответа: / / Контрольная дата: / /

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 36

к п. 6.9.5 и 7.5.

Журнал
регистрации приема граждан

Фамилия, имя, отчество	Домашний адрес (город, район, улица, номер дома)	Должность, место работы	Содержание обращения	Принятые меры

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 37

к п. 6.9.5.

Карточка
личного приема граждан

N	Дата	Фамилия, имя, отчество заявителя	Адрес
Содержание заявления		Инициалы и фамилия ведущего прием
		Результаты рассмотрения заявления

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 38

к п. 6.10.3.

          Герб Приморского края

             АДМИНИСТРАЦИЯ                     Для служебного пользования

            ПРИМОРСКОГО КРАЯ                   экз. N 1

 ул.Светланская, 22, г.Владивосток, 690110     Адресат

Телефоны: 22-46-80, 22-50-04, факс: 22-17-69

        E-mail: office@primorsky.ru

     ______________________ N___________

     На N __________ от ________________

    В  соответствии  с  планом  учения  по   мобилизационной   подготовке

проведение совещания у вице-губернатора Приморского края  переносится  на

01.04.2002.

Вице-губернатор края                                         И.О. Фамилия

Исполнитель

N его телефона

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 39

к п. 9.2.3.

Карточка заказа
на копировально-множительные работы и печатные работы

КАРТОЧКА ЗАКАЗА N ___________ _____________________ ________________________ (дата сдачи заказа) (дата исполнения заказа) _______________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти Приморского края или структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края) ____________________________________ (фамилия заказчика) Вид документа: заявление, решение, справка, (информация), разное (нужное подчеркнуть) Количество страниц _________, тираж ___________, всего листов _________ Подпись ___________________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 40

к п. 10.7.

Примерный перечень
документов, на которые ставится печать с изображением герба Приморского края

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Архивные справки;

Архивные копии;

Благодарственные письма;

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, техническое и т.д.);

Заключения и отзывы;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.);

Положения об организациях;

Почетные грамоты;

Подлинники постановлений и распоряжений;

Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк);

Сметы расходов (на содержание аппарата Администрации Приморского края, на калькуляцию к договору и т.д.);

Соглашения;

Справки (лимитные, о выполнении страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Трудовые книжки;

Удостоверения;

Штатные расписания.

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

Приложение N 41

к п. 10.7

Перечень
должностей, занимаемых лицами, подписи которых заверяются печатью Администрации Приморского края с изображением герба Приморского края

1. Губернатор Приморского края

2. Первые вице-губернаторы Приморского края

3. Вице-губернаторы Приморского края

4. Заместитель руководителя аппарата Администрации Приморского края

5. Начальник управления бухгалтерского учета и отчетности Администрации Приморского края

6. Заместитель начальника управления бухгалтерского учета и отчетности Администрации Приморского края

7. Начальник управления государственной службы и кадров Администрации Приморского края

8. Заместитель начальника управления государственной службы и кадров Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 42

к п. 11.1.1.

Администрация                                      УТВЕРЖДАЮ

Приморского края

                                                   Первый вице-губернатор

                                                   Приморского края

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________N ______                            Подпись  И.О. Фамилия

на _________________ год                           Дата

Индекс дела	Наименование структурных подразделений и дел	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

Руководитель                        Подпись                  И.О. Фамилия

подразделения

Дата

Специалист I категории -

архивист                            Подпись                  И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК архивного отдела             Протокол ЭК

аппарата Администрации                     Администрации Приморского края

Приморского края

от _______________ N _________             от _______________ N _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянно
долговременного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства                  Подпись              Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передавшего сведения                     Подпись              Расшифровка

                                                              подписи

Дата

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 43

к п. 11.2.12.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________ лист (ов)

                                          (цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы _________________________________________

пропущенные номера _______________________________ + листов внутренней

описи _______________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись                           подпись                    И.О. Фамилия

Дата

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 44

к п. 11.2.12.

Внутренняя опись документов дела N ____________

NN пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов документа	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________ документов

              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________

                                      (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю

опись документов дела                   подпись              И.О. Фамилия

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 45

к п. 11.3.2.

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ____________________________________________________________________

                                (N и заголовок)

Опись ___________________________________________________________________

                                (N и название)

Фонд ____________________________________________________________________

                                (N и название)

Выдано __________________________________________________________________

                 (дата выдачи)                   (кому выдано)

Наименование должности

сотрудника, выдавшего дело             подпись               И.О. Фамилия

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 46

к п. 12.1.6.

АДМИНИСТРАЦИЯ                              УТВЕРЖДАЮ

ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                                           Наименование должности

Фонд N ____________                        руководителя департамента

Опись N  ___________                       (комитета, управления, отдела)

дел постоянного хранения

за __________ год                          подпись (И.О. Фамилия)

                                           дата

(наименование органа исполнительной власти Приморского края, структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края)
NN пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _______________________ дел

                               (цифрами и прописью)

с N  ____________   по N  _____________,  в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                     подпись                И.О. Фамилия

Заведующий ведомственным архивом

(лицо, ответственное за архив)        подпись                И.О. Фамилия

Дата

УТВЕРЖДЕНО                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК архивного отдела        Протокол ЭК органа исполнительной

аппарата Администрации                власти Приморского края

Приморского края                      структурного подразделения аппарата

                                      Администрации Приморского края

от _______________ N _________        от _______________ N _________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 47

к п. 12.1.6.

Администрация Приморского края        УТВЕРЖДАЮ

              АКТ                     Наименование должности руководителя

                                      органа исполнительной власти

__________________ N _____________    Приморского края,

__________________________________    структурного подразделения аппарата

          (место составления)         Администрации Приморского края

о выделении к уничтожению             Подпись                И.О. Фамилия

документов, не подлежащих хранению    Дата

На основании ____________________________________________________________

                  (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                           с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы ______________________________

                                  (название органа исполнительной власти,

                                    структурного подразделения аппарата

                                      Администрации Приморского края)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _________________________ дел за _____________________________ годы

        (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________  годы  утверждены,  а  по

личному  составу   согласованы   с   ЭПМК   архивного   отдела   аппарата

Администрации Приморского края

(протокол от ________________________N_____________)

Наименование должностного лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                  Подпись                 И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

Администрации Приморского края

от _____________ N ___________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 48

к п. 6.1.2.

                              ТЕЛЕФОНОГРАММА

                       00.00.00  N _____ 12 ч 30 мин

                              (для исходящих)

                                                    Начальнику управления

                                                    Фамилия И.О.

                                                    тел.: 22-33-22

    Прошу направить 15 июля 1998 года к 10 часам утра  представителя  для

согласования условий договора.

Заместитель

начальника управления                  Подпись                В.Г. Крылов

    Передал: ____________________________________________________________

                          (должность, фамилия, номер телефона)

    Принял: _____________________________________________________________

                          (должность, фамилия, номер телефона)

Дата, время

                               (для входящих)

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Начальник управления делопроизводства

С.П. Полоротов