Постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 г. N 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края"

На основании Устава Приморского края и в целях совершенствования делопроизводства в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края Администрация Приморского края

постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (далее - Инструкция) (прилагается).

2. Признать утратившими силу:

постановление Администрации Приморского края от 11 декабря 2003 года N 400 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края";

пункт 2 постановления Администрации Приморского края от 21 июня 2004 года N 153 "Об утверждении Порядка изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением герба Приморского края, штампов, малых печатей и штампов с факсимильным воспроизведением подписи в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";

постановление Администрации Приморского края от 04 февраля 2005 года N 30-па "О внесении изменения в постановление Администрации Приморского края от 11 декабря 2003 года N 400 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края".

3. Департаменту массовых коммуникаций Приморского края (Мельнишин) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации края.

4. Настоящее постановление вступает в силу с 01 октября 2009 года.

Губернатор края - Глава Администрации Приморского края

С.М. Дарькин

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Приморского края, в органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края
(утв. постановлением Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 г. N 252-па)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 01.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 года N 536, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и Регламентом Администрации Приморского края, утвержденным постановлением Администрации Приморского края от 14 июля 2004 года N 185.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена неточность. Дату Федерального закона N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" следует читать: "22 октября 2004 г."

Настоящая Инструкция распространяется на организационно-распорядительные, а также информационно-справочные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранению документов в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края осуществляется управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края (далее - управление делопроизводства).

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, в том числе с обращениями граждан возлагается на вице-губернатора Приморского края - руководителя аппарата Администрации Приморского края, иных должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей органов исполнительной власти Приморского края, структурных подразделений аппарата Губернатора Приморского края и аппарата Администрации Приморского края (далее - государственные органы, подразделения).

1.5. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края, постановлений и распоряжений Администрации Приморского края, другие служебные документы на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

1.6. Передача документов или их копий иным организациям осуществляется только с разрешения руководителей государственных органов, подразделений по согласованию с вице-губернатором Приморского края - руководителем аппарата Администрации Приморского края (далее - руководитель аппарата Администрации Приморского края).

1.7. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 июня 2001 года N 852-р "Об образовании в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации постоянно действующих технических комиссий по защите государственной тайны" и постановлением Администрации Приморского края от 10 августа 2004 года N 209 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера Администрации Приморского края, аппарата Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края".

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Приморского края, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата Администрации Приморского края.

1.9. Об утрате документов лица, замещающие должности государственной гражданской службы Приморского края (далее - гражданские служащие), обязаны немедленно сообщить руководителю своего государственного органа, подразделения. На основании полученного сообщения в установленном порядке организуется служебная проверка по указанному факту.

1.10. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.) или при увольнении гражданский служащий обязан передать находящиеся у него на исполнении документы своему непосредственному руководителю или иному гражданскому служащему, определенному непосредственным руководителем.

1.11. Должностные лица Администрации Приморского края, гражданские служащие государственных органов, подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации до их подписания и опубликования.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законов Приморского края и постановлений Законодательного Собрания Приморского края

2.1.1. Подготовка проектов законов Приморского края осуществляется в соответствии с примерной Программой законопроектной деятельности Губернатора Приморского края.

Подготовка проектов законов Приморского края, не включенных в примерную Программу законопроектной деятельности Губернатора Приморского края, осуществляется на основании поручения Губернатора Приморского края или (первого) вице-губернаторов Приморского края.

2.1.2. Проекты законов Приморского края и проекты постановлений Законодательного Собрания Приморского края оформляются в соответствии с Правилами оформления нормативных правовых актов в Законодательном Собрании Приморского края.

2.1.3. Для подготовки проектов законов Приморского края, затрагивающих компетенцию различных государственных органов, подразделений, по инициативе ответственного за разработку проекта закона Приморского края государственного органа, подразделения могут создаваться рабочие группы.

Решение о создании рабочей группы по подготовке проекта закона Приморского края принимается курирующим (первым) вице-губернатором Приморского края.

2.1.4. Проекты законов Приморского края проходят согласование по следующей схеме:

руководитель государственного органа, подразделения, подготовившего проект;

руководители отраслевых государственных органов, вопросы деятельности которых затрагивает проект;

директор правового департамента Администрации Приморского края;

начальник отдела по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края аппарата Администрации Приморского края;

полномочный представитель Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края;

начальник отдела распорядительных документов управления делопроизводства;

(первый) вице-губернатор(-ы) Приморского края, курирующий(-ие) вопросы, являющиеся предметом регулирования проекта закона Приморского края;

вице-губернатор края, курирующий вопросы правовой политики.

2.1.5. Подписанное Губернатором Приморского края распоряжение о внесении на рассмотрение Законодательного Собрания Приморского края проекта закона Приморского края вносится в общий отдел Законодательного Собрания Приморского края гражданскими служащими государственного органа, подразделения, подготовивших проект закона Приморского края, с одновременным уведомлением отдела по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края аппарата Администрации Приморского края (далее - отдел по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края).

2.1.6. Подготовка проектов постановлений Законодательного Собрания осуществляется в порядке, установленном для подготовки проектов законов Приморского края.

2.2. Подготовка проектов заключений Губернатора Приморского края на проекты законов Приморского края и поправки к проектам законов Приморского края. Подготовка проектов заключений Администрации Приморского края по поправкам к проекту закона Приморского края о краевом бюджете на очередной финансовый год

2.2.1. Проект заключения на представленные Губернатору Приморского края проекты законов Приморского края и поправки к проектам законов Приморского края готовятся отделом по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края в 30-дневный срок со дня поступления указанных проектов и поправок в Администрацию Приморского края.

2.2.2. Отдел по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края готовит проект заключения с учетом мнения отраслевых государственных органов, а также правового департамента Администрации Приморского края.

Предложения и замечания на проект закона Приморского края и поправки к проекту закона Приморского края направляются в адрес отдела по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края в срок, не превышающий 10 календарных дней со дня получения соответствующего запроса, если в запросе не установлен иной срок.

2.2.3. Проект заключения на проект закона Приморского края и поправки к проекту закона Приморского края подлежат согласованию с (первым) вице-губернатором(-ами) Приморского края, курирующим(-и) вопросы, составляющие предмет регулирования проекта закона Приморского края.

2.2.4. Подготовка проектов заключений Администрации Приморского края по поправкам к проекту закона Приморского края о краевом бюджете на очередной финансовый год осуществляется в соответствии с Законом Приморского края от 02 августа 2005 года N 271-КЗ "О бюджетном устройстве, бюджетном процессе и межбюджетных отношениях в Приморском крае".

2.3. Подготовка проекта поправок Губернатора Приморского края к проекту закона Приморского края

2.3.1. Проект поправок Губернатора Приморского края к проекту закона Приморского края готовится отделом по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края в срок, установленный постановлением Законодательного Собрания Приморского края.

Подготовка проекта поправок осуществляется на основании предложений государственных органов, подразделений и (или) с учетом мнения отраслевых государственных органов, подразделений, а также правового департамента Администрации Приморского края.

Предложения государственных органов, подразделений, требующие финансирования за счет средств краевого бюджета, до направления в отдел по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края подлежат согласованию с департаментом финансов Приморского края.

2.3.2. Проект поправок Губернатора Приморского края к проекту закона Приморского края подлежит согласованию с (первым) вице-губернатором(-ами) Приморского края, курирующим(-и) вопросы, составляющие предмет регулирования проекта закона Приморского края.

2.4. Подготовка принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края для подписания (отклонения) Губернатором Приморского края

2.4.1. Отдел по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края осуществляет подготовку принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края для подписания (отклонения) Губернатором Приморского края в 14-дневный срок со дня его поступления в Администрацию Приморского края.

Подготовка принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края для подписания (отклонения) Губернатором Приморского края осуществляется с учетом мнения отраслевых государственных органов, подразделений, правового департамента Администрации Приморского края, а в случаях, когда реализация принятого закона Приморского края требует финансирования за счет средств краевого бюджета, - с учетом мнения департамента финансов Приморского края.

Предложения и замечания на принятый Законодательным Собранием Приморского края закон Приморского края направляются в адрес отдела по обеспечению законодательной деятельности Губернатора в срок, не превышающий пять календарных дней со дня получения соответствующего запроса, если в запросе не установлен иной срок.

2.4.2. Подписание (отклонение) принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края подлежит согласованию с (первым) вице-губернатором(-ами) Приморского края, курирующим(-и) вопросы, составляющие предмет регулирования закона Приморского края.

2.5. Состав документации

2.5.1. На основании Устава Приморского края Губернатор Приморского края, Администрация Приморского края издают следующие правовые акты:

постановления Губернатора Приморского края;

распоряжения Губернатора Приморского края;

постановления Администрации Приморского края;

распоряжения Администрации Приморского края.

2.5.2. Принятие решений Губернатором Приморского края, должностными лицами Администрации Приморского края, руководителями государственных органов, подразделений по вопросам организации внутренней деятельности сопровождается изданием следующих правовых актов:

приказов Губернатора Приморского края (при осуществлении им полномочий представителя нанимателя от имени Приморского края) (далее - приказы Губернатора Приморского края по кадровым вопросам);

приказов по аппарату Администрации Приморского края;

приказов руководителей государственных органов, подразделений.

2.5.3. Государственные органы, подразделения в соответствии с их полномочиями издают постановления, распоряжения, приказы.

2.5.4. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, оформляются протоколами.

2.5.5. В процессе деятельности государственных органов, подразделений создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные и служебные записки, письма, обзоры и т.д.).

Для оперативной передачи информации используются факсы, телеграммы, телефонограммы, электронная почта.

2.5.6. Для осуществления приема, увольнения, перемещения гражданских служащих, предоставления им отпусков оформляются служебные контракты, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству.

2.6. Бланки документов

2.6.1. Бланки документов, используемые в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210), А6 (105 х 148) и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Документы, издаваемые от имени двух или более государственных органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.6.2. В Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях применяются следующие виды бланков документов:

бланк постановления Губернатора Приморского края (приложение N 2);

бланк распоряжения Губернатора Приморского края (приложение N 3);

бланк постановления Администрации Приморского края (приложение N 4);

бланк распоряжения Администрации Приморского края (приложение N 5);

бланк приказа Губернатора Приморского края (приложение N 10);

бланк приказа по аппарату Администрации Приморского края (приложение N 11);

бланк письма Администрации Приморского края (приложение N 12);

бланк письма структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края (приложение N 13);

бланк письма органа исполнительной власти Приморского края (приложение N 14);

бланк должностного лица (Губернатора Приморского края (приложение N 15);

бланки писем Губернатора Приморского края с изображением герба Приморского края:

представительские бланки (приложение N 16);

представительские бланки на английском языке (приложение N 17);

официальные бланки (приложение N 18);

официальные бланки на английском языке (приложение N 19);

представительские бланки с элементами дизайна (приложение N 20);

представительские бланки с элементами дизайна на английском языке (приложение N 21);

бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна (приложение N 22);

бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна на английском языке (приложение N 23).

2.6.3. Бланки документов государственных органов и подразделений подлежат согласованию с управлением делопроизводства.

2.6.4. На гербовых бланках писем Губернатора Приморского края типографским способом или специальным нумератором на оборотной стороне бланка на правом нижнем поле проставляются учетные порядковые номера.

Учет поступления и выдачи гербовых бланков (печатей) производится в журналах установленной формы (приложение N 24).

2.6.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться без соответствующего разрешения другим организациям и лицам.

2.7. Общие требования по оформлению документов

2.7.1. При подготовке документов используется шрифт Times New Roman (Cyr) размером N 14-15 (N 12, 13 - для оформления табличных материалов) через 1-1,5 межстрочных интервала.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.7.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, верхнее - 2 см - для текста, 0,5 см - на бланке с гербом Приморского края, нижнее - 2 см.

2.7.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.7.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

2.7.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов следующие:

наименование вида документа печатается прописными буквами, указывается на всех видах документов, кроме письма;

заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5, а также текстов писем менее 10 строк.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене_", "Об организации_", "О состоянии_"). Заголовок печатается на расстоянии трёх одинарных интервалов от предыдущего реквизита.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится;

текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей через 1,5 межстрочных интервала. На бланках формата А5 текст документа печатается через 1 межстрочный интервал.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

подпись отделяется от последней строки текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля; двухстрочные и многострочные наименования печатаются через 1 межстрочный интервал и центрируются относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Право подписи документов устанавливается в положениях о государственных органах, подразделениях.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности;

дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, если иное не установлено правилами оформления отдельных видов документов.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, положение, отчет) - дата утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами, подразделениями, должны иметь одну (единую, соответствующую дате более поздней подписи) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год цифровым или словесно-цифровым способом.

Например:

14.03.2008 или 14 марта 2008 года;

индекс (номер) документа, оформленного на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой;

при заверении копий документов или выписок из них реквизит "Отметка о заверении копии" следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" через 2 одинарных межстрочных интервала необходимо проставлять заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Ведущий специалист

управления делопроизводства аппарата

Администрации Приморского края            подпись           И.О.Фамилия

07.06.2008

согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Согласование проектов правовых актов проводится с целью оценки их обоснованности, соответствия действующему законодательству с руководителями государственных органов, подразделений, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, имеющих прямое отношение к содержанию проекта правового акта, должностными лицами Администрации Приморского края.

Визирование проекта документа является его внутренним согласованием и означает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием проекта документа и выразило свое отношение к нему.

Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, дату, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа в нижней его части.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела судостроения

Личная подпись А.А.Иванов

Дата

Внешнее согласование с государственными органами, организациями, интересы которых затрагиваются в проекте документа, оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование государственного органа (организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

             СОГЛАСОВАНО

    Заместитель Министра транспорта

         Российской Федерации

________________   ___________________

(личная подпись)   (инициалы, фамилия)

             30.04.2008

или

             СОГЛАСОВАНО

          Письмо Росархива

    от 30.04.2006 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования и визы могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций).

Проекты правовых актов согласовываются в порядке, установленном пунктом 2.8.8. настоящей Инструкции;

утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (приложение N 25).

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                           Директор департамента

                                     организационной работы аппарата

                                      Администрации Приморского края

                                   _______________    __________________

                                  (личная подпись)   (инициалы, фамилия)

                                                 16.04.2008

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), согласованном в роде, числе и падеже, соответствующих названию утверждаемого документа (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА и т.д.), наименования утверждающего документа или органа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                     УТВЕРЖДЕН

                                                   постановлением

                                            Губернатора Приморского края

                                                  от 15.04.2008 N 14

Приложение к проекту с грифом "УТВЕРЖДЕНО" заканчивается чертой, расположенной по центру текста, ниже него примерно на 2 см. Длина черты 3-4 см;

резолюция - это указание руководителя по исполнению документов. Текст резолюции, как правило, оформляется на бланке поручения (приложение N 26), который прилагается к лицевой стороне первого листа документа. Если резолюция оформляется не на бланке, то она пишется на первом листе подлинника документа на свободном от текста месте.

В состав резолюции входят следующие реквизиты: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:

И.О. Фамилия

Прошу подготовить проект мероприятий

по усилению контроля за исполнением

документов в аппарате Администрации

Приморского края к 18.06. 2008

______________________________________

       (подпись руководителя)

10.06.2008

идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 8.

2.8. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края

2.8.1. Губернатор Приморского края и Администрация Приморского края на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава Приморского края и законов Приморского края издают постановления и распоряжения (далее - правовые акты).

2.8.2. Подготовка правовых актов осуществляется по поручению Губернатора Приморского края - Главы Администрации Приморского края, (первого) вице-губернатора(-ов) Приморского края, руководителя аппарата Администрации Приморского края или по инициативе государственных органов, подразделений в пределах их компетенции.

Поручение дается руководителю государственного органа, подразделения (далее - исполнитель) в соответствии с направлением деятельности, который при необходимости готовит проект распоряжения Губернатора Приморского края или Администрации Приморского края о создании и утверждении состава рабочей группы для подготовки проекта правового акта (далее - рабочая группа). В состав рабочей группы могут быть включены представители отраслевых государственных органов, правового департамента Администрации Приморского края и представителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти (по согласованию), имеющих отношение к содержанию проекта правового акта.

(Первым) вице-губернатором Приморского края, руководителем аппарата Администрации Приморского края, курирующими подготовку проекта нормативного правового акта (далее - проект), или иным лицом - по их поручению - проводится первое заседание рабочей группы, на котором назначается руководитель рабочей группы, определяется основной разработчик проекта, оговариваются основные положения и срок подготовки проекта, который не должен превышать 10 дней, а в случае необходимости он может быть продлен на очередном заседании рабочей группы.

Основной разработчик проекта с учетом рекомендаций, высказанных на заседании рабочей группы, готовит первый вариант проекта, который рассылается одновременно всем членам рабочей группы для доработки.

При наличии у члена рабочей группы особого мнения по подготавливаемому проекту он пишет докладную записку на имя первого вице-губернатора Приморского края, руководителя аппарата Администрации Приморского края, курирующего подготовку проекта, который принимает окончательное решение или выносит решение на рассмотрение рабочей группы.

После рассмотрения проекта всеми участниками его разработки руководитель рабочей группы проводит заседание, на котором происходит окончательное согласование основных положений и текста проекта.

2.8.3. Подготовленный проект с листом согласования (приложение N 1), пояснительной запиской, расчетами, сметами и иными материалами, обосновывающими его принятие, направляется на согласование.

Круг лиц, согласовывающих проект правового акта, определяет руководитель государственного органа, подразделения-исполнителя по согласованию с правовым департаментом Администрации Приморского края

Проекты, предусматривающие расходы за счет средств краевого бюджета, подлежат обязательному согласованию с департаментом финансов Приморского края и первым вице-губернатором Приморского края, курирующим вопросы финансовой и экономической политики.

2.8.4. Ответственность за качество подготовки проектов, их согласование с заинтересованными сторонами несут исполнители.

2.8.5. Если в тексте проекта упоминаются правовые акты государственных органов, то делается ссылка на их даты, номера и наименования.

Если подготавливаемый проект влечет за собой внесение изменений и дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения оформляются в виде самостоятельного акта одновременно с проектом (прилагаются копии документов, в которые вносятся изменения и дополнения).

Изменения и дополнения оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.

2.8.6. Проекты в необходимых случаях должны содержать пункт о возложении контроля за их исполнением.

2.8.7. Проекты актов по кадровым вопросам подготавливаются управлением государственной гражданской службы и кадров Администрации Приморского края (далее - управление государственной гражданской службы и кадров).

2.8.8. Согласование подготовленных проектов оформляется на листе согласования (приложение N 1) путем визирования должностными лицами в следующей последовательности:

на оборотной стороне листа -

руководитель государственного органа, подразделения, подготовившего проект;

руководители государственных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, имеющих прямое отношение к содержанию проекта;

директор правового департамента Администрации Приморского края;

отдел распорядительных документов управления делопроизводства завершает процедуру визирования на оборотной стороне листа;

на лицевой стороне листа -

(первый) вице-губернатор(-ы) Приморского края, курирующие вопросы, составляющие предмет регулирования проекта;

вице-губернатор Приморского края, курирующий вопросы правовой политики.

На оборотной стороне листа согласования также заполняется указатель рассылки, содержащий перечень адресатов с указанием их адресов, которым следует направить правовой акт или выписку из него.

2.8.9. Согласование должно проводиться в течение трех рабочих дней у каждого согласователя, если объем проекта не превышает 5 листов формата А4 и не требует дополнительного изучения нормативно-правовой базы, но не более месяца - в иных случаях.

При согласовании проектов, основанием для подготовки которых служит протест прокурора, необходимо учитывать срок исполнения протеста (10 дней) и согласовывать такие проекты в течение одного дня.

Исполнитель контролирует проставление дат в листе согласования при визировании.

2.8.10. Во избежание случаев подмены листов проекта директор правового департамента Администрации Приморского края, а также гражданские служащие отдела распорядительных документов управления делопроизводства подписывают оборот каждого листа проекта.

2.8.11. При наличии у руководителя, визирующего проект, особого мнения (замечания) он делает в листе согласования соответствующие отметки и подписывает его; особое мнение (замечание), как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту.

2.8.12. По проектам, имеющим замечания, исполнителем подготавливаются предложения для их рассмотрения (первым) вице-губернатором(-ами) Приморского края, курирующим данный вопрос.

2.8.13. Если в ходе согласования проекта в него внесены изменения принципиального характера, то он подлежит возвращению представившему его государственному органу, подразделению для доработки и повторного согласования.

Повторного согласования и визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.8.14. Ответственность за качество подготовки и согласование проекта несет руководитель государственного органа, подразделения, осуществляющего его подготовку.

2.8.15. Согласованный в установленном порядке проект передается исполнителем через секретариат аппарата Губернатора Приморского края для подписания Губернатором Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности.

2.8.16. Подписанный правовой акт (вместе с электронной версией) передается в отдел распорядительных документов управления делопроизводства для регистрации и выпуска в трехдневный срок в строгом соответствии с указателем рассылки, содержащимся на оборотной стороне листа согласования.

Электронная версия проекта оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению проектов на бумажных носителях.

Ответственность за идентичность электронной версии бумажному оригиналу возлагается на исполнителя.

2.8.17. Подлинник (первый или единичный экземпляр официального документа) правового акта, лист согласования к нему остаются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства, остальные материалы возвращаются исполнителю для формирования архивного дела.

2.8.18. Копии правового акта направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, причем правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые правовые акты, направляются тем органам и организациям, которым рассылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам.

Копией документа следует считать документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или части, заверенный печатью отдела распорядительных документов управления делопроизводства. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению государственного органа, подразделения.

2.8.19. Проекты печатаются на бланках установленной формы (приложения NN 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9).

Правовые акты имеют следующие реквизиты:

герб Приморского края;

наименование органа, издавшего правовой акт, - Губернатор Приморского края, Администрация Приморского края;

наименование вида акта - постановление, распоряжение;

дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Дата печатается от левой границы текстового поля. Элементы даты пишутся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, например: 03.07.2008. В текстах актов, содержащих сведения нормативного и финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 17 июля 2008 года.

номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N", порядкового номера документа и буквенного обозначения, например: N 154-ра или N 143-рг;

место издания - печатается на одном уровне с реквизитами "Дата" и "Номер" и оформляется центрированным способом;

заголовок печатается на расстоянии 3 одинарных межстрочных интервалов от реквизита "место издания", выделяется полужирным шрифтом, центрируются относительно слов "Губернатор Приморского края", "Администрация Приморского края". Длина строки заголовка не должна превышать 50 знаков;

текст оформляется в соответствии с пунктом 2.7.5. настоящей Инструкции.

Текст проекта, как правило, состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях - распорядительной), юридически связанной с приложениями к нему.

В констатирующей части проекта излагаются основания и цель его принятия. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "На основании", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п.

Констатирующая часть (преамбула) в проектах постановлений Губернатора Приморского края завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами без разбивки с новой строки от границы левого поля, и двоеточием.

Констатирующая часть (преамбула) в проектах постановлений Администрации Приморского края завершается словами "Администрация Приморского края ПОСТАНОВЛЯЕТ" и двоеточием, последнее слово печатается прописными буквами без разбивки с новой строки от границы левого поля, через 2 одинарных межстрочных интервала от текста преамбулы.

Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений) Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые, в свою очередь, могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

В случае если в тексте проекта содержится ссылка на правовые акты, указываются их реквизиты (даты, номера и наименования).

В случае внесения изменений в правовой акт в тексте дается ссылка на предыдущие редакции.

В случае если в тексте проекта содержатся предписания государственным органам, подразделениям, краевым государственным учреждениям, в последнем пункте проекта указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица Администрации Приморского края, на которого возлагается контроль за исполнением правового акта;

подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор края", "Губернатор края - Глава Администрации Приморского края", "Вице-губернатор края" или "И.о. Губернатора края", "И.о. Губернатора края - Главы Администрации Приморского края". Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Приморского края, вице-губернаторов Приморского края печатаются у правой границы текстового поля.

2.8.20. При наличии приложений к проекту в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии одного приложения - (прилагается); при наличии нескольких приложений - (приложение N 1); (приложение N 2);

Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края печатаются на отдельных листах и нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, порядки, инструкции, регламенты, таблицы, списки, образцы документов.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал и центрируются по длинной строке. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

                                                     Приложение

                                                   к постановлению

                                            Губернатора Приморского края

При указании в пункте правового акта формулировки "Утвердить" гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа в соответствии с пунктом 2.7.5. настоящей Инструкции.

Приложение с грифом "УТВЕРЖДЕНО" заканчивается чертой, расположенной по центру текста, ниже него примерно на 2 см. Длина черты 3-4 см.

Заголовок к тексту приложения оформляется центрированным способом. Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от реквизита "Приложение" 4 одинарными межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов они нумеруются римскими цифрами, их названия печатаются центрированным способом (относительно границ текста) прописными буквами, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.) Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). После точки в нумерации пункта или подпункта текст печатается с большой буквы.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой и может печататься шрифтом меньшего размера. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

2.9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.9.1. Приказ

2.9.1.1. В случаях, установленных действующим законодательством, решения Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений оформляются приказами.

2.9.1.2. Приказы по кадровым вопросам подписываются Губернатором Приморского края или лицом, исполняющим его обязанности.

2.9.1.3. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление государственной гражданской службы и кадров на основании соответствующих представлений или поручений в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству, утверждаемой начальником управления государственной гражданской службы и кадров.

2.9.1.4. Подписанные приказы по кадровым вопросам направляются в управление государственной гражданской службы и кадров для их оформления и выпуска.

Копии приказов заверяются печатью управления государственной гражданской службы и кадров и направляются адресатам согласно указателям рассылки.

2.9.1.5. Приказы государственных органов, подразделений подписываются их руководителями и регистрируются в этих органах, подразделениях.

2.9.1.6. Приказы по аппарату Администрации Приморского края после их подписания регистрируются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства, тиражируются и выпускаются.

2.9.1.7. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах государственного органа, подразделения, вида документа и календарного года.

2.9.2. Положения, правила, инструкции, порядки, регламенты

2.9.2.1. Положения, правила, инструкции, порядки, регламенты утверждаются, как правило, приложением к правовому акту, которое оформляется в соответствии с пунктом 2.8.20. настоящей Инструкции.

2.9.2.2. Положение, как правило, устанавливает порядок образования, задачи и функции, объем прав и обязанностей, организацию работы государственного органа, подразделения.

Текст положения, как правило, состоит из следующих разделов: общие положения, полномочия, организация деятельности, порядок прекращения деятельности.

2.9.2.3. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

2.9.2.4. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

2.9.2.5. С целью упорядочения какого-либо вида деятельности может утверждаться документ, называемый порядком. Например: Порядок учета, использования и хранения печатей с воспроизведением герба Приморского края.

2.9.2.6. Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста).

Констатирующей частью положения, правил, инструкции, должностного регламента служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение.

Основной текст положения, правил, инструкции, порядка, регламента может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Название раздела печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

2.9.3. Протокол

2.9.3.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

2.9.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.9.3.3. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.9.3.4. Текст полного протокола (приложение N 27), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть начинается с указания, кто является председателем и секретарем, после тире указываются их инициалы, фамилии и должности. Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от границы левого поля через 2 одинарных межстрочных интервала от реквизитов "дата, место проведения совещания и номер протокола". Слово "Присутствовали" печатается ниже, далее указываются инициалы, фамилии и должности всех присутствующих на заседании. Если их число превышает 15 человек, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество и в скобках дается примечание - (список прилагается).

Далее через 2 одинарных межстрочных интервала оформляется повестка дня заседания (совещания). Каждый вопрос повестки дня оформляется с абзаца, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ:" выравниваются по центру. По каждому вопросу повестки дня указываются инициалы, фамилия и должность докладчика.

Основная часть текста протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Разделы отделяются друг от друга дополнительным 1,5 межстрочным интервалом.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются прописными буквами, без разбивки, каждое с новой строки от левой границы текстового поля.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с абзаца указываются инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то после тире, также с прописной буквы, пишется "Доклад прилагается".

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в протоколе.

После слова "ВЫСТУПИЛИ" ставится двоеточие. А ниже с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления.

Вопросы к докладчику и ответы на них оформляются в том же порядке.

После слов "РЕШИЛИ", ("ПОСТАНОВИЛИ") ставится двоеточие, а ниже с абзаца приводится текст решения. Если решение является самостоятельным документом, то после двоеточия пишется "Решение прилагается".

Решение оформляется в соответствии с пунктом 2.8.19. настоящей Инструкции.

2.9.3.5. Текст краткого протокола (приложение N 28) также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (при необходимости - должность), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

2.9.3.6. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители директора департамента здравоохранения Приморского края.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами и включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" и ("Об"). Печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.9.3.7. Организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Губернатора Приморского края, возлагается на департамент организационной работы аппарата Администрации Приморского края, а проводимых с участием (первого) вице-губернатора(-ов) Приморского края - на их помощников и соответствующие курируемые ими государственные органы, подразделения.

2.9.3.8. Протокол совещания составляется гражданским служащим государственного органа, ответственного за его проведение. Подготовка протокола заседания коллегиального органа, записи во время заседания, сбор материалов возлагаются на его секретаря.

Краткий протокол подписывается только председателем.

2.9.3.9. Протокол заседания коллегиального органа государственного органа подписывается председателем и секретарем.

2.9.3.10. Датой протокола является дата заседания.

2.9.3.11. Протоколы заседаний Администрации Приморского края и совещаний глав муниципальных образований Приморского края с участием Губернатора Приморского края регистрируются в службе протокола аппарата Губернатора Приморского края, где им присваиваются номера в пределах календарного года.

Протоколы (выездных) рабочих совещаний (заседаний) у Губернатора Приморского края регистрируются и хранятся в службе протокола аппарата Губернатора Приморского края.

2.9.3.12. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, подразделений, принимающих участие в заседании.

2.9.3.13. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем государственного органа, подразделения, ответственного за подготовку совещания, или руководителем аппарата Администрации Приморского края. Копии протоколов, зарегистрированных в отделе распорядительных документов, заверяются печатью отдела распорядительных документов.

Рассылка копий протоколов (выездного) рабочего совещания (заседания) у Губернатора Приморского края обеспечивается государственным органом, подразделением, ответственным за подготовку такого совещания (заседания).

2.9.3.14. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

2.9.3.15. Протокол имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается на 2 см ниже от границы верхнего поля прописными буквами, вразрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру;

заголовок к тексту протокола - это название протоколируемого мероприятия - отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру и отделяется от вводной части чертой;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом, печатается через 2 одинарных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля и отделяется от него чертой; номер печатается арабскими цифрами, состоит из знака N и порядкового номера в течение календарного года;

место проведения совещания указывается и выравнивается по центру на одной линии с датой и номером.

Основное содержание докладов и выступлений оформляется в соответствии с пунктом 2.9.3.4. Решение в полном протоколе - печатается в тексте протокола полностью (или со ссылкой "решение прилагается"); при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения;

подписи отделяются от текста 3 одинарными межстрочными интервалами. Подпись председателя включает наименование его должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря включает его личную подпись и расшифровку подписи, оформляется через 2 одинарных межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

Организация записи хода заседания (совещания) на магнитной ленте (магнитофон или диктофон), печатание возлагается на гражданских служащих государственных органов, подразделений, ответственных за его проведение. В ходе такого заседания (совещания) председательствующий должен ясно и четко называть должность, фамилию, имя и отчество выступающего.

2.9.4. Служебные письма

2.9.4.1. Служебными письмами оформляются:

инициативные письма;

сопроводительные письма к проектам правовых актов;

ответы об исполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

ответы об исполнении поручений федеральных органов исполнительной власти;

ответы об исполнении поручений Губернатора Приморского края и (первых) вице-губернаторов Приморского края;

ответы на протесты, представления, требования прокурора Приморского края;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

ответы на обращения граждан.

2.9.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя государственного органа, подразделения на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями государственных органов, подразделений.

2.9.4.3. Служебные письма (далее - письма) оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 (приложение N 12).

Письма за подписью Губернатора Приморского края на продольных бланках с изображением герба Приморского края (приложение N 16-23) оформляются шрифтом Franklin Gothic Medium размером N 14.

Письмо имеет следующие реквизиты:

дата - оформляется цифровым способом, (датой письма является дата его подписания);

исходящий номер в письмах за подписью должностных лиц Администрации Приморского края состоит из индекса отдела служебной корреспонденции и копировально-множительных работ управления делопроизводства (далее - отдел СК), индекса темы содержания письма и порядкового номера;

адрес печатается в верхней правой части бланка письма и ограничивается правым полем.

В состав адреса входит наименование государственного органа, подразделения, органа местного самоуправления, организации (или ее структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя, а если письмо адресовано физическому лицу - фамилия и инициалы, адрес получателя.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в указатель рассылки, или частному лицу.

Наименование государственного органа, подразделения, органа местного самоуправления, организации, их структурных подразделений, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

При адресовании письма государственному органу, подразделению, органу местного самоуправления, организации или их структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                     Управление культуры

                                                        Приморского края

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование государственного органа, подразделения, органа местного самоуправления, организации или их структурным подразделениям указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                                     Управление культуры

                                                        Приморского края

                                                    Ведущему специалисту

                                                            А.И. Петрову

При адресовании письма руководителю государственного органа, подразделения, органа местного самоуправления, организации или их структурных подразделений наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                  Генеральному директору

                                                  объединения "Агропром"

                                                            М.П. Иванову

В случае если письма одинакового содержания направляются нескольким адресатам, имеющим одинаковый правовой статус, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                    Главам муниципальных

                                                        образований края

При адресовании письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                           Калинину И.П.

                                               ул. Садовая, д. 5, кв. 12

                                                        г. Дальнереченск

                                                Приморского края, 692100

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не указывается.

Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

Исполнитель передает в отдел СК письма, подписанные должностными лицами Администрации Приморского края, в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, а также копию, которая остается в отделе СК;

заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал.

Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля;

текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается через 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине текстового поля.

Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления.

Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

"Управление делопроизводства  аппарата  Администрации  Приморского  края

считает...",

"Департамент финансов Приморского края рассмотрел..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое оформляется центрированным способом, например:

                       Уважаемый ____________________!;

приложение отделяется от текста 1,5-2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа и выглядят следующим образом:

Приложение:	1.	Проект закона Приморского края "О ..." на 7 л. в 1 экз.
	2.	Пояснительная записка к проекту закона Приморского края "О ..." на 3 л. в 1 экз.
	3.	Заключение Администрации Приморского края по законопроекту на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.;

подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами (приложение N 12).

Если письмо оформляется на бланке письма государственного органа, подразделения, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:

Начальник управления                                         И.О.Фамилия

Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то полное наименование должности в подписи не указывается.

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:

Директор департамента

финансов Приморского края                                    И.О.Фамилия

При подписании совместного письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются, соответственно, левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительными 1,5 интервалами, например:

Начальник управления государственной гражданской службы и кадров Администрации Приморского края подпись И.О. Фамилия

Начальник управления делопроизводства аппарата Администрации Приморского края подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый его лист оформляют не на бланке;

фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от поля. Например:

И.И. Иванов

22 12 63

2.9.5. Порядок подготовки писем за подписью Губернатора Приморского края

Письма за подписью Губернатора Приморского края на бланках с изображением герба Приморского края (приложения N 16-23) готовятся по указанию Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности (на основании распоряжения Администрации Приморского края).

Текст письма за подписью Губернатора Приморского края готовится государственным органом, подразделением (далее - исполнитель), визируется у курирующего вице-губернатора Приморского края и представляется на бумажном и электронном носителях в отдел распорядительных документов управления делопроизводства для редактирования, визирования и выпуска.

Все визы согласования проставляются в виде подписи с расшифровкой фамилии и инициалов имени, отчества на оборотной стороне последнего листа письма.

Отредактированный и согласованный текст письма и его электронный вариант исполнитель передает для распечатывания в управление делопроизводства.

Вид и форму бланка, на котором будет печататься письмо, определяет исполнитель, подготовивший письмо.

Тексты писем на бланках с изображением герба Приморского края за подписью Губернатора Приморского края на иностранных языках и по вопросам внешнеэкономической деятельности предварительно согласовываются у вице-губернатора Приморского края, курирующего вопросы внешней политики.

Отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу с оборотной стороны последнего листа подлинника документа от поля. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

В.А. Жуков

22 24 67

Отпечатанное на бланке письмо передается исполнителем в секретариат аппарата Губернатора Приморского края для подписания Губернатором Приморского края.

Подписанное Губернатором Приморского края письмо передается помощником Губернатора Приморского края по делопроизводству исполнителю для регистрации и отправки адресату через отдел СК.

Проект письма со всеми визами при его регистрации остается в отделе СК вместе с копией письма для оформления в дело.

В случае неподписания проекта письма помощник Губернатора Приморского края по делопроизводству возвращает его исполнителю, который представляет использованный номерной бланк в отдел СК для уничтожения по акту.

2.9.6. Служебные телеграммы и телефонограммы

2.9.6.1. Проекты служебных телеграмм (далее - телеграммы) оформляются на

стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 прописными буквами (приложение N 29).

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

адрес (куда, кому). Текст адреса печатается через 1 межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

МОСКВА УЛИЦА КОРОЛЕВА 8

или

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД

В адресе телеграммы указывается наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.), а также наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, например:

ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ

Наименование государственного органа, организации печатается в именительном падеже:

АДМИНИСТРАЦИЯ НАДЕЖДИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

ГЛАВЕ АРСЕНЬЕВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА БЕСПАЛОВУ

В случае если телеграммы одинакового содержания направляются нескольким адресатам, имеющим одинаковый правовой статус, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

ГЛАВАМ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ КРАЯ

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы;

текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое оформляется центрированным способом, например:

                  УВАЖАЕМЫЙ ___________________________!

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов. Знаки препинания сокращаются следующими буквами: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки.

Текст печатается на лицевой стороне листа без переносов слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте не допускаются.

Телеграмма составляется и передается на отправку в трех экземплярах;

подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы имени, отчества и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата проставляются в отделе СК. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа, его почтовый адрес, наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личную подпись и ее расшифровку;

виза: на копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя государственного органа, подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку;

ссылка на номер и дату: при ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.

Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование государственного органа, организации или местожительства адресата (улица, номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна).

Тип (или вид) поздравительных телеграмм (правительственная, "люкс", простая) определяет исполнитель.

2.9.6.2. Телефонограммы передаются устно по каналам телефонной связи, содержат информацию открытого характера и записываются получателем. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов. Датой телефонограммы является дата ее передачи адресату.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью отправителя;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью получателя;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем государственного органа, подразделения или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список с номерами телефонов.

Тексты телефонограмм (получаемые и передаваемые) записываются в журнал учета телефонограмм.

Образец оформления телефонограммы дан в приложении N 30.

2.9.7. Акт

2.9.7.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема - передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

Акт составляется комиссионно (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

2.9.7.2. Акт оформляется на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 и имеет следующие реквизиты (приложение N 31):

гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами, без кавычек, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Слово "УТВЕРЖДАЮ" от наименования должности лица, утвердившего документ, расшифровки подписи и даты разделяется 1,5 межстрочным интервалом;

наименование вида документа - АКТ - располагается ниже наименования государственного органа, подразделения через 2 одинарных межстрочных интервала, печатается прописными буквами и центруется относительно наименования государственного органа, подразделения;

номер и дата оформляются арабскими цифрами и печатаются после слова "АКТ" через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля; дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события;

заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал от левого поля и центруется относительно длинной строки. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос: "О чем?" составлен акт, например:

"О проверке сохранности документов в управлении";

текст отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст акта состоит из трех частей - вводной, констатирующей и выводов.

Вводная часть текста акта начинается словом "ОСНОВАНИЕ:" после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатаются слова "Составлен комиссией", ставится двоеточие, и далее перечисляются должности, инициалы и фамилии составителей акта или состав комиссии, например:

Составлен комиссией:

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ:  должность, И.О.Фамилия

ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:         должность, И.О.Фамилия

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются сроки проведения работы комиссии, ее цели, задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направляются.

Например:

Составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр - архив управления делопроизводства;

2-й  экземпляр  -    управление    по   исполнению     административного

законодательства Приморского края.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или правовыми актами, регламентирующими порядок составления акта;

подпись отделяется от текста 2 одинарными межстрочными интервалами.

Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности, например:

Председатель комиссии                 подпись                И.О.Фамилия

Члены комиссии:                       подпись                И.О.Фамилия

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в государственных органах, подразделениях, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом Администрации Приморского края. 

3.1.3. При применении электронного документооборота в Администрации Приморского края и государственных органах, подразделениях управлением делопроизводства ведутся базы данных служебной корреспонденции Администрации Приморского края.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Администрацию Приморского края, государственные органы, подразделения осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.

3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в государственные органы, подразделения на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и после наложения резолюции доставляются исполнителям.

3.3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающей в Администрацию Приморского края корреспонденции производится в следующем порядке:

корреспонденция на имя Губернатора Приморского края и (первых) вице-губернаторов Приморского края, за исключением письменных обращений граждан, регистрируется в отделе СК;

государственные органы, подразделения получают свою корреспонденцию в отделении связи и регистрируют ее самостоятельно.

Телеграммы доставляются в отдел СК и в государственные органы, подразделения работниками телеграфа по мере их поступления.

3.3.3. Полученные отделом СК конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений.

В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой остается в отделе СК. Акт подписывается начальником отдела СК.

3.3.4. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.

3.3.5. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени получения документа (документы, поступающие из суда, прокуратуры и т.п.).

3.3.6. Гражданскими служащими отдела СК не вскрываются конверты писем с надписью "лично". Они передаются по назначению.

3.3.7. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается приемной Губернатора Приморского края, о чем делается отметка в журнале регистрации. О документах и телеграммах, требующих незамедлительного решения, докладывается должностным лицам Администрации Приморского края. Поступившие документы передаются гражданскими служащими приемной Губернатора Приморского края в отдел СК (или отдел по защите государственной тайны Приморского края - в случае поступления документов секретного характера) в первый, следующий за выходными днями, рабочий день - для последующего оформления и организации исполнения.

3.3.8. Документы в зависимости от их видов регистрируются:

в правовом департаменте Администрации Приморского края (далее - правовой департамент) - федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, документы Федерального Собрания Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации;

в отделе распорядительных документов управления делопроизводства - постановления и распоряжения Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, распоряжения о направлении в командировку на бланке Администрации Приморского края, протоколы заседаний коллегии при Губернаторе Приморского края, заседаний Администрации Приморского края, соглашения и договоры между Администрацией Приморского края и федеральными органами исполнительной власти, международные, трехсторонние (между Администрацией Приморского края, профсоюзами и работодателями), иные особо социально значимые договоры и соглашения, заключаемые Администрацией Приморского края. Журналы по регистрации нормативных правовых актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края отнесены к журналам строгой отчетности и оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к такого вида документам (нумеруется каждая страница, журнал прошивается, скрепляется печатью и заверяется подписью), (приложение N 32);

в отделе СК - входящая корреспонденция в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края и исходящая корреспонденция за подписью Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края;

в отделе по работе с обращениями граждан уполномоченного органа исполнительной власти Приморского края - письменные и устные обращения граждан;

в отделе по защите государственной тайны Приморского края - документы секретного характера по формам, установленным специальной инструкцией;

в управлении государственной гражданской службы и кадров - приказы Губернатора Приморского края по кадровым вопросам.

Телеграммы, поступившие в адрес Администрации Приморского края, регистрируются в отделе СК за входящим порядковым номером, который вносится в базу данных входящих документов.

3.3.9. Корреспонденция, адресованная непосредственно государственным органам, подразделениям, регистрируется в них гражданскими служащими-делопроизводителями самостоятельно (в базах данных, журналах или на карточках).

3.3.10. На документах, поступающих в адрес Администрации Приморского края, в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп отдела СК с указанием даты и порядкового регистрационного номера. На уведомлениях о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований проставляется регистрационный штамп с указанием даты, порядкового регистрационного номера и времени получения.

Не подлежат регистрации поступающие книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция.

3.3.11. Одновременно к регистрируемому документу оформляется бланк поручения (приложение N 26) с указанием даты, регистрационного номера, фамилии и инициалов должностного лица Администрации Приморского края.

3.3.12. При наличии в поступивших служебных письмах ссылки на ранее поступившие документы отделом СК указываются регистрационные номера последних и затем письма передаются на рассмотрение.

3.3.13. Для обеспечения учета и поиска документов, а также правильной группировки документов в дела производится индексация государственных органов, подразделений.

Каждому государственному органу, подразделению присваивается условный цифровой индекс (приложение N 33).

3.3.14. Регистрационный номер документа состоит из условного цифрового индекса государственного органа, подразделения, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

3.3.15. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более государственными органами, подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.3.16. Номером постановления Губернатора Приморского края, постановления Администрации Приморского края является его регистрационный порядковый номер в пределах календарного года, с добавлением букв "пг" или "па". Номер распоряжения Губернатора Приморского состоит из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рг"; распоряжения Администрации Приморского края - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "ра"; по личному составу - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рл"; распоряжения на бланке Администрации Приморского края о направлении в командировку - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рк".

3.3.17. При регистрации поступившего документа в электронную карточку системы "Общая канцелярия" вводятся необходимые данные о документе и одновременно распечатываются регистрационно-контрольные карточки документа (приложение N 34). Данная регистрационная карточка используется в качестве вспомогательной справочной карточки в отделе СК в целях страховки информации и предотвращения повторной регистрации при передаче в государственные органы, подразделения. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Общая канцелярия" не менее пяти лет.

3.3.18. Документы, поступившие в правовой департамент, после предварительного изучения директором правового департамента и соответствующего оформления передаются Губернатору Приморского края для рассмотрения, а в период временного отсутствия Губернатора Приморского края - должностному лицу, исполняющему его обязанности.

3.3.19. Документы, подлежащие регистрации в отделе СК, после их предварительного изучения (сортировки) начальником отдела СК и соответствующего оформления передаются через помощников должностным лицам Администрации Приморского края в соответствии с распределением обязанностей.

3.3.20. Нерегистрируемые документы после их соответствующего оформления (проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления) передаются по назначению.

3.3.21. Служебные письма, адресованные должностным лицам Администрации Приморского края, регистрируются в отделе СК и под зарегистрированными номерами проходят исполнение во всех государственных органах, подразделениях, в которых фиксируются регистрационные номера отдела СК и фактическая дата поступления, несмотря на то, что эти документы проходят регистрацию в государственных органах, подразделениях как входящие.

3.3.22. В обязанности помощников (первого) вице-губернаторов Приморского края в области делопроизводства входят в соответствии с их курацией:

прием и учет поступающих документов, проверка правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение должностному лицу Администрации Приморского края и после получения резолюции возврат в отдел СК;

проверка правильности оформления и передача исходящих документов на отправку в отдел СК;

контроль за прохождением документов с резолюцией Губернатора Приморского края, (первых) вице-губернаторов Приморского края;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

3.3.23. Губернатору Приморского края направляются на рассмотрение федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, документы Федерального Собрания Российской Федерации, от полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе.

Вся другая корреспонденция рассматривается (первыми) вице-губернаторами Приморского края в соответствии с распределением обязанностей между ними, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения государственных органов, подразделений.

3.3.24. Рассмотрение документов должно производиться должностными лицами Администрации Приморского края и руководителями государственных органов, подразделений, как правило, в день их поступления. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции должностного лица на бланке поручения.

3.3.25. Рассмотренные должностными лицами Администрации Приморского края документы возвращаются их помощниками в отдел СК или в правовой департамент для внесения текста резолюции и сроков исполнения документов, даты передачи (отправки) документов непосредственным исполнителям в базу данных и регистрационные карточки. Документы, зарегистрированные в правовом департаменте, доводятся помощниками Губернатора Приморского края по делопроизводству, (первого) вице-губернаторов Приморского края до сведения непосредственных исполнителей самостоятельно.

Служебные документы, поступившие в Администрацию Приморского края, минуя отдел СК, после их рассмотрения адресатами в тот же день передаются сотрудниками делопроизводства адресата в отдел СК для последующего оформления и передачи исполнителям.

3.3.26. Подлинник документа, который исполняется несколькими государственными органами, подразделениями, получает ответственный исполнитель (указан первым), остальным исполнителям передаются копии, о чем делается отметка на листе поручения и в регистрационной карточке.

3.3.27. Исполненные документы с пометкой "Подлежит возврату" и копии ответов в обязательном порядке передаются в отдел СК для снятия с контроля и оформления на архивное хранение.

3.3.28. Переадресовка документов с поручениями должностных лиц Администрации Приморского края производится с разрешения должностного лица, давшего поручения; переадресовка документов, направленных после регистрации непосредственно в государственные органы, подразделения, производится по договоренности между их руководителями либо по согласованию с руководителем секретариата аппарата Администрации Приморского края.

3.3.29. Передача документов, зарегистрированных в отделе СК, от одного исполнителя к другому, а также из одного государственного органа, подразделения в другой осуществляется только через отдел СК.

3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.4.1. Электронные сообщения (переписка), посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом определенной специфики в процессе исполнения в соответствии с постановлением Администрации Приморского края от 06 сентября 2004 года N 237 "Об утверждении Инструкции по использованию ресурсов сети Интернет и компьютерного оборудования в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Администрации Приморского края".

3.4.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов и служебных материалов адресатам (от адресатов), размещенным вне здания Администрации Приморского края. Факсимильный аппарат с официальным номером Администрации Приморского края установлен в управлении делопроизводства.

3.4.3. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

3.4.4. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр два миллиметра.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов.

3.4.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет в государственных органах, подразделениях осуществляет гражданский служащий, назначенный ответственным за использование факсимильных аппаратов.

Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение N 35) и затем регистрируются.

Об оригинале принятой факсограммы докладывается соответствующим должностным лицам Администрации Приморского края, руководителям государственных органов, подразделений, после чего он передается с их резолюцией исполнителю.

Законченные делопроизводством факсограммы, поступившие в адрес должностных лиц Администрации Приморского края, сдаются в отдел СК.

Факсограммы, поступившие в государственные органы, подразделения, учитываются в журналах установленной формы (приложение N 35) и затем регистрируются как входящая корреспонденция. Законченные делопроизводством факсограммы подшиваются с оригиналом документа в дело.

3.4.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего государственного органа, подразделения.

3.5. Обработка и передача отправляемых документов

3.5.1. Проекты служебных писем и телеграмм оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 2.9. "Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов", и печатаются на бланках установленной формы.

Письма на бланках "Губернатор Приморского края" подписываются Губернатором Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности.

Письма на бланках Администрации Приморского края подписываются Губернатором края - Главой Администрации Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности, а также должностными лицами Администрации Приморского края.

Документы на бланках государственных органов, подразделений подписываются их руководителями.

Письма за подписью Губернатора Приморского края в обязательном порядке визируются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства. При их отправке в отдел СК предоставляется второй экземпляр письма, содержащий реквизиты исполнителя и визу курирующего (первого) вице-губернатора Приморского края с ее расшифровкой (И.О.Фамилия), который при выпуске остается в отделе распорядительных документов.

3.5.2. Если письмо или телеграмма направляются не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

3.5.3. При направлении письма или телеграммы более чем в четыре адреса, исполнителем составляется указатель рассылки (в 2 экз.) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.

3.5.4. Подготовленный проект письма или телеграммы после необходимых согласований представляется исполнителем помощнику Губернатора Приморского края или (первого) вице-губернатора Приморского края для подписи.

3.5.5. Письма Президенту Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти подписываются Губернатором Приморского края или исполняющим его обязанности должностным лицом.

Письма в федеральные органы исполнительной власти - вице-губернаторами Приморского края по курируемым вопросам по прямому поручению Губернатора Приморского края или лица, исполняющего его обязанности.

3.5.6. При отправке документов и телеграмм гражданский служащий отдела СК проверяет правильность их оформления и наличие приложений к основному документу. Правильно оформленным документам присваиваются регистрационные номера. Один экземпляр отправляемых зарегистрированных документов и копий телеграмм остается в отделе СК и оформляется на архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

3.5.7. Срочная корреспонденция оформляется и отправляется незамедлительно: в рабочее время - отделом СК, в нерабочее, в субботние, воскресные и праздничные дни - дежурным приемной Губернатора Приморского края, а в необходимых случаях - отделом специальной документальной связи аппарата Администрации Приморского края.

3.5.8. На исполненных документах ставится отметка об исполнении, включающая следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

отправлено письмо

от 01.04.2008 N 11-2/131;

в дело N 01-15;

личная подпись руководителя подразделения;

01.04.2008

3.6. Порядок прохождения внутренних документов

3.6.1. К внутренним документам относятся копии правовых актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, приказы по вопросам организации внутренней деятельности государственных органов, подразделений, а также докладные записки, служебные записки, справки и т.п., представляемые Губернатору Приморского края, (первому) вице-губернатору(-ам) Приморского края, а также служебные записки, представляющие собой переписку между государственными органами, подразделениями.

3.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

3.6.3. Тиражированные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных документов в обязательном порядке рассылаются государственным органам, подразделениям, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, в соответствии с листом рассылки.

3.6.4. Передача документов между государственными органами, подразделениями осуществляется через гражданских служащих, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном государственном органе, подразделении. Документы передаются после соответствующей отметки в отделе СК.

3.7. Учет количества документов

3.7.1. Учет количества документов, зарегистрированных в соответствии с подразделом 3.3. настоящей Инструкции, за определенный период (год, месяц), проводится по месту регистрации документов.

3.7.2. При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, записывая это число через косую черту: слева - количество обрабатываемых в государственном органе, подразделении документов и справа - количество их копий. Например: 10814/15375.

Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.

3.7.3. Ежеквартально пятого числа правовой департамент, отдел распорядительных документов управления делопроизводства и отдел по работе с обращениями граждан уполномоченного органа исполнительной власти Приморского края дают сведения об объеме документооборота по установленной форме начальнику отдела СК для подсчета общего документооборота по Администрации Приморского края.

3.7.4. Ежегодно государственные органы, подразделения представляют в управление делопроизводства сведения о документообороте на конец отчетного периода.

Результаты учета количества документов по итогам года обобщаются управлением делопроизводства и представляются должностным лицам Администрации Приморского края.

3.8. Работа с обращениями и запросами членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительного органа местного самоуправления

3.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - член Совета Федерации, депутат Государственной Думы), депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края о статусе депутата.

3.8.2. Ответ на запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы дается в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые документы или сведения предоставляются безотлагательно (в случае необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения).

3.8.3. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) Законодательного Собрания Приморского края дается в устной (на заседании Законодательного Собрания Приморского края) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, установленный Законодательным Собранием Приморского края, срок.

При обращении депутата Законодательного Собрания Приморского края по вопросам, связанным с его деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые им документы или сведения предоставляются безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата Законодательного Собрания Приморского края дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов об этом сообщается депутату Законодательного Собрания Приморского края в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату Законодательного Собрания Приморского края не позднее 15 дней со дня получения обращения.

3.8.4. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) представительного органа местного самоуправления дается в устной (на заседании представительного органа) или письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной срок, установленный представительным органом.

При обращении депутата (группы депутатов) представительного органа местного самоуправления ответ на обращение, а также запрашиваемые документы и сведения предоставляются в течение 30 дней (в случае необходимости дополнительного изучения вопроса или проверки информации - в срок не позднее 60 дней со дня получения обращения).

3.8.5. В поручении по исполнению запроса должностными лицами даются указания о его рассмотрении государственными органами, подразделениями в соответствии с их компетенцией, а копия ответа представляется в отдел СК.

3.9. Подготовка отзывов Администрации Приморского края на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения

3.9.1. Поступившие в Администрацию Приморского края проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - проекты федеральных законов) регистрируются, ставятся на контроль в отделе СК и передаются через помощника вице-губернатору Приморского края, курирующему вопросы правовой политики (далее - вице-губернатор Приморского края), для назначения лиц, ответственных за подготовку отзыва.

3.9.2. Подготовка отзывов Администрации Приморского края на проекты федеральных законов (далее - отзывы) осуществляется правовым департаментом Администрации Приморского края (далее - правовой департамент) с учетом мнения государственных органов, в компетенции которых находятся вопросы, являющиеся предметом регулирования проекта федерального закона.

3.9.3. Первый экземпляр проекта федерального закона передается в правовой департамент.

Копия проекта федерального закона направляется государственным органам в соответствии с резолюцией вице-губернатора Приморского края для рассмотрения и формирования позиции о поддержке или неподдержке проекта федерального закона, а также для представления всех возможных замечаний и предложений по существу.

3.9.4. Государственные органы направляют письмо с изложением позиции по существу проекта федерального закона в правовой департамент Администрации Приморского края в срок не позднее 14 дней с даты регистрации проекта федерального закона отделом СК.

3.9.5. Правовой департамент с учетом позиции государственных органов готовит служебную записку на имя Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности, и проект отзыва, который вместе с первым экземпляром проекта федерального закона передается в отдел распорядительных документов управления делопроизводства для проведения лингвистической экспертизы и визирования.

Завизированный отделом распорядительных документов управления делопроизводства проект отзыва со служебной запиской, подписанной директором правового департамента, и первым экземпляром проекта федерального закона передается вице-губернатору Приморского края, который подписывает служебную записку и снимает проект федерального закона с контроля.

Проект отзыва на проект федерального закона со служебной запиской и первым экземпляром проекта федерального закона передается в установленном порядке Губернатору Приморского края или должностному лицу, исполняющему его обязанности.

Подписанный Губернатором Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности, отзыв на проект федерального закона регистрируется в отделе СК как исходящий документ и направляется в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

3.10. Исполнение протестов, представлений прокурора Приморского края и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю

3.10.1. При поступлении Губернатору Приморского края, в Администрацию Приморского края протестов, представлений прокурора Приморского края, экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю (далее - протесты, представления, экспертные заключения) указанные документы регистрируются и ставятся на контроль в отделе СК и передаются в установленном порядке Губернатору Приморского края для назначения лиц, ответственных за их исполнение.

Ответственным исполнителем протеста, экспертного заключения определяется государственный орган, подразделение, разработавшие нормативный правовой акт Губернатора (Администрации) Приморского края, являющийся предметом рассмотрения протеста, экспертного заключения.

Ответственным исполнителем представления определяется государственный орган, подразделение, в компетенцию которых входят вопросы, составляющие предмет представления.

В адрес ответственного исполнителя отдел СК передает первый экземпляр протеста, представления, экспертного заключения. Копия направляется в правовой департамент.

3.10.2. В течение 10 календарных дней с даты регистрации протеста в отделе СК (30 дней - с даты регистрации представления) ответственный исполнитель готовит и направляет прокурору Приморского края ответ за подписью курирующего (первого) вице-губернатора Приморского края о результатах рассмотрения протеста, представления и принятых мерах, согласованный с правовым департаментом.

В течение 30 календарных дней с даты регистрации в отделе СК экспертного заключения ответственный исполнитель готовит и направляет в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения, согласованный с правовым департаментом, о результатах рассмотрения экспертного заключения и принятых мерах.

В случае невозможности исполнения протеста, представления, экспертного заключения в установленный срок ответственный исполнитель готовит и направляет соответственно прокурору Приморского края или в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю промежуточный ответ с изложением информации по исполнению документа на текущий момент. Промежуточный ответ не является основанием для снятия отделом СК протеста, представления, экспертного заключения с контроля.

При несогласии с требованиями протеста, представления, выводами экспертного заключения ответственный исполнитель направляет соответственно прокурору Приморского края или в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю письмо, согласованное с правовым департаментом, с аргументированным изложением доводов.

3.10.3. Срок рассмотрения протеста, представления, экспертного заключения исчисляется с даты их регистрации в отделе СК.

3.10.4. Снятие протеста, представления, экспертного заключения с контроля осуществляется на основании ответа об их исполнении.

3.11. Работа с обращениями граждан

3.11.1. Работа с обращениями граждан, поступающими в адрес Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений, осуществляется в соответствии с действующим законодательством о порядке рассмотрения обращений граждан.

3.11.2. В Администрации Приморского края делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан (далее - обращения граждан) ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется отделом по работе с обращениями граждан уполномоченного государственного органа (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

3.11.3. В государственных органах, подразделениях делопроизводство по обращениям граждан также ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется гражданским служащим, на которого приказом руководителя возложены данные обязанности.

3.11.4. Обращения граждан, поступающие в Администрацию Приморского края на имя Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, в том числе обращения граждан, направленные из федеральных государственных органов, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан в день их поступления. Сведения о регистрации вносятся в электронную базу данных и в регистрационно-контрольные карточки (приложение N 36).

Регистрационно-контрольная карточка используется в качестве вспомогательной справочной карточки в целях страховки информации об обращениях граждан от предотвращения их повторной регистрации.

Обращения граждан, поступающие непосредственно в государственные органы, подразделения, регистрируются в этих органах, подразделениях. Регистрация осуществляется, как правило, в специальных журналах (приложение N 37).

Конверты к письмам с обращениями граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

3.11.5. При регистрации обращений граждан в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.

Регистрационный номер обращения гражданина состоит из порядкового номера обращения в пределах каждого календарного года.

3.11.6. При регистрации обращения проверяется, является ли оно повторным.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случае несогласия автора с ответом.

Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения.

На регистрационно-контрольной карточке делается пометка "повторно" и к ней приобщается вся предшествующая переписка.

3.11.7. На каждое обращение гражданина, поступившее на имя Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, в том числе на обращение гражданина, направленное из федеральных государственных органов, заводится дело и регистрационная карточка в двух экземплярах.

Первый экземпляр карточки ставится в картотеку, второй остается в деле.

3.11.8. Поступившие на имя Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края обращения граждан, в том числе обращения граждан, направленные из федеральных государственных органов, после их регистрации и оформления в отделе по работе с обращениями граждан передаются в установленном порядке Губернатору Приморского края, (первому) вице-губернатору(-ам) Приморского края в соответствии с распределением обязанностей для определения должностных лиц, ответственных за их рассмотрение, затем в соответствии с резолюцией направляются для исполнения в государственный орган, подразделение.

Обращения граждан, поступившие на имя Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, в том числе обращения граждан, направленные из федеральных государственных органов, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в отделе по работе с обращениями граждан.

Обращения граждан, поступившие непосредственно в государственные органы, подразделения, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в этих органах, подразделениях.

3.11.9. Ответ на обращение гражданина подписывается руководителем государственного органа, подразделения.

При отправке ответа исполнителем указывается входящий регистрационный номер письма.

3.11.10. Обращения граждан, поступившие на имя Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, в том числе обращения граждан, направленные из федеральных государственных органов на исполнение в государственные органы, подразделения, органы местного самоуправления, подлежат возврату в отдел по работе с обращениями граждан вместе с ответом на них с обязательным указанием регистрационного номера отдела по работе с обращениями граждан - для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.

3.11.11. Ответы о результатах рассмотрения обращений граждан, направляемые в федеральные государственные органы, готовятся за подписью Губернатора Приморского края, (первого) вице-губернатора(-ов) Приморского края и передаются на регистрацию и отправку в отдел по работе с обращениями граждан.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Снятие с контроля осуществляется только после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению обращений. Решение о снятии с контроля принимается (первым) вице-губернатором Приморского края по курируемым вопросам.

3.11.12. Устные обращения граждан на личном приеме у Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края предварительно фиксируются в специальном журнале и учетной карточке с последующим вводом данных в электронную базу данных (приложения N 38, 39), затем передаются на исполнение согласно резолюции.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина, а также в регистрационно-контрольной карточке.

3.11.13. Материалы по анализу и обобщению обращений ежеквартально подготавливаются отделом по работе с обращениями граждан и оформляются в виде аналитических справок и статистических отчетов.

3.11.14. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Повторные письменные обращения или дополнительные материалы подшиваются к соответствующему делу.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дело не подшиваются.

На бланке ответа по каждому обращению гражданина в нижнем левом углу должна быть надпись: "В дело", личная подпись должностного лица, принявшего это решение, дата.

3.11.15. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на руководителей государственных органов, подразделений, а также государственных служащих, работающих с данной категорией документов.

3.11.16. Дела по обращениям граждан, подлежащие постоянному, а также временному (свыше пяти лет) хранению, через год после завершения делопроизводства по ним передаются в архивы государственных органов, подразделений, в которых они ведутся.

3.11.17. Дела по обращениям граждан подлежат в обязательном порядке экспертизе ценности с полистным просмотром. На постоянное хранение отбираются наиболее значимые обращения, из них формируются дела, которые включаются в сводную опись дел постоянного хранения Администрации Приморского края.

3.11.18. Дела по обращениям граждан, не отобранные на постоянное хранение, подлежат уничтожению по истечении сроков хранения в установленном порядке при условии утверждения экспертно-проверочной методической комиссией архивного отдела Приморского края сводной описи дел постоянного хранения Администрации Приморского края за соответствующий период.

3.12. Доступ к информации

3.12.1. Информация, содержащаяся в документах и информационных системах Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, в зависимости от категории доступа (возможности получения и использования) к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

3.12.2. Доступ к информации, содержащейся в документах и информационных системах Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами.

3.12.3. Ограничение доступа к информации осуществляется путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения (доступа).

3.12.4. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

3.12.5. В соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, может ограничиваться доступ к служебной информации.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляется гриф "Для служебного пользования" (приложение N 40).

3.12.6. Необходимость отнесения информации к категории служебной информации ограниченного доступа и наложения на документе грифа "Для служебного пользования" определяется руководителем государственного органа, подразделения, разработавшего документ, либо должностным лицом Администрации Приморского края, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного доступа, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и его соответствие действующему законодательству.

Служебная информация ограниченного доступа без санкции должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к категории ограниченного доступа, не подлежит разглашению (распространению). Предоставление пользователям доступа к данной информации осуществляется исключительно по согласованию с указанным должностным лицом путем подачи соответствующей заявки.

3.12.7. Размещение служебной информации ограниченного доступа в электронном виде осуществляется только в специально предназначенных для этого разделах файл-сервера Администрации Приморского края. Хранение указанной информации на рабочих станциях локальной сети Администрации Приморского края строго запрещено.

Не допускается передача служебной информации ограниченного доступа по электронной почте и факсимильной связи.

3.12.8. Число пользователей, имеющих доступ к служебной информации ограниченного доступа, находящейся на файле - сервере Администрации Приморского края, ограничивается следующим кругом лиц:

Губернатор Приморского края;

гражданские служащие, непосредственно занимающиеся администрированием файла - сервера Администрации Приморского края;

гражданские служащие, непосредственно занимающиеся контролем правомерности ограничения доступа к информации.

В случае несанкционированной утечки информации, произошедшей по их вине, указанные лица несут за это персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

3.12.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в государственных органах, подразделениях, являющихся разработчиками документов;

на обороте последнего листа каждого экземпляра документа печатающий их специалист должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации гражданскому служащему, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим гражданским служащим.

Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" гражданским служащим государственных органов, подразделений осуществляется под расписку, а пересылка производится заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Копирование (тиражирование) указанных документов осуществляется только с письменного разрешения соответствующего руководителя государственного органа, подразделения. Учет откопированных документов осуществляется поэкземплярно.

Хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).

3.12.10. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем государственного органа, подразделения, готовившего документ.

3.12.11. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.12.12. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, который хранится в государственном органе, подразделении. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

3.12.13. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного гражданского служащего к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене гражданского служащего, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, утверждаемый руководителем государственного органа, подразделения, в котором он замещает должность гражданской службы Приморского края.

3.12.14. Ознакомление гражданских служащих государственных органов, подразделений с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в архиве организации, осуществляется с согласия руководителя аппарата Администрации Приморского края, либо руководителей государственных органов, подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы гражданским служащим под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

3.12.15. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, состав которых определяется руководителями государственных органов, подразделений. В состав таких комиссий обязательно включаются гражданские служащие, ответственные за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

3.12.16. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации руководитель государственного органа, подразделения ставит в известность руководителя аппарата Администрации Приморского края. Приказом по аппарату Администрации Приморского края назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю аппарата Администрации Приморского края.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем аппарата Администрации Приморского края и передаются для хранения в архив Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края, подразделений аппарата Губернатора Приморского края и аппарата Администрации Приморского края (далее - архив организации).

3.12.17. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах (делах или изданиях, а также в учетных формах) делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

IV. Организация работы с документами в государственных органах, подразделениях

4.1. Делопроизводство в государственных органах, подразделениях ведется службой делопроизводства, а при ее отсутствии - гражданским служащим, на которого руководители своими приказами возложили указанные обязанности.

4.2. На вышеуказанные службы делопроизводства возлагаются следующие функции:

прием, учет и распределение поступающих документов;

передача документов на рассмотрение своему руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности оформления и их отправка;

контроль за прохождением документов;

подготовка своему руководству информации об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у гражданских служащих;

печатание проектов нормативных правовых и распорядительных актов, служебных писем за подписью руководителя;

контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архив организации и государственное учреждение "Государственный архив Приморского края";

прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи;

организация использования средств копировальной техники;

проведение инструктажа вновь принятых на работу гражданских служащих по вопросам организации работы с документами;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача гражданским служащим.

4.3. Гражданские служащие, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства, при их осуществлении руководствуются требованиями настоящей Инструкции.

4.4. Адресованную государственным органам, подразделениям корреспонденцию получают в установленное время гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства, в отделе СК или отделении связи.

4.5. Для учета и регистрации документов применяются специальные формы журнала или электронные базы данных (приложения N  34, 35, 37, 41, 42, 43).

4.6. Регистрации подлежат следующие виды документов:

постановления и распоряжения Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края;

корреспонденция, непосредственно адресованная государственному органу, подразделению;

приказы по вопросам внутренней деятельности;

письменные и устные обращения граждан;

исходящие документы.

4.7. Рассмотрение руководителем государственного органа, подразделения поступивших документов, как правило, проводится в день их поступления. Затем документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя, о чем гражданский служащий, отвечающий за ведение делопроизводства, делает соответствующие отметки в журнале (регистрационной карточке) или в электронной базе данных.

Документы, зарегистрированные в отделе СК, после рассмотрения руководителем государственного органа, подразделения с его резолюцией подлежат возвращению в отдел СК.

4.8. Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" гражданский служащий, отвечающий за ведение делопроизводства, в обязательном порядке передает в отдел СК для снятия с контроля и оформления их на архивное хранение.

4.9. При составлении и оформлении документов гражданские служащие руководствуются положениями настоящей Инструкции и приложениями к ней.

4.10. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства, могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения документов включает:

постановку на контроль;

регулирование хода исполнения;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения;

информирование должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений о состоянии исполнения документов.

5.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

5.3. Управление делопроизводства осуществляет контроль за сроками исполнения документов, зарегистрированных в управлении делопроизводства, перечень которых утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края.

Информация о соблюдении сроков исполнения документов готовится управлением делопроизводства и представляется руководителю аппарата Администрации Приморского края в установленные им сроки.

5.4. Департамент организационной работы аппарата Администрации Приморского края (далее - департамент организационной работы) осуществляет контроль за выполнением:

решений (поручений), принятых на заседаниях Государственного совета Российской Федерации, Совета при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

решений и поручений Губернатора Приморского края, содержащихся в протоколах заседаний Администрации Приморского края, решений, принятых на совещаниях у Губернатора Приморского края с главами муниципальных образований, комиссии по вопросам взаимодействия с органами местного самоуправления при Губернаторе Приморского края, по заслушиванию отчетов глав городских округов, муниципальных районов и поселений края.

5.5. Для исполнения поручений Губернатора Приморского края, данных по итогам посещения муниципальных образований Приморского края, организаций, департамент организационной работы аппарата Администрации Приморского края составляет план мероприятий и осуществляет контроль за его исполнением.

5.6. При осуществлении своих контрольных функций управление делопроизводства, департамент организационной работы запрашивают сведения о ходе исполнения контрольных документов у исполнителей, руководителей государственных органов, подразделений, а также в их службах делопроизводства и пользуются их электронными базами данных.

5.7. Отдел по работе с обращениями граждан уполномоченного органа исполнительной власти Приморского края контролирует сроки исполнения обращений граждан.

5.8. Контроль исполнения поручений и протоколов совещаний у (первого) вице-губернатора(-ов) Приморского края, а также поручений, данных по итогам поездок указанных должностных лиц в муниципальные образования Приморского края, осуществляется помощниками (первого) вице-губернатора(-ов) Приморского края.

5.9. Контроль исполнения отдельных документов осуществляется контрольным управлением аппарата Администрации Приморского края (далее - контрольное управление). Перечень документов и порядок организации контроля утверждаются нормативным правовым актом Администрации Приморского края.

5.10. Ответственными за исполнение контрольных документов являются государственные органы, подразделения, подготовившие соответствующие документы, либо государственные органы, подразделения, в компетенцию которых входят вопросы, регулируемые документе.

Информация о ходе исполнения контрольных документов и поручений вносится государственными органами, подразделениями, ответственными за их исполнение (далее - ответственные исполнители), в регистрационно-контрольные карточки.

5.11. Сроки исполнения контрольных документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации документа.

Контрольные документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

по обращениям граждан, поступившим в Администрацию Приморского края, в соответствии с пунктом 3.11.8. настоящей Инструкции;

по запросам и обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительных органов местного самоуправления - в соответствии с пунктом 3.8. настоящей Инструкции.

Примечание: контрольные документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

5.12. Если последний день срока исполнения контрольного документа приходится на нерабочий день, то соответствующий документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

При необходимости изменения срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.

Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Правительства Российской Федерации и Губернатора Приморского края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае должностные лица Администрации Приморского края представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения контрольных документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел СК для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Изменить сроки исполнения контрольных документов имеют право только вышестоящие органы или должностные лица Администрации Приморского края - авторы резолюции.

5.13. При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода гражданский служащий, ответственный за исполнение документов, по согласованию с непосредственным руководителем обязан передать другому гражданскому служащему все имеющиеся у него документы, стоящие на контроле.

5.14. Проверка хода исполнения документов осуществляется до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания на следующий месяц - раз в месяц (в последнюю неделю месяца); задания на следующие две недели - каждый четверг недели.

5.15. Снятие документа с контроля осуществляют Губернатор Приморского края, (первые) вице-губернаторы Приморского края. При этом оформляется отметка об исполнении контрольного документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться контрольный документ; дата; подпись исполнителя или руководителя государственного органа, подразделения, в котором исполнен контрольный документ. В регистрационно-контрольной карточке проставляется отметка об исполнении, номер исполненного контрольного документа, дата его исполнения и дата отправки в дело.

5.16. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам или, если в представленных по нему карточках поручений не дано дополнительных поручений, материалы не возвращены на доработку.

5.17. Управление делопроизводства на основании информации, суммированной в электронной базе данных, не реже одного раза в квартал готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования должностных лиц Администрации Приморского края, или готовит их по запросам.

VI. Организация печатных и копировально-множительных работ

6.1. В управлении делопроизводства печатаются только письма за подписью Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности.

6.2. Все служебные документы государственных органов, подразделений печатаются гражданскими служащими указанных органов (подразделений) самостоятельно.

6.3. Печатание документов в управлении делопроизводства производится на бланках установленной формы на одной стороне листа. При печатании соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается в одном экземпляре.

6.4. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету.

Испорченные экземпляры бланков, имеющих номера, уничтожаются по акту в машинах для измельчения бумаг.

6.5. В нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни печатание служебных документов и материалов (объем до 5 печатных страниц) для Губернатора Приморского края выполняется непосредственно дежурным первой приемной, а для (первых) вице-губернаторов Приморского края - секретарями приемных.

6.6. Выполнение копировально-множительных работ для должностных лиц Администрации Приморского края производится отделом СК; в государственных органах, подразделениях копирование документов выполняется гражданскими служащими самостоятельно.

6.7. В отделе СК тиражируют документы и материалы только служебного характера (но не их проекты) по заказам должностных лиц Администрации Приморского края и руководителей государственных органов, подразделений для обеспечения деятельности Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края.

Документы и материалы личного характера или не относящиеся к деятельности Администрации Приморского края тиражированию не подлежат.

6.8. Копирование (тиражирование) документов и материалов служебного характера в отделе СК производится в соответствии с карточкой заказа (приложение N 44), подписанной руководителем государственного органа, подразделения или их заместителями.

6.9. Целесообразность копирования документов и количество экземпляров определяет должностное лицо Администрации Приморского края, руководитель государственного органа, подразделения.

6.10. Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво, их формат не должен превышать формат А3, а тираж - не более 100 экземпляров. В иных случаях заказ осуществляется в типографии.

6.11. Копирование (тиражирование) документов осуществляется в порядке их поступления в отдел СК. В первоочередном порядке копируются постановления и распоряжения Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края и материалы к совещаниям с участием Губернатора Приморского края, (первых) вице-губернаторов Приморского края.

Срочность копирования документов и материалов подтверждается соответствующей пометкой и визой "Срочно" на бланке карточки заказа.

6.12. Копирование постановлений, распоряжений Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края производится только по заказам гражданских служащих отдела распорядительных документов управления делопроизводства.

6.13. Копии архивных документов тиражируются только при наличии визы начальника управления делопроизводства или его заместителя на карточке заказа.

6.14. Гражданские служащие отдела СК несут ответственность за исполнение копировально-множительных работ в точном соответствии с требованиями, указанными в карточке заказа.

VII. Изготовление и использование печатей и штампов

7.1. Изготовление, использование, учет, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением герба Приморского края, штампов, малых печатей и штампов с факсимильным воспроизведением подписи в государственных органах, подразделениях осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Администрации Приморского края от 21 июня 2004 года N 153.

7.2. Гражданский служащий, ответственный за хранение и использование печати, в случае временного отсутствия (отпуск, командировка и др.), перемещения, перевода или увольнения обязан передать ее руководителю государственного органа, подразделения.

7.3. Печать Администрации Приморского края с изображением герба Приморского края (далее - гербовая печать Администрации Приморского края) находится в управлении делопроизводства. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Администрации Приморского края, и перечень должностных лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью Администрации Приморского края, приведены соответственно в приложениях N 45 и N 46 к настоящей Инструкции.

7.4. Управление делопроизводства проверяет наличие печатей и штампов, правильность их использования и надежность хранения в государственных органах, подразделениях в соответствии с утвержденным планом проведения проверок организации и состояния делопроизводства.

7.5. Об утере печати незамедлительно ставится в известность руководитель государственного органа, подразделения.

VIII. Организация работы с документами в делопроизводстве

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел (дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку), заводимых в государственных органах, подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

8.1.2. Сводная номенклатура дел составляется управлением делопроизводства на основании номенклатур дел государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельным источником комплектования государственного учреждения "Государственный архив Приморского края (далее - госархив края), согласовывается с экспертной комиссией Администрации Приморского края (далее - ЭК) и экспертно-проверочной методической комиссией архивного отдела Приморского края (далее - ЭПМК); утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края.

8.1.3. После утверждения сводной номенклатуры дел выписки из ее соответствующих разделов направляются государственным органам, подразделениям для использования в работе.

8.1.4. Сводная номенклатура дел и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края (приложение N 47), согласовываются с ЭПМК архивного отдела Приморского края не реже одного раза в пять лет, в конце каждого года уточняются, утверждаются и вводятся в действие с 01 января следующего календарного года.

В случае коренных изменений структуры государственных органов, подразделений сводная номенклатура дел и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края, составляются и согласовываются заново.

8.1.5. Номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края, утверждаются руководителем государственного органа самостоятельно.

8.1.6. Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, подразделений. При этом следует руководствоваться положениями о государственных органах, подразделениях, их структурой (штатными расписаниями), действующими перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (далее - перечни документов), номенклатурой дел за прошлые годы, описями дел постоянного хранения.

8.1.7. Номенклатура дел государственного органа составляется на основе номенклатур дел его структурных подразделений (приложение N 48).

Сводная номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с названиями государственных органов, подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой государственных органов, подразделений.

При изменении структуры (штатного расписания) государственных органов, подразделений номенклатура дел корректируется и представляется: государственными органами, подразделениями, не являющимися самостоятельными источниками комплектования госархива края - в управление делопроизводства; государственными органами, являющимися самостоятельными источниками комплектования госархива края - в госархив края. Вновь созданный государственный орган, подразделение обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок и представить ее в аналогичной подчиненности.

8.1.8. В сводную номенклатуру дел и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края, включаются все документы, образующиеся в их деятельности.

8.1.9. Дела по вопросам, решающимся в течение двух и более лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

8.1.10. Если в течение года в государственных органах, подразделениях возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

8.1.11. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

8.1.12. Заполнение граф номенклатуры дел.

В графе 1 "Индексы дел" указывается условное обозначение государственного органа, подразделения (или направления деятельности) и порядковый номер заголовка дела в данном органе, подразделении. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 09-15, где 09 - обозначение государственного органа, подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела в номенклатуре.

В графе 2 номенклатуры дел указывается заголовок заводимых дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, и т.д.

Заголовок дела должен четко и в краткой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках за ним расшифровывается вид документов (планы, отчеты, справки, акты и т.д.).

Если заголовок включает в себя термин "переписка", то указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановые или отчетные документы, указывается период (год, квартал).

Заведение дел с заголовками неконкретного характера (общая переписка, разные материалы) не допускается.

Графа 3 заполняется в конце года, где указывается количество дел, образовавшихся в делопроизводстве.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням (типовому, ведомственному) со всеми отметками и примечаниями, используемыми в перечнях.

Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными, и сокращение их не допускается. При необходимости разрешается хранение документов свыше установленного срока.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган, подразделение и др.

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов (при небольших объемах - группируются вместе с протоколом).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета гражданских служащих группируются в самостоятельные дела за календарный год и располагаются по алфавиту фамилий.

Обращения граждан по вопросам деятельности Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

8.2.4. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах.

Приложения, объем которых превышает 250 листов, формируются в отдельные тома.

8.2.5. В случае выхода актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом гражданским служащим, ответственным за делопроизводство, делаются соответствующие ссылки в делах, заведенных на эти акты.

8.2.6. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению принятых федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, правовых актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

8.2.7. Если в переписке или в документах, послуживших основанием для выпуска актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, имеются секретные документы, то весь комплект документов по данному вопросу передается в отдел по защите государственной тайны Приморского края для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого акта.

8.2.8. Дела постоянного хранения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела проводится гражданскими служащими соответствующих государственных органов, подразделений при методической помощи и под контролем госархива края.

8.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 49);

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 50);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (проставление крайних дат дела).

8.2.10. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование государственного органа, подразделения; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование государственного органа, подразделения - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного названия, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой государственных органов, подразделений;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

номер дела (тома, части);

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК;

дата дела - указывается год(-ы) заведения и окончания дел в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В конце каждого дела постоянного хранения подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале - бланк внутренней описи (для учета особо ценных документов).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение N 49) на отдельном листе-заверителе дела, где цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Сроки хранения дела на обложке проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК архивного отдела Приморского края.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.11. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 50).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела за верхний край.

8.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

8.2.13. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения дел в государственных органах, не являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края, и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители государственных органов, подразделений и гражданские служащие, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

8.3.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения государственных органов, подразделений, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся у государственных органов, подразделений и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел осуществляется по графику, составленному гражданским служащим архива организации и утвержденному руководителями государственных органов, подразделений, передающих документы.

При передаче дел проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии гражданского служащего государственного органа, подразделения, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи, подписи ответственного за архив и лица, передающего дела.

8.3.3. Выдача дел и копий документов другим пользователям производится с разрешения руководителя государственного органа, подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 51). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование гражданским служащим государственных органов, подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним пользователям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора Приморского края или руководителя аппарата Администрации Приморского края, по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных федеральными законами, и производится с разрешения Губернатора Приморского края или руководителя аппарата Администрации Приморского края, при этом в деле остается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.

8.3.4. Организация оперативного хранения документов в государственных органах, являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края, осуществляется аналогично, с передачей дел в архив государственного органа.

8.3.5. При реорганизации или ликвидации государственных органов, подразделений образующиеся в их деятельности документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику, а при отсутствии правопреемника - в архив в соответствии с принадлежностью к источникам комплектования (см. пункт 8.1.7.).

IX. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы государственных органов, подразделений являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в госархив края.

Подготовка документов к передаче на хранение в госархив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.1. Экспертиза ценности документов

9.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

9.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) государственного органа, подразделения. Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяется положением об этой комиссии. Положение об ЭК утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края (для государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельным источником комплектования госархива края) или руководителем государственного органа (для государственного органа, являющегося самостоятельным источником комплектования госархива края) после согласования ЭПМК архивного отдела Приморского края.

9.1.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно государственными органами, подразделениями при методической помощи работников госархива края и ЭК.

9.1.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием срока их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру для определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизий" и т.д.

9.1.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 52), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 53).

9.2. Отбор и передача документов на последующее хранение в архив или уничтожение

9.2.1. Опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизирующий перечень заголовков дел, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

9.2.2. В опись дел постоянного срока хранения включаются все заведенные дела постоянного хранения в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Заголовок дела, который вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке.

Описи дел постоянного хранения государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края, составляются гражданским служащим, ответственным за делопроизводство, по установленной форме и представляются в госархив края через три года после завершения дел в делопроизводстве.

9.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел;

заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с госархивом края;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

при внесении в опись нескольких подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью;

для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за которые имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);

графа описи "примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим государственным органам, подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел, пропущенные номера).

9.2.4. Описи дел государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края, подписывает ответственный за делопроизводство в государственных органах, подразделениях и гражданский служащий архива организации, осуществляющий прием дел (с указанием даты приема).

9.2.5. Описи дел, подготовленные государственными органами, подразделениями, не являющимися самостоятельными источниками комплектования госархива края, служат основой для составления сводной описи дел государственных органов, подразделений, на основании которой архив организации сдает дела на хранение в госархив края.

9.2.6. Сводные разделы описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах, подписываются составителем сводных разделов описи, и лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются с ЭК и направляются: описи дел постоянного хранения - на утверждение, описи дел по личному составу - на согласование с ЭПМК архивного отдела Приморского края. После чего описи утверждаются руководителем аппарата Администрации Приморского края. Описи дел постоянного хранения и по личному составу государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования госархива края, утверждаются их руководителями.

Первые три экземпляра описи постоянного хранения после утверждения остаются в госархиве края, четвертый - возвращается в управление делопроизводства или государственный орган, являющийся самостоятельным источником комплектования госархива края.

Один экземпляр описи дел по личному составу после согласования остается в госархиве края, два других передаются в управление делопроизводства или государственный орган, являющийся самостоятельным источником комплектования госархива края.

При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели.

9.2.7. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении к уничтожению (приложение N 53) производится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот период.

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

уничтожение должно всегда быть санкционированным;

документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются до истечения сроков указанных судебных разбирательств и расследований и установленных сроков хранения;

уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

9.2.8. Согласованные ЭК акты о выделении к уничтожению утверждаются руководителем аппарата Администрации Приморского края только после утверждения ЭПМК архивного отдела Приморского края описей дел постоянного хранения; после чего документы временного хранения, включенные в акт, могут быть уничтожены.

9.2.9. Дела, предназначенные для уничтожения, должны быть сданы на утилизацию по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, количество сданных дел, вес бумажной макулатуры или с пометкой "уничтожены (сожжены, измельчены) комиссионно".

9.2.10. Акт о выделении к уничтожению документов временного хранения государственных органов, являющихся самостоятельным источником комплектования госархива края, составляется ответственным за делопроизводство, утверждается руководителем государственного органа в порядке, установленном пунктом 9.2.8. настоящей Инструкции.

9.3. Оперативное использование архивных документов, хранящихся в архиве организации

9.3.1. Гражданские служащие государственных органов, подразделений допускаются к работе с архивными документами, находящимися в архиве организации, в целях исполнения своих служебных обязанностей.

9.3.2. Архивные документы предоставляются им для работы в помещении архива организации или вне этого помещения в соответствии с пунктом 8.3.4. настоящей Инструкции.

9.3.3. Архивные дела, документы предоставляются гражданским служащим государственных органов, подразделений, передававших эти документы, дела на архивное хранение.

Гражданским служащим иных государственных органов, подразделений архивные документы предоставляются по письменному запросу их руководителей, согласованному с руководителем государственного органа, передавшего дела и документы в архив. В случае его ликвидации или отсутствия его правопреемника - с разрешения руководителя аппарата Администрации Приморского края либо начальника управления делопроизводства.

9.3.4. Гражданские служащие несут ответственность за сохранность полученных архивных документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

9.3.5. Запрещается изъятие документов из дел, передача другим лицам архивных документов или их копий.

9.3.6. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.3.7. Подлинники правовых актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, протоколов совещаний у Губернатора Приморского края, (первых) вице-губернаторов Приморского края, протоколов заседаний других государственных органов, подразделений и указатели рассылки этих документов из архива организации не выдаются.

9.3.8. Ознакомление гражданских служащих с архивными документами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с пунктом 1.7. настоящей Инструкции.

9.3.9. Архив организации предоставляет по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан.

В иных случаях архивные документы и их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения руководителя аппарата Администрации Приморского края.

Согласовано

Протокол ЭПМК

архивного отдела Приморского края

от 30 июля 2009 г. N 9

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к п. 2.8.3. и 2.8.8.

Образец

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления /распоряжения/ Губернатора /Администрации/ Приморского края

название проекта

Должность	Инициалы, фамилия	Дата поступления документа на согласование	Замечания, подпись	Дата согласования

Постановление /распоряжение/разослать:

/полное наименование организации, адрес/

Директор правового департамента Администрации Приморского края			С.Р. Ажимов
	дата, подпись		инициалы, фамилия
Отдел распорядительных документов управления делопроизводства аппарата Администрации Приморского края			И.Б. Малышева
	дата, подпись		инициалы, фамилия

Руководитель, ответственный за разработку проекта,- наименование должности и возглавляемого органа исполнительной власти Приморского края
	дата, подпись		инициалы, фамилия

Передано в отдел служебной корреспонденции и копировально-множительных работ _________________________ 200 г.

Примечания: Отдел распорядительных документов рассылает копии постановлений и распоряжений в строгом соответствии со списком. Ответственность за качество указанного списка несет лично руководитель департамента, управления, отдела, внесшего проект распорядительного документа

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к п. 2.6.2. и 2.8.19.

Образец

Герб Приморского края

ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

________________ г. Владивосток N____________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3
к п. 2.6.2. и 2.8.19.

Образец

Герб Приморского края

ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

________________ г. Владивосток N_____________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4
к п. 2.6.2. и 2.8.19.

Образец

Герб Приморского края

АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

________________ г. Владивосток N ____________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5
к п. 2.6.2. и 2.8.19.

Образец

Герб Приморского края

АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

________________ г. Владивосток N ____________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6
к п. 2.8.19.

Образец

                              Герб Приморского края

                           ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ

      _____________              г. Владивосток               N ____________

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

                 Об обеспечении общественного порядка и охраны  

                    материальных и культурных ценностей при     |  1

                      возникновении чрезвычайных ситуаций       | инт.

                        на территории Приморского края          

                                       | 2-3 одинарных межстрочных интервала

     1,25 см

     ---Во исполнение  Федерального закона  от __________ N ____"О  защите

1,5 |населения   и   территорий   от    чрезвычайных   ситуаций    природного

инт.и техногенного характера"

              | 2 одинарных межстрочных интервала

      ПОСТАНОВЛЯЮ:

              | 2 одинарных межстрочных интервала

          Возложить на Управление внутренних дел по Приморскому краю функции

1,5 |по обеспечению  общественного  порядка,  усилению  охраны  особо  важных

инт.объектов при возникновении чрезвычайных ситуаций на территории края.

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

----Губернатор края                                              И.О.Фамилия----

25 мм                                                                        15 мм

           Образец   разработан    управлением    делопроизводства   аппарата

     Администрации Приморского края

                                      | 20 мм

                                      |

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 7
к п. 2.8.19.

Образец

                              Герб Приморского края

                           ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                                  РАСПОРЯЖЕНИЕ

      _____________              г. Владивосток               N ____________

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

 1                Об утверждении стоимости проведения работ

инт.                   по сертификации услуг питания

                                       | 2-3 одинарных межстрочных интервала

     1,25 см

     ---Во исполнение постановления Губернатора Приморского края от 21 мая

    |1996 года  N 310 "О первоочередных  мерах  по  подготовке  к  введению в

1,5 |Приморском крае системы сертификации услуг питания"

инт.|      Утвердить  методику   расчета   стоимости   проведения   работ  по

    сертификации услуг питания (прилагается).

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

----Губернатор края                                              И.О.Фамилия----

25 мм                                                                        15 мм

           Образец   разработан    управлением    делопроизводства   аппарата

     Администрации Приморского края

                                      | 20 мм

                                      |

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8
к п. 2.8.19.

Образец

                              Герб Приморского края

                          АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ

      _____________              г. Владивосток               N ____________

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

               Об обеспечении общественного порядка и охраны

 1  |              материальных и культурных ценностей при

инт.|                возникновении чрезвычайных ситуаций

                       на территории Приморского края

                                       | 2-3 одинарных межстрочных интервала

     1,25 см

     ---Во исполнение  Федерального закона  от __________ N ____"О  защите

1,5 |населения   и   территорий   от    чрезвычайных   ситуаций    природного

инт.и техногенного характера"

              | 2 одинарных межстрочных интервала

      ПОСТАНОВЛЯЮ:

              | 2 одинарных межстрочных интервала

            Возложить на  Управление  внутренних  дел  по  Приморскому  краю

      (фамилия начальника  в именительном  падеже)  функции  по  обеспечению

      общественного  порядка,  усилению  охраны  особо  важных  объектов при

      возникновении чрезвычайных ситуаций на территории края.

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

----Губернатор края                                              И.О.Фамилия----

25 мм                                                                        15 мм

           Образец   разработан    управлением    делопроизводства   аппарата

     Администрации Приморского края

                                      | 20 мм

                                      |

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 9
к п. 2.8.19

Образец

                              Герб Приморского края

                         АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                                  РАСПОРЯЖЕНИЕ

      _____________              г. Владивосток               N ____________

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

 1                Об утверждении стоимости проведения работ

инт.                   по сертификации услуг питания

                                       | 2-3 одинарных межстрочных интервала

     1,25 см

     ---Во исполнение постановления Губернатора Приморского края от 21 мая

    |1996 года  N 310 "О первоочередных  мерах  по  подготовке  к  введению в

1,5 |Приморском крае системы сертификации услуг питания"

инт.|      Утвердить  методику   расчета   стоимости   проведения   работ  по

    сертификации услуг питания (прилагается).

                                       | 3 одинарных межстрочных интервала

----Губернатор края                                              И.О.Фамилия----

25 мм                                                                        15 мм

           Образец   разработан    управлением    делопроизводства   аппарата

     Администрации Приморского края

                                      | 20 мм

                                      |

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 10
к п. 2.6.2.

Образец

Герб Приморского края

ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

П Р И К А З

________________ г. Владивосток N____________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 11
к п. 2.6.2.

Образец

Герб Приморского края

АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

П Р И К А З

________________ г. Владивосток N____________

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 12
к п. 2.6.2. и 2.9.4.3.

           Герб Приморского края

                АДМИНИСТРАЦИЯ          на одном уровне     Начальнику

               ПРИМОРСКОГО КРАЯ -------------------------- Главного управления

                                                          Министерства юстиции

             ул. Светланская, 22,           1 межстрочный| Российской Федерации

            г. Владивосток, 690110            одинарный   по Приморскому краю

     Телефон: (4232)20-92-20, факс: 22-17-69                

       E-mail: administration@primorsky.ru                  | 1,5 интервала

        ОКПО 00021733, ОГРН 1022502275168                   

          ИНН/КПП 2540037030/254001001                     В.Н. Мышкину

     ___________________ N_________________

     На N ____________ от _________________

    О направлении постановления

    Губернатора Приморского края

      | 3 одинарных межстрочных интервала

                             Уважаемый Владимир Николаевич!

                                          | 2 одинарных межстрочных интервала

            Направляем Вам для  сведения  и использования  в работе постановление

     Губернатора Приморского края  от 25.07.2003 N 214 "Об установлении  величины

     прожиточного минимума на душу населения"_

     (текст письма печатается с использованием шрифта Times New Roman, размер 14,

     через 1,5 межстрочных интервала)

      | 2 одинарных межстрочных интервала

                                              Если есть несколько разных приложений, то ссылки

            Приложение: 1. на 5 л. в 2 экз.    на них печатаются одна под другой с 1 межстрочным

                        2. на 4 л. в 1 экз.    интервалом и расстоянием между ними 1,5

                                              межстрочных интервала.

      | 3 одинарных межстрочных интервала

----Вице-губернатор края                                             И.О.Фамилия----

25 мм                                                                            15 мм

     И.И. Иванов

     22 23 52         ----- Печатается в левом нижнем углу листа. Размер шрифта N 14.

           Образец   разработан    управлением    делопроизводства   аппарата

     Администрации Приморского края

                                      | 20 мм

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 13
к п. 2.6.2.

           Герб Приморского края

           АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ

              ПРИМОРСКОГО КРАЯ

        УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

            ул.Светланская, 22,

           г.Владивосток, 690110

         Телефон: (4232) 20-92-22,

           факс: (4232) 20-92-69

        E-mail: office@primorsky.ru

     ___________________ N__________

     На N ____________ от __________

           Образец   разработан    управлением    делопроизводства   аппарата

     Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 14
к п. 2.6.2.

           Герб Приморского края

               АДМИНИСТРАЦИЯ

             ПРИМОРСКОГО КРАЯ

           ПРАВОВОЙ ДЕПАРТАМЕНТ

            ул.Светланская, 22,

           г.Владивосток, 690110

      Телефоны: 20-54-43, факс: 20-54-43

         E-mail: law@primorsky.ru

      __________________ N______________

      На N _________ от ________________

           Образец   разработан    управлением    делопроизводства   аппарата

     Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 15
к п. 2.6.2.

Образец

                  /----------------------------------------\

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |               ГУБЕРНАТОР               |

                  |            ПРИМОРСКОГО КРАЯ            |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |----------------------------------------|

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  |                                        |

                  \----------------------------------------/

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 16
к п. 2.6.2.; 2.9.4.3. и 2.9.5.

Образец

                          Герб Приморского края

                       Губернатор Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 17
к п. 2.6.2.; 2.9.4.3. и 2.9.5.

Образец

                          Герб Приморского края

                   The Governor of Primorsky territory

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18
к п. 2.6.2.; 2.9.4.3. и 2.9.5.

Образец

                          Герб Приморского края

                       ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19
к п. 2.6.2.; 2.9.4.3. и 2.9.5.

Образец

                          Герб Приморского края

                    The Governor of Primorsky territory

Приложение N 20
к п. 2.6.2.; 2.9.4.3. и 2.9.5.

"Представительский бланк с элементами дизайна"

Приложение N 21
к п. 2.6.2.; 2.9.4.3. и 2.9.5.

"Представительский бланк с элементами дизайна на английском языке"

Приложение N 22
к п. 2.6.2.; 2.9.4.3. и 2.9.5.

"Бланк письма Губернатора Приморского края с элементами дизайна"

Приложение N 23
к п. 2.6.2.; 2.9.4.3. и 2.9.5.

"Бланк письма Губернатора Приморского края с элементами дизайна на английском языке"

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24
к п. 2.6.4.

Образец

ЖУРНАЛ
учета поступления и выдачи гербовых бланков (печатей)

1. Поступление бланков (печатей)

Наименование вида бланка (печати)	Дата посту-пления	Номер сопроводи-тельного документа	Наименование организации-поставщика бланков (печатей)	Кол-во посту-пивших экземпляров	Серии и номера бланков
1	2	3	4	5	6

2. Выдача бланков (печатей)

Наименование вида бланка (печати)	Кол-во выданных экземпляров	Серии и номера бланков	Получатель бланков (печати) (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего)	Расписка в получении	Примечание (отметка об уничтожении, износе печати)
1	2	3	4	5	6

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Приложение N 25
к п. 2.7.5.

Примерный перечень
документов с грифом утверждения

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; уничтожения документов и дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

График отпусков;

Должностные регламенты государственных гражданских служащих;

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) (по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Номенклатура дел организации;

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Опись дел (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы; типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета, проведения мероприятий и т.д.);

Положения (об органе исполнительной власти Приморского края, структурном подразделении аппарата Губернатора Приморского края, аппарата Администрации Приморского края, премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Регламенты;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Устав организации;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 26
к п. 2.7.5. и 3.3.11.

Образец

АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ О документе доложено ________________ Регистрационный N ____________ Направлено на исполнение _________________________________________________ __________________________________________________________________________ СОДЕРЖАНИЕ ПОРУЧЕНИЯ:
Дата получения документа исполнителем "_____" ___________________ 200___ г. Дата и номер исполненного документа "_____" ___________________200___ г. N ___________________	Поручения исполнителю

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 27
к п. 2.9.3.4.

Образец

                               П Р О Т О К О Л

                  совещания у Губернатора Приморского края

          с главами городских округов и муниципальных районов края

  ---------------------------------------------------------------------------

   20 февраля 2008 года         г. Владивосток              N _______

Председатель - И.О.Фамилия, должность

Секретарь -       И.О.Фамилия, должность

Присутствовали:

И.О.Фамилия, должность

И.О.Фамилия, должность

И.О.Фамилия, должность

Свыше 15 человек:     65 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации краевой целевой программы "О_"

Доклад И.О.Фамилия, вице-губернатор Приморского края

2. О состоянии__

Информация И.О.Фамилия, директор департамента финансов Приморского края

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия (в родительном падеже) - Текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия (в именительном падеже) - Краткая запись выступления

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Решение прилагается

2. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - Краткая запись выступления (или Доклад прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - Текст выступления

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

2.1. ...

2.2. ...

Председатель                      подпись               И.О.Фамилия

(наименование должности

через 1 межстрочный интервал)

Секретарь                         подпись               И.О.Фамилия

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 28
к п. 2.9.3.5.

Образец

                              П Р О Т О К О Л

                 совещания у Губернатора Приморского края

---------------------------------------------------------------------------

        ___________           г. Владивосток            N _________

Председатель -   И.О.Фамилия

Присутствовали:

Наименование должности -                                       И.О. Фамилия

Наименование должности -                                       И.О. Фамилия

Наименование должности -                                       И.О. Фамилия

Наименование должности -                                       И.О. Фамилия

(через 1 межстрочный интервал)

Свыше 15 человек:                              40 чел. (список прилагается)

---------------------------------------------------------------------------

          I. О ходе исполнения поручения Губернатора Приморского края_

             (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять информацию к сведению

2. Руководителям _

                                   II. Разное

              (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению_

2. Рекомендовать_

Губернатор Приморского края                                     И.О.Фамилия

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 29
к п. 2.9.6.1.

Образец

                                  ТЕЛЕГРАММА

МОСКВА КИТАЙСКИЙ ПРОЕЗД 7

МИНЭНЕРГО РОССИИ  ЗАМЕСТИТЕЛЮ МИНИСТРА

РЕШЕТНИКОВУ

   | 3 одинарных межстрочных интервала

ПОДТВЕРЖДАЕМ ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ПРОБЛЕМАМ УГЛЕДОБЫВАЮЩЕЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

ПРИМОРЬЯ ДНИ РАБОТЫ МЕЖДУНАРОДНОЙ КОНФЕРЕНЦИИ 20-22 ОКТЯБРЯ 2008  ГОДА

   | 3 одинарных межстрочных интервала

ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ                                   И.О.ФАМИЛИЯ

17 октября  2008 года                                              НР 211

_________________________________________________________________________

Администрация Приморского края,  ул. Светланская, 22,  г. Владивосток

Губернатор Приморского края                                   И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

Телефон исполнителя

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 30
к п. 2.9.6.2.

Образец

                                ТЕЛЕФОНОГРАММА

                       00.00.00  N _____ 12 ч. 30 мин.

                               (для исходящих)

                                                        Начальнику управления

                                                                  И.О.Фамилия

                                                               тел.: 22-33-22

      Прошу направить 15 июля 2008 года к 10  часам  утра  представителя  для

согласования условий договора.

Заместитель

начальника управления                  подпись                     В.Г.Крылов

Передал: _______________________________________________________

                    (должность, фамилия, номер телефона)

Принял: ________________________________________________________

                    (должность, фамилия, номер телефона)

Дата, время

                               (для входящих)

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 31
к п. 2.9.7.2.

Образец

Управление делопроизводства аппарата Администрации Приморского края АКТ _____________ N __________

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности лица, утверждающего акт ________________ И.О.Фамилия Дата

О проверке сохранности

документов в управлении

ОСНОВАНИЕ: приказ начальника управления от 12.02.2009 N 5 "О проведении проверки сохранности документов в управлении".

Составлен комиссией:

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ: должность, И.О. Фамилия

ЧЛЕНЫ КОМИССИИ: должность, И.О. Фамилия; должность, И.О. Фамилия; должность, И.О.Фамилия (в алфавитном порядке).

В период с 13 февраля по 19 февраля 2009 года комиссия проверила организацию и условия хранения документов в управлении. Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел согласованна архивным отделом Приморского края в установленные сроки.

Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.

Составлен в 2-х экземплярах:

1 экз. направлен в архивный отдел Приморского края;

2 экз. - в дело.

Председатель комиссии:                 подпись                  И.О.Фамилия

Члены комиссии:                        подписи                  И.О.Фамилия

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 32
к п. 3.3.8.

Образец

ЖУРНАЛ
регистрации постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края

Порядковый номер

Дата регистрации

Заголовок документа

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Приложение N 33

к п. 3.3.13.

Индексы
органов исполнительной власти Приморского края и структурных подразделений аппарата Губернатора Приморского края и аппарата Администрации Приморского края

1-10	Администрация Приморского края
11	Отдел служебной корреспонденции и копировально-множительных работ управления делопроизводства аппарата Администрации Приморского края
15	Департамент градостроительства Приморского края
16	Департамент по жилищно-коммунальному хозяйству и топливным ресурсам Приморского края
17	Департамент здравоохранения Приморского края
18	Департамент организационной работы аппарата Администрации Приморского края
19	Департамент массовых коммуникаций Приморского края
20	Департамент образования и науки Приморского края
21	Управление рыбного хозяйства Приморского края
22	Департамент сельского хозяйства и продовольствия Приморского края
23	Департамент промышленности и транспорта Приморского края
24	Департамент финансов Приморского края
25	Управление по координации правоохранительной деятельности Приморского края
26 29 30	Правовой департамент Администрации Приморского края Департамент земельных ресурсов и землеустройства Приморского края Управление государственной службы занятости населения Приморского края
31	Управление бюджетного учета Администрации Приморского края
32	Управление государственной гражданской службы и кадров Администрации Приморского края
33	Управление делопроизводства аппарата Администрации Приморского края
34	Управление записи актов гражданского состояния Приморского края
35 36	Управление культуры Приморского края Управление по исполнению административного законодательства Приморского края
37	Управление финансового оздоровления предприятий Приморского края
38	Государственное учреждение Приморского края по пожарной безопасности, делам гражданской обороны, защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций
39	Контрольное управление аппарата Администрации Приморского края
40 41 42 43	Департамент социальной защиты населения Приморского края Управление энергетики Приморского края Управление по обеспечению деятельности мировых судей Приморского края Управление ветеринарии Приморского края
44	Отдел по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края
45	Департамент дорожного хозяйства Приморского края
46	Департамент связи и информатизации Приморского края
47 48	Управление природных ресурсов и охраны окружающей среды Приморского края Контрольно-экспертное управление аппарата Губернатора Приморского края по вопросам проведения саммита АТЭС
49	Управление лесным хозяйством Приморского края
51	Управление по труду Приморского края
52	Управление по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира Приморского края
53	Департамент имущественных отношений Приморского края
54	Управление по физической культуре и спорту Приморского края
56	Департамент экономического развития Приморского края
57 58 60	Департамент международного сотрудничества и туризма Приморского края Управление внутренней политики Приморского края Отдел по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Приморского края
61	Департамент лицензирования и регулирования отношений в сфере потребительского рынка Приморского края
62	Архивный отдел Приморского края
63	Мобилизационный отдел Приморского края
64	Приморская краевая межведомственная комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав
65	Служба протокола аппарата Губернатора Приморского края
66 67 68	Аппарат Администрации Приморского края Отдел по защите государственной тайны Приморского края Секретариат Губернатора Приморского края
69	Департамент по тарифам Приморского края
73	Государственное учреждение "Хозяйственное управление администрации края"

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 34

к п. 3.3.17.

Образец

Регистрационно-контрольная карточка
для входящих документов

Регистрационно-контрольная карточка		Отдел служебной корреспонденции и копировально-множительных работ
Рег. номер: Дата поступл.: Корреспондент: Дата и индекс: Вышестоящая организация:		Тип документа
Район:	Отдел:
Тема: Краткое содержание:
Резолюция:	Дата контроля:	Снята:
Содержание резолюций и информация по исполнению документа

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 35
к п. 3.4.5. и 4.5.

Образец

ЖУРНАЛ
учета передачи документов по факсимильному аппарату N

Дата, время передачи	Подписной номер	Количество листов	Адресат, город
1	2	3	4

ЖУРНАЛ
учета приема документов по факсимильному аппарату N

Дата, время приема	Подписной номер	Количество листов	Отправитель, город	Примечание
1	2	3	4	5

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 36
к п. 3.11.4.

Образец

Регистрационно-контрольная карточка
для письменных обращений граждан

Регистрационно-контрольная карточка Отдел писем Адм. края

Рег. номер: Дата поступления / / Обращение Корреспондент: Адрес: Вышестоящая организация: Район: Тема: Краткое содержание: Резолюция: Автор резолюции: Исполнитель: Район исп.: Отдел исп.: Срок исполнения: / / Дата ответа: / / Контрольная дата: / /

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 37
к п. 3.11.4.

Образец

ЖУРНАЛ
регистрации обращений граждан

				Том N ______ Начат "______" ___________200_года Окончен "_____" __________200_ года На __________ листах Журнал в ____ томах
Порядковый учетный номер	Дата поступления	Ф.И.О. заявителя	Адрес местожительства заявителя		Количество листов	Откуда поступило, N и дата	Вид обращения и его краткое содержание	Кому передано, куда направлено указание (резолюция), дата, срок исполнения	Подпись лица, получившего обращение		Отметка об исполнении и ответе заявителю	Результат рассмотрения
1	2	3	4		5	6	7	8	9		10	11

Примечания:

1. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен руководителем государственного органа, подразделения.

2. Журнал представляется для проверки своевременности и правильности выполнения принятых решений: руководителю государственного органа, подразделения - ежемесячно, проверяющим - по их требованию.

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 38
к п. 3.11.12. и 4.5.

Образец

ЖУРНАЛ
регистрации приема граждан

Фамилия, имя, отчество	Домашний адрес (город, район, улица, номер дома)	Должность, место работы	Содержание обращения	Принятые меры

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 39
к п. 3.11.12.

Образец

КАРТОЧКА
личного приема граждан

N	Дата	Фамилия, имя, отчество заявителя	Адрес
Содержание заявления		Инициалы и фамилия ведущего прием
		Результаты рассмотрения заявления

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 40
к п. 3.12.5.

           Герб Приморского края

               АДМИНИСТРАЦИЯ                    Для служебного пользования

             ПРИМОРСКОГО КРАЯ                            экз. N 1

           ул. Светланская, 22,                 Адресат

          г. Владивосток, 690110

         Телефон: (4232) 20-92-20,

           факс: (4232) 20-92-69

    E-mail: administration@primorsky.ru

     ОКПО 00021733, ОГРН 1022502275168

       ИНН/КПП 2540037030/254001001

     ___________________ N__________

     На N _________ от _____________

В соответствии с планом учения по мобилизационной подготовке проведение совещания у вице-губернатора Приморского края переносится на 01.04.2008.

Вице-губернатор края                                           И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

Телефон исполнителя

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 41
к п. 4.5.

Образец

ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов

Дата поступления	Регистрационный номер	Корреспондент				Заголовок документа или краткое содержание	Автор резолюции	Исполнитель	Срок исполнения	Отметка об исполнении	Отметка о направлении документа в дело
		автор	название вида документа	дата документа	индекс документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 42
к п. 4.5.

Образец

ЖУРНАЛ
регистрации исходящих и внутренних документов

Дата	Индекс	Корреспондент	Заголовок или краткое содержание	Срок исполнения	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Номер гербового бланка
1	2	3	4	5	6	7

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 43
к п. 4.5.

Образец

ЖУРНАЛ
регистрации поступивших телеграмм

Регистрационный номер	Дата поступления	Корреспондент, город, наименование организации, фамилия	Краткое содержание телеграммы	Кому направлено для рассмотрения	Роспись
1	2	3	4	5	6

Журнал
регистрации отправленных телеграмм

Дата	Регистрационный номер	Наименование адресата	Краткое содержание	Автор	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 44
к п. 6.8.

Образец

КАРТОЧКА ЗАКАЗА
на копировально-множительные работы

                            КАРТОЧКА ЗАКАЗА  N ___________

          _____________________                      ________________________

           (дата сдачи заказа)                       (дата исполнения заказа)

           __________________________________________________________________

              (наименование органа исполнительной власти Приморского края

          или структурного подразделения аппарата Губернатора Приморского края,

                       аппарата Администрации Приморского края)

                       ____________________________________

                               (фамилия заказчика)

Вид документа: заявление, решение, справка, (информация), разное

                               (нужное подчеркнуть)

Количество страниц _________, количество экземпляров   ___________,

всего страниц _________

Подпись заказчика ___________________

Подпись руководителя ____________________

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

Приложение N 45
к п. 7.3.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которые ставится печать Администрации Приморского края с изображением герба Приморского края

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования; выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, представление интересов Администрации Приморского края и т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

Жилищные сертификаты;

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, техническое и т.д.);

Заявки (на оборудование, изобретение и т.д.);

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Заключения и отзывы;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями);

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.);

Почетные грамоты и благодарственные письма;

Подлинники постановлений и распоряжений;

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк);

Свидетельства о выплате стипендии Губернатора Приморского края;

Смета расходов (на содержание аппарата Администрации Приморского края; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Соглашения;

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Титульные списки;

Трудовые книжки;

Удостоверения;

Уставы государственных предприятий (объединений);

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 46
к п. 7.3.

ПЕРЕЧЕНЬ
должностных лиц, подписи которых заверяются печатью Администрации Приморского края с изображением герба Приморского края

1. Губернатор Приморского края

2. Первые вице-губернаторы Приморского края

3. Вице-губернаторы Приморского края

4. Заместитель руководителя аппарата Администрации Приморского края

5. Начальник управления бюджетного учета Администрации Приморского края

6. Заместитель начальника управления бюджетного учета Администрации Приморского края

7. Начальник управления государственной гражданской службы и кадров Администрации Приморского края

8. Должностное лицо, исполняющее обязанности начальника управления государственной гражданской службы и кадров Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 47
к п. 8.1.4.

Образец

Администрация Приморского края (Наименование государственного органа Приморского края) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________N ______ на _________________ год					УТВЕРЖДАЮ Вице-губернатор Приморского края - руководитель аппарата Администрации Приморского края (Руководитель государственного органа Приморского края) Подпись И.О.Фамилия Дата
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)		Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню		Примечание
1	2	3		4		5

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства

(ответственного за делопроизводство)          подпись              И.О.Фамилия

Дата

Наименование должности гражданского

служащего, ответственного за архив            подпись              И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации Приморского края (государственного органа Приморского края) от _______________ N _________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК архивного отдела Приморского края от ________________ N _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянного
долговременного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
И т о г о:

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                    подпись                  И.О.Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив организации

Наименование должности

передавшего сведения                подпись                  И.О.Фамилия

Дата

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 48
к п. 8.1.7.

Образец

             Наименование

       государственного органа

             Наименование

      структурного подразделения

       государственного органа

           НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

        _______________N ______

       на _________________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и NN статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности гражданского

служащего, ответственного

за делопроизводство                     подпись                    И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Руководитель структурного подразделения государственного органа Приморского края Дата

подпись И.О.Фамилия

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 49
к п. 8.2.9. и 8.2.10.

Образец

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ____________________________ лист(-ов)

                                            (цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ________________________________________

пропущенные номера _______________________________ + листов внутренней

описи _______________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись                               подпись                       И.О.Фамилия

Дата

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 50
к п. 8.2.9. и 8.2.11.

Образец

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ____________

NN пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________ документов

               (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________

                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю

опись документов дела                      подпись                  И.О.Фамилия

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 51
к п. 8.3.3.

Образец

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _________________________________________________________________

                               (N и заголовок)

Опись ________________________________________________________________

                               (N и название)

Фонд _________________________________________________________________

                               (N и название)

Выдано _______________________________________________________________

                 (дата выдачи)                (кому выдано)

Наименование должности

гражданского служащего,

выдавшего дело                     подпись                        И.О.Фамилия

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 52
к п. 9.1.6.

Образец

Администрация Приморского края (Наименование государственного органа Приморского края) Фонд N ____________ ОПИСЬ N ___________ дел постоянного хранения за __________ год					УТВЕРЖДАЮ Вице-губернатор Приморского края - руководитель аппарата Администрации Приморского края (Наименование должности руководителя государственного органа Приморского края) Подпись И.О.Фамилия Дата
NN пп	Индекс дела	Заголовок дела		Крайние даты		Кол-во листов	Примечание
1	2	3		4		5	6

В данный раздел описи внесено _______________________ дел

                               (цифрами и прописью)

с  N  ____________   по N  _____________,  в том числе:

литерные номера: ____________________________________

пропущенные номера: _________________________________

Наименование должности

составителя описи подпись                                            И.О.Фамилия

Заведующий архивом организации

(лицо, ответственное за архив)                 подпись               И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Администрации Приморского края (ЭК государственного органа Приморского края) от ______________ N ________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК архивного отдела Приморского края от ______________ N _______

Разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 53

к п. 9.1.6. и 9.2.7.

Образец

Администрация Приморского края		УТВЕРЖДАЮ
(Наименование государственного органа Приморского края)		Вице-губернатор Приморского края - руководитель аппарата Администрации Приморского края
АКТ		(Наименование должности руководителя государственного органа Приморского края)
__________________ N ___________
_____________________________		Подпись И.О.Фамилия
(место составления)
		Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению

На основании  _________________________________________________________________

                      (название и выходные данные перечня документов

_______________________________________________________________________________

                           с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие

практическое значение документы

_______________________________________________________________________________

               (название государственного органа, подразделения)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________________________ дел за _________________________ годы

            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы  ЭПМК архивного отдела  Приморского края

(протокол от ________________________N_____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                    Подпись                     И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Администрации Приморского края

(государственного органа Приморского края)

от _____________ N ___________

Документы в количестве ____________________________________________ дел, весом

____________________________ кг  сданы в _____________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________  N _____________

Наименование должности гражданского

служащего, сдавшего документы                Подпись              И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности гражданского

служащего службы делопроизводства,

внесшего изменения в учетные документы       Подпись              И.О. Фамилия

Дата

Образец разработан управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморского края