Постановление Главы администрации городского округа Спасск-Дальний Приморского края от 8 июля 2008 г. N 258-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации городского округа Спасск-Дальний"

В соответствии с главой 5 Устава городского округа Спасск-Дальний и в целях совершенствования делопроизводства в администрации городского округа Спасск-Дальний

постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации городского округа Спасск-Дальний.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации городского округа Спасск-Дальний Г.П. Горошанскую.

Исполняющий обязанности главы администрации городского округа Спасск-Дальний

К.А. Лобода

Инструкция
по делопроизводству в администрации городского округа Спасск-Дальний
(утв. постановлением главы администрации городского округа Спасск-Дальний от 8 июля 2008 г. N 258-па)

1. Общие положения

1.1 Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа Спасск-Дальний (далее - Инструкция) разработана в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 года N 65-ст, а также в соответствии с нормативными документами органов государственной власти и местного самоуправления, содержащими правила документирования и работы с документами.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования и единый порядок документирования и организации работы с документами в структурных подразделениях администрации городского округа Спасск-Дальний (далее - структурные подразделения).

1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи вычислительных средств техники. Автоматизированные технологии обработки документной информации подчиняются также требованиям настоящей Инструкции.

1.4. К Инструкции прилагаются формы и образцы применяемых документов. Включенные в Инструкцию примеры являются условными.

1.5. Документоционное# обеспечение деятельности администрации городского округа, методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях администрации и контроль за выполнением требований настоящей инструкции осуществляется отделом муниципальной службы.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации городского округа возлагается на их руководителей.

Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется работником, назначаемым руководителем структурного подразделения. Задачи, функции, порядок работы ответственного за делопроизводство работника определяются его должностной инструкцией.

1.7. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками структурных подразделений администрации городского округа.

Работники администрации городского округа несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и конфиденциальность изложенной в них информации в соответствии с действующим законодательством. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения.

Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя структурного подразделения передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.8. Копии правовых актов администрации городского округа по запросам, не указанные в расчете рассылки, по запросам суда, прокуратуры, правоохранительных органов, структурных подразделений администрации городского выдаются с разрешения руководителя аппарата администрации.

II. Состав Документции#

2.1. Деятельность администрации городского округа обеспечивается системой управленческих документов (далее - документы), составляющих его документальную базу.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в администрации городского округа создаются следующие группы управленческих документов:

- распорядительные (постановление, распоряжение, приказ, решение);

- организационные (регламент, положение, правила, порядок, инструкция);

- информационно - справочные (справка, докладная записка, акт, протокол, служебное письмо, телефонограмма и т.п.);

- иные акты в соответствии с функциями и полномочиями администрации городского округа, ее структурных подразделений.

2.2. При оформлении документов соблюдаются правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

2.3. Документ на стадии подготовки до его официального подписания (утверждения) является проектом.

2.4. Документ должен, как правило, оформляться на бланке и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов: наименование организации - автора, название вида документа, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись, гриф утверждения. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов.

Состав реквизитов документов, требования к их оформлению и схемы расположения установлены Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 УСД "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 03 марта 2003 г. N 65-ст.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор MicrosoftROffice Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1-1.5 межстрочных интервала

2.5. В целях систематизации, обеспечения сохранности и учета исполненные документы в подразделениях Администрации городского округа формируются в дела в соответствии с утвержденной в установленном порядке номенклатурой дел.

III. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Все виды организационно-распорядительных документов печатаются на бланках установленного образца формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). (Приложение 2, 3, 4, 5). В администрации городского округа для должностных лиц и структурных подразделений администрации городского округа применяются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа;

- бланк должностного лица;

- бланк структурного подразделения администрации городского округа.

3.2. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма. Бланки должностного лица администрации городского округа, руководителя структурного подразделения проектируют в случае, если должностное лицо или руководитель структурного подразделения имеют право подписи. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью компьютерных технологий, средств оперативной полиграфии непосредственно при изготовлении конкретного документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.

Каждый лист напечатанного документа, оформленного как на бланке (Приложение 11, 12, 13), так и без него, должен иметь размер полей не менее (мм):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

3.3. Изображение герба Спасска-Дальнего помещают на верхнем поле бланков правовых актов, писем администрации городского округа. Размер поля над изображением герба устанавливается 3 мм.

3.4. Наименование структурного подразделения администрации городского округа указывают на документе в том случае, если оно является автором документа. Над наименованием структурного подразделения, указывают наименование "Администрация городского округа Спасск-Дальний".

Наименование (полное или сокращенное) структурного подразделения администрации городского округа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его положении об этом подразделении. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее структурное подразделение администрации городского округа.

3.5. Справочные данные о структурном подразделении, аппарате администрации городского округа включают: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, номер счета в банке, и т.д. по усмотрению руководителя.

3.6. Наименование вида документа указывается на всех бланках (постановление, распоряжение, приказ, справка и т.д., кроме писем) и печатается прописными буквами.

3.7. Заголовок к тексту указывается к каждому документу и согласуется с наименованием вида документа. Заголовок должен быть лаконичным, выражать краткое содержание текста документа, его основную смысловую нагрузку и формулироваться в виде ответа на вопросы:

"о чем (о ком)?", например:

О создании рабочей группы

"чего (кого)?", например:

Должностная инструкция главного специалиста 1 разряда

Заголовок печатается от границы левого поля документа с прописной буквы, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок не указывается на документах, выполненных на бланках формата А5.

3.8. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 12 января 2008 г. следует оформлять 12.01.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

10 марта 2008 г., а также оформление даты в следующей последовательности:

год, месяц, день месяца, например: 2008.03.10.

Дата документа - обязательный реквизит всех видов документов. Все служебные отметки, связанные с прохождением документа и его исполнением должны подписываться и датироваться.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо Департамента финансов Приморского края от 03.04.2005 N 13854.

или

постановление Правительства Российской Федерации от 06.10.2006 N 1138 "О порядке планирования и финансирования деятельности структурных подразделений предприятий".

3.9. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (присваивается документу при его регистрации), который можно дополнить по усмотрению организации индексом дел по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и другими реквизитами, в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более отделами администрации городского округа состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер постановления и распоряжения состоит из порядкового номера с добавлением буквы или букв, (например: постановление N 15-па, распоряжение N 16-ра).

Регистрационный номер приказов состоит из порядкового номера или порядкового номера с добавлением буквы, соответствующей категории приказа (например: приказ по кадровым вопросам - N 50-лс, по служебным командировкам работников - N 50 -к, по отпускам работников N 50-ок).

3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в письмах, которые являются ответами на запрос, и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.11. Адресат указывается на всех отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу. При адресовании документа должностному лицу его инициалы указываются перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. Наименование учреждения (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном падеже, например:

                                                  Администрация Приморского края

                                                             Управление по труду

или

                                             Министерство экономического развития

                                                             Российской Федерации

                                                            Департамент экономики

                                                          Начальнику департамента

                                                                     А.И. Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно, например:

                                          Руководителям муниципальных учреждений

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи: адресат, название улицы, номер дома, город, страна, индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Приморского края, структурные подразделения, муниципальные учреждения и предприятия администрации городского округа.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес, например:

                                                                 Калинину И.П.

                                                      ул. Садовая, д.5, кв.12,

                                                      г. Липки, Киреевский р-н

                                                 Тульская обл., Россия, 301264

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длиной строке, например:

                                                           Главе администрации

                                                             Ленинского района

                                                                 В.М. Кравцову

3.12. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих форм.

Анкетирование один из основных методов социологических исследований. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной форме. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"). Характеристики, выраженные словесно должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, организационно-распорядительных документах (план работы, структура, штатное расписание). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, а во второй (заключительной) части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документов допускается подразделять на разделы, главы, пункты и подпункты. Текст может содержать только одну заключительную часть, например:

приказы - распорядительную часть без констатирующей части;

письма, заявления - просьбу без пояснения;

справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

В документах структурных подразделений, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа, например: "приказываю", "прошу", "предлагаю".

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа, например: "постановляет", "решила".

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например: "слушали", "выступили", "постановили", "решили".

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: "отдел осуществляет функции", "муниципальные служащие обязаны".

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица единственного числа: "прошу", "считаю необходимым";

от первого лица множественного числа: "просим направить", "направляем";

от третьего лица единственного числа: "администрация считает возможным".

Текст, как правило, отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала (на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал).

Начало текста выполняется с красной строки. Каждую отдельную мысль следует выделять в самостоятельный абзац, первая строка которого начинается на расстоянии 1,25 см (5 знаков) от левой границы текстового поля и выравнивается по правой границе текстового поля документа.

При оформлении документа на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница", "стр.". Точки и тире перед цифрами и после них не проставляются.

3.13. Подпись - обязательный реквизит документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник управления образования

администрации городского округа

Спасск-Дальний                        Личная подпись              И.О. Фамилия

или на бланке:

Начальник управления                  личная подпись              И.О. Фамилия

Допускается в реквизите "Подпись" центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Начальник

управления образования

администрации городского округа

Спасск-Дальний Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель аппарата           Личная подпись                    И.О.Фамилия

Главный бухгалтер -

начальник отдела учета и отчетности        Личная подпись         И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительными 1,5 интервалами.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии              Личная подпись                 И.О. Фамилия

Члены комиссии                     Личная подпись                 И.О. Фамилия

                                   Личная подпись                 И.О. Фамилия

                                   Личная подпись                 И.О. Фамилия

Подписи членов комиссии располагают одну под другой в порядке, указанном в распорядительном документе, которым образована комиссия.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, например:

Первый заместитель

главы городского округа Спасск-Дальний          подпись            И.О.Фамилия

Исполняющий обязанности

главы городского округа Спасск-Дальний          подпись             И.О.Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель с обязательным указанием его должности и фамилии. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Документы, направляемые в органы государственной власти, подписываются главой администрации городского округа, либо лицом его замещающим.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются главой администрации городского округа, его заместителями и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Если документ направляется во все структурные подразделения администрации городского округа, личная подпись руководителя ставится только на первом экземпляре. После подписи документ копируется и рассылается в соответствии со списком рассылки. Первый экземпляр документа с личной подписью остается в канцелярии или структурном подразделении, отправившим документ.

3.14. В приложениях помещаются положения, регламенты, таблицы, списки, образцы документов и др. Отметка о наличии приложения располагается ниже текста и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

      Приложение: 1. Положение об управлении экономики на 5 л. в 1 экз.

                  2. Штаты управления экономики на 2 л. в 1 экз.

Если к письму прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Департамента финансов Приморского края от 13.05.2005 N 02-4/513 и приложение к нему, всего на 30 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Реквизит "Приложение" пишется от границы левого поля документа в единственном числе и располагается через 2 межстрочных интервала от текста перед подписью.

В приложении к правовому акту (постановление, распоряжение) в правом верхнем углу первого листа делается отметка "Приложение" (без кавычек), ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на правовой акт, его дату и регистрационный номер, например:

                                                                 Приложение N 2

к постановлению главы администрации городского округа Спасск-Дальний от 05.05.2007 N 319

Допускается реквизит "Приложение", наименование документа, его дату и регистрационный номер центрировать относительно самой длинной строки, например:

      Приложение N 2

      к постановлению главы администрации городского округа Спасск-Дальний

      от 05.05.2007 N 319

Приложение должно иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании.

3.15. Все представляемые на подпись документы должны быть согласованы (завизированы) исполнителем или руководителем подразделения, в котором готовился проект документа.

Согласование документа - это оценка проекта документа его обоснованности, целесообразности, соответствия действующим законодательным, нормативным актам и ранее принятым решениям, указывающая на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Согласование документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования.

Грифом согласования оформляется, как правило, согласование проектов правовых актов главы администрации городского округа.

Допускается согласование документа письмом, протоколом, которое оформляется по форме:

               СОГЛАСОВАНО

      Протокол межведомственной комиссии

      от______________ N_____

Грифы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа подлинника правового акта или на отдельном листе согласования.

3.16. Визой согласования оформляется согласование писем, справок, информаций, приложений, иных документов.

В зависимости от характера и содержания документ визируется заинтересованными должностными лицами, руководителем, курирующим данный вопрос или направление деятельности.

Виза включает в себя личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату визирования, должность визирующего, например:

      Начальник управления экономики

      ____________________С.Н.Петров

       (личная подпись)

      12.05.2007

При согласовании (визировании) писем, справок допускается указывать только личную подпись визирующего документ.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

      Замечания прилагаются

      начальник Правового управления

      ________________А.И. Кузьменко

      (личная подпись)

      11.05.2007

3.17. Отметку об исполнителе, подготовившем документ, номер его служебного телефона печатают шрифтом N 13 и располагают в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, например:

      И.П. Иванов

      2 61 68

На документе, подготовленном по поручению руководителя, группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.18. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа. Утверждаются документы, авторы которых неправомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ утверждается специально издаваемым правовым актом (постановлением, распоряжением, приказом) или должностным лицом. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Правовой акт необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по данному документу.

Если документ утверждается правовым актом, то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера. Гриф утверждения печатается прописными буквами в правом верхнем углу первого листа документа, например:

                                                УТВЕРЖДЕНО

                 постановлением главы администрации городского округа Спасск-Дальний

                                          от 11.05.2007 N 241-па

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                           Глава администрации городского округа Спасск-Дальний

                                          ________________М.И.Иванов

                                          (личная подпись)

                                           07.07.2007

При утверждении документов несколькими должностными лицами грифы утверждения они располагают в правом и левом верхних углах документа на одном уровне.

Допускается в реквизите гриф утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

      УТВЕРЖДАЮ

      Глава администрации городского округа Спасск-Дальний

      __________________ М.И.Иванов

      (личная подпись)

        07.07.2007

3.19. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, а также на финансовых и иных документах, предусматривающих заверение в подлинности подписи.

В администрации городского округа применяются следующие печати:

1) гербовые печати:

Администрация городского округа Спасск-Дальний (печати хранятся в управлении делами)

Администрация городского округа Спасск-Дальний. Архивный отдел (хранится в архивном отделе)

Администрация городского округа Спасск-Дальний. Отдел записи актов гражданского состояния (хранится в отделе ЗАГС);

Администрация городского округа Спасск-Дальний. Отдел УМИ (хранится в управлении УМИ);

2) простые круглые печати:

Администрация городского округа Спасск-Дальний. Для документов (хранится в отделе муниципальной службы).

Гербовой печатью "Администрация городского округа Спасск-Дальний" заверяется подпись главы администрации городского округа, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности, на документах, связанных с финансовыми и материальными средствами, договорах, гарантийных письмах и платежных поручениях, а также (в отдельных случаях) подписи заместителей главы администрации городского округа в соответствии с их полномочиями.

На рассылаемых копиях постановлений, распоряжений главы администрации городского округа и других документах проставляется печать с надписью "Администрация городского округа Спасск-Дальний. Для документов".

Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, должен захватывать часть наименования должности и подписи лица, подписавшего документ, и быть читаемым, например:

      Глава городского округа

      Спасск-Дальний                        __________________ М.И.Иванов

                                              (личная подпись)

Изготовление печатей производится по указанию главы администрации городского округа по предоставлению руководителя аппарата, с учетом согласования образцов.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. Печати и штампы с изображением герба учитываются в специальном журнале и выдаются по указанию главы администрации под роспись. Хранятся в сейфах или металлических шкафах (ящиках) соответствующих подразделений, исключающих свободный доступ к ним посторонних лиц. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата администрации городского округа.

3.20. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" (через 2-3 интервала) проставляют заверительную надпись, которая включает слово ВЕРНО (без кавычек), должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например:

      Верно

      Руководитель аппарата

      администрации городского округа Спасск-Дальний

      ___________________В.Г. Топоров

       (личная подпись)

      Дата

Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка. Допускается изготовление и применение штампов для заверения копий.

3.20. Указания руководителей по исполнению документов фиксируются в форме резолюции главы администрации городского округа, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации городского округа.

Резолюция - надпись на документе о принятом решении, сделанная должностным лицом. Надпись, как правило, располагают в правом верхнем углу, ниже реквизита "Адресат". Допускается оформление резолюции отдельно на специальном бланке формата А 6. Бланк резолюции скрепляется с документом.

Резолюция включает в себя: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей, основным исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Обязательно расшифровывается фамилия руководителя, дающего поручение (если не используется именной бланк). Кроме руководителя, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеют право подписывать от своего имени заместители данных руководителей или должностные лица, официально их замещающие. В этом случае в реквизите "Подпись" указывается должность и фамилия лица, фактически подписавшего резолюцию.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.21. Отметка о контроле - это условное обозначение взятия под контроль хода исполнения документа, обозначаемое буквой "К", словом или штампом "Контроль" и расположенное в правом верхнем углу документа. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

3.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, подтверждающего его исполнение, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, например:

      Отправлено письмо

      от 17.05.2007 N 21-2/31

      В дело

      Личная подпись

      20.05.2007

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем структурного подразделения. Проставляется отметка об исполнении в левом углу нижнего поля документа, ниже отметки об исполнителе документа.

3.23. При подготовке документов с применением машинных носителей для их автоматического поиска на документе делается специальная отметка (колонтитул) - идентификатор электронной копии документа, который проставляется в левом углу нижнего поля документа и содержит наименование файла, дату, другие поисковые данные.

IV. Требования к подготовке и оформлению документов

Подготовка и оформление правовых актов и документов

4.1. В администрации городского округа Спасск-Дальний издаются правовые акты в форме постановлений, распоряжений, приказов.

Постановление главы администрации городского округа - нормативный правовой акт, издаваемый главой администрации городского округа в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами субъекта Российской Федерации, Уставом городского округа Спасск-Дальний, нормативными правовыми актами Думы городского округа Спасск-Дальнего по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации.

Распоряжение - индивидуальный правовой акт, издаваемый главой администрации городского округа, иными должностными лицами местного самоуправления в пределах их компетенции, определенной правовыми актами и документами.

Руководители структурных подразделений, действующих на основе единоначалия, издают приказы.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями подразделений, действующих на основе единоначалия, для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным подразделением.

4.2. Правила подготовки и оформления проектов правовых актов должны соответствовать требованиям законодательства, главы городского округа Спасск-Дальний, настоящей Инструкции, иных документов по вопросам делопроизводства.

4.3. Ответственность за обеспечение качества подготовки и оформления проектов правовых актов в соответствии с установленными требованиями, их согласование с должностными лицами и организациями возлагается на руководителей структурных подразделений, представивших проект правового акта.

4.4. Подлинники правовых актов оформляются на бланках установленного образца (Приложение 7, 8). Текст правового акта набирается в текстовом редакторе с использованием шрифта Times New Roman размером N 13 через 1.5 межстрочных интервала. Использование шрифтов "полужирный", "курсив", "подчеркнутый" при наборе текстов правовых актов не допускается. В приложениях допускается использование шрифта размером N 12.

4.5. Каждый напечатанный лист правового акта, оформленный на бланке или без него, должен иметь размер полей не менее:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.6. При оформлении правовых актов соблюдаются следующие требования:

текст излагается простым, доступным языком;

поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленность толкования;

каждый пункт или подпункт распорядительной части содержит только одно задание (поручение) с одним конкретным сроком исполнения; количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается;

не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований органов власти, организаций, предприятий;

не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами, полностью в соответствующих числах и падежах пишут слова: процент, рубль, глава, раздел, статья, пункт, подпункт, абзац и иные слова;

не употребляются сокращенные наименования должностей, например: ген. директор, зам., зав., нач.;

не допускается обозначение в тексте одного понятия разными терминами, если это специально не оговаривается, например: "Положение об отделе муниципальной службы (далее по тексту - отдел)";

в предписаниях структурным подразделениям администрации городского округа, другим организациям наименования структурных подразделений пишутся полностью в дательном падеже, а в скобках указывается фамилия и инициалы руководителя в именительном падеже (инициалы ставятся после фамилии), например:

"3. Управлению по делам образования (Кузнецов А.И.)_ (текст предписания";

если в предписании указывается конкретный исполнитель, то пункт должен начинаться с указания должности, фамилии и инициалов руководителя (инициалы ставятся после фамилии) в дательном падеже без скобок, например:

"2. Начальнику управления здравоохранения Тесленко В.Р. __ (текст предписания)";

не допускается при написании фамилии и инициалов отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

не употребляются такие сокращенные словосочетания, как: в т.ч., и т.д., и др., с.г., т.г. Однако, допускается использование таких общепринятых сокращений, как: тыс., млн., млрд., кв.м, обл., гр-н.

4.7. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается с красной строки на расстоянии 1,25 см (5 знаков) от левой границы текстового поля.

4.8. Текстовая часть правового акта, как правило, подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (для постановлений), распорядительную (для распоряжений и приказов).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания документа. Если основанием к изданию является законодательный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его точное название, дата, номер, заголовок. Если проект подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (распоряжения и приказы).

Констатирующая часть постановления завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, приказа - ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), после которых ставится двоеточие. Эти слова располагается на отдельной строке по центру и печатаются прописными буквами. Со следующей строки оформляется постановляющая часть.

В распоряжении слово РАСПОРЯЖАЮСЬ отсутствует. Констатирующая часть при этом (если она пишется) заканчивается двоеточием. На следующей строке оформляется распорядительная часть.

В постановляющей (распорядительной) части правового акта предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты заголовков не имеют. Следующее за цифрой с точкой слово пишется с прописной буквы, в конце пункта ставится точка.

Пункты, которые предполагают управленческие действия и имеют распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например: "создать, обязать, утвердить, назначить".

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с круглой скобкой без точки, например: 1), 2), 3). Следующее за цифрой с круглой скобкой слово пишется со строчной буквы, в конце подпункта ставится точка с запятой.

Пункты и подпункты правового акта могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац также начинается с новой строки на расстоянии 1.25 см от левой границы текстового поля. Абзацы не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт, подпункт.

В правовых актах пункты должны иметь сквозную нумерацию по всему тексту правового акта.

В значительных по объему правовых актах и утверждаемых ими документах (положение, инструкция, правила и другие) пункты, близкие по содержанию, могут объединяться в главы, в необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы нумеруются римскими цифрами с точкой и имеют наименование. Главы нумеруются арабскими цифрами с точкой и имеют наименование. Заголовок раздела и главы пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится, например:

(Раздел) I. Общие положения

(Глава) 2. Порядок оформления документов

При ссылке в тексте постановления (распоряжения) на нормативный правовой акт указывается его официальное обозначение: дата, номер, наименование.

При ссылке в тексте правового акта на закон указывается дата его официальной регистрации, например:

Закон Приморского края от 30 мая 2007 г. N 88-ЗО# "О нормативных правовых актах Приморского края".

4.9. Внесение изменений и дополнений в правовой акт или признание его утратившим силу производится правовым актом равной юридической силы.

Если при принятии (издании) правового акта необходимо внесение изменений и дополнений в иные правовые акты или признание их утратившими силу, одновременно с проектом правового акта вносятся соответствующие предложения.

Наименование правового акта должно содержать точную формулировку того, что вносится в правовой акт: изменение, дополнение; изменения, дополнения, например:

"О внесении изменения (ий)и дополнения (ий)в постановление главы городского округа от __________ N___ (наименование).

Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (пункт, подпункт, приложение), которая изменяется.

При внесении изменений в правовой акт сначала указывается структурная единица, которая изменяется, а далее - характер изменений. Внесение изменений следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы, например:

"1. Подпункт 1 пункта 2 постановления Главы городского округа от 05.08.2007 N 148-п "О проведении конкурса" дополнить предложением следующего содержания: "Провести конкурс__(измененный вариант текста)".

При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, например:

"1. Абзац 2 подпункта 2 пункта 1 дополнить словами__".

"3. Пункт 1 после слова "_.." дополнить словом "__".

При включении в пункт новых подпунктов, при исключении из пункта подпунктов не допускается изменение нумерации подпунктов.

Новым пунктам, подпунктам, которыми дополняется ранее принятый (изданный) правовой акт, в случае если указанные пункты помещаются в середину текста, присваиваются номера, состоящие из номеров предыдущих пунктов с добавлением через дефис дополнительных порядковых номеров, начиная с первого, например: пункт 3-1, 3-2; подпункт 1) -1, 2) -1.

В случаях, если указанные пункты помещаются в конце текста, им присваиваются номера, следующие за номером последнего пункта.

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа", например: цифры "13, 14, 15" заменить цифрами "5, 6, 8".

При замене цифр на слова употребляется термин "слово", например: слова "в 30 раз" заменить словами "в 100 раз".

Внесение нескольких изменений в правовой акт оформляется следующим образом:

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Внести в постановление главы администрации городского округа Спасск-Дальнего от 06.02.2007 N 215-п "О выдаче государственного акта на право постоянного пользования землей ОАО "Спасскстроймеханизация" следующие изменения:

пункт 1 постановления изложить в следующей редакции:

"1. Предоставить ОАО "Спасскстроймеханизация" земельный участок площадью 3,5 га из земель поселений (производственная зона) в постоянное (бессрочное) пользование для эксплуатации производственной базы по ул. Спасской в г. Спасске-Дальнем.";

в пункте 2 постановления слово "мая" заменить словом "сентября";

пункт 3 постановления дополнить предложением следующего содержания:

"Предупредить землепользователя, что он не имеет права дополнительной застройки на отводимой территории";

дополнить пункт 3 постановления пунктами 3.1, 3.2 следующего содержания:

"3.1. Обязать землепользователя в срок до 25 февраля 2007 года переоформить права постоянного (бессрочного) пользования земельным участком на право аренды или приобрести земельный участок в собственность.";

"3.2. Заключить с администрацией городского округа договор на благоустройство и санитарное содержание территории, определенной администрацией города.";

абзац 3 пункта 4 постановления дополнить словами "в срок до 10 января 2007 г.".

Внесение одного изменения в правовой акт оформляется следующим образом:

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Изложить приложение N 1 к постановлению главы администрации городского округа Спасск-Дальний от ____N____ "(наименование)"изменение, изложив приложение N 1 в следующей редакции (прилагается).

или

1. Дополнить пункт 3 распоряжения главы администрации городского округа Спасск-Дальний от _________N_____ "(наименование распоряжения)" следующим содержанием:

"Принять к сведению, что финансирование..."

В целях сохранения структуры пункта дополнительные абзацы необходимо вносить в конец пункта. При признании абзаца утратившим силу подсчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений.

Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью, то признаются утратившим силу все правовые акты, которыми в текст правового акта ранее вносились изменения.

Правовые акты должны содержать:

указание на опубликование в официальных средствах массовой информации (для правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности гражданина), например:

"4. Организационному отделу (Доронина С.Ю.) опубликовать настоящее постановление в официальной печати.";

поручение по контролю исполнения правового акта, как правило, заместителю главы администрации городского округа (отдельным последним или предпоследним пунктом), например:

"6. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации городского округа ГрачеваО.Н.", за исключением случаев, когда должностное лицо осуществляет личный контроль за выполнением правового акта, что оговаривается в отдельном пункте:

"6. Контроль исполнения настоящего распоряжения оставляю за собой".

Если предписания правового акта требуют его вступления в силу с определенной даты, то это оговаривается в последнем пункте постановляющей (распорядительной) части, например:

"7. Настоящее постановление вступает в силу с 01 января 2008 года".

Если правовой акт отменяет ранее изданный, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части должен содержать ссылку на отменяемый правовой акт, который оформляется следующим образом:

"4. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации городского округа от _____________N_____ "(наименование)".

4.10. По окончании содержательной части правового акта через 3-4 межстрочных интервала размещается подпись должностного лица, включающая его личную подпись (только на подлиннике правового акта) и расшифровку подписи (его инициалы и фамилию). На бланке должностного лица наименование должности не пишется.

В период временного отсутствия должностного лица (официальные командировки, отпуск или иные причины) правовые акты подписывает лицо, исполняющее его обязанности. В этом случае слова "Исполняющий обязанности" пишутся без сокращений, например:

      Исполняющий обязанности

      главы городского округа               __________________О.Н. Грачев

                                             (личная подпись)

4.11. Согласование правовых актов оформляется грифом согласования, который располагается на оборотной стороне последнего листа подлинника правового акта (лист согласования).

Гриф согласования печатается прописными буквами СОГЛАСОВАНО (без кавычек) и размещается в верхней части листа. Ниже располагают наименование должностей лиц, согласующих проект правового акта, их личные подписи и даты согласования. (Размер полей при этом должен составлять не менее: левое - 10 мм., правое - 30 мм.).

Правовые акты в обязательном порядке согласовывают:

-первый заместитель главы администрации городского округа в соответствии с возложенными на него полномочиями;

- руководитель аппарата;

- начальник правового управления;

- заместитель главы городского округа, в ведении которого находится данный вопрос;

-руководители структурных подразделений (организаций), указанные в качестве исполнителей;

- начальник отдела муниципальной службы;

Согласование оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Должность	ФИО	Дата поступления документа на согласование	Замечания, подпись	Дата согласования
Первый заместитель главы городского округа	Грачев О.Н	10.05.2007 г		10.05.2007
Руководитель аппарата	Уфимцев А.Г.	11.05.2007 г.		11.05.2007
Начальник Правового управления	Кузьменко А.И	13.05.2007 г.		13.05.2007
Начальник Управления образования	Кузнецов А.И	14.05.2007 г.		14.05.2007
Начальник отдела муниципальной службы	Иванов С.М.	14.05.2007 г.		14.05.2007

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в листе согласования, отсутствует, то правовой акт должен согласовываться лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилию. Исправления можно вносить машинописным способом или от руки.

4.12. Ниже грифа согласования оформляется перечень рассылки правового акта, в который включаются все должностные лица, подразделения администрации

городского округа, организации, которым рассылается документ. Рассылка может быть оформлена в виде отдельного списка с указанием "Список рассылки прилагается".

4.13. Если правовым актом утверждается правовой документ (регламент, положение, инструкция, порядок, состав комиссии и т.д.), то в постановляющей (распорядительной) части правового акта отдельным пунктом оформляется соответствующая запись:

"2. Утвердить прилагаемый Регламент администрации городского округа."

или

"1. Утвердить Регламент администрации городского округа (приложение N 1)."

На первой странице прилагаемого для утверждения документа в правом верхнем углу помещают реквизит "Гриф утверждения", например:

                                             УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН)

                                       постановлением Главы администрации

                                               городского округа

                                               от_______ N ______

или

                                                           Приложение N 1

      к постановлению Главы администрации городского округа Спасск-Дальний

      от _______ N _____

Если приложение к правовому акту одно, то номер его не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

4.14. Приложение к правовому акту должно иметь заголовок, определяющий его содержание. Приложение подписывается руководителем подразделения, осуществляющего подготовку проекта правового акта, либо заместителем главы администрации городского округа, в компетенции которого находится данный вопрос. Заголовок приложения, указанный в тексте правового акта, должен полностью соответствовать заголовку, указанному в приложении.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляет заголовок и подзаголовок граф (головка таблицы), а наименование объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Заголовки и подзаголовки граф и строк в таблице выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не проставляются.

В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа в скобках, например: количество (штук), сумма (тыс. рублей).

В боковой части таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковой части таблицы после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

4.15. Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета) оформляется в виде двух колонок: в левой располагают фамилии и инициалы; в правой, через тире - наименование занимаемой должности и возлагаемых обязанностей, знаки препинания в конце строки не проставляются.

Первым в списке указывается председатель (руководитель) рабочей группы, затем - заместитель председателя, секретарь рабочей группы (в случае необходимости), далее - члены рабочей группы (в алфавитном порядке).

В состав рабочей группы могут включаться (по согласованию) представители органов государственной власти, общественных и иных организаций. В этом случае после написания наименования должности в скобках указываются слова "по согласованию".

4.16. Замечания или дополнения к проекту правового акта излагаются в листе согласования, о чем делается соответствующая запись.

Замечания по оформлению проектов правовых актов, внесенные при согласовании начальником отдела муниципальной службы, устраняются исполнителем в рабочем порядке и представляются на повторное согласование.

Правовые акты дорабатываются исполнителем с учетом высказанных замечаний и предложений в 3-дневный срок, кроме случаев, когда установлен иной срок. Ответственность за своевременную доработку проектов правовых актов несут руководители структурных подразделений аппарата или органов администрации городского округа, осуществляющие подготовку проекта.

Замечания заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на отдельном листе (лист разногласий). В этом случае, по согласованию с соответствующим заместителем главы администрации городского округа или, руководителем аппарата, проект правового акта может быть внесен на его рассмотрение.

При наличии замечаний, имеющих принципиальное значение и существенно изменяющих содержание правового акта, ответственный исполнитель должен повторно согласовать проект.

Проекты правовых актов с визой руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, передаются ответственным работником структурного подразделения на согласование в соответствии с установленным порядком. Контроль за прохождением проекта правового акта, вплоть до его подписания, возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект.

4.18. После подписания правовые акты передаются для регистрации в отдел муниципальной службы. Правовым актам присваиваются номера по единой нумерации, которая ведется с начала года, раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру постановления главы администрации городского округа добавляется через дефис буква "па" (строчная). К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "ра".

Правовые акты тиражируются в соответствии со списком рассылки, копии заверяются печатью для документов и передаются для отправки адресатам в течение 2-х рабочих дней после подписания.

Оттиск печати ставится на место подписи главы администрации городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.19. Подлинники правовых актов хранятся в отделе муниципальной службы в соответствии с установленными требованиями и сроками. По истечении установленного срока хранения они формируются в дела и сдаются на хранение в архивный отдел администрации городского округа.

Подготовка и оформление положений, правил, порядка, инструкций

4.20. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации городского округа.

В деятельности администрации городского округа, как правило, образуются два типа положений.

Положение первого типа (общеобязательные правила и порядок действий) - нормативный правовой документ, свод правил, систематизирующий нормы тематического содержания, закрепляющий общеобязательные правила и порядок осуществления действий.

Положение второго типа (об органе, структурном подразделении) - нормативный правовой документ, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы органа, структурного подразделения.

4.21. Правила - нормативный правовой документ, устанавливающий правовые нормы, требования, обязательные для выполнения.

4.22. Порядок - нормативный правовой документ, устанавливающий процессуальную последовательность действий и правила, по которым эти действия совершаются.

4.23. Инструкция - правовой документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

4.24. Положения, правила, порядок и инструкции утверждаются правовым актом главы администрации городского округа, а также могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившим документ, и утверждаются главой администрации городского округа путем проставления в правом верхнем углу первой страницы документа грифа УТВЕРЖДАЮ.

4.25. Порядок подготовки проекта положения, правил, порядка и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

4.26. Текст проекта положения (правил, порядка, инструкции) печатается на общем бланке и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, порядка, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Основной текст положения (правил, порядка, инструкции) может делиться на разделы, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются римскими цифрами и имеют наименования, главы - арабскими цифрами и также имеют наименования. Пункты в пределах всего текста имеют сквозную нумерацию арабскими цифрами, их оформление осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к проектам правовых актов.

Подготовка и оформление решений

4.27. Решение - акт, издаваемый органом, действующим на основе коллегиальных принципов управления.

4.28. Решение должно иметь следующие обязательные реквизиты: наименование органа или структурного подразделения, издающего решение (если решение издается совместно несколькими органами, то указываются все их наименования); наименование вида документа; графу для проставления даты и номера решения; место издания; заголовок к тексту (краткую формулировку содержания); текст решения; подписи; приложения (если они имеются).

4.29. Текст любого решения, как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной (рекомендательной).

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи, на которое направлено данное решение. Если основанием к принятию решения является правовой акт органа государственной власти, то в констатирующей части указывается название, дата, номер и заголовок этого документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые решением действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решений, их исполнителей и сроки исполнения. Распорядительная часть решения излагается в повелительной форме. Она должна начинаться с наименования органа, принимающего решение, с последующим словом РЕШИЛ(А) (без кавычек), которое располагают на отдельной строке и оформляют прописными буквами.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если решение предписывает несколько различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, например: "обязать", "рекомендовать".

Текст проекта решения должен быть кратким, конкретным, объективным по содержанию, не допускающим различных толкований, определять сроки и порядок введения в действие решения, содержать указание об отмене ранее действующих решений в целом или в части, в связи с принятием данного решения, о приведении в соответствии с данным решением иных нормативных правовых актов.

4.30. Проект решения вносится в Думу городского округа Спасск-Дальний на праве правотворческой инициативы главой администрации городского округа Спасск-Дальний.

При внесении проекта решения в Думу городского округа вместе с текстом проекта должны быть предоставлены:

а) пояснительная записка;

б) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;

в) перечень нормативно-правовых актов, отмены, изменения, дополнения, которых требуют принятие данного решения;

г) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует материальных затрат);

д) перечень нормативно-правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного проекта решения, если реализация проекта требует принятия нормативных правовых актов;

е) заключение (для проектов, предусматривающих установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств местного бюджета).

Кроме вышеперечисленных документов, могут быть предоставлены и другие документы, обосновывающие необходимость принятия решения в представленной редакции.

Вносимый проект решения сопровождается письмом за подписью главы администрации городского округа.

Копии текста материалов, должны быть представлены на магнитном носителе.

4.31. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу. Должность исполнителя, наименование структурного подразделения, название организации, фамилия исполнителя пишутся в дательном падеже.

Оформление протоколов

4.32. На совещаниях (заседаниях комиссий, рабочих групп), проводимых главой администрации городского округа, его заместителями, руководителями структурных подразделений аппарата и органов администрации городского округа, ведутся протоколы (Приложение N 6).

4.33. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, конференциях.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов, докладов и выступлений), справок, проектов решений и других документов.

Протокол печатается на стандартном листе бумаги формата А4 или на общем бланке администрации городского округа шрифтом N 13.

Протокол имеет следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 без кавычек и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается в том случае, если оно проводилось не в здании администрации, выравнивается по центру на одной линии с датой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой стороны текстового поля. Номер протокола печатается арабскими цифрами с правой стороны текстового поля на одной линии с датой.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей, вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председателя или председательствующего и секретаря заседания или совещания.

Присутствовали - указываются инициалы, фамилии и должности всех присутствующих на заседании, совещании. Если их число превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а в вводной части указывается только их общее количество.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием инициалов фамилии и должности докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О", "Об", который печатается от границы левого поля. Слова повестка дня выравнивается по центру.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Разделы нумеруются арабскими цифрами по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются прописными буквами, без разбивки, каждое с новой строки от левой границы текстового поля.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела, после слова слушали ставится двоеточие, а ниже с красной строки указывается инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже. После фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то пишется "Доклад прилагается".

После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и излагается текст выступления. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) ставится двоеточие, а ниже с красной строки приводится текст решения. При необходимости приводятся итоги голосования.

Решение заседания, если оно содержит различные вопросы, подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если решением утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

Если не требуются подробности хода обсуждения вопросов, ведется краткий протокол.

Текст краткого протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствующих на заседании. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы, фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении вопросов и принятые по ним решения.

4.34. Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании) и секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Датой протокола является дата совещания (заседания). К протоколу прилагаются справки, доклады, решения, затрагивающие тему обсуждения.

4.35. Протоколы совещаний в течение двух рабочих дней оформляются секретарями или работниками структурных подразделений, осуществляющих организационную подготовку совещаний.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

4.36. Оригиналы протоколов совещаний хранятся в структурных подразделениях либо у секретарей коллегиальных органов, журнал учета совещаний хранится в организационном отделе. Протоколы совещаний других руководителей администрации городского округа регистрируются и хранятся в соответствующих подразделениях.

4.37. Принятые на совещаниях решения контролируются заместителями главы администрации городского округа или руководителями структурных подразделений в соответствии с поручениями.

Подготовка и оформление служебных писем

4.38. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности (Приложение N 9).

4.39. Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений руководителей органов государственной власти;

как исполнение поручений главы городского округа, депутатов Думы городского округа, главы администрации городского округа, руководителей структурных подразделений администрации городского округа;

как сопроводительные письма;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как гарантийные письма (например, о переводе работника);

как инициативные письма.

4.40. Письмо, как правило, состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины, в связи с которыми готовится письмо; в доказательствах приводятся факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами и ссылками; в заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание получателя письма, могут использоваться и другие схемы составления текста, в которых какой-либо из перечисленных логических элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим. Текст письма предполагает нейтральный тон, ясность, точность, лаконичность изложения.

Простое письмо может состоять из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Письмо может содержать обращение к адресату, например:

             "Уважаемый Сергей Михайлович!"

             "Господин Иванов!"

             "Уважаемые коллеги!"

Перед текстом письма, оформленного на бланке или листах формата А4, в левом верхнем углу (ниже углового штампа) указывается краткое содержание вопроса (заголовок). К письмам, оформляемым на листе формата А5, заголовок может не указываться.

4.41. На письме указывается точное наименование адресата и его полный почтовый адрес. Почтовый адрес не указывается на письмах, направляемых в органы государственной власти и подведомственные структурные подразделения.

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, может указываться соответствующий статус адресата.

Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному экземпляру, то следует указать номер и дату предыдущего письма.

Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется в следующем порядке:

Приложение: на ____л. в ____экз.

Письма печатаются на бланках установленного образца (бланках писем). Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например:

"Администрация городского округа сообщает _"

"Управление рассмотрело Ваше предложение _"

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: "прошу _", "направляю _".

4.42. Служебные письма, адресованные в органы государственной власти и управления, подписываются главой администрации городского округа или лицом его замещающим.

Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

Прежде чем представить на подпись проект письма, исполнитель обязан проверить его содержание, наличие указанных приложений и материалов, на основании которых оно готовилось.

Проект письма с визой руководителя подразделения представляется на подпись главе администрации городского округа, его заместителям, через приемную главы администрации городского округа или структурное подразделение, на возложено ведение делопроизводства, которые проверяют правильность подготовки и оформления документа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. После подписания письма передаются исполнителям для отправки адресатам.

Проект письма с одним адресатом представляется в трех экземплярах: один направляется адресату, второй (со всеми визами) остается в подразделении, подготовившем письмо, третий - в отделе муниципальной службы (по месту регистрации и отправки).

Если письмо направляется по списку рассылки (более четырех адресатов), то подписывается лишь один экземпляр, который затем тиражируется в количестве, необходимом для рассылки.

Подготовка и оформление договоров (соглашений)

4.43. Договоры (соглашения), заключаемые от имени главы администрации городского округа, (в том числе с исполнительными органами государственной власти), оформляются путем составления документа, подписываемого сторонами.

4.44. Представляемые для подписания проекты договоров (соглашений) визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, подготовивших проект, или заместителями главы администрации городского округа, курирующими направление деятельности, соответствующее предмету договора (соглашения) и правовым управлением.

4.45. Согласование проекта договора (соглашения) оформляется на последнем листе договора путем проставления грифа "Согласовано", даты, подписи и расшифровки подписи уполномоченного лица.

4.46. Подготовка, регистрация и хранение трудовых договоров в администрации городского округа осуществляется отделом муниципальной службы в соответствии с действующим законодательством о труде и муниципальной службе.

V. Организация документооборота и исполнения документов

Прием, обработка и прохождение корреспонденции

5.1. Корреспонденция, адресованная администрации городского округа, поступает в приемную главы администрации городского округа, где сортируется, вскрывается (кроме писем с пометкой "Лично") с соблюдением всех мер предосторожности.

При приеме и первичной обработке корреспонденции проводится проверка правильности адресования, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с указанием причин возврата или направляется по назначению. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются и передаются адресатам в закрытом виде.

5.2. В приемной входящая служебная корреспонденция регистрируется в электронной базе данных.

На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первого листа документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа.

Зарегистрированная корреспонденция передается главе администрации городского округа для переадресовки по назначению заместителям главы администрации городского округа, руководителям структурных подразделений аппарата в соответствии с их полномочиями, после чего вновь возвращается в приемную для дополнительной регистрации и передачи адресатам.

5.3. При регистрации на служебных документах ставятся: входящий номер, состоящий из индекса подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера, а также дата регистрации, например: 04-20/46 от 17.05.2005, где:

04 - индекс структурного подразделения (должностного лица);

20 - номер дела по номенклатуре;

46 - порядковый номер в этом деле.

Когда документ исполнен, исходящим номером этого документа будет: индекс структурного подразделения или должностного лица, подписавшего ответ, входящий номер и порядковый номер исходящего документа по журналу исходящей корреспонденции, например:

04-20/46 - 110 от 20.05.2005, где:

04 - индекс подразделения;

20/46 - входящий номер;

110 - порядковый номер исходящей корреспонденции.

5.3. Прием (передача) телефонограмм, адресованных главе администрации городского округа, заместителям главы администрации городского округа, производится специалистами или дежурными приемных с регистрацией их в специальных журналах. Телексы и факсы регистрируются по месту поступления так же, как и служебные документы.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.4. Корреспонденция, адресованная непосредственно в структурные подразделения администрации городского округа, передается в соответствующие подразделения, а адресованные заместителям главы администрации городского округа, направляются непосредственно, где регистрируется в журналах входящей корреспонденции или в электронной базе данных.

Не подлежат регистрации статистические сборники (сведения), бухгалтерские документы, информационные материалы, присланные для сведения, повестки дня совещаний, проводимых в администрации городского округа, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, графики, наряды, заявки, разнарядки, прейскуранты цен, учебные планы и программы, отчеты и иная документация.

Документы регистрируются в день поступления (при поступлении их после 16.00 часов - на следующий день). Срочные документы передаются для рассмотрения должностным лицам немедленно.

5.5. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности. Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации. По всем повторным документам, при необходимости, подбираются дела (переписка), которые вместе с поступившим документом направляются исполнителю.

5.6. При регистрации документов в структурных подразделениях используются номера дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и индексацией подразделений.

5.7. После регистрации документы представляются на рассмотрение заместителям главы администрации городского округа, руководителям структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. Рассмотрение документа руководителями проводится, как правило, в день поступления, но не более 3-х дней от даты его регистрации.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Отдельные документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких руководителей), в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения и исполнитель.

5.8. После рассмотрения документы или письма с соответствующей резолюцией (поручением) направляются исполнителям через приемную.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым. В этом случае производится копирование документа и направление его всем исполнителям, указанным в резолюции.

Соисполнители, не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения, представляют ответственному исполнителю справки, проекты и другие материалы в форме, устраивающей ответственного исполнителя. Особое мнение кого-либо из соисполнителей отражается в отдельной справке.

5.9. Служебные документы исполняются в срок до одного месяца со дня регистрации в администрации городского округа (если в резолюции не указан другой срок). Срок исполнения может быть продлен руководителем, давшим поручение.

Документы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с резолюциями руководства администрации городского округа.

5.10. Зарегистрированные письма и документы передаются из приемной в структурные подразделения под расписку.

В структурных подразделениях документы на исполнение также передаются под расписку.

По исполненным служебным документам и письмам граждан вся информация в местах регистрации и исполнения вносится в контрольно-регистрационные карточки или вводится в электронную базу данных. Исполненными считаются служебные документы и письма граждан, если в них рассмотрены и разрешены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы корреспондентам.

5.11. Если служебный документ или письмо гражданина были взяты на контроль, то снимает его с контроля должностное лицо, давшее контрольное поручение по документу (письму). В данном случае на копии ответа делается запись "В дело, с контроля снято" для исполненного документа. На копии промежуточного ответа пишут: "В дело, на контроль до _______ (указывается срок исполнения)". На других документах пишут - "В дело".

Во всех случаях записи заверяются личной подписью руководителя, давшего контрольное поручение по документу, или лицом, им уполномоченным, с указанием фамилии и даты.

Отправка исходящих документов и телеграмм

5.12. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя: проверку правильности оформления, регистрацию, учет документов, отправляемых в организации, должностным лицам и гражданам.

Отправка всех исходящих из администрации городского округа документов, писем осуществляется отделом муниципальной службы, как правило, почтовой связью или передачей под роспись конкретному лицу с отметкой в специальном журнале.

5.13. Исходящие документы оформляются на утвержденных бланках. При использовании указанных бланков следует знать, что:

- на бланках писем главы администрации городского округа должна стоять подпись главы администрации городского округа или лица, официально его замещающего;

- на бланках писем администрации городского округа - подписи главы или заместителей главы администрации городского округа;

- на бланках писем подразделений - подпись руководителей этих подразделений или их заместителей;

- на бланках должностного лица - подпись должностного лица или лица, официально его замещающего.

5.14. При оформлении исходящих документов и телеграмм указывается полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения. В письмах-ответах должна быть ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Документы для отправки, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, передаются исполнителями в отдел муниципальной службы.

5.15. В отделе муниципальной службы проверяется правильность оформления документов: наличие адреса с индексом, подписи на документе, фамилии исполнителя, номера его телефона. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

На исполненных документах ставится отметка об исполнении, включающая в себя: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении, слова "В дело", даты, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

Корреспонденция, принятая до 16.00 часов, отправляется в этот же день, принятая позже - на следующий рабочий день. При необходимости срочного решения вопроса, поставленного в документе, разрешается выдача документа адресату на руки под роспись при наличии документа, удостоверяющего личность получателя.

При обработке отправляемой корреспонденции производится сортировка по видам отправлений, адресование, фальцевание, вложение в конверты, их заклеивание и маркировка. Разные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Вся корреспонденция записывается в книгу отправлений по почте, на заказную корреспонденцию дополнительно составляются реестры.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.16. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки и передачи информации между пользователями. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, используются аналогично документам на бумажных носителях. Телетексты и факсы регистрируются по месту поступления.

Сообщения, поступившие по электронной почте на имя главы администрации городского округа, либо факсом передаются в приемную для регистрации и передачи по назначению.

Учет объема документооборота

5.16. Объем документооборота в администрации городского округа - количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год).

Количество распорядительных документов, служебной корреспонденции, писем граждан учитывается в администрации городского округа раздельно по местам первоначальной регистрации. Поступившие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

За единицу учета количества документов применяется сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Прохождение и рассмотрение обращений граждан

5.17. Обращения граждан в администрацию городского округа принимаются в письменной или устной форме.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

5.18. Работа с обращениями граждан в администрации города осуществляется в соответствии с законодательством, Уставом городского округа Спасск-Дальний, Регламентом администрации городского округа, настоящей Инструкцией.

5.19. Письменные обращения граждан, поступившие в администрацию городского округа, передаются в отдел муниципальной службы. Обращения граждан регистрируются на регистрационных карточках и передаются на рассмотрение уполномоченным лицам.

5.20. После рассмотрения первый экземпляр обращения направляется должностному лицу администрации городского округа в соответствии с его компетенцией. Копия обращения остается для контроля в отделе муниципальной службы.

5.21. Обращения граждан рассматриваются должностными лицами администрации городского округа и направляются непосредственным исполнителям для принятия мер и подготовки проекта ответа заявителю. В резолюции указывается содержание поручения, формы контроля, срок исполнения.

5.22. При рассмотрении обращений граждан необходимо:

внимательно разбираться, принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

истребовать (при необходимости) нужные документы, направлять сотрудников на места для проверок, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;

сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать объективные причины;

по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;

систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выяснения и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

5.23. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации. Срок рассмотрения обращения может быть продлен, если затронутые в нем вопросы требуют специального изучения и дополнительных проверок, но не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя. Право продления срока рассмотрения обращения предоставляется заместителю главы администрации городского округа, в компетенции которого находится решение вопросов, отраженных в обращении.

Устные обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно.

5.24. Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут руководители структурных подразделений в соответствии с поручениями главы администрации городского округа, его заместителей.

5.25. Устные обращения принимаются, как правило, на личных приемах, которые проводятся должностными лицами администрации городского округа в установленные дни недели по графику, ежеквартально утверждаемому главой администрации городского округа. Информация о личном приеме граждан должностными лицами администрации городского округа размещается в вестибюле здания администрации городского округа, а также доводится до сведения граждан через средства массовой информации.

Переданные на личном приеме письменные заявления учитываются и рассматриваются наравне с иными письменными обращениями граждан. На каждое письмо или заявление гражданина, поступившее на личном приеме, заводится регистрационная карточка.

Заявление гражданина направляется в соответствующее структурное подразделение администрации городского округа для решения поставленных вопросов и подготовки ответа заявителю.

5.26. Повторным и многократным обращениям присваивается входящий номер первичной регистрации, в соответствующей графе регистрационной карточке отмечается признак повторности. К данному обращению, при необходимости, прилагаются материалы предыдущего рассмотрения.

Повторными считаются вторые и последующие обращения граждан, поступившие в течение года от одних и тех же граждан по одному и тому же вопросу.

Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не относится к ведению администрации городского округа, в течение семи дней со дня регистрации они направляются в другие органы, в компетенции которых находится рассмотрение вопросов, изложенных в обращении. Одновременно письменно уведомляются заявители о том, кому направлено их обращение.

5.27. Обращения граждан считаются исполненными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, разрешены либо по ним даны подробные разъяснения. Обращение со всеми материалами передается с отметкой должностного лица, "Снять с контроля", "В дело". В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке.

5.28. Документы по приему и рассмотрению обращений и заявлений граждан формируются в дело и хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

5.29. Начальник отдела муниципальной службы систематически анализирует причины, характер, содержание обращений граждан и представляет информацию о состоянии работы с обращениями граждан руководителю аппарата.

Контроль исполнения документов

5.30. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, а также информирование руководителей об исполнении поручений, зафиксированных в документах.

5.31. Контролю исполнения подлежат:

документы органов и должностных лиц государственной власти;

решения Думы городского округа Спасск-Дальний, постановления, распоряжения главы администрации городского округа;

письма и обращения главы администрации городского округа в органы государственной власти;

служебные письма, требующие исполнения и ответа;

письма, обращения юридических лиц и граждан;

принимаемые меры по критическим материалам в адрес администрации городского округа, размещенным в средствах массовой информации.

5.32. Координацию деятельности по контролю исполнения правовых актов, писем и обращений обеспечивает руководитель аппарата.

5.33. Контроль по срокам исполнения документов (поручений), подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины осуществляют:

в отделе муниципальной службы - поступающих на исполнение правовых актов органов государственной власти, решений Думы городского округа Спасск-Дальний, главы администрации городского округа, писем и обращений главы администрации городского округа в органы государственной власти, принимаемых мер по критическим материалам в адрес администрации городского округа, размещенным в средствах массовой информации, обращений граждан;

в приемной главы администрации городского округа - служебных писем, обращений и писем юридических лиц, требующих исполнения и ответа;

руководители структурных подразделений аппарата, органов администрации городского округа - служебных документов, писем, непосредственно поступавших к ним, писем с резолюциями главы администрации городского округа.

5.34. Контроль исполнения документов (поручений) строится на базе специально разработанных в структурных подразделениях систем контроля, в том числе автоматизированных.

На контроль может быть поставлен весь документ, его отдельный пункт, а также поручения, отданные в устной форме.

5.35. Контроль документов осуществляется путем проверки исполнения поручений, изложенных в документе, получения справок и иных необходимых информационных материалов от сторонних организаций, структурных подразделений администрации городского округа.

5.36. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок до одного месяца со дня регистрации в администрации городского округа.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.37. В случае неисполнения служебного документа в установленный срок, исполнитель представляет на имя ответственного исполнителя, в ведении которого находится вопрос, служебную записку с изложением причин неисполнения документа и мотивированной просьбой о продлении срока исполнения документа.

Продление сроков исполнения правовых актов осуществляется в соответствии с резолюцией главы администрации городского округа, на основании служебной записки ответственного исполнителя.

Сроки исполнения поручений (заданий), установленных органами государственными власти, могут изменяться только с разрешения этих органов.

Обо всех случаях изменения сроков исполнения документа исполнитель в обязательном порядке в письменной форме информирует подразделение, в котором документ поставлен на контроль, и заинтересованные организации (юридических лиц) и граждан (заявителей). Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

5.38. Снятие с контроля документов, поручений и писем осуществляется руководителем, поставившим их на контроль, или, по его поручению, - уполномоченным должностным лицом.

5.39. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Ответственным исполнителем документа является исполнитель, указанный в резолюции первым. Ответственный исполнитель и соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документа.

5.40. Документы (поручения) считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручений по существу на основании документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов за подписью ответственного исполнителя заинтересованным организациям, юридическим лицам и гражданам.

Информация о снятии с контроля фиксируется в установленной в структурном подразделении системе контроля. Отметка, свидетельствующая об окончании работы с документом, состоит из следующих элементов: слова "В дело"; указания номера дела; кратких сведений о порядке решения вопроса; подписи исполнителя документа; даты, например:

      В дело 34/08. Ответ от 12.05.2007 N 24-08/71

                            ____________А.Н. Иванов

                             16.05.2007

или

      В дело 34/08. Вопросы сняты по телефону

                      ____________А.Н. Иванов

                       23.05.2007

5.41. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обращений граждан, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и подразделением, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.

5.42. Проверка хода исполнения правовых актов осуществляется до истечения сроков исполнения (предупредительный контроль). Результаты предупредительного контроля, напоминания исполнителям и информация о ходе выполнения фиксируются в автоматизированной системе контроля.

5.44. Поручения, данные главой администрации городского округа на аппаратных совещаниях, по результатам поездок, встреч и иных мероприятий, ставятся на контроль руководителем аппарата и передаются на исполнение соответствующим должностным лицам или руководителям подразделений.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

VI. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

6.1. Документированная информация (документы) с ограниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на два вида:

информация, отнесенная к государственной тайне;

конфиденциальная информация (служебная информация ограниченного распространения).

Отнесение документов к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О государственной тайне". Правила работы с документами, отнесенными к государственной тайне, определяются специальными инструкциями и положениями.

Учет, хранение и использование документов, отнесенных к государственной тайне, в администрации городского округа возлагается на специальное подразделение.

6.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности администрации городского округа, ограничение на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

6.3. Необходимость отнесения служебной информации к категории ограниченного распространения определяется исполнителями и руководителями администрации городского округа либо самостоятельного структурного подразделения.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания либо на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

6.4. Работа с информацией, составляющей служебную тайну, проводится в соответствии с действующими законодательными актами, специальными инструкциями и положениями.

VII. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению

7.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив на хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и нормативными методическими документами Федеральной архивной службы России.

7.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке (Приложение N 10).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного срока хранения (до 10 лет).

7.3. В администрации городского округа составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации городского округа.

Номенклатура дел структурного подразделения администрации городского округа составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архивного отдела администрации городского округа и должна содержать полный перечень дел и документов, заводимых в процессе делопроизводства. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом и утверждается руководителем подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения оформляется в соответствии с формой, установленной архивным отделом.

7.4. Сводная номенклатура дел администрации городского округа составляется отделом муниципальной службы на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации городского округа, подписывается руководителем отдела, согласовывается с архивным отделом и экспертной комиссией администрации городского округа, после чего утверждается главой администрации городского округа.

7.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации городского округа (приложение N 1)

7.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации городского округа цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 -порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название государственного органа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).

Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Годовые отчеты административно-хозяйственного отдела о работе автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимностью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню. Срок хранения документов, не вошедших в перечень, устанавливается экспертной комиссией.

7.7. Если в течение года в администрации городского округа возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.8. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.9. Согласованная сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается главой администрации городского округа и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией администрации городского округа Спасск-Дальний один раз в 5 лет или в случае коренных изменений функций и структуры администрации городского округа.

7.10. Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел возлагается на отдел муниципальной службы администрации городского округа.

Формирование и хранение дел в делопроизводстве

7.11. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и систематизация документа внутри дела.

Формированием дел в администрации городского округа занимаются лица, ответственные в структурных подразделениях за делопроизводство.

7.12. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов;

- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавление "т. 1", "т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и в хронологическом порядке.

Копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и т.д. формируются в отдельные дела в зависимости от вида документов и в хронологическом порядке. Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами администрации городского округа, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за календарный год в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Приложения, объем которых превышает 100 листов, формируются в отдельные тома.

7.13. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственными работниками при методической помощи и под контролем архивного отдела администрации городского округа.

7.14. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу.

Для документов, определенной категории постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения (личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Организация оперативного хранения документов предусматривает хранение дел по месту их формирования с момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации городского округа.

7.15. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях ускорения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

7.16. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем сдаются в архив.

7.17. Порядок проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения или к уничтожению в администрации города, ее структурных подразделениях определяется Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России, и Положением о постоянно действующей экспертной комиссии администрации городского округа Спасск-Дальний, утвержденным главой администрации городского округа.

Порядок внесения изменений и дополнений в инструкцию

Предложения по изменению и дополнению настоящей Инструкции обобщаются руководителем аппарата администрации городского округа и вносятся распоряжением главы администрации городского округа Спасск-Дальний.

Приложение N 1
к п. 7.5

Индексы (условные обозначения)
Руководство администрации городского округа и структурных подразделений администрации городского округа

Глава администрации, заместители, руководитель аппарата	01
Организационный отдел	02
Отдел муниципальной службы	03
Правовое управление	04
Отдел жизнеобеспечения	05
Управление экономики	06
Отдел учета и отчетности	07
Архивный отдел	08
Отдел по физической культуре, спорту и молодежной политике	09
Отдел экологии и природопользования	10
Управление здравоохранения	11
Управление культуры	12
Управление образования	13
Отдел по мобилизационной подготовке	14

Приложение N 2
к п. 3.1

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СПАССК-ДАЛЬНИЙ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

____________ г. Спасск-Дальний, Приморского края N __________

Приложение N 3
к п. 3.1

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СПАССК-ДАЛЬНИЙ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_____________ г. Спасск-Дальний, Приморского края N _________

Приложение N 4
к п. 3.1

Администрация городского округа Спасск-Дальний

ПРИКАЗ

"____" __________ 2008 г. г. Спасск-Дальний N ____________

Приложение N 5
к п. 3.1

Администрация городского округа Спасск-Дальний ул. Борисова, 17, г. Спасск-Дальний, 692245 Телефон: 2-06-90, факс: 2-08-35 ______________________ N _________________ На N ________________ от __________________

Приложение N 6
к п. 4.32

                    Администрация городского округа Спасск-Дальний

                                   Протокол

           заседания Комиссии администрации городского округа по доходам

 ______________2007 год                                            N________

Председатель                  - Грачев М.А.

Секретарь                     - Петрова В.М.

Присутствовали            - должность, фамилия, инициалы

или                       - 10 человек (список прилагается)

Приглашенные               - должность, фамилия, инициалы

или                       - 5 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О_

Доклад заместителя главы администрации городского округа по вопросам ЖКХ Меценцев В.Т.

2. О_

Сообщение начальник экономики Руденко В.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Мезенцев В.Т.- изложение содержания доклада (или текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Егоров М.И.- краткая запись

Иванов С.Ю.- краткая запись

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Одобрить _

2. Приостановить _

2. СЛУШАЛИ

Руденко В.Н.- изложение содержания доклада (или текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель                     личная подпись                    Грачев М.А.

Секретарь                        личная подпись                    Петрова В.М.

Приложение N 7
к п. 4.4

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СПАССК-ДАЛЬНИЙ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_____________ г. Спасск-Дальний, Приморского края N __________

О выделении помещений для проведения предвыборных встреч

В соответствии со ст. 54 Федерального закона от 10.01.2003 N 19-ФЗ "О выборах Президента Российской Федерации".

1. Выделить для проведения предвыборных встреч с избирателями зарегистрированных кандидатов, их доверенных лиц, политических партий, выдвинувших зарегистрированных кандидатов залы ГЦНК "Приморье", молодежного клуба старшеклассников, МУ "ДК им. С. Лазо".

2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на управляющего делами, руководителя аппарата администрации городского округа Спасск-Дальний Г.П. Горошанскую.

Глава администрации городского округа Спасск-Дальний

Н.А. Войновская

Приложение N 8
к п. 4.4

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СПАССК-ДАЛЬНИЙ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_____________ г. Спасск-Дальний, Приморского края N __________

О проведении смотра-конкурса на лучшую работу по охране труда среди предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, лучшую комиссию (комитет) по охране труда, лучшего уполномоченного (доверенного) лица по охране труда

В целях повышения роли предприятий, организаций и учреждений городского округа Спасск-Дальний в реализации государственной политики в области охраны труда, создания здоровых и безопасных условий труда на основании ст. 210 Трудового кодекса Российской Федерации

постановляю:

1. Провести в 2007 году смотр-конкурс на лучшую работу по охране труда среди предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, лучшую комиссию (комитет) по охране труда, лучшего уполномоченного (доверенного) лица по охране труда.

2. Утвердить прилагаемые:

2.1. Положение о смотре-конкурсе на лучшую работу по охране труда среди предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, лучшую комиссию (комитет) по охране труда, лучшего уполномоченного (доверенного) лица по охране труда (приложение N 1).

2.2. Создать комиссию по проведению смотра-конкурса на лучшую работу по охране труда среди предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности и утвердить ее состав (приложение N 2).

3. Организационно-контрольному управлению (Сидоренкова) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации и городского округа Спасск-Дальний Н.Д. Хрусталеву.

Глава администрации городского округа Спасск-Дальний

Н.А. Войновская

Приложение N 9
к п. 4.38

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СПАССК-ДАЛЬНИЙ ул. Борисова, 17, г. Спасск-Дальний, 692245 Телефон: 2-06-90, факс: 2-08-35 _________________ N ___________________ На N ____________ от __________________

Начальнику Управления социальной защиты населения Мышкиной В.М.

О направлении постановления

Губернатора Приморского края

Уважаемая Валентина Михайловна!

Направляю Вам для сведения и использования в работе постановление Губернатора Приморского края 27.07.07 г. N 214 "Об установлении величины прожиточного минимума на душу населения"

Приложения: 1. на 5 л. в 2 экз.

2. на 4 л. в 1 экз.

Глава администрации городского округа Спасск-Дальний

Н.А. Королев

Н.И. Иванов

25 26 638

Приложение N 10
к п. 7.2

Администрация городского                                                 УТВЕРЖДАЮ

Округа Спасск-Дальний

                                                                Глава администрации

                                                                  городского округа

                                                                     Спасск-Дальний

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                  подпись Ф.И.О.

___________N________                                                       Дата

на______________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части и N статей по перечню)	Примечание
Название раздела

Руководитель

Подразделения                     подпись                             И.О. Фамилия

Дата

Специалист 1 категории

архивист                          подпись                              И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Заведующая архивным отделом

От ___________ N_________

      Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	С отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянно
Долговременного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
итого

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства                       подпись                  Расшифровка подписи

дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности,

Передавшего сведения                           подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 11
к п. 3.2

                  Глава администрации городского округа Спасск-Дальний

 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

                                  РАСПОРЯЖЕНИЕ

  2 одинарных интервала

      30 декабря 2008 г.             г. Спасск-Дальний               N 350-ра

                                       | 2 одинарных интервала

 1                Об утверждении акта приемочной комиссии

инт.

                                       | 2 одинарных интервала

     1,25 инт.

     ---В соответствии с постановлением главы администрации городского округа

    |Спасск - Дальний от 30 августа 2007 г. N 445-па "О создании приемочной

1,5 |комиссии по приемке завершенных работ по переустройству и (или)

инт.|перепланировке помещений на территории городского округа Спасск-Дальний"

    Утвердить акт приемочной комиссии от 20 марта 2008 г. о завершенных работах

     по переустройству и перепланировке помещения - квартиры N 66 в доме N 95

     по ул. Красногвардейская в г. Спасске-Дальнем (прилагается).

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

----Глава администрации городского

     округа Спасск-Дальний                                Н.А. Войновская----

25 мм                                                                        15 мм

                                      | 20 мм

                                      |

Приложение N 12
к п. 3.2

                  ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СПАССК-ДАЛЬНИЙ

        2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

                                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ

        2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

     30 декабря 2008 г.             г. Спасск-Дальний               N 350-ра

                                       | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

 1              О включении освободившихся отдельных муниципальных

 инт.           жилых помещений в специализированный жилищный фонд

                                       | 2 одинарных интервала (при размере шрифта 8)

     1,25 инт.

     --- В соответствии со ст.ст. 92, 93, 104 Жилищного кодекса Российской Федерации

1,5 |Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 января 2006 года N 42 "Об

инт.утверждении правил отнесения жилого помещения к специализированному жилищному фонду"

              | 2 одинарных межстрочных интервала

      ПОСТАНОВЛЯЮ:

              | 2 одинарных инт.

     1,25 инт.

     ---

1,5 |Включить в муниципальный специализированный жилищный фонд следующие освободившиеся

инт.|освободившиеся жилые помещения:

    | - ул. Герцена, д. 18, кв. 22.

    | - ул. Красногвардейская, д. 73/2, кв. 17.

    |2. Отнести указанные жилые помещения к служебному жилищному фонду.

    |3. Контроль над использованием служебных жилых помещений возложить на заместителя

    |   главы администрации городского округа Спасск-Дальний Лободу К.А.

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

----Глава администрации городского

     округа Спасск-Дальний                                Н.А. Войновская----

25 мм                                                                        15 мм

                                      | 20 мм

                                      |

Приложение N 13
к п. 3.2

Глава администрации городского

округа Спасск-Дальний Н.А. Войновская

Е.В. Сидоренкова Печатается в левом нижнем углу листа. Размер шрифта N 13.

2 40 89

20 мм

                АДМИНИСТРАЦИЯ                             Вице-губернатору

        ГОРОДСКОГО ОКРУГА СПАССК-ДАЛЬНИЙ           1 инт.| Приморского края

     ул. Борисова, 17, г. Спасск-Дальний, 692245          1,5 инт.

     Телефон: 2-06-90, факс: 2-08-35

                                                            | 1,5 инт.

                                                            И.А. Скоробогатовой

     ___________________ N_________________

     На N ____________ от _________________

    О направлении постановления

    Губернатора Приморского края

      | 2 одинарных инт.

                             Уважаемая Ирина Александровна!

                                          | 2 одинарных межстрочных интервала

           Администрация городского округа Спасск-Дальний направляет Вам информацию

      об основных проблемах и предложениях по исполнению вопросов местного значения

      администрации городского округа Спасск-Дальний согласно статьи, 16 Федерального

      закона от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного

      самоуправления в Российской Федерации".

     (текст письма печатается с использованием шрифта Times New Roman, размер 14,

     через 1,5 межстрочных интервала)

        | 25 мм

 15 мм. 

                                               Если есть несколько разных приложений, то ссылки

            Приложение: 1. на 5 л. в 2 экз.    на них печатаются одна под другой с 1 межстрочным

                        2. на 4 л. в 1 экз.    интервалом и расстоянием между ними 1,5

                                               межстрочных интервала.

----Глава администрации городского

     округа Спасск-Дальний                                Н.А. Войновская----

     Е.В. Сидоренкова

     2  40 89         ----- Печатается в левом нижнем углу листа. Размер шрифта N 14.

                                      | 20 мм